《檔案法》實(shí)施背景下醫(yī)院文書檔案規(guī)范化管理要點(diǎn)分析

規(guī)范化是指在經(jīng)濟(jì)、技術(shù)、科學(xué)及管理等領(lǐng)域，對(duì)重復(fù)性事物和概念，通過制定、發(fā)布、實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)（規(guī)范、規(guī)程、制度等）達(dá)到統(tǒng)一，以獲得最佳秩序和社會(huì)效益的一種狀態(tài)。2021年1月正式實(shí)施的《檔案法》，對(duì)檔案工作機(jī)構(gòu)、職責(zé)、利用、信息化建設(shè)，以及監(jiān)督檢查等都做出了十分詳細(xì)的規(guī)定[]。文書檔案反映黨務(wù)、行政管理等活動(dòng)，是在活動(dòng)過程中形成的具有保存價(jià)值的各種門類和載體的歷史記錄。文書檔案規(guī)范化管理是落實(shí)《檔案法》的現(xiàn)實(shí)要求，也是提高文書檔案管理水平的必然要求。新時(shí)代，文書檔案規(guī)范化管理有利于提升文書檔案工作的效率，確保文書資料的完整性，助力文書檔案作用的發(fā)揮。

1規(guī)范文書檔案工作體制機(jī)制

體制是指有關(guān)組織形式的制度，機(jī)制則是指組織各個(gè)部分之間的連接關(guān)系、運(yùn)作機(jī)制和作業(yè)流程?！稒n案法》中就檔案管理體制機(jī)制做出了一系列規(guī)定和要求，進(jìn)一步規(guī)范文書檔案工作的體制機(jī)制。

1.1規(guī)范檔案工作的組織體系

1.1.1規(guī)范文書檔案領(lǐng)導(dǎo)?！稒n案法》第三條規(guī)定了堅(jiān)持黨對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)。醫(yī)院文書檔案作為黨領(lǐng)導(dǎo)下的公共醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展的產(chǎn)物及見證，也要始終堅(jiān)持黨對(duì)文書檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，即在醫(yī)院黨組（委）的直接領(lǐng)導(dǎo)下，開展醫(yī)院文書檔案工作。

1.1.2規(guī)范文書檔案工作的原則?！稒n案法》第四條規(guī)定了檔案工作原則，即統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理。醫(yī)院文書檔案規(guī)范管理也要始終堅(jiān)持統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)管理的原則2。一方面，文書檔案直接在醫(yī)院黨委（組）的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下，既要遵守醫(yī)院檔案管理的規(guī)章制度，又要嚴(yán)格落實(shí)地方檔案管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。

1.1.3規(guī)范文書檔案的權(quán)利義務(wù)。規(guī)范醫(yī)院文書檔案保護(hù)是醫(yī)院及全體醫(yī)務(wù)工作者的義務(wù)，既要規(guī)范文書檔案的實(shí)體安全保護(hù)，又要規(guī)范文書檔案信息的安全保護(hù)，把文書檔案保護(hù)納人醫(yī)院檔案管理的重要內(nèi)容。在履行義務(wù)的同時(shí)，也要規(guī)范保障醫(yī)院及其內(nèi)設(shè)各部門、全體醫(yī)務(wù)工作者享有文書檔案利用的權(quán)利，拓寬文書檔案查詢檢索利用渠道，搭建文書檔案利用平臺(tái)，加快文書檔案數(shù)字化進(jìn)程，規(guī)范普通公眾對(duì)文書檔案的利用行為。

1.1.4規(guī)范文書檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)。醫(yī)院應(yīng)當(dāng)確定專門的檔案管理機(jī)構(gòu)，配備檔案工作人員具體負(fù)責(zé)。同時(shí)，醫(yī)院檔案管理機(jī)構(gòu)對(duì)所屬二級(jí)機(jī)構(gòu)文書檔案工作實(shí)行監(jiān)督和指導(dǎo)。醫(yī)院要加強(qiáng)文書檔案工作人才的培養(yǎng)及隊(duì)伍建設(shè)，為提升業(yè)務(wù)素質(zhì)創(chuàng)造條件[3-4]

1.2規(guī)范檔案的工作責(zé)任制

1.2.1規(guī)范文書檔案責(zé)任。根據(jù)《檔案法》第十二條規(guī)定，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)建立檔案工作責(zé)任制，“一把手”負(fù)總責(zé)，分管院長承擔(dān)分管責(zé)任，檔案部門負(fù)責(zé)人負(fù)領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任，文書檔案工作者負(fù)直接責(zé)任。

