大數(shù)據(jù)視角下醫(yī)院檔案創(chuàng)新性高效管理策略研究

摘 要：信息化技術(shù)快速發(fā)展，各行各業(yè)的信息管理工作發(fā)生了較為深刻的變革，檔案行業(yè)也是如此。醫(yī)院檔案相較于其他類(lèi)型檔案具有一定特殊性，不僅是廣大患者入院治療的病歷檔案，還是醫(yī)院各項(xiàng)活動(dòng)產(chǎn)生信息的最原始記錄，由此可見(jiàn)，規(guī)范、高效的檔案管理工作對(duì)于醫(yī)院的整體發(fā)展而言有著重要意義。本文以大數(shù)據(jù)視角下醫(yī)院檔案創(chuàng)新性高效管理策略研究為題，在管理體系、干部隊(duì)伍、信息化建設(shè)、安全體系建設(shè)四個(gè)方面分析當(dāng)下存在的問(wèn)題及優(yōu)化措施，進(jìn)而充分應(yīng)用信息化手段，推動(dòng)醫(yī)院檔案工作實(shí)現(xiàn)高質(zhì)量發(fā)展。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)；醫(yī)院檔案；創(chuàng)新性；高效管理

項(xiàng)目基金：2024年度廣西高校中青年教師科研基礎(chǔ)能力提升項(xiàng)目“協(xié)同治理在檔案管理中的作用效果評(píng)價(jià)：以高校附屬醫(yī)院為例”（立項(xiàng)備案號(hào)：2024KY0494）

大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)于海量醫(yī)院檔案資源管理而言?xún)?yōu)勢(shì)顯著，具有大容量、高效率、多元化等特點(diǎn)。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，醫(yī)院檔案的管理工作面臨著較多挑戰(zhàn)和機(jī)遇，受傳統(tǒng)檔案管理模式的影響，對(duì)于信息化意識(shí)、信息技術(shù)設(shè)備的應(yīng)用普遍存在各種問(wèn)題，急需利用現(xiàn)代化管理技術(shù)優(yōu)勢(shì)提高工作水平。因此，醫(yī)院需要結(jié)合大數(shù)據(jù)技術(shù)，推動(dòng)檔案管理改革發(fā)展，提高醫(yī)院信息資源整合度及利用率，以發(fā)揮檔案潛在利用價(jià)值來(lái)增強(qiáng)醫(yī)院的核心競(jìng)爭(zhēng)力。

1 大數(shù)據(jù)視角下醫(yī)院檔案創(chuàng)新性高效管理綜述

在新形勢(shì)下，檔案管理工作是醫(yī)院日常管理工作的重要組成部分，實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新性高效發(fā)展不僅可以發(fā)揮醫(yī)院公共服務(wù)職能，還能夠提升醫(yī)院運(yùn)行效率。在大數(shù)據(jù)發(fā)展環(huán)境下，通過(guò)現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案的全覆蓋動(dòng)態(tài)管理與廣泛化高效利用已成為大勢(shì)所趨，因而醫(yī)院必須實(shí)行全面的創(chuàng)新改革，以提升醫(yī)院檔案管理水平和服務(wù)質(zhì)量。

1.1 醫(yī)院檔案信息化創(chuàng)新性管理發(fā)展趨勢(shì)

