高校檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀與對策研究

摘 要：隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，高校檔案信息化建設(shè)成為提高教育管理水平的重要手段，不僅有助于提升管理效率，保障檔案安全，還能促進(jìn)信息共享。然而，目前在高校檔案信息化建設(shè)過程中仍存在諸多問題，包括技術(shù)設(shè)備落后、管理層不重視、制度不健全。為有效應(yīng)對這些問題，建議更新技術(shù)設(shè)備、提高管理層的重視、完善制度建設(shè)，以便有效推動高校檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程，從而提高高校檔案管理的現(xiàn)代化水平。

關(guān)鍵詞：高校；檔案信息化；技術(shù)設(shè)備；制度

檔案作為高校的重要資源，不僅記錄了學(xué)校的發(fā)展歷史，還為教學(xué)、科研、管理等提供重要依據(jù)。由于傳統(tǒng)檔案管理模式存在著效率低下、管理不便等問題，無法滿足現(xiàn)代高校管理的需求。因此，研究和探討高校檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀與對策具有重要的現(xiàn)實(shí)意義，不僅可以提升高校檔案管理的質(zhì)量，還能為其他高校提供有益的借鑒，從而推動整個教育系統(tǒng)的信息化進(jìn)程。

1 高校檔案信息化建設(shè)的意義

1.1 有利于提升管理效率

傳統(tǒng)的檔案管理方式以紙質(zhì)檔案為主，雖然有其歷史和現(xiàn)實(shí)依據(jù)，但在實(shí)際操作中存在諸多弊端，而檔案信息化建設(shè)可以通過電子化、自動化的手段，極大地簡化這些流程，提高工作效率。首先，信息化系統(tǒng)能自動化處理大量重復(fù)性工作。檔案的分類、歸檔、統(tǒng)計等工作，過去需要人工逐一完成，耗時且容易出錯，但通過信息化系統(tǒng)，這些工作可以在后臺自動運(yùn)行，不僅減少了人力成本，還提升了準(zhǔn)確性。其次，檔案信息化能顯著提高檔案管理的響應(yīng)速度。在傳統(tǒng)管理模式下，檔案的調(diào)取和使用需要經(jīng)過多重審批流程，時間較長，而在信息化系統(tǒng)中，通過設(shè)置權(quán)限和流程，管理人員可以快速進(jìn)行檔案調(diào)取。最后，信息化系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)多部門協(xié)同管理，進(jìn)一步提升效率。在傳統(tǒng)模式下，各部門的檔案管理獨(dú)立進(jìn)行，信息溝通不暢，而通過信息化平臺，可以實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享和跨部門協(xié)作，避免信息孤島現(xiàn)象，從而提高整體管理效率。

1.2 有利于保障檔案安全

傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案存在物理損壞、丟失、被盜等安全隱患，難以有效保障檔案的安全性，而信息化建設(shè)通過數(shù)字化手段和先進(jìn)的技術(shù)手段，可以有效提升檔案的安全性。首先，紙質(zhì)檔案容易受環(huán)境影響，如潮濕、火災(zāi)、蟲蛀等，導(dǎo)致檔案損壞甚至丟失，而電子檔案存儲在數(shù)據(jù)庫中，可以多重備份，避免物理損壞的風(fēng)險，從而有利于保護(hù)檔案的安全。其次，在傳統(tǒng)檔案管理中，一旦發(fā)生災(zāi)難性事件，檔案會永久損失，但信息化系統(tǒng)可以定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，存儲在不同的地點(diǎn)，保證在發(fā)生意外情況時能夠迅速恢復(fù)檔案數(shù)據(jù)，可以減少損失。再次，在信息化系統(tǒng)下，每次檔案的查閱、修改、刪除等操作都會記錄在案，方便追溯和審計，通過設(shè)置不同級別的權(quán)限，可以控制不同用戶對檔案的訪問和操作權(quán)限，保證只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能進(jìn)行相應(yīng)操作，防止檔案被隨意篡改[1]。同時，在當(dāng)今信息化時代，網(wǎng)絡(luò)安全問題日益突出，檔案信息化系統(tǒng)需要具備強(qiáng)大的防護(hù)能力，通過部署先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)安全措施，可以有效防止黑客攻擊、病毒入侵等，保護(hù)檔案數(shù)據(jù)的安全。最后，信息化系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)檔案的遠(yuǎn)程監(jiān)控和管理，提高檔案的安全管理水平。管理人員可以通過遠(yuǎn)程登錄系統(tǒng)，實(shí)時監(jiān)控檔案的使用情況，及時發(fā)現(xiàn)和處理安全隱患，防止檔案安全受到威脅。

