綜合檔案館資源建設(shè)的內(nèi)涵、困境與路徑

摘 要：檔案資源不僅是社會(huì)發(fā)展的憑證參考，還是國(guó)家決策的重要依據(jù)。本文從新時(shí)代綜合檔案館資源建設(shè)的內(nèi)涵及必要性出發(fā)，系統(tǒng)分析其存在的館藏結(jié)構(gòu)較為單一、檔案征集效果甚微、數(shù)據(jù)資源共建不足、資金投入力度較弱、支撐體系建設(shè)不夠等方面的困境。為更好地服務(wù)于中國(guó)式現(xiàn)代化的偉大實(shí)踐，本文認(rèn)為綜合檔案館需要打造更為合理的檔案收集體系、更為寬廣的檔案征集體系、更為豐富的檔案數(shù)據(jù)體系、更為系統(tǒng)的治理保障體系和支撐體系，實(shí)現(xiàn)檔案資源建設(shè)的跨越性發(fā)展，為中國(guó)式現(xiàn)代化建設(shè)貢獻(xiàn)智慧和能量。

關(guān)鍵詞：綜合檔案館；資源建設(shè)；路徑

2024年，全國(guó)檔案局（館）長(zhǎng)會(huì)議提出，要緊跟經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展步伐，對(duì)接融入國(guó)家重大發(fā)展戰(zhàn)略和重大任務(wù)，推動(dòng)檔案工作跨區(qū)域、跨行業(yè)協(xié)作，做好重特大事件、重大活動(dòng)、重大項(xiàng)目和重大工程等檔案的收集管理[1]。檔案資源是綜合檔案館的基礎(chǔ)和“家底”，在服務(wù)推進(jìn)中國(guó)式現(xiàn)代化過程中發(fā)揮著關(guān)鍵性作用。對(duì)綜合檔案館資源建設(shè)面臨的問題和轉(zhuǎn)型路徑進(jìn)行分析，有利于提供可復(fù)制可推廣的資源建設(shè)路徑，為綜合檔案館高質(zhì)量發(fā)展蓄勢(shì)賦能。

1 新時(shí)代綜合檔案館資源建設(shè)的內(nèi)涵及必要性

1.1 檔案資源建設(shè)的內(nèi)涵和特點(diǎn)

檔案資源體系建設(shè)是綜合檔案館工作的基礎(chǔ)，是一項(xiàng)需要長(zhǎng)期堅(jiān)持并順應(yīng)時(shí)代發(fā)展而不斷調(diào)整的系統(tǒng)性工程，深入推進(jìn)檔案資源體系建設(shè)，對(duì)推動(dòng)檔案事業(yè)創(chuàng)新發(fā)展至關(guān)重要[2]。根據(jù)《“十四五”全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》要求，檔案資源建設(shè)有三個(gè)特點(diǎn)：一是涵蓋范圍廣泛。綜合檔案館要收集、整理、保管好分管范圍內(nèi)的檔案資源，確保檔案資源應(yīng)收盡收。二是內(nèi)容豐富。資源建設(shè)涵蓋經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展和人民群眾生活的各方面，綜合檔案館保管著重要的國(guó)家記憶，是傳承歷史、服務(wù)現(xiàn)實(shí)的重要陣地。三是形式多樣。檔案館藏按內(nèi)容性質(zhì)可分為文書檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、專門檔案和圖書資料；按載體分為紙質(zhì)檔案、聲像檔案、實(shí)物檔案和電子檔案；按時(shí)間可分為明清檔案、民國(guó)檔案、革命歷史檔案和新中國(guó)成立后檔案；按來源分為機(jī)關(guān)企事業(yè)單位檔案、破產(chǎn)企業(yè)檔案、人物檔案、重大活動(dòng)檔案等。

