信息化時(shí)代檔案開發(fā)利用路徑研究

摘 要：本文從信息時(shí)代檔案開發(fā)利用工作的價(jià)值出發(fā)，認(rèn)為在實(shí)踐中存在著技術(shù)、體制、思想、人才方面的藩籬。在數(shù)字中國規(guī)劃引領(lǐng)下，要充分發(fā)揮新技術(shù)在開發(fā)利用中的獨(dú)特優(yōu)勢，需要從匯聚開發(fā)技術(shù)的強(qiáng)大動(dòng)能、拓展檔案開發(fā)的廣闊空間、激活檔案利用的多元主體、強(qiáng)化開發(fā)利用的服務(wù)支撐等方面努力。

關(guān)鍵詞：信息化；檔案；開發(fā)利用

作為治理現(xiàn)代化的一種技術(shù)路徑，大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來為解決檔案開發(fā)利用的難題提供了很好的契機(jī)。當(dāng)前，技術(shù)革命方興未艾，檔案開發(fā)利用要加強(qiáng)與新技術(shù)的融合，拓展檔案服務(wù)的廣度、深度、溫度，展示檔案價(jià)值，為檔案工作服務(wù)國家中心大局提供源源不斷的智力支持。

1 信息時(shí)代檔案開發(fā)利用的價(jià)值取向

1.1 釋放檔案育人價(jià)值

信息化檔案資源實(shí)現(xiàn)了多方位、多渠道的聚合，實(shí)現(xiàn)了跨部門、跨領(lǐng)域、闊層級(jí)的數(shù)據(jù)資源共享和集成，為滿足個(gè)體需要和社會(huì)發(fā)展需求提供了資源基礎(chǔ)。例如，檔案作為重要的愛國主義教育素材，通過新媒體和數(shù)字技術(shù)形式深度開發(fā)、宣傳，能夠弘揚(yáng)檔案中蘊(yùn)含社會(huì)主義核心價(jià)值觀基因，激發(fā)受眾的愛國主義情況。再比如，依托數(shù)字技術(shù)的發(fā)展，拓展線上線下宣傳渠道，打造立體化、多元素的教育矩陣，提升檔案資源的關(guān)注度和有效性。

1.2 釋放檔案服務(wù)價(jià)值

信息化極大地提升了檔案的利用效率，檔案部門積極探索跨區(qū)域檔案利用服務(wù)渠道，多家綜合檔案館簽訂異地跨館利用服務(wù)協(xié)議。聚焦群眾查檔和檔案利用熱點(diǎn)需求，優(yōu)化服務(wù)流程，簡化查檔手續(xù)，開通電話、網(wǎng)絡(luò)、某信公眾號(hào)等多種綠色查檔服務(wù)形式和通道，滿足機(jī)關(guān)單位、社會(huì)組織、廣大群眾的查檔需求，讓數(shù)據(jù)跑路、群眾不跑腿成為現(xiàn)實(shí)，人民群眾在檔案服務(wù)中的幸福感和滿意度得到提升。目前，檔案部門在數(shù)字中國戰(zhàn)略引領(lǐng)下，以民生檔案利用為切入點(diǎn)，全力打造民生檔案利用服務(wù)體系，實(shí)行一證查閱、延時(shí)服務(wù)、預(yù)約查檔、全程代辦、免費(fèi)查檔、函電查詢等便民措施，并積極介入全國檔案查詢利用服務(wù)平臺(tái)，進(jìn)一步豐富民生檔案異地查檔服務(wù)方式，檔案服務(wù)效能得到強(qiáng)化，檔案服務(wù)價(jià)值更加彰顯。

1.3 釋放檔案資政價(jià)值

檔案中蘊(yùn)含著前人的治理經(jīng)驗(yàn)和智慧，汲取豐富的治理經(jīng)驗(yàn)，對(duì)于創(chuàng)新國家治理理論、厘清國家治理機(jī)制、完善國家治理體系無疑具有獨(dú)特的檔案價(jià)值和重要的現(xiàn)實(shí)啟示。當(dāng)前，我國正處于改革攻堅(jiān)的關(guān)鍵時(shí)期，迫切需要從檔案中汲取智慧和營養(yǎng)，在學(xué)深、悟透黨的百年歷史過程中，更好地借鑒過去、洞察現(xiàn)實(shí)、遠(yuǎn)觀未來。在信息化條件下，檔案資政能力建設(shè)的路徑和工具得以拓展。在突發(fā)事件時(shí)，檔案部門借助大數(shù)據(jù)系統(tǒng)和人工智能優(yōu)勢，可以第一時(shí)間為上級(jí)提供相關(guān)素材和資政服務(wù)，發(fā)揮好檔案在圍繞中心大局中的重要作用。

