秘書職業(yè)能力考核評(píng)價(jià)機(jī)制研究

朱斌鳳

摘要 秘書的職業(yè)能力培養(yǎng)關(guān)乎著文秘專業(yè)學(xué)生的職業(yè)成長(zhǎng)，在傳統(tǒng)的教育教學(xué)中，秘書職業(yè)能力更重視培養(yǎng)的過(guò)程，對(duì)培養(yǎng)結(jié)果的考核與評(píng)價(jià)，缺少體系性的綜合研究。本文針對(duì)秘書的職業(yè)特點(diǎn)，改變傳統(tǒng)的考核方式，建立秘書職業(yè)能力考核評(píng)價(jià)機(jī)制，并使考核評(píng)價(jià)機(jī)制成為指導(dǎo)性的理念與體系建設(shè)，為學(xué)生職業(yè)能力的可持續(xù)發(fā)展打下基礎(chǔ)，也為用人單位對(duì)畢業(yè)生使用提供參考。

關(guān)鍵詞 秘書職業(yè)能力 考核評(píng)價(jià)機(jī)制 文秘專業(yè)

中圖分類號(hào)：C931.46 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

文秘專業(yè)的教育不僅要求學(xué)生掌握適應(yīng)市場(chǎng)需要的專業(yè)理論知識(shí)，而且要把專業(yè)知識(shí)轉(zhuǎn)化為從事職業(yè)的能力。秘書職業(yè)能力是由諸多素質(zhì)、能力所構(gòu)成的一個(gè)動(dòng)態(tài)系統(tǒng)，在這一系統(tǒng)中，各種素質(zhì)、能力以不同的層次構(gòu)成文秘職業(yè)能力結(jié)構(gòu)。在文秘專業(yè)建設(shè)和實(shí)踐中，許多學(xué)校注重學(xué)生的辦文、辦會(huì)、辦事能力的培養(yǎng)過(guò)程，而學(xué)生是否達(dá)到了預(yù)定的目標(biāo)，是否具備了從事秘書職業(yè)的能力，學(xué)生職業(yè)能力的個(gè)人差異主要體現(xiàn)哪些方面，如何檢驗(yàn)培養(yǎng)的成果，如何評(píng)價(jià)學(xué)生的職業(yè)能力，卻往往在教育中為人所忽略。秘書職業(yè)能力需要高層次的理念指導(dǎo)，需要綜合性的定性評(píng)價(jià)。

1 注重考核評(píng)價(jià)的內(nèi)容建設(shè)

1.1 辦文評(píng)價(jià)

據(jù)調(diào)查，用人單位十分強(qiáng)調(diào)秘書的文字寫作能力，“會(huì)寫”、“擅長(zhǎng)寫作”、“有較好的文字表達(dá)能力”、“文筆好”、“文字功夫扎實(shí)”、“有較強(qiáng)的寫作能力”、“最好有公開(kāi)發(fā)表的作品”等等。很多用人單位表示錄用秘書十分慎重，資歷審查、面試、筆試這三個(gè)關(guān)口已是必經(jīng)之途，最后一關(guān)筆試實(shí)際就是過(guò)寫作關(guān)。①可見(jiàn)，辦文能力的重要性。多階段、多維度地進(jìn)行辦文能力的考核，是辦文評(píng)價(jià)的關(guān)鍵。

1.2 辦會(huì)評(píng)價(jià)

辦會(huì)是指秘書或秘書部門對(duì)會(huì)議的籌備、組織和保障工作，秘書人員做好會(huì)務(wù)工作，提高辦會(huì)能力對(duì)于提高會(huì)議效率，發(fā)揮它在現(xiàn)代公共管理活動(dòng)中的積極作用，具有十分重要的意義。辦會(huì)，包括成立會(huì)議臨時(shí)機(jī)構(gòu)、制發(fā)會(huì)議通知、準(zhǔn)備會(huì)議文件、會(huì)場(chǎng)布置、人員編組、后勤服務(wù)工作等環(huán)節(jié)，可以組織學(xué)生通過(guò)校內(nèi)實(shí)訓(xùn)室、校外實(shí)訓(xùn)基地以及實(shí)習(xí)等環(huán)節(jié)進(jìn)行考核，給予學(xué)生一定的操作主題，學(xué)生進(jìn)行實(shí)戰(zhàn)演練，不僅可以檢驗(yàn)學(xué)生的辦會(huì)能力，同時(shí)，學(xué)生對(duì)于細(xì)節(jié)的考慮是否周到、對(duì)禮儀方面是否掌握必要的知識(shí)、對(duì)會(huì)議組織的過(guò)程是否把握合理，都可以得到檢驗(yàn)。

