高校圖書館撰寫文獻采購招標(biāo)文件經(jīng)驗談

陳思穎

（廣州美術(shù)學(xué)院，510006）

根據(jù)2000年《中華人民共和國投標(biāo)招標(biāo)法》（以下簡稱《投標(biāo)招標(biāo)法》）和2003年《中華人民共和國政府采購法》（以下簡稱《政府采購法》）、《教育部政府采購管理暫行辦法》的實施精神，為提高資金使用效益，促進廉政建設(shè)以及保障圖書采購質(zhì)量，高校圖書館文獻采購應(yīng)實施政府采購。2006年，教育部高等學(xué)校圖書情報工作指導(dǎo)委員會（圖工委）、中國圖書館學(xué)會高等學(xué)校圖書館分會公布《普通高等學(xué)校圖書館文獻集中采購工作指南》（下簡稱《工作指南》），正式給高校文獻采購招標(biāo)提供行業(yè)指導(dǎo)依據(jù)。近幾年以來，招標(biāo)采購正逐步成為高校圖書館文獻采購的一種主要方式。

1 招標(biāo)文件的意義和撰寫要求

1.1 招標(biāo)文件的重要性

招標(biāo)文件作為高校圖書館文獻采購招標(biāo)實踐的第一步，是開啟招標(biāo)人與投標(biāo)人雙方交涉的第一個文本依據(jù)，對投標(biāo)人決定要不要來投標(biāo)，開標(biāo)評標(biāo)是否公平、公開、公正，定標(biāo)后的協(xié)商成本，履標(biāo)是否有效順利等，有著深遠的影響。這個頭開得好不好，直接決定了招投標(biāo)博弈雙方能否達成共識和交流，從而也是決定整個招標(biāo)活動能否開展得起來的根基。

1.2 招標(biāo)文件的實踐性

撰寫招標(biāo)文件的階段，可以說是整個采購過程中招標(biāo)人最有主動權(quán)的階段。招標(biāo)的過程就好比招標(biāo)人和投標(biāo)人討價還價，招標(biāo)階段是招標(biāo)人開價，投標(biāo)階段是投標(biāo)人還價，就這么一個來回就算談成了；簽合同階段可以再協(xié)商，不過那時討價還價的余地就小多了，而如果選擇重新招標(biāo)，成本又會非常高。換言之，招標(biāo)人的話語機會幾乎相當(dāng)于只有撰寫招標(biāo)文件這一回了，因此所有的招標(biāo)要求、策略，在招標(biāo)文件里就應(yīng)該有集中的體現(xiàn)；而招標(biāo)文件里的招標(biāo)需求描述、履標(biāo)約束也應(yīng)體現(xiàn)高度的準(zhǔn)確性、完整性、嚴(yán)密性和可行性。從某種程度上來說，招標(biāo)文件撰寫的好壞，直接決定著招標(biāo)人能否通過招標(biāo)找到真正合意的產(chǎn)品或服務(wù)，是整個文獻采購招標(biāo)活動乃至整個文獻采訪業(yè)務(wù)工作成敗的關(guān)鍵。

1.3 招標(biāo)文件的撰寫要求

招標(biāo)規(guī)定和要求等一旦寫進了招標(biāo)文件，便具有了法律效力，受到國家招投標(biāo)法律、法規(guī)的保護。《投標(biāo)招標(biāo)法》第二十三條規(guī)定，招標(biāo)人對已發(fā)出的招標(biāo)文件進行必要的澄清或者修改的，應(yīng)當(dāng)在招標(biāo)文件要求提交投標(biāo)文件截止時間至少十五日前，以書面形式通知所有招標(biāo)文件收受人[1]。這就要求高校圖書館從一開始就得以嚴(yán)肅認(rèn)真的態(tài)度對待招標(biāo)文件的撰寫，做到準(zhǔn)確、嚴(yán)密和規(guī)范。

