《中華人民共和國檔案法實施條例》視閾下高職院校檔案信息化建設(shè)研究

摘 要：文章通過《中華人民共和國檔案法實施條例》等政策對檔案信息化建設(shè)提出的新要求，結(jié)合當下高職院校檔案管理工作情況，分析了檔案信息化建設(shè)存在的問題。根據(jù)國家最新修訂的《中華人民共和國檔案法實施條例》，提出提高檔案信息化建設(shè)支持力度、推進檔案管理規(guī)范化、增強檔案信息化防護手段、創(chuàng)新檔案利用服務(wù)模式等有效策略，推動高等職業(yè)教育檔案工作順利開展。

關(guān)鍵詞：《檔案法實施條例》；檔案信息化；高職院校

2023年底，國務(wù)院常務(wù)會議審議通過了《中華人民共和國檔案法實施條例》（以下簡稱《實施條例》），2024年1月12日，國務(wù)院第772號國務(wù)院令公布，自2024年3月1日起施行。《實施條例》的頒布和實施提升了檔案工作規(guī)范化、科學化管理的水平，推動了我國檔案工作走向依法治理，對檔案事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展具有重要意義。

近年來，國家檔案局、各省檔案局等相繼對新時期檔案工作信息化轉(zhuǎn)型給予明確要求和工作指導(dǎo)。2020年6月，第十三屆全國人民代表大會常務(wù)委員會第十九次會議修訂通過《中華人民共和國檔案法》，對檔案信息化建設(shè)單列一章，足以說明檔案信息化建設(shè)對新時期檔案工作模式轉(zhuǎn)變的重要程度。2021年6月，中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳印發(fā)的《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》，其八大主要任務(wù)之一是加快推進檔案信息化建設(shè)，引領(lǐng)檔案管理現(xiàn)代化，并提出“加快推進檔案信息化建設(shè)，引領(lǐng)檔案管理現(xiàn)代化”“加速數(shù)字檔案館（室）建設(shè)，推進機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織建設(shè)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)相互銜接的電子檔案管理信息系統(tǒng)”。

2023年，國家檔案局組織開展的《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》實施情況中期評估中反饋，“十四五”以來，15個?。▍^(qū)、市）將檔案信息化建設(shè)納入省級綜合或信息化專項發(fā)展規(guī)劃。與《檔案法》相比，2024年頒布的《實施條例》從30條增加為52條，并增加了“檔案信息化建設(shè)”專章，使得內(nèi)容上更清晰具體，整體來看更加全面。與此同時，校園信息化建設(shè)逐步成為衡量高職院校辦學水平的重要指標，檔案信息化建設(shè)作為學校信息化建設(shè)的重要組成部分，是高職院校檔案事業(yè)發(fā)展的必要途徑。從國家對職業(yè)院校發(fā)展的長遠規(guī)劃來看，推進高職院校檔案信息化建設(shè)顯得尤為重要。

一、檔案信息化建設(shè)對高職院校發(fā)展的重要意義

信息技術(shù)高速發(fā)展的時代，高等職業(yè)教育的信息化建設(shè)水平逐漸成為衡量學校綜合實力水平的重要指標?！陡叩葘W校檔案管理辦法》提出，高等學校應(yīng)當設(shè)立專項經(jīng)費，為檔案機構(gòu)配置檔案管理現(xiàn)代化、檔案信息化所需的設(shè)備設(shè)施，保障檔案信息化建設(shè)與學校數(shù)字化校園建設(shè)同步進行。檔案管理是高職院校日常管理工作的重要組成部分，數(shù)字化校園從根本上推動了檔案事業(yè)的發(fā)展，促進檔案信息化建設(shè)的進程。一方面，學校各部門可以實現(xiàn)信息互通，快速解決和處理問題，不僅加強了部門之間的聯(lián)系，還提高了辦事效率，實現(xiàn)了高校檔案的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化管理；另一方面，通過引進高新技術(shù)產(chǎn)品確保高職院校檔案管理工作的質(zhì)量，從而推動高職院校檔案事業(yè)的發(fā)展。

另外，檔案資源是高職院校重要的原生信息，是高職院校和社會發(fā)展的寶貴信息資源。檔案信息化建設(shè)是高校信息化和數(shù)字校園建設(shè)的重要內(nèi)容，承擔著收集、存儲、整合并提供利用高職院校數(shù)字化校園產(chǎn)生的電子檔案的重要職能。加強檔案信息化建設(shè)是高職院校檔案工作適應(yīng)時代和學校發(fā)展的客觀要求，是高職院校檔案工作發(fā)展的必然趨勢，也是進一步提高學校檔案管理和服務(wù)水平的必經(jīng)之路。因此，保障檔案信息化建設(shè)對高職院校發(fā)展具有積極影響，通過實現(xiàn)高職院校管理資源的整合，推動學校全面開展檔案管理工作。