1.3 有利于促進(jìn)信息共享

傳統(tǒng)的檔案管理模式以紙質(zhì)檔案為主，信息孤島現(xiàn)象嚴(yán)重，難以實(shí)現(xiàn)檔案信息的高效共享，而通過信息化建設(shè)，可以打破信息孤島，實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享。首先，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案分散存儲在各個部門，查閱和使用時需要跨部門協(xié)作，效率低下，信息化系統(tǒng)可以將檔案信息數(shù)字化，并集中存儲在統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫中，方便各部門查閱和使用，提高工作效率。其次，通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，檔案信息可以在校園網(wǎng)內(nèi)實(shí)現(xiàn)共享，用戶只需登錄系統(tǒng)即可查閱所需檔案，對于有權(quán)限的用戶，還可以通過互聯(lián)網(wǎng)遠(yuǎn)程訪問檔案信息，方便異地辦公。再次，在傳統(tǒng)檔案管理中，檔案分類和檢索主要依靠人工，效率低且易出錯，信息化系統(tǒng)可以通過設(shè)置分類和標(biāo)簽，快速定位相關(guān)檔案，可以提高信息檢索的效率。從次，在傳統(tǒng)管理模式下，檔案信息更新需要逐級上報和審核，周期長且易出錯，通過信息化系統(tǒng)，檔案信息可以實(shí)時更新，各部門間的信息同步及時，保證信息的準(zhǔn)確性。最后，信息化系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)檔案信息的多維度分析和展示，支持高校管理和決策。通過數(shù)據(jù)分析技術(shù)，可以對檔案信息進(jìn)行多維度的分析和挖掘，提供有價值的參考。

2 高校檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀

2.1 技術(shù)設(shè)備落后

第一，計算機(jī)和服務(wù)器設(shè)備老化，性能低下，處理速度慢，導(dǎo)致系統(tǒng)運(yùn)行緩慢，數(shù)據(jù)處理效率低。老舊設(shè)備在處理大規(guī)模數(shù)據(jù)時，容易出現(xiàn)卡頓、死機(jī)等問題，嚴(yán)重影響檔案管理工作的順利進(jìn)行。第二，存儲設(shè)備容量不足，難以應(yīng)對檔案信息的快速增長。隨著高校檔案數(shù)據(jù)量的不斷增加，傳統(tǒng)的存儲設(shè)備已經(jīng)無法滿足需求，存儲空間不足的問題日益突出，許多高校缺少高效的存儲解決方案，仍然使用容量有限的磁盤或舊式存儲設(shè)備，導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)無法得到有效保存和管理[2]。第三，高校檔案信息化需要依賴高速、穩(wěn)定的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，但很多高校的網(wǎng)絡(luò)設(shè)施建設(shè)滯后，帶寬不足，網(wǎng)絡(luò)延遲情況嚴(yán)重，影響檔案數(shù)據(jù)的傳輸速度和穩(wěn)定性，導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)在傳輸過程中容易出現(xiàn)丟包、斷線等情況，從而影響數(shù)據(jù)的完整性和可靠性。第四，檔案管理軟件功能單一，難以滿足多樣化的管理需求。許多高校仍在使用功能有限的傳統(tǒng)檔案管理軟件，這些軟件在數(shù)據(jù)處理、信息檢索、統(tǒng)計分析等方面存在諸多不足，無法適應(yīng)現(xiàn)代檔案管理的復(fù)雜需求。第五，技術(shù)設(shè)備的維護(hù)和升級跟不上需求，導(dǎo)致設(shè)備老化、故障頻發(fā)。高校檔案管理部門在設(shè)備維護(hù)和更新方面缺少足夠的資金和技術(shù)支持，很多設(shè)備長期得不到有效維護(hù)和更新，容易發(fā)生故障，從而影響檔案管理工作的正常開展。

