獨(dú)立學(xué)院辦公室工作淺析

［摘要］獨(dú)立學(xué)院辦公室既有高校辦公室的共性，又有自身特點(diǎn)，獨(dú)立學(xué)院辦公室是學(xué)院的信息中心、服務(wù)中心、參謀中心、運(yùn)轉(zhuǎn)中心、指揮中心，要做好辦公室工作，就必須樹(shù)立五個(gè)意識(shí)：大局意識(shí)、責(zé)任意識(shí)、服務(wù)意識(shí)、參謀意識(shí)、協(xié)調(diào)意識(shí)。

［關(guān)鍵詞］獨(dú)立學(xué)院；辦公室工作；五個(gè)意識(shí)

［作者簡(jiǎn)介］黃貴森，廣西民族大學(xué)相思湖學(xué)院辦公室主任，研究方向：行政管理，廣西南寧，530008

［中圖分類(lèi)號(hào)］ G47 ［文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼］ A ［文章編號(hào)］ 1007-7723（2012）05-0100-0003

獨(dú)立學(xué)院是對(duì)我國(guó)高等教育的探索與創(chuàng)新，是按照新機(jī)制、新模式開(kāi)展獨(dú)立運(yùn)作的教育機(jī)構(gòu)，其既與普通高等學(xué)校有相通之處，同時(shí)又具有自身的特點(diǎn)。獨(dú)立學(xué)院作為高等教育的有力補(bǔ)充，同樣具有培養(yǎng)人才、科學(xué)研究、服務(wù)社會(huì)這些基礎(chǔ)功能，但與普通高校機(jī)構(gòu)設(shè)置不同，獨(dú)立學(xué)院雖然職能齊全但機(jī)構(gòu)精簡(jiǎn)，人員精干。因此，獨(dú)立學(xué)院辦公室作為整個(gè)學(xué)院的中樞機(jī)構(gòu)，可以說(shuō)比普通高校的辦公室工作更為繁雜，責(zé)任更為重大。

一、獨(dú)立學(xué)院辦公室的職能

獨(dú)立學(xué)院辦公室作為學(xué)校的綜合辦事與服務(wù)機(jī)構(gòu)，是溝通上下的橋梁，是協(xié)調(diào)左右的紐帶，是聯(lián)系各方的中樞。肩負(fù)著參與決策、管理事務(wù)、督查落實(shí)、協(xié)調(diào)左右的重要職能。具體負(fù)責(zé)文件處理、會(huì)議組織、協(xié)調(diào)督辦、信息處理、機(jī)要保密、對(duì)外聯(lián)絡(luò)、組織重大活動(dòng)、綜合服務(wù)等工作。另外，根據(jù)下設(shè)機(jī)構(gòu)的不同還兼有其他職能，比如下設(shè)人事科，則還要負(fù)責(zé)人事招聘、工資與福利管理、職稱(chēng)評(píng)定和聘用等人事方面的工作。

二、獨(dú)立學(xué)院辦公室的特點(diǎn)

都說(shuō)獨(dú)立學(xué)院辦公室是“無(wú)管部”，就是無(wú)論什么工作，都要管，都可以管?，F(xiàn)在全國(guó)絕大多少獨(dú)立學(xué)院的辦公室是黨政聯(lián)合辦公，既要負(fù)責(zé)行政方面的文秘、政務(wù)等日常工作，又要負(fù)責(zé)黨務(wù)方面的黨建、組織、宣傳、工會(huì)、計(jì)生等工作，甚至還掛靠著人事、檔案、車(chē)隊(duì)等獨(dú)立開(kāi)展的工作。除了基礎(chǔ)部門(mén)，其他沒(méi)有設(shè)立機(jī)構(gòu)的工作在辦公室都有一席之地，俗稱(chēng)“大辦公”。因此，獨(dú)立學(xué)院辦公室的特點(diǎn)有：

