探討不動(dòng)產(chǎn)檔案管理中的利用與保密策略

從廣義上看，不動(dòng)產(chǎn)檔案管理主要是從館藏結(jié)構(gòu)、人員結(jié)構(gòu)、管理模式、技術(shù)手段、服務(wù)手段和硬件設(shè)施等方面開(kāi)展的。在社會(huì)結(jié)構(gòu)變遷和新技術(shù)更迭換代的影響下，不動(dòng)產(chǎn)檔案的服務(wù)利用和安全體系建設(shè)，直接關(guān)系到不動(dòng)產(chǎn)信息登記、查詢(xún)，影響著人民群眾的獲得感]。檔案管理部門(mén)要從時(shí)代發(fā)展和人民群眾的需求出發(fā)，加強(qiáng)數(shù)智技術(shù)與檔案管理的有機(jī)結(jié)合，創(chuàng)新思路、更新觀念、推進(jìn)檔案利用體系和安全體系現(xiàn)代化，服務(wù)好中心大局和人民群眾。

1信息化條件下做好不動(dòng)產(chǎn)檔案管理中的利用與保密的重要性

1.1不動(dòng)產(chǎn)檔案股管理走向現(xiàn)代化治理的必然選擇

做好不動(dòng)產(chǎn)檔案管理中的利用與保密是釋放信息化動(dòng)能、推進(jìn)檔案走向現(xiàn)代化治理的必然選擇。一方面，沒(méi)有信息化就沒(méi)有現(xiàn)代化，信息化是“四化”同步發(fā)展的加速器、催化劑。進(jìn)入新時(shí)代，新技術(shù)革命方興未艾，不動(dòng)產(chǎn)檔案管理要從戰(zhàn)略全局出發(fā)，深刻把握新技術(shù)優(yōu)勢(shì)，將信息技術(shù)貫穿檔案治理發(fā)展各領(lǐng)域全過(guò)程，以治理新成效賦能檔案利用。另一方面，走向現(xiàn)代化是檔案工作的題中之義。不動(dòng)產(chǎn)檔案關(guān)系民生，在推進(jìn)中國(guó)式現(xiàn)代化事業(yè)發(fā)展中發(fā)揮著基礎(chǔ)性、保障性作用。管理部門(mén)要立足于現(xiàn)代化建設(shè)的內(nèi)涵和基本特征，重塑管理技術(shù)方式和技術(shù)生態(tài)，加強(qiáng)流程再造，以檔案利用體系和安全體系建設(shè)的高質(zhì)量賦能民生事業(yè)發(fā)展。

1.2不動(dòng)產(chǎn)檔案管理發(fā)揮服務(wù)與擔(dān)當(dāng)職能的必然選擇

做好不動(dòng)產(chǎn)檔案管理的利用與保密是服務(wù)人民群眾、展現(xiàn)部門(mén)擔(dān)當(dāng)?shù)谋厝贿x擇。信息化為我國(guó)搶占新一輪發(fā)展制高點(diǎn)、構(gòu)筑國(guó)際競(jìng)爭(zhēng)新優(yōu)勢(shì)提供了有利契機(jī)。當(dāng)前，數(shù)智技術(shù)的發(fā)展從根本上改變了檔案管理的治理方式，開(kāi)啟了新的具有革命性、全局性的檔案管理新時(shí)代，不動(dòng)產(chǎn)檔案的服務(wù)方式、利用途徑、保管模式都發(fā)生了根本性變革。面向新時(shí)代，檔案管理部門(mén)要善于從時(shí)代發(fā)展找答案，把握大勢(shì)、主動(dòng)作為、搶抓機(jī)遇，充分發(fā)揮技術(shù)在檔案資源配置中的關(guān)鍵作用，充分利用海量檔案數(shù)據(jù)資源、豐富應(yīng)用場(chǎng)景，把檔案價(jià)值最大化，更好地提高為人民群眾服務(wù)的能力，為經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展提供有力支撐。

