共享發(fā)展視角下檔案資料管理信息化平臺(tái)建設(shè)研究

共享發(fā)展視角為檔案資料管理指明了新方向，傳統(tǒng)的管理方式已難以滿足現(xiàn)代社會(huì)對(duì)于檔案資源高效利用的現(xiàn)實(shí)訴求，檔案資料管理也應(yīng)順應(yīng)時(shí)代發(fā)展，主動(dòng)對(duì)檔案信息資源進(jìn)行共享開放。建設(shè)信息化平臺(tái)，有助于突破檔案資料在地域、部門共享方面的限制，實(shí)現(xiàn)全面共享、高效共享。[1]但從目前來看，檔案資料管理信息化平臺(tái)建設(shè)還面臨著數(shù)據(jù)安全風(fēng)險(xiǎn)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范不夠統(tǒng)一、復(fù)合型人才隊(duì)伍建設(shè)滯后等現(xiàn)實(shí)困境，在一定程度上影響了檔案資料的共享和利用。因此，有必要從共享發(fā)展的視角出發(fā)，對(duì)檔案資料管理信息化平臺(tái)建設(shè)的相關(guān)問題進(jìn)行研究和探討。

一、共享發(fā)展視角下檔案資料管理信息化平臺(tái)建設(shè)的現(xiàn)狀

在共享發(fā)展理念下，要求檔案資料管理信息化平臺(tái)建設(shè)要注重共享共建，使更多主體參與到檔案資源建設(shè)和管理之中，提升檔案信息資源的管理效率。當(dāng)前，各地在檔案信息化建設(shè)過程中，將檔案資料管理信息化平臺(tái)建設(shè)作為重要方面，也進(jìn)行了實(shí)踐探索和經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，但在取得成績(jī)的背后，也存在著一些亟待解決的問題。

（一）當(dāng)前檔案資料管理信息化平臺(tái)建設(shè)的有益嘗試

在信息技術(shù)的影響下，檔案資料管理信息化平臺(tái)建設(shè)獲得了更多技術(shù)支持。一方面，人工智能、大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、區(qū)塊鏈等前沿技術(shù)正在與檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行深度融合，檔案管理系統(tǒng)越來越智能化。例如，利用云存儲(chǔ)和人工智能技術(shù)可以實(shí)現(xiàn)檔案信息的高質(zhì)量存儲(chǔ)、安全管理和智能檢索。云存儲(chǔ)技術(shù)憑借其高度的靈活性和可拓展性，可以實(shí)現(xiàn)海量檔案資料的存儲(chǔ)；而人工智能技術(shù)可以對(duì)檔案資料信息進(jìn)行數(shù)據(jù)分析和智能檢索，既能夠提升用戶體驗(yàn)，又有助于培育檔案的新質(zhì)生產(chǎn)力。例如，江蘇省南京市溧水區(qū)檔案館以信息化建設(shè)作為有利契機(jī)，主動(dòng)對(duì)當(dāng)前館藏的檔案資源進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)型，建立了共計(jì)超過210萬條的目錄數(shù)據(jù)庫，涵蓋了全部館藏檔案。借助大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、人工智能技術(shù)對(duì)目錄進(jìn)行精準(zhǔn)核對(duì)，進(jìn)一步提升了檔案查詢的準(zhǔn)確率。同時(shí)，通過檔案數(shù)字資源共享平臺(tái)建設(shè)，使檔案信息服務(wù)延伸到了街道，進(jìn)一步拓展了檔案信息查詢的覆蓋范圍，實(shí)現(xiàn)了檔案管理服務(wù)平臺(tái)的全新升級(jí)，為廣大群眾提供了高質(zhì)量的檔案信息服務(wù)。另一方面，資源整合初見成效。部分檔案部門通過信息化平臺(tái)將分散在不同部門、單位的檔案資源進(jìn)行了集中整合管理，通過檔案數(shù)據(jù)庫和信息化平臺(tái)，為用戶提供高質(zhì)量的檢索和利用服務(wù)。[2]例如，河南省數(shù)字檔案館依托信息技術(shù)建立了涵蓋省、市、縣三級(jí)檔案館的數(shù)字檔案館系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了全省檔案信息一體化管理。數(shù)字檔案館檔案信息一體化建設(shè)，進(jìn)一步推動(dòng)了檔案信息資源的高效共享和遠(yuǎn)程利用。又如，浙江省溫州市鹿城區(qū)檔案館在上級(jí)部門支持和指導(dǎo)下，也建立了檔案信息資源共建共享平臺(tái)。借助這一平臺(tái)，其實(shí)現(xiàn)了對(duì)館藏資源的全面梳理，對(duì)全區(qū)電子文件中心、虛擬檔案館和檔案登記備錄系統(tǒng)等多項(xiàng)檔案資源進(jìn)行了整合，并共享到平臺(tái)上，實(shí)現(xiàn)了多部門、多系統(tǒng)的檔案信息資源共享。

