地質(zhì)行業(yè)機(jī)關(guān)檔案管理新模式探討：“三合一”制度的影響、困境及改善建議

摘 要：檔案的分類方案、文件材料歸檔范圍、保管期限是檔案“三合一”制度（后簡(jiǎn)稱為檔案“三合一”制度）的主要組成部分，通過制定檔案“三合一”制度，采取統(tǒng)一、規(guī)范的管理手段，實(shí)現(xiàn)檔案資料的有效利用。在地質(zhì)行業(yè)機(jī)關(guān)中實(shí)施檔案“三合一”制度，有助于統(tǒng)一檔案的管理標(biāo)準(zhǔn)，優(yōu)化檔案的收集、整理、鑒定及保管效果，保障檔案信息的真實(shí)、完整及安全性。地質(zhì)機(jī)關(guān)通過實(shí)施檔案“三合一”制度，能夠達(dá)到提升檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)和工作效率的目的。同時(shí)，采取現(xiàn)代數(shù)字化管理手段，推動(dòng)地質(zhì)行業(yè)機(jī)關(guān)檔案管理工作朝著現(xiàn)代化、科學(xué)化方向開展。

關(guān)鍵詞：檔案“三合一”制度；地質(zhì)行業(yè)；機(jī)關(guān)工作

在地質(zhì)行業(yè)機(jī)關(guān)工作中，檔案管理起著關(guān)鍵性作用，確保了地質(zhì)行業(yè)的有效運(yùn)行。因此，我國很多地質(zhì)行業(yè)機(jī)關(guān)認(rèn)識(shí)到了檔案“三合一”制度的重要性，不斷加大檔案“三合一”制度實(shí)施力度，以此來提升檔案管理工作質(zhì)量和效果。在檔案“三合一”制度的作用下，通過把各類檔案資源優(yōu)化整合，提升檔案質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一管理和利用，完善檔案工作流程，將地質(zhì)行業(yè)機(jī)關(guān)現(xiàn)代化建設(shè)推向正軌。

一、檔案“三合一”制度出現(xiàn)的原因和意義

隨著國家發(fā)展和信息技術(shù)的不斷進(jìn)步，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)難以滿足為各行各業(yè)工作服務(wù)的需求。為了解決在檔案管理中存在的諸多問題，應(yīng)從源頭抓好檔案工作，規(guī)范建檔流程，提升歸檔文件質(zhì)量。2022年5月，國家檔案局發(fā)布《關(guān)于全面推行機(jī)關(guān)檔案分類方案、文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表三合一制度的通知》，該制度增強(qiáng)了檔案管理的科學(xué)性、規(guī)范性和全面性，大幅提高了檔案管理效率和服務(wù)水平。同時(shí)，政府部門大力提倡檔案改革，在具體工作中給予很多支持與幫助，進(jìn)一步促進(jìn)了檔案“三合一”制度的有效實(shí)施，在檔案收集、整理、檢索以及保管等方面實(shí)現(xiàn)“一體化”管理，從而提升檔案管理的整體效能。

從檔案“三合一”制度的意義層面展開分析，該制度是一項(xiàng)基礎(chǔ)檔案制度，貫穿檔案管理工作各環(huán)節(jié)，發(fā)揮規(guī)范和指導(dǎo)作用，包括文件歸檔與檔案收集、檔案分類與整理、檔案鑒定與處置、檔案檢索、檔案提供利用、檔案編研和檔案登記與統(tǒng)計(jì)。通過實(shí)施檔案“三合一”制度，對(duì)于進(jìn)一步提高機(jī)關(guān)檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)能力，建設(shè)覆蓋面更加廣泛、內(nèi)容更加豐富、結(jié)構(gòu)更加優(yōu)化的檔案資源體系具有積極作用。此外，還有助于維護(hù)國家檔案資源的完整與安全，促進(jìn)檔案事業(yè)健康、長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