二、高職院校檔案信息化建設(shè)存在的問題

檔案信息化建設(shè)是一項投入大、耗時久、見效慢的工作，高職院校在檔案信息化過程中面臨的困難和挑戰(zhàn)也是顯而易見的，主要有以下幾個方面：

1.對檔案信息化建設(shè)重視程度不足

目前，高職院校檔案信息化普及范圍較低。很多學校仍然采用傳統(tǒng)檔案管理方式，通過翻閱歸檔目錄查找所需條目，再到庫房借閱或復(fù)印紙質(zhì)檔案獲取相關(guān)信息。這種方式已經(jīng)無法與校園信息化建設(shè)發(fā)展相匹配，主要歸因于很多高職院校對檔案管理工作有所忽視，往往用到檔案時才發(fā)現(xiàn)檔案管理的無形價值，未意識到檔案信息化建設(shè)對學校發(fā)展的重要影響，使得檔案管理工作涉及的技術(shù)、人員、宣教、設(shè)備設(shè)施等方面投入不夠，無法充分發(fā)揮檔案管理的作用，甚至影響到高職院校各項工作的開展。受經(jīng)費限制，高職院校將有限的經(jīng)費用在能夠直觀反映學校綜合水平的教學管理、專業(yè)發(fā)展和校園建設(shè)等方面，導(dǎo)致檔案信息化建設(shè)發(fā)展緩慢，遠遠滯后于信息時代的發(fā)展。

2.檔案資料收集和歸檔意識不夠

檔案收集難度大一直是各學校檔案管理工作中較為困擾的事情。高職院校按照歸檔范圍由各部門主動整理移交給檔案部門，但在整理收集過程中，各部門人員有限，往往利用業(yè)余時間完成移交工作，未能保證檔案資料的完整性，需要檔案管理員花費大量時間重新核對檢查，導(dǎo)致歸檔時間一再推遲。

另外，高職院校各部門隨著工作積累保存著大量珍貴的檔案資源，但為了日常工作便利，受傳統(tǒng)檔案利用方式的影響選擇放在各部門保管或者多年后移交，導(dǎo)致檔案資源利用價值得不到充分發(fā)揮，降低了檔案管理的價值體現(xiàn)。

3.檔案管理信息技術(shù)水平落后

檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施薄弱是影響信息化建設(shè)的主要原因。很多高職院校缺乏先進的信息化設(shè)備設(shè)施和技術(shù)，雖然大多數(shù)學校有專用的檔案管理系統(tǒng)，但系統(tǒng)存在版本過低、運行緩慢、容錯性差、操作復(fù)雜等問題，有的僅能上傳檔案目錄，有的系統(tǒng)還是單機網(wǎng)頁版，已經(jīng)無法適應(yīng)日益增長的檔案資源及檔案信息化建設(shè)的需求。與數(shù)字化檔案相比，紙質(zhì)檔案在保管條件、運作成本上反而要求更高，還容易因紙質(zhì)檔案反復(fù)借閱造成磨損。另外，檔案管理人員對信息化設(shè)備設(shè)施和軟件技術(shù)不夠精通，只能依靠學校信息技術(shù)部門解決技術(shù)問題，無法充分發(fā)揮信息技術(shù)帶來的優(yōu)勢。除了先進的數(shù)字化檔案管理平臺，還需要相應(yīng)的數(shù)據(jù)安全技術(shù)作為保障。很多陳舊的檔案管理系統(tǒng)沒有相應(yīng)的安全等級，依托于校內(nèi)局域網(wǎng)，遇到寒暑假有查檔需求時，檔案工作人員只能返回校內(nèi)完成查詢和借閱手續(xù)，很多高職院校檔案室在假期并不辦理檔案利用服務(wù)業(yè)務(wù)，給用戶造成很多不便，這種方式已遠遠落后于當前的發(fā)展水平，極易造成高職院校檔案信息被泄露，產(chǎn)生更大的安全隱患。