1.2 新時(shí)代綜合檔案館資源建設(shè)的必要性

一是落實(shí)“四個(gè)好”“兩服務(wù)”目標(biāo)的客觀要求。貫徹落實(shí)黨中央的重要批示，需要聚焦中心大局、突出重點(diǎn)任務(wù)，做到中心大局部署到哪里，檔案資源建設(shè)就延伸到哪里。綜合檔案館要精準(zhǔn)記錄好社會(huì)發(fā)展歷程，始終做到與黨委政府的工作同頻共振，記錄和保存好黨領(lǐng)導(dǎo)全國(guó)人民奮進(jìn)新時(shí)代的偉大歷程。二是踐行“三個(gè)走向”的時(shí)代要求?！叭齻€(gè)走向”重要論述貫穿著強(qiáng)烈的問題意識(shí)與鮮明的實(shí)踐導(dǎo)向，為檔案館業(yè)務(wù)建設(shè)提供根本遵循。在推進(jìn)檔案治理體系現(xiàn)代化的過程中，沒有檔案資源建設(shè)的現(xiàn)代化就沒有檔案工作的現(xiàn)代化。因此，綜合檔案館需要著力提高檔案信息化水平，以檔案數(shù)字化賦能信息化，以信息化助力檔案工作現(xiàn)代化，推動(dòng)檔案事業(yè)不斷深化改革、擴(kuò)大開放。三是落實(shí)《檔案法》等制度法規(guī)的內(nèi)在要求。從《檔案法》《“十四五”全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》到《檔案法實(shí)施條例》，檔案資源建設(shè)都是論述的重點(diǎn)。綜合檔案館要明確歸檔責(zé)任與移交責(zé)任，統(tǒng)一歸檔和檔案移交接收進(jìn)館的有關(guān)要求，確?！皯?yīng)歸盡歸、應(yīng)收盡收”有效落實(shí)。適應(yīng)數(shù)字時(shí)代要求，進(jìn)一步細(xì)化電子檔案進(jìn)館標(biāo)準(zhǔn)，提升檔案進(jìn)館質(zhì)效。

2 新時(shí)代綜合檔案館資源建設(shè)的困境

2.1 館藏結(jié)構(gòu)較為單一

目前，綜合檔案館面臨的最大問題是館藏檔案結(jié)構(gòu)不夠合理，大多以紙質(zhì)檔案為主，聲像檔案和實(shí)物檔案等占比較低。以筆者單位為例，紙質(zhì)檔案占到館藏總量的94%，其他類型檔案的館藏不到6%，實(shí)物檔案僅占到館藏總量的0.23%，其主要原因是檔案資源分散，多頭保管，不利于實(shí)現(xiàn)資源的共享和社會(huì)效益的最大化[3]。前端謀劃不足，重點(diǎn)檔案和特殊載體檔案未能開展全方位的收集進(jìn)館，檔案不齊全、不完整現(xiàn)象突出。

2.2 檔案征集效果甚微

近年來，綜合檔案館通過多種途徑進(jìn)行檔案征集，一定數(shù)量的珍貴檔案被陸續(xù)征集進(jìn)館，緩解了資源建設(shè)不足的困境，但也面臨不少問題。經(jīng)費(fèi)缺乏、專門征集人員少、專家鑒定團(tuán)隊(duì)缺乏、重視程度不夠、工作不夠主動(dòng)及信息來源少等，成為制約征集工作開展的瓶頸。面向新時(shí)代，綜合檔案館需要在摒棄等靠思想、爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)和經(jīng)費(fèi)支持、拓展征集渠道等方面下功夫。

2.3 數(shù)據(jù)資源共建不足

進(jìn)館單位檔案信息化水平不一，難以積極融入共享平臺(tái)，造成數(shù)據(jù)資源互聯(lián)互通水平不夠，制約著數(shù)據(jù)要素的自由流動(dòng)。同時(shí)，歸檔部門在數(shù)據(jù)資源匯聚過程中，存在部門意見不統(tǒng)一、對(duì)數(shù)據(jù)安全性不信任等問題。加之檔案數(shù)據(jù)口徑不一致，缺乏標(biāo)準(zhǔn)化的管理，較難實(shí)現(xiàn)部門數(shù)據(jù)資源的集中收集、分級(jí)存儲(chǔ)、本地備份及災(zāi)備存儲(chǔ)，無法進(jìn)一步深挖數(shù)據(jù)資源的潛力與活力。

