高校院系資料室專(zhuān)業(yè)化服務(wù)新思路

張 靜

(海南師范大學(xué)教育科學(xué)學(xué)院,海南?？?571158）

高校院系資料室專(zhuān)業(yè)化服務(wù)新思路

張 靜

(海南師范大學(xué)教育科學(xué)學(xué)院,海南?？?571158）

高校院系資料室是圖書(shū)情報(bào)系統(tǒng)中的重要組成部分,專(zhuān)業(yè)化的服務(wù)是其獨(dú)特的優(yōu)勢(shì)。但是由于各種原因,目前院系資料室也存在著諸多問(wèn)題。針對(duì)這些現(xiàn)狀,文章提出資料員應(yīng)明確身份意識(shí),高校應(yīng)該給予院系資料室以充分的重視,明確其定位,改善資料員的構(gòu)成,使其充分發(fā)揮專(zhuān)業(yè)化服務(wù)優(yōu)勢(shì)。

圖書(shū)情報(bào);資料室;專(zhuān)業(yè)化;身份意識(shí)

高校院系資料室是高等學(xué)校圖書(shū)情報(bào)系統(tǒng)的重要組成部分,由于其資料專(zhuān)業(yè)性強(qiáng)、位置優(yōu)越、利用方便等優(yōu)點(diǎn)而成為高校重要的教學(xué)、科研場(chǎng)所。但是,由于種種原因,院系資料室也存在著諸多問(wèn)題,如何針對(duì)目前資料室的特點(diǎn)和現(xiàn)狀加強(qiáng)院系資料室的建設(shè),使之為高校教學(xué)和科研提供更好的服務(wù),具有十分重要的意義。

一 高校院系資料室的優(yōu)勢(shì)和問(wèn)題

高校院系資料室相對(duì)于校圖書(shū)館具有一些天然的優(yōu)勢(shì)。這些優(yōu)勢(shì)可以稱(chēng)之為專(zhuān)業(yè)化。首先,院系資料室的文獻(xiàn)比圖書(shū)館的文獻(xiàn)專(zhuān)業(yè)性、針對(duì)性強(qiáng)。校級(jí)圖書(shū)館是為全校各專(zhuān)業(yè)的教師和學(xué)生服務(wù)的,圖書(shū)館進(jìn)行圖書(shū)采購(gòu)工作時(shí),需要考慮不同專(zhuān)業(yè)的教師、學(xué)生對(duì)其專(zhuān)業(yè)書(shū)籍的需求,采集的文獻(xiàn)資料面較寬,文獻(xiàn)涉及到全校各個(gè)學(xué)科專(zhuān)業(yè),除了要注意各類(lèi)資料的專(zhuān)業(yè)性之外,還要考慮到大眾化 、普及性的需求。目前,由于受經(jīng)費(fèi)、圖書(shū)館空間等因素的影響,所采購(gòu)的圖書(shū)很難面面俱到,滿足所有專(zhuān)業(yè)需求。即使顧及到某一專(zhuān)業(yè),也不可能做到采購(gòu)?fù)陚洹６合祱D書(shū)資料室因其服務(wù)對(duì)象是本學(xué)院的專(zhuān)業(yè)教師、研究生和本專(zhuān)科學(xué)生,采集的文獻(xiàn)資料能夠緊密結(jié)合本單位教學(xué)和科研任務(wù),重點(diǎn)收藏與本專(zhuān)業(yè)教學(xué)和科研相關(guān)的國(guó)內(nèi)外文獻(xiàn)資料,研究性資料的比重大,圖書(shū)資料的專(zhuān)業(yè)性更突出,專(zhuān)業(yè)書(shū)的種類(lèi)更齊全,專(zhuān)業(yè)程度更深,為教學(xué)和研究人員提供的服務(wù)更具有專(zhuān)業(yè)性和針對(duì)性。另外與校級(jí)圖書(shū)館服務(wù)對(duì)象眾多、多樣化相比,院系資料室的服務(wù)對(duì)象主要是本院系的師生,其專(zhuān)業(yè)化程度較高且單純,對(duì)圖書(shū)資料的專(zhuān)業(yè)化程度要求較高,需求也相對(duì)一致。院系資料室因此也可以提供更專(zhuān)業(yè)、更有針對(duì)性的服務(wù)。因此,正如一些研究者所言,高校院系資料室的優(yōu)勢(shì)之一是其專(zhuān)業(yè)化:“其功能的基本定位是緊扣本院(系)學(xué)科建設(shè)和專(zhuān)業(yè)建設(shè),為教師承擔(dān)的專(zhuān)業(yè)教學(xué)、研究課題和撰寫(xiě)學(xué)術(shù)論文以及為學(xué)生的專(zhuān)業(yè)學(xué)習(xí)和論文寫(xiě)作提供有關(guān)文獻(xiàn)情報(bào)服務(wù),具有很強(qiáng)的學(xué)科內(nèi)涵和專(zhuān)業(yè)個(gè)性?！盵1]

