多元協(xié)同視角下職業(yè)學(xué)校人事檔案資源整合研究

摘 要：協(xié)同理論認(rèn)為內(nèi)部人、組織、環(huán)境等子系統(tǒng)相互配合，圍繞共同目標(biāo)運(yùn)作，就能產(chǎn)生1+1＞2的協(xié)同效應(yīng)。職業(yè)學(xué)校人事檔案具有全面性、現(xiàn)實(shí)性、真實(shí)性、動(dòng)態(tài)性、流動(dòng)性和機(jī)密性特征，分散化、異構(gòu)性檔案資源不利于檔案管理效率的提升。本文以協(xié)同理論為視角，詳細(xì)分析了職業(yè)學(xué)校人事檔案資源整合的內(nèi)外部動(dòng)因，提出了人事檔案資源整合應(yīng)堅(jiān)持整體性、規(guī)范性和漸進(jìn)性原則，在此基礎(chǔ)上從頂層設(shè)計(jì)、技術(shù)應(yīng)用和平臺(tái)建設(shè)三個(gè)方面提出了職業(yè)學(xué)校人事檔案資源整合路徑，對(duì)提升職業(yè)學(xué)校人事檔案管理質(zhì)量和效率具有積極的現(xiàn)實(shí)指導(dǎo)意義。

關(guān)鍵詞：多元協(xié)同；人事檔案；資源整合

協(xié)同理論（Synergetics）亦稱“協(xié)同學(xué)”，是系統(tǒng)科學(xué)的分支理論，通過不同領(lǐng)域分析，提出多維相空間理論，建立一整套處理方案。協(xié)同理論在微觀到宏觀的過渡上，描述各種系統(tǒng)和現(xiàn)象中從無序到有序轉(zhuǎn)變的共同規(guī)律。協(xié)同論研究不同事物共同特征及其協(xié)同機(jī)理，近年來獲得發(fā)展并被廣泛應(yīng)用。協(xié)同論認(rèn)為，系統(tǒng)能否發(fā)揮協(xié)同效應(yīng)是由各系統(tǒng)內(nèi)部各子系統(tǒng)獲得部分的協(xié)同作用決定，系統(tǒng)內(nèi)部人、組織、環(huán)境等子系統(tǒng)相互配合，圍繞共同目標(biāo)運(yùn)作，就能產(chǎn)生1+1＞2的協(xié)同效應(yīng)。反之，系統(tǒng)內(nèi)部相互離散、摩擦、掣肘，就會(huì)造成整個(gè)系統(tǒng)內(nèi)耗，陷入混亂無序狀態(tài)。

從《檔案法》的條文內(nèi)容來看，檔案管理的主體、內(nèi)容、程序都呈現(xiàn)出多元化、系統(tǒng)化特征，如過去和現(xiàn)在的機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位、其他組織及個(gè)人都是檔案形成的主體；經(jīng)濟(jì)、政治、文化、社會(huì)、外事和科技等具有保存價(jià)值的歷史記錄都是檔案構(gòu)成的內(nèi)容；收集、整理、保護(hù)、利用及監(jiān)督則共同構(gòu)成了檔案管理各環(huán)節(jié)?！丁笆奈濉比珖鴻n案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》把“加強(qiáng)部門協(xié)同、區(qū)域協(xié)同、行業(yè)協(xié)同”作為“十四五”“全面推進(jìn)檔案治理體系建設(shè)，提升檔案治理效能”的主要任務(wù)之一。人事檔案是我國人事管理制度的重要內(nèi)容，人事檔案管理具有全面性、現(xiàn)實(shí)性、真實(shí)性、動(dòng)態(tài)性、流動(dòng)性和機(jī)密性特征[1]，涉及組織、人事、用人單位及檔案管理部門若干主體，在人事考察、選拔、晉升中發(fā)揮重要作用。

1 人事檔案資源整合動(dòng)因

檔案資源整合既是檔案管理模式改革的內(nèi)容之一，也是進(jìn)行檔案資源建設(shè)與管理不斷實(shí)現(xiàn)的一個(gè)持續(xù)過程[2]。人事檔案資源整合，就是將多頭管理、分散管理的人事檔案進(jìn)行集中管理、統(tǒng)一服務(wù)，也是人事檔案管理領(lǐng)域踐行“大檔案”理念的生動(dòng)表現(xiàn)。整合人事檔案資源是“內(nèi)外部”動(dòng)因共同作用的結(jié)果。

