《檔案法》實施背景下國企檔案信息化建設(shè)研究

信息化時代是信息產(chǎn)生價值的時代。信息化是當(dāng)今時代發(fā)展的大趨勢，代表著先進生產(chǎn)力。信息化時代，檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型是國企檔案管理發(fā)展的方向1。新修訂的《檔案法》首次將“檔案信息化建設(shè)”作為一個單獨章節(jié)，在整部法律中先后有6次提及“檔案信息化”，并就檔案信息化工作做出了一系列詳細具體的規(guī)定，足見檔案信息化建設(shè)工作的極端重要性。國企要帶頭學(xué)習(xí)貫徹落實《檔案法》，在思想上重視檔案信息化建設(shè)，在行動上要把《檔案法》中關(guān)于檔案信息化建設(shè)的各項規(guī)定和要求落實到企業(yè)檔案管理的全過程、各方面，為企業(yè)科學(xué)決策提供重要支撐。

1國企檔案信息化建設(shè)的必要性

國有企業(yè)檔案管理工作作為維護國有資產(chǎn)、管理企業(yè)信息、保障決策依據(jù)的重要環(huán)節(jié)，承擔(dān)著重要任務(wù)2。隨著國有企業(yè)改革的不斷深化和信息化技術(shù)的迅猛發(fā)展，檔案信息化建設(shè)在企業(yè)檔案管理中的地位日益凸顯，其重要性不言而喻。尤其是《檔案法》《檔案法實施條例》的頒布實施，國企檔案信息建設(shè)面臨新形勢新任務(wù)，對國企檔案信息化建設(shè)提出許多新要求。

1.1使命所然

進人新時代，國有企業(yè)需要緊緊圍繞國家重大戰(zhàn)略推進國有經(jīng)濟布局優(yōu)化、結(jié)構(gòu)調(diào)整，深化供給側(cè)結(jié)構(gòu)性改革，增強國企市場競爭力，服務(wù)國家經(jīng)濟社會高質(zhì)量發(fā)展。國有企業(yè)檔案信息化建設(shè)能夠提升企業(yè)運營效率、保障信息安全、節(jié)約資源成本，以檔案信息化驅(qū)動引領(lǐng)檔案工作高質(zhì)量發(fā)展的重要支撐。信息化為國有企業(yè)檔案發(fā)展帶來重要機遇，但國有企業(yè)改革進入深水區(qū)，面對外部發(fā)展環(huán)境不確定、不穩(wěn)定因素增多，內(nèi)部檔案信息化需求與安全管理結(jié)構(gòu)性矛盾，可預(yù)見和不可預(yù)見的困難顯著增加，加快國企檔案信息化建設(shè)，是激發(fā)新發(fā)展活力，破解信息孤島，推進國企檔案治理體系、治理能力現(xiàn)代化，服務(wù)中國特色社會主義事業(yè)的時代課題，也是使命必然。

1.2職責(zé)所系

《檔案法》第三十五條明確規(guī)定企業(yè)應(yīng)當(dāng)加強檔案信息化建設(shè)。第四十二條中將“企業(yè)檔案信息化建設(shè)”納入檔案主管部門監(jiān)督檢查的六種情況之一。2023年，國家檔案局以21號令形式發(fā)布《企業(yè)檔案管理規(guī)定》，第七章專章規(guī)定了“檔案信息化建設(shè)”，明確要求企業(yè)要把檔案信息化納入企業(yè)信息化的總體規(guī)劃，明確把檔案現(xiàn)代化管理成績顯著作為表彰獎勵的一項重要內(nèi)容?！秶衅髽I(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動檔案處置辦法》《關(guān)于在深化國有企業(yè)改革中加強檔案工作的意見》等系列法規(guī)辦法中，都將檔案信息化建設(shè)作為國有企業(yè)檔案管理的一項重要內(nèi)容。此外，《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》把“深化檔案信息化戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型”“檔案信息化建設(shè)再上新臺階”作為“十四五”時期檔案事業(yè)發(fā)展的重要指導(dǎo)思想和主要發(fā)展目標(biāo)?？梢?，國企檔案信息化建設(shè)工作是企業(yè)履行職責(zé)的必答題，做好企業(yè)檔案信息化建設(shè)亦是職責(zé)所系。

