探究疾控體系改革中如何提升疾控機構(gòu)檔案管理質(zhì)量

摘 要：推進疾控體系改革是推進國家治理能力和治理體系現(xiàn)代化的題中之義。在改革中，檔案作為疾控事業(yè)發(fā)展的重要記錄，管理部門推動建立新的檔案治理體系責(zé)無旁貸。本文認(rèn)為，在改革過程中涉改單位存在管理基礎(chǔ)各異、重視程度不夠、業(yè)務(wù)類型多樣復(fù)雜、數(shù)據(jù)管理能力亟待提升的問題。為打造現(xiàn)代化檔案治理體系，需要在優(yōu)化組織結(jié)構(gòu)、健全管理制度、做好數(shù)據(jù)治理、提升利用質(zhì)效、做好業(yè)務(wù)培訓(xùn)和安全體系等方面努力，構(gòu)建疾控機構(gòu)檔案管理新模式。

關(guān)鍵詞：疾控體系改革；檔案管理；路徑

自2023年12月26日國務(wù)院辦公廳《關(guān)于推動疾病預(yù)防控制事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展的指導(dǎo)意見》發(fā)布以來，各地陸續(xù)開展各級疾控中心的重新組建工作。組建工作的核心就是同級衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)被整合。在疾控體系改革中，檔案管理部門需要從大局出發(fā)，樹立系統(tǒng)思維，將質(zhì)量建設(shè)擺在突出位置，建立自上而下理順的工作體系，走出一條涉改單位檔案管理的新路子[1]。這次疾控體系改革涉及兩個性質(zhì)不同的單位進行合并，對檔案管理工作提出更高的要求。

1 疾控體系改革中檔案管理工作面臨的主要障礙

1.1 檔案管理基礎(chǔ)各異

從現(xiàn)實情況來看，衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)和疾控中心重新組建后，這兩個曾經(jīng)獨立的機構(gòu)合二為一，而且今后將用“疾病預(yù)防控制中心”的官方稱號。由此可見，衛(wèi)生原兩單位的檔案將進行統(tǒng)一管理，這為檔案管理工作提出更高要求。由于兩個機構(gòu)的檔案管理水平存在較大差異，導(dǎo)致檔案的移交、管理與利用存在較大阻礙。原單位都有各自的“三合一”制度，合并后需要制定新的“三合一”方案，而參考標(biāo)準(zhǔn)依然沿用機構(gòu)改革前主管部門修訂的《歸檔范圍和保管期限表》，出現(xiàn)了檔案管理規(guī)范不統(tǒng)一的問題，較難適應(yīng)新的管理體制。

1.2 業(yè)務(wù)類型多樣復(fù)雜

本次改革檔案管理面臨的難點主要在于數(shù)據(jù)多元異構(gòu)、業(yè)務(wù)多樣與重復(fù)建設(shè)等問題，需要對兩個部門的專業(yè)檔案統(tǒng)一管理。主要原因：一是業(yè)務(wù)功能部分重合。兩家單位在疾病預(yù)防與指導(dǎo)方面具有相通性，但是從檔案管理角度而言，二者在管理模式、職責(zé)劃定方面存在較大差異，對相通的業(yè)務(wù)檔案需要妥善解決標(biāo)準(zhǔn)化問題。二是多數(shù)業(yè)務(wù)存在差異。業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)與檔案材料在全流程管理中流程較長、歸檔梗阻較多。原疾控中心的職責(zé)側(cè)重于技術(shù)指導(dǎo)、科研分析及監(jiān)測預(yù)警，而衛(wèi)生監(jiān)督所的職責(zé)側(cè)重于監(jiān)督執(zhí)法，合并重組后需考慮讓不同職能板塊做好相互配合，實現(xiàn)檔案治理結(jié)構(gòu)的高效化[2]。

