基于大數(shù)據(jù)的事業(yè)單位辦公室文書檔案管理研究

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

文書檔案是事業(yè)單位開展日常工作的重要資料，通常文書檔案多產(chǎn)生于各類行政管理活動中，常見的文書檔案類型包括報告文件、決定、通知、信函、單位計劃總結及工作會議記錄等。近年來，隨著我國市場經(jīng)濟的快速發(fā)展，事業(yè)單位對于文書檔案管理質量也提出更高要求，如何對現(xiàn)有文書檔案管理模式加以轉型，提升文書檔案管理質量和效率是未來發(fā)展的關鍵。新時代，大數(shù)據(jù)技術的普及也為文書檔案管理提供了新思路，事業(yè)單位需要加強對大數(shù)據(jù)技術的運用，基于大數(shù)據(jù)技術打造智能化文書檔案管理體系，從而提高文書檔案管理水平，為事業(yè)單位的未來發(fā)展提供更好的保障。

一、文書檔案管理概述

1.文書檔案管理的主要內容

事業(yè)單位文書檔案管理工作的主要內容包括以下幾項：

文書檔案檢查。管理人員需要定期檢查所有文書檔案的完整性、是否配備封條和印章、審批記錄是否齊全等。確保文書檔案手續(xù)完整、內容正確真實。

（2）文書檔案的保存。傳統(tǒng)文書檔案多為紙質材料，容易在保存中受到環(huán)境影響導致?lián)p壞，如受潮、腐蝕等，管理人員需要定期檢查文書檔案，在避免文書檔案損壞、丟失的同時，還要及時更換文書檔案的保存位置。部分電子文書檔案需要管理人員定期做好檢查和備份，避免系統(tǒng)故障導致文書檔案丟失損壞。

（3）文書檔案流轉與利用。文書檔案是事業(yè)單位日常工作中的常用工具之一，在各部門流轉使用的過程中容易出現(xiàn)丟失、損壞等問題，因而管理人員需要對文書檔案有效管控，對文書檔案的借出、歸還做好記錄，并對文書檔案的使用規(guī)范嚴格管控，避免因使用問題導致文書檔案受損。

2.事業(yè)單位辦公室文書檔案管理的重要性

文書檔案管理對于事業(yè)單位而言具有至關重要的作用，良好的文書檔案管理能促進事業(yè)單位實現(xiàn)高質量發(fā)展。近年來，我國對事業(yè)單位文書檔案管理工作的要求標準越來越高，《中華人民共和國檔案法》為文書檔案管理工作提供了明確規(guī)范和標準，提升文書檔案管理質量能夠為事業(yè)單位的日常工作提供更好的保障。文書檔案中蘊含大量信息數(shù)據(jù)，如事業(yè)單位的歷史資料、工作記錄、業(yè)務信息數(shù)據(jù)以及發(fā)展決策數(shù)據(jù)等，通過對文書檔案的分析能為事業(yè)單位未來工作的開展提供數(shù)據(jù)參考，從而確保發(fā)展決策的科學性和合理性。除此之外，在日常工作中產(chǎn)生的成果、數(shù)據(jù)分析結果等也是采用文書檔案形式保存，因而通過文書檔案還能了解事業(yè)單位的既往工作內容及成果。對于事業(yè)單位而言，通過文書檔案能夠為業(yè)務開展和日常運營管理提供重要保障，事業(yè)單位應重視文書檔案管理，通過先進技術和管理理念提高文書檔案管理水平，從而為事業(yè)單位實現(xiàn)良性發(fā)展提供更好的助力。

二、選用案例概述

本文選用事業(yè)單位案例為鄄城縣第三人民醫(yī)院，鄄城縣第三人民醫(yī)院位于我國山東省菏澤市鄄城縣，是集醫(yī)療、預防、保健和康復為一體的一級甲等綜合醫(yī)院。目前，鄄城縣第三人民醫(yī)院現(xiàn)有在職職工人數(shù)為425人，離退休人員65人。有內科、疼痛科、神經(jīng)科、呼吸科、心內科、消化內科、骨外科、耳鼻喉科和康復科等多個診療科室，為當?shù)鼐用裉峁╊A防保健、健康教育、綜合診療及應急急救等醫(yī)療衛(wèi)生服務。由于鄄城縣第三人民醫(yī)院的科室數(shù)量、職工數(shù)量非常多，導致日常文書檔案管理工作繁重、壓力較大，如何針對現(xiàn)行文書檔案管理模式加以優(yōu)化轉型是鄄城縣第三人民醫(yī)院未來發(fā)展的重要內容。

