集團企業(yè)資金管理系統(tǒng)的功能流程與操作方法

摘 要：資金管理系統(tǒng)是集團企業(yè)資金集中管理的重要載體，本文主要研究了集團企業(yè)賬戶管理系統(tǒng)，企業(yè)資金管理系統(tǒng)委托貸款管理，企業(yè)銀行定期存款系統(tǒng)，企業(yè)授信額度管理，企業(yè)票據(jù)管理系統(tǒng)，企業(yè)銀企互聯(lián)系統(tǒng)，公司資金監(jiān)控系統(tǒng)的功能流程與操作方法。

關鍵詞：集團企業(yè)；資金管理系統(tǒng)；功能流程；操作方法

近年來，財務管理信息化發(fā)展越來越快，按照企業(yè)財務信息化發(fā)展趨勢，首先，創(chuàng)業(yè)財務管理的功能要不斷強化。隨著資金管理、資產管理、智能系統(tǒng)等對集團的財務管理的重要性日益突出，企業(yè)通過財務信息化提升企業(yè)的財務管理水平成為迫切需要解決的問題。[1]其次，財務數(shù)據(jù)的集中化。財務數(shù)據(jù)集中化不僅能降低成本，也能使集團實時掌握所屬企業(yè)的數(shù)據(jù)，對企業(yè)財務進行分析、管控、監(jiān)控具有重要意義。最后，財務共享服務不斷發(fā)展。把同質化的財務工作集中處理，有效提升財務工作效率。資金系統(tǒng)是伴隨著互聯(lián)網的高速發(fā)展而發(fā)展起來的。一些集團開始使用網上銀行、跨銀行現(xiàn)金管理平臺等信息系統(tǒng)，健全完善集成的、相輔相成的統(tǒng)一資金管理系統(tǒng)是當前集團企業(yè)資金集中管理的發(fā)展趨勢[2]。

一、集團企業(yè)賬戶管理系統(tǒng)功能流程與操作方法

（一）賬戶開立

集團總部及所屬企業(yè)的開戶都需在資金管理系統(tǒng)中提交開戶申請，由集團總部財務部門對申請進行審核、備案，審核、備案通過后，由資金管理系統(tǒng)管理員在核算系統(tǒng)中新增核算項目，才能進行會計核算。如果審核、備案不通過，可通過資金管理系統(tǒng)把審核不通過的原因通知申請公司，公司可在修改后重新上報。提交開戶申請時，要把各企業(yè)集團決策機構決議、基層單位開戶申請表及相關文件掃描，作為附件提交。

賬戶開立功能的關鍵是為確保所有的賬戶開立符合集團總部要求，賬戶開立和核算系統(tǒng)維護權限掌握在集團總部手中，未經審批同意開立的銀行賬戶不能進行會計核算，防止發(fā)生擅自開設銀行賬戶的現(xiàn)象。

（二）賬戶變更

賬戶維護的權限集中于集團，如有需要變更的賬戶信息，需在系統(tǒng)中提交申請，由集團資金系統(tǒng)管理員進行修改。而賬戶信息中的開戶公司、金融機構、科目不能修改，因為甄別該賬戶的主要信息需要變更，則需要對原有賬戶先進行銷戶，再通過開戶流程增加該賬戶。

（三） 銀行賬戶信息統(tǒng)計報表

資金管理系統(tǒng)應根據(jù)企業(yè)的實際需要，提供“銀行賬戶明細表” “銀行賬戶變動匯總表”“銀行賬戶變動明細表”等統(tǒng)計報表，用于集團及所屬企業(yè)賬戶分布情況分析的依據(jù)。

二、集團企業(yè)資金管理系統(tǒng)委托貸款管理的功能流程與操作方法

（一）委托貸款的申請

集團內部獨立法人單位之間可以通過委托貸款的形式進行資金的統(tǒng)籌使用和管理。集團使用統(tǒng)一的資金管理信息系統(tǒng)，此申請流程就能通過此系統(tǒng)完成，不但能在系統(tǒng)中留有痕跡，便于監(jiān)管，也能減少紙質流轉過程中的拖延，提高財務工作效率。委托貸款的申請流程由借款人提交，由貸款人的資金管理人員、財務負責人審批。借款人在提交申請時，要把借款人內部決策機構的決議、委托貸款申請表格、財務報表等要求的申請材料作為申請附件提交。

