數(shù)字化時代高校檔案管理信息化建設(shè)實踐研究

[摘 要]在數(shù)字化、信息化浪潮席卷全球的背景下，高校檔案管理已從傳統(tǒng)的紙質(zhì)歸檔與手工檢索階段，步入了以數(shù)據(jù)驅(qū)動、平臺集成為特征的智能化發(fā)展新階段。然而，隨著云計算、大數(shù)據(jù)、人工智能等新興技術(shù)的飛速發(fā)展，檔案管理面臨從靜態(tài)文獻存儲向動態(tài)知識服務(wù)轉(zhuǎn)型的挑戰(zhàn)。因此，高校檔案管理信息化建設(shè)是推動教育資源優(yōu)化配置的戰(zhàn)略任務(wù)，更是提升高校治理能力現(xiàn)代化、推動教育數(shù)字化轉(zhuǎn)型的重要實踐路徑，構(gòu)建科學完備的檔案管理信息體系，能夠在保障數(shù)據(jù)安全、實現(xiàn)資源共享的同時，達成信息高效利用、服務(wù)智能化發(fā)展的雙重目標。

[關(guān)鍵詞]數(shù)字化時代；高校工作；檔案管理；信息化建設(shè)；實踐路徑

我國高校當前的檔案資源管理體系仍以收集、保存、借閱為主要運行模式，依賴傳統(tǒng)的文件目錄檢索手段，服務(wù)方式呈現(xiàn)單一化、被動化特征，難以滿足本校師生、現(xiàn)代社會對信息資源的使用及共享需求。在數(shù)字化浪潮推動下，載體媒介、管理手段、服務(wù)方式已發(fā)生深刻變革，這種變革也推動著高校檔案管理信息化建設(shè)的進程，面對更加復雜的數(shù)字化環(huán)境、更加多元的用戶需求，高校的檔案管理工作要從機制、服務(wù)、人員多方面著手，借用數(shù)字技術(shù)突破傳統(tǒng)檔案服務(wù)的局限性，真正實現(xiàn)信息資源的高效管理、精準檢索、便捷共享，以適應現(xiàn)代信息社會對檔案服務(wù)智能化、科學化、多樣化的迫切需求。

一、數(shù)字化時代高校檔案管理信息化建設(shè)的積極作用

（一）推動高校管理工作長遠發(fā)展

在數(shù)字化浪潮席卷全球的大背景下，高校檔案管理信息化建設(shè)已然成為統(tǒng)籌高校發(fā)展、推動內(nèi)部治理優(yōu)化的關(guān)鍵抓手，尤其在數(shù)字化的檔案系統(tǒng)的支持下，高校可以將傳統(tǒng)的紙質(zhì)存檔模式借用現(xiàn)代的數(shù)據(jù)處理技術(shù)加以改造，從而使管理層在人事安排、資源配置、科研規(guī)劃等諸多方面，能夠?qū)⒏鼫蚀_、更及時、更具前瞻性的檔案數(shù)據(jù)作為基準，如此一來，高校管理層就能有效擺脫部門隔閡的掣肘，為長遠規(guī)劃制定奠定數(shù)據(jù)化、精細化的堅實基礎(chǔ)[1]。更進一步講，高質(zhì)量的檔案數(shù)據(jù)也可以扮演“證據(jù)中樞”的角色，基于檔案數(shù)據(jù)的“透明化管理”有助于推進校務(wù)公開，使各利益相關(guān)方在溝通協(xié)商中達成了廣泛共識。從長遠來看，更加透明的信息化管理模式將打破傳統(tǒng)以經(jīng)驗為主導的決策模式，將高校發(fā)展置于可量化、可追溯、可評估的管理軌道中，實現(xiàn)高校在體制治理、辦學品質(zhì)上的“雙升級”。