1.4 釋放檔案文化價(jià)值

人民群眾對(duì)優(yōu)質(zhì)檔案文化的向往與檔案開發(fā)利用不充分不協(xié)調(diào)的問題成為檔案工作面臨的新形勢。長期以來，檔案文化價(jià)值的闡發(fā)主要依靠圖書出版、展覽展示等傳統(tǒng)形式，難以滿足人們?nèi)罕娦碌奈幕@取方式。信息化為檔案文化挖掘、闡釋與傳播提供了有力支撐，檔案逐步從“后臺(tái)”走向“前臺(tái)”，成為新的文化增長點(diǎn)。利用新一代信息技術(shù)，檔案開發(fā)方式逐步多樣化，文化動(dòng)能釋放更加立體化與層次性。蘇州檔案館利用VR技術(shù)，開辟《吳門珍檔》固定展線上展廳，只需在屏幕上移動(dòng)，畫面就會(huì)跟隨視角變動(dòng)，突破時(shí)空界限，讓市民足不出戶也能感受身臨其境的文化之旅。有的檔案部門開辟線上文化服務(wù)通道，依托網(wǎng)絡(luò)新媒體，推出文化產(chǎn)品和視頻，滿足了群眾的文化知識(shí)需求。

2 信息時(shí)代檔案開發(fā)利用的藩籬

2.1 技術(shù)藩籬

新一代信息技術(shù)在檔案開發(fā)利用中的覆蓋面較為狹窄，對(duì)于大數(shù)據(jù)的應(yīng)用觀念比較陳舊，涉及的范圍較窄，在開發(fā)利用領(lǐng)域大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用較少。由于缺乏大數(shù)據(jù)意識(shí)，尚未將檔案資源進(jìn)行有效整合，難以形成海量檔案數(shù)據(jù)庫，無法提供高質(zhì)量的數(shù)據(jù)“底座”。同時(shí)，檔案部門自主開發(fā)力量薄弱，大部分都是應(yīng)用第三方軟件或技術(shù)，技術(shù)依賴性較強(qiáng)，一旦市場主體發(fā)生變動(dòng)，數(shù)據(jù)管理網(wǎng)絡(luò)就需要重新構(gòu)建，造成了資源的極大浪費(fèi)。

2.2 思想藩籬

檔案部門傳統(tǒng)思想觀念轉(zhuǎn)型不夠的問題較為突出，歸根究底主要是大數(shù)據(jù)等技術(shù)思維缺乏。主要表現(xiàn)在：一是前沿技術(shù)關(guān)注不夠。對(duì)最新的檔案管理技術(shù)缺乏必要認(rèn)識(shí)，對(duì)數(shù)字中國引領(lǐng)下的數(shù)據(jù)新常態(tài)關(guān)注不夠，無法認(rèn)識(shí)到新技術(shù)在檔案管理中的巨大優(yōu)勢，造成開發(fā)利用的思路不夠?qū)掗?。二是技術(shù)焦慮問題。在大數(shù)據(jù)技術(shù)下，檔案信息的流通性不斷增強(qiáng)，應(yīng)用的價(jià)值和意義不斷增大，所涉及的利益也不斷增加。信息被泄露的事情時(shí)有發(fā)生，在網(wǎng)絡(luò)的虛擬環(huán)境中，監(jiān)管變得困難，信息安全無法保證，有的檔案工作者對(duì)數(shù)據(jù)安全的擔(dān)憂造成了不愿意應(yīng)用新技術(shù)。