二、檔案“三合一”制度對(duì)地質(zhì)行業(yè)機(jī)關(guān)檔案工作的影響

1.優(yōu)化工作流程和協(xié)同工作

檔案“三合一”制度打破了過去機(jī)關(guān)各部門之間信息孤島的局面。通過建立準(zhǔn)確的文件材料歸檔范圍和保管期限，不同部門的檔案信息得以集中存儲(chǔ)和管理。這意味著各部門之間可以知悉彼此的文件材料歸檔范圍，避免了重復(fù)收集、存儲(chǔ)和收集遺漏的情況發(fā)生。這種信息共享和流通的機(jī)制大幅提高了工作的效率，避免了信息孤立造成的信息滯后和工作延誤。同時(shí)，檔案“三合一”制度促進(jìn)了工作協(xié)同和溝通，各部門可以更好地利用檔案檢索憑證與學(xué)習(xí)經(jīng)驗(yàn)，整合信息，協(xié)助工作。這種協(xié)同工作模式有助于機(jī)關(guān)各部門之間的合作和配合，提高了工作的整體效能和響應(yīng)速度。

2.提升檔案管理質(zhì)量

檔案“三合一”制度在地質(zhì)行業(yè)機(jī)關(guān)檔案工作中的實(shí)施，不僅將檔案分類方案、文件材料歸檔范圍和檔案保管期限整合為一體，還規(guī)范了檔案管理流程，使檔案管理在操作上更加規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，保證了檔案管理的規(guī)范性和質(zhì)量，建立一套完整的檔案管理流程。通過明確檔案管理涉及的各個(gè)環(huán)節(jié)和步驟，不僅完善了文件歸檔和檔案收集、分類和整理、鑒定和處置等基礎(chǔ)性工作，還影響檔案檢索、提供利用和信息服務(wù)、編研、登記和統(tǒng)計(jì)等利用服務(wù)性工作，從而提升整個(gè)地質(zhì)行業(yè)機(jī)關(guān)檔案工作的科學(xué)性、規(guī)范性和高效性。這一舉措使機(jī)關(guān)工作人員和檔案人員在開展文件歸檔和檔案管理時(shí)能夠清晰了解自己的職責(zé)和任務(wù)，通過標(biāo)準(zhǔn)化的歸檔范圍和流程，保證檔案信息的準(zhǔn)確性和完整性，避免不必要的錯(cuò)誤和遺漏，提高檔案管理的規(guī)范性和質(zhì)量。檔案信息得到更好的保障和維護(hù)，為后續(xù)的查詢和利用提供更加可靠的基礎(chǔ)，也為地質(zhì)行業(yè)的可持續(xù)發(fā)展提供有力支持。

三、地質(zhì)行業(yè)機(jī)關(guān)檔案工作中實(shí)行檔案“三合一”制度的現(xiàn)狀和困難

檔案“三合一”制度自推行開始就得到廣泛認(rèn)可，目前，越來越多的地質(zhì)單位也開始重視檔案管理工作，積極推行檔案“三合一”制度，以提升檔案質(zhì)量和檔案管理的規(guī)范性。然而，在地質(zhì)行業(yè)機(jī)關(guān)工作實(shí)行檔案“三合一”制度的過程中，遇到了一系列問題亟待解決。

1.實(shí)施檔案“三合一”制度需要專業(yè)的檔案管理團(tuán)隊(duì)，但檔案人員素質(zhì)參差不齊

地質(zhì)行業(yè)檔案“三合一”制度的實(shí)施對(duì)檔案人員的專業(yè)素質(zhì)提出更高要求。然而，當(dāng)前地質(zhì)行業(yè)機(jī)關(guān)檔案人員普遍存在專業(yè)性不強(qiáng)、兼職人員較多的問題。這些人員在檔案管理的專業(yè)知識(shí)、技能和方法上有所欠缺，缺乏制定本單位檔案“三合一”制度的工作經(jīng)驗(yàn)和專業(yè)能力，也難以適應(yīng)檔案“三合一”制度的要求。同時(shí)，由于檔案管理隊(duì)伍素質(zhì)參差不齊，導(dǎo)致檔案管理水平整體不高，難以滿足地質(zhì)行業(yè)對(duì)檔案信息的需求。

