論精細(xì)化管理在煤礦企業(yè)辦公室工作中的運用

李婷

摘 要： 隨著改革的深入推進(jìn)，尤其是在煤炭市場處于低迷期的不利形勢下，煤礦企業(yè)辦公室面臨著許多新的任務(wù)和挑戰(zhàn)，將企業(yè)精細(xì)化管理理念融入辦公室工作之中，是應(yīng)對新挑戰(zhàn)、全面提升辦公室工作水平的必然要求。本文對精細(xì)化管理在煤礦企業(yè)辦公室工作中的運用進(jìn)行了探討，提出了煤礦企業(yè)辦公室精細(xì)化管理的“五化”策略。

關(guān)鍵詞：煤礦企業(yè) 辦公室工作 精細(xì)化管理

中圖分類號：F27 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1003-9082（2016）10-0092-02

辦公室是煤礦企業(yè)工作運轉(zhuǎn)的軸心，是重要的形象窗口，發(fā)揮著重要的協(xié)調(diào)與樞紐作用，并且是領(lǐng)導(dǎo)決策的重要助手，是企業(yè)上下聯(lián)系的橋梁和紐帶。社會細(xì)致分工和新型管理理念在不斷影響著我國企業(yè)的發(fā)展，隨著國企改革的深入推進(jìn)，煤礦企業(yè)辦公室面臨著許多新的任務(wù)和挑戰(zhàn)。現(xiàn)代意義上的精細(xì)化管理源于發(fā)達(dá)國家，講究只有細(xì)致化的服務(wù)質(zhì)量才能形成良好的管理氛圍，強調(diào)用精益求精的態(tài)度和認(rèn)真細(xì)致的方法，以最小的投入創(chuàng)造出最大的價值。新形勢下，將企業(yè)精細(xì)化管理理念融入辦公室工作之中，推進(jìn)煤礦企業(yè)辦公室從粗放型管理逐步向精細(xì)化管理轉(zhuǎn)變，是應(yīng)對新挑戰(zhàn)、全面提升辦公室工作質(zhì)量的有益嘗試和必然要求。

一、精細(xì)化管理的內(nèi)涵

在我國傳統(tǒng)文化中，“天下難事，必作于易；天下大事，必作于細(xì)”、“不積跬步無以至千里，不積小流無以成江?！?、“千里之堤，潰于蟻穴”等等，都闡述了同一個理念，那就是事情的成功需要不斷的細(xì)致積累，精細(xì)化的量變才能最終達(dá)到良性的質(zhì)變。

精細(xì)化管理是源于發(fā)達(dá)國家的一種企業(yè)管理理念，它是社會分工的精細(xì)化，以及服務(wù)質(zhì)量的精細(xì)化對現(xiàn)代管理的必然要求，是建立在常規(guī)管理的基礎(chǔ)上，并將常規(guī)管理引向深入的基本思想和管理模式，是一種以最大限度地減少管理所占用的資源和降低管理成本為主要目標(biāo)的管理方式?，F(xiàn)代管理學(xué)認(rèn)為，科學(xué)化管理有三個層次：第一個層次是規(guī)范化，第二層次是精細(xì)化，第三個層次是個性化。作為一種管理理念和管理技術(shù)，精細(xì)化管理通過規(guī)則的系統(tǒng)化和細(xì)化，運用程序化、標(biāo)準(zhǔn)化、數(shù)據(jù)化和信息化的手段，使組織管理各單元精確、高效、協(xié)同和持續(xù)運行。精細(xì)化管理的核心在于，實行剛性的制度，規(guī)范人的行為，強化責(zé)任的落實，以形成優(yōu)良的執(zhí)行文化。簡單來說，精細(xì)化管理就是重細(xì)節(jié)、重過程、重具體、重落實、重質(zhì)量、重效果，力爭在每一個細(xì)節(jié)上精益求精。

二、煤礦企業(yè)辦公室工作精細(xì)化管理的必要性

煤礦企業(yè)辦公室代表著礦區(qū)的形象，是煤礦企業(yè)對外服務(wù)、對內(nèi)管理工作的重要機(jī)構(gòu)，主要承擔(dān)著辦文、辦事、辦會、接待、上下協(xié)調(diào)及服務(wù)保障的職能。當(dāng)前，隨著改革的不斷深入推進(jìn)，尤其是在煤炭市場處于低迷期的不利形勢下，如何做好煤礦企業(yè)辦公室工作已成為礦區(qū)發(fā)展過程中一項緊迫而重要的任務(wù)。完成這項任務(wù)的關(guān)鍵就在于轉(zhuǎn)變管理模式，變以往的粗放型管理為精細(xì)化管理。煤礦企業(yè)辦公室工作要進(jìn)行精細(xì)化管理是由辦公室的工作特點和當(dāng)前管理現(xiàn)狀所決定的。

