信息化環(huán)境下加強(qiáng)醫(yī)院實物檔案管理與利用的探討

在信息化環(huán)境下，醫(yī)院的運(yùn)營與管理模式不斷創(chuàng)新。實物檔案作為醫(yī)院重要的資料，是醫(yī)院不同階段產(chǎn)生的重要文書檔案的補(bǔ)充，也是醫(yī)院發(fā)展的見證1。在信息技術(shù)的影響下，醫(yī)院實物檔案管理開始朝著精細(xì)化方向發(fā)展，檔案的利用率明顯提升，真正發(fā)揮實物檔案的價值，為醫(yī)院各項工作展開提供支持。與其他類型檔案相比，醫(yī)院實物檔案管理存在收集不全面、缺少完善管理規(guī)范等問題。因此，在實際工作中還應(yīng)結(jié)合具體問題，健全實物檔案的管理機(jī)制，加強(qiáng)對信息技術(shù)的應(yīng)用，提高實物檔案管理人員的工作水平，才能提高實物檔案利用的價值，推動醫(yī)院檔案管理朝著規(guī)范化、現(xiàn)代化方向發(fā)展。

1醫(yī)院實物檔案的特點

實物檔案是醫(yī)院檔案資源的重要組成，更是醫(yī)院的寶貴財產(chǎn)，是文書檔案的佐證與補(bǔ)充。與其他類型檔案不用，醫(yī)院實物檔案特點顯著，總結(jié)有以下幾點：第一，記錄性。在醫(yī)院運(yùn)營發(fā)展過程中，在科研、教學(xué)、醫(yī)療等方面產(chǎn)生了可以反應(yīng)成果的實物檔案，是最原始的記錄。第二，多樣性。醫(yī)院實物檔案十分多樣，包括各種獎杯證書、患者贈送的錦旗、收藏的名人字畫、有價值的醫(yī)療設(shè)備等2。實物檔案可以是金銀銅鐵也可以是玻璃水晶，檔案的大小形狀也各不相同，有著多樣性特點。第三，直觀性。與文書檔案不同，文書檔案以紙為載體，需要通過閱讀分析才能體現(xiàn)價值，而實物檔案可以直觀地反映出價值與意義。第四，歸檔時間不固定。實物檔案與其他形式的檔案有著明顯的歸檔時間區(qū)別，很多醫(yī)院的實物檔案是由不同科室保管的，可以定期移交給檔案管理部門，也可以接收以后直接移交。

2信息化環(huán)境下加強(qiáng)醫(yī)院實物檔案管理與利用的必要性

2.1有助于提高管理效率，保障資料安全

傳統(tǒng)的實物檔案管理方式相對煩瑣，對人力依賴較大，在實際工作中很容易因流程復(fù)雜出現(xiàn)人為失誤。而開展信息化管理能夠進(jìn)一步提升管理效率。通過電子掃描技術(shù)將實物檔案資源數(shù)字化，有助于減少存儲空間，方便資料的存儲和管理。同時在后續(xù)工作中，管理人員只需輸入編碼即可搜索和查詢檔案資料，大大提高了檔案資料的利用效率。此外加強(qiáng)醫(yī)院實物檔案管理還能避免檔案受到損害，通過采用密鑰技術(shù)、訪問限制技術(shù)和數(shù)據(jù)加密技術(shù)，能確保檔案數(shù)據(jù)資料的安全，防止非法訪問以及信息被泄露3]

2.2有利于實現(xiàn)資源共享，推動醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展

信息化背景下醫(yī)院實物檔案管理與利用可以讓實物檔案資源在信息化平臺上完成集成化管理，促進(jìn)檔案資源的多元化應(yīng)用和共享交流，能夠更好地服務(wù)于醫(yī)療、科研等工作。在信息化技術(shù)的支持下，醫(yī)院實物檔案利用率明顯提升，能夠為醫(yī)院諸多業(yè)務(wù)的展開提供資料支持，有助于推動醫(yī)院整體管理水平的提高。

