環(huán)衛(wèi)中心檔案檢查工作的實(shí)踐及若干思考

摘 要：檔案“監(jiān)督檢查”是《檔案法》《檔案法實(shí)施條例》增設(shè)的章節(jié)，體現(xiàn)了檔案工作向現(xiàn)代化法制治理轉(zhuǎn)變。本文以環(huán)衛(wèi)檔案檢查為例，首先分析了落實(shí)檔案檢查法律法規(guī)及政策依據(jù)，并從體制機(jī)制建設(shè)等六個(gè)方面提出了環(huán)衛(wèi)檔案檢查的主要內(nèi)容以及檔案檢查工作的現(xiàn)實(shí)意義。在此基礎(chǔ)上，提出落實(shí)環(huán)衛(wèi)中心檔案檢查的實(shí)踐路徑，對(duì)增強(qiáng)檔案檢查工作質(zhì)量，提升環(huán)衛(wèi)檔案治理能力和治理體系現(xiàn)代化具有重要作用。

關(guān)鍵詞：檔案檢查；環(huán)境衛(wèi)生；實(shí)踐

從2021年1月1日起正式實(shí)施的《檔案法》第六章“監(jiān)督檢查”中第四十二條明確賦予了檔案主管部門(mén)對(duì)“檔案工作責(zé)任制和管理制度落實(shí)情況”等六種情況有監(jiān)督檢查的權(quán)利，檔案檢查的啟動(dòng)分為依職權(quán)檢查和依反映檢查。另外，第四十四條、四十六條規(guī)定機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位及其他組織發(fā)現(xiàn)檔案安全隱患問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)消除；發(fā)生檔案損毀或泄露等情形，應(yīng)及時(shí)報(bào)告；對(duì)任何檔案的違法行為，都有舉報(bào)的權(quán)利和義務(wù)。為統(tǒng)籌規(guī)范檔案檢查工作，進(jìn)一步推動(dòng)檔案工作更好地服務(wù)于國(guó)家治理體系和治理能力現(xiàn)代化，2020年12月，國(guó)家檔案局印發(fā)《檔案檢查工作辦法》（以下簡(jiǎn)稱(chēng)《辦法》），并與《檔案法》同步實(shí)施。該《辦法》進(jìn)一步明確了檔案檢查工作的職責(zé)、內(nèi)容、方式、組織實(shí)施、督促整改和責(zé)任追究等。

威海市環(huán)翠區(qū)環(huán)境衛(wèi)生服務(wù)中心（以下簡(jiǎn)稱(chēng)“中心”）承擔(dān)著全區(qū)主次干道及綠化帶保潔、生活垃圾清運(yùn)、生活垃圾分類(lèi)宣傳、衛(wèi)生市場(chǎng)化推廣等主要職責(zé)。中心在開(kāi)展業(yè)務(wù)過(guò)程中產(chǎn)生了大量具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等資料。為進(jìn)一步規(guī)范環(huán)衛(wèi)中心檔案的管理，一方面，中心依法接受和配合區(qū)檔案主管部門(mén)的檔案檢查；另一方面，中心對(duì)照《檔案法》《檔案法檢查工作辦法》等法律法規(guī)與行業(yè)規(guī)定，認(rèn)真開(kāi)展檔案檢查自查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)解決。

1 環(huán)衛(wèi)檔案檢查的實(shí)踐依據(jù)

1.1 《檔案法》規(guī)定

《檔案法》第二條：“從事檔案收集、整理、保護(hù)、利用及其監(jiān)督管理活動(dòng)，適用本法?！笨梢?jiàn)，環(huán)衛(wèi)中心檔案管理每個(gè)流程及檔案監(jiān)督管理活動(dòng)都列入了法律范疇，為依法治檔提供了法律依據(jù)。新修訂的《檔案法》增設(shè)了第六章“監(jiān)督檢查”，列出檔案監(jiān)督檢查的六類(lèi)事項(xiàng)。第七章“法律責(zé)任”進(jìn)行了擴(kuò)充，就檔案檢查發(fā)現(xiàn)問(wèn)題的處理處分，包括民事、行政和刑事責(zé)任，體現(xiàn)了國(guó)家依法治檔管檔的決心。

