淺談大數(shù)據(jù)對醫(yī)院檔案管理的影響

摘 要：隨著醫(yī)療改革事業(yè)的不斷推進(jìn)，醫(yī)院的建設(shè)規(guī)模逐漸擴(kuò)大，對外醫(yī)療服務(wù)涉及范圍及人員數(shù)量也逐漸增多，在此過程中，產(chǎn)生了大量的重要資料及文件，在記錄醫(yī)院經(jīng)營狀況的同時(shí)，也包含患者身體癥狀的各方面信息，做好檔案工作已成為關(guān)鍵任務(wù)。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案信息化、數(shù)字化轉(zhuǎn)型已成為大勢所趨，領(lǐng)導(dǎo)者要充分認(rèn)識到大數(shù)據(jù)等相關(guān)技術(shù)的重要性，把握檔案信息化建設(shè)正確道路。本文以大數(shù)據(jù)對醫(yī)院檔案管理的影響進(jìn)行深入研究，根據(jù)目前存在的問題提出針對性的改革優(yōu)化措施，進(jìn)而為各大醫(yī)院提供決策參考。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)時(shí)代；醫(yī)院檔案；數(shù)字化轉(zhuǎn)型

大數(shù)據(jù)技術(shù)是一種信息資源的整合，通過科學(xué)的信息技術(shù)及有組織的專業(yè)化處理，使其更具決策力、洞察力及流程優(yōu)化能力，進(jìn)而適應(yīng)新時(shí)代檔案數(shù)據(jù)量爆炸性增長、檔案內(nèi)容復(fù)雜化、多樣化的特點(diǎn)。醫(yī)院檔案是在日常運(yùn)營過程中的業(yè)務(wù)工作憑證及決策參考資料，對于記錄重大事件、維持日常工作、反映發(fā)展建設(shè)具有重大的意義價(jià)值。在大數(shù)據(jù)背景下，醫(yī)院檔案信息化建設(shè)模式的普及，為檔案的分類、保管、開發(fā)利用帶來了巨大提升，在根本上改變了能力水平與服務(wù)效率，這也需要領(lǐng)導(dǎo)者充分重視大數(shù)據(jù)的應(yīng)用，不斷完善各方面業(yè)務(wù)流程，進(jìn)而為檔案管理模式的創(chuàng)新創(chuàng)造更好的條件和環(huán)境。

1 大數(shù)據(jù)時(shí)代醫(yī)院檔案管理的必要性及意義

大數(shù)據(jù)為醫(yī)院檔案管理的發(fā)展環(huán)境及技術(shù)帶來了優(yōu)勢，有助于醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)者與管理人員提升檔案管理能力“大數(shù)據(jù)+檔案管理”的工作模式，為醫(yī)院檔案事業(yè)帶來了全新變革，在緩解管理人員工作壓力的同時(shí)，簡化工作流程、提高辦事效率，在整合龐大資源與挖掘檔案潛在價(jià)值方面提供了諸多便利。

1.1 大數(shù)據(jù)時(shí)代醫(yī)院檔案管理的必要性

一是時(shí)代發(fā)展需求。在新的醫(yī)療改革背景下，大健康產(chǎn)業(yè)對公共衛(wèi)生的沖擊以及政府對政策的不斷強(qiáng)化，體現(xiàn)了醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的重要性。隨著居民健康需求總量及類型的增加，出現(xiàn)海量的檔案信息。以大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、人工智能為主的核心技術(shù)，在醫(yī)院信息化建設(shè)中被廣泛應(yīng)用，新的工作模式已成為大勢所趨。二是政策指引方向。隨著醫(yī)療改革相關(guān)政策的不斷出臺，醫(yī)療服務(wù)民生的理念被普及，信息利用效率得到充分重視?！丁笆奈濉比珖鴻n案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》中重點(diǎn)指出各行各業(yè)要積極融入數(shù)字經(jīng)濟(jì)社會，各部門要強(qiáng)化電子檔案管理職能，推動檔案大數(shù)據(jù)發(fā)展戰(zhàn)略前行。因此，醫(yī)院借助大數(shù)據(jù)技術(shù)推動檔案工作轉(zhuǎn)型升級，實(shí)現(xiàn)智能化管理決策，深度挖掘檔案價(jià)值，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院管理現(xiàn)代化目標(biāo)，完全符合政策指示要求。三是未來發(fā)展趨勢。醫(yī)院作為公共衛(wèi)生健康領(lǐng)域最為關(guān)鍵的樞紐，承載大量公眾健康、醫(yī)學(xué)科研、醫(yī)療事件相關(guān)的檔案資料。在大數(shù)據(jù)的技術(shù)及信息化理念支撐下，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化整合與共享，不斷優(yōu)化管理流程，降低運(yùn)行效率成本，以實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理，是醫(yī)院部門未來需要重點(diǎn)發(fā)展的方向。

