高校紙質(zhì)檔案與電子檔案的融合管理與風(fēng)險(xiǎn)防控要點(diǎn)

摘 要：隨著信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，高校檔案管理正面臨著紙質(zhì)檔案與電子檔案融合的新挑戰(zhàn)。文章探討了高校紙質(zhì)檔案與電子檔案融合管理的必要性以及在此過(guò)程中所面臨的風(fēng)險(xiǎn)和相應(yīng)的防控措施。通過(guò)制定合理的融合管理制度、完善檢索系統(tǒng)和確保檔案安全等方面，旨在提高高校檔案管理的效率與安全性，以適應(yīng)信息化時(shí)代的需求。

關(guān)鍵詞：高校檔案；紙質(zhì)檔案；電子檔案；融合管理；風(fēng)險(xiǎn)防控

在信息化時(shí)代背景下，高校檔案管理逐漸由傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理向電子檔案管理轉(zhuǎn)變。然而，紙質(zhì)檔案與電子檔案各具特點(diǎn)，前者具有實(shí)體性和穩(wěn)定性，后者則具有便捷性和可復(fù)制性。因此，如何實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案與電子檔案的融合管理，并在這一過(guò)程中有效防控風(fēng)險(xiǎn)，成為高校檔案管理所面臨的重要課題。

一、高校紙質(zhì)檔案與電子檔案融合管理的必要性

1.提高檔案管理效率

隨著信息化的發(fā)展，高校在日常運(yùn)營(yíng)中產(chǎn)生了大量的電子檔案。將紙質(zhì)檔案與電子檔案實(shí)行融合管理，可以統(tǒng)一檔案的存儲(chǔ)、檢索和利用方式，從而提高檔案管理的整體效率。此外，通過(guò)數(shù)字化的方式，可以隨時(shí)隨地訪(fǎng)問(wèn)和檢索檔案信息，極大地提高了檔案利用的便捷性。

2.保障檔案信息完整性

紙質(zhì)檔案具有原始性和法律效應(yīng)，而電子檔案則便于保存、復(fù)制和傳輸。將兩者融合管理，既能保留紙質(zhì)檔案的原始記錄，又能利用電子檔案易保存和傳播的特點(diǎn)，共同確保檔案信息的完整性和可追溯性。這種雙重保障有助于高校在面臨法律訴訟或?qū)徲?jì)時(shí)提供有力的證據(jù)支持。

3.適應(yīng)信息化時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)

在信息化時(shí)代背景下，高校必須緊跟時(shí)代發(fā)展步伐，推進(jìn)檔案管理的數(shù)字化轉(zhuǎn)型。紙質(zhì)檔案與電子檔案的融合管理正是這一轉(zhuǎn)型的關(guān)鍵步驟。通過(guò)融合管理，高?？梢愿玫卣虾屠酶黝?lèi)檔案信息資源，提高檔案管理的現(xiàn)代化水平，以適應(yīng)信息化時(shí)代的發(fā)展需求。同時(shí)，這種管理方式也有助于高校與其他機(jī)構(gòu)或企業(yè)實(shí)行信息共享和合作，推動(dòng)教育行業(yè)的整體進(jìn)步。

二、高校紙質(zhì)檔案與電子檔案融合管理面臨的風(fēng)險(xiǎn)

1.信息安全風(fēng)險(xiǎn)，數(shù)據(jù)可能被竊取

在紙質(zhì)檔案與電子檔案融合管理的過(guò)程中，如果信息安全措施不到位，檔案信息可能會(huì)面臨被竊取、偽造或被篡改的風(fēng)險(xiǎn)。由于電子檔案通常存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)或云端服務(wù)器上，如果缺乏足夠的安全防護(hù)措施，就可能成為黑客攻擊的目標(biāo)。黑客可能會(huì)利用系統(tǒng)漏洞或弱密碼等安全弱點(diǎn)，侵入檔案管理系統(tǒng)，竊取敏感信息。這些信息一旦落入不法分子手中，就可能被用于欺詐、身份盜竊或其他非法活動(dòng)，給個(gè)人和學(xué)校帶來(lái)巨大的損失。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，檔案信息在傳輸過(guò)程中也面臨著被竊取的風(fēng)險(xiǎn)。如果數(shù)據(jù)傳輸沒(méi)有加密或加密措施不夠強(qiáng)大，那么檔案信息在傳輸過(guò)程中就可能被第三方截獲。特別是當(dāng)檔案信息通過(guò)不安全的公共網(wǎng)絡(luò)實(shí)行傳輸時(shí)，這種風(fēng)險(xiǎn)尤為突出。此外，病毒攻擊也是導(dǎo)致數(shù)據(jù)被竊取的重要原因。惡意軟件或病毒可能會(huì)通過(guò)電子郵件附件、惡意網(wǎng)站或其他途徑感染檔案管理系統(tǒng)。一旦系統(tǒng)被病毒感染，黑客就可能遠(yuǎn)程控制受感染的系統(tǒng)，竊取檔案信息。

