孵化器建設(shè)和運(yùn)營(yíng)中的成本控制與管理

○羅超

（武漢東湖新技術(shù)創(chuàng)業(yè)中心有限公司 湖北 武漢 430000）

成本控制是一門(mén)花錢(qián)的藝術(shù)而不是一門(mén)節(jié)約的藝術(shù)。如何將每一分錢(qián)花得恰到好處，將武漢東湖新技術(shù)創(chuàng)業(yè)中心有限公司（以下簡(jiǎn)稱創(chuàng)業(yè)中心）的每一項(xiàng)資源都用到它應(yīng)該用到的地方，如何從戰(zhàn)略的高度來(lái)控制成本，這將是創(chuàng)業(yè)中心成本管理的最大難題。目前中心的網(wǎng)絡(luò)孵化格局已初步形成，如何提高各地孵化器項(xiàng)目盈利能力？如何加強(qiáng)各孵化項(xiàng)目的成本管理？筆者將從孵化器工程成本和運(yùn)營(yíng)成本兩大方面來(lái)分析說(shuō)明。

一、孵化器的項(xiàng)目工程建設(shè)階段的項(xiàng)目成本控制與管理

1、工程建設(shè)階段的項(xiàng)目成本控制與管理

（1）建設(shè)項(xiàng)目決策階段成本控制與管理。項(xiàng)目決策正確，意味著對(duì)項(xiàng)目建設(shè)作出科學(xué)的決斷，并在建設(shè)的前提下，選出最佳的投資行動(dòng)方案，達(dá)到資源的合理配置。這樣才能合理地控制成本，且在實(shí)施最優(yōu)投資方案過(guò)程中，有效地控制成本。項(xiàng)目決策失誤，主要體現(xiàn)在對(duì)不該建設(shè)的項(xiàng)目進(jìn)行投資建設(shè)，或者建設(shè)地點(diǎn)的選擇錯(cuò)誤，或者投資方案的確定不合理等。諸如此類(lèi)的決策失誤，會(huì)直接帶來(lái)不必要的資金投入和人力、物力以及財(cái)力的浪費(fèi)，甚至造成不可彌補(bǔ)的損失。

（2）建設(shè)項(xiàng)目設(shè)計(jì)階段成本控制與管理。國(guó)內(nèi)外實(shí)踐證明，對(duì)項(xiàng)目成本影響最大的階段，是約占項(xiàng)目總建設(shè)周期四分之一的設(shè)計(jì)階段。在初步設(shè)計(jì)階段，影響項(xiàng)目成本的可能性為75%～95%；至施工圖設(shè)計(jì)結(jié)束，影響項(xiàng)目成本的可能性為35%～75%；而從施工開(kāi)始，通過(guò)技術(shù)組織措施等手段影響項(xiàng)目成本的可能性只有5%～10%。由此可見(jiàn)，在項(xiàng)目做出投資決策后，成本控制的關(guān)鍵就在設(shè)計(jì)階段。

（3）建設(shè)項(xiàng)目施工招投標(biāo)階段成本控制與管理。項(xiàng)目招投標(biāo)階段業(yè)主可委托具備相應(yīng)資質(zhì)的建設(shè)工程造價(jià)咨詢單位，編制實(shí)物工程量清單或工程標(biāo)底，及一系列招投標(biāo)階段的相關(guān)文件。業(yè)主要編制好招標(biāo)文件，工程招標(biāo)包括設(shè)備、材料采購(gòu)招標(biāo)和施工招標(biāo)方面。招標(biāo)文件確定了建設(shè)工程施工招標(biāo)的原則和程序，規(guī)范和指導(dǎo)工程建設(shè)施工招標(biāo)的各個(gè)環(huán)節(jié)，對(duì)建設(shè)工程從項(xiàng)目報(bào)建到合同簽訂的全過(guò)程都進(jìn)行了詳細(xì)的規(guī)定。

（4）建設(shè)項(xiàng)目施工階段成本控制與管理。重視資金的時(shí)間價(jià)值，控制建設(shè)期利息支出；加強(qiáng)合同管理，減少施工索賠，提高反索賠能力；加強(qiáng)控制，嚴(yán)把工程變更。