1.2 《檔案法實(shí)施條例》的規(guī)定

從2024年3月1日起正式施行的《檔案法實(shí)施條例》也專(zhuān)門(mén)設(shè)立了“監(jiān)督檢查”章節(jié)，規(guī)定檔案館、機(jī)關(guān)、群團(tuán)組織、國(guó)有企事業(yè)單位有向同級(jí)檔案主管部門(mén)報(bào)送檔案工作情況、主動(dòng)接受監(jiān)督檢查的義務(wù)。并根據(jù)檔案監(jiān)督檢查情況要承擔(dān)“法律責(zé)任”，包括責(zé)令限期改正、處分，情節(jié)嚴(yán)重的需要承擔(dān)民事、行政和刑事責(zé)任。

1.3 《檔案檢查工作辦法》的要求

國(guó)家檔案局《檔案檢查工作辦法》于2021年1月1日起正式實(shí)施。這是檔案檢查領(lǐng)域的一部專(zhuān)門(mén)性行業(yè)規(guī)定，詳細(xì)規(guī)定檔案檢查工作的主體、責(zé)任、內(nèi)容、方式、程序、組織實(shí)施、結(jié)果運(yùn)用及責(zé)任追究等。既科學(xué)規(guī)范檔案檢查工作，又嚴(yán)格依法約束檔案檢查行為，還合理規(guī)劃了各級(jí)檔案檢查權(quán)責(zé)，成為指導(dǎo)檔案檢查工作的綱領(lǐng)性文件。

1.4 其他

除了上述法律法規(guī)外，2023年4月1日起施行的《檔案行政處罰程序規(guī)定》指出，檔案監(jiān)督檢查過(guò)程中依法取得的證據(jù)材料，可以作為案件的證據(jù)使用。

2 環(huán)衛(wèi)檔案檢查的實(shí)踐內(nèi)容

《檔案法》第九條第一款規(guī)定：機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織應(yīng)當(dāng)確定檔案機(jī)構(gòu)或者檔案人員負(fù)責(zé)管理本單位的檔案，并對(duì)所屬單位的檔案工作實(shí)行監(jiān)督和指導(dǎo)。因此，除了檔案主管部門(mén)，承擔(dān)檔案管理的部門(mén)、檔案機(jī)構(gòu)或人員也需要履行本部門(mén)的檔案監(jiān)督檢查職能。

2.1 體制機(jī)制建設(shè)

重點(diǎn)檢查環(huán)衛(wèi)中心有無(wú)成立專(zhuān)門(mén)的檔案管理機(jī)構(gòu)或者歸口于具體管理部門(mén)，實(shí)行檔案集中統(tǒng)一管理。有無(wú)成立明確的檔案工作領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)，明確檔案部門(mén)、其他業(yè)務(wù)部門(mén)的檔案工作職責(zé)。是否根據(jù)檔案管理的數(shù)量和規(guī)模配備一定數(shù)量的檔案管理人員；其他業(yè)務(wù)部門(mén)是否建立兼職檔案員；有無(wú)檔案管理經(jīng)費(fèi)支持；是否建立檔案應(yīng)急管理機(jī)制，組織檔案管理應(yīng)急演練；是否建立年度檔案工作計(jì)劃或方案。總之，檢查環(huán)衛(wèi)檔案管理體制機(jī)制的重點(diǎn)是組織領(lǐng)導(dǎo)、機(jī)構(gòu)人員、基本機(jī)制及經(jīng)費(fèi)保障等方面。

2.2 制度規(guī)范建設(shè)