2.4 資金投入力度較弱

資源建設(shè)配套資金落實(shí)不夠有力，工作推進(jìn)后勁不足。據(jù)筆者統(tǒng)計(jì)，江西、山東等地在資源保護(hù)費(fèi)方面有明確規(guī)定。山東每卷保護(hù)費(fèi)為3元，并列入財(cái)政預(yù)算。但受財(cái)政收入等因素制約，大多基層檔案館保護(hù)費(fèi)用無法兌現(xiàn)，影響資源建設(shè)成效。同時(shí)，檔案信息化資金建設(shè)不到位，縣級(jí)數(shù)字檔案館建設(shè)進(jìn)展緩慢，不利于數(shù)據(jù)資源共享共建，影響檔案資源建設(shè)的質(zhì)量。

2.5 支撐體系建設(shè)不夠

檔案監(jiān)督服務(wù)、宣傳教育和開發(fā)利用對(duì)資源建設(shè)的推動(dòng)力不足，未能形成有效的整體。重大征集活動(dòng)、檔案進(jìn)館等工作宣傳力度較弱，檔案事業(yè)社會(huì)影響力不足，難以激發(fā)公眾關(guān)注檔案的熱情，征集氛圍不夠濃厚，把重要史料捐贈(zèng)到檔案館未能形成“新風(fēng)尚”。檔案監(jiān)督指導(dǎo)不到位，對(duì)重點(diǎn)檔案資源未能靠前服務(wù)，進(jìn)館檔案標(biāo)準(zhǔn)化程度較低，影響檔案服務(wù)效能。開發(fā)利用意識(shí)薄弱，多數(shù)檔案資源處于“沉睡”狀態(tài)，檔案價(jià)值發(fā)揮空間有限，無法引導(dǎo)公眾積極參與資源建設(shè)。

3 新時(shí)代綜合檔案館資源建設(shè)的路徑分析

3.1 圍繞中心工作，打造更為合理的檔案收集體系

《“十四五”全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》提出要加強(qiáng)檔案資源質(zhì)量管控，提升與人民群眾生產(chǎn)生活密切相關(guān)事項(xiàng)檔案的質(zhì)量，為檔案收集指明方向。一是做好重特大事件和重大活動(dòng)檔案的收集。要按照《重大活動(dòng)和突發(fā)事件檔案管理辦法（國(guó)家檔案局令第16號(hào)）》要求，圍繞中心工作和重大項(xiàng)目與重點(diǎn)工程，制定重特大事件和重大活動(dòng)檔案收集明細(xì)表，明確接收檔案范圍和內(nèi)容、接收檔案門類和載體以及保管期限、移交接收時(shí)間和流程等內(nèi)容，及時(shí)與各相關(guān)單位取得聯(lián)系，做好檔案收集的跟進(jìn)指導(dǎo)。要堅(jiān)持線上與線下相融合，將此類檔案收集與年度工作結(jié)合起來，通過專題調(diào)研、日常指導(dǎo)或發(fā)布工作提示等形式提高歸集質(zhì)量，確?！罢l(shuí)形成，誰(shuí)歸集”。二是注重民生檔案收集。民生檔案是綜合檔案館資源建設(shè)的基礎(chǔ)。綜合檔案館一方面要對(duì)年度利用結(jié)構(gòu)進(jìn)行分析，對(duì)利用率較高的民生檔案明確類別，摸清底數(shù)，按照“應(yīng)歸盡歸、應(yīng)收盡收”的原則，制定接收計(jì)劃表，要求有關(guān)單位加快民生檔案的整理力度，按時(shí)移交進(jìn)館；另一方面要關(guān)注民生需求，提前謀劃，重點(diǎn)加強(qiáng)對(duì)學(xué)籍、婚姻、土地確權(quán)和勞動(dòng)仲裁檔案的接收進(jìn)館力度，增強(qiáng)檔案收集的前瞻性和精準(zhǔn)度。三是加強(qiáng)對(duì)紅色檔案資源的搶救性保護(hù)。摸清紅色檔案家底，對(duì)破損檔案開展裝裱、修復(fù)，保護(hù)好國(guó)家珍貴史料檔案。

