摘要:高校智慧檔案館是智慧校園的有機(jī)組成部分之一,用戶體驗(yàn)成為高校智慧檔案館建設(shè)需要關(guān)注的重要方面。文章將用戶體驗(yàn)視角下智慧檔案館技術(shù)創(chuàng)新服務(wù)的用戶需求劃分為5個(gè)層次,建構(gòu)了5個(gè)需求維度,20個(gè)需求屬性的高校智慧檔案館用戶技術(shù)及體現(xiàn)需求,針對(duì)實(shí)證調(diào)研結(jié)論給出高校智慧檔案館建設(shè)的5條現(xiàn)實(shí)建議。
關(guān)鍵詞:用戶體驗(yàn);智慧檔案館;技術(shù)創(chuàng)新服務(wù);用戶需求
中圖分類號(hào):G271" 文獻(xiàn)標(biāo)志碼:A文獻(xiàn)標(biāo)志碼
0 引言
隨著新興技術(shù)層出不窮,以及萬(wàn)物互聯(lián)時(shí)代的到來(lái),新環(huán)境對(duì)發(fā)展檔案工作提出了更高要求,智慧檔案館的建設(shè)需求應(yīng)運(yùn)而生。檔案館蘊(yùn)含的資源非常豐富,包含館舍資源、設(shè)備資源、實(shí)體檔案資源、電子檔案資源等,原有檔案館模式逐漸無(wú)法應(yīng)對(duì)用戶日益增長(zhǎng)的需求。2013年伊始,不斷有學(xué)者開(kāi)始探索思考影響檔案館的未來(lái)趨勢(shì)——智慧檔案館這一新模式。
智慧檔案館可以定義為:智慧檔案館是在數(shù)字檔案館之后的檔案館發(fā)展新形態(tài)。它利用大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)、人工智能等新技術(shù),實(shí)現(xiàn)對(duì)傳統(tǒng)檔案管理流程的“智慧化”[1]。
1 用戶需求分類
隨著當(dāng)前檔案館的發(fā)展,檔案館的職能也在不斷擴(kuò)展,用戶體驗(yàn)日益成為檔案館需要關(guān)注的重要方面。智慧檔案館的建設(shè),也需要建立在用戶體驗(yàn)的基礎(chǔ)上。在管理學(xué)和社會(huì)學(xué)層面,馬斯洛需求層次理論將人的需求從低到高劃分為生理需求、安全需求、社交需求、尊重需求和自我實(shí)現(xiàn)需求。該劃分依據(jù)被李宇佳等[2]引入移動(dòng)圖書(shū)館領(lǐng)域,將其劃分為感覺(jué)需求、信息需求、情感需求、社會(huì)需求及自我實(shí)現(xiàn)需求。鑒于圖書(shū)館和檔案館的相通性,本文借鑒此劃分維度的依據(jù),將用戶體驗(yàn)視角下智慧檔案館技術(shù)創(chuàng)新服務(wù)的用戶需求按照從低到高劃分為以下5個(gè)層次:感受需求、信息需求、情感需求、社會(huì)需求、自我實(shí)現(xiàn)需求。
其中,感受需求基于用戶最根本的接觸體驗(yàn),人們通過(guò)聽(tīng)覺(jué)、視覺(jué)、嗅覺(jué)、觸覺(jué)、皮膚感受等刺激方式對(duì)檔案館產(chǎn)生直觀的感官體驗(yàn)。信息需求指用戶在使用智慧檔案館過(guò)程中為解決某一問(wèn)題而對(duì)他所需要的信息及其獲取方式產(chǎn)生的需求。情感需求指用戶在與智慧檔案館進(jìn)行交互體驗(yàn)和需求使用時(shí)產(chǎn)生的體驗(yàn)和內(nèi)心的情感因素相互交織獲得的情感體驗(yàn)。社會(huì)需求指用戶身處社會(huì)化環(huán)境下,使用智慧檔案館對(duì)其社會(huì)行為產(chǎn)生的積極影響。自我實(shí)現(xiàn)需求指用戶感受到可能實(shí)現(xiàn)自我的潛力,對(duì)社會(huì)進(jìn)行了積極貢獻(xiàn)。