1.2 大數(shù)據(jù)時(shí)代醫(yī)院檔案管理的意義

一是提高管理效率。隨著醫(yī)院業(yè)務(wù)規(guī)模的擴(kuò)大，檔案的收集范圍、管理難度、分類情況也隨之復(fù)雜化，利用傳統(tǒng)的管理方式方法難以得到規(guī)范化、科學(xué)化標(biāo)準(zhǔn)水平。利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，可使海量信息得到高效、準(zhǔn)確的統(tǒng)計(jì)，實(shí)現(xiàn)檔案資料的接收、歸檔、編目、分類、利用等業(yè)務(wù)流程自動辦理。使得一線工作者從繁忙、單一、枯燥的工作環(huán)境中解放出來，節(jié)約大量人力的同時(shí)還能節(jié)約存儲空間、降低管理成本，更能提高檔案數(shù)據(jù)的應(yīng)用價(jià)值。二是優(yōu)化服務(wù)體系。引入大數(shù)據(jù)中的數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)與主動推送技術(shù)，系統(tǒng)可在龐大醫(yī)療數(shù)據(jù)中挖掘出潛藏信息，讓檔案處理及應(yīng)用范圍更加廣泛，可提供更加直觀的編研成果、科技成果，對智能化輔助患者診療意義重大。同時(shí)加大醫(yī)院檔案的實(shí)用性，通過數(shù)據(jù)挖掘?qū)颊邫n案資料進(jìn)行針對性分析，從而提供更加精準(zhǔn)的服務(wù)[1]。三是保障檔案安全。大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用，使得醫(yī)院檔案由紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化為電子文件。一方面方便存儲，不占用空間；另一方面消除傳統(tǒng)檔案管理方式風(fēng)險(xiǎn)，提高檔案數(shù)據(jù)保存質(zhì)量，可減少對原始紙質(zhì)材料的翻閱利用，能夠最大程度地保證其不會因人為因素被損毀、泄露和丟失。同時(shí)，大數(shù)據(jù)技術(shù)可識別錯誤檔案信息，加之先進(jìn)的安全防護(hù)技術(shù)手段，可構(gòu)建智能、安全、科學(xué)的信息化運(yùn)轉(zhuǎn)體系，無形中構(gòu)建了檔案保護(hù)屏障，保護(hù)了檔案信息安全。

2 大數(shù)據(jù)時(shí)代醫(yī)院檔案管理面臨的問題與挑戰(zhàn)

2.1 管理體系存在嚴(yán)重缺失的問題

一是管理理念落后。管理理念直接影響工作模式，受傳統(tǒng)檔案管理工作影響，部分醫(yī)院認(rèn)為自身發(fā)展重點(diǎn)是醫(yī)療技術(shù)和醫(yī)療科研，沒有認(rèn)識到檔案管理工作的必要性，忽略檔案的管理。導(dǎo)致在政策推動、資金扶持等方面力度不足，檔案信息化工作難以有效開展，工作效率低下。二是管理制度落后。公立醫(yī)院作為公共衛(wèi)生事業(yè)單位，涉及行政、人事、財(cái)務(wù)、科技、服務(wù)等內(nèi)容，類型兼具綜合性與專業(yè)性。在大數(shù)據(jù)視角下，大多醫(yī)院缺少統(tǒng)一的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)規(guī)范及專業(yè)指導(dǎo)，管理制度嚴(yán)重滯后且長期沒有補(bǔ)充、更新?，F(xiàn)行管理制度僅僅是沿用國家層面的宏觀標(biāo)準(zhǔn)，可行性不強(qiáng)，對于相關(guān)醫(yī)院檔案接收、管理、利用、存儲、共享等方面缺少明確細(xì)致的制度保障，極易因操作不規(guī)范影響醫(yī)院檔案的真實(shí)性與完整性[2]。