1.3 數(shù)據(jù)管理能力亟待提升

數(shù)據(jù)管理能力已成為衡量檔案管理質(zhì)量的關(guān)鍵。當(dāng)前，疾控機構(gòu)檔案數(shù)據(jù)管理能力較弱，數(shù)字管理模式亟須轉(zhuǎn)型。一是疾控體系改革中檔案管理頂層設(shè)計不足，未形成統(tǒng)一的數(shù)據(jù)管理方式，各單位檔案管理各行其是。在體系改革前，疾控中心對突發(fā)公共衛(wèi)生事件的調(diào)查、流調(diào)溯源、原因分析有獨立的檔案管理體系，但是與應(yīng)急處理（包括傷病員救治）與善后（包括追責(zé)問責(zé)、避免再次發(fā)生的改進建議、督促落實等）等原衛(wèi)生監(jiān)督檔案數(shù)據(jù)存在不兼容等情況，需要統(tǒng)一數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)和格式，建立流通有序的規(guī)范化系統(tǒng)。二是存量檔案數(shù)字化率存在差異。一方面，兩個部門數(shù)字化率不一。疾控中心作為公益類事業(yè)單位，因其體量較大，經(jīng)費較為充足，數(shù)字化率較高，衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)作為參公單位，數(shù)字率相比來說較低。另一方面，數(shù)字化質(zhì)量存在差別。原有的數(shù)據(jù)文本質(zhì)量難以滿足統(tǒng)一性和規(guī)范性要求。三是檔案信息資源共享存在壁壘。從實踐來看，疾控中心具有較完善的OA系統(tǒng)、業(yè)務(wù)檔案管理系統(tǒng)，但部分衛(wèi)生監(jiān)督部門業(yè)務(wù)檔案系統(tǒng)不夠完善，且無法與OA系統(tǒng)數(shù)據(jù)進行對接，疾控體系改革中增量電子化接收和管理存在較大難度。

1.4 檔案管理重視程度不夠

疾控體系改革受限于改革范圍、深度和專業(yè)性等因素，上級檔案主管部門對檔案指導(dǎo)與服務(wù)有限，造成缺乏有效的監(jiān)督。疾控體系改革中檔案管理缺位弱化問題突出，有的單位未成立檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，對檔案資源失之于管，檔案流向與處置意見不夠明確等。同時，改革中人員變動頻繁，檔案管理原有組織架構(gòu)解體，檔案管理處于低效運行狀態(tài)。

2 疾控體系改革中提升疾控機構(gòu)檔案管理質(zhì)量的路徑選擇

疾控體系改革是一項系統(tǒng)性工程，要對照疾控檔案的工作屬性，堅持普遍性與特殊性相統(tǒng)一，抓住疾控檔案管理質(zhì)量這個中心任務(wù)，在體系建設(shè)、數(shù)據(jù)管理和人員培訓(xùn)等方面創(chuàng)新施策，打造現(xiàn)代化疾控檔案管理模式。

2.1 優(yōu)化組織結(jié)構(gòu)

健全檔案工作領(lǐng)導(dǎo)體制和履職機制，將檔案管理與交接作為重要內(nèi)容，成立專項工作領(lǐng)導(dǎo)小組，建立檔案管理工作清單，切實把主責(zé)扛在肩上、主業(yè)抓在手中。各部門要樹立大檔案理念，在機構(gòu)改革領(lǐng)導(dǎo)小組的指揮下，各司其職、高效協(xié)同、有力統(tǒng)籌，形成合心合力合拍抓檔案工作的生動局面。檔案管理工作者和各部門負責(zé)人做好檔案的歸集、分類、整理與匯總工作，細化工作方案，倒排時間工期，把好時間節(jié)點，做到檔案處置工作與機構(gòu)改革工作同步推進。

2.2 健全管理制度

檔案的收、管、用等全流程都需要建立完善的檔案管理體系?！丁笆奈濉比珖鴻n案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》將檔案治理結(jié)構(gòu)現(xiàn)代化作為重要任務(wù)加以強調(diào)，其中就要求構(gòu)建完善的制度化體系。疾控體系改革期間，新組建部門要把制度體系放在首要位置。一是做好“三合一”制度編制。原疾控中心與衛(wèi)生監(jiān)督要從業(yè)務(wù)建設(shè)角度出發(fā)，詳細了解機關(guān)檔案的分類方案、歸檔范圍和保管期限表的編制，對照單位“三定”方案，突出職能特點，確保檔案“三合一”制度編制更加科學(xué)精準(zhǔn)、高效規(guī)范。二是完善檔案資源建設(shè)制度體系。應(yīng)建立完善單位檔案管理制度，劃清內(nèi)部職責(zé)邊界，明確責(zé)任主體。要將檔案收集歸檔作為重點，規(guī)范檔案移交與借閱程序，保證檔案的嚴(yán)肅性和完整性。加大對檔案完整性、原始性的審查和考核，制定可操作性的應(yīng)急預(yù)案，防止檔案遺失和泄密等問題。

