依托檔案資源聯(lián)動體系，助推高校檔案事業(yè)發(fā)展

在當今時代背景下，檔案信息的記錄、讀取、存儲和傳播方式發(fā)生了根本性變革。新《檔案法》著重強調推進檔案信息資源共享服務平臺建設，推動檔案數字資源跨區(qū)域、跨部門的共享利用，這已上升為國家重要戰(zhàn)略。然而高校檔案數據治理面臨諸多嚴峻挑戰(zhàn)，主要是高校檔案資源共建共享能力欠缺，使得資源難以實現(xiàn)高效整合與充分利用、高校檔案服務互聯(lián)互通能力不足，阻礙了信息的順暢流通與交互、數據自身特性致使高校檔案數據資源分散，增加了管理難度2?？梢?，新《檔案法》對檔案數字化、信息共享等提出的新要求，既帶來發(fā)展機遇，也帶來新的挑戰(zhàn)。在此背景下，文章深入研究檔案資源聯(lián)動體系，及其對高校檔案事業(yè)發(fā)展的促進作用，以期推動高校檔案數據的有效管理與共享，促進高校檔案事業(yè)的持續(xù)發(fā)展。

1檔案資源聯(lián)動體系對高校檔案事業(yè)發(fā)展的意義

1.1優(yōu)化資源配置

在傳統(tǒng)的高校檔案管理模式下，各部門往往各自為政，檔案資源分散在不同院系、處室，存在大量重復收集、整理與存儲的現(xiàn)象。而檔案資源聯(lián)動體系打破這種部門壁壘，通過建立統(tǒng)一的檔案資源管理平臺，將分散的檔案資源集中整合。各部門只需將檔案信息上傳至平臺，經過標準化處理后，便可實現(xiàn)資源的共享與調配。在這一過程中，高校能夠清晰地了解自身檔案資源的整體狀況，避免重復建設，將有限的資源投入更有價值的檔案收集與開發(fā)工作中，極大地提高了資源的利用效率。

1.2提升管理效率

以往，高校檔案管理流程煩瑣復雜，從檔案的收集、整理、歸檔到查詢利用，涉及多個環(huán)節(jié)與部門，信息傳遞不暢，容易出現(xiàn)延誤與錯誤。在檔案資源聯(lián)動體系下，借助先進的信息技術，如大數據、云計算等，檔案管理實現(xiàn)了數字化與自動化。檔案的收集可通過系統(tǒng)自動采集各部門的數據，整理與分類也能依據預設的算法快速完成，歸檔則實現(xiàn)了電子存儲與備份3。同時，建立高效的檢索系統(tǒng)，用戶只需在平臺輸入關鍵詞，即可快速獲取所需檔案的信息。這一系列舉措大幅簡化管理流程，提高檔案管理的效率與準確性，使得檔案管理工作更加科學、高效。

1.3增強服務質量

檔案資源聯(lián)動體系為高校檔案服務帶來質的飛躍。一方面，通過互聯(lián)網技術，高校檔案服務突破時間與空間的限制。師生、校友及社會公眾無論身處何地，只要有網絡連接，就能通過檔案服務平臺查詢相關檔案信息。另一方面，借助大數據分析技術，檔案服務能夠實現(xiàn)個性化定制。平臺可以根據用戶的瀏覽記錄、查詢偏好等，為用戶精準推送相關檔案信息，滿足不同用戶群體的多樣化需求，顯著提升用戶對檔案服務的滿意度。

1.4助力文化傳承創(chuàng)新

高校檔案承載著豐富的校園文化與歷史記憶，是學校文化傳承的重要載體。檔案資源聯(lián)動體系將校史檔案、名人檔案、文化活動檔案等進行整合，通過舉辦線上線下相結合的檔案文化展覽、出版校史文化書籍等形式，讓更多人了解學校的發(fā)展歷程與文化底蘊。同時，檔案資源的聯(lián)動也為文化創(chuàng)新提供素材。文創(chuàng)團隊可以依據檔案中的校園老照片、歷史故事等，開發(fā)具有學校特色的文化創(chuàng)意產品，如文化衫、紀念品等，既傳承校園文化，又為校園文化注人新的活力，推動了校園文化的創(chuàng)新發(fā)展。

2高校檔案資源聯(lián)動體系的內容架構

2.1高校檔案資源聯(lián)動體系的主要結構

2.1.1系統(tǒng)目標。高校檔案資源聯(lián)動體系的總體目標是實現(xiàn)檔案資源的全面整合、高效管理與優(yōu)質服務。

具體而言，通過整合校內分散的檔案資源，打破信息孤島，提高資源的利用效率，為教學、科研、管理等工作提供有力支持。同時，提升檔案管理的信息化、科學化水平，實現(xiàn)檔案管理流程的自動化與智能化，降低管理成本。此外，要以用戶需求為導向，提供多樣化、個性化的檔案服務，滿足師生、校友及社會公眾對檔案信息的需求，增強用戶對檔案服務的滿意度與信任度。