2.技術(shù)更新風(fēng)險(xiǎn)，影響長(zhǎng)期保存

高校在紙質(zhì)檔案與電子檔案融合管理中，技術(shù)更新風(fēng)險(xiǎn)是一個(gè)長(zhǎng)期且持續(xù)存在的挑戰(zhàn)，它對(duì)電子檔案的長(zhǎng)期保存構(gòu)成了嚴(yán)重威脅。電子檔案高度依賴(lài)計(jì)算機(jī)硬件和軟件環(huán)境，而技術(shù)的快速發(fā)展和更迭使得電子檔案面臨著多種潛在的風(fēng)險(xiǎn)。首先，硬件使用壽命是一個(gè)不可忽視的問(wèn)題。硬盤(pán)、光盤(pán)等存儲(chǔ)設(shè)備有一定的使用壽命，隨著時(shí)間的推移，這些硬件可能會(huì)出現(xiàn)老化、損壞或性能下降的情況。一旦存儲(chǔ)設(shè)備發(fā)生故障，其中存儲(chǔ)的電子檔案就可能面臨丟失或損壞的風(fēng)險(xiǎn)，從而影響檔案的完整性和可讀性；其次，軟件更新?lián)Q代也是一個(gè)重要的風(fēng)險(xiǎn)因素。隨著技術(shù)的不斷進(jìn)步，軟件版本更新迅速，新版本的軟件可能不再支持舊版本的電子檔案格式，如果電子檔案沒(méi)有及時(shí)轉(zhuǎn)換或遷移到新格式，就可能導(dǎo)致無(wú)法打開(kāi)或讀取檔案信息，進(jìn)而造成信息的永久性丟失；最后，軟硬件之間的匹配性問(wèn)題也不容忽視。電子檔案的制作、存儲(chǔ)和讀取需要特定的軟硬件環(huán)境支持。

3.操作失誤風(fēng)險(xiǎn)，人為因素導(dǎo)致?lián)p失

在高校紙質(zhì)檔案與電子檔案融合管理過(guò)程中，操作失誤風(fēng)險(xiǎn)是一個(gè)不容忽視的問(wèn)題。這種風(fēng)險(xiǎn)主要源于檔案管理人員在操作過(guò)程中可能出現(xiàn)的失誤，這些失誤往往由于人為因素導(dǎo)致，可能給檔案信息帶來(lái)嚴(yán)重?fù)p失。安全意識(shí)較弱是引發(fā)操作失誤的一個(gè)重要原因。如果檔案管理人員對(duì)檔案信息的安全性缺乏足夠的重視，就可能在操作過(guò)程中疏忽大意，導(dǎo)致不必要的損失。例如，可能在不安全的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下處理檔案信息或?qū)⒚舾行畔⑿孤督o未經(jīng)授權(quán)的人員。另外，檔案管理技能較差也是導(dǎo)致操作失誤的一個(gè)常見(jiàn)原因。如果管理人員缺乏必要的檔案管理知識(shí)和技能，就可能在處理檔案信息時(shí)出現(xiàn)錯(cuò)誤。例如，可能不小心刪除或覆蓋重要的檔案信息，或者在轉(zhuǎn)換或遷移電子檔案時(shí)造成數(shù)據(jù)損壞。此外，工作責(zé)任心不強(qiáng)也是引發(fā)操作失誤的關(guān)鍵因素。如果管理人員對(duì)工作不夠認(rèn)真負(fù)責(zé)，就可能在處理檔案信息時(shí)馬虎草率，導(dǎo)致信息資料的丟失或遺漏。這種失誤可能源于對(duì)工作流程的不熟悉、對(duì)細(xì)節(jié)不夠關(guān)注或者對(duì)檔案信息的重要性認(rèn)識(shí)不足。操作失誤風(fēng)險(xiǎn)是紙質(zhì)檔案與電子檔案融合管理中需要高度關(guān)注的問(wèn)題。

