圖書館中層執(zhí)行力控制

劉霞

（山東大學(xué)，濟(jì)南 250100）

1 執(zhí)行力及圖書館中層執(zhí)行力控制

執(zhí)行力就是組織的執(zhí)行戰(zhàn)略，即實(shí)現(xiàn)組織戰(zhàn)略目標(biāo)的能力。作為一個(gè)組織，僅有戰(zhàn)略還不能讓組織在激烈的競爭中站穩(wěn)腳跟，一切成效要靠執(zhí)行力來支撐，只有執(zhí)行力才能使組織創(chuàng)造出實(shí)質(zhì)的價(jià)值。沒有執(zhí)行力，也就沒有了核心競爭力。在組織執(zhí)行力中，中層執(zhí)行力處在承上啟下位置，舉足輕重。中層執(zhí)行力是組織中間管理層理解管理決策，并組織實(shí)施的能力，是保證組織目標(biāo)轉(zhuǎn)化為結(jié)果的樞紐。

作為管理職能之一的控制，就是保證組織活動有條不紊地進(jìn)行，以達(dá)到組織目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的過程。盡管中層執(zhí)行力的強(qiáng)弱受組織戰(zhàn)略的科學(xué)合理性等眾多因素的制約，但最終取決于對中層管理者及執(zhí)行流程堅(jiān)持不懈的控制?？刂浦匾?，在于控制能夠監(jiān)督組織各項(xiàng)活動，并隨時(shí)糾正各種執(zhí)行偏差，促使執(zhí)行到位。為了維持或改進(jìn)一個(gè)組織的整體效果，管理者應(yīng)該關(guān)心控制。一個(gè)組織若是缺少控制或有效的控制，就會產(chǎn)生混亂，甚至偏離組織正常活動的軌跡。

知識經(jīng)濟(jì)時(shí)代，尤其是信息技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，使圖書館面臨著愈來愈激烈的競爭，圖書館必須面對如何生存與發(fā)展的問題。當(dāng)正確的戰(zhàn)略方向確定后，最重要的莫過于圖書館的執(zhí)行力，尤其是圖書館中層管理者的執(zhí)行力。圖書館提高核心競爭力，不僅要有好的決策班子、發(fā)展戰(zhàn)略、管理體系，更重要的是要有強(qiáng)大的圖書館中層執(zhí)行力。因此，對圖書館中層執(zhí)行力的控制是圖書館管理的重中之重。按照控制的時(shí)間和內(nèi)容，對中層執(zhí)行力的控制包括前饋控制、同期控制和反饋控制（見圖1）。

圖1

2 圖書館中層執(zhí)行力的前饋控制

前饋控制也稱預(yù)先控制，是指圖書館運(yùn)行活動開始之前，面向未來的控制。前饋控制的作用就是在行動之前排除隱患，防患于末然，把握未來的發(fā)展事態(tài)，以防止可能預(yù)料到的偏差，把偏差消滅在萌芽狀態(tài)，前饋控制解決了反饋控制中因時(shí)間滯后所帶來的缺陷。前饋控制的關(guān)鍵是需要掌握充分準(zhǔn)確的信息，準(zhǔn)確的分析預(yù)測，準(zhǔn)確的決策。前饋控制實(shí)際上也是一個(gè)真正的反饋的結(jié)果。例如對某些缺位的制度與文化的補(bǔ)充與完善。事物是在發(fā)展變化之中，任何人都不可能做到事事料事如神，前饋控制很容易受高層的主觀影響，因而需要同期控制進(jìn)行調(diào)整。圖書館前饋控制要點(diǎn)，主要包括四個(gè)方面：目標(biāo)控制、人員控制、制度控制和文化控制。

2.1 目標(biāo)控制

目標(biāo)控制是將圖書館愿景具體化，即根據(jù)本館性質(zhì)、當(dāng)前任務(wù)、讀者需要及未來發(fā)展，結(jié)合各種主客觀條件，制定圖書館規(guī)劃與戰(zhàn)略目標(biāo)，以戰(zhàn)略目標(biāo)為導(dǎo)向，將目標(biāo)層層展開，分解為各部門特定目標(biāo)，并確定部門職責(zé)范圍、績效的衡量標(biāo)準(zhǔn)、目標(biāo)考核辦法以及向中層授權(quán)力的過程。主要讓中層明確本部門目標(biāo)在圖書館戰(zhàn)略中的地位及其責(zé)權(quán)利，并在與中層充分交流意見的基礎(chǔ)上，為中層答疑解難。讓中層真正理解高層的戰(zhàn)略思維，如果不這樣，那么很多工作可能南轅北轍或者形似神不似。