4.檔案利用服務(wù)方式較為單一

高職院校的檔案利用服務(wù)范圍主要面向教職工和學生，不對外服務(wù)，往往通過教學部門或?qū)W生工作部門的工作人員到檔案室協(xié)助查詢，服務(wù)方式傳統(tǒng)被動，缺乏主動服務(wù)意識。一方面，高職院校的檔案開發(fā)利用工作并未引起足夠重視，檔案管理人員雖設(shè)有專職崗位，但往往身兼數(shù)職，分擔著辦公室等其他工作，無暇從專業(yè)角度或?qū)W校自身特色開發(fā)編研；另一方面，高職院校發(fā)展速度較快，形成的檔案數(shù)量和種類相應(yīng)增多，但信息技術(shù)受限，主要以收集紙質(zhì)檔案為主，學校目前對檔案收集、整理、保持和利用等方面的管理方式較為封閉落后，管理效率相對低下耗時，制約了檔案的開發(fā)利用，無法及時為學校決策提供參考借鑒，急需實現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)，有效保證檔案信息的完整與安全，提高檔案部門的對外服務(wù)效率。

三、《中華人民共和國檔案法實施條例》視閾下高職院校檔案信息化建設(shè)的有效策略

隨著檔案信息化建設(shè)的逐步深入，傳統(tǒng)的檔案工作面臨著專項資金投入、人才隊伍建設(shè)、數(shù)字檔案管理系統(tǒng)建設(shè)以及滿足用戶多樣化需求等嚴峻挑戰(zhàn)，是檔案信息化建設(shè)中亟須強化的重要節(jié)點。

1.提高檔案信息化建設(shè)支持力度

《中華人民共和國檔案法實施條例》要求，應(yīng)當將檔案信息化建設(shè)納入本單位信息化建設(shè)規(guī)劃。因此，高職院校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視檔案信息化建設(shè)，真正認識數(shù)字化、信息化對于高職院校檔案管理工作的重要性，加大對檔案信息化建設(shè)的資金投入，設(shè)立專項資金，確保資金得到充分保障。同時，要根據(jù)上級文件要求，結(jié)合學校發(fā)展實際情況，制定健全、科學、合理的檔案信息化需求分析報告，明確該項目的目標和任務(wù)，提供政策支持，并優(yōu)化資源配置，提高資源利用率。在檔案信息化建設(shè)過程中，要及時分析師生需求，定期組織召開交流座談會，了解師生使用反饋情況，鼓勵師生積極參與其中，提高全校人員對檔案信息化建設(shè)的重視程度。隨著高職院校的發(fā)展和信息化推進，學校檔案資料呈現(xiàn)增量趨勢發(fā)展，檔案信息化建設(shè)不僅可以提高檔案收集、歸檔、保管及利用等工作效率，順應(yīng)無紙化辦公與單套制歸檔新形勢，還可以反向推動數(shù)字化校園發(fā)展，使檔案信息化服務(wù)于學校的多元化建設(shè)、治理及公共服務(wù)，實現(xiàn)高職院校檔案管理工作與各部門之間有效消除信息孤島，完善高校的整體工作。

2.推進檔案管理規(guī)范化開展

首先，推進檔案管理信息化建設(shè)，需要加強檔案人才隊伍建設(shè)，提高其專業(yè)素養(yǎng)。一方面，應(yīng)加強檔案信息化人才建設(shè)，引進具有專業(yè)背景的人才加入檔案管理崗位，充實檔案信息化隊伍建設(shè)；另一方面，檔案管理需要帶動學校各個部門共同協(xié)作，組建兼職檔案員隊伍，從收集、整理等源頭環(huán)節(jié)完善檔案的質(zhì)量和類型。通過建立部門預(yù)立卷系統(tǒng)和數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，及時對各部門形成的數(shù)字檔案集中統(tǒng)一管理，比各部門分散保管可以節(jié)約大量成本，減少重復(fù)勞動，更易于專業(yè)化管理。定期組織檔案工作人員參加業(yè)務(wù)和信息技術(shù)培訓，提升專業(yè)技能和信息技術(shù)運用水平。同時，高職院校應(yīng)該大力宣傳和普及檔案信息化知識，提升用戶對檔案信息化建設(shè)的體驗和使用水平，鼓勵檔案管理人才隊伍積極探索檔案信息化建設(shè)的新思路與新方法；其次，要規(guī)范檔案管理方式。根據(jù)高職院校實際情況制定一套規(guī)范的檔案管理規(guī)章制度，指導(dǎo)全校檔案信息化建設(shè)、運行、管理和維護工作，使檔案信息化工作有章可循、有規(guī)可守，保障學校檔案信息化建設(shè)朝著規(guī)范化、制度化和標準化的方向發(fā)展，促進檔案管理線上線下使用的規(guī)范性和便捷性，結(jié)合高職院校發(fā)展特色推動檔案事業(yè)的創(chuàng)新發(fā)展。