（5）建設(shè)項(xiàng)目竣工決算階段成本控制與管理。竣工結(jié)算階段是工程成本控制的最后階段，控制的關(guān)鍵在于核實(shí)增減成本項(xiàng)目的工作量，防止不合理增加工作量。應(yīng)根據(jù)施工合同的約定、竣工資料、現(xiàn)場(chǎng)簽證和工程變更材料進(jìn)行審核。該階段應(yīng)認(rèn)真審核工程預(yù)結(jié)算、決算，剔除其中多算的工程量、高套定額、高取費(fèi)用、不切合實(shí)際的簽證、不合理的技術(shù)措施等增加的費(fèi)用；應(yīng)根據(jù)所掌握的材料價(jià)格信息，著重審查是否抬高材料價(jià)格；應(yīng)加強(qiáng)合同管理，實(shí)行合同逐項(xiàng)審查制度，使工程成本通過(guò)具有法律約束力的合同得以確認(rèn)和控制。

2、工程項(xiàng)目成本控制與管理失控的常見(jiàn)原因及對(duì)策

工程項(xiàng)目成本控制與管理失控的常見(jiàn)原因主要有：輕視前期成本控制；合同條款欠嚴(yán)密；設(shè)計(jì)變更、現(xiàn)場(chǎng)簽證管理混亂。為此，提出以下幾點(diǎn)對(duì)策。

（1）提高可行性研究階段成果的深度要求，對(duì)項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)做進(jìn)一步的分析和研究。

（2）成立一個(gè)有豐富的專(zhuān)業(yè)知識(shí)和談判經(jīng)驗(yàn)、并具有較強(qiáng)的分析判斷能力和應(yīng)變能力的談判組織，做好談判前各種資料收集和分析，擬定談判方案，做到知己知彼，爭(zhēng)取簽訂一個(gè)有利的、合理的、低價(jià)的合同。其次，對(duì)工程施工過(guò)程的風(fēng)險(xiǎn)要有預(yù)見(jiàn)性，對(duì)可能引起索賠的因素要正確預(yù)測(cè)，簽訂的合同條款能夠有效避免和轉(zhuǎn)移風(fēng)險(xiǎn)，減少索賠現(xiàn)象過(guò)多地發(fā)生。此外，還應(yīng)爭(zhēng)取工程擔(dān)保、工程保險(xiǎn)等，減少工程風(fēng)險(xiǎn)損失和賠償糾紛的風(fēng)險(xiǎn)控制措施，適當(dāng)轉(zhuǎn)移、有效分散和合理避免各種風(fēng)險(xiǎn)，提高工程成本的控制效果。

（3）在工程項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中，由于多方面的情況變更，經(jīng)常出現(xiàn)工程量變化及發(fā)包方與承包方在執(zhí)行合同中的爭(zhēng)執(zhí)等許多問(wèn)題。處理這些問(wèn)題，應(yīng)做到有理有據(jù)、實(shí)事求是，每項(xiàng)簽證要附有相應(yīng)的甲方出具的工程聯(lián)系單，即該項(xiàng)簽證的內(nèi)容是被事前認(rèn)可的，而事前認(rèn)可意味著甲方有時(shí)間、有機(jī)會(huì)來(lái)研究審核此項(xiàng)內(nèi)容是否有必要發(fā)生，有多大的工程量，措施是否得當(dāng)，是否增加了投資。加強(qiáng)過(guò)程管理，事中控制遠(yuǎn)比事后控制的效果好。

（4）加強(qiáng)對(duì)主要材料的管理。對(duì)鋼材、水泥、等主要材料和其他一些批量大、價(jià)值高的物資的采購(gòu)實(shí)行招投標(biāo)采購(gòu)，通過(guò)供應(yīng)商的競(jìng)爭(zhēng)，從而降低材料成本。建立材料驗(yàn)收及出入庫(kù)控制的嚴(yán)格程序和手續(xù)。每次驗(yàn)收都應(yīng)由兩人以上共同進(jìn)行，應(yīng)廣泛采用電子磅秤計(jì)量，摒棄手工開(kāi)票；嚴(yán)格材料出入庫(kù)手續(xù)，實(shí)行崗位分離，互相牽制。加強(qiáng)對(duì)庫(kù)存材料的核算檢查，對(duì)各種材料應(yīng)設(shè)置“庫(kù)存材料”進(jìn)行明細(xì)核算，每筆賬務(wù)處理都要有完整、齊全、合理的單據(jù)，定時(shí)進(jìn)行實(shí)物盤(pán)點(diǎn)，做到賬實(shí)相符。