2 研究設(shè)計(jì)
2.1 用戶需求維度及表現(xiàn)設(shè)計(jì)
筆者在檔案館的日常工作過(guò)程中隨機(jī)訪談了18位包含在校學(xué)生、各個(gè)崗位的老師及多種身份校友的查檔用戶。通過(guò)閱讀和整合大量文獻(xiàn)的方式,結(jié)合以往學(xué)者的研究,得出用戶對(duì)智慧檔案館的需求屬性20個(gè)方面。將20個(gè)方面結(jié)合上文馬斯洛層次需求層級(jí)進(jìn)行分類,將每一項(xiàng)需求屬性進(jìn)行細(xì)化具體表現(xiàn),得到高校智慧檔案館用戶技術(shù)及體現(xiàn)需求(見(jiàn)表1)。
2.2 問(wèn)卷設(shè)計(jì)
對(duì)于各需求具體表現(xiàn)對(duì)高校檔案館用戶重要度的確定,研究采用問(wèn)卷調(diào)查的方法。問(wèn)卷內(nèi)容包含兩個(gè)部分:第一部分為高校檔案館用戶的人口統(tǒng)計(jì)學(xué)特征;第二部分就用戶對(duì)各需求屬性具體表現(xiàn)的重要性程度進(jìn)行測(cè)量,題目采用李克特5點(diǎn)量表來(lái)測(cè)度(1=非常不重要,5=非常重要)。
2.3 數(shù)據(jù)收集及分析方法
數(shù)據(jù)收集工作自2023年4月開(kāi)始,于2023年7月收集結(jié)束,主要通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行問(wèn)卷定向發(fā)放的形式。本研究主要選取來(lái)自西安、北京、上海、廣州、成都、武漢等22所“雙一流”高校的師生及校友進(jìn)行問(wèn)卷發(fā)放。發(fā)放問(wèn)卷256份,收回后對(duì)問(wèn)卷進(jìn)行審核,刪除無(wú)效問(wèn)卷,最后得到有效問(wèn)卷245份,有效率為95.7%。
問(wèn)卷回收后,首先對(duì)用戶的基本行為特征進(jìn)行了分析;其次對(duì) 20 個(gè)需求屬性項(xiàng)目計(jì)算平均值和標(biāo)準(zhǔn)差,以分析需求的重要程度和變量偏離均值的離散程度;最后針對(duì)分析結(jié)果利用獨(dú)立樣本t檢驗(yàn)與單因素方差分析檢驗(yàn)智慧檔案館用戶不同人口統(tǒng)計(jì)學(xué)特征對(duì)各需求層級(jí)和具體需求項(xiàng)目是否存在顯著性差異,力求找出這些差異的影響因素并進(jìn)行研究分析。
3 研究分析及結(jié)果
3.1 高校智慧檔案館用戶基本統(tǒng)計(jì)學(xué)特征
接受調(diào)查的高校智慧檔案館用戶中,男性數(shù)量為105人,占比42.9%,女性數(shù)量為140人,占比57.1%。樣本的年齡主要集中在18~44歲和45~60歲兩個(gè)階段,占總樣本的96.3%,說(shuō)明高校智慧檔案館用戶基本是中青年人士。老年人占比相對(duì)較少,而未成年人人數(shù)為零,這也符合高校檔案館的定位。
從樣本的身份情況來(lái)看,校友占比最高,達(dá)到46.9%,在讀學(xué)生及輔導(dǎo)員、管理人員和專業(yè)技術(shù)人員各占22%左右,教學(xué)科研人員的需求相對(duì)較少。從受教育程度方面看,擁有大學(xué)本科、碩士研究生、博士研究生學(xué)歷的人數(shù)分別占54.3%、27.3%、18.4%,說(shuō)明高校智慧檔案館用戶知識(shí)層次和信息應(yīng)用水平較高,他們對(duì)高校智慧檔案館的需求也相對(duì)較高。
綜上所述,高校智慧檔案館的用戶以中青年人士為主,男女比例均衡,均擁有一定的教育經(jīng)歷背景。有關(guān)樣本的基本統(tǒng)計(jì)資料如表2所示。