1.3價值所在

隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，信息化時代國企競爭成為信息競爭、人才競爭和資源競爭。國企檔案信息化建設(shè)是提高檔案管理效率的價值體現(xiàn)。傳統(tǒng)檔案管理模式耗時耗力，且信息查詢檢索利用效率低下，信息化后的國企電子檔案能夠?qū)崿F(xiàn)快速“一鍵”查詢，檢索查詢利用效率和準(zhǔn)確性更高。國企檔案信息化建設(shè)是增強檔案安全保密的價值體現(xiàn)。國企檔案中財務(wù)數(shù)據(jù)、人員信息、科研成果等敏感涉密信息較多。利用大數(shù)據(jù)、區(qū)塊鏈、人工智能等信息化技術(shù)手段管理國企檔案，能夠有效防止重要涉密信息被泄露或丟失。國企檔案信息化建設(shè)是發(fā)揮“存史資政育人”功能的重要價值體現(xiàn)。利用信息技術(shù)，構(gòu)建國企檔案信息間的有機聯(lián)系，打通部門與部門內(nèi)部橫向、總公司與分公司外部上下級之間的信息壁壘，使國企檔案信息在企業(yè)內(nèi)外順暢流通，為國企科學(xué)決策、高效運營提供豐富的信息支撐。

2國企檔案信息化建設(shè)的原則性

原則即準(zhǔn)則。國企檔案信息化建設(shè)應(yīng)堅持相應(yīng)的行為準(zhǔn)則，使國企檔案信息化建設(shè)始終沿著正確的發(fā)展方向前行。信息化是技術(shù)問題，也是管理問題，還是一項復(fù)雜的系統(tǒng)性工程3。國有企業(yè)檔案信息化建設(shè)應(yīng)堅持原則，踐行職責(zé)使命。

2.1黨的領(lǐng)導(dǎo)原則

《檔案法》第三條、第四條規(guī)定，“堅持中國共產(chǎn)黨對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)”“檔案工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)”。《檔案法實施條例》第三條亦規(guī)定，“檔案工作應(yīng)當(dāng)堅持和加強黨的領(lǐng)導(dǎo)”?！丁笆奈濉比珖鴻n案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》更是將“堅持黨的領(lǐng)導(dǎo)”作為“十四五”時期全國檔案事業(yè)五大基本原則之一。東西南北中，黨政軍民學(xué)，黨是領(lǐng)導(dǎo)一切的4。作為國有企業(yè)檔案管理的基礎(chǔ)工作，檔案信息化建設(shè)要始終堅持黨的領(lǐng)導(dǎo)，就是要把黨關(guān)于信息化建設(shè)的各項重要部署要求落實到檔案信息化建設(shè)的全過程、各環(huán)節(jié)。一方面，堅持黨的領(lǐng)導(dǎo)是國企檔案信息化建設(shè)的首要原則和根本保證，以黨的堅強有力領(lǐng)導(dǎo)助力國企檔案信息化建設(shè)正向、高效、穩(wěn)步地建設(shè)與發(fā)展。另一方面，以國企檔案信息化建設(shè)強化黨的全面領(lǐng)導(dǎo)。黨領(lǐng)導(dǎo)下的國企檔案在信息化建設(shè)的同時，也依托信息技術(shù)、國企檔案信息化建設(shè)，推進黨的領(lǐng)導(dǎo)在國企檔案領(lǐng)域的生動實踐，在黨的領(lǐng)導(dǎo)下以國企檔案建設(shè)積極推進中國式現(xiàn)代化。

2.2系統(tǒng)規(guī)劃原則[5]

國企檔案信息化建設(shè)是一項系統(tǒng)性工程。包括信息化建設(shè)需求分析、基礎(chǔ)狀況、總體框架（包括目標(biāo)任務(wù)、總體要求、建設(shè)思路）、信息平臺、系統(tǒng)應(yīng)用等?！稒n案法》第五章“檔案信息化建設(shè)”明確規(guī)定要求把檔案信息化建設(shè)納入各級政府信息化發(fā)展規(guī)劃；《檔案法實施條例》第五章“檔案信息化建設(shè)”第三十八條規(guī)定“國有企業(yè)應(yīng)當(dāng)將檔案信息化建設(shè)納人本單位信息化建設(shè)規(guī)劃”?！镀髽I(yè)檔案管理規(guī)定》也做出“將檔案信息化納人企業(yè)信息化總體規(guī)劃”的規(guī)定?？梢姡瑖髾n案信息化建設(shè)首先要堅持系統(tǒng)規(guī)劃原則，做好頂層規(guī)劃設(shè)計。系統(tǒng)規(guī)劃，就是要堅持公司“一盤棋”思想，服從政府信息化建設(shè)的統(tǒng)一部署，遵循檔案主管部門、國有企業(yè)檔案信息化建設(shè)的統(tǒng)一規(guī)范，以及國家、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，始終把國有企業(yè)檔案信息化建設(shè)與國有企業(yè)信息化建設(shè)，與國家信息化建設(shè)相銜接，堅持整體思維。

