談星級(jí)學(xué)校評(píng)估與學(xué)校檔案工作

李 萍

（淮陰商業(yè)學(xué)校 江蘇 淮陰）

談星級(jí)學(xué)校評(píng)估與學(xué)校檔案工作

李 萍

（淮陰商業(yè)學(xué)校 江蘇 淮陰）

學(xué)校檔案和星級(jí)評(píng)估工作有著密切的關(guān)系，星級(jí)評(píng)估以學(xué)校檔案為基礎(chǔ)和重要依據(jù)，學(xué)校檔案以此為契機(jī)，得到了發(fā)展。本文對(duì)此進(jìn)行了探討。

學(xué)校評(píng)估 檔案管理 關(guān)系

2008年1月，江蘇省教育廳在全省中等職業(yè)學(xué)校中開展了星級(jí)學(xué)校評(píng)估。此次評(píng)估是中職校中十分重要的綜合性的評(píng)估，也是推動(dòng)學(xué)校提高教學(xué)質(zhì)量、提升辦學(xué)水平、擴(kuò)大社會(huì)聲譽(yù)的重大舉措，對(duì)于學(xué)校增強(qiáng)辦學(xué)實(shí)力、拓展發(fā)展道路具有重要意義，引起了各中等職業(yè)學(xué)校的普遍重視。在星級(jí)評(píng)估過(guò)程中，學(xué)校檔案作為評(píng)估的基礎(chǔ)和依據(jù)，其作用越來(lái)越大。因?yàn)閷W(xué)校的工作情況需要大量的統(tǒng)計(jì)表格、數(shù)據(jù)、文字說(shuō)明和其它載體（聲像、實(shí)物等）加以展現(xiàn)，離開檔案談評(píng)估，可以說(shuō)是無(wú)源之水，無(wú)本之木，沒(méi)有學(xué)校檔案，就無(wú)法進(jìn)行有效的學(xué)校教育教學(xué)評(píng)估。凡是經(jīng)歷過(guò)評(píng)估的學(xué)校，都感到檔案對(duì)評(píng)估工作的作用，正是認(rèn)識(shí)到了評(píng)估與檔案這種密不可分的關(guān)系，近幾年來(lái)，許多學(xué)校都開始重新審視檔案工作，這極大推進(jìn)了學(xué)校檔案工作的發(fā)展。

1.星級(jí)評(píng)估以學(xué)校檔案為基礎(chǔ)和重要依據(jù)

評(píng)估專家組在短時(shí)間內(nèi)考察評(píng)估的方式不外乎從這幾方面著手，一種是以直觀的現(xiàn)狀為考評(píng)對(duì)象，采取以實(shí)地視察、現(xiàn)場(chǎng)聽課、教師座談、走訪問(wèn)卷、民意測(cè)試等方式，一種是專家組以受評(píng)單位的工作歷程、運(yùn)作歷程和工作成就為考評(píng)對(duì)象，采取查閱大量檔案資料的方式。專家組要想掌握學(xué)校工作的運(yùn)行情況，必須依據(jù)檔案資料的驗(yàn)證，學(xué)校檔案是評(píng)估專家借以考察了解學(xué)校辦學(xué)情況的一種非常重要的信息渠道。星級(jí)評(píng)估共有8個(gè)一級(jí)類目40個(gè)二級(jí)類目，檔案室提供了如近三年學(xué)校獲獎(jiǎng)情況，教師論文發(fā)表情況、近三年學(xué)生、教職工獲獎(jiǎng)情況，教職工名冊(cè)，教職工學(xué)歷、職稱的復(fù)印件及其分析情況一覽表，校園文化建設(shè)，教師公開課記錄等材料給評(píng)估組專家查看、分析、調(diào)查。正由于學(xué)校檔案提供了比較齊全、完整、系統(tǒng)、真實(shí)的學(xué)校的各種有用信息、各種數(shù)據(jù)，歷史活動(dòng)的最真實(shí)可信的原始記錄，在評(píng)估工作中起著不可替代的憑證作用。由此可見，學(xué)校檔案工作是學(xué)校的重要基礎(chǔ)工作，它既是學(xué)校深化改革促進(jìn)發(fā)展的必要條件，也是衡量學(xué)校教育質(zhì)量、學(xué)術(shù)水平和管理水平的重要標(biāo)志。它直接影響到學(xué)校評(píng)估的結(jié)果，是學(xué)校評(píng)估工作的重要依據(jù)。

2.評(píng)估促進(jìn)了檔案事業(yè)的建設(shè)

2.1 評(píng)估增強(qiáng)了學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和教職工的檔案意識(shí)。