1.3不動(dòng)產(chǎn)檔案管理提高治理能力與體系現(xiàn)代化的必然選擇

做好不動(dòng)產(chǎn)檔案管理的利用與保密是檔案治理能力和治理體系現(xiàn)代化的必然選擇?！稊?shù)字中國(guó)戰(zhàn)略》指出，要善于運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和信息化手段開(kāi)展工作。信息技術(shù)是檔案工作新的“加速器”和“壓艙石”，在市場(chǎng)化加速演進(jìn)的條件下，信息化轉(zhuǎn)型是不動(dòng)產(chǎn)檔案工作發(fā)展的關(guān)鍵路徑，尤其是人工智能、大數(shù)據(jù)、區(qū)塊鏈等技術(shù)的飛速發(fā)展，更為新時(shí)代檔案利用與保密帶來(lái)了前所未有的發(fā)展機(jī)遇。著力推動(dòng)檔案工作實(shí)現(xiàn)質(zhì)的發(fā)展，管理部門(mén)要用好新技術(shù)、新動(dòng)能優(yōu)勢(shì)，釋放技術(shù)紅利，激活潛在要素，以數(shù)智化推進(jìn)檔案服務(wù)邁上新臺(tái)階。

2數(shù)字化時(shí)代不動(dòng)產(chǎn)檔案利用與保密存在的風(fēng)險(xiǎn)

2.1信息泄露丟失的風(fēng)險(xiǎn)

不動(dòng)產(chǎn)檔案涉及個(gè)人信息、財(cái)產(chǎn)情況等隱私?！稒n案法》規(guī)定，必須遵守相關(guān)法律法規(guī)，確保個(gè)人信息安全。但是隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的更新?lián)Q代，個(gè)人信息安全問(wèn)題突出。一是竊密技術(shù)的升級(jí)。網(wǎng)絡(luò)黑客利用新的技術(shù)手段，如網(wǎng)絡(luò)釣魚(yú)、社交工程、惡意軟件，非法竊取不動(dòng)產(chǎn)檔案中的關(guān)鍵信息。這些數(shù)據(jù)的泄露具有隱蔽性特點(diǎn)，為信息保護(hù)帶來(lái)更大的挑戰(zhàn)[2。二是系統(tǒng)軟件的漏洞。不動(dòng)產(chǎn)檔案管理系統(tǒng)的防護(hù)能力不足，易造成信息的完整性和可用性降低。攻擊者利用系統(tǒng)漏洞、非法訪(fǎng)問(wèn)、篡改和刪除電子檔案，造成檔案的真實(shí)性受損，帶來(lái)不可挽回的損失。三是保密意識(shí)有待提升。檔案人員對(duì)外部風(fēng)險(xiǎn)認(rèn)識(shí)不夠深刻，保密培訓(xùn)體系與力度不健全，如權(quán)限分配不夠嚴(yán)謹(jǐn)、敏感數(shù)據(jù)處于無(wú)保護(hù)狀態(tài)等，為信息非法交易埋下隱患。

2.2技術(shù)防護(hù)不足的風(fēng)險(xiǎn)

數(shù)據(jù)備份是《檔案法》和《電子檔案管理辦法》的規(guī)定和要求，也是檔案利用與保密的基石，其目的是防止原始數(shù)據(jù)的丟失，以便在緊急情況下快速恢復(fù)。但是受多種因素影響，不動(dòng)產(chǎn)檔案異地異質(zhì)備份工作開(kāi)展力度不夠，存在備份政策執(zhí)行不到位、備份設(shè)備不達(dá)標(biāo)等問(wèn)題，嚴(yán)重影響了原始數(shù)據(jù)的保護(hù)質(zhì)量。同時(shí)，身份認(rèn)證和訪(fǎng)問(wèn)機(jī)制建設(shè)也存在漏洞，如認(rèn)證機(jī)制存在憑證偽造、非法操作的風(fēng)險(xiǎn)，非法侵入者能夠輕而易舉地復(fù)制、瀏覽、刪除檔案數(shù)據(jù)。