2.3 做好數(shù)據(jù)治理

電子檔案資源是疾控部門檔案形態(tài)的主要方面，也是檔案高質(zhì)量管理的重中之重，要把檔案數(shù)據(jù)管理貫穿疾控體系改革始終，有效提升檔案資源配置效率。一是搭建好平臺。建設(shè)高性能、高穩(wěn)定性的數(shù)據(jù)綜合平臺作為堅實的支撐，對現(xiàn)有業(yè)務(wù)流程進行梳理整合，確保其與新型檔案信息系統(tǒng)無縫對接[3]。二是構(gòu)筑新系統(tǒng)。圍繞疾控業(yè)務(wù)需求，采用檔案業(yè)務(wù)資源架構(gòu)、場景化設(shè)計與標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的方式，構(gòu)筑一個包容性強、穩(wěn)定性高、技術(shù)創(chuàng)新的一體化互聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用系統(tǒng)，以期全面提升疾控部門信息化服務(wù)水平和利用效率，為高質(zhì)量檔案服務(wù)提供有力的技術(shù)保障。三是深化新技術(shù)應(yīng)用。發(fā)揮大數(shù)據(jù)、人工智能在資源管理方面的優(yōu)勢，在庫房設(shè)計、數(shù)據(jù)處理方面提高實效。如釋放人工智能在對檔案數(shù)據(jù)進行計算、加工和存儲等方面的優(yōu)勢，打通業(yè)務(wù)系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)壁壘，實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)資源交互共享和互聯(lián)互通。

2.4 提升利用質(zhì)效

一是發(fā)揮好檔案資政功能。疾控和衛(wèi)生監(jiān)督部門都保留大量的機構(gòu)改革檔案，對此次體系改革具有重要的參考價值。管理部門要深入挖掘檔案中蘊含的經(jīng)驗與做法，為相關(guān)單位提供有力參考。二是發(fā)揮好檔案憑證功能。疾控檔案具有重要的見證價值，為社會有序運行提供基礎(chǔ)。要加大專業(yè)檔案研究。比如，職業(yè)衛(wèi)生技術(shù)資質(zhì)服務(wù)、職業(yè)健康檢查等檔案，為有關(guān)社會團體提供發(fā)揮支撐，維護良好的社會秩序。

2.5 做好業(yè)務(wù)培訓(xùn)

疾控體系改革中檔案工作涉及面廣、參與人數(shù)多，提升全體人員檔案基本素養(yǎng)至關(guān)重要。一是深化全員培訓(xùn)。重點在檔案資源收集與整理、接收和傳遞、保管與保密、審核和利用等業(yè)務(wù)知識上進行培訓(xùn)，并開展檔案組件、分類、編排和編目等的具體操作，保障檔案資源收集與利用的質(zhì)量。二是堅持精準(zhǔn)滴灌。要對重點業(yè)務(wù)科室開展專項培訓(xùn)，對專項檔案的保管與移交、電子檔案管理進行詳細講解，著力提高理論水平和專業(yè)能力，實現(xiàn)自身本領(lǐng)與數(shù)字社會相同步，確保體系改革中的疾控和監(jiān)督檔案做到規(guī)范化管理。

2.6 夯實安全底線

檔案安全是疾控體系改革的底線與基礎(chǔ)，是整個檔案管理系統(tǒng)的紅線，必須強化疾控檔案風(fēng)險安全意識，保障實體與電子檔案數(shù)據(jù)絕對安全。一是強化檔案安全責(zé)任。組織開展專題檔案安全培訓(xùn)，明確檔案安全責(zé)任制度，逐級壓實安全責(zé)任，嚴(yán)格落實“第一責(zé)任人”職責(zé)，明確具體措施和任務(wù)分工，落實細則到崗到人。二是全面查找檔案安全隱患。對于庫房安全，改革期間要實行最嚴(yán)格的管理制度，符合防火、防水、防盜等安全標(biāo)準(zhǔn)，配備完善的視頻監(jiān)控與報警系統(tǒng)。電子檔案管理系統(tǒng)要常用常新，對共享利用、網(wǎng)絡(luò)服務(wù)等方面強化安全管理，杜絕信息被泄露問題，化解好疾控機構(gòu)檔案安全隱患[4]。要堅持安全第一、預(yù)防為主，健全人防、物防、技防三位一體的檔案安全體系，采取有效措施和技術(shù)手段，強化事前、事中、事后全過程的管理，構(gòu)建現(xiàn)代化的檔案安全治理網(wǎng)絡(luò)。