（5）建立規(guī)范的責(zé)權(quán)利相結(jié)合的成本管理模式。分清管理層次，在責(zé)權(quán)利明確的基礎(chǔ)上，為了調(diào)動(dòng)各責(zé)任者的積極性，還要結(jié)合成本分析，對(duì)各個(gè)階段進(jìn)行考核，在質(zhì)量成本和工期成本管理上要效益。

（6）合同簽訂后，應(yīng)設(shè)有專(zhuān)門(mén)的合約管理部門(mén)或?qū)ｉT(mén)人員進(jìn)行合同執(zhí)行情況的跟蹤和監(jiān)管，對(duì)項(xiàng)目各項(xiàng)合同進(jìn)行系統(tǒng)有效的管理。對(duì)合同履行過(guò)程中發(fā)生的違約問(wèn)題及時(shí)提出書(shū)面報(bào)告或解決方案，將違約問(wèn)題（工期、質(zhì)量、安全、造價(jià)等）及時(shí)向違約方發(fā)出有效的書(shū)面材料，作為工程決算的材料依據(jù)。加強(qiáng)合同管理，切實(shí)把合約履行與工程款支付掛鉤，作為工程成本控制的重要部分。

二、孵化器運(yùn)營(yíng)成本的控制與管理

1、孵化器運(yùn)營(yíng)成本管理的目的、范圍及模式

（1）孵化器運(yùn)營(yíng)成本管理的目的。在創(chuàng)業(yè)中心范圍內(nèi)建立成熟完善的孵化器運(yùn)營(yíng)成本管理模式和考核體系，在保證孵化品質(zhì)的基礎(chǔ)上降低孵化服務(wù)成本，拓寬收入渠道，提高孵化器利潤(rùn)，運(yùn)用到托管孵化器加以推廣應(yīng)用。

（2）孵化器運(yùn)營(yíng)成本管理的范圍。包括成本計(jì)劃、控制、核算、分析及考核。

（3）孵化器運(yùn)營(yíng)成本管理的模式。集約化控制與精細(xì)化控制相結(jié)合，即創(chuàng)業(yè)中心成本管理小組針對(duì)各項(xiàng)目公司、各個(gè)部門(mén)和各項(xiàng)成本制定控制目標(biāo)，編制落實(shí)成本計(jì)劃和預(yù)算，組織成本核算，規(guī)范成本費(fèi)用開(kāi)支程序，監(jiān)督考核成本計(jì)劃的執(zhí)行情況，并對(duì)公司的成本進(jìn)行預(yù)測(cè)控制和分析，以降低成本。

2、孵化器運(yùn)營(yíng)成本管理的內(nèi)容和要素

（1）孵化器運(yùn)營(yíng)成本控制的兩個(gè)階段：招商階段、孵化階段。

（2）孵化器的部門(mén)構(gòu)成：管理部門(mén)，招商部，孵化服務(wù)部，物業(yè)服務(wù)部，拓展部門(mén)。

（3）孵化器模式的主要成本費(fèi)用類(lèi)型。一是管理費(fèi)用：工資薪酬福利，招商提成，其他補(bǔ)貼，辦公費(fèi)用，差旅費(fèi)用，招待費(fèi)用，會(huì)務(wù)費(fèi)，培訓(xùn)費(fèi)用，項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)，拓展成本，資產(chǎn)折舊和攤銷(xiāo)，稅金（房產(chǎn)稅和營(yíng)業(yè)稅金）等。二是物業(yè)成本：物業(yè)人員工資薪酬福利，公共水電成本，設(shè)備維修及保養(yǎng)費(fèi)；低值易耗品費(fèi)，綠化管理費(fèi)；清潔衛(wèi)生費(fèi)；物業(yè)資產(chǎn)折舊等。

（4）孵化器的邊際效益。在現(xiàn)有資源的基礎(chǔ)上，衡量邊際收入和邊際成本，規(guī)模和效益的關(guān)系，選擇適當(dāng)孵化規(guī)模，使得孵化利潤(rùn)最大化。