1.3 辦事評(píng)價(jià)

用人單位非常注重秘書的辦事、交際、公關(guān)、協(xié)調(diào)、溝通等方面的能力，而語(yǔ)言表達(dá)能力、溝通協(xié)調(diào)能力、公關(guān)能力、日常事務(wù)處理能力等都需要在辦事過(guò)程中得以考察和體現(xiàn)，因此，辦事評(píng)價(jià)涉及內(nèi)容較多，必須有計(jì)劃有目的地進(jìn)行規(guī)劃，通過(guò)日常行為、特定目標(biāo)進(jìn)行不同形式的考核，從而提高學(xué)生的辦事能力。

秘書職業(yè)能力的考核評(píng)價(jià)內(nèi)容、方式與途徑必須在客觀、公正、公平的前提下進(jìn)行，內(nèi)容建設(shè)在考核評(píng)價(jià)中起著至關(guān)重要的作用，它是整個(gè)評(píng)價(jià)體系的指標(biāo)和重要參考。

2 制定有效的考核評(píng)價(jià)量化標(biāo)準(zhǔn)

針對(duì)我校文秘（涉外秘書）專業(yè)能力培養(yǎng)的實(shí)際，基于“素質(zhì)平臺(tái)、能力為主、產(chǎn)教結(jié)合、商務(wù)特色”的人才培養(yǎng)模式，以表格的形式，建立一級(jí)、二級(jí)指標(biāo)和主要觀測(cè)點(diǎn)，一級(jí)指標(biāo)主要包括人文素養(yǎng)、專業(yè)技能、涉外商務(wù)特色，二級(jí)指標(biāo)包括一級(jí)指標(biāo)中包含的秘書所應(yīng)具備的能力，主要觀測(cè)點(diǎn)則羅列學(xué)生生活、工作、日常行為中體現(xiàn)的各種職業(yè)能力，各專項(xiàng)技能通過(guò)設(shè)計(jì)觀測(cè)點(diǎn)進(jìn)行等級(jí)評(píng)價(jià)，最終進(jìn)行一個(gè)量的區(qū)分，從而根據(jù)量的計(jì)算結(jié)果給予定量的評(píng)價(jià)。

量化評(píng)價(jià)表（如表1）不僅可以在進(jìn)行強(qiáng)化與訓(xùn)練的某一課程、活動(dòng)中用于及時(shí)評(píng)價(jià)，還可以用于用人單位對(duì)實(shí)習(xí)生、畢業(yè)生使用的定性評(píng)價(jià)，通過(guò)評(píng)價(jià)結(jié)果可以非常直觀地了解到學(xué)生通過(guò)強(qiáng)化訓(xùn)練仍然欠缺的技能，為檢驗(yàn)、完善、修正模式課程模塊的設(shè)置提供直接的質(zhì)量監(jiān)控，使學(xué)生畢業(yè)就能夠?qū)崿F(xiàn)與企業(yè)的“零距離接觸”。

3 重視考核評(píng)價(jià)團(tuán)隊(duì)建設(shè)

3.1 制度的約束

評(píng)價(jià)團(tuán)隊(duì)的建設(shè)，包括任課老師、班主任、同學(xué)也包括學(xué)生自己，而這個(gè)團(tuán)隊(duì)的組織與具體操作就需要一定的制度和規(guī)范的約束。團(tuán)隊(duì)建設(shè)首要任務(wù)是建立切實(shí)可行的制度，用制度來(lái)約束評(píng)價(jià)人員的行為，從而更好地指向目標(biāo)建設(shè)。在實(shí)踐操作中，許多時(shí)候會(huì)采取應(yīng)付的方式，采用統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行評(píng)價(jià)，對(duì)評(píng)價(jià)過(guò)程是否本著負(fù)責(zé)的態(tài)度對(duì)結(jié)果進(jìn)行鑒定，缺少必要的角色承擔(dān)。因此，必須采取一定的措施，建立必要的工作制度，讓考核人員有足夠的自由操作空間，也要有一定的約束行為，使考核人員在一定的規(guī)則下自覺(jué)地進(jìn)行操作，從而使結(jié)果更客觀更公正更有價(jià)值。