4.制度不完善風(fēng)險(xiǎn)，管理存在漏洞

在紙質(zhì)檔案與電子檔案融合管理的過(guò)程中，制度不完善風(fēng)險(xiǎn)尤為突出，可能導(dǎo)致管理上的漏洞，進(jìn)而威脅到檔案信息的安全。如果檔案管理制度不健全，那么紙質(zhì)檔案與電子檔案的管理就可能陷入混亂。缺乏明確的管理規(guī)定和操作流程，高校檔案管理人員可能無(wú)所適從，導(dǎo)致檔案管理工作效率低下，甚至出現(xiàn)錯(cuò)誤。在這種情況下，檔案信息可能因管理不善而被泄露，遭受損失。另外，如果融合后的檔案管理制度與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理制度不相符，也可能引發(fā)一系列問(wèn)題。兩種檔案管理方式可能各自為政，形成對(duì)立，不僅增加了管理工作的復(fù)雜性，還可能導(dǎo)致信息在不同管理方式之間傳遞時(shí)出現(xiàn)差錯(cuò)或遺漏。這種制度的不匹配會(huì)削弱檔案管理的整體效能，給檔案信息的安全帶來(lái)潛在風(fēng)險(xiǎn)。制度不完善還可能導(dǎo)致管理上的漏洞。這些漏洞可能被不法分子利用，對(duì)檔案信息實(shí)行非法訪(fǎng)問(wèn)、被篡改或竊取。特別是在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境日益復(fù)雜的今天，任何制度上的疏忽都可能成為檔案信息安全的隱患。在融合管理過(guò)程中，必須建立完善的檔案管理制度，并確保其與實(shí)際情況相適應(yīng)，以防范潛在的管理風(fēng)險(xiǎn)。

三、高校紙質(zhì)檔案與電子檔案融合風(fēng)險(xiǎn)防控策略

1.加強(qiáng)信息安全保護(hù)，防范數(shù)據(jù)的竊取

（1）信息安全風(fēng)險(xiǎn)與管理。從高校紙質(zhì)與電子檔案融合后檔案管理來(lái)看，高校檔案管理系統(tǒng)需采用高強(qiáng)度的數(shù)據(jù)加密技術(shù)，確保電子檔案信息的機(jī)密性。同時(shí)，實(shí)施嚴(yán)格的訪(fǎng)問(wèn)控制策略，防止未經(jīng)授權(quán)的訪(fǎng)問(wèn)和被泄露數(shù)據(jù)。另外，建立完善的網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)體系，包括防火墻、入侵檢測(cè)系統(tǒng)等，以抵御外部網(wǎng)絡(luò)攻擊，從而保護(hù)檔案數(shù)據(jù)的安全。（2）技術(shù)融合風(fēng)險(xiǎn)與管理。在紙質(zhì)檔案與電子檔案融合過(guò)程中，高校應(yīng)確保采用統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和格式，以提高數(shù)據(jù)的兼容性和互操作性，有助于減少因格式轉(zhuǎn)換或數(shù)據(jù)遷移導(dǎo)致的信息丟失或損壞風(fēng)險(xiǎn)。隨著技術(shù)的不斷進(jìn)步，電子檔案管理系統(tǒng)需要定期更新和維護(hù)。高校應(yīng)建立長(zhǎng)期的技術(shù)支持機(jī)制，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定性和安全性。（3）操作風(fēng)險(xiǎn)與管理。高校對(duì)檔案管理人員實(shí)行定期培訓(xùn)，增強(qiáng)其專(zhuān)業(yè)技能和安全意識(shí)。同時(shí)，制定詳細(xì)的操作規(guī)范，減少人為操作失誤導(dǎo)致的風(fēng)險(xiǎn)。另外，建立檔案操作的監(jiān)督與審核機(jī)制，確保所有操作符合規(guī)范，并及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正潛在的問(wèn)題。

