出版內(nèi)容管理系統(tǒng)建設(shè)中的若干問題及對(duì)策

呂嘯 劉鯤翔

【摘 要】在經(jīng)歷了一輪內(nèi)容管理系統(tǒng)的建設(shè)高潮后，許多出版單位發(fā)現(xiàn)已建成的內(nèi)容管理系統(tǒng)并未達(dá)到預(yù)期效果，采集效率低、信息不準(zhǔn)確、內(nèi)容輸出難等問題嚴(yán)重影響了其作用的發(fā)揮，且大大增加了工作負(fù)擔(dān)，本文對(duì)這些問題進(jìn)行了系統(tǒng)地梳理分析，并根據(jù)自身及同行經(jīng)驗(yàn)，從內(nèi)容的輸入與輸出兩個(gè)方面著手，提出了相應(yīng)改進(jìn)對(duì)策。

【關(guān)鍵詞】內(nèi)容管理系統(tǒng)；內(nèi)容管理；數(shù)字出版

建設(shè)內(nèi)容資源庫是傳統(tǒng)出版單位向數(shù)字出版轉(zhuǎn)型的基礎(chǔ)性工作，近些年來，國內(nèi)出版社逐步開始了內(nèi)容管理系統(tǒng)的選型與建設(shè)，期待實(shí)現(xiàn)對(duì)各類數(shù)字資源的統(tǒng)一規(guī)范管理，從而為深度挖掘內(nèi)容價(jià)值，實(shí)現(xiàn)跨媒體出版[1]、內(nèi)容增值創(chuàng)造條件。內(nèi)容管理系統(tǒng)的主要功能是對(duì)數(shù)字資源的采集、加工、存儲(chǔ)及應(yīng)用[2]，目前出版社所使用的系統(tǒng)雖然都基本能夠?qū)崿F(xiàn)這幾方面的功能，但是，由于在建設(shè)初期沒能很好地考慮本單位的工作流程，再加上對(duì)未來業(yè)務(wù)模式的認(rèn)識(shí)不夠清晰，許多出版社發(fā)現(xiàn)，已建成的內(nèi)容管理系統(tǒng)似乎總是游離在業(yè)務(wù)流程之外，既沒有達(dá)到預(yù)期的效果，又增加了工作負(fù)擔(dān)。在信息技術(shù)發(fā)展迅猛，數(shù)字出版勢頭強(qiáng)勁的今天，傳統(tǒng)出版單位應(yīng)盡快分析現(xiàn)存問題，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，完善這一基礎(chǔ)性的工作。接下來，本文將梳理內(nèi)容管理系統(tǒng)建設(shè)中一些常見的具體問題，并根據(jù)自身及同行的經(jīng)驗(yàn)，提出相應(yīng)的對(duì)策。

一、內(nèi)容管理系統(tǒng)的常見問題

1.采集效率低

出版社的內(nèi)容資源主要來源于圖書，圖書數(shù)字資源的收集整理也往往是內(nèi)容管理工作中最為重要的一項(xiàng)。目前，許多同行都感到這方面的工作非常令人頭疼，既要對(duì)新出版的圖書開展日常的整理入庫工作，又要面對(duì)大量已出版的圖書。而且，在圖書生產(chǎn)過程中，封面、版權(quán)頁、內(nèi)文等圖書部件通常由不同的單位制作，相應(yīng)的電子文件也通常是在不同的地方保存，及時(shí)找齊這些部件需要耗費(fèi)很大精力。再看內(nèi)容管理系統(tǒng)，一些系統(tǒng)的資源采集入庫功能需要太多的人工參與，不但要逐條檢索資源對(duì)應(yīng)的圖書記錄、逐個(gè)選擇待入庫的資源文件，而且文件需要逐個(gè)上傳，在傳輸過程中無法進(jìn)行其他操作?？傊嫶蟮馁Y源數(shù)量、多樣的文件來源，繁雜的入庫操作使許多出版單位都出現(xiàn)了資源采集效率低下的狀況。