2.2 管理崗位存在較大缺口的問題

一是組織建設(shè)不足。部分醫(yī)院尚未設(shè)置專門的檔案管理科室，大多醫(yī)院檔案業(yè)務(wù)由辦公室統(tǒng)籌，各業(yè)務(wù)科室自主管理，由于檔案意識存在差異以及管理方式的不同，存在醫(yī)護(hù)人員及檔案管理人員對檔案信息化管理方式認(rèn)知較少，在檔案管理、數(shù)據(jù)應(yīng)用方案方面沒有進(jìn)行深層次改變，導(dǎo)致醫(yī)院內(nèi)部的各類檔案管理水平質(zhì)量參差不齊。二是管理人員年齡、學(xué)歷結(jié)構(gòu)失衡，檔案創(chuàng)新意識較差。醫(yī)院對于檔案現(xiàn)代化管理的培訓(xùn)較弱，不重視加強(qiáng)檔案員的素養(yǎng)提升，同時(shí)在創(chuàng)新型檔案人才引進(jìn)方面申請政策支持較少，使得醫(yī)院干部隊(duì)伍綜合水平長期處于較為基礎(chǔ)的階段，無法發(fā)揮大數(shù)據(jù)及相關(guān)技術(shù)的優(yōu)勢。三是工作人員責(zé)任意識不強(qiáng)。醫(yī)院對于檔案日常管理工作監(jiān)督力度不夠，不注重加大檔案信息化建設(shè)的獎懲機(jī)制建設(shè)，容易在工作中出現(xiàn)推諉扯皮、敷衍了事的工作作風(fēng)，使得信息化進(jìn)展緩慢。

2.3 管理設(shè)施存在漏洞問題

一是數(shù)字化建設(shè)，主要體現(xiàn)在醫(yī)院檔案數(shù)字化率及數(shù)字化成果質(zhì)量方面。由于檔案工作不被重視，導(dǎo)致前期眾多紙質(zhì)檔案沒有進(jìn)行數(shù)字化，即時(shí)開展相關(guān)工作也沒有嚴(yán)格依據(jù)文書、財(cái)務(wù)、人事、科技等各類電子檔案標(biāo)準(zhǔn)開展，使得醫(yī)院檔案數(shù)據(jù)類型復(fù)雜、標(biāo)準(zhǔn)相差過大、存儲方式不規(guī)范、兼容性問題突出，使得即使應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，也難以實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)對檔案數(shù)據(jù)的集中采集和深度分析，加大了信息化建設(shè)難度。二是硬件方面，信息化系統(tǒng)平臺硬件采購不專業(yè)。往往“隨大流”，沒有結(jié)合自身發(fā)展存在的問題及面臨的窘境合理選擇，導(dǎo)致“剛需”不夠，同時(shí)交換機(jī)、路由器等網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施不完善，嚴(yán)重影響數(shù)據(jù)在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的傳輸，大數(shù)據(jù)技術(shù)優(yōu)勢難以展現(xiàn)。三是技術(shù)方面，主要體現(xiàn)在檔案管理利用平臺與醫(yī)院其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)的融合問題。醫(yī)院各部門之間數(shù)據(jù)信息共享差，存在技術(shù)壁壘，在最初系統(tǒng)開發(fā)過程中存在格式、模塊等方面差異，大數(shù)據(jù)技術(shù)、“互聯(lián)網(wǎng)+”技術(shù)難以應(yīng)用，檔案資源共建共享力度較弱，各部門“各自為政”的現(xiàn)象較為明顯，現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)對醫(yī)院業(yè)務(wù)開展、改革發(fā)展的促進(jìn)作用沒有得到充分體現(xiàn)，這也成為新時(shí)期檔案管理工作要解決的問題之一。

2.4 管理環(huán)境存在風(fēng)險(xiǎn)挑戰(zhàn)

醫(yī)院檔案作為一種“軟實(shí)力”資產(chǎn)，其真實(shí)性、完整性、安全性尤為重要，大多醫(yī)院在信息化發(fā)展過程中對于系統(tǒng)平臺設(shè)備的更新維護(hù)不夠，安全設(shè)備配置不足，使得不法分子極易通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)路入侵系統(tǒng)，對檔案數(shù)據(jù)庫造成破壞。對開發(fā)利用、日常檢索查詢的安全制度制定不足，對外服務(wù)流程不夠規(guī)范，對利用人員身份鑒定、利用路徑了解不充分，容易出現(xiàn)關(guān)鍵信息泄密、重要數(shù)據(jù)丟失等問題。再就是管理人員安全意識不夠，無法將先進(jìn)的安全維護(hù)技術(shù)和數(shù)據(jù)恢復(fù)技術(shù)應(yīng)用到工作中；檔案信息化管理操作行為不規(guī)范，清點(diǎn)審核、定期備份工作開展較少，存在安全工作不到位的情況。

