大數(shù)據(jù)時(shí)代科研檔案信息化管理體系建設(shè)路徑研究

摘 要：隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展及各學(xué)科實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)量的急劇增加，使得檔案文件成為科研機(jī)構(gòu)最為重要的信息資源。傳統(tǒng)模式的紙質(zhì)檔案管理已遠(yuǎn)不能滿足現(xiàn)階段發(fā)展需要，整合科研檔案資源、實(shí)現(xiàn)信息化高效管理、推動(dòng)科學(xué)進(jìn)步已成為各級(jí)部門需要面臨的課題。本文以“大數(shù)據(jù)時(shí)代科研檔案信息化管理體系建設(shè)路徑研究”為題，在科研檔案的收集整理、制度標(biāo)準(zhǔn)、平臺(tái)建設(shè)和共建共享等方面指出當(dāng)下存在的難題以及未來可優(yōu)化的策略，進(jìn)而提升科研檔案的收集完整性與利用的高效性，以期為相關(guān)單位提供決策參考。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)；科研檔案；信息化

科研檔案作為各項(xiàng)科研活動(dòng)的最原始記錄，是工作人員在長期科研實(shí)踐中形成的寶貴財(cái)富，對(duì)于科研工作的可持續(xù)發(fā)展及成果傳承有著重要意義。隨著云技術(shù)、存儲(chǔ)技術(shù)、安全技術(shù)和操作系統(tǒng)等現(xiàn)代化信息管理手段的發(fā)展，各行各業(yè)進(jìn)入大數(shù)據(jù)時(shí)代，為科研檔案的信息化體系建設(shè)提供了扎實(shí)的技術(shù)基礎(chǔ)。但是，在實(shí)踐過程中較多科研單位的檔案管理仍存在歸檔意識(shí)薄弱、標(biāo)準(zhǔn)制度體系不規(guī)范、信息化平臺(tái)建設(shè)水平低、檔案開發(fā)利用不充分等問題，嚴(yán)重制約了整體發(fā)展。這就需要相關(guān)負(fù)責(zé)人員以建設(shè)科研檔案平臺(tái)為基礎(chǔ)，完善硬件設(shè)施、加強(qiáng)技術(shù)應(yīng)用、健全制度標(biāo)準(zhǔn)，分析現(xiàn)狀、優(yōu)化體系，以期提升科研檔案管理的水平和質(zhì)量。

1 大數(shù)據(jù)時(shí)代科研檔案信息化管理要素分析

1.1 科研檔案的概念及內(nèi)容特點(diǎn)

科研檔案是指在相關(guān)科研項(xiàng)目的立項(xiàng)論證、方案制定、研究實(shí)施、結(jié)題驗(yàn)收和成果應(yīng)用等流程形成的文件材料，其中包括文字、圖表、圖像、音頻和視頻等形式及光盤、硬盤和存儲(chǔ)器等數(shù)據(jù)載體。2018年，國務(wù)院發(fā)布的《科學(xué)數(shù)據(jù)管理辦法》指出，有價(jià)值的科學(xué)數(shù)據(jù)是科研檔案的重要組成部分。2020年，國家檔案局發(fā)布的《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理規(guī)定》中對(duì)科研檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型建設(shè)提出系統(tǒng)要求，并鼓勵(lì)科研檔案資源的共享及利用，提高科研檔案服務(wù)科研活動(dòng)的質(zhì)量。2021年，中辦國辦印發(fā)的《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》明確提出要大力推動(dòng)科學(xué)數(shù)據(jù)與科研檔案的協(xié)同管理，并將其作為主要任務(wù)推進(jìn)。