2.2 人員控制

人員控制就是要求尋找最恰當(dāng)任務(wù)執(zhí)行者。所謂最恰當(dāng)，并不是指學(xué)歷最高、資歷最長、業(yè)務(wù)能力最強(qiáng)的人。要求“恰當(dāng)”，就是要綜合考察即將承擔(dān)執(zhí)行任務(wù)的中層管理者，是否具有該任務(wù)要求的任職能力。這個(gè)能力包括業(yè)務(wù)能力與管理能力。業(yè)務(wù)能力能夠使中層管理者隨時(shí)洞察業(yè)務(wù)工作中的錯(cuò)誤；管理能力則使中層管理者能夠在了解下屬心態(tài)、能力的基礎(chǔ)上，做到知人善任，帶動一個(gè)團(tuán)隊(duì)積極工作。同時(shí)要注意中層管理者執(zhí)行能力、敬業(yè)精神和忠誠感，選擇那些理解能力強(qiáng)、執(zhí)著而明智、具有激情和創(chuàng)新能力的中層管理者來擔(dān)當(dāng)重任，以保證執(zhí)行到位。

2.3 制度控制

制度控制是圍繞制度的制訂和實(shí)施來規(guī)范中層執(zhí)行的原則、程序和方法。圖書館必須建立健全科學(xué)的、完善的規(guī)章制度，做到凡事有章可循、有人負(fù)責(zé)、有人監(jiān)督，制度能夠維持執(zhí)行的秩序。制度化和規(guī)范化能夠最大限度地減少執(zhí)行過程中的人際沖突，也容易被執(zhí)行者所接受。制度體現(xiàn)了組織的行為規(guī)范，同時(shí)建立起圖書館與館員的心理契約，發(fā)揮整合和控制作用，確保圖書館的中層執(zhí)行力

2.4 文化控制

組織文化是指組織在長期的實(shí)踐活動中所形成的，并為組織成員普遍認(rèn)可和遵循的具有本組織特色的價(jià)值觀念、團(tuán)體意識、行為規(guī)范和思維模式的總和。它包括組織的精神文化、行為文化和物質(zhì)文化。組織文化控制是一種運(yùn)用組織文化，通過規(guī)范和管理員工態(tài)度及行為的控制方式。圖書館文化是作為一種文化形式出現(xiàn)的現(xiàn)代管理控制方式，是控制中層執(zhí)行力的手段。組織行為學(xué)理論告訴我們，個(gè)體態(tài)度和行為取決于其價(jià)值觀。因而在圖書館長期的服務(wù)實(shí)踐活動中，所形成的特有的共同價(jià)值觀，是圖書館發(fā)展的內(nèi)在驅(qū)動力。在中層執(zhí)行力控制中，建立以共有價(jià)值觀為核心的圖書館文化，是實(shí)現(xiàn)自我控制的有效方法，不能忽略代表圖書館整體價(jià)值觀的圖書館文化，對中層管理者行為的引導(dǎo)與約束作用。

3 圖書館中層執(zhí)行力的同期控制

同期控制也稱即時(shí)控制、同步控制、過程控制、現(xiàn)場控制，是指對某項(xiàng)活動過程的控制，同時(shí)也是對在執(zhí)行過程中實(shí)施的控制。在活動之中予以控制，其目的是及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正執(zhí)行過程中出現(xiàn)的偏差。同期控制的突出特點(diǎn)，是對正在進(jìn)行的計(jì)劃執(zhí)行活動即時(shí)予以指導(dǎo)、監(jiān)督。全程掌控中層管理者的行為，及時(shí)予以激勵(lì)或調(diào)解是高層同期控制的重要方面。還包括當(dāng)中層執(zhí)行過程中遇到困難時(shí)，能否有效提供支持。同期控制也是高、中層管理者在有效信息溝通的基礎(chǔ)上的良性互動。