3.2 高校智慧檔案館用戶需求屬性重要度分析
接受調(diào)研的高校檔案館用戶對(duì)各需求屬性表現(xiàn)出不同程度的需求。表3是根據(jù)問(wèn)卷調(diào)研數(shù)據(jù)計(jì)算獲得的各需求維度需要程度的均值、標(biāo)準(zhǔn)差和指標(biāo)排名。從各維度的綜合得分來(lái)看,用戶需求度從高到低依次是信息需求、感受需求、情感需求、自我實(shí)現(xiàn)需求和社會(huì)需求。由此可知,對(duì)于高校智慧檔案館用戶而言,前往檔案館最迫切的是滿足自己的信息需求,即查閱、獲得自己的檔案信息,其他功能和需求都是基于信息需求展開(kāi)的。此外,感受需求決定著用戶自身的肌體體驗(yàn),情感需求決定著用戶自身的情緒體驗(yàn),因此這兩項(xiàng)維度得分相差無(wú)幾。而用戶社會(huì)需求明顯相對(duì)較低,這也反映了在多數(shù)高校用戶心目中,檔案館依然是一個(gè)簡(jiǎn)單的“檔案信息提供者”角色,并未意識(shí)到高校檔案館可以承擔(dān)的社會(huì)價(jià)值和教育功能,這還需要高校檔案工作者長(zhǎng)期的工作來(lái)改善師生校友這一認(rèn)知。
從總體各需求屬性對(duì)用戶的重要度而言,各需求屬性的均值為3.57~4.55。用戶需求程度最高的是信息資源種類“種類設(shè)置合理、分類清晰、便于查找”;其次是體驗(yàn)的安全感“隱私得到保護(hù),個(gè)人資料、信息記錄等不被泄露”;以及信息資源數(shù)量“數(shù)量豐富,可以滿足用戶需求”。說(shuō)明用戶最迫切的需求就是獲得自己需要的檔案信息資源以及在獲得信息資源過(guò)程中的私密性。
用戶最不需求的3項(xiàng)分別是體驗(yàn)的歸屬感“擁有個(gè)性化定制和私人信息記錄等”、交流共享“可以和他人交流自己在檔案館的體驗(yàn)并分享查檔經(jīng)驗(yàn),以及對(duì)檔案館服務(wù)提出反饋意見(jiàn)”、關(guān)愛(ài)互助“在使用過(guò)程中遇到困難時(shí),可獲得關(guān)愛(ài)和幫助”、信息增值“除獲取目標(biāo)信息外,還獲得了其他相關(guān)信息知識(shí)?!边@幾項(xiàng)屬性的標(biāo)準(zhǔn)差較大,均在0.9以上,尤其是交流共享屬性,達(dá)到了1.099,說(shuō)明不同用戶對(duì)這幾項(xiàng)屬性體現(xiàn)出了較大的差異化需求,這和不同用戶的個(gè)性化身份心態(tài)有關(guān)。
3.3 高校智慧檔案館用戶需求屬性差異度分析
本文采用SPSS分析軟件,將高校智慧檔案館用戶人口統(tǒng)計(jì)學(xué)特征和需求屬性對(duì)應(yīng)的20個(gè)方面分別進(jìn)行方差分析(見(jiàn)表4),以尋求其用戶需求之間的差異。
研究結(jié)果表明,高校智慧檔案館用戶的性別、身份在感受需求和信息需求的重要性方面均表現(xiàn)出一定的顯著性差異,在情感需求、社會(huì)需求及自我實(shí)現(xiàn)需求并未表現(xiàn)出明顯差異;而在年齡和學(xué)歷上,針對(duì)這5個(gè)維度均未表現(xiàn)出顯著性差異。
不同性別樣本對(duì)于感受需求表現(xiàn)出顯著差異,男性明顯低于女性,這說(shuō)明女性更重視在使用智慧檔案館時(shí)環(huán)境是否宜人有序,男性對(duì)環(huán)境的忍耐度更高。不同性別樣本對(duì)于信息需求也有差異,男性對(duì)于檔案信息資源全面與否并不明顯在意,只在意能否找到自己所需要的檔案信息,而女性則更傾向檔案信息資源全面系統(tǒng)展現(xiàn)。