其次,院系資料室收藏的文獻(xiàn)比圖書(shū)館的收集的文獻(xiàn)時(shí)效性強(qiáng)。由于院系資料室采購(gòu)圖書(shū)時(shí)只選擇適合于本學(xué)院各專(zhuān)業(yè)的文獻(xiàn)資料,采購(gòu)的范圍小,數(shù)量少,其采購(gòu)行為不需像圖書(shū)館那樣經(jīng)過(guò)繁雜的研究、審批程序,采集到圖書(shū)后也不用像圖書(shū)館那樣經(jīng)過(guò)復(fù)雜程序后才能夠上架借閱,所以,院系資料室所收集的文獻(xiàn)資料與圖書(shū)館相比,能夠最迅速、最便利地反映本專(zhuān)業(yè)、本學(xué)科最新研究情況和發(fā)展動(dòng)態(tài),因此,具有很強(qiáng)的時(shí)效性。高校中各院系的教學(xué)科研人員從事研究的課題大都是科研的前沿問(wèn)題,他們正希望用最快的速度,最短的時(shí)間獲得國(guó)內(nèi)外最新的科研信息。正因?yàn)槿绱?資料室能夠更好地使廣大科研人員較快掌握國(guó)內(nèi)外學(xué)術(shù)研究的最新動(dòng)態(tài)。

再次,院系資料室擁有地理位置上的優(yōu)勢(shì)。院系資料室一般配置在本院系教學(xué)、辦公區(qū)域內(nèi),緊鄰教師辦公地點(diǎn)和學(xué)生教室,與教學(xué)、科研一線人員空間距離較近、接觸多、關(guān)系密,并且院系資料室集本專(zhuān)業(yè)期刊、圖書(shū)、文獻(xiàn)資料于一室,便于師生查找,不像校級(jí)圖書(shū)館那樣,同一專(zhuān)業(yè)的期刊、圖書(shū)、文獻(xiàn)資料分布于圖書(shū)館的各個(gè)樓層,查找、借閱起來(lái)需要較長(zhǎng)的時(shí)間。師生完全可利用上課前后、課間的空余時(shí)間,到院系資料室瀏覽各種期刊,文獻(xiàn)利用率非常高。另一方面,資料室的讀者一般是本院師生,資料員在教學(xué)、科研的氛圍中工作,零距離接近師生,更容易貼近教師和學(xué)生,能夠及時(shí)、全面地了解、掌握本院系學(xué)科發(fā)展的進(jìn)程及教學(xué)、科研對(duì)文獻(xiàn)資料的需求。廣泛聽(tīng)取廣大師生的意見(jiàn)和建議,了解師生的最新需求,便于為教學(xué)科研提供有針對(duì)性的文獻(xiàn)信息,從而提供更好的服務(wù)。