同期控制并不是要高層事無巨細(xì)地過問中層在執(zhí)行過程中的每一個(gè)細(xì)節(jié)，只需要把握中層執(zhí)行過程中的控制要點(diǎn)。

控制要點(diǎn)之一，是中層對計(jì)劃和目標(biāo)的認(rèn)同度。盡管計(jì)劃和目標(biāo)的制定是在經(jīng)過廣泛征求意見的基礎(chǔ)上制定的，但在具體實(shí)施過程中往往實(shí)際情況變化了，但原定計(jì)劃沒有做出相應(yīng)的調(diào)整，使中層對計(jì)劃和目標(biāo)的認(rèn)同度降低，容易造成中層在執(zhí)行過程中產(chǎn)生消極情緒。

控制要點(diǎn)之二，對不同部門之間交叉點(diǎn)的關(guān)注。包括工作流程中各部門之間的交接點(diǎn)、各部門工作之間的交叉點(diǎn)等，都是容易產(chǎn)生問題影響中層執(zhí)行力的點(diǎn)。例如圖書館中采訪與編目、編目與流通、流通與采訪、技術(shù)與參考咨詢等部門所產(chǎn)生的問題。在現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，圖書館各部門之間聯(lián)系與影響越來越大，盡管制定有各部門職責(zé)，但是有些具體工作很難分得清楚 一旦調(diào)整不到位，便影響到各個(gè)部門執(zhí)行到位。

控制要點(diǎn)之三，對執(zhí)行進(jìn)度的重視。高層對中層執(zhí)行進(jìn)度的忽視，極容易造成中層執(zhí)行的前松后緊現(xiàn)象，人一旦緊張起來，便容易出現(xiàn)錯(cuò)誤。圖書館工作中的一些錯(cuò)誤有的極難發(fā)現(xiàn)，等到發(fā)現(xiàn)時(shí)已經(jīng)積累過多。

控制要點(diǎn)之四，信息掌握與溝通。同期控制活動是經(jīng)常的，每時(shí)每刻都在進(jìn)行之中。要保證決策迅速，執(zhí)行有力，控制及時(shí)，就必須及時(shí)掌握信息，在此基礎(chǔ)上迅速做出判斷，不斷消除干擾，保證計(jì)劃順利執(zhí)行。顯然高層和中層需要共同應(yīng)對新情況和新問題，并依據(jù)所掌握的信息來調(diào)整工作。因此，雙方保持經(jīng)常性的接觸和信息交流就顯得非常有必要。同期控制中有效信息的溝通是保證高、中層管理者良性互動的必要條件。由于存在權(quán)力和信息掌控的不對稱，信息溝通時(shí)應(yīng)以方便中層和照顧中層的心理特點(diǎn)為原則。這樣會使中層感受到高層的關(guān)注，從而受到感動和鼓勵(lì)，他們會以更加盡心盡力的行為表現(xiàn)予以回報(bào)。

控制要點(diǎn)之五，培訓(xùn)與指導(dǎo)。中層管理者多來自于具體業(yè)務(wù)崗位，對他們進(jìn)行不間斷培訓(xùn)和指導(dǎo)是圖書館持續(xù)擁有卓越執(zhí)行力的保證。讓他們掌握圖書館內(nèi)外部競爭環(huán)境的變化，整合管理經(jīng)驗(yàn)，才能建構(gòu)出獨(dú)特的具有執(zhí)行力的圖書館智能管理體系。尤其是在中層執(zhí)行過程中，高層的指導(dǎo)能夠使中層在一個(gè)更高的層次上理解組織戰(zhàn)略，避免陷入具體瑣事的泥潭。

