吳兆菁
摘要:新醫(yī)改背景下,我國公立醫(yī)院的現(xiàn)代化管理正式被提上日程,但仍然存在些許紕漏,尤其是在醫(yī)院現(xiàn)行的采購制度中存在的問題,一旦缺少有效的應(yīng)對措施,將引發(fā)物資采購風(fēng)險,嚴(yán)重?fù)p害醫(yī)院的利益?;诖?,本文主要分析了醫(yī)院物資采購面臨的幾項(xiàng)主要風(fēng)險,分析了風(fēng)險管理體系對采購制度的作用,就物資采購制度的實(shí)踐路徑展開了探索,以供參考。
關(guān)鍵詞:風(fēng)險管理;醫(yī)院采購;實(shí)踐
DOI:10.12433/zgkjtz.20241215
一、醫(yī)院物資采購面臨的主要風(fēng)險
(一)價格風(fēng)險
醫(yī)院物資采購中,價格風(fēng)險主要有以下幾點(diǎn):一是部分供應(yīng)商可能為獲得與醫(yī)院的合作機(jī)會,通過犧牲質(zhì)量、降低物資價格的方式吸引采購人員的目光。部分供應(yīng)商給出的價格較低,但在對產(chǎn)品進(jìn)行后期維護(hù)時,可能會收取高額費(fèi)用,物資采購成本并未得到有效控制。二是為了在與醫(yī)院議價時占據(jù)優(yōu)勢,可能存在供應(yīng)商聯(lián)合哄抬價格的情況,無論醫(yī)院選擇哪家供應(yīng)商,都需要承擔(dān)較高的成本費(fèi)用。三是部分大型供應(yīng)商在某一領(lǐng)域占據(jù)著壟斷地位,產(chǎn)品并不缺少銷售渠道和客戶,很容易形成價格壟斷,醫(yī)院在采購物資時難以對成本進(jìn)行控制。
(二)履約風(fēng)險
在醫(yī)院物資采購過程中,履約風(fēng)險主要和供應(yīng)商有關(guān),部分供應(yīng)商為謀取利益,會向醫(yī)院提供質(zhì)量不達(dá)標(biāo)的物資,存在明顯的欺詐行為,不利于醫(yī)院的后期運(yùn)營。部分運(yùn)營商未按采購合同規(guī)定提供足量物資,在簽訂采購合同前刻意夸大自身實(shí)力,在簽訂合同后無法按期、如數(shù)供應(yīng)物資。部分供應(yīng)商的售后服務(wù)質(zhì)量不高,只注重與醫(yī)院簽訂采購合同,在合同簽訂結(jié)束后則對醫(yī)院抱著敷衍、不負(fù)責(zé)的態(tài)度,給醫(yī)院業(yè)務(wù)的正常開展造成阻礙。
(三)職業(yè)道德風(fēng)險
從職業(yè)道德的角度來看,受個人道德不足這一因素的影響,部分采購人員在工作中為謀取個人利益,選擇與自己關(guān)系較好的供應(yīng)商,未考慮其他供應(yīng)商的價格、產(chǎn)品質(zhì)量、供貨時間等。人員未按照正常的采購流程操作,而忽略了產(chǎn)品的選擇標(biāo)準(zhǔn),使得正常的采購秩序受到影響。人員未縮減采購流程,主觀上缺少信息公開意識,也存在禁不住利益誘惑,為供應(yīng)商大開后門的腐敗風(fēng)險,導(dǎo)致大量低質(zhì)物資流入醫(yī)院,嚴(yán)重?fù)p害了醫(yī)院和患者的利益。
二、風(fēng)險管理體系對醫(yī)院采購制度的作用
(一)提高醫(yī)院采購制度的實(shí)用性
在風(fēng)險管理體系的幫助下,采購制度將得到進(jìn)一步完善,幫助醫(yī)院主動規(guī)避各類風(fēng)險。如:在風(fēng)險管理的基礎(chǔ)上,醫(yī)院可以提前制定完善的風(fēng)險防控方案,增強(qiáng)采購人員的風(fēng)險意識,在物資采購環(huán)節(jié)嚴(yán)格落實(shí)對產(chǎn)品質(zhì)量的檢測,深入市場做好價格調(diào)查,避免不符合標(biāo)準(zhǔn)的物資流入醫(yī)院。通過開展風(fēng)險管理,還可規(guī)范采購人員的工作行為,有利于醫(yī)院真正將采購制度落到實(shí)處,從而進(jìn)一步發(fā)揮采購制度的實(shí)用價值。
(二)加強(qiáng)對采購的可行性論證