3.2 定期的培訓(xùn)

要加強(qiáng)考核的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，無(wú)論運(yùn)用現(xiàn)代化的考核方式還是傳統(tǒng)的操作程序，都要做到熟練，避免讓評(píng)價(jià)流于表面，失去本身的價(jià)值。在培訓(xùn)的同時(shí)，還有進(jìn)行個(gè)別經(jīng)驗(yàn)的交流，讓好的方法和行為更好地指導(dǎo)實(shí)踐。同時(shí)，要適時(shí)地展現(xiàn)成果，展現(xiàn)個(gè)別成果案例，讓評(píng)價(jià)人看到自己的付出，從而更好更自覺(jué)地進(jìn)行評(píng)價(jià)服務(wù)。

3.3 適時(shí)的鼓勵(lì)

精神的鼓勵(lì)有時(shí)更勝于物質(zhì)的獎(jiǎng)勵(lì)，必須采取一定的措施，要讓考核人員有成就感和榮譽(yù)感，保障團(tuán)隊(duì)的建設(shè)。在考核過(guò)程中，往往在起初的時(shí)候，大部分考核人員會(huì)帶著新鮮和興趣本著嘗試的態(tài)度進(jìn)行工作，但隨著時(shí)間的流逝以及評(píng)價(jià)本身的枯燥和重復(fù)性，會(huì)讓評(píng)價(jià)人員產(chǎn)生倦怠感，如此下去，對(duì)評(píng)價(jià)結(jié)果會(huì)產(chǎn)生不良影響。而要改變，必須尋求有效途徑，可以通過(guò)個(gè)別交流、相互取經(jīng)的方式，使考核人員有一定的滿足感，并激勵(lì)自我在實(shí)踐中克服困難，將工作做得更好，也可以通過(guò)不同的評(píng)價(jià)方式的嘗試，讓評(píng)價(jià)人員樂(lè)意并欣然去執(zhí)行。

4 形成考核評(píng)價(jià)的階段性和成果性檔案

在考核評(píng)價(jià)的基礎(chǔ)上，要對(duì)學(xué)生的職業(yè)能力發(fā)展有一個(gè)階段性的意見(jiàn)，學(xué)生通過(guò)培養(yǎng)，在階段性的考核中，包括每位學(xué)生的成長(zhǎng)記錄的公開(kāi)，便于學(xué)生及時(shí)了解自己的成長(zhǎng)狀況，職業(yè)能力的發(fā)展情況，以便更好地進(jìn)行自我調(diào)整，是否提高了能力，這都需要檔案的建立，這樣評(píng)價(jià)結(jié)果才有可比較性，也才能根據(jù)學(xué)生的個(gè)體差異和進(jìn)步程度作出調(diào)整，考核評(píng)價(jià)的階段性檔案建設(shè)不容忽視。當(dāng)然，這需要教師和相關(guān)人員的指導(dǎo)和支持。最終的成果性檔案更要嚴(yán)格把握，必須認(rèn)真審核每一次每個(gè)人每一階段的評(píng)價(jià)工作，這直接可以為檢驗(yàn)培養(yǎng)成果提供參考，也可以為企業(yè)尋求不同特長(zhǎng)的人提供參考。

總之，秘書職業(yè)能力考核評(píng)價(jià)體系需要多方面的綜合建設(shè)，通過(guò)職業(yè)能力的培養(yǎng)，建立考核評(píng)價(jià)的綜合運(yùn)行方案，著眼于辦文、辦會(huì)、辦事的能力培養(yǎng)，在建設(shè)過(guò)程中適時(shí)地進(jìn)行調(diào)整和策略的研究，以便更好地更準(zhǔn)確地評(píng)價(jià)考核學(xué)生，從而更好地指導(dǎo)學(xué)生、培養(yǎng)學(xué)生。

注釋

① 楊群歡，吳新化.新時(shí)期秘書職業(yè)能力調(diào)查與高職文秘人才培養(yǎng)對(duì)策[J].黑龍江高教研究，2005（11）.