（二）檔案資料管理信息化平臺(tái)建設(shè)面臨的挑戰(zhàn)

在共享發(fā)展視角下，檔案資料管理信息化平臺(tái)建設(shè)雖已明確了方向，但在實(shí)際建設(shè)中仍存在一些亟待解決的問題，如檔案數(shù)據(jù)信息標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范不統(tǒng)一、人才隊(duì)伍建設(shè)滯后以及數(shù)據(jù)安全與隱私保護(hù)等問題，在一定程度上影響了檔案資料管理信息化平臺(tái)的建設(shè)質(zhì)量。

第一，檔案數(shù)據(jù)信息標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范不統(tǒng)一。在檔案資料管理信息化平臺(tái)建設(shè)過程中，由于建設(shè)主體執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)支持不一致，造成檔案數(shù)據(jù)信息標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范不統(tǒng)一，容易導(dǎo)致不同平臺(tái)之間難以進(jìn)行數(shù)據(jù)共享，不同系統(tǒng)之間存在兼容性問題。[3]特別是在數(shù)據(jù)格式、存儲(chǔ)方式、檢索方法等方面更容易出現(xiàn)不一致的情況，這在一定程度上影響了檔案信息資源的共享和利用。例如，一些單位的檔案信息化平臺(tái)采用關(guān)系型數(shù)據(jù)庫，而另一些單位的檔案信息化平臺(tái)則采用非關(guān)系型數(shù)據(jù)庫，在數(shù)據(jù)共享過程中容易出現(xiàn)兼容性問題和操作性較差的情況。這些現(xiàn)實(shí)問題的存在，不僅使得不同平臺(tái)之間的數(shù)據(jù)交換和共享變得異常困難，還導(dǎo)致平臺(tái)需要對(duì)后續(xù)檔案信息進(jìn)行重新轉(zhuǎn)換或數(shù)據(jù)整理。

第二，檔案管理復(fù)合型人才短缺。目前檔案管理部門復(fù)合型人才非常短缺，難以滿足檔案資料管理信息化平臺(tái)建設(shè)的現(xiàn)實(shí)需求。一方面，檔案管理部門在人才引進(jìn)過程中更傾向于檔案相關(guān)專業(yè)的人員。這些人員對(duì)信息技術(shù)方面的知識(shí)和技能比較缺乏，難以參與到檔案資料管理信息化平臺(tái)建設(shè)之中，特別是在大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、區(qū)塊鏈、人工智能技術(shù)方面能力十分有限，從而影響了信息化平臺(tái)技術(shù)優(yōu)勢(shì)的發(fā)揮。另一方面，外聘或引進(jìn)的信息技術(shù)人才可能對(duì)檔案管理業(yè)務(wù)不夠熟悉，對(duì)檔案專業(yè)知識(shí)的掌握不夠全面，難以準(zhǔn)確理解檔案管理的相關(guān)要求和特點(diǎn)，導(dǎo)致檔案資料管理信息化平臺(tái)的設(shè)計(jì)和開發(fā)與實(shí)際業(yè)務(wù)需求相脫節(jié)。

此外，數(shù)據(jù)安全與隱私保護(hù)問題也需引起重視。檔案資料管理信息化平臺(tái)建設(shè)必然需要對(duì)不同主體、不同領(lǐng)域的檔案資料進(jìn)行整合，在此過程中可能面臨著諸多安全風(fēng)險(xiǎn)。

二、共享發(fā)展視角下檔案資料管理信息化平臺(tái)建設(shè)的具體路徑

在檔案資料管理信息化平臺(tái)建設(shè)進(jìn)程中，應(yīng)以共享發(fā)展理念為指引，構(gòu)建多元主體共同參與的檔案資源共享模式，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的系統(tǒng)整合。同時(shí)，引入先進(jìn)技術(shù)賦能檔案資料管理信息化平臺(tái)建設(shè)，并高度重視檔案信息安全與隱私保護(hù)。