基于風(fēng)險管理體系,在醫(yī)院采購制度中,需要著重對物資采購進(jìn)行可行性分析。如:在采購醫(yī)療設(shè)備的過程中,應(yīng)明確不同醫(yī)療設(shè)備的使用效率,掌握在引進(jìn)各項(xiàng)醫(yī)療設(shè)備后是否會出現(xiàn)設(shè)備限制的問題,這些都是可行性論證的主要內(nèi)容。針對同一類型的醫(yī)療設(shè)備,怎樣選擇最合適的供應(yīng)商、設(shè)備后期維護(hù)成本高低等,也會影響采購的可行性。在風(fēng)險管理的基礎(chǔ)上,需要采購人員充分考慮可行性,將物資的質(zhì)量、價格、數(shù)量等作為采購決策的參考依據(jù),保證采購的科學(xué)性。
(三)健全醫(yī)院的采購制度
風(fēng)險管理體系下,有利于對醫(yī)院的采購制度進(jìn)行完善。為規(guī)避物資采購中可能發(fā)生的各類風(fēng)險,醫(yī)院需要在制定采購制度的同時,針對物資采購的效率做出嚴(yán)格規(guī)定,明確采購人員的工作職責(zé),保證采購人員在規(guī)定時間內(nèi)高效完成采購任務(wù),提高工作的整體效率,避免時間延誤給各部門、科室的正常工作造成影響。在物資采購工作效率不斷提升的同時,物資采購部門發(fā)揮出的作用不斷提升,此外還需要基于團(tuán)隊(duì)管理風(fēng)險,建立完善的采購評價制度,通過科學(xué)評價,客觀評估物資采購的質(zhì)量及工作績效,通過有效評價讓相關(guān)人員充分認(rèn)識到物資采購中存在的漏洞,并主動對問題進(jìn)行改正,保證醫(yī)院不斷對物資采購制度內(nèi)容進(jìn)行細(xì)化,在完善采購制度的引導(dǎo)下,讓采購人員進(jìn)一步完成物資采購中的細(xì)節(jié)工作,最大限度上滿足采購需求。
三、基于風(fēng)險管理體系的醫(yī)院采購制度的實(shí)踐路徑
(一)規(guī)范醫(yī)院的采購流程
基于風(fēng)險管理,醫(yī)院在制定采購制度的過程中,需要規(guī)范物資采購流程。根據(jù)《中華人民共和國政府采購法》的相關(guān)規(guī)定,組織采購人員學(xué)習(xí)、掌握法律法規(guī),并強(qiáng)化采購人員與各科室工作人員的溝通,不斷提高采購人員的業(yè)務(wù)水平及風(fēng)險防范意識,明確各部門、科室的物資采購需求,根據(jù)采購預(yù)算確定待采購的物資種類及采購方式。醫(yī)院還要詳細(xì)制定物資采購流程,并嚴(yán)格執(zhí)行,保證物資采購全過程的規(guī)范化、透明化,樹立以患者為中心的采購意識。如:針對規(guī)范招標(biāo)采購流程,需要明確招標(biāo)采購中各部門的工作職責(zé)。
首先,明確財務(wù)科要做好預(yù)算指標(biāo)下達(dá)、申報采購計(jì)劃等工作,并由采購主管部門深入市場做好調(diào)查,了解采購項(xiàng)目囊括物資的價格,組織開展詢價、項(xiàng)目論證等工作,編制完善的采購預(yù)算,科學(xué)設(shè)置資產(chǎn)配置標(biāo)準(zhǔn),結(jié)合市場調(diào)研、詢價、論證等情況,擬定完善的招標(biāo)采購計(jì)劃。
其次,由醫(yī)院招標(biāo)辦做好對采購計(jì)劃的審核,并編制完善的招標(biāo)文件,組織實(shí)施招標(biāo)采購工作,負(fù)責(zé)做好項(xiàng)目答疑、結(jié)果確認(rèn)等工作。采購主管部門需要根據(jù)中標(biāo)單位遞交的投標(biāo)文件與其簽訂合同,并負(fù)責(zé)做好物資驗(yàn)收工作。在物資采購的財務(wù)結(jié)算前期,監(jiān)察科、審計(jì)科嚴(yán)格落實(shí)審計(jì)、監(jiān)察工作,對超過一定標(biāo)準(zhǔn)的物資在財務(wù)結(jié)算前進(jìn)行審計(jì),并由審計(jì)科負(fù)責(zé)制定付款申請條件,由財務(wù)科支付。在制定招標(biāo)采購工作流程時,需要對各科室的具體職責(zé)進(jìn)行劃分,按照職務(wù)分離的原則,保證各部門、科室相互監(jiān)督、相互促進(jìn),健全物資采購的內(nèi)控機(jī)制。