（二）委托貸款的業(yè)務處理

委托貸款申請審批通過后，由委托方按照合同內容錄入“委托貸款單”，審批通過后，能直接生成委托貸款發(fā)放憑證。生成憑證的信息能反映到“委托貸款單”中，方便通過委托貸款單查到憑證或通過憑證查到委托貸款單。借款人在“融資管理”模塊中生成“委托借款單”，減少了手工錄入造成委托貸款信息有誤等問題。

（三）委托貸款還款

委托貸款的還款業(yè)務也能在資金管理系統(tǒng)中操作。委托貸款還款分為到期還款和提前還款兩種。到期還款則能直接生成對應的委托貸款還款單。系統(tǒng)支持能多次還款；還款后，委托貸款單上的余額能按還款的金額減少，全額還款后，委托貸款單上的余額會變?yōu)榱悖晃匈J款還款單需要審批，通過后能生成對應的憑證。若提前還款需要借款單位先提交借款還款申請單，再由貸款單位通過借款還款申請單生成對應的委托貸款還款單。

（四）委托貸款的展期

委托貸款如需要展期，也能在資金管理系統(tǒng)中進行展期操作，展期只能變更到期日，展期后，委托貸款單上顯示的到期日為展期后的日期。如需在展期變更利率，則在委托貸款利息中做調息處理。

（五）委托貸款利息管理

資金管理系統(tǒng)中還能定期對委托貸款進行預提、收息操作，利率如果發(fā)生變化，能進行調息操作。委托貸款還款后，自動生成對應還本付息的利息單。

（六）委托貸款到期提醒

資金管理系統(tǒng)能按委托貸款單上的到期日，到期前 30 天、15 天、7 天時通過預警平臺發(fā)送消息通知給相關人員。這能減少人工制作臺賬的工作量和壓力。

三、集團企業(yè)銀行定期存款系統(tǒng)的功能流程與

操作方法

（一）銀行定期（通知）存款利率維護

存款利率的維護權限在集團，集團對定期存款利率、通知存款利率進行維護，下屬單位在錄入定期存款單、通知存款單時進行選擇，降低風險。

（二）銀行定期（通知）存款業(yè)務處理

新增存款：填寫新增銀行定期（通知）存款單。按照存款類別不同選擇定期存款、通知存款等類別，利率應選擇集團維護的定期存款利率表，能維護實際利率。通知存款中又分為需利滾本金和不需利滾本金兩類。需要利滾本金，等同于需要根據(jù)存期（7 天）進行結息操作，“存款類型”選擇定期存款，存款期為 7 天。到期后需要點擊續(xù)存。不需利滾本金的，“存款類型”選擇通知存款。通過定期存款單生成對應的

憑證。

（三） 到期提醒和統(tǒng)計報表功能

資金管理系統(tǒng)能設定按定期存款上的到期日，在期前通過預警平臺發(fā)送消息通知。資金管理系統(tǒng)也提供“銀行定期（通知）存款匯總表”“銀行定期（通知）存款明細表”“銀行定期（通知）存款余額表”等統(tǒng)計報表，以查詢分析用。

四、集團企業(yè)授信額度管理的功能流程與操作

方法

通常銀行向企業(yè)提供借款等服務，都需與授信額度相關聯(lián)。為全面掌握企業(yè)尤其是集團的授信信息，以應付外部監(jiān)管，應通過授信管理系統(tǒng)進行授信額度申請、業(yè)務處理、統(tǒng)計報表等業(yè)務管理。[3]