由于招標(biāo)文件對高校圖書館整個采購行為和學(xué)期任務(wù)的重要性，以及因其作為達成圖書館跟投標(biāo)商之間互動博弈基礎(chǔ)而具備的社會實踐性來看，為了達到最大限度地發(fā)揮招標(biāo)文件的指導(dǎo)和保障作用，招標(biāo)文件的撰寫還應(yīng)做到實用、細致和易解。

2 文獻招標(biāo)策略與招標(biāo)文件的撰寫

文獻資料出版的特定性，決定了文獻資料的采購有其自身的規(guī)律。在高校圖書館招標(biāo)采購的實踐中，由于信息的不對稱，高校圖書館和文獻代理商始終處于博弈關(guān)系[2]；而高校圖書館的文獻采購還不同于一般的圖書采購，有其自身的特點和需求。為確保招標(biāo)和履約過程的順利、有效進行，招標(biāo)人有必要運用文獻招標(biāo)實踐的經(jīng)驗，針對與代理商交涉中容易出現(xiàn)的各種弊端，采取一定的策略預(yù)先規(guī)避。而招標(biāo)文件應(yīng)該一開始就明確體現(xiàn)出這些招標(biāo)策略。

2.1 撰寫前做好準(zhǔn)備

著手開展招標(biāo)之前，高校圖書館應(yīng)作一些市場調(diào)研，掌握充分的市場信息，積累深厚的專業(yè)素養(yǎng)，才能在招標(biāo)文件中制定出公正、合理的數(shù)據(jù)、指標(biāo)，吸引更多的單位前來投標(biāo)，從而引入競爭機制，實現(xiàn)以最少的投入，獲取最佳經(jīng)濟效益的目的。相關(guān)的市場調(diào)查包括：目標(biāo)文獻出版市場狀況、供應(yīng)商的基本情況和業(yè)務(wù)能力、近年采購業(yè)務(wù)往來、擬推薦供應(yīng)商名單等。此后，就可以根據(jù)年度經(jīng)費的下?lián)芮闆r、本館館藏以及自身本年度的工作計劃等，合理協(xié)調(diào)各種文獻的采購比例和日程，統(tǒng)籌安排，最終制定出年度采訪計劃。

2.2 注意選擇中標(biāo)商

2.2.1擬中標(biāo)供應(yīng)商數(shù)

截至2008年，全國有579家出版社[4]，而一個文獻供應(yīng)商往往只跟有業(yè)務(wù)來往的少數(shù)十幾家、幾十家打交道，這使得文獻來源非常不全面，不利于保證圖書館館藏的完整性；而且單一中標(biāo)容易導(dǎo)致招標(biāo)人的市場信息環(huán)境非常單一，不利于采購活動的全面開展。因此建議招標(biāo)文件中的擬中標(biāo)人數(shù)定為多家，而不要獨選一家。在履標(biāo)時就引入了競爭，圖書館先向誰下訂單，下多少訂單等信息對于書商都是不明確的，他們只能提供自己在標(biāo)書中承諾的服務(wù)才能最終完成中標(biāo)金額，這樣可以避免書商在應(yīng)標(biāo)時亂承諾，發(fā)布虛假信息，履標(biāo)時卻不執(zhí)行的現(xiàn)象，同時也能使圖書館在履標(biāo)過程中處于比較主動的地位。

2.2.2投標(biāo)人準(zhǔn)入

關(guān)于投標(biāo)人準(zhǔn)備標(biāo)準(zhǔn)，設(shè)立較高的注冊資本下限，能把規(guī)模較小的供應(yīng)商擠出去，但注冊資金僅僅是企業(yè)注冊時必須到位的資金，不能全面反映企業(yè)后期的經(jīng)營狀況和綜合實力。如果考慮通貨膨脹的因素，有些很早就取得出版物經(jīng)營許可證的供應(yīng)商，是長期專門從事高校圖書館服務(wù)的，經(jīng)驗豐富，服務(wù)能力強，數(shù)據(jù)規(guī)范，但由于體制原因一時無法增資，高注冊資金反而將這些潛在的優(yōu)秀供應(yīng)商拒之門外[5]。其實，投標(biāo)人的經(jīng)濟實力應(yīng)該以最近的經(jīng)營狀況為主，例如會計事務(wù)審計的財務(wù)報表、銀行出具的資信證明等，并且這些數(shù)據(jù)是一年年連續(xù)的，更能反映其真實的經(jīng)濟實力和履約潛力。