針對(duì)環(huán)衛(wèi)系統(tǒng)的業(yè)務(wù)工作，相應(yīng)的檔案管理制度和規(guī)范建設(shè)情況。重點(diǎn)檢查是否制定了檔案管理辦法（或規(guī)定）、辦法（或規(guī)定）的內(nèi)容是否完整、依據(jù)是否合理；所制定的檔案管理制度是否符合《檔案法》《檔案法實(shí)施條例》等新近出臺(tái)的法規(guī)規(guī)定，辦法（或規(guī)定）是否涵蓋了環(huán)衛(wèi)系統(tǒng)業(yè)務(wù)檔案的收集、整理、歸檔、統(tǒng)計(jì)和銷(xiāo)毀等環(huán)節(jié)；環(huán)衛(wèi)檔案歸檔范圍和檔案保管期限表是否按照規(guī)定報(bào)批；已經(jīng)出臺(tái)且正在實(shí)施、有效的環(huán)衛(wèi)檔案規(guī)章、制度、規(guī)范是否在國(guó)家新規(guī)發(fā)布后3年做出了修訂和完善。

2.3 業(yè)務(wù)指導(dǎo)情況

根據(jù)《檔案法》規(guī)定，環(huán)衛(wèi)部門(mén)檔案管理機(jī)構(gòu)及人員承擔(dān)著系統(tǒng)檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作。因此，業(yè)務(wù)指導(dǎo)也是檔案檢查的一項(xiàng)重要內(nèi)容。重點(diǎn)檢查檔案管理部門(mén)是否對(duì)垃圾清運(yùn)、設(shè)備安全等業(yè)務(wù)部門(mén)進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)；是否組織業(yè)務(wù)部門(mén)定期（2年及以下）開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)；是否就業(yè)務(wù)部門(mén)的建設(shè)項(xiàng)目檔案、重大設(shè)備采購(gòu)檔案進(jìn)行驗(yàn)收；是否按照要求和規(guī)定開(kāi)展例行性檔案檢查以及檢查發(fā)現(xiàn)問(wèn)題是否督促其整改，整改情況是否達(dá)到要求。

2.4 基礎(chǔ)設(shè)施情況

近年來(lái)，隨著環(huán)衛(wèi)業(yè)務(wù)量的持續(xù)攀升，環(huán)衛(wèi)業(yè)務(wù)檔案的數(shù)量和規(guī)模大幅增長(zhǎng)，環(huán)衛(wèi)中心加大檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。作為檔案檢查工作的重要方面，主要檢查有無(wú)檔案庫(kù)房以及檔案室、檔案庫(kù)房選址是否合理，有無(wú)遠(yuǎn)離高風(fēng)險(xiǎn)、中風(fēng)險(xiǎn)區(qū)域或地段；檔案庫(kù)房基礎(chǔ)設(shè)施及建設(shè)是否達(dá)到抗震、防雷要求；庫(kù)房設(shè)備配備是否達(dá)到“八防”的標(biāo)準(zhǔn)要求；檔案庫(kù)房功能及面積是否滿(mǎn)足需求，能否滿(mǎn)足未來(lái)環(huán)衛(wèi)中心5年檔案保管需求；檔案裝具、保護(hù)設(shè)備是否滿(mǎn)足檔案管理需要以及是否進(jìn)行定期保養(yǎng)檢測(cè)；辦公用房與檔案室?guī)旆渴欠穹珠_(kāi)設(shè)置。

2.5 檔案信息化建設(shè)

《檔案法》《檔案法實(shí)施條例》均設(shè)有“檔案信息化建設(shè)”專(zhuān)章，這也是契合當(dāng)前環(huán)衛(wèi)檔案事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展的實(shí)際需要，也是檔案檢查的重點(diǎn)內(nèi)容。主要檢查環(huán)衛(wèi)檔案系統(tǒng)與環(huán)衛(wèi)業(yè)務(wù)系統(tǒng)接口是否符合要求；環(huán)衛(wèi)檔案硬件配備有無(wú)容災(zāi)備份設(shè)備、存儲(chǔ)器、服務(wù)器等必要設(shè)備；環(huán)衛(wèi)檔案軟件配備方面是否使用了專(zhuān)業(yè)電子檔案管理系統(tǒng)或軟件，相應(yīng)的安全保密措施是否符合規(guī)定；傳統(tǒng)載體的環(huán)衛(wèi)檔案是否進(jìn)行了數(shù)字化及其是否規(guī)范；是否開(kāi)展了環(huán)衛(wèi)系統(tǒng)電子檔案歸檔及其是否規(guī)范，是否按照要求進(jìn)行了“四性檢測(cè)”。