當(dāng)然,除了上述優(yōu)勢(shì)外,院系資料室也存在著諸多問(wèn)題。第一,多數(shù)院系資料室的資料員不符合從業(yè)要求。由于受高等學(xué)校人事機(jī)制的限制,高校往往把一些既不熟悉資料室業(yè)務(wù) ,又缺乏學(xué)科專(zhuān)業(yè)知識(shí)的人員安排到資料室,這導(dǎo)致了目前高校資料員的學(xué)歷層次普遍偏低,具備圖書(shū)館方面的專(zhuān)業(yè)知識(shí),且具有某一學(xué)科知識(shí),又精通圖書(shū)情報(bào)專(zhuān)業(yè)知識(shí)的人員更是寥寥無(wú)幾。另外,很多資料員只是因需要時(shí)臨時(shí)上崗,因此缺少專(zhuān)門(mén)的培訓(xùn),不了解圖書(shū)情報(bào)專(zhuān)業(yè)知識(shí),不具備對(duì)專(zhuān)業(yè)知識(shí)信息鑒別、組織、管理、傳遞、服務(wù)、研究的能力。如果圖書(shū)館很少對(duì)其進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)的話,這些資料員就只能做些簡(jiǎn)單的收發(fā)、借還的工作,信息收集意識(shí)、專(zhuān)業(yè)服務(wù)意識(shí)都比較淡薄。第二,人員配置不完備,這表現(xiàn)在資料員的身份不清。大多數(shù)院系資料室對(duì)于資料員的身份意識(shí)理解不清晰。資料員大都身兼數(shù)職,既是資料員,又是報(bào)賬員、計(jì)劃生育管理員、學(xué)院工會(huì)管理員等。多重身份使得資料員的專(zhuān)業(yè)工作時(shí)間難以保障,一方面是資料室的實(shí)際開(kāi)放時(shí)間縮水,降低了院系資料室的使用效率;另一方面,資料員不能把足夠多的時(shí)間用于專(zhuān)業(yè)提高,使得服務(wù)的質(zhì)量大打折扣。第三,資料室的專(zhuān)業(yè)配備大多不合乎規(guī)范。首先表現(xiàn)為缺少必要的硬件,場(chǎng)地、必要的圖書(shū)、資料、設(shè)備常常也付諸闕如。目前有相當(dāng)一部分資料室的管理仍停留在簡(jiǎn)單的手工登記操作階段,有些院系的資料管理雖然配備了計(jì)算機(jī),卻沒(méi)有配備與之相適應(yīng)的打印機(jī)、傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀等。硬件的缺乏直接導(dǎo)致院系資料室的資料搜集還僅僅限于簡(jiǎn)單的圖書(shū)檢索,對(duì)院系文獻(xiàn)信息資料加工、整理、存貯、傳遞、咨詢(xún)、業(yè)務(wù)統(tǒng)計(jì)等基礎(chǔ)性工作缺乏綜合處理技術(shù)和必要的數(shù)據(jù)資料,圖書(shū)管理失控。院系資料室這種落后的技術(shù)手段不僅不利于文獻(xiàn)的利用,而且大大降低了工作效率。其次,專(zhuān)業(yè)配備不規(guī)范還表現(xiàn)為資料老化。由于經(jīng)費(fèi)投入不足、圖書(shū)漲價(jià)等多種原因,院系資料室存在著購(gòu)置新書(shū)、訂制雜志受限的情況。近年來(lái),院系資料室圖書(shū)資料的增加十分緩慢,必要的專(zhuān)業(yè)期刊甚至還有壓縮的跡象,一些新學(xué)科、新專(zhuān)業(yè)的書(shū)刊資料難以及時(shí)購(gòu)進(jìn)。資料陳舊,使得院系資料室無(wú)法完全滿足廣大師生的需要,院系資料室的功能難以正常發(fā)揮。這些問(wèn)題在院系資料室專(zhuān)業(yè)化服務(wù)方面形成了巨大的障礙。

二 提高資料室專(zhuān)業(yè)化服務(wù)的途徑

針對(duì)上述現(xiàn)狀,筆者認(rèn)為,院系資料室要更好地服務(wù)于教學(xué)與科研,發(fā)揮其專(zhuān)業(yè)化服務(wù)的優(yōu)勢(shì),必須從以下幾個(gè)方面著手:

第一,資料員自身應(yīng)具有清晰的身份意識(shí)。目前由于現(xiàn)有人事制度的限制,高校院系資料員大多是非專(zhuān)業(yè)人員,因此,大多沒(méi)有明確的身份意識(shí)。他們常常認(rèn)為,自己既不同于掌握行政資源的管理人員,也與圖書(shū)館的專(zhuān)業(yè)人員有相當(dāng)大的差距,只是高校輔助系統(tǒng)中無(wú)足輕重的一員。這種身份意識(shí)的缺乏嚴(yán)重阻礙他們學(xué)習(xí)專(zhuān)業(yè)知識(shí)的主動(dòng)性。基于此,如何使院系資料員具有清晰、自覺(jué)的身份意識(shí)就是當(dāng)務(wù)之急。高校院系資料員要有擺脫自身模糊不清的身份的強(qiáng)烈要求,主動(dòng)把自己的工作與本院系的教學(xué)與科研等專(zhuān)業(yè)工作聯(lián)系起來(lái),把自己視為這些專(zhuān)業(yè)工作不可或缺的一部分并積極參與其中。在這一過(guò)程中,努力學(xué)習(xí)專(zhuān)業(yè)知識(shí)。其次,全面提高資料員的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)。一方面,高校人事部門(mén)、院系領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該從行政層面上幫助資料員確立清晰的身份意識(shí),以多種方式引導(dǎo)資料員參與科學(xué)研究、教學(xué)工作等專(zhuān)業(yè)性工作。另一方面,針對(duì)院系資料員的相關(guān)專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)也應(yīng)該有意識(shí)地強(qiáng)調(diào)資料員身份意識(shí)對(duì)于其職業(yè)生涯的重要性。通過(guò)組織相近專(zhuān)業(yè)資料員的學(xué)術(shù)交流等活動(dòng),幫助院系資料員根據(jù)所在院系的要求提供專(zhuān)業(yè)的服務(wù)。這樣,院系資料員的身份意識(shí)才有可能建立起來(lái),院系資料員提高專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)的主動(dòng)性才會(huì)被激發(fā)起來(lái),學(xué)院資料室提供更加專(zhuān)業(yè)化的服務(wù)才有可能實(shí)現(xiàn)。

第二,全面提高資料員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。這是改善院系資料室工作的首要任務(wù)。院系資料員因其院系專(zhuān)業(yè)服務(wù)的要求,與圖書(shū)館的一般工作人員相比,需要大量的、學(xué)術(shù)背景更深厚的專(zhuān)業(yè)知識(shí)。院系資料員不僅要熟悉諸如文獻(xiàn)信息的組織、存儲(chǔ)、檢索、咨詢(xún)、分析和讀者服務(wù)等圖書(shū)情報(bào)專(zhuān)業(yè)方面的相關(guān)知識(shí),還要具有一定的院系相關(guān)專(zhuān)業(yè)的專(zhuān)業(yè)知識(shí)。目前,各省的高校圖工委經(jīng)常制定系統(tǒng)的培訓(xùn)計(jì)劃,采取各種形式,組織有圖書(shū)工作經(jīng)驗(yàn)、業(yè)務(wù)能力強(qiáng)的老師對(duì)院系資料員進(jìn)行全面崗位培訓(xùn)和繼續(xù)教育。不過(guò)這種培訓(xùn)主要集中在圖書(shū)分類(lèi)、計(jì)算機(jī)編目等基礎(chǔ)知識(shí)和外語(yǔ)、計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用知識(shí)。這些培訓(xùn)對(duì)于提高資料員的圖書(shū)情報(bào)知識(shí)是有效、合理的。但是,僅有這些知識(shí)儲(chǔ)備還不能保證院系資料員的服務(wù)完全符合教學(xué)科研的需要,所以,進(jìn)行與所在院系相關(guān)專(zhuān)業(yè)的必要專(zhuān)業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)對(duì)于院系資料員來(lái)說(shuō)也是十分重要的。院系相關(guān)專(zhuān)業(yè)知識(shí)的儲(chǔ)備可以使資料員的知識(shí)水平和業(yè)務(wù)能力更好地適應(yīng)院系教學(xué)科研的需要。

第三,重視院系資料室的地位,提高院系資料室專(zhuān)業(yè)化服務(wù)的能力。目前院系資料室的諸多問(wèn)題有很大一部分原因是高校各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)院系資料室重視不夠。因此,要提高院系資料室專(zhuān)業(yè)化服務(wù)的能力還有賴(lài)于高校各級(jí)行政部門(mén)充分認(rèn)識(shí)院系資料室的重要性,行政管理部門(mén)應(yīng)該對(duì)院系資料室的專(zhuān)業(yè)化特點(diǎn)有清楚的認(rèn)識(shí)。作為一個(gè)具有專(zhuān)業(yè)性的圖書(shū)館子系統(tǒng),院系資料室在高校學(xué)科發(fā)展、人才培養(yǎng)質(zhì)量提高等方面起著重要作用。對(duì)此,高校各級(jí)行政部門(mén)應(yīng)該充分重視。首先應(yīng)該將院系資料室的建設(shè)工作列入學(xué)校發(fā)展的總體規(guī)劃,使之真正成為圖書(shū)館了子系統(tǒng),在資源建設(shè)和服務(wù)方面與圖書(shū)館協(xié)調(diào)并進(jìn)。