3 大數(shù)據(jù)時(shí)代醫(yī)院檔案管理的未來創(chuàng)新舉措

在新時(shí)代發(fā)展背景下，大數(shù)據(jù)技術(shù)逐漸在醫(yī)療衛(wèi)生行業(yè)深入利用，前景較為廣闊。對于檔案資料管理和檔案價(jià)值挖掘的重視程度進(jìn)一步提升。對此，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)者與管理人員要及時(shí)找準(zhǔn)當(dāng)前信息化管理的突出矛盾與關(guān)鍵問題，從制度建設(shè)、技術(shù)創(chuàng)新、人才培養(yǎng)等多方面采取綜合措施。以薄弱環(huán)節(jié)為突破口不斷促進(jìn)檔案精細(xì)化管理水平，為未來檔案數(shù)據(jù)共建共享創(chuàng)造條件，進(jìn)而為醫(yī)院的各項(xiàng)決策提供參考依據(jù)。

3.1 創(chuàng)新管理理念，健全管理體系

一是創(chuàng)新檔案管理理念。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)者及一線工作人員要牢固樹立檔案意識與大數(shù)據(jù)思維，在思想上與時(shí)俱進(jìn)，適應(yīng)時(shí)代發(fā)展要求，轉(zhuǎn)變自身工作理念，全面認(rèn)識新時(shí)代檔案工作的特點(diǎn)及優(yōu)劣勢，將相關(guān)技術(shù)與日常檔案管理相結(jié)合，同時(shí)在頂層設(shè)計(jì)層面要通過制定相關(guān)制度、劃撥專項(xiàng)資金、調(diào)入人力資源等措施不斷推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，提高檔案資料的利用率與檔案管理服務(wù)水平，為共享體系運(yùn)行奠定良好基礎(chǔ)。同時(shí)也可拓寬宣傳路徑，打造宣教結(jié)合建設(shè)輿論陣地，面向醫(yī)院全體人員定期召開檔案工作會議，通過政策分析、案例講解等方式著重講解檔案管理的重要性及檔案內(nèi)容的真實(shí)價(jià)值，在醫(yī)院內(nèi)部營造良好的檔案工作氛圍[3]。二是健全檔案管理制度。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)者與管理人員要結(jié)合新時(shí)期檔案事業(yè)管理需求，結(jié)合國家檔案局頒布的《檔案法》及醫(yī)療系統(tǒng)專業(yè)檔案管理制度，進(jìn)一步細(xì)化檔案管理流程和規(guī)范，在醫(yī)院檔案資源歸檔立卷、分類保管、安全存儲、對外利用、數(shù)據(jù)備份等各業(yè)務(wù)流程環(huán)節(jié)做出明確規(guī)定要求，并確保工作人員嚴(yán)格落實(shí)，促進(jìn)檔案管理工作能夠有條不紊地開展。

3.2 構(gòu)建干部隊(duì)伍，加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)

一是成立專門的檔案管理部門，配備專業(yè)檔案管理人員。進(jìn)一步明確工作職責(zé)，要結(jié)合工作崗位職能合理分配檔案管理各流程工作任務(wù)。同時(shí)要制定新時(shí)期人才選用標(biāo)準(zhǔn)，優(yōu)化隊(duì)伍年齡結(jié)構(gòu)，積極引進(jìn)創(chuàng)新能力強(qiáng)、綜合水平高、積極進(jìn)取的高學(xué)歷、高層次年輕人才，保持干部隊(duì)伍在人員組成上的流動性，不斷為團(tuán)隊(duì)補(bǔ)充新鮮血液。二是廣泛開展檔案技術(shù)培訓(xùn)工作。尤其是加強(qiáng)基層檔案管理人員工作技能培養(yǎng)，圍繞檔案管理技能、檔案服務(wù)意識、信息安全保密、專業(yè)技能、工作積極性多個(gè)方面，通過業(yè)務(wù)培訓(xùn)、理論講解、技能展示、外出觀摩等途徑完善干部隊(duì)伍理論知識結(jié)構(gòu)，進(jìn)一步開拓視野。三是建立考核制度，制定透明化、公開化的考核指標(biāo)。了解每一位工作人員崗位的勝任力，根據(jù)日常工作質(zhì)量及工作態(tài)度開展績效考核，在獎懲標(biāo)準(zhǔn)上調(diào)動工作人員的積極性和創(chuàng)造力，通過示范效應(yīng)來調(diào)動其他人員工作的主動性。