2.落實(shí)檔案“三合一”制度需要與以往的檔案制度相結(jié)合，但融合度不夠

地質(zhì)行業(yè)各單位在長(zhǎng)期的檔案管理過程中形成各具特色的檔案管理制度。在實(shí)行檔案“三合一”制度時(shí)，需要充分考慮本單位的實(shí)際情況，將過去的制度與檔案“三合一”制度、《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》相結(jié)合。然而，在實(shí)際操作中往往存在制度銜接不暢、融合度不夠的問題。一方面，由于過去的檔案制度與檔案“三合一”制度、《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》在管理理念、方法和手段上存在差異，導(dǎo)致制度銜接困難；另一方面，部分單位在推行檔案“三合一”制度時(shí)缺乏對(duì)過去制度的深入分析和研究，導(dǎo)致制度融合度不夠，難以形成符合本單位實(shí)際的檔案管理體系。

3.檔案“三合一”制度的完善需要與工作實(shí)際相結(jié)合，但執(zhí)行力度不足

檔案“三合一”制度的完善是一個(gè)長(zhǎng)期的過程，需要不斷與本單位的機(jī)關(guān)工作實(shí)際相結(jié)合，展開調(diào)整和優(yōu)化。然而，在地質(zhì)行業(yè)機(jī)關(guān)檔案管理工作中，往往存在制度與實(shí)際工作脫節(jié)的情況。一方面，部分單位在制定檔案“三合一”制度時(shí)，缺乏對(duì)實(shí)際工作需求的深入了解和分析，導(dǎo)致制度規(guī)定過于籠統(tǒng)或偏離實(shí)際需求；另一方面，在制度執(zhí)行過程中，由于缺乏有效的監(jiān)督和考核機(jī)制，導(dǎo)致制度執(zhí)行力度不足，制度形同虛設(shè)。

4.實(shí)施檔案“三合一”制度需要與檔案數(shù)字化相結(jié)合，但數(shù)字化水平不高

地質(zhì)行業(yè)檔案“三合一”制度還面臨著信息化水平不高、數(shù)據(jù)共享困難等問題。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，地質(zhì)行業(yè)機(jī)關(guān)檔案管理逐漸向數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和智能化方向發(fā)展。然而，在實(shí)際操作中，部分單位信息化水平不高，缺乏先進(jìn)的檔案管理系統(tǒng)和信息化設(shè)備。同時(shí)，由于數(shù)據(jù)共享機(jī)制不完善，導(dǎo)致地質(zhì)行業(yè)機(jī)關(guān)內(nèi)部檔案信息資源的共享和利用受到一定限制。

四、地質(zhì)行業(yè)機(jī)關(guān)檔案工作中檔案“三合一”制度的實(shí)行措施

1.加強(qiáng)檔案人員培訓(xùn)

在地質(zhì)行業(yè)機(jī)關(guān)推行檔案“三合一”制度的過程中，為了確保檔案管理工作的順利開展，機(jī)關(guān)必須加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)，提升管理人員的專業(yè)素養(yǎng)和技能水平，使其能夠更好地掌握檔案管理的理論知識(shí)和實(shí)踐技能。

首先，培訓(xùn)檔案管理人員是提升其專業(yè)素養(yǎng)和技能水平的重要途徑。通過組織檔案管理培訓(xùn)課程，可以幫助檔案管理人員深入了解檔案管理的基本原理、政策法規(guī)和最新發(fā)展動(dòng)態(tài)，提高其對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)和理解。培訓(xùn)內(nèi)容可以包括檔案管理的法律法規(guī)、檔案鑒定與整理、檔案數(shù)字化技術(shù)等方面的知識(shí)以及檔案管理軟件的應(yīng)用等實(shí)踐技能。

