信息化時代學校檔案人員的職業(yè)素養(yǎng)提升研究

摘 要：信息化時代，學校提升檔案人員職業(yè)素養(yǎng)有利于提升檔案管理效率，促進學校信息化發(fā)展及保障檔案數(shù)據(jù)的安全性。然而，實踐中仍然存在一些挑戰(zhàn)，包括檔案人員的數(shù)字化管理意識不足、缺少系統(tǒng)化的職業(yè)培訓機制、資源支持不足等。為有效應(yīng)對這些挑戰(zhàn)，建議提升檔案數(shù)字化管理意識、構(gòu)建系統(tǒng)化職業(yè)培訓體系、加強資源支持，以便全面提升檔案管理能力。

關(guān)鍵詞：信息化；學校；檔案人員；職業(yè)素養(yǎng)

引言

隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，全球教育系統(tǒng)正全面向信息化方向邁進，而檔案管理作為學校管理的重要領(lǐng)域，其發(fā)展水平直接關(guān)系到教育信息化的實施成效。然而，當前許多學校在檔案管理實踐中仍存在諸多問題，這些問題制約了檔案管理水平的進一步提高。因此，研究如何在信息化背景下提升學校檔案人員的職業(yè)素養(yǎng)，不僅是檔案管理領(lǐng)域的重要課題，還對推動教育信息化發(fā)展具有現(xiàn)實意義。

1 信息化時代下學校提升檔案人員職業(yè)素養(yǎng)的意義

1.1 提升檔案管理效率

信息化時代為檔案管理帶來了深刻的變革，學校檔案管理工作逐漸從傳統(tǒng)紙質(zhì)模式向智能化方向轉(zhuǎn)型，其中檔案管理效率的提升是教育信息化建設(shè)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，而檔案人員的職業(yè)素養(yǎng)是這一目標實現(xiàn)的核心因素。首先，學校通過強化檔案人員的信息技術(shù)能力，能夠使他們熟練運用檔案管理系統(tǒng)高效完成數(shù)據(jù)錄入、查詢和整理等工作，減少傳統(tǒng)人工管理中的冗雜。其次，職業(yè)素養(yǎng)的提升還能增強檔案人員對數(shù)字化工具的熟悉程度，優(yōu)化學校檔案的分類、存儲和檢索流程，使得檔案調(diào)取更加快捷精準。最后，信息化時代帶來了數(shù)據(jù)量的激增，檔案人員職業(yè)素養(yǎng)的提高能夠幫助其更好地適應(yīng)這種變化，在大數(shù)據(jù)背景下實現(xiàn)批量處理。因此，在信息化時代，通過提升學校檔案人員的職業(yè)素養(yǎng)，能夠有效實現(xiàn)檔案管理從煩瑣到高效的轉(zhuǎn)變，為教育事業(yè)的進一步發(fā)展提供有力支持。

1.2 促進學校信息化發(fā)展

信息化時代為學校的整體發(fā)展提供了新的契機，而檔案管理作為學校信息化的重要組成部分，其現(xiàn)代化水平直接影響著學校信息化建設(shè)的成效。一方面，檔案人員職業(yè)素養(yǎng)的提升能夠幫助其充分掌握現(xiàn)代信息技術(shù)，這些技能的掌握能夠推動檔案管理工作全面融入學校的信息化平臺，實現(xiàn)與教學管理、學生管理、行政管理等其他系統(tǒng)的互聯(lián)互通[1]。另一方面，職業(yè)素養(yǎng)的提高還能增強檔案人員對學校信息化發(fā)展方向的理解，幫助他們在工作中主動探索創(chuàng)新，推動檔案管理工作向智能化方向發(fā)展。因此，在信息化時代，學校通過培養(yǎng)高素質(zhì)的檔案管理人員，可以為教育信息化發(fā)展奠定堅實的基礎(chǔ)。