（一）構(gòu)建多元的檔案資源共享模式

在共享發(fā)展理念的引導(dǎo)下，檔案資料管理信息化平臺(tái)建設(shè)需突破傳統(tǒng)檔案管理的局限，通過多元主體的共同參與，實(shí)現(xiàn)檔案資源的最大化利用。相關(guān)部門應(yīng)推動(dòng)檔案資源的跨部門、跨區(qū)域合作共享，充分發(fā)揮主導(dǎo)作用，牽頭組織各部門參與檔案資源共享建設(shè)。首先，通過召開聯(lián)席會(huì)議，明確相關(guān)制度，確定各方權(quán)利義務(wù)，為合作共享提供制度保障，并成立專門領(lǐng)導(dǎo)小組，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)各部門、各地區(qū)的檔案資源共享工作。其次，建立激勵(lì)機(jī)制，對(duì)提供檔案資源的部門和地區(qū)給予政策支持和獎(jiǎng)勵(lì)；形成考評(píng)機(jī)制，對(duì)參與各方進(jìn)行考評(píng)，對(duì)表現(xiàn)突出的單位和個(gè)人予以表彰。最后，搭建公眾參與平臺(tái)。在共享發(fā)展視角下，應(yīng)讓社會(huì)公眾參與到檔案資源共享之中。如通過檔案資源共享App、微信公眾號(hào)等平臺(tái)，使社會(huì)公眾能夠上傳、瀏覽、下載各種檔案資源，借助平臺(tái)實(shí)現(xiàn)互動(dòng)交流，促進(jìn)檔案資源的利用和傳播。

（二）完善檔案資料管理信息化平臺(tái)

當(dāng)前，信息技術(shù)不斷更新，為檔案資料管理信息化平臺(tái)建設(shè)提供了技術(shù)支撐。檔案資料管理信息化平臺(tái)也應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，借助多元技術(shù)實(shí)現(xiàn)智能化升級(jí)。一方面，提升智能檢索與推薦的精準(zhǔn)性。如利用人工智能技術(shù)對(duì)檔案文本內(nèi)容進(jìn)行精準(zhǔn)分析，通過智能檢索系統(tǒng)精準(zhǔn)識(shí)別用戶查詢需求；借助機(jī)器學(xué)習(xí)算法，根據(jù)用戶需求行為模式和歷史查詢記錄，為用戶提供精準(zhǔn)的檔案推薦服務(wù)；通過構(gòu)建檔案資料知識(shí)圖譜，對(duì)檔案中的各類數(shù)據(jù)信息進(jìn)行分類和關(guān)聯(lián)，以便于提升智能推薦的精準(zhǔn)性。[4]另一方面，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化檔案管理。檔案資料管理信息化平臺(tái)應(yīng)引入機(jī)器人流程自動(dòng)化（RPA），將這一技術(shù)融入檔案收集、整理、編目、管理、存儲(chǔ)、檢索等各個(gè)流程。通過預(yù)先設(shè)定的規(guī)則和流程，高質(zhì)量地完成檔案管理的重復(fù)性工作；也可以引入物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，對(duì)檔案進(jìn)行自動(dòng)盤點(diǎn)和追溯，切實(shí)保障檔案信息安全。

（三）加強(qiáng)數(shù)據(jù)安全與隱私保護(hù)

在檔案資料管理信息化平臺(tái)建設(shè)過程中，數(shù)據(jù)安全與隱私保護(hù)至關(guān)重要。隨著技術(shù)的不斷更新，檔案資料管理信息化平臺(tái)也應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)。首先，建立和完善安全管理制度。一方面，完善安全標(biāo)準(zhǔn)，明確檔案資料管理信息化平臺(tái)的安全目標(biāo)、原則和具體要求，如訪問控制要求、數(shù)據(jù)加密原則、備份恢復(fù)策略等。同時(shí)，應(yīng)有相應(yīng)的應(yīng)急預(yù)案，以便能夠及時(shí)響應(yīng)和處理。另一方面，安排專門的人員負(fù)責(zé)檔案資料管理信息化平臺(tái)的安全管理工作，明確崗位具體職責(zé)，不斷提升檔案管理人員的安全意識(shí)和技能水平。其次，采用先進(jìn)的安全技術(shù)。如采用對(duì)稱加密算法和非對(duì)稱加密算法相結(jié)合的方式對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行加密管理，防止在存儲(chǔ)和共享過程中出現(xiàn)數(shù)據(jù)泄露情況；采用訪問控制與身份識(shí)別技術(shù)，設(shè)置用戶權(quán)限、角色和訪問內(nèi)容，確保只有達(dá)到相應(yīng)層級(jí)的用戶或工作人員才能夠訪問重要檔案數(shù)據(jù)；采用數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)技術(shù)，對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失和損壞，一旦發(fā)生意外，還可以借助恢復(fù)技術(shù)對(duì)相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行快速恢復(fù)，確保數(shù)據(jù)的安全性。

三、檔案資料管理信息化平臺(tái)建設(shè)的保障措施

檔案資料管理信息化平臺(tái)建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，既需要不斷更新技術(shù)、提升服務(wù)質(zhì)量，也需要完善保障措施以確保其順利運(yùn)行。

（一）加強(qiáng)頂層設(shè)計(jì)