（一）授信額度申請

單個企業(yè)的授信是銀行提供的，而對集團而言，就復雜得多。集團授信分為單個授信、綜合授信和內部授信。在進行授信額度申請時，需說明與授信機構的關系，以區(qū)分內部授信和銀行授信；說明是否為集團綜合授信，以確定對應的融資是否需要集團審批同意；需說明授信用途，便于制作統(tǒng)計報表。

（二）授信額度業(yè)務處理

授信額度申請審批通過后，生成授信額度單。有關融資業(yè)務就能和該授信額度單關聯(lián)，進行融資業(yè)務處理。集團綜合授信額度單，如果所屬企業(yè)需使用集團綜合授信，在集團審批同意后，就可利用集團綜合授信額度單進行切分，所屬企業(yè)按切分后的綜合授信額度進行借款業(yè)務處理。

五、集團企業(yè)票據(jù)管理系統(tǒng)的功能流程與操作

方法

（一）應收票據(jù)

應收票據(jù)登記：票據(jù)管理系統(tǒng)能規(guī)范收到票據(jù)的臺賬管理，在企業(yè)收到票據(jù)后，必須立即在票據(jù)管理系統(tǒng)中進行登記，并按實際情況生成收款單，用于收款核算用。票據(jù)登記后能生成相對應的憑證。應收票據(jù)收款：收款后可在系統(tǒng)中生成收款單并生成收款憑證。應收票據(jù)背書：對應收票據(jù)進行背書，也可在信息系統(tǒng)中進行登記并生成付款憑證。

（二）應付票據(jù)

應付票據(jù)登記：開具票據(jù)后可在票據(jù)管理系統(tǒng)中登記，以記錄相關信息，并生成對應的憑證。應付票據(jù)兌付：兌付后在票據(jù)系統(tǒng)中錄入并生成對應的憑證。

（三）統(tǒng)計報表

按照應收、付票據(jù)單，管理系統(tǒng)能自動生成“應收票據(jù)發(fā)生明細表”“應收票據(jù)匯總表”“應收票據(jù)到期統(tǒng)計表”“應付票據(jù)余額明細表”等，監(jiān)控企業(yè)尤其是集團應收、應付的票據(jù)情況。

六、集團企業(yè)銀企互聯(lián)系統(tǒng)的功能流程與操作

方法

（一）銀企互聯(lián)安全性要求

各個企業(yè)開通銀企互聯(lián)功能必須先建立完善的內部控制制度，設置合理的審批流程和對應崗位人員，預防資金風險發(fā)生。該銀企互聯(lián)內控制度主要包括銀企互聯(lián)上線，使用全過程，包括功能測試等環(huán)節(jié)。

（二）銀企互聯(lián)上線條件

各企業(yè)情況不同，銀企互聯(lián)上線范圍不同。必須確定銀行存款所覆蓋的銀行，在考慮成本效益的基礎上確定上線銀行范圍。在銀行上線范圍確定后，需要與銀行簽訂銀企協(xié)議，讓銀行把相關權限授權到銀企互聯(lián)平臺。銀企互聯(lián)需要配備硬件，諸如銀行的前置機、網絡等，與銀行連接，必須實時與銀行實現(xiàn)傳輸數(shù)據(jù)，完成查詢、支付等操作。

（三）銀企查詢

銀企互聯(lián)的條件完全具備后，在實施相應設置后，企業(yè)可在銀企互聯(lián)系統(tǒng)下查詢賬戶的實時余額、交易明細及付款狀態(tài)。賬戶余額和交易明細查詢：可聯(lián)機實時獲取銀行信息和脫機查詢歷史信息；查詢人民幣賬戶及外幣賬戶；一次性可以查詢多個銀行的賬戶信息；集團經過設置，能查詢全部賬戶信息。付款狀態(tài)查詢：主要包括付款單和代發(fā)單狀態(tài)查詢，是否成功付款或代發(fā)成功。

（四）銀企支付

銀企互聯(lián)開通后，能實現(xiàn)包括對公、對私支付及代發(fā)工資等在內的支付。銀企互聯(lián)也能與核算系統(tǒng)對接，實現(xiàn)相關付款單據(jù)與憑證的無縫連接，減少數(shù)據(jù)核對繁瑣和差錯的出現(xiàn)。

