財務共享模式下高?？蒲薪?jīng)費管理優(yōu)化研究

陸賽鈺　許雪嬌　劉凝

摘要：隨著高?？蒲畜w量的逐年增長，且在“放管服”政策背景下，建立高效便捷的科研經(jīng)費管理模式需求日益凸顯。信息化道路是實現(xiàn)管理模式轉(zhuǎn)變的必由之路，引領著財務管理向財務共享模式轉(zhuǎn)型，同時也為科研經(jīng)費管理的優(yōu)化提供了契機。在深入剖析當前高?？蒲薪?jīng)費管理問題的基礎上，探討引入財務共享模式的必要性，并從制度、流程、系統(tǒng)、人員4個科研經(jīng)費管理體系的關鍵環(huán)節(jié)入手，構(gòu)建基于財務共享模式的高校科研經(jīng)費管理體系。

關鍵詞：高校；放管服；科研經(jīng)費管理；財務共享

0 引言

高校具有人才集中、知識密集、學科交叉等優(yōu)勢，這些特有優(yōu)勢決定了高?？蒲性趪铱萍紕?chuàng)新中的引領地位與牽頭作用。近年來，為激發(fā)創(chuàng)新活力和動力，隨著高?？蒲薪?jīng)費來源的多樣化，以及全社會對研發(fā)經(jīng)費投入的加大，高?？蒲薪?jīng)費整體呈現(xiàn)出日益增長的趨勢。

同時，為激發(fā)科研人員成果轉(zhuǎn)化活力，國家相關部門深化科研改革，持續(xù)助推科研“放管服”相關政策的出臺。2016年，中共中央辦公廳、國務院辦公廳印發(fā)《關于進一步完善中央財政科研項目資金管理等政策的若干意見》（國發(fā)〔2016〕50號），要求創(chuàng)新科研資金的管理模式，建立健全財務信息共享平臺；2018 年，《關于開展解決科研經(jīng)費“報銷繁”有關工作的通知》（國科辦資〔2018〕122 號）要求，堅持問題導向，樹立服務理念，優(yōu)化管理流程，充分利用信息化手段提供便捷高效的報銷服務；2021 年，《國務院辦公廳關于改革完善中央財政科研經(jīng)費管理的若干意見》（國發(fā)〔2021〕32號）提出，要求減輕科研人員事務性負擔，提出推動科研經(jīng)費報銷數(shù)字化、無紙化[1]。

在國家層面“放管服”政策層層深入推進的大環(huán)境下，面對日益增長的科研體量，如何釋放科研創(chuàng)新活力，發(fā)揮科研經(jīng)費的最大效能，改革科研經(jīng)費管理便成為目前亟須解決的問題。本文引入財務共享模式，對高校科研經(jīng)費管理體系的構(gòu)建展開探討，對實現(xiàn)財務科研協(xié)同化、信息共享化，提高科研經(jīng)費管理水平等都具有重要意義。

1 高?？蒲薪?jīng)費管理的問題分析

近年來，隨著高?？蒲薪?jīng)費總量的大幅增長，大部分高校也對“放管服”新形勢做出了相應的改革，但是在現(xiàn)行的管理體制下，高?？傮w經(jīng)費管理運行效率仍然不高，且流程煩瑣、智能化程度低，并未有效地支撐科研活動的順利進行。現(xiàn)從制度、流程、系統(tǒng)、人員依次具體分析管理中仍存在的問題。

1．1 制度不健全、更新不及時

2014年以來，國家出臺了一系列政策文件，如《關于進一步完善中央財政科研項目資金管理等政策的若干意見》（國發(fā)〔2016〕50號）、《國務院關于優(yōu)化科研管理提升科研績效若干措施的通知》（國發(fā)〔2018〕25號），以及《國務院辦公廳關于改革完善中央財政科研經(jīng)費管理的若干意見》（國發(fā)〔2021〕32號），提出了改革完善科研經(jīng)費管理的諸多舉措。財政部、教育部、科技部等相關部門也陸續(xù)修訂了相關科研管理辦法。面對不斷更迭的科研管理制度，部分高校未能在具體落實前形成健全的制度體系，制度更新滯后，導致實施新要求時無據(jù)可依，各部門執(zhí)行口徑不一致，或者雖有制度更新，但各歸口管理部門僅從本部門職能出發(fā)，制定的管理制度或過于片面或相互“打架”，最終導致科研人員辦理業(yè)務困難，未能起到給科研人員“松綁”和激勵的效果。

