新時代背景下工程檔案精細化管理路徑探索

摘 要：檔案具有存史、資政、育人的重要作用，對各項社會活動有著最直接的記錄，現(xiàn)階段隨著信息技術的發(fā)展，大數據、人工智能、區(qū)塊鏈等多項技術在各行各業(yè)深度應用，給人們的生活與工作帶來了極大變化，工程檔案管理工作也是如此，在信息化背景下，工程檔案逐步由過去的粗放式管理理念逐步轉變?yōu)榫毣漳Ｊ?，推進數字化轉型、信息化管理、共享化應用已成為工程檔案管理的大勢所趨。本文以新時代背景下工程檔案精細化管理路徑探索為題，在思想建設、制度建設、信息化建設、干部隊伍建設等方面存在的問題進行深入分析，并提出可行性解決路徑，進而探索工程檔案精細化管理嶄新模式。

關鍵詞：工程檔案；數字化轉型；精細化管理

在新形式下，“互聯(lián)網+檔案”的發(fā)展理念逐步普及，檔案工作與各項現(xiàn)代科學技術的結合途徑及應用深度逐漸變寬變廣，在一定程度上推動了工程檔案的數字化、信息化、智慧化進程，徹底改變了管理模式。在實際發(fā)展過程中，需要工程檔案相關負責人員及管理人員從實際出發(fā)，及時轉變思想，緊跟時代潮流，圍繞工程檔案精細化管理的實際，完善管理制度，加大人員繼續(xù)教育培養(yǎng)，爭取資金引進先進技術，實現(xiàn)管理協(xié)調的一體化，更好地反映工程實際，最大化地發(fā)揮檔案信息的效用，促使工程項目建設更加規(guī)范化、制度化。

1 在新時代背景下工程檔案精細化管理綜述

1.1 工程檔案內容及特性

工程檔案是從工程提出開始到竣工驗收全過程產生的各類聲像、電子、圖像、實物等形式記錄的文件資料，其不僅能夠反映工程項目建設全貌，還能夠為后續(xù)技術攻關和相關項目推進提供全方位決策參考和典型經驗。其具有以下幾方面特征：一是專業(yè)性。工程檔案涉及主體多、來源廣泛，分散性強，檔案管理人員對其進行收集整理不僅需要具備一定檔案素養(yǎng)，還需要對建設工程的諸多特性進行全面了解。例如，立項決策、建設用地、勘察設計、招投標、竣工驗收及備案等，才能夠保證收集的工程檔案真實可靠[1]。二是系統(tǒng)性。工程檔案貫穿各個項目全過程，其價值型重點體現(xiàn)在要全天候記錄、全流程收集、全方位整理，“能收盡收、應收盡收”，這樣才能夠體現(xiàn)工程建設的全面性，進而為整個工程施工提供較全面、真實的依據和憑證。三是多樣性。工程項目分布在政府行政部門、項目負責主體、監(jiān)理主題等，這些部門掌握的檔案載體包括紙質、視頻、音頻、實物、照片等，對于實現(xiàn)各類型標準化管理難度較高，需采用科學規(guī)范的管理方法和數字化、信息化手段，才能夠提升工程檔案整體管理質量及規(guī)范化水平。

1.2 工程檔案管理發(fā)展現(xiàn)狀及意義

在過去較長的一段時間內，工程檔案大多以紙質文件為主，管理模式也僅僅是人工收集、線下手動管理，需要相關工程負責單位派遣大量工作人員，提供較為寬敞的紙質檔案管理空間，同時還要達到防塵防蟲、恒溫恒濕的要求，利用者想要調閱紙質檔案，需要管理員根據紙質目錄逐項翻閱，不僅增加了時間成本和工作量，還在新時期龐大工程檔案總量、幾何級增長速度的背景下根本無法滿足查閱要求。隨著社會進入信息化時代，檔案定位發(fā)生轉變，人民對檔案的服務需求越來越高，現(xiàn)代科學技術與建設工程檔案管理相結合，傳統(tǒng)手動管理逐漸被人工智能取代，紙質文件被電子文件取代，整體逐漸向數字化方向轉型，利用大數據和互聯(lián)網等技術優(yōu)勢，可實現(xiàn)對工程檔案的在線征集、線上整合、集中分類、安全存儲、共享利用，形成結構化的數據庫，利用數據挖掘對其展開分析，進而推送有價值的信息滿足用戶潛在需求，在一定程度上改進服務水平，提高了資源利用率，能夠更加精準地實現(xiàn)工程檔案個性化和智能化管理。與此同時，工程檔案通過實現(xiàn)數字化轉型，避免了原始紙質文件因風化、潮濕、火災、蟲蛀等自然因素以及丟失、損壞、撕毀等人為失誤造成的不可逆?zhèn)?，最大程度地保障工程檔案的安全性[2]。