（5）孵化器對(duì)外拓展的邊際效益。借用現(xiàn)有的孵化器的成熟運(yùn)作模式，托管合適規(guī)模科技園，以達(dá)到最大規(guī)模效益。

3、孵化器運(yùn)營(yíng)成本管理的具體辦法

（1）階段成本控制。一是招商階段：孵化器的工作重心將圍繞招商，完善配套和提高物業(yè)服務(wù)質(zhì)量上展開(kāi)。這個(gè)階段需要進(jìn)行較多的宣傳，配備較多的招商人員，保證入住企業(yè)能夠提供高質(zhì)量的物業(yè)服務(wù)，而管理部門(mén)和孵化服務(wù)部門(mén)工作尚未展開(kāi)，因此成本控制的重心就是圍繞招商過(guò)程中發(fā)生的廣告宣傳費(fèi)用，招商人員的工資福利、招商提成、物業(yè)成本進(jìn)行。二是孵化階段：這個(gè)階段孵化器入住率已趨于穩(wěn)定，相應(yīng)的物業(yè)配套服務(wù)也趨于成熟，工作重心是為孵化企業(yè)提供完善的孵化配套服務(wù)，在保證較高的出租率和回款率的基礎(chǔ)上，提高入住企業(yè)質(zhì)量，需要配置素質(zhì)較高的孵化服務(wù)人員和少量招商人員，因此成本控制的重心要圍繞管理費(fèi)用和物業(yè)成本進(jìn)行，可以采取部門(mén)控制和類(lèi)型控制為主的方式。

（2）部門(mén)成本控制。一是管理部門(mén)：管理部門(mén)的工作職責(zé)決定成本費(fèi)用開(kāi)支，其主要內(nèi)容為該部門(mén)的人員開(kāi)支（即人員工資薪酬和其他補(bǔ)貼項(xiàng)目），辦公費(fèi)用，會(huì)務(wù)費(fèi)用，招待費(fèi)用，培訓(xùn)費(fèi)用，差旅費(fèi)用等，這部分成本費(fèi)用開(kāi)支具有穩(wěn)定性和可預(yù)見(jiàn)性的特點(diǎn)，可以納入年度計(jì)劃和月度預(yù)算計(jì)劃內(nèi)進(jìn)行總量控制，重點(diǎn)對(duì)總量預(yù)算外的開(kāi)支實(shí)行監(jiān)督，規(guī)范審批程序，明確審批責(zé)任。二是招商部門(mén)：孵化階段招商部門(mén)的主要工作是保證較高招商率和租金的及時(shí)催收，為調(diào)動(dòng)招商人員的積極性，需要制定科學(xué)合理的年度回款目標(biāo)，對(duì)超額部分實(shí)行提成獎(jiǎng)勵(lì)的辦法，因此該部門(mén)成本費(fèi)用開(kāi)支的主要內(nèi)容為人員開(kāi)支（即人員工資薪酬，其他補(bǔ)貼項(xiàng)目以及招商催款提成），由于招商催款提成存在一定的彈性，也是該部門(mén)成本費(fèi)用控制的重點(diǎn)，因此需要制定一套完善的考核方案科學(xué)把握基本工資和招商提成的結(jié)構(gòu)關(guān)系，提成金額及目標(biāo)任務(wù)的比例關(guān)系。三是孵化服務(wù)部門(mén)：孵化服務(wù)部的主要工作是為入住企業(yè)提供全面的商務(wù)服務(wù)：企業(yè)咨詢、基金申報(bào)、風(fēng)險(xiǎn)投資、創(chuàng)業(yè)培訓(xùn)、爭(zhēng)取政策扶持等，因此成本費(fèi)用開(kāi)支的主要內(nèi)容為人員開(kāi)支（即人員工資薪酬和其他補(bǔ)貼項(xiàng)目），辦公費(fèi)用，會(huì)務(wù)費(fèi)用，培訓(xùn)費(fèi)用，招待費(fèi)用等，針對(duì)風(fēng)險(xiǎn)投資，引導(dǎo)基金項(xiàng)目需要經(jīng)常同外界部門(mén)聯(lián)系合作的特點(diǎn)，有必要制定專(zhuān)門(mén)的項(xiàng)目活動(dòng)經(jīng)費(fèi)，實(shí)施總量控制，納入年度預(yù)算，明確簽批權(quán)限。四是物業(yè)服務(wù)部門(mén)：物業(yè)服務(wù)部的主要工作包括為業(yè)主和入住企業(yè)提供全面的物業(yè)服務(wù)，保證各項(xiàng)配套設(shè)施的正常運(yùn)行，物業(yè)管理費(fèi)的及時(shí)催收等主要內(nèi)容，因此成本費(fèi)用開(kāi)支的主要內(nèi)容為物業(yè)人員性開(kāi)支（即人員工資薪酬和其他補(bǔ)貼項(xiàng)目），水、電、氣成本，設(shè)備維修及保養(yǎng)費(fèi)、低值易耗品，綠化管理費(fèi)，清潔衛(wèi)生費(fèi)，物業(yè)資產(chǎn)折舊等。五是拓展部門(mén)：拓展部門(mén)主要承擔(dān)著孵化器的服務(wù)輸出工作和品牌推廣任務(wù)，具有較大的靈活性，可采取成本費(fèi)用包干制度，科學(xué)核定年度包干費(fèi)用，對(duì)于超出包干范圍內(nèi)實(shí)行總經(jīng)理審批制度。