1.1 內(nèi)因：人事檔案資源的特點(diǎn)

根據(jù)《干部人事檔案工作條例》，干部人事檔案是在組織建設(shè)、人事管理、人才服務(wù)過程中形成的，反映個(gè)人政治品質(zhì)、道德品行、思想認(rèn)識(shí)、工作實(shí)績和廉潔自律等情況的歷史記錄材料。

1.1.1人事檔案資源的分散性。人事工作的復(fù)雜性、動(dòng)態(tài)性和實(shí)時(shí)性使人事檔案資源在來源、內(nèi)容及載體形態(tài)上呈現(xiàn)較為突出的分散性特征。從來源看，人事檔案資源牽涉主體和來源渠道較多，碎片化特征顯著，產(chǎn)生于不同部門；從內(nèi)容看，人事檔案資源包括履歷類、思想類、考核鑒定類、學(xué)歷學(xué)位類、職務(wù)職稱類、 政審類、黨團(tuán)類、表彰獎(jiǎng)勵(lì)類、工資、任免類及職務(wù)職級(jí)晉升類等；從載體形態(tài)看，人事檔案資源包括紙質(zhì)載體檔案，還包括電子載體檔案及存儲(chǔ)于人事檔案數(shù)據(jù)庫中的結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，分屬于各個(gè)管理平臺(tái)及系統(tǒng)，呈現(xiàn)出較為顯著的分散性特征。

1.1.2人事檔案資源的動(dòng)態(tài)性。《干部人事檔案工作條例》規(guī)定，人事檔案日常管理包括人事檔案“建立、接收、保管、轉(zhuǎn)遞、信息化、統(tǒng)計(jì)、保密”等，人事檔案材料“收集、鑒別、整理和歸檔”等?？梢姡瑥穆殬I(yè)學(xué)校人事檔案形成的過程及其檔案內(nèi)容看，人事檔案是一個(gè)動(dòng)態(tài)、變化和發(fā)展的過程。不同于其他常規(guī)檔案形成時(shí)的規(guī)律性和周期性，人事檔案的動(dòng)態(tài)發(fā)展是新的內(nèi)容不斷產(chǎn)生、部分內(nèi)容被更新替代。即人事檔案內(nèi)容具有動(dòng)態(tài)性。例如，從學(xué)歷學(xué)位類看，當(dāng)事人不斷接受教育培訓(xùn)，獲取的更高學(xué)歷就要納入其歸檔范疇；從職務(wù)職級(jí)類看，隨著人事職務(wù)職級(jí)的變化，人事檔案內(nèi)容也不斷變化，需要對(duì)其進(jìn)行實(shí)時(shí)補(bǔ)充與更新，從而更能全面、準(zhǔn)確、及時(shí)地反映干部的真實(shí)情況，為組織部門提拔使用提供參考。

1.1.3人事檔案資源的價(jià)值性。干部人事檔案既來源于干部人事工作，又服務(wù)于干部人事工作，為用人單位深化人力資源配備、管理人才提供重要決策參考，具有極高的現(xiàn)實(shí)應(yīng)用價(jià)值。一方面，根據(jù)干部人事檔案信息分析，職業(yè)學(xué)校用人單位能夠及時(shí)掌握教師隊(duì)伍的年齡、性別結(jié)構(gòu)，學(xué)歷、職稱層次，學(xué)歷和專業(yè)特征等，為職業(yè)學(xué)校引進(jìn)高層次人才提供第一手參考，提升人才引進(jìn)的針對(duì)性與精準(zhǔn)性；另一方面，根據(jù)干部人事檔案信息分析，也為其人才交流、輪崗、晉升和使用等提供重要支撐。因此，人事檔案具有很高的資政價(jià)值。