不同身份樣本同樣對(duì)感受需求和信息需求表現(xiàn)出了明顯差異。在讀學(xué)生和校友對(duì)這兩項(xiàng)的需求遠(yuǎn)低于在校教職工,這是由于在讀學(xué)生在校時(shí)間短,校友畢業(yè)后僅在有信息需求的時(shí)候才會(huì)前來(lái),所以對(duì)智慧檔案館的環(huán)境和檔案情況需求不高。在校教職工的在校時(shí)間更長(zhǎng),工作身份認(rèn)同度高,檔案信息需求也相對(duì)更多,這一群體更希望智慧檔案館在智慧校園中令人舒適并提供給自己更完善全面的檔案信息資源。
4 對(duì)策建議
4.1 館舍五舒,空間智慧美學(xué)
首先,在館舍設(shè)計(jì)思想上,要從用戶的本能感受需求出發(fā)[3],兼顧科技美學(xué)和動(dòng)線體驗(yàn),在館庫(kù)建筑規(guī)劃、人文景觀、科技觸感上體現(xiàn)智能美學(xué),給用戶身臨其境的“智慧”感受;其次,在技術(shù)手段層面,需要對(duì)標(biāo)其他行業(yè)標(biāo)桿,最終的目的是考慮如何在新興技術(shù)的革新迭代背景下,建筑與館居設(shè)計(jì)的成長(zhǎng)性和可持續(xù)性;最后,可以通過(guò)恒溫恒濕恒氧系統(tǒng)為檔案館用戶打造“舒濕、舒溫、舒靜、舒氧、舒壓”的五舒空間,力求建成萬(wàn)物健康互聯(lián)的環(huán)境友好型館舍。要考慮到智慧檔案館的安全保障體系,以技術(shù)來(lái)搭建安全風(fēng)險(xiǎn)防范和安全風(fēng)險(xiǎn)預(yù)估的圍墻[4]。
4.2 信息優(yōu)化,技術(shù)動(dòng)態(tài)成長(zhǎng)
高校智慧檔案館用戶是成長(zhǎng)性的用戶,這代表智慧檔案館技術(shù)要有動(dòng)態(tài)成長(zhǎng)性和創(chuàng)新持續(xù)性。優(yōu)化信息資源配置,提升技術(shù)的可及性,有助于提升高校智慧檔案館用戶的全方位需求。隨時(shí)隨地獲取資源、身臨其境體驗(yàn)資源是用戶的最迫切需求,如果檔案資源匱乏、內(nèi)容體系不完善、更新速度低下、交互體驗(yàn)困難、響應(yīng)速度延遲則會(huì)使用戶無(wú)法得到或延遲得到檔案信息,更會(huì)導(dǎo)致用戶其他需求的萎縮,無(wú)法實(shí)現(xiàn)用戶和檔案館的相互成長(zhǎng)促進(jìn)。高校智慧檔案館更需要挖掘高校檔案館用戶的隱性信息需求[5],進(jìn)一步識(shí)別其潛在的信息需求并幫助用戶明確,并結(jié)合強(qiáng)調(diào)用戶體驗(yàn)、用戶記憶,進(jìn)而提升高校檔案館口碑,同樣也使在校師生以及校友的愛(ài)校榮校情感得以進(jìn)一步抒發(fā)和鞏固。
4.3 保護(hù)隱私,強(qiáng)化情感價(jià)值
情感是與具體事件和具體行為相關(guān)的強(qiáng)烈感受,要基于用戶的情感價(jià)值需求建構(gòu)智慧檔案館的細(xì)微模塊,從網(wǎng)絡(luò)頁(yè)面視覺(jué)傳達(dá)設(shè)計(jì)到現(xiàn)實(shí)實(shí)景設(shè)計(jì)進(jìn)行各高校專屬的識(shí)別規(guī)劃,了解用戶的心理特征和情感需求,要讓他們?cè)谑褂眠^(guò)程中始終保持愉悅、滿足的情感反映和積極的情感體驗(yàn),通過(guò)色彩、標(biāo)識(shí)、材質(zhì)強(qiáng)化情感價(jià)值屬性。要考慮到多重情感價(jià)值因素的影響,既要有從自我出發(fā)的情感價(jià)值因素,如自由、舒適、樂(lè)趣、輕松等;也要有對(duì)他人的情感價(jià)值如關(guān)懷、真誠(chéng)、友好等;更要有對(duì)社會(huì)和集體的情感價(jià)值如環(huán)保和公益的社會(huì)責(zé)任感、愛(ài)國(guó)主義愛(ài)校主義情感等。此外,智慧檔案館要考慮數(shù)字安全問(wèn)題,要有用戶隱私保護(hù)意識(shí)。要注意個(gè)人標(biāo)識(shí)性信息和表達(dá)性信息的區(qū)別,加強(qiáng)技術(shù)方面的防范。