最后,醫(yī)院物資采購制度執(zhí)行過程中,將風(fēng)險防范意識滲透到采購的各個環(huán)節(jié),保證風(fēng)險管理體系對物資采購流程的全面覆蓋。例如:為避免采購流程差異導(dǎo)致的各類風(fēng)險,制定統(tǒng)一的采購標(biāo)準(zhǔn),要求采購人員嚴(yán)格執(zhí)行相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn),避免在采購中出現(xiàn)違規(guī)違法行為,保證所有采購流程的規(guī)范性。此外,還要站在市場風(fēng)險的角度,在物資采購中嚴(yán)格遵循“三公”原則,注重對市場環(huán)境的維護(hù),避免出現(xiàn)不正當(dāng)競爭。
(二)加強(qiáng)供應(yīng)商資格審查
在風(fēng)險管理體系下,醫(yī)院在執(zhí)行采購制度的過程中,需要將審查供應(yīng)商的資質(zhì)作為工作重點(diǎn)。醫(yī)院在選擇供應(yīng)商時,可以結(jié)合信息化建設(shè)趨勢,在深入調(diào)查、掌握供應(yīng)商信息的基礎(chǔ)上,建立供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫,詳細(xì)調(diào)查、記錄供應(yīng)商的具體情況,包括對供應(yīng)商的經(jīng)營狀況、信用程度、信譽(yù)程度、產(chǎn)品質(zhì)量、供貨時間等信息的調(diào)查,并通過對供應(yīng)商的相關(guān)數(shù)據(jù)信息進(jìn)行分析、對比,明確各供應(yīng)商的優(yōu)勢,為制定采購決策提供完善的參考依據(jù),最終選擇價格、質(zhì)量最合適的供應(yīng)商。
醫(yī)院還要做好對供應(yīng)商資質(zhì)的年度審查,在每年的規(guī)定時間,主動向合作供應(yīng)商發(fā)出年審?fù)ㄖ?,?yán)格落實(shí)對其資質(zhì)的年度審查,保證所選供應(yīng)商的資質(zhì)始終符合醫(yī)院的要求,針對資質(zhì)審查不合格的供應(yīng)商,需要按照合同規(guī)定及時終止合作,避免不合格物資流入,及時止損。在審查供應(yīng)商資質(zhì)過程中,考慮到醫(yī)院對這方面的工作缺少一定專業(yè)性,可以聘請第三方專業(yè)機(jī)構(gòu)進(jìn)行審查,幫助收集供應(yīng)商的相關(guān)信息,保證資格審查結(jié)果的準(zhǔn)確性,并幫助醫(yī)院挑選一批信譽(yù)良好、實(shí)力強(qiáng)大的供應(yīng)商,與其建立長期穩(wěn)定的合作關(guān)系。
(三)完善采購監(jiān)督機(jī)制
風(fēng)險管理體系下,醫(yī)院需要始終堅(jiān)持“管人、管財”的原則,通過規(guī)范物資采購制度,有效規(guī)避在采購工作中發(fā)生腐敗等風(fēng)險的可能性,將腐敗風(fēng)險遏制在源頭,建立完善的監(jiān)督機(jī)制,明確懲罰措施,提高物資采購監(jiān)督管理的威懾力。采購人員主動接受醫(yī)院的監(jiān)督,始終牢記上級部門及醫(yī)院內(nèi)部的相關(guān)規(guī)定,始終牢記不能觸碰的雷區(qū)。醫(yī)院要充分發(fā)揮審計(jì)科、監(jiān)察科的監(jiān)督職能,也可以聯(lián)合各部門、科室成立專門的監(jiān)督機(jī)構(gòu),負(fù)責(zé)做好物資采購工作的監(jiān)督管理,防止在物資采購過程中出現(xiàn)不正當(dāng)交易的情況。