1.3 保障檔案數(shù)據(jù)的安全性

信息化時代帶來的數(shù)據(jù)數(shù)字化與聯(lián)網(wǎng)化，為學校檔案管理創(chuàng)造了便利，但同時也增加了數(shù)據(jù)安全性風險，一旦泄露或丟失，將對學校和師生造成無法挽回的損失。在此背景下，檔案人員職業(yè)素養(yǎng)的提升顯得尤為重要，他們在數(shù)據(jù)安全管理中起著關(guān)鍵作用。首先，通過提升職業(yè)素養(yǎng)，檔案人員能夠掌握更多的數(shù)據(jù)安全技術(shù)手段，有利于從技術(shù)層面保障檔案數(shù)據(jù)的安全性。其次，職業(yè)素養(yǎng)的提高可以增強檔案人員的安全意識，使其能夠更敏銳地識別潛在的安全風險。例如，網(wǎng)絡(luò)攻擊、病毒感染和人為操作失誤等，并采取及時有效的防護措施。最后，在學校的實際應(yīng)用場景中，檔案數(shù)據(jù)的安全性不僅關(guān)乎學校內(nèi)部的管理秩序，還影響到外部的社會信任，而通過提升檔案人員的職業(yè)素養(yǎng)，學?？梢詮脑搭^減少數(shù)據(jù)安全事故的發(fā)生，為教育信息化發(fā)展提供堅實的保障基礎(chǔ)。

2 影響信息化時代學校提升檔案人員職業(yè)素養(yǎng)的主要因素

2.1 檔案人員的數(shù)字化管理意識不足

信息化時代，學校在提升檔案人員職業(yè)素養(yǎng)的過程中，數(shù)字化管理意識不足是一個突出的問題。第一，檔案人員宣貫《檔案法》有關(guān)檔案數(shù)字化管理的意識不足，阻礙檔案信息化的推進。第二，信息化時代，部分檔案人員對數(shù)字化工具和系統(tǒng)的功能和應(yīng)用價值缺少認知，面對復(fù)雜的數(shù)字化設(shè)備和軟件時往往表現(xiàn)出抵觸情緒，從而制約了檔案工作的效率和質(zhì)量。第三，檔案人員的創(chuàng)新意識不足，缺少探索精神，不能積極將先進的信息化理念融入日常工作，從而難以在檔案管理領(lǐng)域提出具有前瞻性或創(chuàng)造性的建議[2]。第四，部分檔案人員在操作中未能嚴格遵循信息化管理的規(guī)范要求，缺少對數(shù)據(jù)精準處理和保護的主動意識。第五，檔案人員的學習意識薄弱。他們對數(shù)字化管理相關(guān)知識的學習動力不足，缺少自我提升的意愿，導(dǎo)致檔案人員難以適應(yīng)學校信息化的發(fā)展。

2.2 缺少系統(tǒng)化的職業(yè)培訓機制

學校在提升檔案人員職業(yè)素養(yǎng)的過程中，系統(tǒng)化職業(yè)培訓機制的缺失是一個顯著的問題。第一，培訓內(nèi)容的針對性不足?，F(xiàn)有的職業(yè)培訓機制在設(shè)計時未能充分考慮檔案人員在信息化環(huán)境中的實際工作需求，內(nèi)容過于籠統(tǒng)且缺少深度，忽視實操能力的培養(yǎng)，無法有效提高檔案人員應(yīng)對信息化環(huán)境下檔案管理挑戰(zhàn)的能力。第二，職業(yè)培訓的覆蓋范圍有限。檔案管理崗位上的人員通常未被作為重點培訓對象，部分檔案人員在職期間難以獲得與信息化技能相關(guān)的培訓機會，從而造成職業(yè)素養(yǎng)提升的不均衡。第三，職業(yè)培訓的形式單一?，F(xiàn)有的培訓機制通常采取集中授課模式，內(nèi)容枯燥且互動性不足，無法激發(fā)檔案人員的學習興趣和積極性，從而難以適應(yīng)信息化時代對檔案管理能力多樣化的要求[3]。第四，職業(yè)培訓的評價機制不完善。在學?，F(xiàn)有的職業(yè)培訓中，檔案人員的學習效果和能力提升情況缺少科學的評價機制，沒有明確的方式檢驗檔案人員對信息化管理技能掌握的程度，也缺少對職業(yè)素養(yǎng)提升效果的持續(xù)跟蹤和改進。第五，職業(yè)培訓的資源支持不足。培訓機制的運行依賴于資金和技術(shù)支持，但學校在信息化時代對檔案人員培訓的資源投入明顯不足，導(dǎo)致培訓條件不佳，使得培訓的實施受到很大限制，難以滿足檔案人員職業(yè)素養(yǎng)全面提升的需求。