在政策方面，2023年，國(guó)家衛(wèi)生健康委、國(guó)家發(fā)展改革委、財(cái)政部等六個(gè)部門(mén)聯(lián)合印發(fā)文件《深化醫(yī)藥衛(wèi)生體制改革2023年下半年重點(diǎn)工作任務(wù)》，其中明確指出要進(jìn)一步加強(qiáng)醫(yī)院管理與現(xiàn)代化服務(wù)。2021年，《“十四五”全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》也重點(diǎn)指出，要將檔案信息化建設(shè)進(jìn)一步融入數(shù)字中國(guó)建設(shè)。由此可見(jiàn)，無(wú)論是醫(yī)療行業(yè)還是檔案行業(yè)，對(duì)于實(shí)現(xiàn)檔案管理改革創(chuàng)新，推動(dòng)其與現(xiàn)代技術(shù)深度融合均提供了政策制度層面上的支持，營(yíng)造了良好的發(fā)展環(huán)境。在技術(shù)層面，大數(shù)據(jù)、區(qū)塊鏈、物聯(lián)網(wǎng)、人工智能等先進(jìn)技術(shù)的興起，使得檔案的信息化管理、智慧化應(yīng)用已成為新時(shí)代醫(yī)院檔案創(chuàng)新性高效管理的首要途徑，通過(guò)多層級(jí)融合、多元化利用，可有效規(guī)避傳統(tǒng)意義上的管理弊端，在符合時(shí)代發(fā)展潮流的同時(shí)，促進(jìn)了醫(yī)院與社會(huì)群眾的長(zhǎng)效溝通。

1.2 醫(yī)院檔案信息化管理優(yōu)勢(shì)

一是提高管理效率。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)、人工查詢(xún)利用的管理模式，適用于存量小、利用率小、類(lèi)型單一的檔案類(lèi)型，無(wú)法在醫(yī)院檔案管理中長(zhǎng)久應(yīng)用。通過(guò)利用信息化技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案資料的在線(xiàn)征集、自動(dòng)分類(lèi)、海量存儲(chǔ)、快速檢索與廣泛應(yīng)用，徹底根除了過(guò)去管理人員手動(dòng)查詢(xún)利用的弊端，將管理人員從單一枯燥乏味的工作環(huán)境中徹底解脫出來(lái)，實(shí)現(xiàn)了檔案工作由“管理型”轉(zhuǎn)變?yōu)椤胺?wù)型”，構(gòu)建了較為流暢的檔案運(yùn)轉(zhuǎn)機(jī)制。二是提升安全指數(shù)。醫(yī)院的各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)產(chǎn)生的信息具有較高的參考作用，但是在檔案征集管理過(guò)程中，往往是將各單位、各科室檔案簡(jiǎn)單地堆放在庫(kù)房即可，缺乏規(guī)范的分類(lèi)、著錄與數(shù)字化等流程性工作，使得在突發(fā)事件處理過(guò)程中，難以從凌亂無(wú)序的檔案庫(kù)房中定位所需檔案作為參考，對(duì)于工作順利開(kāi)展造成了較大麻煩。利用數(shù)字化加工技術(shù)使檔案工作由紙質(zhì)文件保管轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訑?shù)據(jù)存儲(chǔ)，一是避免了工作人員隨意翻閱、混亂利用，增加了原始檔案的使用壽命。二是也避免不規(guī)范利用造成數(shù)據(jù)被泄露、文件丟失等不可逆的損失[1]。三是拓寬共享范圍。醫(yī)院檔案實(shí)現(xiàn)信息化管理，利用操作系統(tǒng)搜索引擎使對(duì)外服務(wù)利用由人工查詢(xún)轉(zhuǎn)變?yōu)樵诰€(xiàn)檢索，打破時(shí)空限制，消除數(shù)據(jù)壁壘。不僅保障了檔案原始文件的安全，提高了醫(yī)院檔案的管理效率，最大程度上發(fā)揮了檔案的潛在價(jià)值，更使檔案由“死文件”變成“活數(shù)據(jù)”，擴(kuò)大了檔案管理工作的作用和利用范圍，提高檔案的利用率，充分彰顯檔案價(jià)值，進(jìn)而提高群眾的滿(mǎn)意度。