科研檔案的特點(diǎn)：一是專業(yè)性?？蒲袡n案作為各個(gè)科研項(xiàng)目全生命周期形成的具有保存價(jià)值的記錄，其中含有較多數(shù)據(jù)、公式、論證等非結(jié)構(gòu)化信息，尤其在當(dāng)前學(xué)科交叉的科研背景下，相關(guān)研究涉及領(lǐng)域越來越廣泛，研究手段越來越復(fù)雜，生成的數(shù)據(jù)信息也自然越來越專業(yè)。二是系統(tǒng)性。目前相當(dāng)數(shù)量的科學(xué)研究工作是建立在前期寶貴研究的基礎(chǔ)上，其不僅具有較強(qiáng)的繼承性，還具有一定的銜接性、系統(tǒng)性和成套性，此特性不僅使科研檔案具有較大利用價(jià)值，還是各行業(yè)繼往開來的重要體現(xiàn)。三是特殊性。與其他類型檔案不同的是科研手段的進(jìn)步及科研領(lǐng)域的拓展，科研檔案無論在內(nèi)容還是形式上都不再拘泥于傳統(tǒng)模式的文字記錄及紙質(zhì)文件管理，不同領(lǐng)域的表達(dá)術(shù)語及描述符號(hào)不僅具有特殊性，還決定了科研檔案體系建設(shè)的多元化[1]。

1.2 科研檔案信息化體系建設(shè)的必要性

大數(shù)據(jù)時(shí)代，在科研檔案管理中應(yīng)用先進(jìn)技術(shù)是適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的重要手段，其必要性表現(xiàn)在：一是提高工作效率。傳統(tǒng)檔案管理模式下的紙質(zhì)檔案收集、人工查詢利用的方式需要消耗較多人力及時(shí)間，并且隨著科研檔案數(shù)據(jù)量的增多，更是因效率問題降低檔案利用率，通過建設(shè)信息化的管理體系，可優(yōu)化檔案管理流程，縮短工作時(shí)長，管理者可通過系統(tǒng)平臺(tái)，利用關(guān)鍵詞檢索精準(zhǔn)定位所需檔案，同時(shí)利用大數(shù)據(jù)技術(shù)可有效整合各類檔案，使得分類存檔精細(xì)化，極大地提高了檔案管理水平。二是增強(qiáng)數(shù)據(jù)安全。在過去紙質(zhì)檔案的管理模式下，部分資料會(huì)受自然因素影響出現(xiàn)變色、腐蝕、蟲蛀等情況，并且也會(huì)受火災(zāi)、水澇、地震等因素造成原始文件受損，不僅影響科研工作的順利推進(jìn)，還會(huì)造成不可逆的損失?？蒲袡n案的信息化體系建設(shè)，通過將檔案數(shù)據(jù)文件上傳至私有云、公共云的平臺(tái)上，同步做好檔案備份，可防止檔案原件因各種因素而損壞，最大程度地實(shí)現(xiàn)對(duì)“孤本”科研檔案的有效保護(hù)，從而提升科研檔案資源的利用率，發(fā)揮其潛在價(jià)值[2]。三是時(shí)代發(fā)展需求。在數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，電子文件“單套制”管理已逐漸替代傳統(tǒng)意義上的紙質(zhì)文件管理，這也促進(jìn)了大量電子檔案文件的產(chǎn)生。同時(shí)計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)字化技術(shù)所帶來的便利已逐漸被各行各業(yè)所認(rèn)可與接受，推動(dòng)著檔案行業(yè)正與大數(shù)據(jù)時(shí)代相融合，由此可見檔案數(shù)字化是傳統(tǒng)檔案未來必然的發(fā)展趨勢。

2 大數(shù)據(jù)時(shí)代科研檔案信息化管理體系建設(shè)面臨的問題及挑戰(zhàn)

2.1 歸檔意識(shí)薄弱，檔案完整性有待提升

一是檔案意識(shí)問題。在科研檔案的管理上，信息化建設(shè)的效果沒有充分體現(xiàn)，受網(wǎng)絡(luò)安全、信息安全等因素的影響，部分科研部門對(duì)于檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)型意識(shí)不夠強(qiáng)烈，在日常檔案的收集整理、歸檔著錄、數(shù)字化加工等方面存在不積極、不主動(dòng)的問題，使得整體工作積極性不高。二是檔案收集問題。對(duì)于科研人員來說，大部分精力用于科學(xué)研究，存在歸檔意識(shí)淡薄、歸檔流程不清晰等問題，在收集流程上不了解哪些文件需要?dú)w檔、哪些文件應(yīng)該刪除，最終使得檔案收集不全面、不完整，甚至出現(xiàn)漏檔問題。同時(shí)對(duì)已歸檔文件沒有開展全方位的數(shù)字化加工，數(shù)字化率嚴(yán)重低下，沒有較為完備的科研檔案數(shù)據(jù)庫，在一定程度上阻礙了科研工作的深入發(fā)展。