（一）信息匯集，是學(xué)校信息中心

辦公室工作繁雜，信息量大，上級(jí)傳達(dá)各種政策、召開(kāi)各類(lèi)會(huì)議，領(lǐng)導(dǎo)對(duì)學(xué)院的發(fā)展規(guī)劃、各類(lèi)文件的上報(bào)下發(fā)，都會(huì)經(jīng)過(guò)辦公室，這些工作中蘊(yùn)含了巨大的信息，可以說(shuō)辦公室是信息集散地，每天都有不同的信息匯集到辦公室，經(jīng)過(guò)辦公室整理、領(lǐng)導(dǎo)審批，又有大量的信息從辦公室發(fā)散出去。

（二）待人接物，是學(xué)校的服務(wù)中心

辦公室作為綜合辦事部門(mén)，重要的職責(zé)之一就是做好服務(wù)工作。服務(wù)工作的內(nèi)容包括為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)、為部門(mén)服務(wù)、為師生服務(wù)。為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)是指為領(lǐng)導(dǎo)的工作服務(wù)，當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)工作的參謀、助手。為部門(mén)服務(wù)主要是指為各職能部門(mén)提供咨詢、協(xié)調(diào)服務(wù)，做好部門(mén)間工作的協(xié)調(diào)、處理、督辦。為師生服務(wù)主要是指為廣大的老師和學(xué)生的工作和生活服務(wù)，做好師生的辦事員、信訪員。

（三）參與決策，是學(xué)校的參謀中心

辦公室與其他部門(mén)的最大不同在于可以直接為領(lǐng)導(dǎo)決策提供參謀。辦公室不僅要執(zhí)行上級(jí)政策、文件和有關(guān)會(huì)議精神，還必須根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的指示，在制訂學(xué)校中長(zhǎng)期規(guī)劃和黨政工作要點(diǎn)、制訂管理規(guī)章制度、打造良好的校園環(huán)境等方面提出可行建議。同時(shí)，推進(jìn)管理的制度化、程序化和規(guī)范化，提高學(xué)校的整體管理水平。

（四）傳達(dá)聯(lián)動(dòng)，是學(xué)校運(yùn)轉(zhuǎn)中心

辦公室承擔(dān)著協(xié)調(diào)內(nèi)外、聯(lián)系左右、溝通上下的任務(wù)?？梢哉f(shuō)辦公室就像一個(gè)“水車(chē)”，不斷把事情接收進(jìn)來(lái)，又不斷把經(jīng)過(guò)處理的事情分發(fā)出去。對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的指示和批示的文件，辦公室必須及時(shí)落實(shí)負(fù)責(zé)部門(mén)和負(fù)責(zé)人，定期跟蹤辦理情況，并向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)進(jìn)程或者結(jié)果；對(duì)于各類(lèi)公文如請(qǐng)示、報(bào)告，辦公室要及時(shí)提交給領(lǐng)導(dǎo)，根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示交由相關(guān)部門(mén)辦理，并回復(fù)處理結(jié)果。

（五）引領(lǐng)指導(dǎo)，是學(xué)校的指揮中心

辦公室的一個(gè)重要作用就是指揮和引導(dǎo)各部門(mén)，根據(jù)學(xué)校的長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃和工作要點(diǎn)，指揮學(xué)院各部門(mén)某一段時(shí)間的走向和進(jìn)程，就像人體的大腦，指揮整個(gè)身體各個(gè)器官的運(yùn)轉(zhuǎn)。

三、做好辦公室的工作，應(yīng)該樹(shù)立五個(gè)意識(shí)

學(xué)院辦公室不僅是學(xué)校各項(xiàng)工作的樞紐，也是學(xué)校工作的門(mén)面、窗口，辦公室工作水平和效率的高低，直接影響到學(xué)院整體的運(yùn)轉(zhuǎn)。因此，辦公室要起到參與政務(wù)、處理事務(wù)、搞好服務(wù)、管理內(nèi)務(wù)的作用。筆者通過(guò)自身的經(jīng)驗(yàn)，認(rèn)為要做好獨(dú)立學(xué)院辦公室工作應(yīng)該樹(shù)立五個(gè)意識(shí)。