2 大數(shù)據(jù)視角下醫(yī)院檔案創(chuàng)新性高效管理面臨的困境

2.1 重視程度不夠，管理體系不完善

一是思想意識(shí)薄弱。在醫(yī)療行業(yè)，存在自上向下輕視檔案管理工作的思想，“重業(yè)務(wù)、輕檔案”意識(shí)嚴(yán)重，認(rèn)為檔案工作僅僅是將散落在各處的紙質(zhì)文件收集保管即可，無(wú)需再進(jìn)行資金與人力資源的投入，使得信息化轉(zhuǎn)型工作難以高效開(kāi)展。二是缺乏長(zhǎng)效機(jī)制。在檔案工作創(chuàng)新性管理的具體實(shí)踐過(guò)程中，醫(yī)院對(duì)于出現(xiàn)的問(wèn)題及未來(lái)發(fā)展規(guī)劃缺少清晰的認(rèn)知，管理制度、執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)制定與落實(shí)不到位造成醫(yī)院檔案在管理工作實(shí)際過(guò)程中極易出現(xiàn)收集不完整、操作較混亂、信息管理質(zhì)量不夠高的問(wèn)題。檔案部門(mén)往往為邊緣部門(mén)，在頂層設(shè)計(jì)層面沒(méi)有考慮成立檔案工作業(yè)務(wù)科室，存在職能職責(zé)不清晰、任務(wù)分工不明確的現(xiàn)象，執(zhí)行力受到一定制約，機(jī)制運(yùn)轉(zhuǎn)不通暢，使得部分檔案管理利用服務(wù)工作難以落地落實(shí)[2]。

2.2 培養(yǎng)力度不夠，干部隊(duì)伍不專(zhuān)業(yè)

一是員工培訓(xùn)方面。實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案的創(chuàng)新性高效管理，人才是第一要?jiǎng)?wù)，但是醫(yī)療行業(yè)對(duì)員工后期的培訓(xùn)力度較小，人員素質(zhì)、工作水準(zhǔn)滿(mǎn)足于現(xiàn)狀，既了解檔案管理技能又熟知檔案信息技術(shù)的人才少之又少?，F(xiàn)有管理人員大多數(shù)為醫(yī)療技術(shù)人員轉(zhuǎn)崗或者快退休人員，專(zhuān)業(yè)業(yè)務(wù)生疏、操作不規(guī)范、歸檔滯后，在實(shí)際工作中對(duì)檔案材料僅限于存放，往往是以紙質(zhì)文件與電子文件相結(jié)合的方式管理，系統(tǒng)電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)始終處于不完善、有缺失、較為分散的狀態(tài)，難以從根本上促進(jìn)檔案信息化工作的順利開(kāi)展，直接影響檔案管理制度改革[3]。二是績(jī)效考核不到位。崗位責(zé)任制不夠清晰，對(duì)工作人員的日常監(jiān)督不到位，使得在實(shí)際工作中容易出現(xiàn)紙上談兵的問(wèn)題，對(duì)于制度標(biāo)準(zhǔn)的實(shí)施與工作任務(wù)的推進(jìn)得過(guò)且過(guò)、大打折扣，無(wú)法真正意義上對(duì)醫(yī)院檔案的管理工作實(shí)施創(chuàng)新性改革與標(biāo)準(zhǔn)性?xún)?yōu)化。

2.3 技術(shù)應(yīng)用不夠，系統(tǒng)平臺(tái)不先進(jìn)