3信息化環(huán)境下醫(yī)院實物檔案管理與利用存在的問題

3.1缺少實物檔案整體管理規(guī)范

醫(yī)院的檔案需要嚴(yán)格按照國家檔案局的相關(guān)規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)展開管理工作。例如，醫(yī)院的文書檔案管理需要根據(jù)《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》展開管理，但關(guān)于醫(yī)院實物檔案的管理卻缺少相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范，只有《印鑒管理制度》，對其他實物檔案的管理規(guī)范沒有明確要求4。制度的不完善容易導(dǎo)致醫(yī)院實物檔案管理缺少統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，在實物檔案的收集與保管中常常出現(xiàn)遺漏，導(dǎo)致管理水平不佳，實物檔案利用率不高。

3.2實物檔案管理信息化建設(shè)不足

在信息化背景下，現(xiàn)今各行各業(yè)利用信息技術(shù)實現(xiàn)了運(yùn)營與管理的升級。但是在醫(yī)院實物檔案管理中卻存在信息化建設(shè)不足的問題，管理層對于實物檔案管理認(rèn)識不到位，導(dǎo)致信息化建設(shè)進(jìn)程緩慢。沒有將實物檔案管理與信息技術(shù)相結(jié)合，仍舊采用傳統(tǒng)管理模式，導(dǎo)致實物檔案收集不全面，沒有跟上醫(yī)院整體發(fā)展的進(jìn)程。實物檔案管理工作效率不高，缺少信息化設(shè)備，使用的系統(tǒng)程序陳舊，對于信息化轉(zhuǎn)型十分不利。

3.3檔案管理人員的能力素養(yǎng)待提升

實物檔案管理是一項非常復(fù)雜的工作，所涉及的信息量巨大，除了收集信息外，還要進(jìn)行分類、整理和甄別，篩選出有用的信息，去除無用的信息。在這個過程中，需要耗費較大的時間和精力，如果其中一個環(huán)節(jié)出現(xiàn)失誤，就會為后續(xù)的工作帶來影響。在信息化背景下，醫(yī)院實物檔案管理的開展需要管理人員具備更高的能力與素養(yǎng)，才能滿足檔案收集、歸檔等工作的要求。但是現(xiàn)階段醫(yī)院實物檔案管理人員的能力與素養(yǎng)明顯不足，部分管理人員身兼數(shù)職，既要服務(wù)紙質(zhì)文書檔案，又要負(fù)責(zé)實物檔案，對實物檔案管理的專業(yè)知識了解不足，而醫(yī)院又缺少相關(guān)培訓(xùn)，管理人員都是按照以往的經(jīng)驗展開工作，不具備信息意識，對信息技術(shù)掌握不足，沒有將實物檔案管理工作推向信息化方向，導(dǎo)致管理方式老舊單一，實物檔案管理效果不理想，沒能發(fā)揮作用價值，為醫(yī)院工作的開展提供支持。

4信息化環(huán)境下醫(yī)院實物檔案管理與利用方法

4.1建立健全的實物檔案管理機(jī)制

在信息化環(huán)境下，醫(yī)院實物檔案管理與利用還需要建立健全的實物檔案管理機(jī)制。在原有管理機(jī)制的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步結(jié)合《檔案法》《印章管理規(guī)范》《檔號編制規(guī)則》等相關(guān)法規(guī)規(guī)范的要求，制定醫(yī)院實物檔案管理制度和標(biāo)準(zhǔn)，并且要充分結(jié)合信息化環(huán)境，融人信息技術(shù)元素。

4.1.1明確規(guī)定實物檔案歸檔范圍與保管期限。歸檔范圍包括醫(yī)院不同階段、各項活動中產(chǎn)生的獎杯獎牌、榮譽(yù)證書等，醫(yī)院在科研教學(xué)活動中用過的印章、牌匾等有保存意義的實物等。保管期限則要分為定期和永久，省級或以上單位頒發(fā)的榮譽(yù)證書、獎杯等，經(jīng)過公安機(jī)關(guān)審批刻制的印章、醫(yī)院使用過的牌匾以及在重要活動中獲得的具有加大收藏價值的實物，檔案管理部門需要對其永久保存。省級以下單位頒發(fā)的證書或獎杯，以及醫(yī)院內(nèi)部使用的沒有經(jīng)過審批的失效印章，醫(yī)院在對外活動中獲得的禮品等等應(yīng)為定期保存。