1．2 流程不明確、環(huán)節(jié)不順暢

教育部、財政部在《關于加強中央部門所屬高?？蒲薪?jīng)費管理的意見》（教財〔2012〕7號）中要求高校明確責任主體，分級管理細分各部門的職權(quán)范圍，確保經(jīng)費合規(guī)合理使用，同時有效落實管理權(quán)及監(jiān)督權(quán)[2]，要求基層管理單位肩負起監(jiān)督責任，同時要求落實項目負責人對于科研經(jīng)費管理的直接責任[3]?？梢?，根據(jù)職能不同，科研經(jīng)費管理需要跨部門協(xié)同運作，同時又涉及立項管理、預算管理、費用報銷、經(jīng)費結(jié)余等諸多環(huán)節(jié)，經(jīng)常會有某一環(huán)節(jié)流程不清晰，程序較煩瑣，科研人員則需要耗費時間、精力往返于多個職能部門辦理業(yè)務，在一定程度上降低了科研人員的積極性[4]。

1．3 系統(tǒng)不銜接，數(shù)據(jù)難集成

目前高校各職能部門的信息系統(tǒng)從開發(fā)到應用都相對獨立，各信息系統(tǒng)之間難以銜接，相關數(shù)據(jù)較難集成，即使通過集成接口相互聯(lián)通，也存在共享程度低、數(shù)據(jù)交換質(zhì)量差、管理成本高等一系列問題。涉及科研項目經(jīng)費管理的財務系統(tǒng)和科研系統(tǒng)亦如此，也存在信息不共享或共享不充分的問題，相關信息無法實現(xiàn)在系統(tǒng)中實時共享，條塊分割，導致“信息孤島”現(xiàn)象的出現(xiàn)[5]。同時，系統(tǒng)因素造成的業(yè)財融合不緊密使項目負責人無法完整追蹤和有效控制經(jīng)費的使用，科研經(jīng)費相關管理部門無法對經(jīng)費使用情況進行有效監(jiān)管，導致經(jīng)費違規(guī)風險的存在，影響了科研項目的有力推進。

1．4 人員少溝通，信息不對稱

科研項目經(jīng)費管理涉及環(huán)節(jié)較多，目前的管理模式中科研相關部門主管合同登記管理、間接經(jīng)費核對、立項審核及成果驗收等工作，財務部門負責資金到款入賬、經(jīng)費報銷及財會監(jiān)督等，項目負責人及其團隊負責預算執(zhí)行情況。而當前高?？蒲薪?jīng)費管理缺乏整體性，缺少有效的溝通機制，存在信息不對稱情況。比如立項環(huán)節(jié)，項目負責人、學院科研秘書、科研管理部門人員之間因煩瑣的項目申報審批程序中溝通的不順暢，降低了立項審批流程工作效率；費用報銷環(huán)節(jié)，由于項目負責人或科研助理對項目資金管理辦法中財務規(guī)定理解的偏差以及財務人員對科研具體活動的不了解，造成報銷開支范圍與項目預算的不符，導致項目結(jié)題驗收審計時出現(xiàn)調(diào)賬、整改等問題。

2 高?？蒲薪?jīng)費管理引入財務共享模式的必要性

2．1 高?？蒲协h(huán)境的推動

根據(jù)2022年7月教育部“教育這十年”“1+1”系列活動中公布的數(shù)據(jù)，高校研發(fā)撥入經(jīng)費從2012年的768．7億元增加到2021年的1 592億元，10年累計撥入經(jīng)費總額上萬億元?？梢姡咝？蒲薪?jīng)費體量呈逐年上升的態(tài)勢。高校科研經(jīng)費體量體現(xiàn)了一所高?？蒲袆?chuàng)新活力和科研競爭能力，因此，科研經(jīng)費的管理工作在高校各項工作中顯得尤為重要。然而，目前高?？蒲薪?jīng)費管理中仍然存在著跨部門協(xié)同性差、數(shù)據(jù)缺乏整合性、業(yè)務流程不統(tǒng)一等一系列問題，科研經(jīng)費管理模式變革迫在眉睫。隨著科研“放管服”逐步深入貫徹，提倡運用信息化加強科研經(jīng)費的全過程管理，推行一站式服務為科研人員“松綁減負”的政策背景，以及云計算、大數(shù)據(jù)、智能化等新型信息化興起的技術(shù)環(huán)境，共同推動著科研經(jīng)費管理向財務共享模式轉(zhuǎn)型。

