基于數(shù)字賦能背景下高校干部人事檔案管理研究

摘 要：在新技術(shù)環(huán)境下，高校干部人事檔案管理的環(huán)境發(fā)生顯著變化，這對于高校檔案管理而言，既是重大的發(fā)展機遇，也是轉(zhuǎn)型壓力。面對新一輪科技革命和產(chǎn)業(yè)變革的加速演進，高校檔案管理遇到了技術(shù)、機制、人才和安全等方面的諸多挑戰(zhàn)。為提升高校干部人事檔案管理標準化、規(guī)范化水平，適應數(shù)字時代發(fā)展的要求，需要在優(yōu)化管理制度、深化技術(shù)應用、拓展服務空間、加強人才培養(yǎng)和安全建設等方面下功夫，著力打造現(xiàn)代化檔案管理新模式，不斷推動高等教育創(chuàng)新發(fā)展。

關(guān)鍵詞：數(shù)字技術(shù)；高校；干部人事檔案

基金項目：秦皇島市科學技術(shù)研究與發(fā)展計劃，項目名稱：基于數(shù)字賦能背景下高校干部人事檔案管理研究。編號：202401A157。

高校干部人事檔案是干部個人信息的“記錄儀”，是組織上歷史、全面地考察和了解干部、公道正派地選拔和任用干部的“信息源”[1]，也是人事任免、組織調(diào)整和評估考核的重要參考依據(jù)。做好高校干部人事檔案管理和服務工作，對加強高校干部隊伍建設、促進高等教育創(chuàng)新發(fā)展具有重要作用。立足于數(shù)字時代的新技術(shù)，對高校干部人事檔案管理體系重構(gòu)是推進干部人事檔案現(xiàn)代化管理的重要途徑。

1 數(shù)字時代高校干部人事檔案面臨的形勢與任務

新時代的檔案管理呈現(xiàn)制度化、信息化和智能化的趨向，高校要把握好檔案技術(shù)發(fā)展的新動態(tài)，明晰形勢與任務。

1.1 面臨的形勢

干部人事檔案是高校評鑒人才的重要基礎，隨著《干部人事檔案工作條例》（以下稱《條例》）的實施，推動干部人事檔案工作科學化、制度化和規(guī)范化，成為高校人事管理工作的重要任務。當前，信息技術(shù)不斷更新?lián)Q代，數(shù)字中國戰(zhàn)略深入推進，各種先進的信息化手段與干部人事檔案工作的深度結(jié)合，新技術(shù)、新模式相繼涌現(xiàn)，高校干部人事檔案管理業(yè)態(tài)發(fā)生了根本性變化。其中，以人工智能、大數(shù)據(jù)、區(qū)塊鏈為代表的新一輪科技革命主導技術(shù)，賦予檔案管理新的內(nèi)涵，打破了檔案管理利用的時空限制，推動檔案資源要素快捷流動和高效匹配，以新質(zhì)生產(chǎn)力創(chuàng)新引領高校干部人事檔案治理體系建設。面對新技術(shù)、新產(chǎn)業(yè)、新業(yè)態(tài)和新模式，高校需要擺脫陳舊的干部人事檔案管理模式，加強數(shù)字技術(shù)創(chuàng)新應用，加快建設現(xiàn)代化檔案治理體系，構(gòu)筑干部人事檔案管理新優(yōu)勢。

1.2 主要任務

一是加強新技術(shù)與檔案管理的融合。加快檔案資源數(shù)字化轉(zhuǎn)型，以信息技術(shù)助推檔案現(xiàn)代化管理，推動傳統(tǒng)載體檔案“存量數(shù)字化”，用科技賦能檔案新活力[2]。通過對文字內(nèi)容的智能識別和檢索，全面提升檔案收集整理、查詢和利用工作的效率。二是推動檔案服務方式變革。在對檔案數(shù)字化成果進行智慧化管理的基礎上，瞄準干部人事檔案專項審核供給側(cè)需求，實現(xiàn)對檔案進行智能劃控與檢測，加速提升檔案審核工作的效率。三是加快新型檔案人才培養(yǎng)。人是生產(chǎn)力中最活躍的因素，符合新時代需求的創(chuàng)新型人才是加速干部人事檔案高質(zhì)量發(fā)展的重要因素。高校要促進人才結(jié)構(gòu)合理布局和協(xié)調(diào)發(fā)展，努力培養(yǎng)具備數(shù)字技術(shù)與檔案管理知識的復合型人才，增強干部人事檔案管理的動力。