三、事業(yè)單位辦公室文書檔案管理的現(xiàn)存問題

1.管理理念較為傳統(tǒng)

目前，我國事業(yè)單位還普遍存在文書檔案管理理念較為傳統(tǒng)的問題。雖然數(shù)字化管理近年來具有非常廣闊的發(fā)展前景，但部分事業(yè)單位仍然存在對數(shù)字化管理理念缺失的問題。部分事業(yè)單位受到傳統(tǒng)觀念的影響，導致對數(shù)字化管理的認知和了解程度遠遠不足，在實際管理中更多采用傳統(tǒng)管理思維和方法。同時，由于文書檔案管理工作不具備營利性，導致很多事業(yè)單位對文書檔案管理的重視度不高，撥付的資金和招募人才數(shù)量較少，阻礙了文書檔案管理的數(shù)字化轉型。而部分事業(yè)單位的文書檔案管理部門往往還存在人員結構不科學、人才老齡化等問題，由于對文書檔案管理人才的重視度不足，導致現(xiàn)有文書檔案管理人員年齡較大，對各類先進管理理念和技術難以有效應用實施，進而影響文書檔案管理水平，制約了事業(yè)單位的發(fā)展。

2.基礎管理設施落后

基礎設施落后同樣是部分事業(yè)單位文書檔案管理存在的問題之一。新時代，文書檔案管理數(shù)字化轉型成為未來發(fā)展的必然趨勢，很多經(jīng)濟水平較弱地區(qū)的事業(yè)單位采用的管理設施較為落后，也會影響文書檔案管理的質量。事業(yè)單位在日常工作中所產(chǎn)生的文書檔案非常多，對文書檔案的分類、保存以及分析等工作的任務量非常大，如果使用的設施性能不足就會嚴重影響文書檔案管理效率和質量。部分事業(yè)單位受限于財務能力導致基礎設施落后，從而影響文書檔案管理的高質量開展。除此之外，部分事業(yè)單位在文書檔案安全方面也存在不足。采用電子文書檔案雖然能夠有效提高管理質量和效率，但對于安全問題也提出更高的要求，一旦事業(yè)單位的文書檔案管理系統(tǒng)受到惡意攻擊和病毒破壞就會導致文書檔案丟失、損壞的概率升高，進而影響文書檔案的質量和安全。

3.管理人員素質不高

文書檔案管理工作對于管理人員的綜合能力具有一定要求，文書檔案管理人員不僅需要對管理工作具有清晰的認知，還需要具備較強的職業(yè)素養(yǎng)和業(yè)務能力，并對數(shù)字技術有一定了解，能夠熟練運用計算機等開展文書檔案的儲存、調閱、查詢和記錄等工作。但部分事業(yè)單位的文書檔案管理人員對于信息技術的了解較少，在既往文書檔案管理工作中從未接觸信息設備，無法熟練運用信息技術開展管理工作，甚至有時還會出現(xiàn)因操作失誤導致文書檔案文件損壞的情況。

4.信息化建設轉型較慢

構建信息化文書檔案管理模式是一項復雜、煩瑣的工作，不僅需要對現(xiàn)有管理制度和管理模式實行重塑，同時還要提升管理人員設置、優(yōu)化管理設備，由于涉及的內容較多，導致很多事業(yè)單位往往存在信息化轉型較慢的問題，部分事業(yè)單位雖然更換基礎設備設施，但沒有基于信息化管理理念對傳統(tǒng)管理模式加以變革，導致傳統(tǒng)管理模式與信息化管理匹配度不足，難以充分發(fā)揮信息化管理的價值和作用。

