重大活動(dòng)和重特大事件檔案工作策略研究

做好重大活動(dòng)和重特大事件檔案工作，既是檔案部門服務(wù)和推進(jìn)國(guó)家治理體系與治理能力現(xiàn)代化的時(shí)代要求，也是現(xiàn)階段落實(shí)“四個(gè)好”“兩個(gè)服務(wù)”總體目標(biāo)的具體實(shí)踐。中共中央辦公廳、國(guó)務(wù)院辦公廳《關(guān)于加強(qiáng)重特大事件檔案工作的通知》（以下簡(jiǎn)稱《通知》）以及國(guó)家檔案局《重大活動(dòng)和突發(fā)事件檔案管理辦法》（以下簡(jiǎn)稱《辦法》）的印發(fā)實(shí)施，都對(duì)重大活動(dòng)和重特大事件檔案工作提出了新的更高要求。

一、秦皇島市重大活動(dòng)和重特大事件檔案工作實(shí)踐概況

秦皇島市重大活動(dòng)和重特大事件檔案工作始于1990年，當(dāng)時(shí)市檔案館接收了第十一屆北京亞運(yùn)會(huì)帆船帆板競(jìng)賽檔案資料64卷，首次較為完整地留存了重大體育賽事檔案。此后，市檔案館通過(guò)檔案征集方式，開(kāi)始系統(tǒng)收集重要會(huì)議、文旅活動(dòng)、體育賽事等重大活動(dòng)和重特大事件檔案資料。2000年以后，工作模式升級(jí)，市檔案館主動(dòng)介人重大活動(dòng)，指導(dǎo)責(zé)任部門（承辦或應(yīng)對(duì)部門）做好檔案收集工作，并現(xiàn)場(chǎng)采集照片、音視頻檔案。2008年北京奧運(yùn)會(huì)期間，市檔案館以項(xiàng)目專班形式深度參與秦皇島賽區(qū)檔案工作，成功收集文書檔案4000余件、照片500余張、視頻30G。2022年以來(lái)，秦皇島市全面落實(shí)《通知》精神，建立了重大活動(dòng)檔案工作機(jī)制，明確了檔案主管部門、檔案館和責(zé)任部門的分工，使全市此項(xiàng)工作得到進(jìn)一步規(guī)范和提升。

經(jīng)過(guò)20余年的實(shí)踐，市級(jí)檔案部門開(kāi)展重大活動(dòng)和重特大事件檔案工作呈現(xiàn)出兩大特征。其一，需納人管理的年度重大活動(dòng)數(shù)量相對(duì)穩(wěn)定，影響范圍涵蓋區(qū)域性、國(guó)家性乃至世界性，內(nèi)容涉及會(huì)議會(huì)展、賽事活動(dòng)、紀(jì)念慶典及突發(fā)事件等。這些活動(dòng)具有數(shù)量多、級(jí)別跨度大、類型多元、內(nèi)容豐富、載體多樣的特點(diǎn)，給檔案的收集、管理和開(kāi)發(fā)利用帶來(lái)較大難度。其二，資源投人相對(duì)不足。受限于人員編制，普遍存在人力資源緊張、專業(yè)技術(shù)人員短缺的問(wèn)題。其中，經(jīng)費(fèi)有限導(dǎo)致檔案工作相關(guān)的設(shè)施設(shè)備落后、系統(tǒng)平臺(tái)更新滯后、購(gòu)買第三方服務(wù)困難。雖然各地問(wèn)題表現(xiàn)程度不同，但可利用資源有限是市級(jí)檔案部門面臨的主要困難之一，且短期內(nèi)難以有效解決。

二、重大活動(dòng)和重特大事件檔案工作現(xiàn)存問(wèn)題及成因

（一）重大活動(dòng)和重特大事件檔案工作實(shí)際納入清單管理比例較低

清單管理是《辦法》的一項(xiàng)創(chuàng)新性工作方法，“有利于充分發(fā)揮檔案主管部門的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)作用，有利于各地結(jié)合自身實(shí)際合理確定重大活動(dòng)和突發(fā)事件檔案管理范圍”?！掇k法》對(duì)檔案主管部門、檔案館、重大活動(dòng)和突發(fā)事件責(zé)任部門的工作職責(zé)進(jìn)行了清晰界定，并以條款形式明確重大活動(dòng)的四類范疇，具體包括重要會(huì)議、賽事活動(dòng)、紀(jì)念活動(dòng)和突發(fā)事件。但在實(shí)際工作中，檔案主管部門、責(zé)任部門和檔案館三者之間的信息不對(duì)稱和溝通不暢時(shí)有發(fā)生，重大活動(dòng)和突發(fā)事件檔案工作難以全覆蓋。檔案主管部門和檔案館不知道重大活動(dòng)和重特大事件的發(fā)生，責(zé)任部門不了解清單管理制度，不清楚是否應(yīng)納人清單管理，這導(dǎo)致重大活動(dòng)和重特大事件檔案工作應(yīng)納未納的現(xiàn)象經(jīng)常發(fā)生。由于缺乏可以量化的納人標(biāo)準(zhǔn)，檔案主管部門對(duì)某次活動(dòng)是否應(yīng)納入清單管理也會(huì)存在個(gè)體理解偏差，加之部分單位和部門檔案意識(shí)薄弱等主觀因素，進(jìn)一步降低了實(shí)際納入清單管理的比例。