（二）推動檔案管理實現(xiàn)功能拓展

檔案資源的數(shù)字化處理得以將文本、影像、音視頻等多模態(tài)資料，以更加統(tǒng)一的形態(tài)存儲起來，或透過統(tǒng)一口徑實現(xiàn)跨平臺共享，這使得檔案資源得以擺脫傳統(tǒng)物理儲存模態(tài)對使用方式、使用地點的客觀限制，進而極大提高了資源的利用效率。考慮到傳統(tǒng)實體檔案因受外力損壞所導致的信息遺失風險相對較高，在電子化備份技術(shù)、加密存儲技術(shù)的支持下，完成了信息化、數(shù)字化改造的檔案可以顯著降低意外毀損的概率[2]。更重要的是，借助數(shù)字簽名、權(quán)限管理、訪問日志等諸多功能，高校能夠同步精準跟蹤檔案使用情況，對潛在安全隱患做到及時預警、及時追責，真正將潛在的信息泄露風險扼殺于搖籃之中。對于檔案管理部門而言，若能充分整合校內(nèi)外資源，推動政產(chǎn)學研多方協(xié)同，將檔案數(shù)據(jù)應用于人才評估、學科評估、產(chǎn)學合作等具體領(lǐng)域，便能在服務(wù)教育改革大局的同時，為技術(shù)轉(zhuǎn)化、地方經(jīng)濟發(fā)展提供源源不斷的知識驅(qū)動力。借由系統(tǒng)性的功能再造，檔案管理在高校內(nèi)的地位將不再局限于行政業(yè)務(wù)窗口，而是逐漸演變?yōu)槎鄬蛹壍男畔屑~，為策源創(chuàng)新提供堅實的支撐。

（三）提升檔案管理工作實際效率

檔案管理信息化是實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、規(guī)范化，將傳統(tǒng)紙質(zhì)、影像、實物等檔案的收集、整理、分類、立卷、檢索、查找、利用的各個環(huán)節(jié)通過現(xiàn)代化數(shù)字信息技術(shù)改變收集、數(shù)字化集成整合、歸檔的過程。完成檔案管理信息資源的數(shù)字化，查找開發(fā)利用智能化、網(wǎng)絡(luò)化。檔案管理信息化建設(shè)使檔案信息資源得以有效收集，統(tǒng)一管理及時利用。數(shù)字化時代的檔案信息化建設(shè)得以極大提升檔案管理工作的實際效率，使高校管理者、師生檔案使用者得以擺脫繁雜冗余、耗時費力的傳統(tǒng)流程。高校檔案部門可建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)處理及檢索系統(tǒng)，實現(xiàn)批量查詢、條件篩選、自動分類等各類功能模塊，顯著縮短查閱者獲取所需資料的時間[3]。學生在辦理學歷證明或?qū)熢趨⒖伎蒲许椖抠Y料時，無須層層遞交申請再等待數(shù)日或數(shù)周，僅需登錄系統(tǒng)，提交簡要信息，即可獲取經(jīng)過授權(quán)的檔案文件；采用先進的光學字符識別（OCR）和智能索引機制也能進一步簡化檔案分類及標引流程，避免因大量人工錄入導致的錯誤，從而使管理人員更能專注于發(fā)掘檔案資源的其他價值。

二、數(shù)字化時代高校檔案管理信息化建設(shè)的基本方向

（一）實現(xiàn)檔案管理數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化轉(zhuǎn)換

檔案管理的數(shù)字化處理、網(wǎng)絡(luò)化轉(zhuǎn)換，是信息化建設(shè)的基礎(chǔ)性環(huán)節(jié)，對于高等院校而言，檔案數(shù)字化應涵蓋多維度、多載體的信息類型，包括但不限于紙質(zhì)文獻資料的電子化、數(shù)碼照片、底片、繪畫等圖像文件的數(shù)字存儲，以及音視頻記錄文件，乃至各類實物檔案的數(shù)字化