2 新時代背景下工程檔案精細化管理存在問題

2.1 思想意識不先進，數字化工作開展較緩慢

現(xiàn)階段，工程建設部門檔案意識不強，“重工程、輕檔案”現(xiàn)象較為嚴重，對于過去積攢海量的工程檔案文件甚至存在無人管理、無人問津現(xiàn)象，實現(xiàn)廣泛化征集、精細化管理、高效化調取的工作開展少之又少，頂多是面臨突擊式檢查進行簡單整理，并且各個參建單位對檔案的重要性及移交歸檔的認知不夠，導致部分重要文件散落在各部門，甚至出現(xiàn)丟失現(xiàn)象，對于檔案的完整性與準確性造成不利影響。例如，施工單位在工程推進過程中發(fā)生變更，沒有將相關材料報送檔案機構，導致實際工程數據不準確，檔案資料無法展現(xiàn)工程信息。在此背景下，也導致了工程檔案數字化管理不到位，數字化質量不高，對于紙質文件加工掃描存在敷衍了事的態(tài)度，難免出現(xiàn)數字化率低下，電子檔案不符合標準等問題，嚴重影響后期的建設工程檔案信息開發(fā)和利用，難以實現(xiàn)電子檔案數據資源的集中存儲、全面開發(fā)和高效共享，無法彰顯檔案管理工作的強大價值與優(yōu)勢。

2.2 管理體系較分散，科學化統(tǒng)籌推進較滯后

一是職能分散問題。對于建設工程而言，涉及參與單位較多，檔案產生類別較多，極易出現(xiàn)“各自為政”現(xiàn)象。在工程開展過程中，往往存在前面參建單位完成工作退出后沒有將相應檔案整理情況與后方單位共享，使得存在收集不及時、管理不一致、利用有缺失等問題，且各部門單位檔案管理能力不盡相同，標準制度不統(tǒng)一，無法真正促進工程檔案全流程精細化管理。二是管理機制問題。大多數工程建設部門對于檔案管理的機制建設重視程度不夠，沒有在宏觀上出臺詳細、統(tǒng)一的規(guī)章制度。在主觀上存在隨意性問題，使得在資金爭取、政策利用、制度制定、建設監(jiān)督等各項工作開展水平較低，初期立項、前期準備、中期建設、后期驗收等流程較為松散、專業(yè)性程度不高，影響后續(xù)的歸檔和開發(fā)利用。

2.3 技術應用不充分，信息化管理水平較低下

一是基礎設施落后，信息化建設不到位。由于檔案工作“邊緣化”的性質，大多數工程檔案管理部門沒有配套采購服務器、存儲器、網絡設備、安全設備等基礎硬件，信息化資金嚴重不足，相關調研工作開展較少，在思想上僅僅停留在了檔案文件的數字化加工、錄入查詢的層面，對于一體化系統(tǒng)平臺建設，大數據、云存儲、人工智能、區(qū)塊鏈等功能開發(fā)等方面沒有明確的理論構架，使得檔案信息化建設長期處于較為低級的狀態(tài)。二是共享程度不夠。目前較少地區(qū)建立了工程項目檔案文件管理共享利用一體化平臺，沒有在行業(yè)內外多角度、多層次開展檔案數據信息的共建共享，信息流轉形式相對獨立，無法充分發(fā)揮互聯(lián)網技術優(yōu)勢。在一定程度上影響部分流程的行政審批效率，背離了新時代行政審批工作改革的目的。