（二）重大活動(dòng)和重特大事件檔案收集不全、結(jié)構(gòu)不合理

內(nèi)容齊全完整、結(jié)構(gòu)多元合理是記錄好重大活動(dòng)和重特大事件的要求，有利于對(duì)檔案的后續(xù)研究和利用。但在實(shí)際工作中存在四類突出問(wèn)題：一是注重收集辦公室發(fā)文而忽視其它職能部門文件，導(dǎo)致檔案不能記錄重大活動(dòng)和重特大事件的全部職能屬性；二是注重收集啟動(dòng)階段和收尾階段檔案而忽視中間過(guò)程中形成的檔案，導(dǎo)致檔案不能記錄重大活動(dòng)和重特大事件的全過(guò)程；三是注重收集文書檔案而忽視其它載體檔案，導(dǎo)致檔案記錄重大活動(dòng)和重特大事件的形式單一；四是注重責(zé)任部門收集檔案而忽視面向社會(huì)征集檔案，導(dǎo)致檔案記錄重大活動(dòng)和重特大事件的視角較為單一。

檔案收集不全、結(jié)構(gòu)不合理主要源于相關(guān)部門對(duì)檔案工作認(rèn)識(shí)不到位、部分工作人員業(yè)務(wù)能力不足。具體而言，責(zé)任部門的核心工作是組織好重大活動(dòng)，其注意力集中在活動(dòng)本身，容易產(chǎn)生重活動(dòng)效果輕檔案收集的現(xiàn)象；突發(fā)事件的應(yīng)對(duì)過(guò)程通常會(huì)占用幾乎所有可利用資源，很多時(shí)候確實(shí)難以兼顧檔案收集工作；重大活動(dòng)和重特大事件往往存在多個(gè)責(zé)任部門和內(nèi)部機(jī)構(gòu)，有時(shí)工作人員甚至可能是臨時(shí)抽調(diào)人員，主體的多元和人員的松散會(huì)影響檔案收集的最終效果[3；照片檔案、音視頻檔案和實(shí)物檔案的生成難度和收集要求均高于紙質(zhì)檔案，容易導(dǎo)致檔案缺失和收集比例偏小，從而影響了重大活動(dòng)和重特大事件檔案的完整和結(jié)構(gòu)合理

（三）重大活動(dòng)和重特大事件檔案開(kāi)發(fā)利用不充分

重大活動(dòng)和重特大事件檔案開(kāi)發(fā)利用程度，關(guān)乎檔案利用者滿意度和檔案工作對(duì)政府決策的支持度，并影響檔案價(jià)值的最終實(shí)現(xiàn)效果。

受檔案收集齊全程度、檔案數(shù)字化水平和檔案利用便捷程度等因素影響，重大活動(dòng)和重特大事件檔案的開(kāi)發(fā)利用形式較為傳統(tǒng)，多數(shù)仍停留在簡(jiǎn)單的查詢和借閱等層面，未能引起社會(huì)廣泛關(guān)注，限制了重大活動(dòng)和重特大事件檔案在更大范圍內(nèi)發(fā)揮作用；受經(jīng)費(fèi)影響，檔案部門主動(dòng)利用檔案進(jìn)行編研的積極性不高，檔案開(kāi)發(fā)利用成果轉(zhuǎn)化困難，檔案重保管輕利用的問(wèn)題較為突出；受技術(shù)和設(shè)備相對(duì)落后所限，很少有部門能利用大數(shù)據(jù)分析、人工智能等先進(jìn)技術(shù)手段對(duì)檔案信息進(jìn)行高效處理和智能開(kāi)發(fā)，深入挖掘檔案的內(nèi)涵和價(jià)值。

三、重大活動(dòng)和重特大事件檔案工作優(yōu)化策略

（一）細(xì)化清單管理制度，提高納入清單管理比例

拓寬重大活動(dòng)和重特大事件納入清單管理渠道，完善納入清單管理審核機(jī)制，實(shí)行重大活動(dòng)和重特大事件檔案工作事后評(píng)估制度，實(shí)現(xiàn)對(duì)重大活動(dòng)和重特大事件檔案工作的閉環(huán)管理。