2.3 保證文獻采購質(zhì)量

2.3.1采購文獻的內(nèi)容結(jié)構(gòu)

由于目前大部分高校圖書館招標(biāo)的評標(biāo)均非由圖書館主導(dǎo)，而是由學(xué)校各職能部門和各專業(yè)學(xué)科專家組成的評標(biāo)委員會決定的，他們對圖書館原有館藏結(jié)構(gòu)并不了解，為了保證圖書館館藏的完整性、均衡性、連續(xù)性和系統(tǒng)性，可以在用戶需求指明標(biāo)的文獻的內(nèi)容、出版年份及比例，對一些連續(xù)出版的大型叢書、套書，可列名為必采文獻，或采取固定標(biāo)的招標(biāo)法。

2.3.2核心出版社

由于不同出版社來貨的折扣不盡相同，而投標(biāo)人只能一次過報一個折扣率，高折扣的投標(biāo)人有可能只能提供較小規(guī)模的出版社的書源。為防止采訪工作受此影響，可以在招標(biāo)文件中指明適合本館收藏的對口出版社為核心出版社，指定來自這些出版社書源的最低比例，還可以對核心出版社另設(shè)子包或另設(shè)標(biāo)段，例如廣州大學(xué)圖書館2007年就將高等教育出版社等四家出版社作了一個單獨的子包，西安交通大學(xué)圖書館也嘗試過將核心出版社與外圍出版社分標(biāo)段招標(biāo)[6]。

2.4 明確服務(wù)需求與獎懲

2.4.1細化需求

因為招標(biāo)文件中的用戶需求是將成為合同中招標(biāo)人權(quán)利條款和投標(biāo)人義務(wù)的談判基礎(chǔ)，細化用戶需求非常重要。要使它們具有衡量投標(biāo)人履約水平的標(biāo)準(zhǔn)，必須將定性的軟性指標(biāo)轉(zhuǎn)化為定量的硬性指標(biāo)，才能起到實際保障招標(biāo)人權(quán)益的目的。例如要求供應(yīng)商提供書目數(shù)據(jù)，具體到某幾個字段，格式支持本館的圖書集成管理系統(tǒng)，不能有非訂購清單中的冗余書目等。當(dāng)然，用戶需求不是越多、越嚴(yán)格，對圖書館越有利就越好，指定需求時要考慮供應(yīng)商的實施能力和成本，合情合理，實事求是，否則可能出現(xiàn)空頭承諾或沒人敢來投標(biāo)。但一旦需求定下來，就應(yīng)該要盡量細化、量化，做到什么程度，不用做哪些事，都該有個具體的標(biāo)準(zhǔn)。

2.4.2違約條例

因為在投標(biāo)文件中，投標(biāo)人必須響應(yīng)所有實質(zhì)性要求，無顯著差異或保留；如果投標(biāo)文件與招標(biāo)文件規(guī)定的實質(zhì)性要求不相符，招標(biāo)人即可拒絕該投標(biāo)。有時候投標(biāo)人為了中標(biāo)，會根據(jù)招標(biāo)人的要求脫離實際地制定投標(biāo)材料，或針對評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)的權(quán)重夸大經(jīng)營特色，你要什么，他答應(yīng)什么，到履約時又做不到。遇到這種情況，高校圖書館很可能基于完成任務(wù)和對追究成本的考慮，而選擇自己讓步。為防止這種惡果發(fā)生，招標(biāo)人應(yīng)在招標(biāo)文件中制定詳細、可行的違約條例，針對各種違約情況都要有可以對號入座的條例可以懲罰惡意投標(biāo)人。當(dāng)然，懲罰違約行為的重點更在于嚴(yán)格的驗收和監(jiān)督，不過前提是有懲罰的依據(jù)，不能等到違約行為發(fā)生了，才去尋找法律幫助。雙方一開始就達成共識，會更有利于整個交易活動的順利進行。