3 疾控體系改革中提升疾控機構(gòu)檔案管理質(zhì)量的幾點啟示

通過疾控機構(gòu)檔案管理路徑的分析，可以總結(jié)歸納出機構(gòu)改革或合并期間檔案管理的基本經(jīng)驗，為其他部門改革提供參考。

3.1 思想重視是提高檔案管理質(zhì)量的前提

檔案是疾控工作最真實的歷史記錄，是人類醫(yī)療文明事業(yè)的重要組成部分，對資政育人具有重要作用。體系改革中的檔案工作是一項重要政治任務(wù)，抓好檔案管理工作是落實體系改革鏈條上的重要一環(huán)，檔案工作抓不好會影響體系改革的進程。管理部門要切實扛起政治重任，知責(zé)于心，擔(dān)責(zé)于身，履責(zé)于行，將檔案管理同機構(gòu)改革同部署、同推進、同落實。要準(zhǔn)確把握體系改革中檔案工作面臨機遇和挑戰(zhàn)的新變化，準(zhǔn)確把握檔案工作面臨的“時”與“勢”，把檔案管理高質(zhì)量放在疾控事業(yè)發(fā)展的大局中考量，加強對檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo)，做好過渡期檔案資料的收集與整理，確保檔案工作不斷檔、不降格。

3.2 資源建設(shè)是提高檔案管理質(zhì)量的基礎(chǔ)

保管好檔案資源是落實“四個好”“兩服務(wù)”的根本要求。疾控體系改革中首先要把資源建設(shè)放在突出位置，對合并前單位的“三合一”制度進行梳理，對需處置歸檔的檔案情況進行排摸，掌握各類檔案保存現(xiàn)狀，與檔案系統(tǒng)記錄進行核對，做到紙質(zhì)檔案與電子檔案相符，確保檔案歸集的安全性、準(zhǔn)確性。要明確各類檔案的整理方法和歸檔范圍，提高資源建設(shè)的精準(zhǔn)度。嚴(yán)格按照國家和行業(yè)的有關(guān)檔案標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范對所有檔案進行鑒定整理，并編制好檢索工具，完善全宗卷。新機構(gòu)成立之前形成的文件材料歸入原機構(gòu)檔案全宗，組建的新機構(gòu)成立之后形成的文件材料，由組建的新機構(gòu)收集整理歸檔。同時，要加強檔案征集，對散存在單位各內(nèi)收機構(gòu)和個人手中的檔案，保證檔案資源的完整性。

3.3 數(shù)據(jù)管理是提高檔案管理質(zhì)量的關(guān)鍵

推進數(shù)據(jù)資源現(xiàn)代化是《中華人民共和國檔案法》《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》的明確要求。伴隨大數(shù)據(jù)技術(shù)的進步，疾病監(jiān)測、衛(wèi)生監(jiān)督、健康教育等環(huán)節(jié)不僅產(chǎn)生大量的紙質(zhì)檔案，還有海量的電子檔案資源。在體系改革中，疾控機構(gòu)既要繼續(xù)強化“雙套制”管理，也要重視檔案數(shù)據(jù)資源的收集、處理與傳遞。在推進檔案電子化的過程中，注重檔案的特色化建設(shè)。一方面，建立檔案的系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫，全面錄入相關(guān)數(shù)據(jù)，形成全鏈條、全周期的“大數(shù)據(jù)”體系。另一方面，積極打破數(shù)據(jù)壁壘，推動電子檔案在跨部門、跨行業(yè)、跨層級間的共享與利用，實現(xiàn)檔案信息的集成化、精細化、標(biāo)準(zhǔn)化和共享化，提高檔案數(shù)據(jù)資源的利用效率和社會價值，滿足多元化場景下的檔案利用需求。

3.4 人才隊伍是提高檔案管理質(zhì)量的保障

信息化時代為檔案管理人員素質(zhì)提出更高要求，疾控體系改革中要選拔具有大局觀、大視野的檔案管理人員。既要熟悉掌握檔案管理知識，也要對疾控和衛(wèi)生監(jiān)督的業(yè)務(wù)檔案了如指掌，同時具備數(shù)字化視野，同時還要具備寬闊的理論視野和融會貫通能力，善于對照有關(guān)機構(gòu)改革檔案管理處置工作要求進行檔案資料流轉(zhuǎn)，保障檔案工作的連貫性和高水平。

結(jié)語

綜上所述，疾控體系改革中疾控檔案管理需要進行重塑和提檔升級，要不斷總結(jié)改革中的經(jīng)驗做法，切實將檔案工作納入體系改革的總體部署，精心組織、專題研究、細化舉措和倒排工期。要在經(jīng)費建設(shè)給予重點支持，抓好檔案規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化體系建設(shè)，全力做好數(shù)據(jù)資源共享體系建設(shè)，提高檔案數(shù)據(jù)流動性和安全性，以高水平的檔案管理推動疾控事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展，更好地服務(wù)于人民群眾的健康。

參考文獻

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作者簡介：姜兆蘭（1987—），碩士研究生學(xué)歷，山東省臨沂市疾病預(yù)防控制中心副研究館員，研究方向：疾控檔案管理研究。