2 數(shù)字賦能背景下高校干部人事檔案管理存在的問題及原因分析

提升高校干部人事檔案管理效能是落實立德樹人根本任務的關(guān)鍵舉措，必須對照《條例》要求，分析存在的短板弱項，深入挖掘問題產(chǎn)生的原因，提高干部人事檔案管理的質(zhì)量。

2.1 存在的問題

當前，多數(shù)高校通過數(shù)字化加工和改造，實現(xiàn)數(shù)字資源的全流程管理，并將數(shù)字技術(shù)融入檔案管理的實踐，提升了組織管理效率和開發(fā)利用效能。但是，整體上還存在一些亟待解決的問題。一是檔案數(shù)據(jù)規(guī)模較小。干部人事檔案信息化力度有待加強，對海量檔案數(shù)據(jù)資源管理的空間有待拓展。二是干部信息制度建設尚不完備。未能建立科學有效的治理體系，干部人事檔案收、管、用等環(huán)節(jié)與現(xiàn)代化要求存在差距，檔案數(shù)據(jù)應用范圍尚未界定，人事檔案數(shù)據(jù)管理缺乏統(tǒng)一標準。三是高質(zhì)量干部人事檔案數(shù)據(jù)資源供給不足。雖然高校干部人事檔案數(shù)據(jù)資源規(guī)模龐大，但能夠真正成為推動高校人才評價的數(shù)據(jù)資源占比不高，且數(shù)據(jù)資源供給結(jié)構(gòu)失衡，呈現(xiàn)“基礎數(shù)據(jù)多、分析數(shù)據(jù)少”的現(xiàn)象。四是檔案數(shù)據(jù)應用場景不夠豐富。干部人事檔案利用多為固定質(zhì)態(tài)的查詢，移動客戶端利用渠道不足。人事檔案數(shù)據(jù)應用跨領域、跨學校、跨部門的通道未夠建起來。五是服務供給能力不足。一方面，檔案收集存在薄弱環(huán)節(jié)，履歷、考核、鑒定、學籍、培訓、黨團、獎勵、處分、職稱評定、工資審批和任免等材料資源建設不夠完整；另一方面，干部人事檔案服務學校科研能力提升和教師隊伍建設不足，許多學校對檔案的利用僅限于干部提拔任用，不善于對人事檔案數(shù)據(jù)進行分析，對學科建設、人才引進和政策制定等方面的作用未能體現(xiàn)出來。

2.2 原因分析

一是責任落實不到位。高質(zhì)量做好干部人事檔案管理是新時代高校組織部門的重要任務，也是履行“一崗雙責”的必然要求。但是，高校對干部人事檔案的重要性尚未提高到理性高度，未能將檔案管理與學校組織人事工作共同部署與安排，特別是在資金、人才和基礎設施方面的短板較為明顯，工作舉措有待強化，影響了干部人事檔案管理的質(zhì)量。二是基礎保障不夠扎實。人事檔案信息速度較慢，資源建設未能做到常態(tài)化，新增干部信息采集不夠及時。安全保障不夠到位，軟硬件設施科技含量不高，原始數(shù)據(jù)被泄露的風險加大，阻礙了干部人事檔案數(shù)據(jù)化管理進程。三是政策宣傳不到位。增強干部職工的檔案法律意識、營造濃厚的管理氛圍是提升干部人事檔案管理質(zhì)量的重要保障。長期以來，由于人事檔案工作的神秘性與保密性，干部職工對檔案工作認識不夠深刻，《條例》實施后，高校有關(guān)部門宣傳不到位，導致在檔案在收集和利用方面處于被動狀態(tài)。一些干部職工對缺失的檔案補充意識不強、個人信息采集不準確，干部專項審核工作不能如期完成，為干部管理工作帶來負面影響。四是隊伍建設不夠有力。人事檔案是政治性強的工作，必須配備責任意識強、政治素質(zhì)高、能力出眾的干部管理。但是，高校管理隊伍存在著人員流動性大、技術(shù)水平不高、人員配備不足的問題。有的管理人員對干部人事檔案數(shù)據(jù)提取知識儲備不足，無法提煉鮮活的經(jīng)驗供上級部門參考。高校需要下大力氣加強人員培訓，打造專業(yè)化隊伍。