（一）全局意識(shí)

辦公室的工作是政治性、政策性、全局性很強(qiáng)的工作，辦公室的特殊性，決定了辦公室人員在實(shí)際工作中，要從學(xué)校發(fā)展的全局去考慮問(wèn)題，與學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)的決策同心、與學(xué)校工作的總目標(biāo)同向、與學(xué)校的各個(gè)階段的中心工作同步。要具備大局意識(shí)，就必須做到始終保持清醒的政治頭腦，增強(qiáng)講政治的自覺(jué)性，保持思想與黨中央一致，與學(xué)校的辦學(xué)理念和指導(dǎo)思想一致；就必須站在學(xué)校事業(yè)發(fā)展的全局高度，胸中要有一盤(pán)棋，善于與校內(nèi)各部門(mén)溝通、協(xié)調(diào)，從而形成共識(shí)，凝成合力；就必須處理好與校內(nèi)機(jī)關(guān)各部門(mén)之間的關(guān)系，與學(xué)校的全局工作合拍，與學(xué)校每一階段的總體部署合拍。

（二）責(zé)任意識(shí)

責(zé)任意識(shí)指的是一個(gè)人對(duì)自己、對(duì)他人、對(duì)社會(huì)所承擔(dān)的道德責(zé)任。辦公室無(wú)小事，辦公室工作能否做好，關(guān)鍵在于辦公室人員是否具有強(qiáng)烈的責(zé)任心。辦公室工作的責(zé)任心體現(xiàn)在對(duì)工作負(fù)責(zé)任、對(duì)領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)任，對(duì)自己負(fù)責(zé)任。因此，要做好辦公室工作，首先要進(jìn)一步增強(qiáng)工作責(zé)任心，發(fā)揚(yáng)高度負(fù)責(zé)的精神，高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求，認(rèn)真對(duì)待每一項(xiàng)工作。其次，要增強(qiáng)工作的預(yù)見(jiàn)性和創(chuàng)造性，為領(lǐng)導(dǎo)決策當(dāng)好參謀。第三，要對(duì)自己工作勇于負(fù)責(zé)，敢于負(fù)責(zé)，有了問(wèn)題要敢于正視，不推諉扯皮，有錯(cuò)就改。

（三）服務(wù)意識(shí)

服務(wù)功能是辦公室一項(xiàng)極其重要的功能，服務(wù)工作做得好不好，能不能讓領(lǐng)導(dǎo)滿意、同事滿意、師生滿意，是衡量辦公室工作好壞的根本標(biāo)準(zhǔn)。這就要求辦公室求真務(wù)實(shí)，不斷拓寬服務(wù)層面，提高服務(wù)水平。首先是做好助手，為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)事務(wù)繁多，辦公室作為領(lǐng)導(dǎo)工作的延伸，應(yīng)當(dāng)自覺(jué)充當(dāng)“外腦和手腳”的作用，在日常工作中，要妥善安排領(lǐng)導(dǎo)的行程，減少工作時(shí)間；同時(shí)，主動(dòng)收集領(lǐng)導(dǎo)工作所需要的材料，提出可行性方案，以便領(lǐng)導(dǎo)快速做出決策。另外，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)批示和意見(jiàn)進(jìn)行督辦和反饋，使領(lǐng)導(dǎo)隨時(shí)掌握工作的進(jìn)展。其次是擔(dān)當(dāng)“管家”，為部門(mén)服務(wù)。辦公室是一個(gè)單位的重要辦事機(jī)構(gòu)，或者說(shuō)是服務(wù)機(jī)構(gòu)。日常服務(wù)的對(duì)象除了領(lǐng)導(dǎo)外，主要就是前來(lái)辦事的各個(gè)部門(mén)。辦公室人員面對(duì)部門(mén)的同志首先要擺正心態(tài)，準(zhǔn)確定位：辦公室是服務(wù)部門(mén)，不是領(lǐng)導(dǎo)部門(mén)。因此，對(duì)待前來(lái)辦事的同志要待人以誠(chéng)，及時(shí)、高效處理事務(wù)，對(duì)不能處理的也要明確告知原因，提醒對(duì)方補(bǔ)缺補(bǔ)漏。三是以人為本，為師生服務(wù)。辦公室人員要牢固樹(shù)立“教師、學(xué)生利益無(wú)小事”的態(tài)度。把廣大師生普遍關(guān)心、共同關(guān)注的問(wèn)題作為工作的重點(diǎn)，把教師學(xué)生的呼聲作為對(duì)辦公室工作的鞭策，充分發(fā)揮辦公室作為領(lǐng)導(dǎo)聯(lián)系教師、學(xué)生的橋梁和紐帶作用。