1.辦公室的工作特點

辦公室工作所具有的瑣碎性、突發(fā)性、服務(wù)性、參謀性等特點，直接決定了煤礦企業(yè)辦公室工作必須進(jìn)行精細(xì)化管理。

1.1瑣碎性。辦公室工作是一個非常冗雜的綜合系統(tǒng)，瑣碎性表現(xiàn)在辦公室工作的方方面面。辦公室承擔(dān)著大量的公文流轉(zhuǎn)、材料撰寫、檔案管理、會議籌備、印章管理、信息報送、督查督辦、信訪維穩(wěn)、接待安排、對外聯(lián)絡(luò)、商務(wù)車輛調(diào)派等日常事務(wù)性工作。這些工作頭緒繁雜，看似都是小事卻責(zé)任重大，必須細(xì)致處理。一旦處理不好，就有可能小事變大事，影響各項工作的正常運轉(zhuǎn)。

1.2突發(fā)性。辦公室工作被動性強，往往無規(guī)律可循，工作中不確定因素多，要經(jīng)常處理突發(fā)性和臨時性的事務(wù)。這就要求辦公室人員遇事不急躁，做事不毛躁，隨機(jī)應(yīng)變，分清緩急，有的放矢。

1.3服務(wù)性。煤礦企業(yè)辦公室工作從根本上說就是服務(wù)，為領(lǐng)導(dǎo)者服務(wù)，為煤礦各單位、各部門服務(wù)，為煤礦全體職工服務(wù)。為領(lǐng)導(dǎo)者服務(wù)就是為領(lǐng)導(dǎo)者提供準(zhǔn)確有用的決策依據(jù)，做好上傳下達(dá)，發(fā)揮好參謀助手作用；為煤礦各單位、各部門服務(wù)主要是橫向的溝通與協(xié)調(diào)工作，尤其是當(dāng)一項工作需要幾個部門共同完成時，辦公室就要在中間當(dāng)好聯(lián)絡(luò)員，做好協(xié)調(diào)工作；為煤礦全體職工服務(wù)就是要把涉及職工切身利益的服務(wù)性工作做到位，讓職工滿意從而專心地投入到煤礦生產(chǎn)經(jīng)營各項工作中。

1.4參謀性。辦公室的一項重要職能是為領(lǐng)導(dǎo)決策提供參考，辦公室給出的參謀意見一定程度上影響著工作部署和落實效果，因此，在給出參謀意見之前必須進(jìn)行細(xì)致全面的調(diào)查研究，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供準(zhǔn)確可靠的信息。要想信息準(zhǔn)確可靠，就要從精細(xì)處著手。

2.煤礦企業(yè)辦公室管理現(xiàn)狀

當(dāng)前，煤礦企業(yè)辦公室在辦文、辦會、辦事的質(zhì)量和日常服務(wù)水平上都有了很大的提高，但多數(shù)煤礦企業(yè)辦公室采用的還是以模糊化管理為主，如果以高標(biāo)準(zhǔn)衡量，辦公室管理還是存在一些問題和不足的。比如：參謀作用發(fā)揮不到位，制度建設(shè)不夠完善，事務(wù)性工作沒有實現(xiàn)流程化和標(biāo)準(zhǔn)化。以筆者所在的黑岱溝露天煤礦為例，開展調(diào)研為領(lǐng)導(dǎo)做決定提供智力支持，仍是目前辦公室工作的一個薄弱環(huán)節(jié)。這些現(xiàn)狀就決定了煤礦企業(yè)辦公室工作進(jìn)行精細(xì)化管理勢在必行。

三、煤礦企業(yè)辦公室精細(xì)化管理的“五化”策略

為了使精細(xì)化管理理念在煤礦企業(yè)辦公室的各項工作中落到實處，進(jìn)一步提高辦公室工作效率，就要著力從辦公室管理制度化、辦公室業(yè)務(wù)流程化、辦公室考核常態(tài)化、辦公室隊伍專業(yè)化、辦公室文化精細(xì)化五個方面入手，實現(xiàn)辦公室管理忙而不亂、繁而有序。

1.辦公室管理制度化?！盁o規(guī)矩不成方圓”，精細(xì)化管理的基本前提就是規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，這個“規(guī)矩”具體到辦公室管理就是要加強制度建設(shè)，保證辦公室工作有章可循，做到用制度管權(quán)、按制度辦事、靠制度管人。一是細(xì)化崗位責(zé)任制。應(yīng)打破按人定責(zé)的慣例，按照辦公室每個崗位細(xì)化職責(zé)，合理分工，做到目標(biāo)明確，責(zé)任清晰，形成人人有事做、事事有人管，既團(tuán)結(jié)協(xié)作又各司其職的工作格局。二是辦公室相關(guān)制度必須健全。凡是辦公室主抓的工作都要建立相應(yīng)的制度，如公文處理、印章管理、會議管理、保密、信訪等方面的制度，形成一套全覆蓋、無缺漏的制度系統(tǒng)。三是各項制度要在實際工作中及時修訂、增補和完善。制度也是要與時俱進(jìn)的，當(dāng)工作實際有所變化或上級公司頒布了新的制度時，就要及時調(diào)整，合理完善，使制度更好地指導(dǎo)辦公室各項工作。