2.5 關(guān)于時間

2.5.1履標(biāo)期限

目前，高校圖書館文獻采購招標(biāo)基本流程都是經(jīng)費撥下來，經(jīng)過申請、審批，開始招標(biāo)后還得經(jīng)過投標(biāo)、開標(biāo)、評標(biāo)、定標(biāo)，到最終簽訂采購合同、正式有新文獻進館，要經(jīng)過一段時間，另外，高校圖書館有寒暑假兩個辦公空擋，因此上一輪招標(biāo)的履約日程要注意預(yù)留時間給下一輪招標(biāo)作前期工作，以免留下真空時間。對此，山東大學(xué)圖書館甚至直接把合同有效期寫成“從本合同簽署之日始至下次招標(biāo)止”[7]。

2.5.2到貨時滯

在圖書市場中，一般圖書的價值幾乎都有一定的時間性，圖書進入市場的時間越久，則價格越低。折扣高的投標(biāo)人，很可能承諾一個高折扣、低價位，但貨源是舊書，或雖是當(dāng)年的書，但推遲配書，這會嚴(yán)重影響圖書館館藏的連續(xù)性和新書采訪進度，也會影響暢銷書、熱門書的利用率，以及圖書館在師生心目中的形象。為避免這種情況的發(fā)生，圖書館可以在招標(biāo)文件中明確采購文獻的出版時間范圍，規(guī)定配書要在新書出版后特定的時間段內(nèi)完成。

2.5.3采購進度

有的中標(biāo)人認(rèn)為已經(jīng)中標(biāo)，便穩(wěn)拿銷售額，可能遲遲不履行合同，到合同期快滿時才臨時抱佛腳，大批地來書，這不單影響前期的采訪進度，還影響后期到書的驗收質(zhì)量。鑒于此，招標(biāo)文件可以根據(jù)招標(biāo)金額，明確規(guī)定采購進度，譬如，簽定合同后一個月內(nèi)必須完成總采購金額的10%圖書等，但采購金額不得超過市場圖書出版份額。采購進度明確，可以保證圖書館圖書采購任務(wù)依時完成[8]。

3 小結(jié)

招標(biāo)文件對招標(biāo)活動起著舉足輕重的作用，高校圖書館在文獻采購招標(biāo)實踐中必須加以重視和充分利用。在撰寫招標(biāo)文件前多了解市場，并運用文獻采購招標(biāo)實踐中積累的經(jīng)驗，掌握文獻采購招標(biāo)的規(guī)律和盲區(qū)，靈活調(diào)整，找出既符合市場規(guī)律，又能充分滿足本單位需求的平衡點；撰寫時注重招標(biāo)文件的實用性和嚴(yán)密性，最大限度地發(fā)揮招標(biāo)文件對整個招標(biāo)活動的指導(dǎo)作用，贏得跟文獻代理商博弈的第一仗。

[1]全國人民代表大會常務(wù)委員會.中華人民共和國投標(biāo)招標(biāo)法[Z].1999-08-30.

[2]李雪梅.圖書招標(biāo)中的不完全信息動態(tài)博弈及有效控制[J].圖書情報工作，2008，52（8）：134-136.

[3]李振輝.應(yīng)用文寫作[M].北京:清華大學(xué)出版社，2005.137.

[4]張 賀.2008年出版圖書超過27萬種[N].人民日報，2009-07-23（11）.

[5]韓小亞.探析圖書采購招標(biāo)要項切實維護圖書館合法權(quán)益[J].農(nóng)業(yè)圖書情報學(xué)刊，2008，20（12）：80-82,89.

[6]鄧堯偉.高校圖書館圖書招標(biāo)采購的弊端及規(guī)避措施[J].高校圖書館工作，2008，,28（1）：32-34.

[7]姜寶良，劉學(xué)燕.高校圖書館文獻采購招標(biāo)釋疑[J].圖書館雜志，2008，27（12）：47-49.

[8]陳 碧.從招標(biāo)文件撰寫談提高圖書采購質(zhì)量[J].圖書館論壇，2006，26（4）：156-157，223.