基于“四性”要求下的電子檔案管理探究

近年來，隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展及其在檔案工作中的深度應(yīng)用，電子檔案成為記錄、傳輸、利用信息的重要載體，也是國家檔案資源的重要組成部分。新修訂的《檔案法》就電子檔案做出詳細、具體的規(guī)定和要求，如電子檔案來源、程序、要素應(yīng)滿足可靠、規(guī)范和合規(guī)要求。從法律上認可電子檔案效力與傳統(tǒng)載體檔案效力的同等性。從安全上提出要做好電子檔案檢測，以及異地備份工作，同時要做好電子檔案移交接收要檢測，使其符合規(guī)范要求?！峨娮游募w檔與電子檔案管理規(guī)范》明確將真實性、完整性、可用性、安全性作為電子文件歸檔及電子檔案管理的重要標(biāo)準(zhǔn)和具體要求。貫徹《檔案法》的相關(guān)規(guī)定，就是要把“四性”要求落到實處，是保障電子檔案來源可靠、程序規(guī)范，以及要素合規(guī)的重要手段。同時，基于“四性”的要求，也為當(dāng)前電子檔案管理提供了方向和工作重點。

1電子檔案“四性”的內(nèi)涵分析

1.1真實性

電子檔案的“真實性”，即電子文件、電子檔案的內(nèi)容、邏輯結(jié)構(gòu)和形成背景與形成時的原始狀態(tài)相一致的性質(zhì)。首先從內(nèi)容來看，電子檔案是在辦公自動化條件下由電子文件歸檔后形成，其內(nèi)容與形式的獨立性，與紙質(zhì)檔案相比穩(wěn)定性更差，在電子檔案操作過程中稍有不慎會導(dǎo)致電子檔案信息、失真，即便被篡改也可“不留”痕跡。因此，從內(nèi)容上看，電子檔案的真實性是注重內(nèi)容、邏輯結(jié)構(gòu)及形成狀態(tài)的一致。從邏輯結(jié)構(gòu)來看，電子文件、電子檔案數(shù)據(jù)長度、類型、格式、域值以及元數(shù)據(jù)賦值合理。從形成背景與形成時的原始狀態(tài)來看，電子檔案的真實性則是注重元數(shù)據(jù)中記錄的文件存儲與內(nèi)容數(shù)據(jù)存儲位置的一致性，以及電子文件中固化信息是否有效等。綜上，從電子檔案的真實性內(nèi)涵定義來看，要求電子檔案形成單位應(yīng)按照檔案管理流程，通過授權(quán)或確權(quán)嚴格把控電子文件的形成、接收、傳輸、管理及處置等方面的信息，嚴格防止未經(jīng)授權(quán)的增加、刪除、修改、利用或隱藏等影響電子檔案真實性的行為發(fā)生。

1.2完整性

電子檔案的“完整性”，即電子文件、電子檔案的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景信息齊全且沒有破壞、變異或丟失的性質(zhì)。完整性包括電子文件數(shù)據(jù)總量、元數(shù)據(jù)、內(nèi)容及歸檔信息包四個方面，這四個方面也作為檢驗其是否符合完整性標(biāo)準(zhǔn)和要求[3。其中，電子文件數(shù)據(jù)總量是指電子文件數(shù)量、字節(jié)數(shù)與歸檔電子文件數(shù)量及字節(jié)數(shù)相符，達到完整性要求。電子文件元數(shù)據(jù)的完整性，主要是指元數(shù)據(jù)項的完整性，一份完整的電子檔案元數(shù)據(jù)項包括背景、內(nèi)容、結(jié)構(gòu)等，也包括電子文，的修改過程、電子檔案檢索、利用、銷毀等辦理記錄4。