2.辦公室業(yè)務(wù)流程化。辦公室的每一項業(yè)務(wù)實質(zhì)上都是一個程序流程，讓每一個環(huán)節(jié)受控，注重業(yè)務(wù)流程化，煤礦企業(yè)辦公室的管理就會精細(xì)高效。因此，要根據(jù)辦公室的業(yè)務(wù)特點，將辦公室的每一項工作進(jìn)行科學(xué)的分解、歸類，如建立發(fā)文辦理、收文辦理、接聽記錄電話通知、會議管理、督查督辦、接待安排和信訪處理等各方面的具體流程，明確完成各項工作的標(biāo)準(zhǔn)和方法。各項工作分解的越細(xì)，越有利于優(yōu)化工作模式，形成和諧有序的工作氛圍，提高辦公室服務(wù)質(zhì)量和工作效率。

3.辦公室考核常態(tài)化?！盁o威不足以立規(guī)，不懲無人守規(guī)”。煤礦企業(yè)辦公室實施精細(xì)化管理，要按照獎優(yōu)、治庸、罰劣的原則，積極推進(jìn)辦公室績效考核，避免績效考核流于形式，真正實現(xiàn)考核常態(tài)化。要合理制定考核標(biāo)準(zhǔn)，采取科學(xué)的考核方法，堅持定量考核與定性考核、綜合考核與分類考核相結(jié)合，將考核結(jié)果與獎優(yōu)評先、效益工資有機(jī)結(jié)合起來，建立約束機(jī)制和激勵機(jī)制，激發(fā)辦公室職工的工作積極性，推動各項工作有序開展。

4.辦公室隊伍專業(yè)化。精細(xì)化管理的核心之一在于規(guī)范人的行為，因此，提高辦公室人員業(yè)務(wù)素質(zhì)，打造一支忠誠堅定、敢于擔(dān)當(dāng)、專業(yè)高效的辦公室隊伍對煤礦企業(yè)辦公室實施精細(xì)化管理至關(guān)重要。辦公室人員要有細(xì)致嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膶I(yè)態(tài)度，常懷如履薄冰的心態(tài)，時刻認(rèn)真再認(rèn)真、細(xì)致再細(xì)致。辦公室工作就是由點點滴滴、瑣瑣碎碎的細(xì)節(jié)串成的，它的顯著特征是既“忙”又“細(xì)”，越忙越要細(xì)，這就要求辦公室工作人員對細(xì)節(jié)要有敏銳的洞察力。除此之外，辦公室人員必須具備全面的專業(yè)知識、辦公自動化技術(shù)、過硬的政治素質(zhì)、甘于奉獻(xiàn)的精神、較強的綜合分析能力、組織協(xié)調(diào)能力、文字表達(dá)能力和干練的辦事能力等。

5.辦公室文化精細(xì)化。思維意識決定人的具體行為模式，要將精細(xì)化管理意識上升為一種文化，增強對細(xì)節(jié)的執(zhí)行力。辦公室工作如果在執(zhí)行中忽視了細(xì)節(jié)，就可能釀成大錯，甚至造成惡劣影響，比如文件中的錯字、使用有誤的標(biāo)點、裝訂的錯頁、排座位出差錯、通知參會人員遺漏等。這就要求我們在工作前有切實可行的計劃、工作中有隨機(jī)應(yīng)變的機(jī)智、工作后有總結(jié)經(jīng)驗的習(xí)慣，人人形成精細(xì)化的思想，打造精品文化，辦文要辦成美文佳作，辦會要辦得圓滿成功，辦事要辦得無可挑剔。

四、結(jié)語

精細(xì)化管理是一種先進(jìn)的管理理念，本文通過分析認(rèn)為，新形勢下，煤礦企業(yè)辦公室要從辦公室管理制度化、辦公室業(yè)務(wù)流程化、辦公室考核常態(tài)化、辦公室隊伍專業(yè)化、辦公室文化精細(xì)化五個方面扎扎實實做好每一項工作，轉(zhuǎn)變粗放式管理為精細(xì)化管理，重視細(xì)節(jié)，走專業(yè)化、流程化、標(biāo)準(zhǔn)化之路，全面提升辦公室工作效率和服務(wù)水平。

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