一是資金問(wèn)題。由于醫(yī)院對(duì)檔案工作的重視程度不夠，沒(méi)有規(guī)劃?rùn)n案信息化專(zhuān)項(xiàng)資金的持續(xù)投入，配置專(zhuān)業(yè)的系統(tǒng)硬件設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、存儲(chǔ)設(shè)備與安全設(shè)備落后等，使得相關(guān)工作無(wú)從開(kāi)展，難以根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)先進(jìn)的數(shù)字化機(jī)房，缺乏統(tǒng)一的檔案管理和查詢(xún)平臺(tái)，沒(méi)有在檔案收集整理、開(kāi)發(fā)利用上發(fā)揮現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)優(yōu)勢(shì)，管理人員的創(chuàng)新思路更是難以落實(shí)。二是共享問(wèn)題。目前，醫(yī)院的部門(mén)各自為政，缺乏協(xié)同治理工作理念，自建系統(tǒng)五花八門(mén)，數(shù)據(jù)架構(gòu)、信息流轉(zhuǎn)形式相對(duì)獨(dú)立，沒(méi)有統(tǒng)一的數(shù)據(jù)模板，即使通過(guò)技術(shù)手段整合檔案數(shù)據(jù)信息，也僅僅是簡(jiǎn)單的“物理堆砌”，無(wú)法通過(guò)數(shù)據(jù)挖掘、人工智能、云計(jì)算等技術(shù)的應(yīng)用為醫(yī)護(hù)人員及廣大患者提供有利信息，信息化優(yōu)勢(shì)發(fā)揮不足，信息數(shù)據(jù)的傳輸仍需要使用者在各個(gè)科室之間來(lái)回奔波，不僅無(wú)法充分彰顯檔案的價(jià)值，還造成了一定的資源浪費(fèi)。

2.4 安全措施不夠，防護(hù)手段不到位

雖然現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)能夠?yàn)獒t(yī)院檔案的管理帶來(lái)了極大便利，但隨之也存在一定的網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險(xiǎn)，醫(yī)院的大部分檔案隱私性強(qiáng)、涉密性高、利用價(jià)值廣，一旦信息被泄露將會(huì)對(duì)醫(yī)院乃至整個(gè)社會(huì)造成不良影響。目前，部分醫(yī)院尚未重視網(wǎng)絡(luò)安全工作，防范水平較低，對(duì)于現(xiàn)存漏洞沒(méi)有做到全面排查、專(zhuān)項(xiàng)治理，在系統(tǒng)建設(shè)初期沒(méi)有配套設(shè)置專(zhuān)業(yè)的安全防護(hù)設(shè)備，相關(guān)數(shù)據(jù)安全與隱私保護(hù)的技術(shù)措施利用不夠全面，極易導(dǎo)致醫(yī)療數(shù)據(jù)及患者信息在傳輸過(guò)程中被病毒、惡意軟件入侵或被不法分子截獲，造成不可逆的損失。

3 大數(shù)據(jù)視角下醫(yī)院檔案創(chuàng)新性高效管理優(yōu)化路徑

雖然醫(yī)院檔案的管理工作面臨上述各種難題，但是從宏觀(guān)角度上看，整體是在向好發(fā)展，需要醫(yī)院相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)者及負(fù)責(zé)人員牢固樹(shù)立“為黨管檔、為國(guó)守史、為民服務(wù)”的宗旨意識(shí)，用長(zhǎng)遠(yuǎn)的目光改變檔案管理模式，緊跟時(shí)代潮流，促進(jìn)各項(xiàng)工作迎合新時(shí)代發(fā)展需要，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)管理效率與利用效率的提升。

3.1 深入認(rèn)知檔案工作，優(yōu)化管理組織體系

一是轉(zhuǎn)變思想觀(guān)念。突破傳統(tǒng)思維模式束縛，將檔案工作與醫(yī)療衛(wèi)生工作放到同安排、同部署、同規(guī)劃與同落實(shí)層面，進(jìn)一步提升檔案管理的主動(dòng)性與積極性，通過(guò)展板，某信公眾平臺(tái)、視頻號(hào)，專(zhuān)題學(xué)習(xí)等方式線(xiàn)上線(xiàn)下宣傳檔案工作，引導(dǎo)醫(yī)院全體人員深刻認(rèn)識(shí)檔案資源創(chuàng)新性管理的重要性及意義，并形成廣泛認(rèn)同。二是完善檔案管理機(jī)制。建立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，進(jìn)一步落實(shí)職能職責(zé)、細(xì)化責(zé)任分工，醫(yī)院管理者要深入行業(yè)調(diào)研，結(jié)合自身發(fā)展情況形成可行性較強(qiáng)的工作方案，在宏觀(guān)上做到全面規(guī)劃，在微觀(guān)上落實(shí)發(fā)展細(xì)節(jié)。領(lǐng)導(dǎo)小組要根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》，結(jié)合《“十四五”全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》、檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、衛(wèi)生行業(yè)專(zhuān)門(mén)檔案管理及地方檔案行政部門(mén)規(guī)章制度等，全面更新優(yōu)化醫(yī)院檔案管理制度，實(shí)現(xiàn)流程再造，保障各項(xiàng)工作的科學(xué)性、規(guī)范性，例如《醫(yī)院檔案管理責(zé)任制》《人事檔案利用規(guī)范》《檔案材料保密工作管理制度》《數(shù)據(jù)文件格式標(biāo)準(zhǔn)》《信息安全管理制度》等，防止管理不到位、利用不安全等問(wèn)題發(fā)生[4]。