3 數(shù)字賦能背景下高校干部人事檔案高質(zhì)量發(fā)展路徑分析

3.1 以制度建設引領干部人事檔案高質(zhì)量發(fā)展

加強制度頂層設計、推進責任落實是做好檔案工作的根本保障。一是落實主體責任。強化檔案管理的政治屬性，落實學校黨委的主體責任，按照《條例》要求成立主要領導任組長、分管領導任副組長、專職檔案管理員為成員的干部人事檔案管理工作領導小組，形成“三位一體”的檔案管理體系，把人事檔案工作與學校中心工作同部署、共謀劃。根據(jù)工作新形勢與新要求修訂完善涵蓋檔案收集、利用、保密和保管等工作的制度，為優(yōu)化檔案治理體系、提升檔案治理效能提供制度保障。二是加強協(xié)調(diào)配合。檔案管理機構(gòu)要提高政治站位，建立會商研判機制，定期對干部人事檔案認真查漏補缺，采取“逐項校對、逐頁核查、逐卷清理”的辦法，定期審核反饋干部檔案缺失材料清單，限期催補、動態(tài)更新，確保檔案信息真實、準確、全面、及時。三是強化政策引導。加大《條例》《黨政領導干部選拔任用工作條例》的學習宣傳貫徹，強化干部職工檔案意識。四是嚴格審核認定。從嚴審核認定“三齡兩歷一身份”，對涉嫌涂改造假、重要信息失真、內(nèi)容關(guān)聯(lián)性存疑的，立即查核取證，確保信息認定真實準確。全面清理干部人事檔案中存在的問題，為推進全面從嚴治黨、從嚴管理干部提供有力保障。

3.2 以技術(shù)應用支撐干部人事檔案高質(zhì)量發(fā)展

加強新技術(shù)應用是實現(xiàn)人事檔案數(shù)據(jù)化的關(guān)鍵。一是拓展干部人事檔案應用場景。數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)有助于實現(xiàn)對海量檔案的信息挖掘，一方面，該技術(shù)能夠?qū)Σ煌愋偷娜耸聶n案信息進行聚類分析、關(guān)聯(lián)性闡釋，實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的自動分類與標引，有利于提高干部人事檔案信息的檢索效率和準確性[3]。另一方面，數(shù)據(jù)分析能夠?qū)崿F(xiàn)人事檔案文本的結(jié)構(gòu)化，對檔案內(nèi)容進行標注、命名和關(guān)系抽取，將自然語言轉(zhuǎn)換為計算機自動分析處理的結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，進一步提升檔案的價值和效益。二是提高服務的精準度。人工智能技術(shù)能夠?qū)τ脩衾萌耸聶n案數(shù)據(jù)的行為進行分析，建立利用者畫像，把握其偏好與需求，為利用者提供精準化推薦和個性化服務。當前，高校部門正加緊推動“人工智能+”干部人事檔案服務向更深層次、更寬領域、更豐富的場景發(fā)展，探索構(gòu)建“人工智能+”干部人事檔案“智慧”服務體系。需要注意的是，要加強利用者隱私的保護，定期對檔案數(shù)據(jù)分級劃控，避免檔案資源濫用。

3.3 以服務轉(zhuǎn)型助推干部人事檔案高質(zhì)量發(fā)展

一是建立高效的數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)。當前，高校數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)功能較為簡單，多數(shù)停留在查看圖像、目錄檢索和信息讀取環(huán)節(jié)，距離智慧化管理還有一定距離。高校要在管理系統(tǒng)的功能、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、存儲介質(zhì)和訪問接口等方面對標數(shù)字時代要求，推動管理系統(tǒng)實現(xiàn)數(shù)據(jù)清洗、抽取和轉(zhuǎn)換等功能，為干部人事檔案智慧化分析打下基礎。二是加強規(guī)律性研究。用好新技術(shù)自動分析功能，發(fā)現(xiàn)干部人事檔案中高校人才結(jié)構(gòu)和隊伍建設的情況。比如，借助語義分析了解高校專業(yè)人才、學科建設和繼續(xù)教育等，為制定招才引智政策提供依據(jù)。高校組織部門要善于主動作為，圍繞學校改革發(fā)展任務，加強干部人事檔案開發(fā)，推動學校人才政策的科學化。三是強化信息共享。一方面，高校要與組織部門信息管理系統(tǒng)建立通道，實現(xiàn)在“三齡兩歷一身份”和檔案真實審核方面的專業(yè)化，增強工作實效；另一方面，干部人事檔案數(shù)據(jù)信息要在高校職能部門間實現(xiàn)有序交換，為干部職級晉升、工資調(diào)整等方面提供查詢服務。同時，高?？砷_辟網(wǎng)絡通道，對干部個人的信息查詢需求給予滿足。四是構(gòu)建聯(lián)動機制。高校組織結(jié)構(gòu)具有復雜性，決定了干部人事檔案服務事項多、群體多樣，這就要求高校建立扁平化的人事檔案服務體系，減少查詢利用的中間環(huán)節(jié)，提高檔案利用效率。