1.2 外因：人事檔案工作環(huán)境變化

1.2.1管理方式的線上轉(zhuǎn)變。隨著移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用及檔案管理的數(shù)字化、電子化發(fā)展的趨勢(shì)，干部人事檔案從傳統(tǒng)的線下管理逐漸朝著線上管理轉(zhuǎn)變，尤其是干部人事檔案專門管理軟件的應(yīng)用，深刻地改變了檔案管理的形式和理念，極大地提升了人事檔案管理的效率。大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用，傳統(tǒng)、分散和異構(gòu)的人事檔案信息資源難以滿足現(xiàn)實(shí)需要，檔案資源整合成為檔案信息化建設(shè)道路上必須逾越的一道坎[3]。迫切需要從機(jī)構(gòu)、資源、服務(wù)和人才等方面進(jìn)行整合[4]，以檔案機(jī)構(gòu)整合促進(jìn)檔案資源整合，以檔案資源整合實(shí)現(xiàn)檔案服務(wù)整合。

1.2.2服務(wù)需求持續(xù)增長。干部人事檔案全面反映工作、學(xué)習(xí)、思想教育和社會(huì)關(guān)系等，在職業(yè)學(xué)校人才引進(jìn)、崗位設(shè)置、職務(wù)職級(jí)晉升、個(gè)人職業(yè)發(fā)展、社會(huì)活動(dòng)參與和工作調(diào)動(dòng)辦理等方面離不開干部人事檔案。通過干部人事檔案內(nèi)容的分析，為職業(yè)學(xué)校引進(jìn)緊缺型人才的類型、數(shù)量和專業(yè)提供參考。通過干部人事檔案分析，為人事調(diào)動(dòng)、職務(wù)晉升提供支撐。

1.2.3管理要求越發(fā)規(guī)范。職業(yè)學(xué)校人事檔案管理工作量大，管理的規(guī)范性要求越來越高，“凡進(jìn)必審”“凡提必審”“凡轉(zhuǎn)必審”，任何一個(gè)環(huán)節(jié)都需要慎之又慎。這些都需要做好人事檔案資源整合，防止因人事檔案分散導(dǎo)致信息流不暢，人事信息更新不及時(shí)，影響人事工作。

2 人事檔案資源整合原則

2.1 整體性

職業(yè)學(xué)校人事檔案資源整合，基礎(chǔ)是資源，核心是需求，關(guān)鍵是平臺(tái)。要把體現(xiàn)教職員工的履歷、思想、考核鑒定、學(xué)歷學(xué)位、職務(wù)職稱、政審、黨團(tuán)和表彰獎(jiǎng)勵(lì)等資料作為一個(gè)整體，做到人事檔案資料應(yīng)收盡收、應(yīng)歸盡歸。要把人事檔案“收集、鑒別、整理和歸檔”等看作一個(gè)整體，做好人事檔案資源的全周期、全過程管理。要把分散于教務(wù)處、教研組和校長室等教學(xué)管理機(jī)構(gòu)的人事檔案集中整合起來，歸入檔案管理部門統(tǒng)一管理。因此，職業(yè)學(xué)校人事檔案資源整合要牢固樹立全?！耙槐P棋”意識(shí)，強(qiáng)化全局觀念，打破部門之間的藩籬。將分散于各個(gè)部門之間的人事檔案資源整合為一個(gè)完整的有機(jī)整體，形成系統(tǒng)配套、科學(xué)合理的人事檔案管理體系。

2.2 規(guī)范性

職業(yè)學(xué)校人事檔案資源整合要遵循統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，無論是人事檔案資源整合歸檔，還是整合之后的存儲(chǔ)、檢索和利用都要遵循人事檔案管理法律法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，使人事檔案資源整合達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。例如，人事檔案分類標(biāo)引要執(zhí)行《檔案分類標(biāo)引規(guī)則》。電子人事檔案整合要落實(shí)《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》。電子人事檔案整合管理系統(tǒng)應(yīng)符合《電子檔案管理系統(tǒng)通用功能要求》。各個(gè)部門之間的電子人事檔案移交管理要符合《電子檔案移交接收操作規(guī)程》。按照新《檔案法》的要求，職業(yè)學(xué)校電子人事檔案資源應(yīng)執(zhí)行“單套制”管理模式，節(jié)約檔案管理成本，要符合《電子檔案單套管理一般要求》。規(guī)范性原則，還表現(xiàn)在人事檔案資源數(shù)據(jù)庫整合要達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，實(shí)現(xiàn)人事檔案資源的共享。