2.3協(xié)調(diào)發(fā)展原則

協(xié)調(diào)，即通過調(diào)整與配合，使不同主體或環(huán)節(jié)形成有機統(tǒng)一整體，最終達成預(yù)期目標(biāo)。國企檔案信息化建設(shè)要始終堅持協(xié)調(diào)發(fā)展原則，即國企檔案信息化建設(shè)要始終與社會信息需求、企業(yè)發(fā)展實際、信息技術(shù)發(fā)展相協(xié)調(diào)。首先，國企檔案信息化建設(shè)與社會信息需求相協(xié)調(diào)。國企檔案信息產(chǎn)生于國企生產(chǎn)、經(jīng)營、管理活動的方方面面，又反映并記錄這些方方面面，為社會所需要。這種需要與社會政治、經(jīng)濟、科學(xué)、技術(shù)、文化發(fā)展水平密切相關(guān)。因此，國企檔案信息化建設(shè)思路、理念、目標(biāo)要與社會信息需求相協(xié)調(diào)。其次，國企檔案信息化建設(shè)與企業(yè)發(fā)展實際相協(xié)調(diào)。國有企業(yè)檔案信息化建設(shè)需要投人一定經(jīng)費、提供必要場所、安排運維人員，這些都要與國企檔案數(shù)量和規(guī)模，以及信息化建設(shè)目標(biāo)相協(xié)調(diào)，既不是越“高大上”越好，也不是越“先進”越好，而要與國企生產(chǎn)、經(jīng)營、發(fā)展實際相協(xié)調(diào)，使國企能承受、得實惠。再次，國企檔案信息化建設(shè)與信息技術(shù)發(fā)展相協(xié)調(diào)。國企檔案信息化建設(shè)是檔案管理與信息技術(shù)相結(jié)合的產(chǎn)物，其規(guī)劃建設(shè)必須要與信息技術(shù)發(fā)展規(guī)律和特點相協(xié)調(diào)。例如，在信息網(wǎng)絡(luò)體系結(jié)構(gòu)、網(wǎng)絡(luò)軟硬件環(huán)境、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等，盡量選擇成熟度較高、穩(wěn)定性較強、適度超前的信息技術(shù)，使國企檔案信息化建設(shè)與信息技術(shù)發(fā)展步調(diào)相協(xié)調(diào)一致。

2.4安全可靠原則

《檔案法》“檔案信息化建設(shè)”專章中3次提及安全，在“監(jiān)督檢查”中也將信息安全保障情況作為監(jiān)督檢查的一項重要內(nèi)容。《檔案法實施條例》“檔案信息化建設(shè)”提出要使電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)符合數(shù)據(jù)安全、網(wǎng)絡(luò)安全規(guī)定，移交、接收電子檔案要符合安全管理要求，并進行安全性檢測等。安全性是國企檔案信息化建設(shè)的前提和基礎(chǔ)。信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在帶來數(shù)據(jù)共享、信息高效流通的同時，也帶來許多非傳統(tǒng)安全威脅。例如，計算機病毒攻擊、黑客入侵、系統(tǒng)癱瘓、非法訪問等?！稒n案法》賦予“電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案”“同等效力”“可以電子形式作為憑證使用”，但《檔案法》也對信息安全做出明確規(guī)定，要滿足“憑證使用”需要電子達到“來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)”等可靠標(biāo)準(zhǔn)，同時電子檔案移交要“符合安全管理要求”，要進行“安全性”檢測等。因此，國企檔案信息化建設(shè)于法于實際需要，都要始終堅持安全可靠原則。

3國企檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)實性

國企檔案信息化建設(shè)既是貫徹落實《檔案法》《檔案法實施條例》的要求，也是深化國企改革的現(xiàn)實要求，更是提升國企檔案工作質(zhì)量和效率、不斷增強國企市場競爭力的迫切要求。因此，要遵循國企檔案工作的特點規(guī)律，持續(xù)深化國企檔案信息化建設(shè)，以國企檔案信息化提升國企檔案的現(xiàn)代化。

3.1思想重視，強化頂層設(shè)計

根據(jù)《檔案法》《檔案法實施條例》《企業(yè)檔案管理規(guī)定》等法律法規(guī)的規(guī)定和要求，國企黨委要高度重視檔案信息化建設(shè)工作，把企業(yè)檔案信息化建設(shè)納入國有企業(yè)信息化建設(shè)的整體規(guī)劃，與企業(yè)其他業(yè)務(wù)同部署、同落實、同檢查、同考核。加強國企檔案信息化建設(shè)的頂層規(guī)劃設(shè)計，成立國企檔案信息化建設(shè)工作領(lǐng)導(dǎo)小組，小組成員包括辦公室、檔案室及其他業(yè)務(wù)部門，形成公司檔案信息化建設(shè)“一盤棋”，使檔案信息化建設(shè)更加的規(guī)范、科學(xué)、高效。