3.4 以安全體系賦能干部人事檔案高質(zhì)量發(fā)展

一是健全防范機制，強化數(shù)據(jù)安全意識。嚴格落實《條例》《中華人民共和國數(shù)據(jù)安全法》和《檔案法》，加強檔案管理人員的教育培訓。對照《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》，制定涵蓋高校干部人事檔案收集與利用的全流程體制，從人事檔案數(shù)據(jù)采集、申請授權(quán)和共享使用等環(huán)節(jié)明確安全責任認定，規(guī)范和促進干部人事檔案數(shù)據(jù)資源共享。二是注重核心應用，加強安全防護措施。在內(nèi)網(wǎng)部署安全預警平臺，從邊界防護、訪問控制、入侵防范和安全審計等方面加強數(shù)據(jù)安全技術(shù)防控支撐體系建設。重視紙質(zhì)文件保護和數(shù)字資源備份，加強權(quán)限控制、防火墻和加密技術(shù)，減少木馬病毒等威脅，防止信息被泄露和損壞。三是加強對接協(xié)調(diào)。加強與網(wǎng)信、公安和大數(shù)據(jù)部門的交流，及時處理數(shù)據(jù)安全隱患，做好風險漏洞修復，從整體上提高檔案數(shù)據(jù)安全防護水平。四是加強檔案實體的保護。實施物聯(lián)網(wǎng)化改造，推動智慧干部人事檔案庫房建設，實現(xiàn)檔案庫房高效、安全、信息化管理。

3.5 以隊伍建設涵養(yǎng)干部人事檔案高質(zhì)量發(fā)展

一是選優(yōu)培強人員，強化業(yè)務本領。按照《條例》要求，高校要配備政治素質(zhì)高、業(yè)務熟、作風過硬、責任心強和具有保密意識的專職人員負責檔案管理工作，并定期對相關(guān)二級單位檔案管理人員開展業(yè)務指導，在實踐中不斷學習各項業(yè)務和政策知識，注重學用結(jié)合，深化學習效果，做到政策理論知識與實際操作能力同步提升。結(jié)合“主題黨日”“干部大講堂”等活動，圍繞如何高效管理干部人事檔案交流研討，積極與上級單位加強業(yè)務溝通，強化干部任用、入黨、職級晉升等方面的業(yè)務知識，提升檔案管理人員的業(yè)務能力，助推檔案工作整體水平的提高。二是強化現(xiàn)場培訓與鍛煉。主管部門要定期到高校開展資源建設、數(shù)據(jù)管理和信息安全方面的培訓，促使高校在干部人事檔案管理規(guī)范性上下功夫，為檔案管理轉(zhuǎn)型提供人才保障和智力支持。

結(jié)語

數(shù)智時代，實現(xiàn)高校干部人事檔案管理現(xiàn)代化，需要管理者樹立現(xiàn)代治理理念，加快各種數(shù)字技術(shù)與檔案管理創(chuàng)新成果的轉(zhuǎn)化和擴散，打造現(xiàn)代化高校檔案治理體系，推動檔案管理模式轉(zhuǎn)型升級。要把安全建設放在首位，進一步轉(zhuǎn)變安全管理理念，時刻繃緊干部人事檔案安全這根弦，杜絕檔案造假現(xiàn)象發(fā)生，化解干部人事檔案管理領域的安全漏洞。聚焦干部職工的新需求，在檔案資源建設、智能化服務、共享利用等方面提檔升級，增強人事檔案服務的功能，從嚴從實落實好立德樹人的根本任務，為辦好人民滿意的教育做出檔案的貢獻。

參考文獻

[1]林震遠.企業(yè)發(fā)展中的干部人事檔案管理[J].辦公室業(yè)務，2023（12）：09-10.

[2]蔡盈芳.全面貫徹落實黨的二十大精神 推進檔案事業(yè)現(xiàn)代化發(fā)展[N].中國檔案報，2023（07）：17.

[3]謝慧婷.新高校人事檔案管理數(shù)字化探索——評《大數(shù)據(jù)時代的高校人事檔案管理創(chuàng)新》[J].熱帶作物學報，2021（10）：25-26.

作者簡介：龔海潔（1981—），大學學歷，河北建材職業(yè)技術(shù)學院館員，研究方向：檔案管理。