在迎接評(píng)估的過(guò)程中，檔案資料的齊全完整直接影響著評(píng)估結(jié)果，學(xué)校把評(píng)估檔案建設(shè)作為一項(xiàng)重要工作來(lái)抓。檔案在評(píng)估過(guò)程中凸顯出的特殊地位和重要作用，使得學(xué)校各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、教職工甚至學(xué)生開始重新審視檔案的價(jià)值，重新認(rèn)識(shí)和理解“學(xué)校檔案工作是辦好學(xué)校的重要基礎(chǔ)工作之一”。評(píng)估工作的這種全員參與性，直接修正了師生以往對(duì)檔案“無(wú)足輕重”的思想認(rèn)識(shí)偏差，許多學(xué)校已將檔案工作列入學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃，加強(qiáng)對(duì)檔案的“三納入”、“四同步”的科學(xué)規(guī)范管理。

2.2 學(xué)校系部教學(xué)檔案的建設(shè)普遍得到了加強(qiáng)，促進(jìn)了檔案的發(fā)展。

評(píng)估工作需要各方面、各層次的人員積極參與，學(xué)校評(píng)估在自評(píng)階段對(duì)檔案資料存在的各種問(wèn)題進(jìn)行分析，就會(huì)看到平日檔案管理運(yùn)行機(jī)制中存在的薄弱環(huán)節(jié)和各種缺失。比如，某些方面的檔案資料殘缺或單薄，缺乏對(duì)陳述材料的支撐力，有的卷宗資料龐雜而體系凌亂，有的資料沒(méi)有什么價(jià)值，就說(shuō)明著檔案的整理與鑒定存在著薄弱環(huán)節(jié)。又如，有些數(shù)據(jù)在前后左右的資料關(guān)系中存在著不吻合的矛盾現(xiàn)象，這又意味著在內(nèi)部各部門之間檔案的服務(wù)機(jī)制和利用關(guān)系戶存在著不順、不通和缺位的問(wèn)題。帶著“問(wèn)題”發(fā)現(xiàn)檔案管理工作中的不足，進(jìn)而查漏補(bǔ)缺，優(yōu)化機(jī)制，完善管理，提高質(zhì)量。因此，學(xué)校在接受評(píng)估前的迎接評(píng)估準(zhǔn)備階段要突擊搞材料。這一方面說(shuō)明以前的檔案建設(shè)尚存有這樣那樣的不足和缺陷，另一方面又顯示出了學(xué)校在評(píng)估的動(dòng)力作用下集中人力、財(cái)力和時(shí)間全面推進(jìn)檔案建設(shè)的熱情和解決檔案工作問(wèn)題的決心。通過(guò)這些“改”，改進(jìn)工作中一些不合理的做法，理順各部門和檔案室之間的關(guān)系，確保歸檔制度、保管制度、開發(fā)利用制度的順利執(zhí)行。這種多層啟動(dòng)、強(qiáng)力推進(jìn)的緊張而有序的工作局面，必然有助于加快解決現(xiàn)存問(wèn)題、完善檔案建設(shè)的進(jìn)程，使檔案工作整體提升到新的水準(zhǔn)。

2.3 充實(shí)了學(xué)校檔案全宗，使檔案更加完整齊全，大大提高了文件材料的歸檔率、檔案完整率和卷宗合格率，豐富了館藏。

通過(guò)開展評(píng)估活動(dòng)，提高了檔案在人們心中的地位。各部門自覺(jué)地、積極地、主動(dòng)地配合和支持對(duì)各類檔案材料的收集、整理、歸檔工作，對(duì)檔案中不完整的、評(píng)估需要的材料進(jìn)行查漏補(bǔ)缺，將散存的原始件匯總、整理到檔案資料體系中去，對(duì)學(xué)校教學(xué)基本建設(shè)至關(guān)重要的諸如教學(xué)規(guī)章制度等方面的文件材料進(jìn)行補(bǔ)齊補(bǔ)全；與此同時(shí)，由于迎評(píng)工作本身又是對(duì)至少近三年時(shí)限長(zhǎng)度的學(xué)校工作的整體總結(jié)或?qū)ｍ?xiàng)總結(jié)，所以，借此機(jī)會(huì)形成具有較為完備的階段性總結(jié)材料（如學(xué)校狀態(tài)數(shù)據(jù)、自評(píng)報(bào)告、特色項(xiàng)目材料等），及時(shí)歸入檔案資料庫(kù)，充實(shí)、豐富、完備了檔案庫(kù)藏，提升了檔案管理水平和案卷質(zhì)量。