2.3利用渠道狹窄的風(fēng)險(xiǎn)

在“互聯(lián)網(wǎng) + 政務(wù)服務(wù)”的推動(dòng)下，信息技術(shù)賦能檔案利用的效果顯著。但是，不動(dòng)產(chǎn)檔案服務(wù)的技術(shù)應(yīng)用仍顯滯后。區(qū)域內(nèi)檔案資源共享不夠，不動(dòng)產(chǎn)檔案互聯(lián)互通水平較低，部門(mén)間各自為政現(xiàn)象突出。掌上查詢(xún)或者某信公眾號(hào)查詢(xún)功能有待提升，權(quán)利人網(wǎng)絡(luò)查詢(xún)內(nèi)容較為簡(jiǎn)單，不能滿(mǎn)足辦理業(yè)務(wù)需要。不動(dòng)產(chǎn)檔案資源單一，結(jié)構(gòu)不合理。不動(dòng)產(chǎn)統(tǒng)一登記制度實(shí)施前形成的土地登記檔案、林漁牧等登記檔案數(shù)字化低，尚未實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化查詢(xún)利用。檔案服務(wù)理念滯后，服務(wù)模式較為被動(dòng)。隨著政務(wù)服務(wù)和社會(huì)精細(xì)化管理的要求，不動(dòng)產(chǎn)檔案的需求呈現(xiàn)多樣化趨勢(shì)，要求管理部門(mén)以利用者為核心，打造不動(dòng)產(chǎn)多元化的服務(wù)模式，但從實(shí)踐來(lái)看，檔案利用模式還不夠開(kāi)放，檔案管理部門(mén)與社會(huì)服務(wù)結(jié)構(gòu)的聯(lián)系不夠緊密，檔案管理走向開(kāi)放力度需要提升。

2.4治理體系不健全的風(fēng)險(xiǎn)

檔案利用與安全建設(shè)尚未提升到應(yīng)有的高度，對(duì)不動(dòng)產(chǎn)檔案管理的“技術(shù)論”存在依靠性，忽視了制度、人員與教育培訓(xùn)的重要性。一是檔案管理制度柔性不足。多數(shù)單位檔案管理制度更新不及時(shí)，特別是對(duì)安全建設(shè)規(guī)范性不強(qiáng)，難以發(fā)揮制度的引領(lǐng)作用。對(duì)新常態(tài)下檔案治理問(wèn)題的應(yīng)對(duì)能力較弱，無(wú)法從實(shí)踐中汲取有益的治理經(jīng)驗(yàn)。二是檔案教育培訓(xùn)力度欠缺。人員素質(zhì)提升依靠上級(jí)指導(dǎo)的多、結(jié)合自身實(shí)際的少，難以跟上時(shí)代發(fā)展的步伐。三是資金投入有差距。不動(dòng)產(chǎn)檔案安全防護(hù)體系的投人有待強(qiáng)化，系統(tǒng)的兼容性不足，需要瞄準(zhǔn)科技發(fā)展前沿與態(tài)勢(shì)進(jìn)行系統(tǒng)化改造。

3信息化條件下不動(dòng)產(chǎn)檔案管理的利用策略

新技術(shù)環(huán)境下，提升不動(dòng)產(chǎn)檔案利用效率和質(zhì)量，需要主動(dòng)適應(yīng)新技術(shù)與新業(yè)態(tài)。因此，管理部門(mén)要明晰檔案治理思路，樹(shù)立大數(shù)據(jù)觀念，充分認(rèn)識(shí)不動(dòng)產(chǎn)檔案的特殊性和意義，激活新技術(shù)應(yīng)用潛能，提高檔案的開(kāi)發(fā)與共享水平。

3.1建設(shè)不動(dòng)產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，提高檔案規(guī)范化水平