歸檔[4]。諸多檔案的媒介特性較為復雜，且在傳統(tǒng)管理模式的限制之下，檢索效率往往難以提升，嚴重制約了檔案資源的共享利用。為擺脫此困境，就需要運用數(shù)字圖像處理技術(shù)、多媒體集成技術(shù)、數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)等信息技術(shù)手段，依托掃描儀、數(shù)碼相機、高清攝像機、音頻、視頻采集設(shè)備等輸入設(shè)備，將檔案資料以標準化格式進行數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化轉(zhuǎn)換，并存儲于計算機硬盤、云端服務(wù)器等諸多可長期保存的數(shù)字媒介之中，突破傳統(tǒng)檔案管理的時間、空間限制，推動高校檔案管理向智能化、集成化、現(xiàn)代化方向持續(xù)邁進。

（二）推動檔案服務(wù)一體化、多元化發(fā)展

成熟完善的檔案信息管理體系應具備多維度的信息集成能力，具備目錄信息管理、全文數(shù)據(jù)存儲、圖像資源管理、視頻文件歸檔功能，能夠?qū)崿F(xiàn)多類別信息的規(guī)范化存儲、統(tǒng)一調(diào)度。在此基礎(chǔ)上，檔案服務(wù)需要同步滿足多端使用的適配性，基于“數(shù)據(jù)治理”“服務(wù)供給”雙軌并行的理念，以大數(shù)據(jù)分析、智能檢索算法、可視化展示技術(shù)為支點，兼顧檔案數(shù)據(jù)的可追溯性，實施權(quán)限分級管理，充分挖掘出同一份檔案資源的不同維度價值，并依據(jù)價值標簽進行服務(wù)功能細分，最終依托海量標簽劃分推動檔案服務(wù)實現(xiàn)一體化、多元化發(fā)展。

（三）實現(xiàn)檔案資源共享化、廣泛化提供

交互、共享是數(shù)字化時代的關(guān)鍵主題，實現(xiàn)信息資源的高效共享也是檔案信息化建設(shè)的重要目標，尤其對于坐擁海量師生檔案的高校而言，需要向本校師生、合作企業(yè)、科研機構(gòu)等更加廣泛的用戶群體，提供便捷、高效、安全的檔案信息服務(wù)。檔案管理信息系統(tǒng)的關(guān)鍵功能之一即實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享的規(guī)范化、標準化，但這種共享機制并非孤立運作，而是貫穿于檔案信息管理、使用的全生命周期的系統(tǒng)性工程，檔案資源的共享必須以科學的身份認證、授權(quán)機制作為支撐。用戶與檔案資源的連接需要通過精細化的權(quán)限認證識別體系進行分配，數(shù)據(jù)授權(quán)根據(jù)用戶身份與涉密等級，動態(tài)賦予其數(shù)據(jù)訪問、查閱、引用、部分編輯權(quán)限。如此一來，共享與控制之間便形成了動態(tài)平衡：一方面，細化的用戶角色劃分及密級管理能夠保障數(shù)據(jù)流動的可追溯性；另一方面，借助區(qū)塊鏈分布式存儲、數(shù)字水印等前沿技術(shù)，實現(xiàn)數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)的全程可控，也唯有構(gòu)建起完善的共享管理體系，方能真正釋放高校檔案數(shù)據(jù)的最大化社會價值。

（四）實現(xiàn)檔案信息安全化、完整化保存

檔案信息安全的首要前提，即防止任何未經(jīng)授權(quán)的主體非法獲取檔案數(shù)據(jù)，一旦保密性失守，任何出于安全考量的管理機制都將失去意義。當前較為科學且具備高度可操作性的做法主要包括：采用數(shù)據(jù)加密技術(shù)對敏感信息進行算法混淆，確保未經(jīng)授權(quán)無法解密；以多級權(quán)限管理限制數(shù)據(jù)訪問范圍；采用生物識別、雙因素認證等身份認證技術(shù)，強化用戶身份確認；采用安全通道加密數(shù)據(jù)傳輸路徑，有效防范數(shù)據(jù)竊取與中間人攻擊。但歸根結(jié)底，單一技術(shù)總歸存在漏洞，對于高校而言，若想保證師生檔案安全，為研學、商業(yè)應用提供更加穩(wěn)固的信息安全保障，也就需要采用復合技術(shù)，構(gòu)建多維度、立體化的防護體系。