2.2 制度標(biāo)準(zhǔn)缺失，檔案科學(xué)性有待加強(qiáng)

檔案信息化管理體系與傳統(tǒng)管理模式相比有著較大差異，并且需要根據(jù)政策環(huán)境及發(fā)展情況適當(dāng)調(diào)整?，F(xiàn)階段，部分科研部門單位的檔案信息化管理僅僅停留在用計(jì)算機(jī)檢索文件上，對(duì)于電子檔案的管理、信息資源安全、人員業(yè)務(wù)規(guī)范、功能開發(fā)利用等項(xiàng)目缺少科學(xué)化、規(guī)范化的制度標(biāo)準(zhǔn)支撐，導(dǎo)致后續(xù)查閱服務(wù)、資源管理、文件歸檔、數(shù)據(jù)收集等流程無章可循。例如，現(xiàn)存的管理制度體系缺少電子文件的歸檔標(biāo)準(zhǔn)及要求，有關(guān)監(jiān)督措施規(guī)定不明確，管理人員缺少約束及指導(dǎo)，使得收集的科研檔案資料散亂，不成系統(tǒng)，影響后期的開發(fā)利用[3]。

2.3 平臺(tái)建設(shè)落后，管理專業(yè)性不夠強(qiáng)

檔案信息化體系的建設(shè)，管理平臺(tái)的搭建是其中重要環(huán)節(jié)。實(shí)際上，一些科研單位在這方面的專業(yè)性不強(qiáng)。一方面是軟硬件設(shè)施不夠。較多部門尚未配置較為先進(jìn)的服務(wù)器、存儲(chǔ)設(shè)備和安全設(shè)備等硬件設(shè)施，還存在較多安全問題，使得現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)無法被應(yīng)用?，F(xiàn)實(shí)硬件基礎(chǔ)無法滿足新時(shí)期科研檔案集中歸檔、高效管理、便捷查詢、在線傳輸和優(yōu)質(zhì)服務(wù)等需求，在一定程度上嚴(yán)重制約了科研部門的高質(zhì)量發(fā)展。另一方面是技術(shù)應(yīng)用不夠。在大數(shù)據(jù)背景下，各類技術(shù)層出不窮，但較多科研部門往往局限于通過系統(tǒng)平臺(tái)查詢電子檔案，在開發(fā)利用、共建共享等方面的應(yīng)用十分局限，現(xiàn)代化的檔案管理能力有待提高，使得許多有價(jià)值的檔案被束之高閣，無法發(fā)揮其在科研工作中的重要作用。

2.4 存在安全隱患，信息共享性不夠健全

實(shí)現(xiàn)資源共建共享是大數(shù)據(jù)時(shí)代科研檔案事業(yè)轉(zhuǎn)型升級(jí)的重要體現(xiàn)，但在實(shí)際發(fā)展過程中，極少有科研單位能夠做到區(qū)域內(nèi)外、行業(yè)內(nèi)外、部門內(nèi)外的資源共享。主要原因在于科研檔案包含的大量敏感信息，如實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、技術(shù)秘密和商業(yè)秘密等，一旦出現(xiàn)安全問題，不僅對(duì)科研項(xiàng)目進(jìn)展造成影響，還會(huì)引發(fā)系列重大損失。相關(guān)科研部門“重管理，輕安全”的思想嚴(yán)重，在信息化管理體系建設(shè)初期沒有對(duì)安全工作做出詳細(xì)規(guī)劃，無論在安全硬件設(shè)施上還是在安全技術(shù)手段上均存在漏洞，使得跨部門、跨行業(yè)的科研檔案資源難以實(shí)現(xiàn)高度整合，存在安全壁壘、技術(shù)壁壘，嚴(yán)重制約了科研檔案資源的共建共享。