管理部門(mén)在全面清理海量數(shù)據(jù)基礎(chǔ)上對(duì)其進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化整合，搭建不動(dòng)產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。一是明確建庫(kù)標(biāo)準(zhǔn)。自然資源部制定的《不動(dòng)產(chǎn)登記數(shù)據(jù)庫(kù)標(biāo)準(zhǔn)》（TD/T1066-2021）規(guī)范了全國(guó)各級(jí)不動(dòng)產(chǎn)登記數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)，是不動(dòng)產(chǎn)登記數(shù)據(jù)整合、數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)、系統(tǒng)建設(shè)和信息互通共享的重要保障。管理部門(mén)要以此為標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合實(shí)際，建立本地不動(dòng)產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。需要注意的是要構(gòu)建好不動(dòng)產(chǎn)單元—權(quán)利一權(quán)利人一登記業(yè)務(wù)之間的關(guān)聯(lián)關(guān)系，避免因關(guān)聯(lián)關(guān)系錯(cuò)誤導(dǎo)致權(quán)利人查詢(xún)到錯(cuò)誤的權(quán)利信息、權(quán)利對(duì)應(yīng)的不動(dòng)產(chǎn)單元信息錯(cuò)誤等情況。二是搭建安全可靠的平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)集成高效利用。依托全域性的政務(wù)服務(wù)網(wǎng)絡(luò)，建立的不動(dòng)產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)共享交換平臺(tái)，將不動(dòng)產(chǎn)相關(guān)信息數(shù)據(jù)推送至數(shù)據(jù)共享庫(kù)和交換平臺(tái)，共享單位根據(jù)需求，實(shí)時(shí)調(diào)用提取各自所需信息數(shù)據(jù)，為業(yè)務(wù)高效協(xié)同提供支撐。自然資源部門(mén)與稅務(wù)部門(mén)實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)共享，辦事群眾只需在不動(dòng)產(chǎn)登記中心提交一次資料，稅務(wù)機(jī)關(guān)即可為納稅人辦理繳稅業(yè)務(wù)，無(wú)需再次人工錄人，大幅度壓縮辦理時(shí)限。

3.2發(fā)揮人工智能的作用，提高檔案服務(wù)的針對(duì)性

大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、物聯(lián)網(wǎng)、人工智能等信息技術(shù)的不斷發(fā)展，各級(jí)政府、各行業(yè)、各部門(mén)都高度重視借助信息化手段實(shí)現(xiàn)智慧管理、服務(wù)和決策。不動(dòng)產(chǎn)檔案管理部門(mén)要在信息化建設(shè)的基礎(chǔ)上，提供更多方便高效的便民服務(wù)。一是優(yōu)化服務(wù)方式。增加線(xiàn)上查詢(xún)渠道，構(gòu)建網(wǎng)頁(yè)版、微信版、自助服務(wù)終端版等不動(dòng)產(chǎn)檔案服務(wù)平臺(tái)，打造多層次、多維度的“互聯(lián)網(wǎng) + 不動(dòng)產(chǎn)登記”智慧服務(wù)模式，滿(mǎn)足不同群體的線(xiàn)上線(xiàn)下不動(dòng)產(chǎn)檔案的利用需求。針對(duì)業(yè)務(wù)查詢(xún)服務(wù)，挖掘共享交換平臺(tái)，整合相關(guān)職能部門(mén)結(jié)構(gòu)化檔案數(shù)據(jù)和電子證照，實(shí)現(xiàn)檔案利用的“一鍵直達(dá)”。二是挖掘人工智能潛能。人工智能已廣泛應(yīng)用于檔案服務(wù)領(lǐng)域，不動(dòng)產(chǎn)檔案部門(mén)也進(jìn)行了一定的應(yīng)用。比如，有的地區(qū)建設(shè)“AI智能輔助審核”和“AI智能自助終端”，運(yùn)用大數(shù)據(jù)查詢(xún)核驗(yàn)、規(guī)則分析等技術(shù)手段，將審核標(biāo)準(zhǔn)逐一轉(zhuǎn)化為計(jì)算機(jī)判斷邏輯，結(jié)合云計(jì)算、大數(shù)據(jù)和人工智能等新技術(shù)，智能分析、審核、研判、篩查3。檔案部門(mén)要用好這些好經(jīng)驗(yàn)和好做法，大力發(fā)展個(gè)性化服務(wù)，讓群眾得到實(shí)實(shí)在在的實(shí)惠。