三、數(shù)字化時代高校檔案管理信息化建設(shè)的實踐保障

（一）完善檔案管理制度

盡管現(xiàn)代信息技術(shù)為檔案管理模式的迭代升級提供了多樣化可能，但若缺乏統(tǒng)籌設(shè)計的制度框架，缺少了明確的操作細則，檔案信息化工作極易陷入碎片式推進，難以形成系統(tǒng)化、規(guī)范化的管理生態(tài)。為此，高校應借鑒當前教育管理、公共行政的改革方向，審慎研判本校校情及學科特色，制訂涵蓋檔案數(shù)據(jù)采集、整理、存儲、共享、使用、安全保障諸多流程在內(nèi)的管理制度，進一步明確信息化建設(shè)的整體目標、階段性任務(wù)，推出更具可操作性的條款規(guī)范檔案管理行為，推動各部門在實施過程中形成合力。與此同時，檔案管理制度的健全需要將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案、電子檔案管理要點融合為一體，對數(shù)據(jù)格式、元數(shù)據(jù)方案、加密訪問權(quán)限等細節(jié)做出精細化規(guī)定。唯有如此，才能防止因不同部門各自為政導致的標準不統(tǒng)一，從而確保檔案資源在校內(nèi)、校際實現(xiàn)廣泛共享。另一方面，也應為“系統(tǒng)迭代”“動態(tài)更新”預留足夠的制度空間，確保后續(xù)技術(shù)升級或業(yè)務(wù)需求變化時能夠靈活響應。

完善制度也需要注重“開放與保密”“效率與安全”間的辯證平衡。一方面，高校要鼓勵跨部門、跨院系的數(shù)據(jù)共享，讓檔案資源更加活躍地為教學科研、行政決策及社會服務(wù)貢獻力量；另一方面，要警惕數(shù)據(jù)泄露或不當披露等風險，建立嚴格的權(quán)限體系、訪問審核及日志留存機制，對檔案安全進行精細化管控，唯有在“統(tǒng)一標準、權(quán)責明晰、管控適度、適應變遷”四大原則的指引下，才能使信息化檔案建設(shè)在制度維度行穩(wěn)致遠，為高校數(shù)字化發(fā)展鋪平道路。

（二）持續(xù)加大資金投入

持續(xù)穩(wěn)定的資金投入亦是高校檔案信息化建設(shè)能否落地生根的關(guān)鍵因素，尤其在數(shù)字化技術(shù)飛速革新的背景下，構(gòu)建現(xiàn)代化檔案管理平臺需購置專業(yè)軟件、數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)、存儲設(shè)備，也需要考慮后續(xù)維護、升級，以及對相關(guān)技術(shù)服務(wù)的長期購買需求。若資金投入斷斷續(xù)續(xù)，則必然會導致系統(tǒng)架構(gòu)設(shè)計、功能拓展難以周全部署，更遑論形成持續(xù)升級優(yōu)化的良性循環(huán)。對此，高校應將檔案信息化視為對未來發(fā)展的戰(zhàn)略性投資，在年度預算、專項撥款乃至社會贊助等多個渠道中設(shè)立明確而穩(wěn)固的資金來源，使資金供應在規(guī)模及時效上都保持一定的連續(xù)性。