其次，培訓(xùn)還應(yīng)注重提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)。檔案管理工作需要具備良好的溝通協(xié)調(diào)能力、團(tuán)隊(duì)合作意識(shí)和問題解決的能力等。因此，在培訓(xùn)過程中也應(yīng)當(dāng)注重培養(yǎng)檔案管理人員的綜合素質(zhì)，通過開展團(tuán)隊(duì)合作訓(xùn)練、溝通技巧培訓(xùn)、問題解決案例分析等形式，幫助檔案管理人員提升自身的綜合素質(zhì)，更好地適應(yīng)檔案管理工作的要求。

最后，應(yīng)建立健全檔案管理人員的激勵(lì)機(jī)制和考核機(jī)制，鼓勵(lì)其參加相關(guān)資格考試，激發(fā)檔案管理人員的工作熱情和積極性，提升整體隊(duì)伍的素質(zhì)。

2.強(qiáng)化檔案制度銜接與融合

在地質(zhì)行業(yè)，檔案管理是一項(xiàng)非常重要的工作，它是地質(zhì)行業(yè)工作的歸納與匯總，讓一代代地質(zhì)人可以更好地從前人的工作軌跡中尋找憑據(jù)、學(xué)習(xí)經(jīng)驗(yàn)、傳承地質(zhì)文化，對(duì)維護(hù)地質(zhì)行業(yè)各單位的合法權(quán)益、保障地質(zhì)行業(yè)機(jī)關(guān)工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)以及對(duì)地質(zhì)行業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展都具有極為重要的意義。為了更好地實(shí)施檔案“三合一”制度，提升地質(zhì)行業(yè)文件歸檔質(zhì)量，就必須深入調(diào)研地質(zhì)行業(yè)的檔案管理工作現(xiàn)狀和需求，了解地質(zhì)行業(yè)檔案的特殊性和復(fù)雜性。結(jié)合地質(zhì)行業(yè)的實(shí)際情況，制定符合行業(yè)特點(diǎn)的檔案“三合一”制度，對(duì)文件歸檔、檔案收集、分類、整理、鑒定、處置、利用以及保護(hù)等方面展開本土化、本單位化的規(guī)范，確保制度的科學(xué)性和實(shí)用性。

首先，在制定本單位檔案“三合一”制度時(shí)，檔案管理人員應(yīng)充分考慮本單位過去的檔案制度，注重制度之間的銜接與融合。首先，深入分析和研究過去的檔案制度，找出其中的優(yōu)點(diǎn)和不足，制定科學(xué)、合理和可操作的檔案管理制度。檔案管理制度要能夠?yàn)闄n案管理工作提供明確的指導(dǎo)，規(guī)范檔案管理的各環(huán)節(jié)，避免出現(xiàn)不必要的錯(cuò)誤和遺漏，提高檔案管理的效率和質(zhì)量。制度的建立不僅需要包含檔案分類方案、文件材料歸檔范圍、保管期限等，還需要涵蓋檔案管理、利用和保護(hù)等方面。

其次，在制定新的檔案“三合一”制度時(shí)，應(yīng)充分考慮本單位的實(shí)際情況和需求，結(jié)合《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》，將過去的制度與新的制度相結(jié)合。同時(shí)，在制度實(shí)施過程中，應(yīng)加強(qiáng)監(jiān)督檢查和評(píng)估反饋工作，確保制度得到有效執(zhí)行和不斷完善。

最后，還應(yīng)注重與地質(zhì)行業(yè)其他單位的交流與合作，借鑒兄弟單位先進(jìn)工作經(jīng)驗(yàn)和技術(shù)手段，推動(dòng)本單位地質(zhì)行業(yè)檔案“三合一”制度的不斷完善和發(fā)展。