銀企互聯(lián)支持從付款單、代發(fā)單生成憑證，也支持憑證生成付款單、代發(fā)單，主要看各個企業(yè)原來對付款流程的規(guī)定。以下以從憑證生成付款單、代發(fā)單的流程為例，說明一起互聯(lián)的控制。

第一，會計收到適合付款申請以及相關附件后，錄入付款憑證，結算方式選擇為銀企互聯(lián)，點擊生成付款單（攜帶付款金額、付款賬戶及日期等），單據(jù)狀態(tài)為“保存”，把附件提交給出納。

第二，出納收到付款的附件及憑證后，在出納付款單界面查詢到該筆保存狀態(tài)的付款單（可見對應的憑證號），對其進行修改，補錄收款單位、賬號、省市、結算方式、預計付款時間、附言等信息，完成后提交付款單（簽名）。

第三，稽核收到付款附件后，在憑證查詢界面審批該筆付款憑證，在付款單界面對該筆付款進行初審，審核不通過可打回，審核通過后把付款附件提交給財務經理。

第四，財務經理收到付款附件后，對付款信息進行復審（驗簽、簽名），復核完成后，付款單審批通過并自動提交銀行，并發(fā)消息通知付款用戶付款狀態(tài)已完成。付款單上部分信息會按憑證信息關聯(lián)生成。

第五，控制要求：在付款流程中，如果銀付憑證生成付款單后，與付款相關的關鍵字段會被控制，不可修改，如貸方金額（銀行列）、貸方科目（銀行列）、貸方輔助賬項等，與付款無關聯(lián)的信息如借方信息、摘要、現(xiàn)金流量項目等可在憑證界面直接修改。

第六，一張憑證若有多筆付款賬戶信息，能生成多張付款單，憑證信息中，銀行分錄要填寫結算方式，需要選擇“銀企互聯(lián)”，只有貸方分錄有銀行科目且結算方式為“銀企互聯(lián)”的憑證，才能生成付款單/代發(fā)單。會計生成付款單時需要區(qū)分單筆支付或批量支付，同一張憑證不能既生成付款單又生成代發(fā)單。付款單審批過程中，審批的節(jié)點按實際情況進行調整。

（五）電子回單

銀企互聯(lián)另一功能是能打印電子回單，并由多公司論證過。各銀行的電子回單的樣式尚不統(tǒng)一，大致與其各自的紙質回單樣式相近，包括電子印章，為多數(shù)審計機構認可，能替代原來的紙質回單。電子回單由企業(yè)查詢、打印，效率較銀行提供的紙質回單高，能幫助企業(yè)及時入賬，可減少未達賬。

七、集團公司資金監(jiān)控系統(tǒng)的功能流程與操作

方法

（一）久懸戶提醒

資金管理系統(tǒng)能在分析銀行賬戶交易明細的基礎上，判斷某一賬戶是否是久懸戶。如某一賬戶在最近一年除“利息”“賬戶管理費”等交易外，沒有其他收支業(yè)務出現(xiàn)，則把該賬戶標識認定為久懸戶，并發(fā)送消息給相應人員，減少資金管理人員的工作量。

（二）付款交易提醒

在付款金額超出限定額度時，通過資金管理系統(tǒng)發(fā)送消息提醒，交易提醒方式主要包括消息、短信、郵件等。限定額度包括：賬號單筆支付上限；賬號單日支付總額上限；賬號單月支付總額上限；同一客戶號下所有賬號單日合計支付上限；同一客戶號下所有賬號單月合計支付上限。

參考文獻：

[1]王曉佳.智慧財務管理[M].北京：科學出版社，2020.

[2]彭亞黎.企業(yè)財務管理[M].武漢：武漢大學出版社，2012.

[3]中國煤炭經濟研究文選編委會.煤炭經濟研究文選[M].徐州：中國礦業(yè)大學出版社，2015.

作者簡介：李新新（1990.11—），女，漢族，本科，會計師，從事企業(yè)財務和會計研究。