2.6 歸檔及管理情況

重點(diǎn)檢查環(huán)衛(wèi)系統(tǒng)文件材料形成與積累中的大量文件材料的載體是否符合規(guī)范要求，是否滿(mǎn)足檔案保管期限要求；“環(huán)衛(wèi)車(chē)輛管理檔案”“勞保物資發(fā)放表”“環(huán)衛(wèi)項(xiàng)目物資投入臺(tái)賬”“現(xiàn)場(chǎng)安全隱患巡查表”等歸檔材料交接手續(xù)是否齊全；環(huán)衛(wèi)文件材料歸檔是否及時(shí)，是否履行必要的移交手續(xù)；是否建立全宗卷；文件材料整理是否規(guī)范；環(huán)衛(wèi)檔案入庫(kù)是否進(jìn)行必要的去污、除塵和消毒等，以及這些措施是否規(guī)范；保管環(huán)衛(wèi)檔案庫(kù)房的溫度、濕度是否達(dá)到要求，有無(wú)超標(biāo)；檔案出入庫(kù)是否有記錄、有登記，是否定期開(kāi)展檔案清點(diǎn)、庫(kù)房巡查及記錄。此外，還要檢查環(huán)衛(wèi)檔案進(jìn)館、統(tǒng)計(jì)、開(kāi)發(fā)利用和鑒定銷(xiāo)毀等是否符合規(guī)范要求。近年來(lái)，隨著檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)的發(fā)展，部分環(huán)衛(wèi)中心將館藏檔案資源數(shù)字化外包給第三方專(zhuān)業(yè)機(jī)構(gòu)，要檢查檔案服務(wù)外包合同簽署是否規(guī)范，供應(yīng)商有無(wú)檔案服務(wù)資質(zhì)等。

3 環(huán)衛(wèi)檔案檢查的實(shí)踐意義

隨著城市化建設(shè)進(jìn)程加快，我國(guó)城市環(huán)衛(wèi)工作不斷增加，對(duì)環(huán)衛(wèi)檔案管理提出更高的要求。開(kāi)展環(huán)衛(wèi)檔案檢查是依法管檔治檔、推動(dòng)檔案工作責(zé)任制落實(shí)、筑牢檔案安全底線(xiàn)、提高檔案管理水平的重要抓手，對(duì)提升環(huán)衛(wèi)檔案治理體系治理能力現(xiàn)代化具有積極的現(xiàn)實(shí)意義。

3.1 體現(xiàn)依法治檔管檔

環(huán)衛(wèi)檔案檢查是落實(shí)《檔案法》《檔案法實(shí)施條例》《檔案檢查工作辦法》的生動(dòng)體現(xiàn)，開(kāi)展環(huán)衛(wèi)系統(tǒng)內(nèi)部檔案檢查工作，也是加強(qiáng)業(yè)務(wù)部門(mén)檔案監(jiān)督指導(dǎo)的現(xiàn)實(shí)需要。通過(guò)“全覆蓋、零死角”的檔案檢查，既是環(huán)衛(wèi)檔案部門(mén)自身檔案工作的全面檢查，也是環(huán)衛(wèi)系統(tǒng)其他業(yè)務(wù)部門(mén)檔案工作的全面體檢。通過(guò)檔案檢查進(jìn)一步發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、解決問(wèn)題，完善環(huán)衛(wèi)檔案管理制度，同時(shí)根據(jù)檔案檢查情況做出相應(yīng)的整改，情節(jié)嚴(yán)重的還要進(jìn)行相應(yīng)的處罰。可見(jiàn)，檔案檢查是彰顯檔案法治權(quán)威、突出執(zhí)法剛性，進(jìn)一步提升社會(huì)檔案法治意識(shí)[1]。