2.1.2主體構成。該體系下的主體主要為：檔案機構在體系中發(fā)揮著專業(yè)引領作用，為高校提供檔案管理的專業(yè)指導與技術支持，協(xié)助高校制定檔案管理策略與標準；公共文化機構，如圖書館、博物館等，與高校在文化資源共享方面具有廣闊的合作空間。高校與博物館合作舉辦文化展覽，利用雙方的檔案資源，豐富展覽內容。社會企業(yè)為高校提供技術與資金支持，推動檔案管理的信息化建設。社會公眾作為檔案資源的潛在用戶（民眾、專家學者），其需求反饋對優(yōu)化檔案服務具有重要意義。高校檔案管理部門則是體系的核心主體，負責檔案資源的收集、整理、存儲、利用等日常管理工作，協(xié)調與其他主體的合作關系（如表1）。

2.1.3制度體系。引用Ostrom提出的TAD框架（制度分析與發(fā)展框架）來分析制度體系：一是良好的制度環(huán)境是體系運行的基礎保障。高校應制定一系列鼓勵檔案資源聯(lián)動的支持制度，明確各主體在聯(lián)動體系中的權利與義務，為合作提供政策支持。高校自身制定《高校檔案資源聯(lián)動激勵辦法》，對在合作中表現(xiàn)突出的部門與個人給予獎勵。二是制度空間則為體系的創(chuàng)新發(fā)展提供了靈活性。充許各主體在遵循基本制度的前提下，根據自身實際情況創(chuàng)新實踐。如高校可自主探索與企業(yè)的合作模式，開展具有本校特色的檔案信息化項目。三是制度評價是對體系運行效果的檢驗。建立科學的評價指標體系，定期對檔案資源聯(lián)動體系的運行情況評估，如評估檔案資源的共享率、用戶滿意度等指標，根據評價結果及時調整制度與策略，確保體系的持續(xù)優(yōu)化。四是動力機制。政策引導是重要的動力來源。國家及地方政府出臺的關于檔案事業(yè)發(fā)展的政策法規(guī)，對高校檔案資源聯(lián)動起到了推動作用。高校應積極響應政策要求，加快體系建設。例如，新修訂的《檔案法》鼓勵高校開展檔案數字化建設，高?？山璐似鯔C加大投人，推進檔案資源的數字化進程。利益驅動也是關鍵因素。各主體在合作中能夠實現(xiàn)資源共享、優(yōu)勢互補，獲取實際利益。如企業(yè)通過與高校合作，能夠提升企業(yè)的社會形象，獲取高校的科研成果轉化機會。高校則可借助企業(yè)的技術與資金，提高檔案管理水平。此外，技術創(chuàng)新不斷為體系發(fā)展注人新動力。

2.2高校檔案資源聯(lián)動體系構建思路

2.2.1建立合作機制。高校應成立由校領導牽頭，各院系、處室負責人參與的檔案工作協(xié)調委員會。該委員會定期召開會議，商討檔案工作中的重大問題，協(xié)調各部門之間的檔案資源分配與共享事宜。同時，高校之間也應建立常態(tài)化的合作交流機制。通過簽訂合作協(xié)議，定期開展學術研討會、經驗分享會等活動，分享檔案管理的先進經驗與創(chuàng)新做法。此外，高校與社會檔案機構、企業(yè)的合作也至關重要。與社會檔案機構合作，能夠獲取更專業(yè)的檔案管理指導與資源支持。與企業(yè)合作，則可借助企業(yè)的技術優(yōu)勢，如與科技公司合作開發(fā)先進的檔案管理軟件，提高檔案管理的信息化水平。

2.2.2制定統(tǒng)一標準。檔案資源的收集標準應明確規(guī)定收集的范圍、內容、格式等。例如，對于科研項目檔案，應統(tǒng)一要求收集項目申請書、研究過程記錄、成果報告等資料，并規(guī)定統(tǒng)一的文件格式，如PDF格式，確保檔案的規(guī)范性與通用性。整理與分類標準需依據檔案的性質、主題等進行科學劃分。可參照國家檔案的分類標準，結合高校自身特點，制定適合本校的分類體系，如將高校檔案分為教學檔案、科研檔案、管理檔案、學生檔案等大類，再進一步細分小類。存儲標準要對檔案的存儲介質、存儲環(huán)境等作出規(guī)定。采用可靠的存儲設備，如磁盤陣列，并確保存儲環(huán)境的溫度、濕度適宜，防止檔案信息的損壞與丟失。在利用標準方面，需要明確不同用戶的訪問權限、使用方式等，保障檔案資源的合理利用與信息安全[4