4.1.2醫(yī)院還需做好實物檔案的收集工作。在醫(yī)院的實物檔案管理中，很多時候，這些實物存放在各個部門，沒有移交到檔案管理部，也有部分直接在醫(yī)院進(jìn)行展示，這就加大了實物檔案管理的難度。因此，在制度完善過程中，醫(yī)院要明確規(guī)定實物檔案收集的期限。醫(yī)院檔案管理部門可以利用信息技術(shù)，對實物檔案進(jìn)行編碼處理，通過掃碼能夠獲得相應(yīng)信息，便于及時移交、定期收集7。醫(yī)院應(yīng)對實物檔案的保存時間進(jìn)行明確規(guī)定，以季度為期限，各部門、科室保管一季度后移交至檔案管理部門。檔案管理部門也可以利用信息系統(tǒng)查詢，了解實物檔案保管的情況，主動收集。針對一些特殊的實物檔案，如果不能根據(jù)時間規(guī)定移交，那么則需要到檔案管理部門登記，填寫表格、完善信息，將其數(shù)字化處理后展開管理。

4.1.3應(yīng)嚴(yán)格落實實物檔案管理制度。明確醫(yī)院實物檔案的分類方法，如獎杯類別代碼為A、獎狀類別代碼為B、印章類別代碼為C。明確分類以后需要編制檔號，并且制作好標(biāo)簽。如以年度分類的實物檔案，其檔號就應(yīng)該表示為：實物類別代碼-年度-保管期限-件號。檔案的標(biāo)簽上則需要明確標(biāo)出檔案的名稱、授予單位、接收時間，并且將其張貼在顯眼位置。為了保障實物檔案的安全性，提高使用壽命，還需要在實物檔案庫中配備高質(zhì)量的硬件設(shè)施，根據(jù)醫(yī)院檔案保管科要求定期檢查。實物檔案上架時需要嚴(yán)格按照實物檔案分類方法擺放，這樣后期查找使用時更加方便。管理人員需要定期檢查，查閱保管數(shù)量和質(zhì)量，保障實物檔案的安全性，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)問題及時處理。

4.2加強(qiáng)實物檔案數(shù)字化建設(shè)及管理

在信息技術(shù)快速發(fā)展的時代背景下，醫(yī)院需要根據(jù)國家檔案局在2022年7月1日發(fā)布的《實物檔案數(shù)字化規(guī)范》，加強(qiáng)實物檔案數(shù)字化建設(shè)與管理，提高實物檔案室的建設(shè)力度，加大經(jīng)費投入，用于購買先進(jìn)的硬件及軟件設(shè)備，為實物檔案管理提供支持，用科技的力量推動實物檔案管理由人工管理逐漸朝著數(shù)字化管理方向發(fā)展。

4.2.1醫(yī)院需要加強(qiáng)實物檔案數(shù)字化場地建設(shè)，展開合理布局，注意實物檔案的防水、防火要求。根據(jù)實物檔案數(shù)字化管理要求配備掃描儀、照相機(jī)等設(shè)備，安裝數(shù)字化管理系統(tǒng)，配備相應(yīng)的管理軟件，購買實物檔案修復(fù)工具。

4.2.2醫(yī)院實物檔案數(shù)字化管理分為數(shù)字化前處理、數(shù)字化采集、數(shù)字化后影像處理。檔案管理人員展開數(shù)字化前處理時應(yīng)做好檢查工作，如果檔案有破損的情況需要加固處理，必要時還需要修復(fù)。在展開數(shù)字化采集過程中應(yīng)該以實物檔案的類別、保管期限為基礎(chǔ)，選擇合適的數(shù)字化方法和使用的設(shè)備。在采集時還要保障數(shù)字化的質(zhì)量，可以通過設(shè)置參數(shù)進(jìn)行調(diào)整。比如，常見的獎狀、榮譽(yù)證書等實物檔案最適合用平面掃描。如果是一些立體形狀的檔案，比如獎杯、獎牌則可以使用數(shù)碼拍照或者三維掃描。在數(shù)字化采集以后需要對影像進(jìn)行糾正和裁剪，滿足檔案保存的尺寸、質(zhì)量要求，便于后期使用[9]。