1.2.2規(guī)范文書歸檔的范圍?！稒n案法》第十三條規(guī)定了五種歸檔范圍，這也為醫(yī)院文書檔案歸檔范圍的確定明確了重點(diǎn)和方向。結(jié)合《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》，主要包括醫(yī)院公文類文書和事務(wù)類文書，前者主要指醫(yī)院發(fā)文和收文中的公文類文書，如以醫(yī)院名義制發(fā)的決議、決定、報(bào)告、請示、紀(jì)要等；上級(jí)醫(yī)療機(jī)構(gòu)主管部門下發(fā)的，需要醫(yī)院落實(shí)的收文，一般需要?dú)w檔。后者主要是指除公文類文書之外應(yīng)當(dāng)歸檔的文書檔案，包括醫(yī)院制定的各項(xiàng)計(jì)劃、規(guī)劃、方案等計(jì)劃類；歷年工作總結(jié)、黨組（委）述職報(bào)告、調(diào)研報(bào)告等報(bào)告類；醫(yī)院的規(guī)章制度、條例、辦法、守則等規(guī)章類；醫(yī)院重要會(huì)議計(jì)劃、通知、名單、議程、講話稿、閉幕詞等會(huì)議類。

1.3規(guī)范檔案工作制度體系

制度是醫(yī)院文書檔案規(guī)范化管理的重要保障，離開科學(xué)制度體系就無從談及文書檔案的規(guī)范化管理?！稒n案法》第三章“檔案的管理”中就明確提及了檔案移交制度、收集制度、安全工作制度、服務(wù)管理制度等。為此，醫(yī)院要結(jié)合文書檔案的工作特點(diǎn)和規(guī)律，結(jié)合《檔案法》的具體要求，進(jìn)一步規(guī)范檔案工作制度體系。如醫(yī)院電子文書歸檔規(guī)范、文書檔案數(shù)字化規(guī)范、醫(yī)院文書檔案征集工作規(guī)范、醫(yī)院文書檔案移交接收操作規(guī)范等。以嚴(yán)密的規(guī)章制度確保醫(yī)院文書檔案管理規(guī)范化、科學(xué)化5。

2規(guī)范文書檔案信息化建設(shè)

近年來，隨著信息技術(shù)快速發(fā)展，信息技術(shù)在檔案收集、整理、利用中發(fā)揮著越來越重要的作用。檔案信息化建設(shè)是本次《檔案法》修訂的一大亮點(diǎn)，也是適應(yīng)信息時(shí)代檔案工作的現(xiàn)實(shí)需要?！丁笆奈濉比珖鴻n案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》明確把“檔案信息化建設(shè)再上新臺(tái)階”作為“十四五”時(shí)期全國檔案事業(yè)發(fā)展的目標(biāo)之一。

2.1規(guī)范文書檔案信息化規(guī)劃

《檔案法》第三十五條明確規(guī)定要把檔案信息化納人信息化發(fā)展規(guī)劃。醫(yī)院文書檔案信息化建設(shè)也要納入醫(yī)院整體信息化發(fā)展規(guī)劃，加大資金投人及人才配備，保障包括電子文書檔案、傳統(tǒng)載體文書檔案安全保存及有效利用。醫(yī)院文書檔案信息化規(guī)劃，包括文書檔案信息化建設(shè)指導(dǎo)思想、工作原則、目標(biāo)任務(wù)、結(jié)果考核及運(yùn)用等，規(guī)劃要具有全面性、可執(zhí)行性及適度超前性，為醫(yī)院文書檔案信息化建設(shè)擘畫藍(lán)圖，提供方向指引。

2.2規(guī)范文書檔案信息系統(tǒng)建設(shè)

近年來，隨著辦公自動(dòng)化、醫(yī)療業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)的普及，為醫(yī)院文書檔案信息系統(tǒng)建設(shè)提供了良好的外部環(huán)境。根據(jù)《檔案法》第三十六條規(guī)定，醫(yī)院應(yīng)積極推進(jìn)電子檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)，其中就包括醫(yī)院文書檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)。同時(shí)，也要讓文書檔案管理信息系統(tǒng)與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、醫(yī)療業(yè)務(wù)系統(tǒng)、會(huì)計(jì)系統(tǒng)、人事管理系統(tǒng)等相銜接，確保文書檔案信息在不同系統(tǒng)之間暢通無阻，實(shí)現(xiàn)文書檔案及時(shí)收集、歸檔。