2.4 崗位配套不到位，專業(yè)化人才保障較基礎

目前在工程項目行業(yè)，大多數項目負責單位“重建設、輕管理”思想較為嚴重，對于干部隊伍優(yōu)化、人力資源引進等方面工作沒有引起關注。導致現(xiàn)有檔案管理人員配備不足，高學歷、高能力、高素質、高職稱人員占比較低。且大多數工程人員長期受困于繁重復雜的項目建設推進工作，對于檔案工作往往處于“用時干，不用不干”的狀態(tài)，對工程檔案精細化管理的認識不到位，缺乏運維與管理經驗，創(chuàng)新意識不足，使得相關技術無法在工程檔案管理過程中得到發(fā)揮，不利于信息化推進。部分單位缺乏有效的人才培訓機制，績效考核制度不夠完備，檔案管理人員基礎工程運轉與檔案高效管理知識不完備，與工程實施人員相互交流不夠，導致相關工作脫節(jié)，針對性不足，甚至在檔案收集、分類、整理過程中出現(xiàn)不科學、不規(guī)范的問題，直接影響了檔案管理工作的效率和質量。

3 在新時代背景下工程檔案精細化管理優(yōu)化路徑分析

雖然工程檔案精細化管理存在一定的問題與挑戰(zhàn)，但是在宏觀層面仍然在向好發(fā)展，所以相關負責人要對檔案工作引起高度重視，充分利用新技術、新理念、新手段來推動新時代信息技術與工程檔案管理工作相融合，進而實現(xiàn)檔案文件的全電子化、多用戶遠程、綜合性全方位集中式管理。

3.1 轉變思維模式，扎實開展數字資源建設

一是工程項目主管部門及參建部門領導者與管理人員要牢固樹立檔案意識和信息化意識。深入學習檔案信息化、精細化、規(guī)范化管理涉及相關科學技術、管理體系建設內涵，在思想上提升對大數據時代檔案管理的認可度，明晰檔案信息化在推動項目開展、事項決策中的關鍵作用，堅持與時俱進思維，真正促進將“死檔案”變成“活資源”，建立良性循環(huán)管理系統(tǒng)，進而彰顯工程檔案潛在的價值。二是加大數字化加工力度。相關部門要充分認識建設工程檔案數字化、精細化管理創(chuàng)新的現(xiàn)實必要性和重要性，整合力量組成檔案整理專班，針對現(xiàn)存所用工程檔案進行精細化分類、規(guī)范化整理，剔除重復、無價值的檔案文件，并按照利用率進行數字化優(yōu)先級劃分。在業(yè)內尋找專業(yè)能力強、有涉密資質、口碑良好的第三方數字化加工公司。根據國家檔案局及本地檔案主管制定的標準文件進行電子化轉換，要求工作專班按照要求標準進行精準審核，全面提高加工質量，保證“存量數字化、增量電子化”，為后期開展信息化管理和智慧化應用奠定良好的數據庫基礎。

3.2 完善管理體系，不斷強化協(xié)同發(fā)展理念

一是加強組織建設。各項工程主管部門要成立工程檔案管理領導小組，由本單位負責分管領導為組長，關鍵建設部門領導為副組長，其他參建部門管理員為組員。進一步加強工程檔案管理工作的組織協(xié)調，提升合作管理意識，整合中堅力量，匯總職能職責，宏觀上加強檔案數字化、規(guī)范化、精細化管理協(xié)同推進，統(tǒng)籌規(guī)劃全流程檔案管理工作順利開展。二是加強制度建設。領導小組要根據國家檔案局及相關部門出臺的《中華人民共和國檔案法》《建設工程文件歸檔整理規(guī)范》《建筑工程資料管理規(guī)程》（DB11/T695—2017）、《市政基礎設施工程資料管理規(guī)程》（DB11/T808—2020）等規(guī)章制度，結合自身存在的具體問題及發(fā)展需要，制定工程檔案精細化管理規(guī)章制度。如《工程檔案收集整理業(yè)務流程規(guī)范》《工程檔案開發(fā)利用制度》《電子文件備份制度》等文件，確保制度的完整性、針對性和系統(tǒng)性。同時建立嚴格的追責機制，保障各項制度機制真正落地[4]。