3.3 優(yōu)化設(shè)備設(shè)施，開發(fā)專業(yè)系統(tǒng)

一是構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)庫。全面開展醫(yī)院檔案數(shù)字化加工工作，并根據(jù)各類檔案電子文件標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)格控制數(shù)字化成果質(zhì)量，在建庫過程中可依據(jù)醫(yī)院檔案的重要性，對檔案進(jìn)行等級劃分，優(yōu)先把具有實(shí)用價(jià)值和儲存價(jià)值的資源做數(shù)字化處理，從而逐步推進(jìn)數(shù)據(jù)庫建設(shè)。二是強(qiáng)化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。隨著時(shí)代的變化及技術(shù)的不斷升級，其存儲形式及數(shù)據(jù)傳輸形式也發(fā)生了變化，這就需要醫(yī)院及相關(guān)檔案管理部門擬定軟硬件設(shè)備購買及更新方案，做出階段性部署，同時(shí)要加大力度做好后期運(yùn)行維護(hù)工作，從而延長檔案硬件設(shè)備的使用壽命，為利用大數(shù)據(jù)技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)信息的深度挖掘使用做好基礎(chǔ)。三是加大共建共享力度。大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用的出發(fā)點(diǎn)在于實(shí)現(xiàn)互聯(lián)互通，這就需要在技術(shù)層面構(gòu)建共享平臺，以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為基礎(chǔ)，開發(fā)檔案管理平臺功能，并將醫(yī)院所有業(yè)務(wù)系統(tǒng)信息傳遞打通，盡量減少技術(shù)壁壘對數(shù)據(jù)應(yīng)用造成的影響，從而更好地提升數(shù)據(jù)傳輸和應(yīng)用效率。同時(shí)在體制機(jī)制建設(shè)上提升參與部門的積極性，形成多元主體共建、共治、共享的良好格局，充分展現(xiàn)大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用優(yōu)勢[4]。

3.4 應(yīng)用安全技術(shù)，配置防護(hù)手段

一是配套設(shè)置專業(yè)軟硬件安全防護(hù)設(shè)備。對于服務(wù)器、存儲器、計(jì)算機(jī)終端等設(shè)備安裝殺毒軟件，同時(shí)在系統(tǒng)平臺建設(shè)中應(yīng)用防火墻保護(hù)、設(shè)置訪問權(quán)限、數(shù)字簽名認(rèn)證、加密解密等技術(shù)手段，提高醫(yī)院檔案數(shù)據(jù)庫對外來病毒的抵御能力，保證在檔案管理、開放利用、共建共享過程中信息數(shù)據(jù)完整地傳遞給使用者，避免檔案信息被泄露，維護(hù)數(shù)字檔案安全。二是做好檔案備份工作。網(wǎng)絡(luò)端、介質(zhì)端都在做好相關(guān)數(shù)據(jù)拷貝，落實(shí)好異地備份、異質(zhì)備份工作任務(wù)，也要定期對磁盤中備份信息的完整性進(jìn)行有效檢查[5]。

結(jié)語

綜上所述，引入大數(shù)據(jù)技術(shù)，可進(jìn)一步提高醫(yī)院檔案信息化、自動化、智慧化的管理進(jìn)程，但在檔案信息日益復(fù)雜、個(gè)性化信息需求增大的環(huán)境下，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)者與管理者仍要積極擁抱大數(shù)據(jù)技術(shù)，并在其他方面助力其充分發(fā)揮優(yōu)勢，從而奮力書寫醫(yī)院管理現(xiàn)代化和公共衛(wèi)生事業(yè)大發(fā)展的華麗篇章。

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作者簡介：鄭曉娟（1985—），大學(xué)學(xué)歷，山東省濟(jì)南市口腔醫(yī)院中級職稱，研究方向：檔案管理。