3.2 加強(qiáng)繼續(xù)教育培養(yǎng)，夯實(shí)理論知識(shí)基礎(chǔ)

一是員工能力提高方面，可利用線(xiàn)下線(xiàn)上相結(jié)合的方式，邀請(qǐng)業(yè)內(nèi)專(zhuān)家、教授通過(guò)網(wǎng)絡(luò)課程、視頻課程、線(xiàn)下授課、醫(yī)療衛(wèi)生單位之間業(yè)務(wù)交流等方式進(jìn)行集中培訓(xùn)，內(nèi)容可包括檔案管理基本理論、現(xiàn)代化技術(shù)融合應(yīng)用、信息安全保障等知識(shí)，逐步完善檔案管理人員的知識(shí)架構(gòu)，了解檔案管理的概念、原則、方法，激發(fā)管理者主觀(guān)能動(dòng)性與積極創(chuàng)新性，引導(dǎo)其在工作中實(shí)施優(yōu)化與創(chuàng)新，以確保醫(yī)院檔案服務(wù)工作效率穩(wěn)步提升，獲得醫(yī)療行業(yè)的廣泛認(rèn)同。二是日常考核監(jiān)督方面，建立激勵(lì)機(jī)制，引導(dǎo)廣大員工從紙質(zhì)文件為主的保管利用轉(zhuǎn)變?yōu)橐噪娮有畔橹鞯男畔⒒芾砼c主動(dòng)提供服務(wù)，推動(dòng)醫(yī)院檔案管理工作朝著自動(dòng)化、高效化、智慧化邁進(jìn)，促進(jìn)干部隊(duì)伍不斷學(xué)習(xí)新發(fā)展理念、新發(fā)展舉措、新發(fā)展格局，使團(tuán)隊(duì)知識(shí)水平和職業(yè)發(fā)展視角與時(shí)俱進(jìn)，同時(shí)要結(jié)合平時(shí)考核結(jié)果，暢通干部晉升渠道，強(qiáng)化正向激勵(lì)，激活干部“源動(dòng)力”，以促進(jìn)全員將醫(yī)院檔案信息安全管理工作落到實(shí)處，努力營(yíng)造見(jiàn)賢思齊的良好工作氛圍。

3.3 著力應(yīng)用現(xiàn)代技術(shù)，全面升級(jí)系統(tǒng)平臺(tái)