2.應(yīng)對(duì)技術(shù)更新挑戰(zhàn)，確保電子檔案長(zhǎng)期保存

（1）采用標(biāo)準(zhǔn)化的電子檔案格式。為確保電子檔案的長(zhǎng)期可讀性和兼容性，高校應(yīng)采用廣泛接受和認(rèn)可的標(biāo)準(zhǔn)化電子檔案格式。這種格式應(yīng)具有穩(wěn)定性、開(kāi)放性和可擴(kuò)展性，以減少技術(shù)更新?lián)Q代帶來(lái)的影響。當(dāng)新技術(shù)出現(xiàn)時(shí)，這些標(biāo)準(zhǔn)化的格式更有可能得到新系統(tǒng)的支持，從而確保電子檔案的持續(xù)可用性。（2）應(yīng)用前沿的存儲(chǔ)技術(shù)。隨著技術(shù)的不斷進(jìn)步，新的存儲(chǔ)技術(shù)和介質(zhì)不斷涌現(xiàn)。高校應(yīng)積極關(guān)注并應(yīng)用這些前沿技術(shù)，如使用高性能的存儲(chǔ)設(shè)備、采用分布式存儲(chǔ)系統(tǒng)等，以提高電子檔案的存儲(chǔ)效率和安全性。同時(shí)，這些技術(shù)應(yīng)能夠適應(yīng)未來(lái)技術(shù)的更新?lián)Q代，確保電子檔案的長(zhǎng)期保存。例如，通過(guò)自動(dòng)化管理系統(tǒng)來(lái)減少人為干預(yù)，降低操作失誤的可能性。這類(lèi)系統(tǒng)可以自動(dòng)完成檔案的分類(lèi)、索引、存儲(chǔ)等任務(wù)；利用OCR（光學(xué)字符識(shí)別）等技術(shù)來(lái)輔助紙質(zhì)檔案的數(shù)字化過(guò)程，提高數(shù)據(jù)錄入的準(zhǔn)確性和效率。（3）建立電子檔案?jìng)浞輽C(jī)制。為防止電子檔案因意外情況而丟失或損壞，高校應(yīng)建立完善的電子檔案?jìng)浞輽C(jī)制。包括定期備份、異地備份以及災(zāi)難恢復(fù)計(jì)劃等。通過(guò)備份機(jī)制，可以確保在原始數(shù)據(jù)受損時(shí)，能夠迅速恢復(fù)電子檔案，保障其完整性和可用性。（4）實(shí)施電子檔案遷移策略。隨著技術(shù)的不斷發(fā)展，電子檔案可能需要從一個(gè)系統(tǒng)遷移到另一個(gè)系統(tǒng)。為確保遷移過(guò)程中的數(shù)據(jù)的完整性和可讀性，高校應(yīng)制訂詳細(xì)的遷移計(jì)劃和策略。包括選擇合適的遷移工具、測(cè)試遷移過(guò)程的可行性以及驗(yàn)證遷移后數(shù)據(jù)的完整性等。通過(guò)實(shí)施有效的遷移策略，可以確保電子檔案在不同系統(tǒng)之間的平滑過(guò)渡和長(zhǎng)期保存。

3.提高檔案管理人員素質(zhì)，降低操作失誤風(fēng)險(xiǎn)

（1）培訓(xùn)目標(biāo)與定位。高校應(yīng)明確培訓(xùn)目標(biāo)，確保檔案管理人員全面理解和掌握紙質(zhì)檔案與電子檔案融合管理的操作流程與規(guī)范，降低操作風(fēng)險(xiǎn)，提高工作效率。準(zhǔn)確定位培訓(xùn)人群，針對(duì)高校的檔案管理人員，特別是那些將直接參與融合管理工作的人員。（2）培訓(xùn)內(nèi)容設(shè)計(jì)。高校在檔案安全管理培訓(xùn)中要詳細(xì)介紹紙質(zhì)檔案數(shù)字化的具體步驟，包括掃描、OCR識(shí)別、數(shù)據(jù)校對(duì)等。詳細(xì)培訓(xùn)電子檔案與紙質(zhì)檔案信息的整合策略，如何確保兩者之間的信息一致性和完整性。在培訓(xùn)中講解數(shù)據(jù)質(zhì)量檢查的標(biāo)準(zhǔn)和方法，并強(qiáng)調(diào)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性的重要性。高校在檔案人員培訓(xùn)中應(yīng)明確各級(jí)檔案管理人員的存取和修改權(quán)限，確保權(quán)限分配的合理性和安全性。講解檔案的審批流程，強(qiáng)調(diào)任何檔案的存取和修改都必須經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的審批程序。（3）培訓(xùn)方法與實(shí)踐。為了能夠進(jìn)一步提高紙質(zhì)檔案與電子檔案融合安全管理培訓(xùn)實(shí)效，講師應(yīng)通過(guò)真實(shí)的案例，讓檔案管理人員更加直觀(guān)地了解融合管理的操作流程和規(guī)范。在培訓(xùn)中設(shè)置模擬檔案管理環(huán)境，讓管理人員親自動(dòng)手操作，加深對(duì)流程和規(guī)范的理解。鼓勵(lì)管理人員提出自己在工作中遇到的問(wèn)題，通過(guò)集體討論和專(zhuān)家答疑的方式解決。（4）培訓(xùn)效果評(píng)估與反饋。高校在紙質(zhì)檔案與電子檔案融合安全管理培訓(xùn)中，還應(yīng)該注重培訓(xùn)效果評(píng)估與反饋，通過(guò)考核來(lái)檢驗(yàn)管理人員對(duì)融合管理流程和規(guī)范的掌握程度。在培訓(xùn)結(jié)束后，收集管理人員的反饋意見(jiàn)，以便不斷優(yōu)化培訓(xùn)內(nèi)容和方法。對(duì)在考核中表現(xiàn)不佳或在實(shí)際工作中遇到問(wèn)題的人員，提供持續(xù)的跟進(jìn)和輔導(dǎo)。