1.3可用性

電子檔案的“可用性”，即電子文件、電子檔案可以被檢索、呈現(xiàn)或理解的性質(zhì)。從電子檔案“可用性”的定義及內(nèi)涵來著，電子檔案的可用性包括電子文件元數(shù)據(jù)、內(nèi)容及其運行的軟硬件環(huán)境和歸檔信息包等方面的可用性。從某種意義上來說，電子檔案的可用性實際就是其“可呈現(xiàn)”的性質(zhì)。即電子檔案可通過數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)、網(wǎng)頁/云平臺、內(nèi)容管理系統(tǒng)、移動端應(yīng)用等，實現(xiàn)電子檔案可訪問性和長期保存的能力5。電子檔案“理解”的性質(zhì)，就是指電子檔案的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景信息能夠被用戶（包括機器及人類）準(zhǔn)確解讀、解析和利用，電子檔案這種“可理解”的性質(zhì)并非天然屬性，而是需要通過系統(tǒng)化技術(shù)設(shè)計、標(biāo)準(zhǔn)遵從和持續(xù)管理構(gòu)建實現(xiàn)，終極目標(biāo)是電子檔案歷經(jīng)數(shù)年依然能夠被準(zhǔn)確理解和使用，成為跨越時間與技術(shù)的可信知識載體。

1.4安全性

電子檔案“安全性”，即電子檔案管理過程可控、數(shù)據(jù)存儲可靠，未被破壞、未被非法訪問的性質(zhì)1?！稒n案法》中的“安全性”檢測，主要是檢測電子檔案信息包是否存在病毒，移交載體是否功能正常，以及移交過程是否安全可控。近年來，隨著信息技術(shù)、數(shù)字技術(shù)迭代升級，檔案理論創(chuàng)新發(fā)展，相關(guān)法律法規(guī)的陸續(xù)出臺、修訂和完善，電子檔案安全性面臨著諸多非傳統(tǒng)因素威脅，如算法偏見、數(shù)據(jù)泄露、技術(shù)更迭導(dǎo)致數(shù)據(jù)不兼容等風(fēng)險。因此，在檢測電子檔案安全性方面，一方面要檢測電子檔案內(nèi)容移交過程中是否存在直接或間接篡改行為；另一方面，要重視人工智能技術(shù)帶來的電子檔案信息潛在泄露風(fēng)險。具體來說，就需要從“技術(shù)+ 管理 + 法律”來保障電子檔案檢測的安全性。從技術(shù)層面來看，可利用數(shù)字簽名、時間戳、區(qū)塊鏈等加密及防篡改技術(shù)，冗余存儲、備份，以及基于角色的權(quán)限管理，控制訪問，運用記錄操作日志，實現(xiàn)全程可追溯。從管理層面來看，做到標(biāo)準(zhǔn)化流程管理、定期審計與檢測，以及人員培訓(xùn)和責(zé)任制設(shè)立2。從法規(guī)要求層面來看，《檔案法》《檔案法實施條例》《電子簽名法》都對電子檔案安全性做出要求，要抓好貫徹落實，確保電子檔案要素合規(guī)、程序規(guī)范，符合安全管理要求。

2電子檔案“四性”的影響因素

電子檔案具有易改性、易出錯性、易消失性、易受攻擊性的特點，使得電子檔案的“四性”一直成為阻礙其權(quán)威憑證的最大障礙，也是影響電子檔案“單軌制”落實的重要因素。真實性、完整性、可用性和安全性“四性”之間也相互制約、相互影響。

2.1元數(shù)據(jù)

元數(shù)據(jù)是描述電子檔案背景、內(nèi)容、結(jié)構(gòu)以及電子檔案管理過程的數(shù)據(jù)。相對于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案而言，元數(shù)據(jù)類似于著錄信息或者著錄數(shù)據(jù)，還包括電子檔案管理過程中的相關(guān)數(shù)據(jù)?！峨娮游募w檔與電子檔案管理規(guī)范》中明確規(guī)定電子文件元數(shù)據(jù)的歸檔范圍，包括文件實體元數(shù)據(jù)（如題名、文件編號、機構(gòu)或問題、文檔創(chuàng)建程序等）；記錄的擬制、辦理活動的元數(shù)據(jù)（如電子文件起草、審核、簽發(fā)、登記、承辦等）；聲像類電子文件元數(shù)據(jù)（如攝影者、錄像者、計算機文件名等）。元數(shù)據(jù)不僅是對電子檔案內(nèi)容的描述，還是對電子檔案的定位和管理。優(yōu)質(zhì)高效的元數(shù)據(jù)捕獲與管理直接影響著電子檔案的“四性”。元數(shù)據(jù)既可保障電子檔案的真實性、完整性、可用性、安全性、關(guān)聯(lián)性和長期有效性，還能保障網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下電子檔案集成管理和服務(wù)，構(gòu)建信息組織體系的關(guān)鍵。因此，元數(shù)據(jù)又被譽為電子檔案的生命線。