3.緊密結(jié)合行業(yè)工作實(shí)際

地質(zhì)行業(yè)各單位機(jī)關(guān)在實(shí)行檔案“三合一”制度時(shí)，應(yīng)緊密結(jié)合工作實(shí)際，不斷完善和優(yōu)化制度。首先，應(yīng)建立檔案管理人員與單位機(jī)關(guān)其他工作部門，尤其是業(yè)務(wù)部門的溝通機(jī)制，及時(shí)了解地質(zhì)工作的最新動(dòng)態(tài)和需求，收集各部門反饋意見，開展調(diào)研分析工作；其次，應(yīng)根據(jù)調(diào)研結(jié)果和本單位各部門的需求，及時(shí)調(diào)整和優(yōu)化檔案“三合一”制度的相關(guān)細(xì)節(jié)。同時(shí)，應(yīng)設(shè)立專門的檔案管理機(jī)構(gòu)或委員會(huì)，定期評(píng)估本單位機(jī)關(guān)檔案“三合一”制度的實(shí)施效果，加強(qiáng)對(duì)制度執(zhí)行情況的監(jiān)督和評(píng)估工作，確保制度得到有效執(zhí)行并發(fā)揮實(shí)效。

4.提高數(shù)字化水平

將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為數(shù)字化檔案是檔案管理中的重要工作，也是在數(shù)字時(shí)代必須面對(duì)的挑戰(zhàn)。地質(zhì)行業(yè)機(jī)關(guān)紙質(zhì)檔案有數(shù)量大、形式多樣、跨年度、保密性高以及利用性強(qiáng)等特點(diǎn)，而這些特點(diǎn)也導(dǎo)致地質(zhì)行業(yè)檔案數(shù)字化工作復(fù)雜，檔案數(shù)字化進(jìn)展緩慢。為了更好地實(shí)施地質(zhì)行業(yè)檔案“三合一”制度，也為了加快地質(zhì)行業(yè)檔案數(shù)字化進(jìn)程，需要將地質(zhì)行業(yè)檔案“三合一”制度和檔案數(shù)字化相結(jié)合，制定有利于地質(zhì)行業(yè)機(jī)關(guān)檔案利用且確保檔案安全保密的檔案“三合一”制度。

首先，地質(zhì)行業(yè)機(jī)關(guān)檔案工作應(yīng)引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)與設(shè)備設(shè)施，加大對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的投入，積極引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理系統(tǒng)和信息化設(shè)備，并在信息化建設(shè)過程中加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)，包括局域網(wǎng)、防火墻、入侵檢測(cè)以及數(shù)據(jù)加密等措施，確保檔案信息在傳輸和存儲(chǔ)過程中的安全性和保密性；其次，在地質(zhì)行業(yè)檔案“三合一”制度中，應(yīng)建立統(tǒng)一的可數(shù)字化的歸檔文件范圍和歸檔文件標(biāo)準(zhǔn)。通過制定統(tǒng)一的文件資料格式、命名規(guī)范和分類標(biāo)準(zhǔn)等，確保地質(zhì)行業(yè)機(jī)關(guān)檔案信息能夠順暢地實(shí)行歸檔和管理；最后，要擴(kuò)充人才隊(duì)伍，引進(jìn)數(shù)字與計(jì)算機(jī)行業(yè)人才，提高檔案管理人才隊(duì)伍信息化水平。

五、結(jié)語

在地質(zhì)行業(yè)機(jī)關(guān)工作中，實(shí)施檔案“三合一”制度已經(jīng)成為強(qiáng)化機(jī)關(guān)檔案管理的必要舉措。而地質(zhì)行業(yè)檔案“三合一”制度的實(shí)施是一個(gè)復(fù)雜而長(zhǎng)期的過程，需要不斷解決遇到的問題和挑戰(zhàn)。通過加強(qiáng)檔案人員培訓(xùn)、強(qiáng)化檔案制度銜接與融合、緊密結(jié)合地質(zhì)行業(yè)工作實(shí)際、提高數(shù)字化水平等措施，可以逐步解決當(dāng)前存在的問題和不足，推動(dòng)地質(zhì)行業(yè)不斷發(fā)展和進(jìn)步。

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作者單位：湖南省核地質(zhì)調(diào)查所

作者簡(jiǎn)介：熊紫辰（1990—），女，漢族，湖南永州人，本科，館員，研究方向：檔案。