談高校檔案信息資源建設(shè)

[摘 要]為了跟上21世紀(jì)信息化的步伐，高校檔案信息建設(shè)面臨著新的挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)的檔案的管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)當(dāng)前形勢(shì)的變化，如何優(yōu)化高校檔案信息資源成為亟待解決的問題。本文從闡述優(yōu)化高校信息資源建設(shè)的意義出發(fā)，指出其重要性；又通過分析當(dāng)前高校檔案信息資源建設(shè)工作的現(xiàn)狀，有針對(duì)性地提出相應(yīng)的解決對(duì)策。

[關(guān)鍵詞]高校檔案 資源建設(shè) 現(xiàn)狀分析 解決對(duì)策

中圖分類號(hào)：G647.24 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-914X（2016）02-0176-01

高校檔案是高校教育事業(yè)的組成之一，主要包括了：教學(xué)、科研、黨群、行政、財(cái)會(huì)、基建、外事、儀器、出版、產(chǎn)品生產(chǎn)與研發(fā)等十個(gè)重要組成部分。要想突出準(zhǔn)確定位、突出館藏特點(diǎn)、形成具有自身特色的檔案信息資源，就必須優(yōu)化高校檔案的信息資源建設(shè)。

一、 高校檔案信息資源建設(shè)的意義

高校檔案館建設(shè)以高校檔案信息資源建設(shè)為核心，因此，要利用網(wǎng)絡(luò)化實(shí)現(xiàn)“存儲(chǔ)數(shù)字化、管理現(xiàn)代化”的目標(biāo)，為高校檔案館的高效運(yùn)作提供堅(jiān)厚的后備保障。優(yōu)化高校檔案信息建設(shè)，可以實(shí)現(xiàn)“大容量、明導(dǎo)向、高效率”的資源共享，有利于高校檔案工作的地位的提升，有利于高校檔案管理事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展，更有利于合理地開發(fā)和利用高校檔案信息資源，充分體現(xiàn)檔案信息資源的價(jià)值。

二、 高校檔案信息資源建設(shè)的現(xiàn)狀

（一） 高校檔案信息資源建設(shè)不被重視，缺少資金投入和高端設(shè)備配置

大多數(shù)領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為高校應(yīng)以教學(xué)為中心，應(yīng)該在教學(xué)方面投入更多的物力財(cái)力。然而，要想采用現(xiàn)代化地管理手段來管理檔案信息，需要很多高端的信息處理設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)通信設(shè)施，利用高配置、大存儲(chǔ)容量、穩(wěn)定性好的服務(wù)器、計(jì)算機(jī)來實(shí)現(xiàn)檔案信息的收集、保存、處理和使用。但一般來說檔案部門財(cái)力薄弱，經(jīng)費(fèi)有限，購置如此高端的設(shè)備，確實(shí)是難題。在有些高校，為了基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)達(dá)標(biāo)，配置了大量的不能滿足實(shí)際需要的低性價(jià)比的硬件設(shè)備，無視軟硬件的平衡匹配，造成資源、財(cái)力、物力的浪費(fèi)。另外，還有部分領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為，紙質(zhì)檔案更適合閱讀，有著固有的閱讀群體，不急于進(jìn)行檔案的信息資源建設(shè)。

（二） 高校檔案信息資源建設(shè)體系不完善

日前，我國頒布了《全國檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》、《國家檔案局關(guān)于發(fā)布（電子公文歸檔管理暫行辦法）》等多種政策，提倡采用網(wǎng)絡(luò)化的管理方法，實(shí)現(xiàn)高校檔案信息資源建設(shè)的“存儲(chǔ)數(shù)字化、管理現(xiàn)代化”的發(fā)展目標(biāo)。雖然各高校通知了政策精神，但宣傳力度不大。此外，對(duì)于檔案信息資源建設(shè)體制不夠完善，調(diào)控手段和約束機(jī)制不夠嚴(yán)格，以至于檔案數(shù)據(jù)不集中，不完整，利用計(jì)算機(jī)無法檢索到所有的檔案目錄。

（三） 缺少高校檔案信息資源建設(shè)人才

高校的檔案管理人員相對(duì)于高校的其他工作人員而言，工資待遇比較低，職稱評(píng)定比較難，個(gè)人的切身利益有待提高，因此，真正具備檔案信息資源建設(shè)才能的人才不想進(jìn)行這方面的工作。而對(duì)于檔案信息資源建設(shè)的工作人員并沒有投入大量的資金和資源對(duì)他們進(jìn)行專業(yè)化、系統(tǒng)化的培訓(xùn)。因此，我國缺乏精通檔案信息資源建設(shè)的高技能人才。