2.2樣式及固化

電子文檔樣式反映電子檔案的內(nèi)容和實質(zhì)，是組成電子檔案的重要元素。包括格式（如版式電子文件、照片類電子檔案、錄音錄像類電子檔案等）、段落排列、日期、字符集等呈現(xiàn)，也包括被記錄信息的結(jié)構(gòu)方式，即電子檔案信息內(nèi)容間的邏輯關(guān)系?！稒n案法》在明確認可電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案同等效力的基礎(chǔ)上，注重電子檔案單軌制模式的推進與實施。因此，樣式中的任一環(huán)節(jié)或組成部分出現(xiàn)問題都會直接影響電子檔案的“四性”。

固化是電子檔案中使用較為頻繁的一個詞。所謂固化，即為維護電子檔案真實性而采取的技術(shù)措施。也即“未被改變的性質(zhì)”。這些技術(shù)包括但不限于數(shù)字摘要、電子簽名、電子印章、時間戳等。固化信息，則是指為維護電子文件真實性而采取的技術(shù)措施的元數(shù)據(jù)。真實性影響完整性、可用性。因此，固化也會直接影響電子檔案的“四性”。這一點，從《電子檔案證據(jù)效力維護規(guī)范》中也有體現(xiàn)，如“電子檔案存證”，就明確提出要做好電子檔案或體現(xiàn)其真實性、完整性的相關(guān)信息實施固化、保存、驗證的操作。從中可以看出，“固化”是“電子檔案存證”必不可少的操作和環(huán)節(jié)。目前，電子文件固化的方式主要是將其格式轉(zhuǎn)換為版式文件格式。

2.3業(yè)務(wù)規(guī)則及流程

無論是電子文件還是電子檔案，其創(chuàng)建規(guī)則及創(chuàng)建流程都會直接影響電子檔案的“四性”。首先，從電子文件創(chuàng)建來看，電子文件是電子檔案的前身，在開展業(yè)務(wù)活動過程中創(chuàng)建的，屬于業(yè)務(wù)活動的“副產(chǎn)品”，嵌入至業(yè)務(wù)過程中的信息，包括背景信息。從檔案視角來看，電子文件應(yīng)滿足真實、完整、可用、安全的“四性”，并能夠滿足可歸檔。電子文件形成時，應(yīng)采用技術(shù)與管理相結(jié)合，以保證電子文件形成過程中數(shù)據(jù)存儲完整性、用戶身份真實性以及電子文件及其元數(shù)據(jù)技術(shù)、結(jié)構(gòu)和關(guān)系的完整性。在整個電子文件創(chuàng)建過程中，內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景等關(guān)鍵信息嵌入電子文件創(chuàng)建流程中，并隨著電子文件辦理而流轉(zhuǎn)，在電子文件形成及流轉(zhuǎn)過程中不斷捕獲相應(yīng)的元數(shù)據(jù)，形成電子文件完整的元數(shù)據(jù)，對于內(nèi)部信息系統(tǒng)中形成的電子文件，系統(tǒng)開發(fā)與實施時事先對元數(shù)據(jù)捕獲節(jié)點與內(nèi)容進行規(guī)劃，將應(yīng)由業(yè)務(wù)系統(tǒng)捕獲的電子文件元數(shù)據(jù)全部形成并捕獲。外部接收的電子文件，將電子文件本身和元數(shù)據(jù)一并接收。其次，從電子檔案創(chuàng)建來看，電子檔案作為電子文件的一種記憶形式，是從文件業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)“脫嵌”后捕獲至電子檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)元數(shù)據(jù)管理、電子檔案聚合、標(biāo)識、分類等，在此形成過程中，相關(guān)因素缺失等都會直接影響電子檔案的“四性”8]。

3應(yīng)對電子檔案“四性”的對策措施

3.1完善法規(guī)