3.2 圍繞群眾需求，建立更為寬廣的檔案征集體系

人民群眾對(duì)優(yōu)秀檔案資源的期待是做好檔案資源征集的出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)。一是暢通征集渠道。明確征集重點(diǎn)，采取重要線索電話溝通、登門拜訪等方式主動(dòng)聯(lián)系有捐贈(zèng)檔案資料意向的人士，充分尊重征集對(duì)象的意見建議[4]。圍繞館藏“缺點(diǎn)”“特點(diǎn)”和“重點(diǎn)”，系統(tǒng)征集有地方特色、有歷史價(jià)值和研究?jī)r(jià)值的檔案資料。扎實(shí)開展常態(tài)化征集，改變傳統(tǒng)的等、靠、要等被動(dòng)征集方式，創(chuàng)新方式方法，建立聯(lián)動(dòng)合作機(jī)制，采用定期接收、收購(gòu)征購(gòu)、免費(fèi)捐贈(zèng)、寄存代管等形式征集檔案資源。梅州市檔案館與市客家山歌傳承保護(hù)中心、市電視臺(tái)、梅州日?qǐng)?bào)、嘉應(yīng)學(xué)院客家學(xué)院、市僑批博物館等單位和民間收藏家個(gè)人建立合作機(jī)制，征集到大批地方特色檔案，填補(bǔ)館藏空白。二是強(qiáng)化規(guī)范管理。對(duì)征集來的檔案資料進(jìn)行系統(tǒng)、規(guī)范的整理，及時(shí)登記造冊(cè)，做好入庫(kù)臺(tái)賬，確保檔案資料安全完整，讓捐贈(zèng)者放心，讓社會(huì)滿意。三是加大社會(huì)宣傳。通過網(wǎng)站、公眾號(hào)、新媒體等平臺(tái)，宣傳征集工作知識(shí)和意義，提高社會(huì)各界對(duì)檔案征集工作的知曉度、認(rèn)可度和參與度，增強(qiáng)社會(huì)檔案意識(shí)，營(yíng)造良好的社會(huì)意識(shí)，促進(jìn)征集工作的有效開展。

3.3 圍繞數(shù)據(jù)賦能，建立更為豐富的檔案數(shù)據(jù)體系

一是深化數(shù)字檔案館建設(shè)。加強(qiáng)館藏資源數(shù)字化轉(zhuǎn)型，按照館藏檔案“存量數(shù)字化”的思路，穩(wěn)步高質(zhì)量地開展紙質(zhì)檔案的掃描工作。以《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》為基本依據(jù)，在基礎(chǔ)設(shè)施、應(yīng)用系統(tǒng)、檔案數(shù)字資源、安全保障體系和利用服務(wù)5個(gè)方面加大建設(shè)和實(shí)施力度，大力推進(jìn)“增量電子化”，推動(dòng)實(shí)現(xiàn)電子文件“應(yīng)歸盡歸”、電子檔案“應(yīng)收盡收”[5]。二是深化共享平臺(tái)建設(shè)。以數(shù)字中國(guó)建設(shè)為契機(jī)，搭建檔案信息資源共享平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)區(qū)域內(nèi)和區(qū)域間的檔案信息資源共建共享。綜合檔案館要與利用頻率高、檔案數(shù)據(jù)相對(duì)完整的部門建立聯(lián)動(dòng)機(jī)制，通過共建共享平臺(tái)等形式，周密協(xié)同推進(jìn)，共建共享檔案數(shù)據(jù)資源，構(gòu)建“一體化”利用服務(wù)平臺(tái)，推動(dòng)檔案服務(wù)“供給側(cè)”改革。三是建立專題檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。數(shù)據(jù)庫(kù)能夠快速、準(zhǔn)確地提供檔案數(shù)據(jù)，避免海量數(shù)據(jù)帶來的負(fù)面效應(yīng)。檔案館要著力推進(jìn)歷史檔案、民生檔案、重大活動(dòng)和突發(fā)事件等利用率較高檔案的專題數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，將專題檔案數(shù)據(jù)庫(kù)導(dǎo)入一體化平臺(tái)，利用館際共享機(jī)制，更好地實(shí)現(xiàn)檔案查詢“一網(wǎng)通辦”，提升檔案公共服務(wù)能力。