四、基于大數(shù)據(jù)的事業(yè)單位辦公室文書檔案管理策略

1.基于大數(shù)據(jù)技術構建文書檔案信息化管理體系

在大數(shù)據(jù)技術的影響下，事業(yè)單位應著力構建信息化管理體系，通過信息技術提高文書檔案管理的自動化、智能化程度，從而推動文書檔案管理體系實現(xiàn)轉型升級。在短時間內對海量數(shù)據(jù)展開篩選、分析是大數(shù)據(jù)技術的優(yōu)勢之一，基于大數(shù)據(jù)技術事業(yè)單位應當構建信息化管理體系，通過智能技術實現(xiàn)對文書檔案數(shù)據(jù)的整合利用，并通過數(shù)據(jù)交換功能實現(xiàn)數(shù)據(jù)的高效傳輸，有效保證文書檔案數(shù)據(jù)的完整性、實時性和精確性。在文書檔案的常規(guī)管理方面，通過大數(shù)據(jù)技術對不同文書檔案分類，根據(jù)文書檔案的年限、類型、功能以及屬性等相關因素精確分類，并在管理系統(tǒng)中對所有文書檔案編號，以便后續(xù)使用時能夠快速查詢。在深層管理層面，針對現(xiàn)有文書檔案資源需要通過大數(shù)據(jù)技術展開深度加工，如通過數(shù)據(jù)挖掘技術對所有同一類型的文書檔案資料展開篩查分析，從海量信息中挖掘潛藏價值并加以利用。通過大數(shù)據(jù)技術與人工智能技術結合，對不同文書檔案資料的內容開展分析，如事業(yè)單位的業(yè)務報告、記錄等，通過科技分析事業(yè)單位在各項業(yè)務開展中存在的問題，從而為后續(xù)決策改進提供數(shù)據(jù)支撐。

在文書檔案的利用管理方面，基于大數(shù)據(jù)技術能夠構建可視化數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，從而為相關人員提供“一站式”管理服務。以鄄城縣第三人民醫(yī)院為例，在構建管理系統(tǒng)時通過大數(shù)據(jù)技術能夠對所有文書檔案精確分類歸檔，并在實際使用中利用人工智能技術對訪問者的實際需求展開自動分析。例如，通過大數(shù)據(jù)技術識別文書檔案的訪問者，根據(jù)訪問者科室自動為其推送相關文書檔案資料的同時，還可以根據(jù)訪問者的查閱需求展開自動分析，從而生成分析結果便于訪問者直接利用，通過大數(shù)據(jù)技術提高對文書檔案資源的加工、利用水平，從而為各項業(yè)務工作開展和醫(yī)院發(fā)展決策提供數(shù)據(jù)支撐。

2.增加資金投入，完善基礎設備設施

在基礎設施方面，事業(yè)單位需要增加對大數(shù)據(jù)技術的投入資金，購置更多先進設備，以此來完善基礎設備設施，提升管理質量。例如，鄄城縣第三人民醫(yī)院在文書檔案管理系統(tǒng)中引進OCR技術，以此來實現(xiàn)對文書檔案內容的自動識別翻譯，通過先進技術有效縮短檔案校對、審核所需時間，提高了管理效率。在文書檔案的保存方面，鄄城縣第三人民醫(yī)院引進高速掃描儀和數(shù)據(jù)錄入終端技術，通過高速掃描儀能夠對紙質文檔材料快速掃描，而后通過數(shù)據(jù)錄入終端技術將掃描結果直接記錄在網(wǎng)絡數(shù)據(jù)庫中，以此來實現(xiàn)紙質文檔與電子文檔的快速轉換，從而提升文書檔案的適用性和便捷性。