3 大數(shù)據(jù)時(shí)代科研檔案信息化管理體系建設(shè)未來優(yōu)化路徑

3.1 增強(qiáng)檔案意識(shí)，構(gòu)建檔案資源數(shù)據(jù)庫

一是加強(qiáng)宣傳教育。各級(jí)科研部門要在開展各項(xiàng)科學(xué)研究活動(dòng)的基礎(chǔ)上，定期舉辦檔案管理工作講座、研討會(huì)等培訓(xùn)活動(dòng)，可邀請(qǐng)當(dāng)?shù)貦n案主管部門業(yè)務(wù)的專家或者高等院校教授，進(jìn)一步普及檔案信息化管理的宏觀政策環(huán)境、前沿技術(shù)應(yīng)用、歸檔業(yè)務(wù)知識(shí)、業(yè)內(nèi)成功案例，進(jìn)一步提高科研人員對(duì)檔案工作的責(zé)任意識(shí)、大局意識(shí)與歸檔意識(shí)，讓其認(rèn)可檔案工作對(duì)科研任務(wù)的重要推動(dòng)作用，從而積極開展各項(xiàng)工作。二是優(yōu)化歸檔流程。相關(guān)部門單位要充分應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)及信息化平臺(tái)，促進(jìn)部門之間、科研工作人員之間的溝通交流，隨時(shí)共享、交流、分析檔案收集情況，檔案主管部門要開設(shè)窗口為其提供咨詢服務(wù)，幫助其了解檔案收集的范圍、期限和標(biāo)準(zhǔn)等問題，形成齊抓共管的良好局面。三是提升數(shù)字化率?？蒲胁块T根據(jù)科研檔案的種類、用途、介質(zhì)類型、更新度和真實(shí)性等因素，針對(duì)目前庫存檔案文件進(jìn)行集中分類梳理、細(xì)化檔案著錄，剔除無用和過期文件，要在社會(huì)積極招標(biāo)第三方數(shù)字化加工服務(wù)公司，深度開展科研檔案的數(shù)字化掃描加工工作，保證生成的電子文件分辨率達(dá)標(biāo)、文字內(nèi)容完整全面、格式符合上傳要求，選擇最佳的數(shù)據(jù)庫軟件，如MySQL、Oracle、SQL Server 等，切實(shí)做到“存量數(shù)字化，增量電子化”，從而搭建完善的科研檔案數(shù)據(jù)庫。

3.2 完善制度體系，確保資源管理規(guī)范化

科研檔案的信息化管理是一項(xiàng)較為系統(tǒng)的工作，需要建立科學(xué)完善的管理制度體系。一是健全組織體系?？蒲袉挝灰⒖蒲袡n案信息化管理領(lǐng)導(dǎo)小組，明確由檔案主管業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)牽頭，其他部門相互協(xié)同，整體上建立權(quán)責(zé)明晰的組織責(zé)任體系，領(lǐng)導(dǎo)小組要做好上級(jí)指示精神傳達(dá)、部門間溝通協(xié)商、制度標(biāo)準(zhǔn)制定、日常監(jiān)督管理，提升本單位整體檔案管理職能性及協(xié)調(diào)能力，使得各項(xiàng)工作開展擁有強(qiáng)有力的組織保障。二是優(yōu)化制度體系。領(lǐng)導(dǎo)小組要深入學(xué)習(xí)《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》《檔案法》《電子檔案單套管理一般要求》《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》等政策文件，做到科研檔案征集歸檔、分類著錄、數(shù)字化加工、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、安全保管、共享利用等全生命周期的標(biāo)準(zhǔn)化管理，確保各項(xiàng)工作開展有據(jù)可依[4]。