2.2.3強化安全保障。網絡安全防護是重中之重。高校應部署先進的防火墻、人侵檢測系統(tǒng)等網絡安全設備，實時監(jiān)測網絡流量，防止黑客攻擊與惡意軟件入侵。通過設置防火墻規(guī)則，運用數據加密技術，強化數據在傳輸與存儲過程中的安全保密。同時，建立完善的數據備份與恢復機制。定期對檔案數據進行全量備份，并將備份數據存儲在異地，防止因本地災難導致數據丟失。如每月進行一次全量備份，將備份數據存儲在距離學校較遠的專業(yè)數據存儲中心。此外，還需加強人員安全意識培訓，提高檔案管理人員對信息安全風險的認識，避免因人為因素導致的安全事故。

2.2.4培養(yǎng)專業(yè)人員。高校應定期組織檔案管理人員參加專業(yè)培訓課程，內容涵蓋檔案管理理論、信息技術應用、法律法規(guī)等方面。邀請檔案學專家講座，講解最新的檔案管理理念與方法。組織參加信息技術培訓，學習大數據、云計算在檔案管理中的應用。鼓勵檔案管理人員參與學術研究與交流活動，提升其科研能力與創(chuàng)新意識。支持他們參加國內外的檔案學術會議，與同行交流經驗，了解行業(yè)前沿動態(tài)。同時，高?？膳c相關專業(yè)院校合作，開展在職學歷教育，提升檔案管理人員的學歷層次與專業(yè)素養(yǎng)。

3依托檔案資源聯(lián)動體系助推高校檔案事業(yè)的發(fā)展路徑

3.1深挖檔案資源價值，驅動高校決策智能化

借助檔案資源聯(lián)動體系，匯聚海量多源檔案數據，運用數據挖掘與分析技術，深度剖析檔案信息間的關聯(lián)。例如，通過整合教學檔案、科研成果檔案以及學生就業(yè)檔案，分析不同專業(yè)課程設置與學生就業(yè)競爭力的關系，為高校優(yōu)化專業(yè)設置、調整教學計劃提供科學依據。構建基于檔案數據的決策支持模型，預測科研項目的發(fā)展趨勢、評估教學改革成效，以數據驅動高校管理決策從經驗型向智能型轉變，充分發(fā)揮檔案資源在高校整體發(fā)展戰(zhàn)略中的支撐作用[5。

3.2創(chuàng)新服務模式，打造個性化智慧檔案服務生態(tài)

利用互聯(lián)網、物聯(lián)網、人工智能等新技術，搭建智慧檔案服務平臺。平臺集成智能檢索、語義分析等功能，實現(xiàn)檔案信息的精準推送。如針對師生的科研需求，自動推送相關領域的前沿研究資料、歷年科研項目成果總結等。拓展移動服務終端，開發(fā)檔案移動應用程序，方便師生隨時隨地查詢利用檔案資源。同時，引入用戶反饋機制，根據用戶的使用習慣和評價，不斷優(yōu)化服務內容與形式，營造個性化、便捷化的檔案服務生態(tài)環(huán)境，提升用戶對檔案服務的滿意度和依賴度。

3.了加強人才交流與合作培養(yǎng)，構筑檔案事業(yè)發(fā)展的人才高地

依托檔案資源聯(lián)動體系，加強高校與高校、高校與社會檔案機構之間的人才交流。定期選派高校檔案人員到先進機構掛職鍛煉，學習先進的管理經驗和技術應用。邀請行業(yè)專家到高校開展講座培訓，分享最新的檔案研究成果和實踐案例。聯(lián)合高校與企業(yè)開展產學研合作項目，共同培養(yǎng)既懂檔案業(yè)務又具備信息技術、創(chuàng)新管理能力的復合型人才。鼓勵高校檔案人員參與國際學術交流活動，拓寬國際視野，學習借鑒國際先進的檔案管理理念和方法，為高校檔案事業(yè)的長遠發(fā)展儲備高素質的人才隊伍。

結語

綜上，檔案資源聯(lián)動體系對促進高校檔案事業(yè)發(fā)展具有重要作用，其在優(yōu)化資源配置、提升管理效率、增強服務質量與助力文化傳承創(chuàng)新上成效顯著。通過建立合作機制、統(tǒng)一標準等構建體系，以及深挖資源價值、創(chuàng)新服務模式和培養(yǎng)專業(yè)人才等發(fā)展路徑，將推動高校檔案事業(yè)邁向新高度。未來，隨著技術的持續(xù)革新與合作的深人拓展，該體系有望在更多領域發(fā)揮效能，進一步推動高校檔案管理的現(xiàn)代化、智能化進程，為高校各項事業(yè)發(fā)展提供更堅實的信息支撐與服務保障

參考文獻

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作者簡介：朱虹（1984.1—），大學學歷，山東交通學院館員，主要從事高校檔案管理研究。