2.3 體制藩籬

檔案數(shù)據(jù)管理體制不夠健全，助力新技術(shù)發(fā)揮作用的機(jī)制較為落后。一是開發(fā)利用投入不足。檔案工作投入機(jī)制薄弱的問題依然存在，大多數(shù)資金管理部門對(duì)開發(fā)利用工作認(rèn)識(shí)不到位，未能給予充分的資金保障，專項(xiàng)資金未能發(fā)揮獨(dú)特作用，使得開發(fā)利用推動(dòng)力不足。二是體制不順暢。檔案開發(fā)利用力量較為薄弱，部門和社會(huì)組織之間未能建立有效鏈接，檔案價(jià)值的效能無法充分發(fā)揮。檔案資源集聚化程度不高，資源富集效應(yīng)難以轉(zhuǎn)化為利用效果。檔案組織架構(gòu)顆粒度不夠，分工不夠科學(xué)，造成檔案利用結(jié)構(gòu)性障礙較多，特別是檔案資源多頭管理問題，資源利用需要層層審批，工作效率和質(zhì)量難以保證。

2.4 人才藩籬

高層次領(lǐng)軍人才和高技能人才短缺，難以形成頭雁效應(yīng)；檔案開發(fā)利用技能培訓(xùn)與崗位匹配度不高，繼續(xù)教育培訓(xùn)實(shí)效性不高。檔案人才管理體制較為落后，精準(zhǔn)配套制度缺乏，檔案管理人才建設(shè)面臨引不進(jìn)來、留不住、難培養(yǎng)的困境；檔案人員職業(yè)榮譽(yù)度不高，在職稱晉升、薪資提升等方面不具備明顯優(yōu)勢，難以獲得應(yīng)有的社會(huì)地位和榮譽(yù)，也使得檔案人才在工作中動(dòng)力不足。

3 信息時(shí)代檔案開發(fā)利用的優(yōu)化路徑

要充分挖掘好新技術(shù)潛能，優(yōu)化開發(fā)利用路徑，發(fā)揮數(shù)字賦能作用，助力檔案治理能力提升。

3.1 匯聚開發(fā)技術(shù)的強(qiáng)大動(dòng)能

在新技術(shù)革命下，人工智能、物聯(lián)網(wǎng)和大數(shù)據(jù)等新技術(shù)為檔案開發(fā)利用帶來新的發(fā)展機(jī)遇。人工智能可以更好地處理海量檔案數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)更高效和準(zhǔn)確的決策；物聯(lián)網(wǎng)可以連接物理世界和數(shù)字世界，實(shí)現(xiàn)更智能化的檔案管理和控制；大數(shù)據(jù)可以挖掘檔案數(shù)據(jù)背后的規(guī)律和價(jià)值，提供更深入的分析和預(yù)測能力。實(shí)現(xiàn)檔案資源的高效開發(fā)利用，需要激發(fā)這些新技術(shù)潛能、發(fā)揮好優(yōu)勢作用，實(shí)現(xiàn)更好質(zhì)量的利用效果。

3.1.1在數(shù)據(jù)質(zhì)量上下功夫。加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)引領(lǐng)，加強(qiáng)數(shù)據(jù)清洗，識(shí)別并處理數(shù)據(jù)中的異常值、缺失值、重復(fù)值等問題，確保數(shù)據(jù)的一致性和準(zhǔn)確性，提升檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量，解決數(shù)據(jù)數(shù)量相對(duì)匱乏、質(zhì)量難以保證、采集標(biāo)注成本高及合規(guī)使用等問題。

3.1.2在技術(shù)融合上下功夫。要以單套制歸檔為抓手，業(yè)務(wù)協(xié)同為牽引，將云計(jì)算、大數(shù)據(jù)、區(qū)塊鏈、人工智能等技術(shù)融合在一起，在云平臺(tái)+大數(shù)據(jù)的有力支撐下，持續(xù)開展數(shù)據(jù)治理和數(shù)據(jù)挖掘，應(yīng)對(duì)海量電子檔案數(shù)據(jù)的涌入和高效開發(fā)利用需求。

3.1.3打破“數(shù)據(jù)孤島”。大數(shù)據(jù)的知識(shí)圖譜、人工智能等技術(shù)方法可以迅速將海量數(shù)據(jù)進(jìn)行智能關(guān)聯(lián)和分析挖掘，可以有效應(yīng)用于數(shù)據(jù)編研、遠(yuǎn)程利用、個(gè)性化分析等領(lǐng)域，從而彌補(bǔ)傳統(tǒng)分析方法在處理海量數(shù)據(jù)方面的諸多不足，讓數(shù)據(jù)更“實(shí)”。