財務(wù)科、審計(jì)科等部門定期對物資進(jìn)行盤點(diǎn),避免庫存積壓、遺漏等問題,保證物資采購的整體效果。醫(yī)院還可根據(jù)風(fēng)險管理目標(biāo),建立覆蓋整個采購流程的監(jiān)督機(jī)制,充分發(fā)揮監(jiān)察、審計(jì)等部門的作用,通過嚴(yán)格落實(shí)外部監(jiān)督,及時發(fā)現(xiàn)問題,強(qiáng)化與采購人員的溝通,并督促采購人員及時整改,提高物資采購的整體質(zhì)量。此外,醫(yī)院還需建立團(tuán)隊(duì)監(jiān)督機(jī)制,保證全體成員嚴(yán)格按照相關(guān)制度規(guī)范操作,在相互監(jiān)督的基礎(chǔ)上,及時發(fā)現(xiàn)問題,在外部監(jiān)督與內(nèi)部監(jiān)督有效結(jié)合的基礎(chǔ)上,保障物資采購工作的順利進(jìn)行。
(四)改進(jìn)醫(yī)院的倉儲模式
風(fēng)險管理體系下,醫(yī)院在物資采購中還要積極推進(jìn)信息化建設(shè),利用內(nèi)外網(wǎng)打造完善的信息平臺,實(shí)現(xiàn)對物資采購、驗(yàn)收、入庫、出庫等環(huán)節(jié)的全面覆蓋,簡化物資采購流程,實(shí)現(xiàn)對物資采購成本的有效控制,并提高后勤物資的管理水平。
針對倉儲環(huán)節(jié),醫(yī)院應(yīng)積極采用信息化手段對倉儲管理模式改進(jìn),保證物資可以在規(guī)定時間內(nèi)到達(dá)庫房,通過對物資卸載、搬運(yùn)、儲藏等環(huán)節(jié)的動態(tài)監(jiān)管,全方位地保證物資質(zhì)量。醫(yī)院運(yùn)用信息技術(shù)手段,對后勤物資進(jìn)行技術(shù)收集、整理、統(tǒng)計(jì)等,全面掌握物資信息,通過對物流系統(tǒng)進(jìn)行監(jiān)測與評價,合理對物資管理進(jìn)行調(diào)節(jié)、控制,在出現(xiàn)緊急情況時便于醫(yī)院及時應(yīng)對。針對倉庫內(nèi)存放的物資,醫(yī)院還需要安排專職人員管理,并明確其工作職責(zé)。在物資出庫環(huán)節(jié),嚴(yán)格按照臨床申領(lǐng)的數(shù)量、種類發(fā)放物資,要求各部門、科室出示物資申領(lǐng)單,并在物資出口后,及時通過物資管理系統(tǒng)將成本核算至相應(yīng)的科室,確保倉庫物資賬務(wù)相符。
(五)建立信息溝通機(jī)制
風(fēng)險管理體系下,醫(yī)院在制定和執(zhí)行采購制度的過程中,要重視內(nèi)部控制機(jī)制的建立,通過有效落實(shí)內(nèi)部控制,規(guī)范物資采購行為,減少物資采購中存在的風(fēng)險。醫(yī)院需要注重信息溝通的順暢性,建立縱橫相連的信息溝通機(jī)制,通過運(yùn)用現(xiàn)代化信息技術(shù),促進(jìn)數(shù)據(jù)信息的集成與共享,打造集合數(shù)據(jù)采集、處理等功能于一體的系統(tǒng)平臺,提高內(nèi)部控制的信息化水平。同時,醫(yī)院還可以建立全流程覆蓋的大數(shù)據(jù)庫以及內(nèi)部公開的信息服務(wù)平臺,方便員工及時獲取物資采購的信息,并傳達(dá)各部門、科室的物資需求等信息,為采購決策提供重要的參考依據(jù),保證物資采購計(jì)劃的針對性、合理性。
四、結(jié)語
綜上所述,風(fēng)險管理體系下的醫(yī)院采購制度,有利于規(guī)避物資采購中的各類風(fēng)險,保證物資采購全過程的規(guī)范性。為進(jìn)一步發(fā)揮物資采購中風(fēng)險管理制度的行為,要求醫(yī)院進(jìn)一步加強(qiáng)對供應(yīng)商的資格審查,通過健全風(fēng)險管理機(jī)制,規(guī)范采購流程,并結(jié)合風(fēng)險管理目標(biāo),建立完善的監(jiān)督管理機(jī)制,從源頭上規(guī)范采購行為,避免在實(shí)際采購中出現(xiàn)損耗醫(yī)院、患者利益的行為。
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