4.4 交流互助,多元主體共治
針對(duì)用戶開(kāi)放的檔案館區(qū)域范圍是公共空間,這一空間包含物理空間和虛擬空間,公共空間內(nèi)多元主體共存,不同的主體存在著交流共享、關(guān)愛(ài)互助的溝通交互需求,其中存在著在物理空間中館員和用戶實(shí)體、館員和館員實(shí)體、用戶和用戶實(shí)體的交互,虛擬空間中館員和用戶虛體、館員和館員虛體、用戶和用戶虛體的多重線性交互。這要求高校智慧檔案館在構(gòu)建的時(shí)候應(yīng)從公共價(jià)值、公共規(guī)則、公共參與和公共服務(wù)多個(gè)維度來(lái)定義公共空間構(gòu)建的準(zhǔn)則。做到第一,以用戶交互情景為空間構(gòu)建背景,注重用戶進(jìn)行信息交互的知覺(jué)流暢性,使單位時(shí)間內(nèi)個(gè)體對(duì)信息進(jìn)行接收和處理時(shí)的信息表層屬性提升用戶信息處理流程的容易程度[6]。第二,將技術(shù)賦權(quán)用戶參與貫穿智慧檔案館模式構(gòu)建的始終,尤其針對(duì)虛擬空間,要給予用戶在虛擬空間中話語(yǔ)權(quán)的參與,而智慧檔案館形態(tài)的組織功能只體現(xiàn)以平臺(tái)化的支撐來(lái)進(jìn)行資源整合和組織賦能。第三,交流共享、關(guān)愛(ài)互助機(jī)制有助于實(shí)現(xiàn)用戶個(gè)體與整體智慧檔案館聯(lián)結(jié),在智慧檔案館這一共同體內(nèi),用戶之間的互助、館員對(duì)用戶的關(guān)愛(ài)交流可以培育彼此的人際和網(wǎng)絡(luò)信任。
4.5 智知融合,實(shí)現(xiàn)價(jià)值共創(chuàng)
過(guò)去高校智慧檔案館的構(gòu)建強(qiáng)調(diào)以高校為主導(dǎo),站在學(xué)校和檔案館的立場(chǎng)上設(shè)計(jì)規(guī)劃智慧檔案館,用戶被動(dòng)接受和參與。筆者認(rèn)為,用戶不再是高校智慧檔案館服務(wù)的被動(dòng)接受者,而是在高校智慧檔案館服務(wù)過(guò)程中創(chuàng)造公共價(jià)值,同時(shí)實(shí)現(xiàn)自我需求,獲得屬于自己體驗(yàn)過(guò)程中的私人價(jià)值,具有積極的主體地位[7]。而這種方式的轉(zhuǎn)變要求高校檔案館在進(jìn)行構(gòu)建的時(shí)候必須考慮如何打造一個(gè)集智慧技術(shù)和整體性開(kāi)放性于一身的公共服務(wù)系統(tǒng),打破傳統(tǒng)的檔案館桎梏,將用戶體驗(yàn)置于構(gòu)建的重要位置,不再將服務(wù)過(guò)程和形態(tài)流于表面,而是創(chuàng)造多元價(jià)值。
從技術(shù)功能嵌入到技術(shù)功能整合,從單一價(jià)值賦予到多元價(jià)值共創(chuàng),高校智慧檔案館需要在契合其用戶需求和多元線性互動(dòng)的雙重驅(qū)使下,強(qiáng)調(diào)用戶自我實(shí)現(xiàn)的主動(dòng)性,挖掘其信息需求意圖,使用戶主動(dòng)與檔案館、主動(dòng)與其他用戶產(chǎn)生各種形式的互動(dòng),表達(dá)他們對(duì)信息增值或社會(huì)服務(wù)貢獻(xiàn)的價(jià)值需求,為價(jià)值共創(chuàng)提供知識(shí)資源。