3.3深化人才培養(yǎng)，打造“一站式”技能型人才鍛煉模式

一是加強(qiáng)與高校合作，優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)、深化合作，共建研學(xué)基地，努力構(gòu)建“學(xué)研用”融合的不動(dòng)產(chǎn)檔案管理智治體系。深化新技術(shù)應(yīng)用培訓(xùn)，系統(tǒng)學(xué)習(xí)不動(dòng)產(chǎn)登記、自然資源和規(guī)劃相關(guān)領(lǐng)域的知識(shí)，促進(jìn)管理人員業(yè)務(wù)能力、綜合素質(zhì)雙提升。二是深化制度創(chuàng)新。不斷優(yōu)化工作流程，將初次登記、抵押登記、檔案歸集、檔案服務(wù)與利用等工作內(nèi)容進(jìn)行合理分工，減輕檔案人員的工作負(fù)擔(dān)。積極與相關(guān)部門(mén)溝通，讓檔案人員在薪資福利、休假休息、職業(yè)培養(yǎng)、職業(yè)晉升等方面得到充分保障，吸引優(yōu)秀人才投身檔案服務(wù)事業(yè)。

4信息化條件下不動(dòng)產(chǎn)檔案管理的安全策略

檔案數(shù)據(jù)安全是不動(dòng)產(chǎn)管理工作的底線(xiàn)、紅線(xiàn)和生命線(xiàn)，管理部門(mén)應(yīng)從多方面入手強(qiáng)化檔案安全管理，依法合規(guī)推進(jìn)不動(dòng)產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)利用與服務(wù)工作。

4.1強(qiáng)化技術(shù)防控

一是夯實(shí)數(shù)據(jù)安全基礎(chǔ)。全面梳理檔案系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)拓?fù)?、安全策略、網(wǎng)絡(luò)配置等，做好網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，建立網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)架構(gòu)，明確數(shù)據(jù)安全策略方法等。加大區(qū)塊鏈、身份驗(yàn)證、密碼口令等防控技術(shù)的融合應(yīng)用，綜合利用漏洞掃描、滲透測(cè)試、技術(shù)檢測(cè)等手段，發(fā)現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)漏洞及時(shí)整改，確保網(wǎng)絡(luò)不失防。二是加強(qiáng)數(shù)據(jù)規(guī)范化安全體系建設(shè)。嚴(yán)格遵守檔案收集、存儲(chǔ)、利用與安全策略要求和操作規(guī)程，加強(qiáng)用戶(hù)口令、賬號(hào)權(quán)限、資源訪(fǎng)問(wèn)、安全策略的常態(tài)化管理。持續(xù)深化數(shù)據(jù)監(jiān)督管理，常態(tài)化監(jiān)控網(wǎng)絡(luò)攻擊，落實(shí)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的訪(fǎng)問(wèn)控制、日志管理等方面的要求，做到全過(guò)程監(jiān)管。采用強(qiáng)口令、移動(dòng)存儲(chǔ)設(shè)備管理、數(shù)據(jù)加密等安全防護(hù)措施，構(gòu)筑現(xiàn)代化的數(shù)據(jù)安全防線(xiàn)。