4 中層執(zhí)行力的反饋控制

反饋控制也稱事后控制，是指計(jì)劃完成之后，將計(jì)劃實(shí)施結(jié)果與預(yù)先制定的目標(biāo)進(jìn)行比較分析，找出偏差。然后根據(jù)偏差的大小及其發(fā)生的具體原因，對戰(zhàn)略行動采取糾正措施，使最終結(jié)果能盡量符合既定的標(biāo)準(zhǔn)。中層執(zhí)行力的反饋控制是建立在對執(zhí)行結(jié)果評估的基礎(chǔ)上。反饋控制雖不能避免己產(chǎn)生的不良后果，但仍具有前饋控制和同期控制所無法替代的作用。與前饋控制和同期控制相比，反饋控制具有三個(gè)優(yōu)點(diǎn)：首先，反饋控制使管理者獲得了中層執(zhí)行與計(jì)劃任務(wù)之間是否吻合的真實(shí)信息，通過信息分析能夠發(fā)現(xiàn)問題所在，以便使新的計(jì)劃制定得更加有效；其次，反饋控制可以增強(qiáng)中層積極性。通過公正的績效考評和獎罰，能夠進(jìn)一步提高中層和員工的積極性。人們總是希望辛苦工作以后，獲得對自己工作績效評價(jià)的反饋信息，而反饋控制正好提供了；再次，反饋控制通過對工作結(jié)果進(jìn)行測評比較和分析，查明原因，采取措施，進(jìn)而矯正今后的行動，避免己發(fā)生的不良后果繼續(xù)發(fā)展并防止其再度發(fā)生，具有亡羊補(bǔ)牢的作用。反饋控制的關(guān)鍵點(diǎn)，是績效考評和獎罰兌現(xiàn)。

中層管理者是圖書館發(fā)展戰(zhàn)略和工作任務(wù)貫徹實(shí)施的組織者與執(zhí)行者，是組織的中堅(jiān)力量，圖書館中層執(zhí)行力的強(qiáng)弱，直接影響了圖書館整體執(zhí)行力。由于中層管理者的工作具有復(fù)雜多樣性、績效間接性等特點(diǎn)，客觀準(zhǔn)確地評價(jià)中層績效一直是管理的難點(diǎn)和薄弱點(diǎn)。因此，建立一套系統(tǒng)有效的中層管理者績效考評體系，解決中層管理者績效考評難題，調(diào)動他們的工作積極性和創(chuàng)造性，對提高圖書館整體執(zhí)行力，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)組織戰(zhàn)略目標(biāo)具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。圖書館中層績效考評，首先，要與圖書館戰(zhàn)略目標(biāo)緊密聯(lián)系。其次，考評指標(biāo)設(shè)置要合理。再次，要注意考評主體的多樣性，即參與考評主體不僅有上層管理者、本部門人員、中層同級，還要包括其本人。復(fù)次，合理設(shè)置階段性考評。

對中層不僅要有合理的評價(jià)，同時(shí)還需要獎罰兌現(xiàn)的激勵(lì)措施。獎罰是價(jià)值激勵(lì)和價(jià)值勸戒的手段，實(shí)質(zhì)是價(jià)值問題。管理學(xué)最主要目標(biāo)是實(shí)現(xiàn)高效益，而效益問題是價(jià)值問題，管理學(xué)的核心是充分調(diào)動人的積極性問題。要調(diào)動人的積極性，很重要的一個(gè)問題是價(jià)值觀念問題。人們需要的不僅僅是物質(zhì)獎勵(lì)，同時(shí)還包括精神上的獎勵(lì)，員工用績效獲得物質(zhì)、精神、社會地位等利益。獎罰不到位，實(shí)際是對落后者的仁慈，對優(yōu)秀者的懲罰。因此，及時(shí)兌現(xiàn)獎罰，加大對優(yōu)秀中層的表揚(yáng)力度，由此反饋出優(yōu)秀者前途無量的正面信息。

[1]劉艷艷，蒙 啟.論圖書館文化的傳承與創(chuàng)新[J].沿海企業(yè)與科技，2009，（3）：179-181.

[2]金雪花，王淑華.圖書館目標(biāo)管理的有效控制[J].圖書館學(xué)研究，2006，（2）：15-18.

[3]芮明杰.管理學(xué)教程[M].北京：首都經(jīng)濟(jì)貿(mào)易大學(xué)出版社，2004，251.

[4]郭小梅.提升高校圖書館中層管理者的執(zhí)行力分析[J].圖書館論壇，2008，（3）：31-33，74.

[5]葉允中.試論圖書館中層執(zhí)行力[J].圖書館學(xué)研究，2009，（3）：21-23.

[6]張喜榮.經(jīng)濟(jì)管理基礎(chǔ)[M].北京：中國電力出版社，2007.220－250.