2.3 漸進(jìn)性

職業(yè)學(xué)校人事檔案數(shù)量大、種類多，作為人事工作的第一信息資源，記錄、承載著職業(yè)學(xué)校發(fā)展歷程，也是歷代職業(yè)學(xué)校接續(xù)奮斗的歷史見證，是傳承校風(fēng)的寶貴資源。職業(yè)學(xué)校人事檔案資源整合是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)性工程，要因地制宜、統(tǒng)籌規(guī)劃、逐步實(shí)施，采取漸進(jìn)式整合。一方面，要按照“增量電子化、存量數(shù)字化”原則，既要做好新增電子人事檔案的及時(shí)整合，也要做好歷史傳統(tǒng)人事檔案的數(shù)字化，并做好新老人事檔案的整合。另一方面，要圍繞整合目標(biāo)，成立職業(yè)學(xué)校人事檔案整合領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)，明確整合的部門分工，統(tǒng)一人事檔案整合方案、實(shí)施、協(xié)調(diào)和管理，確定人事檔案整合牽頭部門、參與部門。明確整合的指導(dǎo)思想。按照“黨管干部”“黨管檔案”原則，使人事檔案整合圍繞職業(yè)學(xué)校中心工作進(jìn)行，站在職業(yè)學(xué)校發(fā)展全局的高度謀劃和推動(dòng)。明確整合的工作目標(biāo)。職業(yè)學(xué)校人事檔案整合要達(dá)到歸屬明確、運(yùn)轉(zhuǎn)高效、門類齊全、結(jié)構(gòu)合理和管理科學(xué)的新時(shí)代人事檔案管理。

此外，職業(yè)學(xué)校人事檔案資源整合還要遵循安全性、系統(tǒng)性、經(jīng)濟(jì)性、科學(xué)性和完整性原則，不斷提升人事檔案資源整合的質(zhì)量和效率，為職業(yè)學(xué)校教育事業(yè)發(fā)展及人才使用、培養(yǎng)提供有力支持。

3 人事檔案資源整合路徑——以多元協(xié)同為視角

檔案資源整合是加強(qiáng)檔案資源建設(shè)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)[5]。在大數(shù)據(jù)應(yīng)用背景下，人事檔案資源整合按照“跨部門、跨區(qū)域、跨行業(yè)協(xié)同”的目標(biāo)，既要做好頂層設(shè)計(jì)的基礎(chǔ)性工作，也要積極應(yīng)用先進(jìn)技術(shù)，搭建管理平臺(tái)[6]，打破人事檔案不同部門和層級(jí)的“數(shù)字鴻溝”，實(shí)現(xiàn)職業(yè)學(xué)校人事檔案數(shù)據(jù)、系統(tǒng)和服務(wù)的有機(jī)整合，不斷提高人事檔案管理整體效率，發(fā)揮人事檔案“存史資政育人”功能。

3.1 做好檔案資源整合頂層設(shè)計(jì)

3.1.1制定整合規(guī)劃方案。職業(yè)學(xué)校要樹立全?！耙槐P棋”意識(shí)，突破人事檔案管理是人事部門或檔案部門的狹隘意識(shí)，做好人事檔案資源整合規(guī)劃。根據(jù)職業(yè)學(xué)校人事檔案管理現(xiàn)狀，制定人事檔案資源整合方案，進(jìn)一步明確人事檔案資源整合總體思路、目標(biāo)、任務(wù)和措施等，把人事檔案資源整合納入檔案管理的重要議事日程，加強(qiáng)人事檔案資源整合領(lǐng)導(dǎo)，有序有力地推動(dòng)整合工作。