一是要撥付檔案信息化專(zhuān)項(xiàng)資金，用于先進(jìn)硬件設(shè)備的采購(gòu)、更新、升級(jí)、維護(hù)以及大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、人工智能、物聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)的應(yīng)用，建設(shè)實(shí)用性強(qiáng)、性?xún)r(jià)比高、兼容性廣的醫(yī)院檔案信息化利用平臺(tái)，從而為檔案收集管理、共建共享等工作提供更為便捷高效、系統(tǒng)智能的環(huán)境，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)高質(zhì)量發(fā)展。二是充分利用現(xiàn)代技術(shù)實(shí)現(xiàn)共建共享，在醫(yī)院各業(yè)務(wù)部門(mén)全面優(yōu)化醫(yī)院檔案信息化管理利用平臺(tái)，重視新舊硬件及各類(lèi)數(shù)據(jù)的兼容問(wèn)題，有目的地促進(jìn)本單位醫(yī)療衛(wèi)生檔案資源實(shí)現(xiàn)在線(xiàn)收集、快速傳輸、高效檢索、廣泛應(yīng)用，醫(yī)療結(jié)果互認(rèn)，實(shí)現(xiàn)做到讓“數(shù)據(jù)多跑路、群眾少跑腿、減少重復(fù)醫(yī)療檢查”，著力形成橫向、縱向打通的一體化推進(jìn)格局。例如云存儲(chǔ)技術(shù)，在區(qū)域內(nèi)建設(shè)醫(yī)院檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，各大醫(yī)院可無(wú)需購(gòu)買(mǎi)服務(wù)器、存儲(chǔ)器等硬件設(shè)備，可根據(jù)需求利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)添加或刪除容量、快速更改性能和自動(dòng)重新分配數(shù)據(jù)，解決了存儲(chǔ)空間的浪費(fèi)，提高了存儲(chǔ)空間的利用率，同時(shí)具備負(fù)載均衡、故障冗余功能，實(shí)現(xiàn)了龐大數(shù)據(jù)云端存儲(chǔ)，徹底解決機(jī)房服務(wù)器存儲(chǔ)空間有限的問(wèn)題，從而促進(jìn)醫(yī)院檔案資源多部門(mén)共享。

3.4 重視安全建設(shè)業(yè)務(wù)，打造穩(wěn)定運(yùn)行環(huán)境

對(duì)于醫(yī)院檔案的安全工作，領(lǐng)導(dǎo)者與管理人員務(wù)必提高重視，一是在系統(tǒng)平臺(tái)建設(shè)初期，要配置合理的安全防護(hù)硬件設(shè)備。例如，日志審計(jì)、漏洞掃描等，通過(guò)網(wǎng)關(guān)防病毒、郵件防病毒、服務(wù)器防毒、網(wǎng)絡(luò)主機(jī)防病毒等多種防毒措施的組合，形成一個(gè)交叉、完善的病毒防護(hù)體系，防止病毒和惡意代碼的侵入[5]。二是利用現(xiàn)代化安全防護(hù)技術(shù)，應(yīng)用身份識(shí)別、權(quán)限設(shè)置、數(shù)字簽章、加密傳輸、防火墻等安全防護(hù)措施，最大程度地保障相關(guān)數(shù)據(jù)在對(duì)外共享利用過(guò)程中的安全性和隱私性，從而使醫(yī)院檔案能夠更好地服務(wù)于醫(yī)療、科研和管理等工作。

結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在新時(shí)代以大數(shù)據(jù)為主的現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)為醫(yī)院的檔案管理帶來(lái)了極大的便利與前所未有的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，在管理工作中融入信息化手段已成為醫(yī)療行業(yè)順應(yīng)時(shí)代發(fā)展步伐的必然舉措，也是實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新性高效發(fā)展的最有效措施。為此，作為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)者及檔案管理工作中的一員，要深度分析當(dāng)下檔案管理工作存在的問(wèn)題，并主動(dòng)創(chuàng)新優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，不斷推動(dòng)實(shí)現(xiàn)檔案信息的高度整合與廣泛應(yīng)用，進(jìn)而為醫(yī)護(hù)人員及患者提供更加優(yōu)質(zhì)、個(gè)性化的檔案服務(wù)，從而推動(dòng)整個(gè)行業(yè)向著更加智能、科技、自動(dòng)化的方向邁進(jìn)。

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作者簡(jiǎn)介：勞穎琨（1984—），大學(xué)學(xué)歷，桂林醫(yī)學(xué)院第二附屬醫(yī)院館員，研究方向：醫(yī)院檔案管理。