3.2 落實(shí)檔案工作責(zé)任制

檔案檢查的第一項(xiàng)內(nèi)容就是檔案管理體制機(jī)制建設(shè)情況，包括各單位的檔案工作責(zé)任制落實(shí)情況。根據(jù)《檔案檢查工作辦法》的部署要求，需要檢查各單位是否成立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)，是否明確部門(mén)檔案的領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任、分管責(zé)任、直接責(zé)任，是否將檔案工作與部門(mén)業(yè)務(wù)工作同部署、同落實(shí)、同發(fā)展。因此，通過(guò)檔案檢查能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)環(huán)衛(wèi)檔案管理部門(mén)及相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)的檔案責(zé)任制落實(shí)情況，進(jìn)一步壓實(shí)檔案管理各方的責(zé)任。

3.3 筑牢檔案安全底線(xiàn)

檔案安全是檔案管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容，是檢驗(yàn)檔案工作質(zhì)效的一項(xiàng)重要指標(biāo)，檔案安全也是國(guó)家安全的重要組成部分，通過(guò)檔案檢查能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案管理中存在的問(wèn)題，尤其是檔案安全保密工作是否存在安全及失泄密風(fēng)險(xiǎn)，發(fā)出問(wèn)題整改通知，幫助業(yè)務(wù)部門(mén)進(jìn)一步堵塞檔案管理安全漏洞，杜絕檔案安全隱患事故的發(fā)生。

3.4 提高檔案管理水平

根據(jù)《檔案檢查工作辦法》的規(guī)定和要求，環(huán)衛(wèi)部門(mén)檔案檢查包括體制機(jī)制建設(shè)、制度規(guī)范建設(shè)、檔案信息化建設(shè)、業(yè)務(wù)指導(dǎo)情況、基礎(chǔ)設(shè)施、歸檔及管理情況等方面的內(nèi)容。通過(guò)檔案檢查讓受檢部門(mén)對(duì)照自查的標(biāo)準(zhǔn)和要求進(jìn)一步查漏補(bǔ)缺，規(guī)范管理。環(huán)衛(wèi)部門(mén)歸檔及管理情況檢查，重點(diǎn)檢查環(huán)衛(wèi)業(yè)務(wù)中一線(xiàn)人員管理、環(huán)衛(wèi)車(chē)輛管理檔案、環(huán)衛(wèi)現(xiàn)場(chǎng)安全生產(chǎn)管理、安全隱患檢查整改記錄檔案、環(huán)衛(wèi)項(xiàng)目灑水臺(tái)賬、機(jī)械作業(yè)車(chē)輛出車(chē)檢查表、綜合管養(yǎng)項(xiàng)目大量車(chē)輛維修登記臺(tái)賬等。通過(guò)檔案檢查及時(shí)發(fā)現(xiàn)歸檔材料是否完整、規(guī)范，管理是否科學(xué)、合理，信息化建設(shè)是否達(dá)到法律要求。通過(guò)檔案檢查及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，并及時(shí)解決問(wèn)題，有利于進(jìn)一步提高環(huán)衛(wèi)檔案的整體管理水平。

4 環(huán)衛(wèi)檔案檢查的實(shí)踐路徑

環(huán)衛(wèi)檔案檢查是落實(shí)檔案工作責(zé)任制、提升檔案管理質(zhì)效的必然舉措，需要從提升管檔治檔意識(shí)、健全檔案檢查工作機(jī)制、培育復(fù)合型專(zhuān)業(yè)檔案檢查隊(duì)伍入手，扎實(shí)推動(dòng)檔案檢查工作向縱深開(kāi)展，增強(qiáng)檔案治理體系治理能力現(xiàn)代化。

4.1 樹(shù)立依法管檔治檔意識(shí)