2．2 財務共享的技術(shù)支持

隨著大數(shù)據(jù)時代的發(fā)展，推進校園信息化建設，是實現(xiàn)一體化智能化跨部門信息共享的技術(shù)基礎?？蒲薪?jīng)費信息化建設必須整合科研信息資源，將項目立項審批、預算管理、費用報銷、經(jīng)費結(jié)余等流程納入一體化管理范疇，要將科研項目信息和經(jīng)費信息等基礎數(shù)據(jù)嵌入信息系統(tǒng)，進一步思考運用大數(shù)據(jù)手段分析科研項目經(jīng)費的立項情況、使用進展、驗收評價等數(shù)據(jù)，為相關人員提供多重融合信息。高校引入財務共享模式，使信息能夠有效地進行傳遞，不僅能提升服務效率，避免資源的浪費，降低信息不流通而出現(xiàn)的工作錯誤，更重要的是平臺能夠?qū)崟r分析收集到的數(shù)據(jù)，事前事中預測、監(jiān)督財務存在的潛在風險[6]，更好地實現(xiàn)會計核算與監(jiān)督職能。雖然初期各個部門的信息系統(tǒng)較為獨立，無法進行直接的信息共享[7]，但財務共享模式最大的優(yōu)勢在于可通過連接各個部門較為獨立的信息系統(tǒng)，實現(xiàn)資源配置整合，進行信息交互共享，部門間信息溝通更加流暢。財務共享模式能夠更好地服務高校決策，尤其是目前較多的異地多校區(qū)辦學的高校，可以有效規(guī)避分散狀態(tài)下的資源浪費。這對于高校中的財務管理與科研工作也同樣適用。財務共享模式可以使科研經(jīng)費管理工作更加高效，資源整合與分配更加合理。

3 融合財務共享模式的高?？蒲薪?jīng)費管理體系構(gòu)建

創(chuàng)新優(yōu)化高?？蒲薪?jīng)費管理機制，融合財務共享模式，構(gòu)建以“規(guī)范化、標準化、智慧化、集約化”為標志的高?？蒲薪?jīng)費管理新體系，將科研經(jīng)費信息資源有效整合，創(chuàng)建高?？蒲泄芾碡攧展蚕砥脚_，能夠激發(fā)科研人員創(chuàng)新活動，提升科研經(jīng)費管理效能。高校科研管理財務共享平臺的實現(xiàn)路徑應從規(guī)章制度、業(yè)務流程、信息系統(tǒng)、人員配備等角度整體架構(gòu)，在各科研財務業(yè)務模塊的基礎上，利用網(wǎng)絡信息技術(shù)，以數(shù)據(jù)加工傳輸為重點，不斷改進完善操作流程，再通過制度的規(guī)范化、人員的集約化來實現(xiàn)高?？蒲泄芾碡攧展蚕砥脚_數(shù)據(jù)的互通，流程的順暢。

3．1 建立制度規(guī)范化

創(chuàng)建高校科研管理財務共享平臺離不開一個健全且規(guī)范的規(guī)章制度。第一，高校要羅列出所有科研經(jīng)費管理相關的業(yè)務，整理出相關的科研政策及已有的管理辦法，在現(xiàn)有規(guī)章制度基礎上，重新梳理實施理細則以制定出符合會計政策的標準的科研經(jīng)費管理制度。第二，監(jiān)督工作是政策制度能夠有效落實的堅實保障。一是對于科研經(jīng)費各個環(huán)節(jié)的有效監(jiān)督，包括預算設置、費用報銷及經(jīng)費開支合理性的財務監(jiān)督；二是對于財務監(jiān)督的公平公正性的監(jiān)督，在財務監(jiān)督的過程中下是否存在標準不一的情況，所以財務監(jiān)督也需要制定統(tǒng)一的標準，避免出現(xiàn)人情漏洞等。第三，嚴格執(zhí)行制定的規(guī)章制度是推進創(chuàng)建高校科研管理財務共享平臺的核心步驟。