3.學(xué)校檔案工作須借助評(píng)估機(jī)遇大力發(fā)展

在學(xué)校評(píng)估中經(jīng)歷了檢閱的學(xué)校檔案工作，在展現(xiàn)檔案建設(shè)成果的同時(shí)，也必然會(huì)顯露出平日不易被發(fā)現(xiàn)或容易被忽略的各種問(wèn)題與不足，對(duì)這些問(wèn)題與不足進(jìn)行反思的結(jié)果，又必然會(huì)引發(fā)關(guān)于提升檔案工作水準(zhǔn)、開創(chuàng)檔案工作新局面的思考。著重于以下幾個(gè)方面。

首先，建立學(xué)校檔案工作發(fā)展的長(zhǎng)效機(jī)制。檔案工作需要以評(píng)估所帶來(lái)的強(qiáng)有力的推力，來(lái)促進(jìn)整頓、改革和建設(shè)，提高管理效能。但是，這種助推力不能總依賴于從外在的評(píng)估壓力獲得，學(xué)校檔案工作應(yīng)當(dāng)形成一種周期性的自查、自評(píng)、整改和自建的長(zhǎng)效機(jī)制，以此為檔案管理日常工作提供質(zhì)量上的監(jiān)控與保證，避免把問(wèn)題都積壓起來(lái)倉(cāng)促解決。這種周期性的自評(píng)機(jī)制能夠成為檔案工作自我驅(qū)動(dòng)的動(dòng)力，促進(jìn)檔案管理工作持續(xù)發(fā)展。

其次，加速學(xué)校檔案的信息化進(jìn)程。依靠傳統(tǒng)的手工管理的方式和被動(dòng)服務(wù)的模式，無(wú)法適應(yīng)在學(xué)校快速發(fā)展中急劇增長(zhǎng)的檔案信息的存儲(chǔ)需要，無(wú)法滿足學(xué)校各方面工作，特別是學(xué)校評(píng)估工作方便快捷的檢索、調(diào)檔的要求，這就要求在檔案工作中逐步推進(jìn)信息化管理。充分利用辦公自動(dòng)化管資源優(yōu)勢(shì)，提高信息采集、傳輸和服務(wù)的效能，加速檔案管理信息化。

第三，加強(qiáng)檔案干部隊(duì)伍建設(shè)，使之適應(yīng)檔案管理規(guī)范化、現(xiàn)代化和高效化的要求。學(xué)校采用系部二級(jí)管理模式后，基層職能部門的檔案資料越來(lái)越多，兼職檔案人員大多數(shù)未接受專業(yè)教育、培訓(xùn)和指導(dǎo)，因此，學(xué)校應(yīng)當(dāng)有計(jì)劃、有步驟、有針對(duì)性地對(duì)檔案工作人員進(jìn)行多種形式的教育、培訓(xùn)和指導(dǎo)，促使他們系統(tǒng)地學(xué)習(xí)和掌握檔案業(yè)務(wù)知識(shí)、規(guī)律和方法，實(shí)現(xiàn)工作理念、知識(shí)結(jié)構(gòu)和工作技能的同步更新，不斷增強(qiáng)對(duì)檔案現(xiàn)代化管理的適應(yīng)。

總之，評(píng)估給檔案工作帶來(lái)的不僅是壓力、動(dòng)力，而且還能總結(jié)出許多有益的啟示。檔案工作是學(xué)校評(píng)估活動(dòng)對(duì)學(xué)校工作進(jìn)行驗(yàn)證的重要媒介，而學(xué)校評(píng)估在對(duì)學(xué)科、專業(yè)、課程、師資隊(duì)伍等方面的建設(shè)情況進(jìn)行驗(yàn)證的同時(shí)，事實(shí)上也是在檢驗(yàn)著學(xué)校檔案工作的日常運(yùn)行質(zhì)量、管理手段及其效率，以及管理隊(duì)伍建設(shè)情況。推動(dòng)了檔案工作在反思總結(jié)、揚(yáng)長(zhǎng)避短的過(guò)程中，構(gòu)筑扎實(shí)的基礎(chǔ)，與時(shí)俱進(jìn)，持續(xù)發(fā)展。

[1]張明明.學(xué)校評(píng)估：提升檔案建設(shè)水準(zhǔn)的重要契機(jī)[J].檔案與建設(shè),2005,（5）

[2]袁燕.淺析學(xué)校評(píng)估與學(xué)校檔案之關(guān)系[J].山東檔案,2000,（3）

[3]杜志芳.淺談檔案綜合管理與等級(jí)學(xué)校評(píng)估[J].廣州檔案,2005,（5）

[4]鄭淑緩,馮艷,李穎.教學(xué)評(píng)估與學(xué)校檔案[J].沈陽(yáng)大學(xué)學(xué)報(bào),1998,（1）

李萍（1974—），江蘇淮安人，江蘇省淮陰商業(yè)學(xué)校，檔案館員。