3.2 拓展檔案開發(fā)的廣闊空間

3.2.1著力打造檔案記憶場景。檔案中蘊(yùn)含著傳統(tǒng)的文化基因和集體記憶。隨著經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會(huì)進(jìn)步，眾多的集體敘事退出人們的視野，這些承載歷史的檔案文本是進(jìn)行集體意識(shí)喚醒的關(guān)鍵素材。打造這些檔案記憶空間，有利于重塑身份認(rèn)同，增強(qiáng)向心力。數(shù)字人文技術(shù)為檔案開發(fā)提供新空間，能夠在公眾需求的基礎(chǔ)上，使檔案從固態(tài)文本向動(dòng)態(tài)影像轉(zhuǎn)變。通過可視化的工具和平臺(tái)，將檔案中分散的元素重新組合和串聯(lián)起來，借助新媒體等平臺(tái)，激發(fā)群眾的情感認(rèn)同。上海檔案館打造的“檔案觀上海”平臺(tái)，利用人工智能、人機(jī)交互、知識(shí)圖譜、數(shù)據(jù)庫等技術(shù)，將檔案元素、知識(shí)圖譜和地理信息系統(tǒng)有機(jī)融合，受眾通過點(diǎn)擊即可生成每個(gè)建筑點(diǎn)位的檔案關(guān)聯(lián)可視化圖譜，從檔案中感知?dú)v史變遷。

3.2.2發(fā)揮人工智能自主編研優(yōu)勢。人工智能的語言理解、圖像識(shí)別、自然語言生成、機(jī)器學(xué)習(xí)、數(shù)據(jù)挖掘等技術(shù)可根據(jù)檔案結(jié)構(gòu)、用戶個(gè)性化需求、目標(biāo)等，提供定制化的檔案編研服務(wù)。檔案管理者要在數(shù)據(jù)化管理的基礎(chǔ)上，將人工智能分析嵌入數(shù)據(jù)平臺(tái)，使訓(xùn)練好的模型集成到檔案管理系統(tǒng)中，發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)背后的規(guī)律和趨勢，優(yōu)化空間利用。比如，人工智能借助自助的分類、識(shí)別，為編撰大事記、專題匯編提供幫助，在節(jié)省人力的基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)資源優(yōu)化配置。

3.3 激活檔案利用的多元主體

3.3.1精準(zhǔn)畫像。隨著人工智能時(shí)代的到來，檔案利用的場景、方式、目標(biāo)都在改變，檔案管理者的角色定位也發(fā)生變化，人工智能+檔案相結(jié)合能夠破解檔案利用精準(zhǔn)化問題。在人工智能算法的基礎(chǔ)上，通過數(shù)據(jù)分析和挖掘，在用戶查詢利用的過程中對(duì)其進(jìn)行精準(zhǔn)畫像，從而了解用戶的偏好、需求、特征等，可以不斷橫向擴(kuò)展服務(wù)范圍，形成“一模型、多應(yīng)用”的服務(wù)體系，同時(shí)可以進(jìn)行更多檔案業(yè)務(wù)場景建設(shè)的拓展，為用戶提供更加個(gè)性化、精準(zhǔn)的服務(wù)和支持。比如在檔案掌上查詢利用中，后臺(tái)可對(duì)用戶檔案資料需求進(jìn)行綜合分析，日常可為用戶推送相關(guān)檔案知識(shí)和史料，提升服務(wù)有效性。

3.3.2知識(shí)化服務(wù)。知識(shí)組織是在信息組織的基礎(chǔ)上，研究知識(shí)的獲取、描述、整理、表達(dá)、控制、共享等整個(gè)知識(shí)組織過程的理論和方法，包括知識(shí)獲取、知識(shí)表達(dá)、知識(shí)處理和知識(shí)共享四部分重要內(nèi)容。檔案部門作為重要的知識(shí)組織，要以公眾需求為導(dǎo)向，細(xì)化檔案數(shù)據(jù)顆粒，借助自然語言處理（NLP）技術(shù)對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行語義分析，通過定義人物、時(shí)間、地點(diǎn)、事件等多個(gè)描述維度，為檔案打上“標(biāo)簽”，建立檔案數(shù)據(jù)標(biāo)簽庫。通過將檔案原文內(nèi)容的純文本集成處理和提煉總結(jié)，將其隱含性知識(shí)轉(zhuǎn)換為顯性單元，為公眾提供知識(shí)化產(chǎn)品，為上級(jí)決策、個(gè)人發(fā)展和理論研究提供知識(shí)增值、再生產(chǎn)服務(wù)。