4.2建立檔案數(shù)據(jù)備份機(jī)制

數(shù)據(jù)備份是基于不動(dòng)產(chǎn)檔案專(zhuān)網(wǎng)，通過(guò)離線(xiàn)與在線(xiàn)備份結(jié)合，兼具高效率、高可靠性、高安全性與低成本的特點(diǎn)，能夠整體統(tǒng)一保護(hù)不動(dòng)產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)資源，實(shí)現(xiàn)對(duì)關(guān)鍵業(yè)務(wù)的數(shù)據(jù)庫(kù)、附件文檔等多類(lèi)數(shù)據(jù)的備份和恢復(fù)。管理部門(mén)要對(duì)現(xiàn)有不動(dòng)產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)的梳理和分類(lèi)，明確備份的重點(diǎn)和方向，結(jié)合業(yè)務(wù)實(shí)際需求和技術(shù)發(fā)展趨勢(shì)，對(duì)備份策略、存儲(chǔ)介質(zhì)選擇、數(shù)據(jù)備份方式進(jìn)行合理規(guī)劃。打造異地備份容災(zāi)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)增量核心數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)備份。比如，對(duì)重要數(shù)據(jù)啟用雙重災(zāi)難備份機(jī)制，區(qū)域不動(dòng)產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)與云數(shù)據(jù)機(jī)房互為同城雙活備份，通過(guò)共享網(wǎng)絡(luò)與本地大數(shù)據(jù)中心互為異地災(zāi)備，一旦發(fā)生安全事件，可第一時(shí)間恢復(fù)系統(tǒng)及數(shù)據(jù)。

4.3落實(shí)安全管理責(zé)任制

成立網(wǎng)絡(luò)安全和信息化領(lǐng)導(dǎo)小組，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)不動(dòng)產(chǎn)檔案網(wǎng)絡(luò)安全和信息化的重大問(wèn)題、發(fā)展戰(zhàn)略、長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃及重要事項(xiàng)。扎實(shí)地開(kāi)展安全等級(jí)保護(hù)，推進(jìn)不動(dòng)產(chǎn)檔案三級(jí)等保測(cè)評(píng)。加強(qiáng)安全培訓(xùn)教育，定期開(kāi)展安全教育培訓(xùn)。通過(guò)簽訂保密承諾書(shū)、開(kāi)展保密責(zé)任承諾、談心談話(huà)提醒等方式，推進(jìn)保密教育制度化，不斷增強(qiáng)工作人員的保密意識(shí)，時(shí)刻繃緊信息安全這根弦，努力使保護(hù)信息安全成為行動(dòng)自覺(jué)。加強(qiáng)個(gè)人信息保護(hù)，對(duì)個(gè)人信息匿名化處理。探索建立個(gè)人數(shù)據(jù)授權(quán)應(yīng)用機(jī)制，保障個(gè)人對(duì)其數(shù)據(jù)使用情況的知情權(quán)和決定權(quán)，確保檔案利用不侵犯?jìng)€(gè)人隱私。

結(jié)語(yǔ)

不動(dòng)產(chǎn)檔案是事業(yè)發(fā)展歷史的珍貴見(jiàn)證，是不動(dòng)產(chǎn)工作發(fā)展的生動(dòng)記錄，是關(guān)系國(guó)計(jì)民生的重要資料基礎(chǔ)。管理部門(mén)應(yīng)積極推進(jìn)不動(dòng)產(chǎn)檔案管理提檔升級(jí)，全面實(shí)施不動(dòng)產(chǎn)檔案智能化、數(shù)字化改造，為全面深化改革、優(yōu)化營(yíng)商環(huán)境、保護(hù)人民利益蓄勢(shì)賦能。面向未來(lái)，檔案管理部門(mén)要進(jìn)一步創(chuàng)新不動(dòng)產(chǎn)檔案信息的服務(wù)方式，不斷運(yùn)用新型技術(shù)，探索更加主動(dòng)和便捷的檔案利用模式，將“死”檔案變成“活”數(shù)據(jù)，提供更具價(jià)值、更加可靠的檔案治理新模式，實(shí)現(xiàn)服務(wù)理念和安全理念的轉(zhuǎn)變，為檔案工作轉(zhuǎn)型升級(jí)提供可復(fù)制、可推廣的經(jīng)驗(yàn)。

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作者簡(jiǎn)介：苗春英（1978—），大學(xué)學(xué)歷，濱州市不動(dòng)產(chǎn)交易登記中心副研究員，研究方向?yàn)闄n案管理。