4.2.3數(shù)字化采集完成以后要給實物檔案的數(shù)字影像進(jìn)行歸類和整理。要保障數(shù)字化處理后的檔案數(shù)量與實際數(shù)量相一致。檢查完成以后驗收入庫。醫(yī)院應(yīng)該成立驗收小組，對數(shù)字化實物檔案的影像、參數(shù)、命名進(jìn)行檢查驗收，如果出現(xiàn)問題及時糾正，保障合格以后才能入庫。

4.3提升實物檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)

在醫(yī)院實物檔案管理過程中，要想進(jìn)一步提高管理效率，就要將實物檔案管理落實到具體的人身上。要優(yōu)化當(dāng)前檔案管理隊伍，多引進(jìn)一些復(fù)合型人才，提升管理效果[10]。實物檔案管理工作專業(yè)性較強(qiáng)，尤其是在信息化時代背景下，隨著工作范圍與職責(zé)的拓展，實物檔案管理與利用難度不斷加大。實物檔案的收集、加工、整理工作在信息技術(shù)的支持下變得更加高效。實物檔案管理進(jìn)入信息化時代后，工作人員也要樹立信息意識和服務(wù)意識。在信息的收集、處理、利用等方面凸顯服務(wù)意識，優(yōu)化擴(kuò)展工作內(nèi)容，進(jìn)一步提高工作質(zhì)量，為醫(yī)院各項工作的開展提供檔案支持。而醫(yī)院也應(yīng)結(jié)合行業(yè)發(fā)展變化，在實際工作中一定要讓具有專業(yè)管理經(jīng)驗的人勝任檔案管理工作[11。在信息化時代背景下，資源大爆發(fā)、信息傳播速度更快，也正是這一特點，讓醫(yī)院實物檔案管理工作迎來了新的機(jī)遇。作為實物檔案管理人員，需要有善于學(xué)習(xí)、善于總結(jié)的能力，能夠?qū)⒗碚撝R轉(zhuǎn)化為工作經(jīng)驗，用發(fā)展的眼光看待行業(yè)變化，有創(chuàng)新意識，勇于嘗試和突破，才能為實物檔案管理創(chuàng)新工作奠定基礎(chǔ)。醫(yī)院還要為實物檔案管理人員提供系統(tǒng)培訓(xùn)的機(jī)會，使其學(xué)習(xí)更多先進(jìn)的理念和管理方法，能夠履行好自己的職責(zé)。加強(qiáng)對信息技術(shù)、大數(shù)據(jù)知識的學(xué)習(xí)，使其能夠進(jìn)一步推動醫(yī)院實物檔案數(shù)字化建設(shè)。

醫(yī)院實物檔案作為檔案管理的重要內(nèi)容，在醫(yī)療改革不斷深化的背景下受到廣泛重視。實物檔案是文書檔案的補(bǔ)充與延伸，更是醫(yī)院不同階段、重要時期的資料見證，對于建立醫(yī)院文化、推動醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展有著十分積極的作用。在信息化背景下醫(yī)院實物檔案管理與利用仍舊存在一些問題亟待解決，像缺少實物檔案整體管理規(guī)范、信息化建設(shè)不足、管理人員專業(yè)能力不夠等等。為了有效解決這些問題，還需要建立健全的實物檔案管理機(jī)制，加強(qiáng)實物檔案數(shù)字化建設(shè)及管理，提升實物檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)。只有這樣才能提高管理效率，保障資料安全。實現(xiàn)資源共享，推動醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展。

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作者簡介：韓姍珊（1991—），大學(xué)學(xué)歷，中南大學(xué)湘雅醫(yī)學(xué)院附屬?？卺t(yī)院館員，研究方向：檔案管理。