3.1.2建立整合協(xié)同機(jī)制。人事檔案資源整合要打破部門間的信息壁壘，積極構(gòu)建人事部門、檔案管理部門和教務(wù)部門之間的協(xié)同機(jī)制，確保人事檔案資源橫向、縱向間信息流動(dòng)通暢，打破層級(jí)、系統(tǒng)、區(qū)域的壁壘和隔閡。構(gòu)建人事部門與檔案管理部門之間的協(xié)同機(jī)制，加強(qiáng)人事工作與檔案工作之間的業(yè)務(wù)交流和輔導(dǎo)，提升人事檔案資源整合效率。另外要完善整合標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。人事檔案資源整合成功于否的關(guān)鍵在于標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。要重視人事檔案數(shù)據(jù)資源法制化與標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，高職學(xué)校根據(jù)《檔案法》《檔案法實(shí)施條例》《干部人事檔案工作條例》等法律法規(guī)，進(jìn)一步完善人事檔案元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、軟硬件管理系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)，確保標(biāo)準(zhǔn)之間的相互銜接。

3.2 注重檔案資源整合技術(shù)應(yīng)用

3.2.1利用關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)技術(shù)實(shí)現(xiàn)人事檔案數(shù)據(jù)資源的關(guān)聯(lián)集成。從人事檔案類型格式、內(nèi)容屬性、時(shí)空范圍及檔案主題等計(jì)算相關(guān)度，建立人事檔案資源之間的語義關(guān)聯(lián)，實(shí)現(xiàn)人事檔案數(shù)據(jù)資源的高度關(guān)聯(lián)。

3.2.2利用知識(shí)圖譜技術(shù)構(gòu)建人事檔案數(shù)據(jù)知識(shí)網(wǎng)絡(luò)。大數(shù)據(jù)時(shí)代，職業(yè)學(xué)校人事檔案資源整合從傳統(tǒng)的全宗級(jí)、案卷級(jí)、文件級(jí)逐步向語義層面過渡，要利用知識(shí)圖譜技術(shù)，將多源異構(gòu)人事檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行結(jié)構(gòu)化處理、知識(shí)化抽取和信息化融合，從人事檔案數(shù)據(jù)資源、屬性和事件等重構(gòu)，符合人事檔案管理的內(nèi)容。

3.2.3利用數(shù)據(jù)虛擬化技術(shù)實(shí)現(xiàn)多源異構(gòu)人事檔案數(shù)據(jù)集成。利用數(shù)據(jù)虛擬化技術(shù)關(guān)聯(lián)人事檔案信息，提供統(tǒng)一的數(shù)據(jù)訪問接口，并利用數(shù)據(jù)虛擬技術(shù)進(jìn)行規(guī)范處理，把職業(yè)學(xué)校人事檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行轉(zhuǎn)換和清洗，最終達(dá)到職業(yè)學(xué)校人事檔案資源整合的目的。

3.3 搭建檔案資源整合系統(tǒng)平臺(tái)

職業(yè)學(xué)校人事檔案資源整合是手段，高效管理、利用，發(fā)揮人事檔案應(yīng)有的價(jià)值才是最終目的。因此，要積極搭建人事檔案資源整合系統(tǒng)平臺(tái)，為人事檔案資源常態(tài)化整合奠定扎實(shí)的基礎(chǔ)。一方面，要積極創(chuàng)建統(tǒng)一的人事檔案數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，系統(tǒng)應(yīng)具有良好的耦合性和互通性，實(shí)現(xiàn)人事檔案數(shù)據(jù)格式統(tǒng)一、數(shù)據(jù)高效轉(zhuǎn)換和清洗及語義本體建設(shè)，確保系統(tǒng)中的人事檔案資源便捷傳遞、運(yùn)行通暢，高效整合。另一方面，要積極構(gòu)建人事檔案數(shù)據(jù)資源庫。職業(yè)學(xué)校要立足學(xué)校檔案管理實(shí)際，組建人事檔案數(shù)據(jù)資源庫，按照“增量電子化、存量數(shù)字化”原則，做好館藏人事檔案資源的數(shù)字化、信息化及資源的有機(jī)整合。同時(shí)，也要搭建檔案管理一體化平臺(tái)，推動(dòng)檔案數(shù)據(jù)管理流程重構(gòu)、技術(shù)應(yīng)用融合和平臺(tái)管理整合，實(shí)現(xiàn)職業(yè)學(xué)校人事檔案數(shù)據(jù)資源跨部門、跨層級(jí)集成。

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作者簡介：黃麗欽（1984.12—），大學(xué)學(xué)歷，福州機(jī)電工程職業(yè)技術(shù)學(xué)校館員，主要從事學(xué)校文書、人事檔案管理工作。