高校還要針對信息化項目建立嚴格的預算管理體系，單純的“撒錢式”投放難以確保資源的高效使用，甚至會滋生盲目采購的隱患，因此需構(gòu)建科學的可行性研究及項目評審流程，在決定購買或開發(fā)特定技術(shù)前進行充分論證，并在項目實施后啟用進度跟蹤機制，用以保障資金的利用價值，幫助相關(guān)部門在實踐中不斷汲取經(jīng)驗，為后續(xù)規(guī)劃提供可靠的決策依據(jù)。更為重要的是，在穩(wěn)定的資金支持、業(yè)務(wù)合作之下，高?？膳c市場上的優(yōu)秀企業(yè)、科研機構(gòu)建立更加穩(wěn)固的關(guān)系，進而在軟件研發(fā)、系統(tǒng)集成方面推動形成“產(chǎn)學研用”相結(jié)合的模式，投入校方的研發(fā)力量用以分攤成本，以較少的人力物力投入來創(chuàng)造更加顯著的管理成效，有效帶動高校從傳統(tǒng)檔案管理模式平穩(wěn)過渡到數(shù)字化、高效率的管理新時代。

（三）組建專業(yè)管理團隊

在數(shù)字化浪潮下，高校檔案信息化建設(shè)既需堅實的制度后盾，也仰賴持久的資金支持，但唯有配備專業(yè)管理團隊，方能將上述要素轉(zhuǎn)化為實際成效。一支高水平的檔案管理團隊需要在信息技術(shù)、檔案管理、數(shù)據(jù)分析、網(wǎng)絡(luò)安全等領(lǐng)域承擔重要功能，在具體執(zhí)行中能夠?qū)⒅贫纫?guī)范、技術(shù)標準完整落實。換言之，一支具備廣博知識、具備協(xié)同創(chuàng)新意識的管理團隊，是在瞬息萬變的數(shù)字時代確保高校檔案管理立于“不敗之地”的重要保障。團隊成員需要熟悉高校行政機制、檔案管理業(yè)務(wù)邏輯，在實施信息化項目時能夠主動與教務(wù)、人事、科研、財務(wù)等相關(guān)部門積極溝通，獲取準確需求并快速推進實施方案。同時，團隊中的技術(shù)骨干須對大數(shù)據(jù)、云計算、網(wǎng)絡(luò)安全乃至人工智能等前沿技術(shù)具有相當?shù)牧私?，以便在后續(xù)擴展檔案管理功能，或者應對突發(fā)安全事件時能及時提出有效的解決辦法。對于高校而言，這種高素養(yǎng)人才可以從特定行業(yè)人才資源中進行吸收，也可以延續(xù)高校的訂單式人才培養(yǎng)思路，從圖書館學等相關(guān)專業(yè)畢業(yè)生中擇優(yōu)挑選，而后留校培訓，充分發(fā)揮青年人才的創(chuàng)造性，助力高校檔案管理信息化建設(shè)持續(xù)推進。

結(jié)束語

面對信息化轉(zhuǎn)型所帶來的新機遇、新挑戰(zhàn)，高校檔案管理必須從傳統(tǒng)的靜態(tài)文獻存儲向數(shù)據(jù)驅(qū)動、智能共享、精細化服務(wù)的方向深度變革，引入數(shù)字化存儲、智能檢索、身份認證等前沿技術(shù)手段，有效破解資源孤島、檢索低效等現(xiàn)實難題，從而構(gòu)建安全可控、便捷高效的檔案管理體系。高校須進一步完善制度建設(shè)，推動檔案管理制度與數(shù)字化技術(shù)同步升級，確保檔案管理實現(xiàn)全流程規(guī)范化、科學化，同時堅持技術(shù)創(chuàng)新、制度保障、人才支撐并重的全局思維，方能推動高校檔案管理體系在智能化、集成化、現(xiàn)代化的道路上穩(wěn)步前行，持續(xù)放大檔案資源的社會價值和經(jīng)濟價值。

參考文獻

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作者簡介：段紅平（1977— ），男，漢族，湖南衡南人，濰坊市技師學院，檔案館員，本科。

研究方向：檔案管理。