2.2 管理層不重視

第一，缺少明確的戰(zhàn)略規(guī)劃。高校檔案信息化建設(shè)需要系統(tǒng)的規(guī)劃和長遠(yuǎn)的戰(zhàn)略目標(biāo)，但很多高校管理層在這方面缺少足夠的重視，未能制定科學(xué)合理的發(fā)展規(guī)劃，導(dǎo)致檔案信息化建設(shè)往往處于臨時應(yīng)對狀態(tài)，缺少系統(tǒng)性和連續(xù)性，從而使檔案信息化建設(shè)工作無法有序推進(jìn)。第二，資金投入不足。檔案信息化建設(shè)需要大量的資金支持，但在很多高校，管理層在資金分配上優(yōu)先考慮教學(xué)和科研，檔案信息化建設(shè)的資金投入嚴(yán)重不足，導(dǎo)致設(shè)備更新、軟件購置、網(wǎng)絡(luò)建設(shè)等方面無法得到有效保障，從而使檔案信息化建設(shè)停滯不前。第三，人力資源配置不合理。檔案信息化建設(shè)需要專業(yè)的技術(shù)人員和管理人員，但很多高校在這方面的人力資源配置不足，未能引進(jìn)和培養(yǎng)足夠的專業(yè)人才，導(dǎo)致檔案管理部門人手不足，技術(shù)水平有限，從而無法有效推動信息化建設(shè)工作[3]。第四，缺少有效的監(jiān)督和評估機(jī)制。高校檔案信息化建設(shè)需要管理層的持續(xù)關(guān)注和監(jiān)督，但很多高校缺少有效的監(jiān)督和評估機(jī)制，檔案信息化建設(shè)工作進(jìn)展緩慢，成效不明顯，管理層在檔案信息化建設(shè)過程中缺少定期的評估和反饋，無法及時發(fā)現(xiàn)和解決問題，從而影響整體建設(shè)的質(zhì)量和效果。第五，管理層對檔案信息化重要性的認(rèn)識不到位。很多高校管理層對檔案信息化的理解停留在表面，認(rèn)為檔案信息化只是簡單的數(shù)字化轉(zhuǎn)換，忽視其在提升管理效率、保障檔案安全、促進(jìn)信息共享等方面的重要作用，導(dǎo)致檔案信息化建設(shè)工作得不到應(yīng)有的重視，從而使檔案管理部門在推進(jìn)信息化建設(shè)過程中遇到諸多困難和阻力。

2.3 制度不健全

第一，檔案信息化管理制度缺失。檔案信息化建設(shè)涉及數(shù)據(jù)采集、存儲、管理、利用等多個環(huán)節(jié)，各環(huán)節(jié)之間需要有明確的管理制度和流程，但由于制度的缺失，導(dǎo)致信息化建設(shè)過程中缺少統(tǒng)一的管理規(guī)范，從而影響檔案信息化工作的有序進(jìn)行。第二，標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范不統(tǒng)一。檔案信息化建設(shè)需要有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，以便保證檔案數(shù)據(jù)的完整性和一致性，但很多高校在這一方面存在較大的問題，不同部門、不同系統(tǒng)之間缺少統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)格式不統(tǒng)一、命名不規(guī)范、分類不合理，從而影響檔案數(shù)據(jù)的共享和利用。第三，檔案安全管理制度薄弱。檔案信息化建設(shè)中，數(shù)據(jù)安全是一個非常重要的環(huán)節(jié)，但很多高校在這方面的制度建設(shè)嚴(yán)重滯后，缺少完善的檔案安全管理制度，導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)在采集、傳輸、存儲、使用過程中容易受到各種安全威脅。第四，缺少有效的考核評價機(jī)制。高校檔案信息化建設(shè)需要有科學(xué)合理的考核評價機(jī)制，以評估信息化建設(shè)的效果和質(zhì)量，推動信息化工作的持續(xù)改進(jìn)，但很多高校在這方面缺少有效的機(jī)制，檔案信息化建設(shè)成效難以得到客觀、公正的評價，使信息化建設(shè)工作缺少動力和壓力，從而影響整體建設(shè)的積極性和主動性。第五，培訓(xùn)制度不到位。檔案信息化建設(shè)需要專業(yè)技術(shù)人員和管理人員的支持，但很多高校在人員培訓(xùn)方面的制度建設(shè)不足，由于缺少系統(tǒng)的培訓(xùn)制度，導(dǎo)致檔案管理人員的信息化素質(zhì)和能力難以提升，無法適應(yīng)信息化建設(shè)需求，從而影響信息化建設(shè)的整體效果。

3 高校檔案信息化建設(shè)的對策

3.1 更新技術(shù)設(shè)備

更新技術(shù)設(shè)備是高校檔案信息化建設(shè)的重要對策，通過制訂詳細(xì)的更新計劃、引進(jìn)先進(jìn)的管理軟件、加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、建立設(shè)備維護(hù)機(jī)制，可以有效解決技術(shù)設(shè)備落后的問題，提高檔案管理的現(xiàn)代化水平。首先，高校要制訂詳細(xì)的技術(shù)設(shè)備更新計劃，包括設(shè)備采購、更新時間表、預(yù)算安排等。制訂合理的更新計劃能保證設(shè)備更新的有序進(jìn)行，避免資金浪費(fèi)以及資源浪費(fèi)。其次，高校要引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理軟件，提升檔案管理的智能化和自動化水平，現(xiàn)代檔案管理軟件要具備數(shù)據(jù)采集、分類存儲、檢索、統(tǒng)計分析等多種功能，并支持大數(shù)據(jù)處理和智能化管理。再次，高校還要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，提供穩(wěn)定高速的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)包括提升帶寬、優(yōu)化網(wǎng)絡(luò)布局、增強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全等，通過提升帶寬，可以提高檔案數(shù)據(jù)的傳輸速度，減少網(wǎng)絡(luò)延遲[4]。最后，高校為了保障技術(shù)設(shè)備的長期使用效果，要建立設(shè)備維護(hù)機(jī)制，設(shè)備維護(hù)包括定期檢查、保養(yǎng)和故障排除，保證設(shè)備的正常運(yùn)行，通過建立設(shè)備維護(hù)機(jī)制，延長設(shè)備的使用壽命，保障檔案信息化建設(shè)的持續(xù)發(fā)展。