2.信息不準(zhǔn)確

內(nèi)容管理系統(tǒng)中的圖書基本信息通常由已有的編務(wù)系統(tǒng)等業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)同步而來，這種同步的方法為數(shù)據(jù)整理工作帶來了一定的方便，但同時(shí)也帶來兩個(gè)問題，一是無用信息多，業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)面對(duì)企業(yè)內(nèi)部使用，其中的圖書信息通常細(xì)化到印次，而內(nèi)容管理系統(tǒng)中的資源主要是面向內(nèi)容消費(fèi)者的，如果直接從業(yè)務(wù)系統(tǒng)同步數(shù)據(jù)，那么同一種圖書就會(huì)按照印次呈現(xiàn)為多條記錄，對(duì)內(nèi)容消費(fèi)者而言，這顯然是沒有意義的，因?yàn)樗麄冎恍枰钚碌膬?nèi)容。二是信息不準(zhǔn)確，業(yè)務(wù)系統(tǒng)中的書名、作者、簡介等圖書信息往往是編輯在選題申報(bào)時(shí)提供的，在編輯加工過程中，這些信息可能會(huì)有變動(dòng)，而這些變動(dòng)可能并未反映在業(yè)務(wù)系統(tǒng)當(dāng)中，最終導(dǎo)致內(nèi)容管理系統(tǒng)中的圖書信息與圖書成品不一致。

3.內(nèi)容輸出難

建設(shè)內(nèi)容管理系統(tǒng)的目的是為了更好地利用資源，而許多出版社發(fā)現(xiàn)，應(yīng)用內(nèi)容管理系統(tǒng)后，資源雖然存了進(jìn)去，但是輸出卻很不方便。常見的內(nèi)容管理系統(tǒng)在輸出單個(gè)資源時(shí)通常很容易，但在批量輸出資源方面，卻并不盡如人意。在實(shí)際工作中，批量輸出幾十種甚至上百種資源的需求非常常見，例如批量輸出資源進(jìn)行數(shù)據(jù)加工、批量輸出電子書供合作方銷售等，在這些情況下，如果逐個(gè)檢索下載資源，會(huì)花費(fèi)很多時(shí)間。另外，內(nèi)容管理系統(tǒng)通常有著嚴(yán)格的權(quán)限管理機(jī)制，用戶下載資源需要層層審批，而責(zé)任編輯在重印、再版、宣傳等情況下下載自己負(fù)責(zé)圖書的資源時(shí)，也需要經(jīng)過這樣復(fù)雜的審批流程，顯然是沒有必要的。

二、內(nèi)容管理系統(tǒng)的改進(jìn)對(duì)策

采集效率低、信息不準(zhǔn)確、內(nèi)容輸出難等問題的出現(xiàn)，一方面是因?yàn)槌霭嫔缭趦?nèi)容管理系統(tǒng)的選型及建設(shè)期間，未能使系統(tǒng)功能與工作流程進(jìn)行良好的配合；另一方面則是因?yàn)槿狈?duì)未來業(yè)務(wù)需求的清晰認(rèn)識(shí)，只重視資源存儲(chǔ)，忽視內(nèi)容輸出。另外，系統(tǒng)供應(yīng)商對(duì)部分不實(shí)用功能的故意夸大，也在一定程度上影響了系統(tǒng)的建設(shè)方向。要避免這些問題，使內(nèi)容管理系統(tǒng)更加實(shí)用、更加易用，需要從細(xì)節(jié)著手，對(duì)輸入、輸出兩個(gè)方面的一些常用功能做出改進(jìn)，具體可實(shí)現(xiàn)以下功能。

1.資源智能采集

目前常見的資源采集入庫操作分三步：第一，根據(jù)收集的資源文件在內(nèi)容管理系統(tǒng)中找到相應(yīng)的信息記錄；第二，在系統(tǒng)中選中資源文件，將待上傳的資源文件與信息記錄相關(guān)聯(lián)；第三，等待上傳文件完成?？梢钥吹?，這三步操作均需要人工參與，而且這只是針對(duì)單個(gè)資源或單本圖書的操作，當(dāng)面對(duì)大批量資源時(shí)，還需要不斷地重復(fù)這些操作。實(shí)際上，這些操作完全可以由系統(tǒng)自動(dòng)完成。具體辦法為，對(duì)資源文件進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)范命名，使文件名中包含ISBN以及資源類型等識(shí)別信息，入庫時(shí)，將這些文件存入服務(wù)器中的某個(gè)指定目錄，內(nèi)容管理系統(tǒng)掃描這個(gè)目錄中的文件，根據(jù)文件名將資源文件與系統(tǒng)中的信息記錄相對(duì)應(yīng)并自動(dòng)完成上傳工作。這樣，采集資源時(shí)只要要求資源制作者規(guī)范命名，再將文件存放到指定目錄即可，其他工作均可由系統(tǒng)自動(dòng)完成。