在清單納入環(huán)節(jié)，不能僅僅依靠重大活動(dòng)和重特大事件責(zé)任部門向檔案主管部門進(jìn)行報(bào)備，檔案主管部門和檔案館也要主動(dòng)發(fā)現(xiàn)符合要求的重大活動(dòng)和重特大事件并及時(shí)納入清單管理，拓寬納入清單管理渠道，提高納入清單管理的比例。在清單確認(rèn)環(huán)節(jié)，檔案主管部門應(yīng)廣泛征求責(zé)任部門、檔案館和專家學(xué)者意見(jiàn)，兼顧地方實(shí)際情況和檔案工作的連續(xù)性，在應(yīng)納盡納的同時(shí)盡量避免納入范圍隨意擴(kuò)大，增加責(zé)任部門和檔案館工作負(fù)擔(dān)。在納入清單管理后，三類主體按照任務(wù)分工和《辦法》要求履行各自工作職責(zé)，責(zé)任部門有計(jì)劃有預(yù)案，做好檔案收集工作；檔案館做好檔案接收和征集工作，必要時(shí)要提前介入；檔案主管部門做好統(tǒng)籌協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)。最后，檔案主管部門應(yīng)對(duì)納入清單管理的重大活動(dòng)和重特大事件檔案工作完成情況進(jìn)行總結(jié)和評(píng)估，查找檔案工作中存在的問(wèn)題和漏洞，督促責(zé)任部門和檔案館做好整改。

（二）統(tǒng)籌協(xié)作、分類實(shí)施，確保檔案收集齊全完整

統(tǒng)籌協(xié)作、分類實(shí)施是重大活動(dòng)和重特大事件檔案工作的基本原則。責(zé)任部門是做好重大活動(dòng)和重特大事件檔案收集的第一責(zé)任人，要嚴(yán)格按照《辦法》要求建立“三合一”制度，履行檔案收集職責(zé)，確保重大活動(dòng)和重特大事件檔案齊全完整。

檔案館應(yīng)根據(jù)重大活動(dòng)和重特大事件的重要程度、工作周期、工作難度、檔案數(shù)量、突發(fā)性以及責(zé)任部門的檔案工作力量等因素，采取提供文本預(yù)案、培訓(xùn)指導(dǎo)、現(xiàn)場(chǎng)采集、面向社會(huì)征集和全面參與等不同模式介入重大活動(dòng)和重特大事件檔案收集工作。重要程度一般、工作難度較小的非突發(fā)性重大活動(dòng)和重特大事件，檔案館可以為責(zé)任部門提供文本預(yù)案和培訓(xùn)，指導(dǎo)其開(kāi)展檔案收集；重要程度較高、工作難度較大且責(zé)任部門檔案工作力量不足的重大活動(dòng)和重特大事件，檔案館在為責(zé)任部門提供文本預(yù)案和培訓(xùn)指導(dǎo)的基礎(chǔ)上，應(yīng)現(xiàn)場(chǎng)采集照片檔案、音視頻檔案，面向社會(huì)和大眾開(kāi)展檔案征集；重要程度較高、工作周期較長(zhǎng)、工作難度較大和責(zé)任部門檔案工作力量嚴(yán)重不足的重大活動(dòng)和重特大事件，檔案館可以項(xiàng)目小組的方式全面參與，協(xié)助責(zé)任部門開(kāi)展檔案收集，現(xiàn)場(chǎng)采集照片檔案、音視頻檔案，面向社會(huì)和大眾開(kāi)展檔案征集。如2008年秦皇島市檔案館派出3名工作人員全程參與北京奧運(yùn)會(huì)秦皇島賽區(qū)的檔案工作，取得了較好的工作效果。重要程度較高的突發(fā)性事件，檔案館應(yīng)指導(dǎo)責(zé)任部門做好相關(guān)檔案收集，側(cè)重面向社會(huì)和大眾開(kāi)展檔案征集。

（三）加強(qiáng)非紙質(zhì)載體檔案收集，促進(jìn)檔案載體的多樣化

重大活動(dòng)和重特大事件產(chǎn)生了大量的照片檔案、音視頻檔案和實(shí)物檔案等非紙質(zhì)載體檔案，這些檔案直觀、生動(dòng)、多視角地記錄著重大活動(dòng)和重特大事件。要尊重重大活動(dòng)和重特大事件檔案自身特點(diǎn)，深刻認(rèn)識(shí)非紙質(zhì)載體檔案的重要性，明確照片檔案、音視頻檔案和實(shí)物檔案收集要求，制定特殊載體檔案專項(xiàng)收集方案，必要時(shí)安排專人專項(xiàng)收集。開(kāi)展照片檔案、音視頻檔案和實(shí)物檔案收集和整理知識(shí)培訓(xùn)，提高責(zé)任部門收集水平和檔案整理的能力，掃清非紙質(zhì)載體檔案收集和整理的技術(shù)障礙。