（3）類(lèi)型成本控制。一是人員開(kāi)支（人員工資薪酬和其他補(bǔ)貼項(xiàng)目，年終獎(jiǎng)金）：主要根據(jù)創(chuàng)業(yè)中心統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和個(gè)人職位和能力差別，由人力資源部門(mén)統(tǒng)一制定的標(biāo)準(zhǔn)。二是差旅費(fèi)用，招待費(fèi)用，項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)，會(huì)務(wù)費(fèi)，培訓(xùn)等日常管理費(fèi)用：主要根據(jù)公司運(yùn)營(yíng)規(guī)模和實(shí)際需求制定，實(shí)施預(yù)算管理，定額控制的原則。三是招商提成和其他獎(jiǎng)勵(lì)：根據(jù)由創(chuàng)業(yè)中心招商管理小組制定及通過(guò)的《招商提成管理辦法》、《物業(yè)回款超額提成辦法》及其他提成分紅辦法施行。四是物業(yè)成本費(fèi)用：水電氣實(shí)行總量目標(biāo)控制管理，維修和低值易耗品實(shí)行進(jìn)出庫(kù)管理和用后核銷(xiāo)管理辦法，堅(jiān)持減少損耗、靈活調(diào)度的原則。

4、孵化器運(yùn)營(yíng)成本管理的定期報(bào)表及分析

各項(xiàng)目公司要定期按照創(chuàng)業(yè)中心成本管理小組規(guī)定的統(tǒng)一格式和要求，編制上報(bào)成本報(bào)表；成本報(bào)表包括物業(yè)成本計(jì)算表、經(jīng)營(yíng)及管理費(fèi)用表、成本費(fèi)用分配表等；各項(xiàng)目公司成本報(bào)表的編制要做到數(shù)字真實(shí)、內(nèi)容完整、說(shuō)明清晰；成本分析由創(chuàng)業(yè)中心各職能部門(mén)、各地項(xiàng)目公司成本管理部門(mén)負(fù)責(zé)按季（月）組織，可以采取綜合分析或?qū)ｎ}分析多種形式，由成本管理小組對(duì)應(yīng)人員牽頭組織進(jìn)行。

5、孵化器運(yùn)營(yíng)成本指標(biāo)的考核

成本指標(biāo)完成情況每季考核一次，對(duì)各項(xiàng)目公司、各職能部門(mén)按下達(dá)的各項(xiàng)指標(biāo)考核?？己说闹饕笜?biāo)有預(yù)算成本與實(shí)際成本差異額、差異率；當(dāng)期成本與上期的降低額、降低率；經(jīng)營(yíng)管理費(fèi)用實(shí)際發(fā)生額不突破當(dāng)?shù)毓鞠逻_(dá)的指標(biāo)等。成本的主要考核指標(biāo)納入業(yè)務(wù)考核，與相關(guān)人員的工資及績(jī)效掛鉤。