檔案資料管理信息化平臺(tái)建設(shè)耗時(shí)較長(zhǎng)，且涉及的主體多、任務(wù)重、困難大。因此，做好頂層設(shè)計(jì)和長(zhǎng)期規(guī)劃至關(guān)重要。一方面，檔案管理部門應(yīng)與相關(guān)單位及時(shí)溝通，將檔案資料管理信息化平臺(tái)建設(shè)列為重點(diǎn)項(xiàng)目，確保后續(xù)穩(wěn)定投入。另一方面，要制訂統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。在平臺(tái)建設(shè)中，從宏觀層面統(tǒng)一技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，既能提升平臺(tái)建設(shè)質(zhì)量，又能減少兼容性問題，避免后續(xù)的重復(fù)建設(shè)。此外，明確建設(shè)目標(biāo)和具體任務(wù)，制訂詳細(xì)的實(shí)施計(jì)劃，確定工作重點(diǎn)、時(shí)間節(jié)點(diǎn)和責(zé)任人。同時(shí)，落實(shí)監(jiān)督評(píng)估工作，定期檢查和評(píng)估建設(shè)進(jìn)展，及時(shí)解決發(fā)現(xiàn)的問題。

（二）加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)

檔案資料管理信息化平臺(tái)建設(shè)離不開高素質(zhì)人才。對(duì)此，一方面要加強(qiáng)檔案管理人員的信息技術(shù)培養(yǎng)，與高校及互聯(lián)網(wǎng)企業(yè)開展多元合作，通過專題培訓(xùn)班、研討會(huì)、在線學(xué)習(xí)等方式，提升其信息素養(yǎng)和專業(yè)技能，使其掌握檔案數(shù)字化、大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、區(qū)塊鏈、數(shù)據(jù)庫管理、信息系統(tǒng)應(yīng)用等方面的知識(shí)和技能，并積極投身于平臺(tái)建設(shè)。[5]另一方面，鼓勵(lì)檔案管理人員參與信息技術(shù)項(xiàng)目實(shí)踐，積累實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，為后續(xù)的管理奠定基礎(chǔ)。同時(shí)，建立人才培養(yǎng)激勵(lì)機(jī)制，對(duì)表現(xiàn)突出者給予獎(jiǎng)勵(lì)。此外，加強(qiáng)與高校和職業(yè)院校的合作，重視復(fù)合型人才的培養(yǎng)，并與企業(yè)開展實(shí)習(xí)實(shí)訓(xùn)、產(chǎn)學(xué)研合作等，提升檔案管理人員的實(shí)踐能力。

（三）強(qiáng)化宣傳與推廣

在信息化時(shí)代，為充分發(fā)揮檔案資料管理信息化平臺(tái)的價(jià)值和作用，需提升社會(huì)公眾的參與度，推廣成功經(jīng)驗(yàn)。一方面，可以通過多種渠道廣泛地宣傳平臺(tái)建設(shè)成果，利用傳統(tǒng)媒體與新媒體構(gòu)建立體傳播體系，介紹平臺(tái)的功能和優(yōu)勢(shì)，讓公眾了解檔案資源利用開發(fā)情況，鼓勵(lì)其積極投身于檔案事業(yè)。另一方面，總結(jié)推廣成功經(jīng)驗(yàn)，可以通過座談會(huì)等方式分享好經(jīng)驗(yàn)、好辦法，為其他單位提供可借鑒的模式。還可以邀請(qǐng)專家學(xué)者和相關(guān)單位工作人員交流探討，為提升平臺(tái)建設(shè)質(zhì)量建言獻(xiàn)策，鼓勵(lì)更多單位和社會(huì)群體參與檔案管理的建設(shè)，推動(dòng)檔案信息化建設(shè)不斷發(fā)展。

四、結(jié)語

總之，信息技術(shù)的發(fā)展為檔案資料管理帶來了新的機(jī)遇與挑戰(zhàn)，檔案資料管理信息化平臺(tái)建設(shè)成為順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的重要舉措。應(yīng)充分認(rèn)識(shí)到檔案資料管理信息化平臺(tái)建設(shè)的復(fù)雜性和艱巨性，鼓勵(lì)相關(guān)部門、企業(yè)、社會(huì)組織和個(gè)人共同參與，在共享發(fā)展理念下形成合力，不斷創(chuàng)新思路、優(yōu)化技術(shù)、采取有效措施，推動(dòng)檔案資料管理信息化平臺(tái)更新升級(jí)，進(jìn)而充分發(fā)揮其在服務(wù)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展和文化傳承方面的價(jià)值。

（作者簡(jiǎn)介：李巧玲，女，本科，海南省水利電力集團(tuán)有限公司，館員，研究方向：檔案管理）

（責(zé)任編輯 劉冬楊）