3.2 提高管理層的重視

在高校檔案信息化建設(shè)中，提高管理層的重視同樣是一個非常重要的策略，管理層的重視不僅能夠推動資源的合理配置，還能有效保證信息化建設(shè)項目的順利進(jìn)行。首先，教育培訓(xùn)是提高管理層重視度的基礎(chǔ)。高校要通過組織系列講座、工作坊、研討會來邀請信息化建設(shè)專家分享經(jīng)驗，幫助管理層深入理解檔案信息化的必要性。教育培訓(xùn)不僅要包括檔案信息化的基本知識和最新動態(tài)，還要涵蓋相關(guān)的法律法規(guī)和政策導(dǎo)向，以便使管理層能全面認(rèn)識到信息化對高校發(fā)展的推動作用。其次，每個管理層成員都要明確自己在信息化建設(shè)中的職責(zé)，從高校領(lǐng)導(dǎo)到各部門負(fù)責(zé)人都需要根據(jù)自身職責(zé)制定具體的行動計劃和目標(biāo)。同時，高校還要建立一套責(zé)任追究機(jī)制，對于信息化建設(shè)中出現(xiàn)的重大失誤或延誤，要有明確的責(zé)任劃分和相應(yīng)的處罰措施，以此來保證項目的順利推進(jìn)。最后，創(chuàng)建信息化建設(shè)的長效機(jī)制，是保障高校檔案信息化持續(xù)健康發(fā)展的必要條件，這包括建立專門的信息化建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)小組和工作小組，定期召開信息化建設(shè)進(jìn)展會議以及建立項目審批、監(jiān)督、反饋機(jī)制。

3.3 完善制度建設(shè)

完善制度建設(shè)是高校檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)，通過建立完善的管理制度、制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)、加強(qiáng)檔案安全管理制度、建立系統(tǒng)的培訓(xùn)制度，可以有效解決制度不健全的問題，保證檔案信息化建設(shè)工作的順利進(jìn)行。首先，需要建立完善的檔案信息化管理制度。高校要根據(jù)檔案信息化建設(shè)的實(shí)際需求，制定全面的管理制度，覆蓋數(shù)據(jù)采集、存儲、管理、利用等各個環(huán)節(jié)，管理制度還要明確各環(huán)節(jié)的工作流程、操作規(guī)范、責(zé)任分工等，以保證檔案信息化建設(shè)工作的有序進(jìn)行。其次，高校要建立統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，保證檔案信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)化，標(biāo)準(zhǔn)要包括檔案數(shù)據(jù)的格式、命名規(guī)則、分類標(biāo)準(zhǔn)等，以便保證檔案數(shù)據(jù)的一致性，通過統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，可以避免不同部門、不同系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)格式不一致、命名不規(guī)范等問題，從而提高檔案信息化建設(shè)的整體水平[5]。最后，高校要建立系統(tǒng)的培訓(xùn)制度來提升檔案管理人員的信息化素質(zhì)和能力。培訓(xùn)制度要包括新技術(shù)、新設(shè)備的使用培訓(xùn)、檔案信息化管理的專業(yè)知識培訓(xùn)等，以便更好地提升檔案管理人員的信息化管理水平。

結(jié)束語

綜上所述，在高校檔案信息化建設(shè)過程中，通過更新技術(shù)設(shè)備、提高管理層的重視、完善制度建設(shè)，可以有效應(yīng)對當(dāng)前檔案信息化建設(shè)中存在的問題。因此，高校在未來的工作中要持續(xù)關(guān)注技術(shù)進(jìn)步和管理需求變化，不斷優(yōu)化檔案信息化建設(shè)，保證檔案管理能更好地服務(wù)于教學(xué)、科研、行政，以便為教育事業(yè)的進(jìn)步提供堅實(shí)保障。

參考文獻(xiàn)

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作者簡介：楊運(yùn)文（1972.12—）；大學(xué)學(xué)歷；煙臺幼兒師范高等?？茖W(xué)校副研究館員；研究方向：檔案基礎(chǔ)理論與檔案管理研究。