目前，有關(guān)電子檔案及其“四性”規(guī)定的法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范眾多，如《檔案法》《檔案法實施條例》《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》《電子文件管理辦法》《電子檔案單套管理一般要求》《電子檔案移交接收操作規(guī)程》《文書類電子檔案檢測一般要求》等法律法規(guī)。隨著法規(guī)的陸續(xù)頒布實施，為電子檔案提供了有力的法治保障。但隨著電子檔案理論與實踐探索的深入，尤其是新興技術(shù)的發(fā)展，要進一步完善電子檔案的法規(guī)以及國家、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，以維護電子檔案以“四性”為前提和基礎(chǔ)。統(tǒng)一電子檔案術(shù)語定義、業(yè)務(wù)流程、數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)等。同時，要統(tǒng)籌推進電子檔案管理系統(tǒng)與辦公自動化系統(tǒng)、業(yè)務(wù)應(yīng)用管理系統(tǒng)相銜接，確?！八男浴必灤┯陔娮訖n案管理全過程、各方面。

3.2技術(shù)應(yīng)用

按照單套制要求，積極推進單套制在各個行業(yè)、系統(tǒng)、領(lǐng)域的電子檔案管理中的應(yīng)用。注重區(qū)塊鏈技術(shù)的應(yīng)用以及時間戳技術(shù)等，確保電子文件可追溯，去中心化技術(shù)應(yīng)用能夠有效保證電子檔案的“四性”。將數(shù)字技術(shù)、區(qū)塊鏈技術(shù)、時間戳、密鑰、數(shù)據(jù)備份等應(yīng)用于電子檔案管理的全過程與各方面。同時，也要注重安全技術(shù)應(yīng)用，利用可信電子簽章、數(shù)字簽名技術(shù)，加強電子檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)的安全性。積極做好檔案數(shù)據(jù)備份及災(zāi)備，利用異地容災(zāi)備份、雙機熱備等，保證電子檔案管理系統(tǒng)實時運行、瞬時恢復(fù)，同時，要做好離線載體“四性”的定期檢測。利用多樣化安全技術(shù)防范措施，實行人臉識別、指紋識別、密碼認證、數(shù)據(jù)加密以及物理隔離技術(shù)等，安裝防火墻，做好內(nèi)外網(wǎng)隔離，確保電子檔案封裝、傳輸、歸檔等全過程安全，滿足“四性”要求。

3.3提升素能

電子檔案管理滿足“四性”要求，除法規(guī)保障、技術(shù)應(yīng)用之外，關(guān)鍵在人。一方面，檔案從業(yè)者要樹立正確認識，在思想上要充分認識“四性”的要求標(biāo)準(zhǔn)對于電子檔案管理的現(xiàn)實意義，要始終把法律法規(guī)、行業(yè)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)作為檔案管理的行為準(zhǔn)則與行動準(zhǔn)繩。另一方面，要加強業(yè)務(wù)知識學(xué)習(xí)，尤其是計算機信息技術(shù)、大數(shù)據(jù)、區(qū)塊鏈等技術(shù)的學(xué)習(xí)，熟練掌握信息化背景下電子檔案管理的特點和要求，圍繞“四性”做好電子檔案全生命周期管理，以過硬素能推動電子檔案管理提質(zhì)增效，確保電子檔案滿足“四性”的要求。

結(jié)語

綜上，隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，電子檔案數(shù)量和規(guī)模也呈現(xiàn)出大幅增長態(tài)勢?！稒n案法》《檔案法實施條例》的頒布實施，對電子檔案管理提出許多新的要求，也是做好電子檔案管理的有力法治保障。作為檔案管理部門及人員，要認真抓好法律法規(guī)的學(xué)習(xí)，吃透法條精神，把法律規(guī)定和要求落實到檔案管理的具體實踐之中。嚴格按照“四性”的標(biāo)準(zhǔn)和要求，從完善法規(guī)制度、強化技術(shù)應(yīng)用、注重素能提升等方面，持續(xù)做好電子檔案管理，不斷提高檔案管理的現(xiàn)代化水平。

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作者簡介：陳彩萍（1989.7—），碩士研究生學(xué)歷，福建經(jīng)濟學(xué)校館員，主要從事學(xué)校檔案管理工作及研究。