2.合并冗余信息

很多出版社在建設(shè)內(nèi)容管理系統(tǒng)時(shí)選擇了按印次管理圖書資源，目的是把資源整理好、存儲(chǔ)好，而實(shí)際上，內(nèi)容資源面向的是內(nèi)容消費(fèi)者，內(nèi)容消費(fèi)者關(guān)注內(nèi)容，不關(guān)注印次信息。因此，內(nèi)容管理系統(tǒng)只存儲(chǔ)每個(gè)品種最新印次的資源即可。采用按品種而不是印次管理的方式，需要對(duì)業(yè)務(wù)系統(tǒng)與內(nèi)容管理系統(tǒng)間的信息接口程序進(jìn)行修改，只傳遞第一印次的信息即可，重印后收集的新版資源可直接替換原有資源。合并印次，使內(nèi)容管理系統(tǒng)記錄清晰，而且極大節(jié)省了存儲(chǔ)空間。

3.用戶資源權(quán)限

為方便用戶維護(hù)與利用資源信息，將用戶權(quán)限關(guān)聯(lián)到具體資源，例如責(zé)任編輯擁有對(duì)自己負(fù)責(zé)的圖書資源的修改、下載權(quán)限，部門負(fù)責(zé)人擁有對(duì)本部門資源的修改、下載權(quán)限等。這樣的權(quán)限配置一方面有利于資源信息的維護(hù)，使編輯可自主完善信息，另一方面避免了資源下載時(shí)不必要的審批程序，方便了用戶獲取資源。

4.采集狀態(tài)檢查

內(nèi)容管理系統(tǒng)中的每種圖書通常會(huì)包含封面JPG、封面PDF、封面源文件、內(nèi)文PDF、內(nèi)文排版文件、整書PDF、整書XML、整書EPUB、整書OCF等多種類型的資源文件，這些文件來源不同，很難同時(shí)收集入庫，因此系統(tǒng)中圖書資源不完整的現(xiàn)象會(huì)經(jīng)常出現(xiàn)。當(dāng)批量提取資源進(jìn)行數(shù)據(jù)加工或者銷售時(shí)，首先要檢查需提取的文件是否存在，如不存在，需要有針對(duì)性地二次收集，這時(shí)如果逐條人工檢查，會(huì)耗費(fèi)大量時(shí)間。在這樣的情況下，采集狀態(tài)批量檢查功能將發(fā)揮很大的作用，用戶將包含ISBN信息的書目EXCEL文件導(dǎo)入系統(tǒng)中，系統(tǒng)自動(dòng)檢索到每一個(gè)ISBN對(duì)應(yīng)的圖書記錄，并檢查與該書相關(guān)的各類資源文件是否已經(jīng)入庫，最后以列表形式詳細(xì)呈現(xiàn)每一種書、每一類資源的檢查結(jié)果。

5.內(nèi)容靈活輸出

內(nèi)容資源實(shí)現(xiàn)集中存儲(chǔ)之后，能否做到靈活輸出，就成了內(nèi)容管理系統(tǒng)能否有效發(fā)揮作用的關(guān)鍵。輸出資源時(shí)，既要面對(duì)多樣的輸出需求，又要面對(duì)大量多種格式的資源，要做到靈活輸出，可從兩個(gè)方面著手。一是實(shí)現(xiàn)批量輸出，用戶提交包含ISBN信息的書目EXCEL文件并選擇需要輸出的文件類型，系統(tǒng)自動(dòng)將這些文件檢索出來并拷貝到指定位置，用戶到該位置提取即可；二是實(shí)現(xiàn)自動(dòng)格式轉(zhuǎn)換，內(nèi)容銷售商對(duì)電子書內(nèi)容格式都有自己的要求，即便是同一種文件格式，在細(xì)節(jié)上也會(huì)有很大不同，通過格式轉(zhuǎn)換功能，將加工后的圖書XML文件自動(dòng)轉(zhuǎn)換為銷售商需要的格式，既節(jié)約了加工成本，又提高了工作效率。

三、結(jié)語

細(xì)節(jié)決定成敗，建設(shè)內(nèi)容管理系統(tǒng)只有在細(xì)節(jié)上下足工夫，提高智能化水平，使各種功能既能適應(yīng)既有的業(yè)務(wù)模式，又能滿足將來的業(yè)務(wù)需求，才能使其真正融入出版社的日常工作，發(fā)揮其在數(shù)字出版時(shí)代應(yīng)有的作用。

參考文獻(xiàn)：

[1]張萍.內(nèi)容管理技術(shù)在跨媒體出版中的應(yīng)用[J].中國出版，2004（6）：57-59.

[2]劉爭.內(nèi)容管理系統(tǒng)在數(shù)字出版中的應(yīng)用研究[J].編輯之友，2012（4）：20-25.