2.3規(guī)范文書檔案信息化管理

按照“增量電子化，存量數(shù)字化”原則，進(jìn)一步規(guī)范醫(yī)院電子文書歸檔及館藏文書檔案數(shù)字化。首先是增量電子化。即推進(jìn)醫(yī)院新增文書檔案電子化。按照《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》《文書類電子文件元數(shù)據(jù)方案》《電子檔案單套制管理一般要求》等規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，將電子文書檔案管理系統(tǒng)與辦公OA自動(dòng)化系統(tǒng)、醫(yī)療信息系統(tǒng)HIS等業(yè)務(wù)銜接，確保歸檔電子文件的“四性”，并將電子文件管理融人醫(yī)院基建、財(cái)會(huì)、人事、醫(yī)療業(yè)務(wù)等若干子系統(tǒng)管理全過程，積極推進(jìn)醫(yī)院文書檔案單軌制管理。其次是存量數(shù)字化。按照《檔案法》第三十八條文規(guī)定，醫(yī)院要積極推進(jìn)傳統(tǒng)載體文書檔案數(shù)字化。醫(yī)院館藏文書檔案數(shù)量大、年限久、價(jià)值高，需要借助第三方專業(yè)機(jī)構(gòu)，協(xié)助其做好館藏文書檔案數(shù)字化。一方面，要確定館藏文書檔案數(shù)字化的范圍，本著價(jià)值利用最大化原則，按照“需求導(dǎo)向、利用優(yōu)先、由近及遠(yuǎn)”的工作方針，陸續(xù)推進(jìn)所有館藏文書檔案數(shù)字化。另一方面，要確定第三方專業(yè)機(jī)構(gòu)。通過資質(zhì)審核、業(yè)績考察等方式，選擇檔案數(shù)字化業(yè)績成果豐碩、具有良好口碑的第三方專業(yè)機(jī)構(gòu)，協(xié)助做好館藏檔案數(shù)字化工作。

3規(guī)范文書檔案的開放審核

檔案開放是滿足人民群眾日益增長的信息需求的現(xiàn)實(shí)需要?！稒n案法》第四章“檔案的利用和公布”明確規(guī)定了檔案及時(shí)開放、提前開放或延期開放的原則要求，這既統(tǒng)一了檔案開放工作，又規(guī)范了檔案開放流程，是“應(yīng)開放盡開放”的生動(dòng)實(shí)踐，也體現(xiàn)了開放與保護(hù)兼顧的立法精神。這也為規(guī)范醫(yī)院文書檔案開放審核提供了法治保障。

3.1規(guī)范開放審核主體

根據(jù)《檔案法》第三十條規(guī)定，檔案開放審核的主體主要涉及檔案館、檔案形成單位、檔案移交單位，以及繼續(xù)行使已經(jīng)撤銷、合并、職權(quán)變更的單位負(fù)責(zé)。根據(jù)不同開放審核客體，相應(yīng)的審核主體也不盡相同。就醫(yī)院文書檔案開放審核來說，已經(jīng)移交至檔案館的文書檔案，由檔案館會(huì)同醫(yī)院共同負(fù)責(zé)審核。尚未移交至檔案館的文書檔案，由醫(yī)院負(fù)責(zé)具體開放審核，并在移交時(shí)附具審核開放或不予開放的結(jié)論性意見。如果形成文書檔案的醫(yī)院合并、撤銷等情形，應(yīng)該由檔案館會(huì)同繼續(xù)行使醫(yī)院職權(quán)的新設(shè)醫(yī)療機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)，沒有新設(shè)的醫(yī)療機(jī)構(gòu)，則直接由檔案館負(fù)責(zé)開放審核。同時(shí)，醫(yī)院文書檔案開放審核應(yīng)在檔案主管部門的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)下進(jìn)行，集中專業(yè)力量，做好文書檔案的開放審核，確保審核的規(guī)范性、合法性。

3.2規(guī)范開放審核的客體

《檔案法》第二十七條詳細(xì)規(guī)定檔案開放審核的客體，即檔案開放審核的范圍。根據(jù)該條立法精神，醫(yī)院文書檔案在其形成之日起滿25年，應(yīng)向社會(huì)開放。即應(yīng)在滿25年前做好開放審核，由擁有開放審核權(quán)限的機(jī)構(gòu)、單位或組織實(shí)施開放審核。也可以提前開放審核，但應(yīng)視醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展的實(shí)際需要，并經(jīng)檔案主管部門批準(zhǔn)。此外，醫(yī)院文書檔案中有涉及國家安全或者重大利益，以及其他到期不宜開放的檔案，應(yīng)延期開放審核。綜上，這些條文都明確了醫(yī)院文書檔案開放審核的客體，即檔案開放審核的范圍，要規(guī)范地做好文書檔案開放審核工作，滿足社會(huì)公眾對(duì)檔案信息的需求[8-9]。