3.4 圍繞制度建設(shè)，搭建更為系統(tǒng)的治理保障體系

一是完善專項(xiàng)政策制度。從國(guó)家層面來看，《檔案法》《檔案法實(shí)施條例》對(duì)檔案館藏建設(shè)做出規(guī)定，但需要在政策規(guī)劃、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和問責(zé)機(jī)制上進(jìn)一步細(xì)化。從地方上來看，行政部門需要對(duì)進(jìn)館檔案的有關(guān)事項(xiàng)進(jìn)行督導(dǎo)問責(zé)，保障進(jìn)館檔案的準(zhǔn)確和完整。二是建立動(dòng)態(tài)資金扶持機(jī)制。檔案征集、數(shù)字化建設(shè)離不開財(cái)政資金的保駕護(hù)航，政府要適當(dāng)加大資金扶持力度，設(shè)立檔案資源建設(shè)專項(xiàng)資金，并保證?？顚Ｓ?，確保工作順利開展。要拓寬資金來源渠道，填充經(jīng)費(fèi)開支。申請(qǐng)國(guó)家重點(diǎn)檔案保護(hù)扶持項(xiàng)目，爭(zhēng)取上級(jí)資金填補(bǔ)缺口等。三是打造具有開闊視野的專業(yè)隊(duì)伍。資源建設(shè)離不開具有開拓精神的檔案隊(duì)伍。檔案館要加強(qiáng)前沿理論和技術(shù)的教育培訓(xùn)，著力提升數(shù)字化管理能力，規(guī)范電子檔案管理水平，積極借鑒外地工作經(jīng)驗(yàn)，拓寬工作思路，走出一條符合實(shí)際的資源建設(shè)之路。

3.5 圍繞協(xié)同推進(jìn)，構(gòu)建資源建設(shè)的治理支撐體系

資源建設(shè)工作不是單一的獨(dú)立體系，它離不開檔案宣傳和開發(fā)利用的有力支撐。一是發(fā)揮好宣傳工作基礎(chǔ)性作用。如何保障征集工作的實(shí)效，這是資源建設(shè)需要回答的時(shí)代之問。從實(shí)踐來看，這需要檔案館創(chuàng)新宣傳方式，用好新媒體平臺(tái)，以線上與線下相結(jié)合的方式實(shí)現(xiàn)有質(zhì)有量的宣傳，讓公眾了解檔案資源建設(shè)在國(guó)家治理中的獨(dú)特作用。舉辦重大捐贈(zèng)活動(dòng)，邀請(qǐng)媒體參與報(bào)道，既實(shí)現(xiàn)對(duì)捐贈(zèng)人的尊重，也宣傳檔案工作和文化，提升檔案工作的影響力。開展檔案館開放日活動(dòng)，讓公眾近距離參觀查閱利用、保管庫(kù)房和檔案修裱中心等場(chǎng)所，了解館藏檔案情況，有助于加深對(duì)檔案資源的認(rèn)識(shí)，營(yíng)造良好的社會(huì)氛圍。二是著力深化館藏資源研究與闡釋。檔案資源建設(shè)的落腳點(diǎn)在于利用。要通過出版書籍、舉辦展覽、拍攝專題片等形式，讓檔案資源活起來、動(dòng)起來、熱起來，綻放檔案資源建設(shè)的時(shí)代價(jià)值。有的綜合檔案館將征集的珍貴檔案編研出版，贏得較好的社會(huì)響應(yīng)，激發(fā)民眾參與熱情，凝聚資源建設(shè)的強(qiáng)大合力。

結(jié)語(yǔ)

檔案作為信息資源的寶庫(kù)，是實(shí)現(xiàn)中國(guó)式現(xiàn)代化的見證者和助推器，在文化強(qiáng)國(guó)建設(shè)中發(fā)揮著不可替代的作用。隨著信息化與智能化的加速發(fā)展，檔案資源建設(shè)面臨的環(huán)境發(fā)生較大變化，綜合檔案館要充分認(rèn)識(shí)做好資源建設(shè)的重要性，積極適應(yīng)檔案事業(yè)發(fā)展的新常態(tài)，著力完善資源建設(shè)工作的體制建設(shè)，進(jìn)一步規(guī)范檔案的收集管理，注重源頭治理、加強(qiáng)資源管控，多措并舉地拓展征集渠道，持續(xù)優(yōu)化檔案館藏結(jié)構(gòu)，加強(qiáng)資源建設(shè)投入力度和人才隊(duì)伍建設(shè)，深入探索資源建設(shè)新路徑和模式，以高質(zhì)量的資源建設(shè)推動(dòng)檔案事業(yè)現(xiàn)代化，更好地服務(wù)中心大局、服務(wù)人民群眾。

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