3.3 深化技術(shù)應(yīng)用，促進(jìn)系統(tǒng)平臺(tái)專業(yè)化

一是增加資金投入力度?？蒲袉挝回?fù)責(zé)定期向上級(jí)有關(guān)部門申請(qǐng)信息化專項(xiàng)資金，并形成常態(tài)化的財(cái)政投入機(jī)制。管理人員要及時(shí)更新計(jì)算機(jī)終端、掃描儀等基礎(chǔ)設(shè)備及機(jī)房硬件設(shè)備、防火設(shè)備、安全設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備等。安排專業(yè)信息化管理人員參加系統(tǒng)專業(yè)培訓(xùn)，并負(fù)責(zé)機(jī)房各類設(shè)施的日常運(yùn)行維護(hù)、設(shè)備安全檢查，要做到問題第一時(shí)間解決，設(shè)備第一時(shí)間更換，專業(yè)專職，從而更好地落實(shí)信息化工作。二是深度開發(fā)應(yīng)用技術(shù)。領(lǐng)導(dǎo)小組要會(huì)同業(yè)務(wù)科室積極開展行業(yè)調(diào)研，根據(jù)本單位實(shí)際情況，合理選擇應(yīng)用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)。利用高效數(shù)據(jù)處理能力與分析能力，對(duì)海量科研檔案文件進(jìn)行科學(xué)有效的分析，獲得行業(yè)發(fā)展的趨向動(dòng)態(tài)或者科研項(xiàng)目的內(nèi)涵，提高科研檔案利用的精準(zhǔn)度與可靠性；數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)其中包括神經(jīng)網(wǎng)絡(luò)、決策樹分析、關(guān)聯(lián)規(guī)則等，科研人員可利用此技術(shù)實(shí)現(xiàn)對(duì)科研檔案的深入分析、推理，從而將最具價(jià)值的信息與知識(shí)提煉出來，充分發(fā)揮科研檔案利用價(jià)值；云存儲(chǔ)技術(shù)，可將海量的科研檔案信息存儲(chǔ)至云端，并對(duì)其實(shí)現(xiàn)集中管理與存儲(chǔ)，從而避免冗余與重復(fù)性工作，在一定程度上推動(dòng)檔案資料的訪問與共享。

3.4 打造安全環(huán)境，推動(dòng)信息利用廣泛化

一是制度方面?？蒲胁块T要嚴(yán)格規(guī)劃好相關(guān)檔案的應(yīng)用權(quán)限，做好對(duì)知識(shí)產(chǎn)權(quán)、商業(yè)秘密的保護(hù)，在共建共享的過程中依據(jù)《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理規(guī)定》等法律法規(guī)，明確科研檔案歸屬及共享利用的權(quán)限，出臺(tái)資源整合、數(shù)據(jù)傳輸、信息利用和共享服務(wù)等流程的安全管理制度，嚴(yán)格維護(hù)科研檔案信息的安全性、真實(shí)性、完整性和可靠性，也要保證共享環(huán)節(jié)的程序規(guī)范、要素合規(guī)。二是技術(shù)方面。要根據(jù)實(shí)際應(yīng)用情況及側(cè)重點(diǎn)，在科研檔案信息化管理體系建設(shè)過程中配置安全網(wǎng)關(guān)、漏洞掃描、日志審計(jì)等安全設(shè)備，選擇防火墻、區(qū)塊鏈、數(shù)據(jù)加密等合適的安全技術(shù)，確保服務(wù)器、計(jì)算機(jī)終端安裝殺毒軟件并及時(shí)更新病毒庫，在源頭上保證科研檔案資源信息不出現(xiàn)安全問題。三是在應(yīng)用方面，盡量不要將科研檔案系統(tǒng)平臺(tái)鏈接對(duì)外開放，在對(duì)外服務(wù)或者資源查詢服務(wù)過程中采取人臉識(shí)別、權(quán)限設(shè)置、數(shù)字簽章、流程監(jiān)控和信息溯源等技術(shù)手段，保證共建共享全流程及對(duì)外服務(wù)全過程均有記錄，從而防止不法分子竊取關(guān)鍵信息，保障科研電子文件的安全性[5]。

結(jié)語

科研檔案作為科技創(chuàng)新過程中的珍貴烙印，是推動(dòng)社會(huì)進(jìn)步與科技發(fā)展的重要支撐。數(shù)字化轉(zhuǎn)型作為大數(shù)據(jù)時(shí)代科研檔案管理的主流手段，要求相關(guān)管理人員要緊跟時(shí)代要求，充分利用時(shí)代技術(shù)優(yōu)勢，優(yōu)化檔案管理利用流程，完善軟硬件設(shè)施基礎(chǔ)，建立與之相匹配的管理制度體系，促進(jìn)多層次、多視角、多主體之間科研檔案資源的有效整合與廣泛應(yīng)用，從而實(shí)現(xiàn)整體事業(yè)的良性發(fā)展。

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作者簡介：王娟（1981—），碩士學(xué)位，山東省海洋科學(xué)研究院副研究館員，研究方向：檔案管理。張帥中（1993—），碩士研究生學(xué)歷，山東省海洋科學(xué)研究院助理研究員，研究方向?yàn)椋簷n案保護(hù)技術(shù)學(xué)。