3.3.3共享交換云平臺(tái)。該平臺(tái)是在打破數(shù)據(jù)孤島基礎(chǔ)上，通過提供共享平臺(tái)和云存儲(chǔ)技術(shù)，拓展信息的流通范圍和速度。傳統(tǒng)的信息傳遞方式受限于時(shí)間和空間的限制，而云共享則打破了這種限制，信息可以隨時(shí)隨地地進(jìn)行傳遞和獲取。云平臺(tái)通過檔案資源共享、信息交流、智能應(yīng)用和發(fā)展前景等方面的特點(diǎn)和優(yōu)勢來滿足用戶的需求。在檔案利用領(lǐng)域，共享云具有巨大的潛力，可以為用戶提供更多的選擇和機(jī)會(huì)，促進(jìn)社會(huì)的協(xié)同和共贏，已成為檔案利用領(lǐng)域新的增長點(diǎn)。

3.4 強(qiáng)化開發(fā)利用的服務(wù)支撐

3.4.1優(yōu)化開發(fā)利用治理機(jī)制。建立以數(shù)據(jù)為核心的檔案治理結(jié)構(gòu)，探索檔案信息化提升路徑，完善統(tǒng)籌協(xié)調(diào)工作機(jī)制，協(xié)調(diào)大數(shù)據(jù)等部門支持，從收集方式、安全防控、高效管理等方面系統(tǒng)推進(jìn)，破解管理手段滯后、信息化程度不高等難題。加強(qiáng)電子檔案管理，對(duì)檔案標(biāo)識(shí)符、門類代碼、主題、權(quán)限等基礎(chǔ)信息進(jìn)行采集，建設(shè)與業(yè)務(wù)相互銜接的信息系統(tǒng)，細(xì)化“三合一”制度，實(shí)行動(dòng)態(tài)管理，形成“臺(tái)賬式”“鏈條化”業(yè)務(wù)閉環(huán)，推進(jìn)檔案工作融入單位業(yè)務(wù)全流程。

3.4.2構(gòu)筑現(xiàn)代化人才支撐體系。實(shí)施人才強(qiáng)檔戰(zhàn)略，以協(xié)同化、系統(tǒng)化、一體化的理念完善檔案人才工作體系，創(chuàng)新檔案人才運(yùn)行機(jī)制和組織模式，構(gòu)建開發(fā)利用人才培養(yǎng)高地。要著力破解好引才難、留人難的問題，建立更加開放靈活的引才機(jī)制，突出以用為本的人才培養(yǎng)導(dǎo)向，完善人才激勵(lì)保障體系，更好釋放“人才第一資源”活力。要著力構(gòu)建現(xiàn)代化人才保障體系，在職稱晉升、生活待遇等方面給予充分保障，解決后顧之憂。

3.4.3夯實(shí)資金保障體系。加大資金投入，嚴(yán)格落實(shí)《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》要求，為推動(dòng)檔案事業(yè)治理體系和治理能力現(xiàn)代化提供堅(jiān)實(shí)的資金保障。要明確重點(diǎn)，在數(shù)據(jù)賦能、數(shù)字檔案館建設(shè)、新技術(shù)應(yīng)用等給予重點(diǎn)支持，提升信息技術(shù)利用能力。要將檔案利用作為重點(diǎn)投入方向，在基礎(chǔ)設(shè)置、人員培訓(xùn)上給予扶持，保障資金的使用效率。

結(jié)語

新時(shí)代，檔案開發(fā)利用工作要廣泛運(yùn)用數(shù)字化、智能化、標(biāo)準(zhǔn)化技術(shù)，健全高效精準(zhǔn)的執(zhí)行機(jī)制，夯實(shí)檔案數(shù)據(jù)資源基礎(chǔ)，推進(jìn)檔案公共服務(wù)數(shù)字化，用數(shù)字化理念、技術(shù)和手段破解群眾“急難愁盼”問題，努力打造線上線下一體化的檔案服務(wù)體系，提升人民群眾的獲得感、幸福感。

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作者簡介：黃蔚（1981—），大學(xué)學(xué)歷，廣西廣播電視臺(tái)就職，研究方向：檔案研究利用等相關(guān)業(yè)務(wù)。