3.2打好基礎(chǔ)，加強軟硬件建設(shè)

《企業(yè)檔案管理規(guī)定》第五十三條規(guī)定，“具備條件的企業(yè)宜建設(shè)數(shù)字檔案館（室）”?！稒n案法》中提出企業(yè)要積極推進電子檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)等。檔案信息化軟硬件建設(shè)是國企檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)性工作，也是十分重要的一項工作。從軟件方面來看，要優(yōu)化適配檔案管理系統(tǒng)，完善檔案管理系統(tǒng)功能板塊，把數(shù)字檔案館（室）全面融入企業(yè)信息化轉(zhuǎn)型的發(fā)展戰(zhàn)略中。使國企檔案管理信息系統(tǒng)涵蓋檔案收集、整理、歸檔、鑒定、編研、統(tǒng)計等基本功能。另外，還要積極推進檔案管理系統(tǒng)與其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)有效銜接。將檔案信息化管理系統(tǒng)與人事管理、基建項目、辦公系統(tǒng)等結(jié)合起來，確保各個業(yè)務(wù)系統(tǒng)中的電子文件做到應(yīng)收盡收、應(yīng)歸盡歸。要加強硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，按照《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》《數(shù)字檔案館系統(tǒng)測試辦法》《推進數(shù)字檔案館建設(shè)實施辦法》等規(guī)定，加大國企檔案信息化建設(shè)資金的投人力度，配置相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)、終端、服務(wù)器、存儲及其他設(shè)備，為國企檔案信息化建設(shè)打牢基礎(chǔ)。

3.3信息整理，推動單軌制落實

《檔案法》明確規(guī)定電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力，可以以電子形式作為憑證使用，這為單軌制的落實提供了法律依據(jù)和工作方向。國有企業(yè)檔案信息化建設(shè)要始終圍繞“信息內(nèi)容”為中心，按照“增量電子化、存量數(shù)字化”原則，持續(xù)推動電子檔案內(nèi)容信息的采集、整理等基礎(chǔ)工作，嚴(yán)格實行單軌制。首先，要開展“存量數(shù)字化”工作，即委托具有檔案數(shù)字化專業(yè)資質(zhì)、擁有良好業(yè)績成果、豐富的檔案數(shù)字化工作經(jīng)驗的第三方專業(yè)機構(gòu)，協(xié)助國有企業(yè)進行檔案數(shù)字化信息采集，并按照要求及時將其上掛、傳輸?shù)綑n案管理信息系統(tǒng)。同時，也要按照“增量電子化”原則，將辦公業(yè)務(wù)系統(tǒng)、人事管理系統(tǒng)以及其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)中新產(chǎn)生的電子檔案，做好電子檔案收集、歸檔，按照檔案信息化管理要求，及時做好增量檔案電子化。同時，也要做好“四性”檢測，確保國企電子檔案來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)。要重點做好檔案信息化安全保障，從人防、物防、技防等方面，筑牢檔案信息化安全防線，確保國企檔案信息化的安全建設(shè)。

3.4人才培養(yǎng)，打造復(fù)合型隊伍《檔案法》第六條規(guī)定，要“加強檔案宣傳教育，增強全社會的檔案意識”。國企檔案信息化建設(shè)離不開高素質(zhì)、復(fù)合型的人才隊伍。既要熟悉國企檔案業(yè)務(wù)工作，也要掌握數(shù)字化、信息化技術(shù)應(yīng)用。為此，要把復(fù)合型人才隊伍作為國企檔案信息化建設(shè)的一項重要內(nèi)容。在人才引進方面，要根據(jù)國企檔案信息化建設(shè)工作的實際需要，通過社招、校招等形式，加大復(fù)合型人才隊伍的引進力度。此外，要重點做好現(xiàn)有檔案從業(yè)人員的教育培訓(xùn)力度。通過舉辦辯論賽、培訓(xùn)班、參觀學(xué)習(xí)，以及輸送優(yōu)秀業(yè)務(wù)骨干參加實踐鍛煉等方式，圍繞國企檔案信息化建設(shè)的實際需要，做好復(fù)合型人才隊伍的教育培養(yǎng)，為國企檔案工作提供優(yōu)秀的人才保障。

參考文獻

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作者簡介：姚林丹（1991.8—），大學(xué)學(xué)歷，漳州圓山發(fā)展有限公司助理館員、經(jīng)濟師，主要從事企業(yè)檔案管理研究。