4.完善檔案管理制度，堵塞管理漏洞

（1）建立專(zhuān)項(xiàng)融合管理制度。在高校檔案管理中，紙質(zhì)檔案與電子檔案的融合管理顯得尤為重要。為了更有效地實(shí)施這一融合，建立專(zhuān)項(xiàng)融合管理制度成為首要任務(wù)。該制度的核心在于根據(jù)檔案的性質(zhì)、內(nèi)容和用途，制定詳盡的分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)。高校檔案管理者可以按照教學(xué)檔案、科研檔案、行政檔案以及學(xué)生檔案等多個(gè)維度實(shí)行分類(lèi)，確保每種類(lèi)型的檔案都能找到其明確的歸屬。這種分類(lèi)不僅有助于檔案的組織和管理，還能提高檔案檢索的效率和準(zhǔn)確性。此外，為每份檔案分配唯一的編號(hào)也是融合管理制度中的關(guān)鍵。編號(hào)應(yīng)遵循清晰、系統(tǒng)的規(guī)則，能夠直觀(guān)地反映檔案的類(lèi)型、年份和序列號(hào)等關(guān)鍵信息。通過(guò)這種編號(hào)方式，高校檔案管理者可以輕松追蹤和定位每份檔案，無(wú)論是紙質(zhì)還是電子檔案，都能夠?qū)崿F(xiàn)快速檢索和管理。（2）檔案的歸檔與整理。在紙質(zhì)檔案與電子檔案的融合管理中，歸檔與整理工作同樣至關(guān)重要。高校檔案管理者需要明確歸檔的時(shí)間節(jié)點(diǎn)，如每學(xué)期末或每年底，以確保所有重要檔案都能及時(shí)入檔，避免遺漏或丟失。在歸檔過(guò)程中，高校檔案管理者還應(yīng)關(guān)注檔案的類(lèi)型和格式要求。對(duì)紙質(zhì)檔案，需要確保其完整性和可讀性；對(duì)于電子檔案，則需要關(guān)注其文件格式、存儲(chǔ)介質(zhì)和備份策略等方面。完成歸檔后，對(duì)檔案實(shí)行細(xì)致的整理工作也是必不可少的。包括檔案的排序、裝訂以及編寫(xiě)案卷目錄等。通過(guò)這些整理步驟，高校檔案管理者可以確保檔案的完整性和系統(tǒng)性，無(wú)論是紙質(zhì)檔案還是電子檔案，都能以清晰、有序的方式呈現(xiàn)。（3）檔案的檢索與利用。高校應(yīng)建立完善的檔案檢索系統(tǒng)，該系統(tǒng)需要支持關(guān)鍵詞搜索、分類(lèi)搜索等多種方式，以提高檔案檢索的效率和準(zhǔn)確性。一方面，由于電子檔案易于復(fù)制和傳播的特性，不加以嚴(yán)格控制，很可能導(dǎo)致檔案信息被泄露或?yàn)E用；另一方面，紙質(zhì)檔案在借閱和利用過(guò)程中也存在損壞或丟失的風(fēng)險(xiǎn)。因此，高校需要制定詳細(xì)的借閱流程和權(quán)限管理制度，確保紙質(zhì)檔案和電子檔案在借閱和利用過(guò)程中能得到妥善保護(hù)。

四、結(jié)束語(yǔ)

高校紙質(zhì)檔案與電子檔案的融合管理是檔案管理工作的發(fā)展趨勢(shì)，也是信息化時(shí)代的必然要求。通過(guò)制定合理的管理制度、加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)防控意識(shí)、提升管理人員素質(zhì)等措施，可以有效地實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案與電子檔案的有機(jī)融合，從而提高檔案管理的效率與安全性，為高校的教學(xué)、科研和管理工作提供更為便捷和高效的服務(wù)。

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作者單位：山東財(cái)經(jīng)大學(xué)人事處

作者簡(jiǎn)介：孫寧寧（1982—），女，漢族，山東日照人，本科，碩士學(xué)位，副研究館員，研究方向：檔案管理。