3.3規(guī)范開放審核的流程

《檔案法》就檔案開放審核做出了原則性規(guī)定，作為一項(xiàng)新規(guī)，醫(yī)院開展文書檔案開放審核時(shí)，應(yīng)做到統(tǒng)一規(guī)范流程，把握統(tǒng)一規(guī)范尺度[10]。第一步：制訂計(jì)劃。醫(yī)院根據(jù)館藏文書檔案現(xiàn)狀及醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展的社會(huì)需求，會(huì)同有關(guān)部門制訂檔案開放審核計(jì)劃，并報(bào)同級(jí)檔案主管部門批準(zhǔn)。第二步：組織實(shí)施。根據(jù)檔案主管部門批準(zhǔn)的開放審核方案，組建文書檔案開放審核工作機(jī)構(gòu)、組成人員，并分配開放審核任務(wù)。第三步：審核確認(rèn)。檔案館會(huì)同醫(yī)院共同進(jìn)行文書檔案開放的初步審核，還要進(jìn)行復(fù)審、終審，確保文書檔案開放審核的準(zhǔn)確性、合規(guī)性。第四步：公布結(jié)果。經(jīng)檔案開放審核確認(rèn)后，要按照《檔案法》的規(guī)定，以適當(dāng)方式向社會(huì)公布檔案開放的目錄。這里的方式包括在官方網(wǎng)站或者其他渠道平臺(tái)，滿足公眾及時(shí)獲取需要的檔案信息。第五步：利用保護(hù)。根據(jù)《檔案法》規(guī)定，單位和個(gè)人持有相應(yīng)證明即可利用開放的文書檔案，未開放審核檔案的利用，則需要提交申請，履行相應(yīng)手續(xù)。

4規(guī)范文書檔案的監(jiān)督檢查

醫(yī)院文書檔案是醫(yī)院檔案的重要組成部分，《檔案法》第六章“監(jiān)督檢查”詳細(xì)規(guī)定了檔案監(jiān)督檢查的范圍、要求等，這些規(guī)定為做好文書檔案管理提供了有力的法治保障。

4.1規(guī)范監(jiān)督檢查的主要內(nèi)容

根據(jù)《檔案法》第四十二條規(guī)定，納人醫(yī)院文書檔案監(jiān)督檢查范圍的，主要包括醫(yī)院文書檔案工作責(zé)任制落實(shí)情況，以及其他有關(guān)文書檔案管理制度的落實(shí)情況。醫(yī)院文書檔案相應(yīng)的軟硬件配置及使用情況是否符合規(guī)定。醫(yī)院文書檔案工作人員日常管理情況。文書檔案信息化建設(shè)及安全保障等。

4.2規(guī)范監(jiān)督檢查方式方法

根據(jù)《檔案法》第四十三條規(guī)定，醫(yī)院開展文書檔案監(jiān)督檢查，有違反《檔案法》等法律法規(guī)行為線索的，組織力量做好線索核查，并要做好監(jiān)督檢查情況記錄，被檢查單位及個(gè)人有配合的義務(wù)。此外，根據(jù)《檔案法》第四十四條、四十五條的規(guī)定，任何醫(yī)院及其內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)、所有醫(yī)務(wù)工作者發(fā)現(xiàn)有文書檔案安全隱患的，都有報(bào)告的義務(wù)，同時(shí)，要規(guī)范開展監(jiān)督檢查，注意安全保密。

4.3規(guī)范監(jiān)督檢查結(jié)果運(yùn)用

《檔案法》第七章“法律責(zé)任”明確規(guī)定了不同主體及相關(guān)行為應(yīng)承擔(dān)的民事、行政甚至是刑事責(zé)任。即根據(jù)監(jiān)督檢查結(jié)果，給予表彰獎(jiǎng)勵(lì)，以及違反相關(guān)規(guī)定所要承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任，注重結(jié)果運(yùn)用這一監(jiān)督檢查后半篇文章。

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作者簡介：林曼蕓（1979.12—），公共管理碩士學(xué)位，福州市中醫(yī)院副研究館員，主要從事醫(yī)院文書檔案管理研究。