在文書檔案的安全防護體系方面，鄄城縣第三人民醫(yī)院引進數(shù)字加密、數(shù)字簽名等加密技術，通過加密方式對所有文書檔案資料實行保護，為避免檔案資源外泄引發(fā)安全隱患，鄄城縣第三人民醫(yī)院采取數(shù)字加密技術對所有檔案資源實行保存，為醫(yī)院領導、管理部門人員下發(fā)訪問權限，其他科室的工作人員需要經(jīng)過審批后才能查閱文書檔案資料，以此來避免檔案內容被泄露。采用數(shù)字證書技術展開人侵檢測，通過數(shù)字證書技術查驗訪問者的網(wǎng)絡地址、賬戶名、證書編號和個人相關信息等，確保訪問者具有權限后才能正常查閱文書檔案資源。鄄城縣第三人民醫(yī)院的所有網(wǎng)絡均經(jīng)過防火墻保護，從源頭杜絕網(wǎng)絡威脅，以此來保證文書檔案的管理安全性。

工作得到高質量的開展落實，為文書檔案資源的管理和利用提供更好的保障。

以鄄城縣第三人民醫(yī)院為例，針對文書檔案的歸檔制定嚴格標準，所有借出的文書檔案在歸檔時務必經(jīng)過大數(shù)據(jù)系統(tǒng)審核。首先，由數(shù)據(jù)庫對檔案文件的真實性展開檢測。通過數(shù)據(jù)庫比對訪問與歸檔用戶是否相同、檔案文件的來源是否真實等。其次，通過大數(shù)據(jù)技術對歸檔文件的數(shù)據(jù)總量、內容和元數(shù)據(jù)展開對比，確保歸檔檔案文件的完整性。一旦對比中出現(xiàn)文件名稱、編號以及類別錯誤則立即發(fā)出警報告知管理人員及時處理。最后，計算機還能自動對文檔展開安全性檢測，檢測檔案文件內部數(shù)據(jù)是否存在隱藏病毒，避免歸檔后導致大數(shù)據(jù)系統(tǒng)故障。通過嚴格的管理制度為文書檔案資源安全性和利用質量提供更好的保障。

五、結束語

綜上所述，新時代國家對于事業(yè)單位的經(jīng)營發(fā)展提出更高要求，文書檔案管理作為事業(yè)單位日常工作的重要內容，需要事業(yè)單位加以重視，通過大數(shù)據(jù)技術對傳統(tǒng)管理模式加以優(yōu)化，提高文書檔案管理水平和利用質量。通過文書檔案為事業(yè)單位的發(fā)展決策和業(yè)務開展提供數(shù)據(jù)支撐，助力事業(yè)單位實現(xiàn)高質量、良性發(fā)展。

3.加強高素質文書檔案管理隊伍建設

加強對現(xiàn)有文書檔案管理人員的專業(yè)培訓，培訓內容以轉變管理意識、提高業(yè)務能力為主，推動現(xiàn)有管理模式實現(xiàn)現(xiàn)代化轉型。在轉變管理意識層面，定期組織培訓或學習會議，邀請專業(yè)人士或表現(xiàn)突出的員工開展指導培訓，幫助現(xiàn)有員工了解大數(shù)據(jù)技術的優(yōu)勢，同時通過專業(yè)人士的講解幫助檔案管理人員學習先進的管理經(jīng)驗和技術，激發(fā)創(chuàng)新思維。在業(yè)務能力培訓中則以實踐學習為主，讓所有管理人員親自操作大數(shù)據(jù)系統(tǒng)，幫助管理人員快速掌握大數(shù)據(jù)操作方法及要點。同時，事業(yè)單位還可以制定激勵政策，將管理能力作為績效考核指標之一，或將管理能力列入職稱評定中，以此來激發(fā)管理人員的學習積極性，端正學習態(tài)度，為事業(yè)單位打造高素質、高能力管理人才隊伍提供助力。

4.基于發(fā)展需求，明確信息化文書檔案的管理制度

在文書檔案管理模式變革后，事業(yè)單位同時也要對管理制度加以革新，確保文書檔案管理模式與制度的適配性。在文書檔案管理制度中加強標準規(guī)范考察，明確文書檔案管理的各項操作規(guī)范，如明確文書檔案的審批流程、借閱流程、審核流程、書寫規(guī)范、簽訂內容和歸檔方式等相關內容，確保檔案管理的規(guī)范化程度。除此之外，針對文書檔案管理部門的日常工作也需要考核，通過管理制度對所有管理人員實行嚴格約束，確保管理

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作者單位：鄄城縣第三人民醫(yī)院