使多元相關(guān)主體共同參與知識(shí)資源和價(jià)值服務(wù)交換,整合已有檔案信息資源,在此基礎(chǔ)上驅(qū)動(dòng)用戶開(kāi)發(fā)新的知識(shí)價(jià)值資源,共同創(chuàng)造價(jià)值,產(chǎn)生靠單一檔案館員無(wú)法實(shí)現(xiàn)的溢出效益,形成邊界開(kāi)放、智知相融、動(dòng)態(tài)耦合的高校智慧檔案館生態(tài)系統(tǒng)。價(jià)值共創(chuàng)是檔案館與用戶之間持續(xù)互動(dòng)、長(zhǎng)期共存的過(guò)程,生態(tài)系統(tǒng)的確立可以有效將用戶價(jià)值、檔案館價(jià)值、社會(huì)和智慧能動(dòng)效益價(jià)值協(xié)同融合共享,提升價(jià)值共創(chuàng)空間[8]。
5 結(jié)語(yǔ)
本文從用戶視角出發(fā),通過(guò)完備的實(shí)證過(guò)程探討了高校智慧檔案館技術(shù)創(chuàng)新服務(wù)需求,提出了5個(gè)方面的建議。在此基礎(chǔ)上,高校智慧檔案館的建設(shè)要符合其在智慧校園大環(huán)境下的有機(jī)個(gè)體身份,需要契合每一所高校自身的文化底蘊(yùn)和精神內(nèi)涵,以達(dá)到給用戶獨(dú)有的人文科技體驗(yàn)[9]。
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(編輯 姚 鑫編輯)
Research on the needs of technical innovation service for users of smart archives in universities
based on the perspective of user experience
ZHAO" Jiawen, WANG" Xuzhou, SHAO" Jing
(Archives, Northwest University, Xi’an 710069, China)
Abstract:" The intellectual archives of university is one of the organic components of the intellectual campus, and the user experience has become an important aspect of the construction of the intellectual archives of university. From the perspective of user experience, the paper divides the user needs of the technological innovation service of the intellectual archives into five levels, from low to high, this paper constructs the user technology of university intellectual archives with five demand dimensions and 20 demand attributes, and gives five practical suggestions on the construction of university intellectual archives.
Key words: user experience; smart archives; technological innovation services; user needs