協(xié)同聯(lián)動(dòng)，建立多維度的檔案收集渠道。責(zé)任部門負(fù)責(zé)收集重大活動(dòng)和重特大事件各部門產(chǎn)生的照片檔案、音視頻檔案和實(shí)物檔案，做到應(yīng)歸盡歸，應(yīng)收盡收。檔案館通過(guò)現(xiàn)場(chǎng)采集直接形成照片檔案、音視頻檔案，同時(shí)面向社會(huì)大眾開(kāi)展專項(xiàng)檔案征集，豐富和補(bǔ)充重大活動(dòng)和重特大事件檔案資源。

建立靈活的檔案移交機(jī)制，避免非紙質(zhì)檔案流失。根據(jù)重大活動(dòng)和重特大事件責(zé)任部門的組成情況、重大活動(dòng)和重特大事件檔案的自身特點(diǎn)，確定差異化的檔案移交時(shí)間節(jié)點(diǎn)。如列入檔案館接收范圍的，相關(guān)檔案可在本單位保管滿20年后向檔案館移交；未列入檔案館接收范圍的責(zé)任部門或責(zé)任部門是臨時(shí)機(jī)構(gòu)的，在重大活動(dòng)舉辦和重特大事件結(jié)束后6個(gè)月向檔案館移交相關(guān)檔案。鼓勵(lì)責(zé)任部門在重大活動(dòng)組織舉辦和重特大事件應(yīng)對(duì)處置工作結(jié)束的次年向檔案館移交照片檔案、音視頻檔案和實(shí)物檔案。

（四）多措并舉，提高重大活動(dòng)和重特大事件檔案利用效能

檔案館和責(zé)任部門一方面要為滿足社會(huì)對(duì)重大活動(dòng)和重特大事件檔案的利用需求創(chuàng)造便利條件，關(guān)注“不同部門、不同人員在不同階段對(duì)不同檔案的利用需要求”[4，編制檢索工具，搭建信息共享平臺(tái)，建立專題檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，簡(jiǎn)化檔案利用流程。另一方面還要克服資金和人員不足等困難，深挖重大活動(dòng)和重特大事件檔案價(jià)值，出版圖書、陳列展覽、制作專題片，主動(dòng)與社會(huì)和大眾共享重大活動(dòng)和重特大事件檔案研究成果。

重大活動(dòng)和重特大事件檔案的開(kāi)發(fā)利用需求在時(shí)間上并不是均勻分布的，檔案館和責(zé)任部門應(yīng)把握活動(dòng)和事件進(jìn)行時(shí)、結(jié)束后以及特定時(shí)間節(jié)點(diǎn)這三個(gè)關(guān)鍵時(shí)期，提高重大活動(dòng)和重特大事件檔案開(kāi)發(fā)利用效率。在重大活動(dòng)和重特大事件進(jìn)行時(shí)，利用檔案及時(shí)發(fā)布活動(dòng)信息，通過(guò)官方媒體和自媒體進(jìn)行傳播，滿足公眾對(duì)重大活動(dòng)和重特大事件信息的渴望，擴(kuò)大活動(dòng)的知名度和影響力。重大活動(dòng)和重特大事件結(jié)束后，利用檔案出版圖書、拍攝專題片或舉辦展覽，系統(tǒng)展示重大活動(dòng)和重特大事件處置的全過(guò)程和取得的成果，讓公眾對(duì)重大活動(dòng)有更加深入的了解，使活動(dòng)的影響力得以延續(xù)和深化。在重大活動(dòng)和重特大事件紀(jì)念日或其它特定時(shí)間節(jié)點(diǎn)，對(duì)檔案進(jìn)行再次研究和發(fā)掘，總結(jié)歷史經(jīng)驗(yàn)，講好中國(guó)故事，傳承歷史文脈，為堅(jiān)定文化自信發(fā)聲，為相關(guān)決策提供參考依據(jù)。

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基金項(xiàng)目：河北省檔案局科研立項(xiàng)項(xiàng)目“重大活動(dòng)和重特大事件檔案工作策略研究”（課題編號(hào)：2024-R-06）

作者單位：河北省地礦局第八地質(zhì)大隊(duì)秦皇島市撫寧區(qū)農(nóng)村衛(wèi)生健康服務(wù)中心秦皇島市檔案館（市方志辦）