3.3 引進科學技術，全面升級檔案管理功能

一是完善信息化基礎設施。工程建設相關部門領導者及管理人員要牢固樹立工程檔案信息化管理的責任感和使命感，積極探索檔案信息管理的方法，并向有關部門申請專項檔案信息化資金，采購計算機、服務器、交換機、掃描儀、打印機等硬件設備，完成一體化系統(tǒng)平臺功能開發(fā)及軟件的應用，實現(xiàn)日常檔案信息管理工作的有序推進。二是強化協(xié)同發(fā)展體系建設。建設工程檔案資源數據總庫，將全部檔案文件、各單位資料信息精細劃分，分類保存。同時充分利用現(xiàn)代信息技術推進建設工程檔案共建共享，在技術上進行各類系統(tǒng)的兼容性優(yōu)化。在內容上邀請專家進行開放鑒定，建立開放工程檔案專題數據庫。打破“技術壁壘”和“信息孤島”，借助系統(tǒng)接口、互聯(lián)網、區(qū)塊鏈、云計算等技術實現(xiàn)本地域工程檔案的高度整合和深度挖掘，實現(xiàn)各部門對開放信息的一站式訪問、利用，進而不斷地提升建設工程檔案信息資源的利用效率[5]。

3.4 加強培訓力度，打造本領過硬的干部團隊

一是優(yōu)化崗位結構。工程建設單位要針對檔案管理崗位實際需求及發(fā)展規(guī)劃，面向社會定向招聘既懂得現(xiàn)代檔案管理技能，又了解工程實施、項目推進、竣工驗收相關理論的復合型人才，點對點填補崗位漏洞，提高招聘選拔門檻，不斷為干部隊伍結構注入新鮮血液。二是加大后期培訓力度。制定《檔案管理人員繼續(xù)教育方案》，定期邀請業(yè)內專家進行政策制度、行業(yè)發(fā)展、技術應用、前言趨勢等方面的理論教學和技能演練，同時帶領業(yè)務骨干前往先進地區(qū)學習典型經驗，及時填補知識漏洞，開闊思想視野，在檔案管理、信息技術、工程認知等方面提高管理員專業(yè)化水平，實現(xiàn)綜合素養(yǎng)提升全覆蓋。三是推進扁平化、去中心化管理。暢通檔案干部交流渠道，樹立工程參建各部門協(xié)作意識，在工程立項、方案規(guī)劃、具體施工、驗收檢測等階段加強檔案人員與建設人員的溝通交流，實現(xiàn)分層劃分管理網絡，確保檔案管理流程全面覆蓋和有序銜接[6]。四是建立考核機制。明確用人導向，建立干部提拔任用激勵機制，在干部選拔、職稱評定、職級晉升等方面向檔案管理方面傾斜，激勵廣大檔案工作者在新時代工程項目推進過程中扛起新?lián)敗⒄宫F(xiàn)新作為。

結語

綜上所述，信息化技術的應用與科學化管理體系的建立，為實現(xiàn)工程檔案精細化管理提供了可能，作為項目檔案的建設者和管理者，要積極順應時代之變，將精細化管理理念與現(xiàn)代科學技術應用到檔案工作的全過程，不斷滿足各工程參建單位以及社會對高效率開發(fā)利用檔案資源、挖掘內在價值、助力工程順利開展的需求，準確判斷當前發(fā)展形勢，以提升工程檔案的時效性、規(guī)范性和科學性為實現(xiàn)現(xiàn)代化建設貢獻“檔案力量”。

參考文獻

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[6]張晶.智慧城市建設背景下市政工程檔案管理研究[J].蘭臺世界，2023，（08）：82-84.

作者簡介：王利霞（1987—），大學學歷，陜西省府谷縣建設工程質量安全監(jiān)督站館員，主要從事檔案管理研究。