三、 優(yōu)化高校檔案信息資源建設(shè)的對(duì)策

（一） 強(qiáng)化高校檔案信息資源建設(shè)意識(shí)

增強(qiáng)高校工作人員尤其領(lǐng)導(dǎo)的檔案信息資源建設(shè)意識(shí)，使他們認(rèn)識(shí)到檔案信息資源建設(shè)的重要性，以及對(duì)高校發(fā)展的必要性，為檔案信息資源建設(shè)提供必要的技術(shù)和資金支持。

（二）加強(qiáng)高校檔案信息資源基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，加大資金投入，配置高端設(shè)備

借助地方政府網(wǎng)站或高校官網(wǎng)平臺(tái)，將檔案數(shù)據(jù)和社會(huì)公眾網(wǎng)、行業(yè)廣域網(wǎng)、內(nèi)部局域網(wǎng)連接起來，實(shí)現(xiàn)相關(guān)資源業(yè)務(wù)網(wǎng)上辦理，加大資金投入，為高校檔案信息建設(shè)配備高配置、大容量、穩(wěn)定性好的服務(wù)器、計(jì)算機(jī)。結(jié)合高校自身情況，合理調(diào)用財(cái)力物力，考慮軟硬件設(shè)施的平衡分配，對(duì)全局進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)劃，分階段實(shí)施，實(shí)現(xiàn)資金合理高效的利用。

（三）加強(qiáng)完善高校檔案信息資源建設(shè)體系

認(rèn)真學(xué)習(xí)國家檔案局制定的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，根據(jù)《電子文件歸檔與管理規(guī)范》的規(guī)定，制定符合本校實(shí)際情況的文件歸檔標(biāo)準(zhǔn)，吸取傳統(tǒng)館藏體系的精華，保證紙質(zhì)文獻(xiàn)和電子文獻(xiàn)的完整性和連續(xù)性，健全歸檔制度，優(yōu)化檔案儲(chǔ)存成分和信息資源建設(shè)結(jié)構(gòu)，重視檔案資源的收集，保證檔案資源的完整。收集檔案要打破傳統(tǒng)模式，擴(kuò)大接收范圍，延長(zhǎng)接收時(shí)間，并制定相關(guān)的保障措施。

（四）加強(qiáng)人員培訓(xùn)，培養(yǎng)檔案信息資源建設(shè)方面的人才

高校檔案信息資源建設(shè)進(jìn)度受其工作人員素質(zhì)的直接影響。檔案信息資源建設(shè)要求其工作人員具有專業(yè)的、系統(tǒng)的檔案管理知識(shí)，具備對(duì)信息采集、分析、處理的能力。此外還要對(duì)這些工作人員進(jìn)行計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫、網(wǎng)絡(luò)通信等相關(guān)知識(shí)的培訓(xùn)。還要引導(dǎo)工作人員及時(shí)充電，全面提升其思想素質(zhì)、業(yè)務(wù)能力和信息管理水平。重點(diǎn)進(jìn)行崗位培訓(xùn)，把信息化知識(shí)培訓(xùn)納入檔案工作人員的培訓(xùn)內(nèi)容中。完善人才政策，引進(jìn)大批具有專業(yè)檔案信息資源管理才能的專業(yè)人士，創(chuàng)建有利于檔案信息資源建設(shè)人才發(fā)展的工作環(huán)境，提高工作待遇，研究吸引、穩(wěn)定信息化人才的政策、措施，在職務(wù)晉級(jí)、職稱評(píng)審中關(guān)注長(zhǎng)期在檔案信息化一線工作而又肩負(fù)重要責(zé)任的人員，建立起一支掌握和運(yùn)用信息化檔案技術(shù)的骨干隊(duì)伍。

四、 結(jié)語

為了響應(yīng)國家檔案局對(duì)檔案信息資源建設(shè)“管理現(xiàn)代化”的要求，跟上檔案信息資源共享的步伐，實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享，滿足讀者需要，充分發(fā)揮檔案信息資源建設(shè)在高校教學(xué)管理、教學(xué)活動(dòng)和各項(xiàng)工作考核中的作用。

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黃新和（1975—），男，漢族，湖南湘潭市人，湖南城建職業(yè)技術(shù)學(xué)院，館員，研究方向：檔案管理