（四）參謀意識(shí)

作為學(xué)校的辦事機(jī)構(gòu)以及領(lǐng)導(dǎo)的參謀，辦公室的同志都是“參謀長(zhǎng)”，既然是參謀長(zhǎng)就不能坐等指示，被動(dòng)工作，應(yīng)該積極發(fā)揮自身的積極性、能動(dòng)性，圍繞學(xué)校的中心工作，根據(jù)學(xué)校的發(fā)展思路，積極做好決策服務(wù)。努力做到領(lǐng)導(dǎo)未謀有所思，領(lǐng)導(dǎo)未聞?dòng)兴I(lǐng)導(dǎo)未示有所行。要做好參謀工作，首先要具有超前意識(shí)，在領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行決策前，要提前做好調(diào)研，結(jié)合實(shí)際工作提出可行性方案，供領(lǐng)導(dǎo)參考；在領(lǐng)導(dǎo)決策過(guò)程中，要關(guān)注社會(huì)動(dòng)態(tài)，盡快將可能影響決策的信息反饋給領(lǐng)導(dǎo)，保證決策制定后客觀可行；在領(lǐng)導(dǎo)決策后，根據(jù)已制定的目標(biāo)層層分解，落實(shí)到人，注意收集決策執(zhí)行過(guò)程中的信息，及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)反饋，為領(lǐng)導(dǎo)調(diào)整決策和制定新決策提供參考。做好參謀工作其次要敢于參謀，善于參謀。作為“參謀”就要敢為領(lǐng)導(dǎo)出謀劃策，在工作中多請(qǐng)示、勤匯報(bào)，既充分尊重領(lǐng)導(dǎo)的意見(jiàn)，又敢于提出自己的看法，善于提出解決問(wèn)題的辦法和建議，但是要注意斷謀分開(kāi)，盡職不越位。

（五）協(xié)調(diào)意識(shí)

辦公室既是綜合辦事機(jī)構(gòu)，又是重要的協(xié)調(diào)部門(mén)。協(xié)調(diào)是辦公室的基本職能之一，辦公室要協(xié)調(diào)好辦公室與各部門(mén)之間、各部門(mén)之間的關(guān)系，對(duì)工作科學(xué)分解，合理安排，力求使學(xué)校的各項(xiàng)工作有條不紊。同時(shí)，還要積極主動(dòng)地發(fā)揮好辦公室的組織協(xié)調(diào)功能，通過(guò)各種途徑和方法，加強(qiáng)與各部門(mén)的情感交流，拉近距離，增進(jìn)相互理解和支持，在按照規(guī)章制度辦事的過(guò)程中，充分考慮各部門(mén)的實(shí)際和提出的意見(jiàn)，靈活處理，切實(shí)把上級(jí)和領(lǐng)導(dǎo)指示精神貫徹到位、落實(shí)到位，確保各項(xiàng)工作政通令達(dá)，讓學(xué)院各種決議、指示和意見(jiàn)能及時(shí)、準(zhǔn)確、高效地執(zhí)行。

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