3.增強檔案信息化防護手段

《中華人民共和國檔案法實施條例》要求電子檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)當按照國家有關(guān)規(guī)定建設(shè)，并符合國家關(guān)于網(wǎng)絡(luò)安全、數(shù)據(jù)安全以及保密等的規(guī)定。高職院校檔案信息化建設(shè)不僅要完善操作系統(tǒng)、服務(wù)器和網(wǎng)絡(luò)等信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，還需要配置相應(yīng)的檔案信息化防護措施，確保檔案的安全可靠。首先，增強檔案保護意識。高職院校檔案材料雖不屬于涉密檔案，但涉及學校黨群、行政和財會類等部分內(nèi)部檔案，查詢利用需要審批同意才能使用，不便于對外公開，需要加強檔案保密性管理，嚴格遵守保密規(guī)定，避免人為因素造成檔案被泄露或丟失；其次，檔案信息化建設(shè)除了保護紙質(zhì)資源，更重要的是加強檔案信息化保護技術(shù)，建立定期多重檔案數(shù)據(jù)備份和系統(tǒng)賬號的防盜手段，制定災(zāi)難備份和應(yīng)急機制，提升檔案管理系統(tǒng)的安保級別等措施，確保檔案數(shù)據(jù)安全可靠，以防各種因素給檔案安全帶來的潛在風險。由此可見，加強檔案信息化建設(shè)，不僅能夠提升檔案管理工作的高效性和規(guī)范性，還能夠保障檔案的安全性。

4.創(chuàng)新檔案利用服務(wù)模式

《中華人民共和國檔案法實施條例》提到，創(chuàng)新檔案利用服務(wù)形式，推進檔案查詢利用服務(wù)線上線下融合。高職院校檔案管理主要是面向教職工和學生提供利用服務(wù)，通過檔案信息化建設(shè)創(chuàng)新檔案管理服務(wù)體系，發(fā)揮檔案價值最大化。一方面，高職院校檔案信息化建設(shè)可以實現(xiàn)檔案信息資源的科學管理和價值挖掘，為學校決策提供準確、可靠的數(shù)據(jù)支持，為教育教學工作提供高效、便捷的信息服務(wù)，切實為師生解決問題。通過溝通交流，了解檔案查詢或利用中的實際需求，進而提升服務(wù)質(zhì)量，增進檔案利用服務(wù)的體驗感；另一方面，高職院校根據(jù)學校自身發(fā)展特色，構(gòu)建專題檔案數(shù)據(jù)庫，融入更多信息化元素，與其他兄弟院校合作共享信息交流平臺，構(gòu)建高職院校檔案的數(shù)據(jù)開放共享服務(wù)體系，提高檔案檢索和利用率。此外，深入挖掘高職院校檔案資源立德樹人的根本任務(wù)，也是體現(xiàn)檔案利用服務(wù)的模式之一。通過查閱和利用檔案資源編研校史材料，利用主題展覽或新媒體廣泛提升宣傳效果，深入了解學校的發(fā)展歷程和文化底蘊，打造成思想政治教育的“第二課堂”，成為學生入學必修課之一，更好地傳承和發(fā)揚學校文化精神，充分發(fā)揮高職院校檔案信息化建設(shè)在校史研究、教學評估、科學研究、學歷認證和教育治理等方面的重要作用。通過檔案信息化建設(shè)，還可以減少實體檔案的存儲空間，優(yōu)化檔案空間利用，提高檔案庫房的利用率。

《中華人民共和國檔案法實施條例》為檔案事業(yè)創(chuàng)新發(fā)展提供了有力保障，為檔案信息化建設(shè)提供了法律依據(jù)。高等職業(yè)教育發(fā)展的改革創(chuàng)新也逐漸進入新的發(fā)展階段，學校作為各類檔案存儲和流轉(zhuǎn)的重要組織機構(gòu)，應(yīng)在推動職業(yè)教育工作中充分發(fā)揮檔案信息化建設(shè)的作用。通過開展檔案信息化建設(shè)，提高高職院校檔案管理的信息化水平，實現(xiàn)高職院校檔案管理工作的提質(zhì)增效與創(chuàng)新發(fā)展，全面提高檔案管理、共享服務(wù)能力，發(fā)揮檔案價值，提高高校檔案管理信息化水平，推動高職教育高質(zhì)量發(fā)展。

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作者單位：廣州衛(wèi)生職業(yè)技術(shù)學院

作者簡介：劉瀟（1987—），女，漢族，河北張家口人，碩士研究生，助理館員，研究方向：檔案管理、數(shù)字化檔案等。