2.3 資源支持不足

《檔案法》明確規(guī)定，各級政府應(yīng)當提供必要的資金和設(shè)備支持，確保檔案管理的現(xiàn)代化水平。資源支持不足的問題說明部分學校未落實這一法定職責，直接影響檔案人員職業(yè)素養(yǎng)的提升。第一，信息化設(shè)備配備不完善。學校用于檔案管理的硬件設(shè)備往往無法滿足信息化管理的需求，直接影響了檔案人員在日常工作中使用信息化工具的效率。第二，在許多學校，現(xiàn)有的檔案管理軟件缺少全面性和先進性，功能模塊不夠齊全，操作流程不夠簡便，這種資源短板不僅增加了檔案人員的工作負擔，也削弱了其在信息化環(huán)境下的職業(yè)技能發(fā)揮，使檔案數(shù)字化管理難以順利推進。第三，檔案管理專用資金投入不足。在信息化時代，提升檔案人員職業(yè)素養(yǎng)需要足夠的資金支持，但部分學校在教育信息化發(fā)展的過程中，往往優(yōu)先投資于教學和科研領(lǐng)域，對檔案管理的資金支持力度較弱，導(dǎo)致檔案管理部門在采購設(shè)備等方面面臨預(yù)算不足的問題。第四，學校在信息化建設(shè)中，檔案管理部門通常缺少專業(yè)技術(shù)團隊的持續(xù)支持，一旦信息化設(shè)備出現(xiàn)技術(shù)故障，檔案人員由于缺少有效的技術(shù)服務(wù)資源，將難以及時解決問題，從而進一步暴露了資源支持方面的缺陷。第五，檔案管理的工作環(huán)境不適應(yīng)信息化要求。信息化檔案管理需要專門的工作空間，用于存儲設(shè)備、操作系統(tǒng)及進行技術(shù)性操作，但部分學校對檔案管理部門的空間和環(huán)境資源分配不足，工作環(huán)境不利于現(xiàn)代化管理工具的應(yīng)用，從而限制了檔案人員信息化能力的發(fā)揮。第六，信息化時代，職業(yè)素養(yǎng)提升需要依賴系統(tǒng)的學習資源，但許多學校未能為檔案人員提供充分的學習資源支持，缺少權(quán)威性、針對性的學習材料，導(dǎo)致檔案人員在信息化知識和技能提升上難以獲得有效幫助。

3 信息化時代下學校提升檔案人員職業(yè)素養(yǎng)的策略

3.1 提升檔案數(shù)字化管理意識

信息化時代，檔案人員的數(shù)字化管理意識直接影響著檔案管理質(zhì)量，同時也對學校信息化整體戰(zhàn)略的實施起到關(guān)鍵支撐作用。因此，如何通過系統(tǒng)措施全面提升檔案人員的數(shù)字化管理意識，已經(jīng)成為學校推動檔案管理現(xiàn)代化的首要任務(wù)。第一，為了讓檔案人員全面了解數(shù)字化管理的基本概念和內(nèi)涵，學校應(yīng)當定期舉辦專題講座和學習研討會，邀請檔案管理專家和信息技術(shù)領(lǐng)域的學者參與，通過案例分析和理論講解，使檔案人員清晰地理解信息化背景下檔案管理模式的重要性。第二，為了幫助檔案人員熟悉信息化管理工具，學校需要建立常態(tài)化的技術(shù)培訓計劃，提供系統(tǒng)化的軟件和設(shè)備操作課程。培訓中應(yīng)當結(jié)合具體的檔案管理場景，以實際操作為主，保證檔案人員能夠在日常工作中靈活運用管理系統(tǒng)和數(shù)字化工具。第三，針對檔案人員創(chuàng)新意識不足的問題，學校需要通過營造創(chuàng)新氛圍和制定激勵措施來提升其積極性。具體做法包括設(shè)立檔案管理創(chuàng)新獎項，對在信息化管理中表現(xiàn)優(yōu)異或提出創(chuàng)新思路的檔案人員給予獎勵和表彰。第四，為了解決檔案人員責任意識不足的問題，學校應(yīng)從工作目標和崗位責任出發(fā)，強化其對信息化管理重要性的認識。此外，還可以通過部門例會、專題討論等形式，加強檔案人員與學校其他部門之間的協(xié)作，增強檔案人員對學校信息化建設(shè)的責任感和歸屬感。第五，在解決檔案人員對數(shù)據(jù)質(zhì)量和安全敏感性不足的問題時，學校需要特別加強對數(shù)據(jù)管理規(guī)范的教育。具體措施包括制定詳細的數(shù)據(jù)管理流程和操作標準手冊，保證檔案人員在數(shù)據(jù)錄入、存儲和備份等環(huán)節(jié)有章可循。