其次是改變現(xiàn)有的人員配置,注意院系資料員配置的專(zhuān)業(yè)化。院系資料室的專(zhuān)業(yè)化發(fā)展必須有一支專(zhuān)業(yè)化的資料員,而資料員的專(zhuān)業(yè)化不僅有賴(lài)于資料員個(gè)人的努力,更有賴(lài)于人員配置的專(zhuān)業(yè)化。高校人事部門(mén)首先應(yīng)該充分認(rèn)識(shí)到這一點(diǎn),避免把院系資料室當(dāng)作富余人員的收容地。目前,部分高校已經(jīng)實(shí)行學(xué)科館員制度,就是要增強(qiáng)館員的專(zhuān)業(yè)性。[2]學(xué)科館員如果能夠設(shè)立在院系資料室中,就會(huì)更好地發(fā)揮其專(zhuān)業(yè)服務(wù)的作用。另外,鑒于院系資料室所提供的專(zhuān)業(yè)化、個(gè)性化服務(wù)日益重要,有必要增加資料員的配置數(shù)量。目前,大多數(shù)院系資料室的資料員編制在 1-2人左右,難以開(kāi)展更加專(zhuān)業(yè)化、個(gè)性化的服務(wù),因此,增加人員編制,在資料室內(nèi)部實(shí)施相對(duì)的分工是有必要的。

再次,高校還應(yīng)該結(jié)合學(xué)科建設(shè)實(shí)際情況給予院系資料室充足的運(yùn)行經(jīng)費(fèi)并配以相對(duì)靈活的政策。充分的經(jīng)費(fèi)和靈活的政策,一方面用以保證文獻(xiàn)資源購(gòu)買(mǎi)的充足性和連續(xù)性,另一方面,也用以保證院系資料室根據(jù)各專(zhuān)業(yè)的實(shí)際需求主動(dòng)、靈活地發(fā)揮其作用。相對(duì)于校圖書(shū)館,院系資料室的專(zhuān)業(yè)化服務(wù)在科學(xué)研究、人才培養(yǎng)等方面有著更重要的作用。學(xué)生第一次接觸專(zhuān)業(yè)絕大多數(shù)是從課堂 -教師 -資料室這一路線開(kāi)始的。院系資料室服務(wù)的專(zhuān)業(yè)化程度在很大程度上影響著學(xué)生的專(zhuān)業(yè)情意的培養(yǎng)。在其后的學(xué)習(xí)過(guò)程中,院系資料室在學(xué)生專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)的培養(yǎng)方面所起到的作用會(huì)隨著時(shí)間的推移而日漸增強(qiáng)。但由于經(jīng)費(fèi)支絀,這些專(zhuān)業(yè)化的服務(wù)目前在大多數(shù)高校院系資料室常常無(wú)法充分開(kāi)展。因此,在經(jīng)費(fèi)和政策方面充分注意到院系資料室的專(zhuān)業(yè)性,是保證其最大限度發(fā)揮作用的必要條件。

[1]王瓊.高校院 (系)資料室的個(gè)性化走向 [J].圖書(shū)館學(xué)研究,2005(4).

[2]金巖,于靜.國(guó)內(nèi)高校圖書(shū)館學(xué)科館員制度創(chuàng)新模式探討[J].圖書(shū)館雜志,2008(4).

New Ideas for Specialized Service of Reference Room s of Colleges and Departments in Un iversities

ZHANG Jing
(College of Educational Science,Hainan No rmal University,Haikou571158,China)

As an importantpartof the infor mationmanagement system at an academic library,the reference room of colleges and departments has its unique advantages by providing its specialized and individualized service.However,the reference room still leaves much to be desired in its service because of various causes.In view of these,besides the enhancement of their identity awareness on the part of librians,efforts must bemade by the university authority to attach importance to the reference room by defining itsorientation and improving the composition of librarians so as to bring into full play its spcialized and individualized service.

books and information;the reference room;Specialization;identity awareness

G251

A

1674-5310(2011)-02-0170-03

2011-02-28

張靜 (1969-),女,山東青島人,海南師范大學(xué)教育科學(xué)學(xué)院資料室館員。

(責(zé)任編輯胡素萍)