檔案檢查是法律法規(guī)規(guī)定的必須要開(kāi)展的一項(xiàng)業(yè)務(wù)。作為環(huán)衛(wèi)檔案管理部門(mén)，要牢固樹(shù)立依法管檔治檔意識(shí)，認(rèn)真落實(shí)《檔案法》《檔案法實(shí)施條例》《檔案檢查工作辦法》等法律法規(guī)，利用環(huán)衛(wèi)部門(mén)“兩微一端”等平臺(tái)，加強(qiáng)檔案檢查工作的宣傳，使檔案檢查單位與被檢查單位充分認(rèn)識(shí)到檔案檢查工作的極端重要和現(xiàn)實(shí)必要性，增強(qiáng)檔案檢查工作的思想自覺(jué)與行為自覺(jué)。

4.2 健全檔案檢查工作機(jī)制

檔案檢查是環(huán)衛(wèi)檔案管理部門(mén)開(kāi)展的一項(xiàng)業(yè)務(wù)工作，從檔案檢查工作的現(xiàn)實(shí)情況來(lái)看，要進(jìn)一步健全檔案檢查工作的機(jī)制[2]。一要成立檔案檢查工作領(lǐng)導(dǎo)小組，積極組建由主要負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)、檔案部門(mén)負(fù)責(zé)人共同參與的檔案檢查工作領(lǐng)導(dǎo)小組，建立檔案檢查工作專(zhuān)門(mén)的組織結(jié)構(gòu)。二要細(xì)化檔案檢查工作制度。根據(jù)《檔案檢查工作辦法》的相關(guān)要求，進(jìn)一步細(xì)化檔案庫(kù)房檢查、檔案保密檢查、檔案歸檔監(jiān)督檢查、檔案信息化檢查以及檔案鑒定與銷(xiāo)毀檢查制度，始終保持在法治化軌道上推動(dòng)檔案檢查[3]。三要強(qiáng)化檔案檢查保障措施。根據(jù)《檔案法》《檔案檢查工作辦法》的規(guī)定和要求，建立健全檔案檢查保障機(jī)制。嚴(yán)格落實(shí)檔案檢查前的“五確定”，即確定檢查時(shí)間、確定檢查人員、確定檢查內(nèi)容和標(biāo)準(zhǔn)、確定檢查人員分工、確定檢查方法。嚴(yán)格落實(shí)檔案檢查中的“四重點(diǎn)”，即把握檔案檢查的重要環(huán)節(jié)、了解檔案工作重點(diǎn)情況，關(guān)注查閱檔案工作基礎(chǔ)設(shè)施的重要保障以及把握檔案檢查的重點(diǎn)部門(mén)。做好檔案檢查后的“兩通知”，即通知被檢查單位，通知檔案管理部門(mén)，進(jìn)一步完善檔案工作制度的完善。

4.3 培育專(zhuān)業(yè)檔案檢查隊(duì)伍

高素質(zhì)、專(zhuān)業(yè)化的檔案檢查隊(duì)伍是落實(shí)環(huán)衛(wèi)檔案檢查工作的重要人才支持。一方面，環(huán)衛(wèi)部門(mén)要加強(qiáng)檔案隊(duì)伍的專(zhuān)業(yè)化培訓(xùn)，積極開(kāi)展《檔案法》《檔案法實(shí)施條例》《檔案檢查工作辦法》的學(xué)習(xí)宣傳，吃透檔案檢查工作要領(lǐng)，增強(qiáng)檔案檢查工作質(zhì)效[4]。另一方面，要通過(guò)“請(qǐng)進(jìn)來(lái)”“走出去”等形式，邀請(qǐng)檔案檢查工作的專(zhuān)家和業(yè)務(wù)骨干來(lái)中心授課，增強(qiáng)檔案檢查隊(duì)伍的綜合業(yè)務(wù)素能。此外，還要組織檔案檢查業(yè)務(wù)骨干赴先進(jìn)地區(qū)、先進(jìn)部門(mén)參觀(guān)學(xué)習(xí)，開(kāi)闊眼界，增強(qiáng)檔案檢查業(yè)務(wù)的素能。

參考文獻(xiàn)

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作者簡(jiǎn)介：于波（1972.10—），大學(xué)學(xué)歷，威海市環(huán)翠區(qū)環(huán)境衛(wèi)生服務(wù)中心副研究館員；主要從事事業(yè)單位檔案研究。