3.2 構(gòu)建系統(tǒng)化職業(yè)培訓體系

學校在信息化背景下，必須建立一套科學、全面、系統(tǒng)的職業(yè)培訓體系，來幫助檔案人員掌握數(shù)字化的管理技能，以便適應(yīng)不斷變化的技術(shù)環(huán)境，這不僅是學校檔案管理優(yōu)化的內(nèi)在需求，還是推動教育信息化目標實現(xiàn)的重要保障。第一，為了解決職業(yè)培訓缺少連貫性的問題，學校應(yīng)制定長期規(guī)劃的職業(yè)培訓體系，其中培訓應(yīng)包含檔案數(shù)字化管理的基礎(chǔ)知識、高階技能和前沿技術(shù)趨勢，以便保證培訓內(nèi)容貫穿檔案管理人員的職業(yè)發(fā)展全過程。第二，為解決培訓內(nèi)容針對性不足的問題，學校需根據(jù)檔案管理工作實際需求，設(shè)計個性化和專業(yè)化的培訓內(nèi)容。此外，學校應(yīng)定期開展問卷調(diào)查或工作分析，精準識別檔案人員在數(shù)字化管理中遇到的難點，將其作為培訓重點，保證培訓內(nèi)容能夠切實解決實際問題。第三，針對職業(yè)培訓覆蓋范圍有限的問題，學校需建立覆蓋全體檔案人員的培訓機制，保證所有檔案人員能公平地享有職業(yè)素養(yǎng)提升的機會。同時，針對因工作繁忙無法參與線下培訓的檔案人員，學校可以推出靈活的學習模式，如錄播課程、在線輔導(dǎo)和自主學習模塊，從而擴大培訓覆蓋范圍[4]。第四，除了傳統(tǒng)的課堂授課模式外，學?？梢酝ㄟ^情景模擬、實操演練、案例分析等方式提升檔案人員的學習效果。例如，設(shè)計基于虛擬現(xiàn)實技術(shù)的檔案管理模擬系統(tǒng)，讓檔案人員在虛擬場景中完成數(shù)字化的操作任務(wù)，從而更直觀地掌握相關(guān)技能。第五，為應(yīng)對培訓資源不足的問題，學校需加大對職業(yè)培訓的資金投入，并引入外部資源，擴大培訓支持力度。此外，學校還可申請教育部門的專項資金支持，用于開發(fā)檔案管理在線課程、購置培訓設(shè)備、完善培訓場地，為檔案人員職業(yè)素養(yǎng)提升提供強有力的資源保障。

3.3 加強資源支持

信息化檔案管理的推進不僅依賴于檔案人員職業(yè)素養(yǎng)的提升，還需要有力的資源支持作為保障，但當前學校在這些方面的資源配置尚顯不足，亟須通過加強資源支持來破解瓶頸，以便為檔案管理提供高效運行的基礎(chǔ)條件。第一，為解決信息化設(shè)備配備不完善的問題。學校需要根據(jù)檔案數(shù)字化管理的具體需求，采購高性能的服務(wù)器、專業(yè)化的存儲設(shè)備、便捷的終端操作設(shè)備，以便保證這些設(shè)備能夠滿足檔案數(shù)據(jù)的存儲需求。第二，為了解決檔案管理系統(tǒng)功能有限的問題。學校可以選擇購買功能更加全面的管理系統(tǒng)，或根據(jù)學校檔案管理的具體需求定制開發(fā)。此外，學校還需提供系統(tǒng)使用的技術(shù)支持文檔，并在系統(tǒng)上線前組織檔案人員進行專項培訓，保證其能夠熟練操作系統(tǒng)[5]。第三，針對專用資金投入不足的問題。學校需要加大對檔案管理工作的預(yù)算支持力度，為此，學?？梢栽谀甓阮A(yù)算規(guī)劃中明確地將檔案管理列為信息化建設(shè)的重要組成部分，保證專項資金的分配。第四，為解決技術(shù)支持和服務(wù)保障不足的問題。學校需要建立專業(yè)化的技術(shù)支持團隊，專門負責檔案管理系統(tǒng)的維護工作。此外，學校還可以與第三方技術(shù)服務(wù)機構(gòu)簽訂長期合作協(xié)議，定期開展設(shè)備巡檢，以便保證檔案管理工作的穩(wěn)定性。第五，改善檔案管理工作環(huán)境方面，學校需要為檔案管理部門提供適合信息化需求的工作場地。為此，工作場地應(yīng)當配備符合數(shù)字化操作需求的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境、舒適的辦公設(shè)備和充足的存儲空間，從而方便檔案人員高效完成各類數(shù)字化任務(wù)。

參考文獻

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[5]郭云松.論學校檔案管理人員的職業(yè)道德和素養(yǎng)[J].辦公室業(yè)務(wù) 2019，（09）： 94.

作者簡介：梁瑋瑋（1980.2—），大學學歷，煙臺市體育運動學校館員，研究方向：學校檔案。