3．2 梳理流程標準化

科研經(jīng)費管理融入財務共享模式，即打破原有系統(tǒng)的平衡，通過科研管理財務共享平臺將原有相對割裂的業(yè)務模塊重新整合，業(yè)務流程再造，數(shù)據(jù)信息集成，從而達到業(yè)財融合，見圖1。

3．2．1 立項管理

根據(jù)《中共教育部黨組關于抓好賦予科研管理更大自主權(quán)有關文件貫徹落實工作的通知》（教黨函〔2019〕37號）等文件精神，科研收入需要進行合同管理，負責人是第一責任人，科研經(jīng)費立項以保證合同規(guī)定的指標和任務為前提，以合規(guī)合法性為底線，保證每個環(huán)節(jié)的真實性和相關性。立項管理融入財務共享模式，為科研管理部門的合同管理提供信息平臺，同時優(yōu)化了立項審批的流程，提升了科研服務的效率。

項目負責人可在財務共享模式的平臺中點擊立項，財務共享平臺系統(tǒng)自動對接至科研管理部門的立項界面，負責人填寫統(tǒng)一模板下的部門、負責人、合同號、項目類別、預付款條款等信息并上傳附件。經(jīng)二級單位、科研管理部門核對所有附件，確認立項信息無誤后推送至財務部門，財務立項人員審核相關項目預算信息后，匹配適合的預算模版自動開立經(jīng)費編號，再推送到會計核算系統(tǒng)，由財務核算人員，根據(jù)開立的項目編號和提供的相關票據(jù)編制標準統(tǒng)一格式的會計憑證和預算憑證。最后自動同步科研項目數(shù)據(jù)，將財務經(jīng)費賬號、預算信息同步至科研管理部門，項目負責人可以對立項工作的流程一目了然，見圖2。

3．2．2 預算管理

在編制申請書、計劃任務書或簽訂項目合同時，項目負責人會按照項目下達單位的要求、項目研究任務的特點和實際需求編制項目預算。但由于科研活動的不確定性和不可預見性[8]，為了堅持合規(guī)性、合理性、真實性和相關性原則，過剛、過細的預算編制往往不能如期開展，所以預算一般都需要柔性化管理。高校引入財務共享模式，可以根據(jù)不同項目的需要，設置可以自行調(diào)整的預算欄目，設置靈活地預算控制方式[3]，滿足項目實際支出的需求。例如，項目負責人在經(jīng)費預算總額不變的前提下，根據(jù)實際科研活動開展需求而自主調(diào)劑使用除設備費以外的其他費用。一體化系統(tǒng)可以使得負責人對經(jīng)費預算的控制更具時效性，以減少頻繁修改預算額度的情況，提高科研人員投入科研活動的積極性，見圖3。

3．2．3 費用報銷

財務共享模式下，項目負責人在進行費用報銷時，可以通過財務票據(jù)OCR識別及影像處理系統(tǒng)，將需要報銷的原始票據(jù)掃描上傳至財務預約系統(tǒng)[9]，填寫相關項目信息，完成相關審批流程，最終形成財務報銷單號，推送至財務部門。財務分配人員在收到推送的報銷電子流后，將推送的報銷單據(jù)進行打印送至財務審核窗口進行票據(jù)的審核。財務審核人員對不符合要求的單據(jù)進行系統(tǒng)退單處理。經(jīng)過審核、復核符合要求的單據(jù)則進行生成相關憑證，推送至結(jié)算人員付款。由于財務共享模式接入了銀企直連模塊，通過財務機器人流程自動化，賦能財務實現(xiàn)財務數(shù)字化轉(zhuǎn)型，結(jié)算單號錄入待付款中心后由財務機器人操作付款步驟，既能緩解工作強度，也能提高支付效率，從而提升師生滿意度。

3．2．4 經(jīng)費結(jié)余

根據(jù)《國務院關于改進加強中央財政科研項目和資金管理的若干意見》（國發(fā)〔2014〕11號）、《國家自然科學基金資助項目資金管理辦法》（財教〔2015〕15號），以及《國務院辦公廳關于改革完善中央財政科研經(jīng)費管理的若干意見》（國發(fā)〔2021〕32號）等文件精神，高?？赏ㄟ^財務共享平臺建立經(jīng)費結(jié)題結(jié)余模塊，提高科研管理資金的使用效率。

第一，項目負責人在科研管理財務共享平臺的結(jié)題模塊，填寫結(jié)題驗收決算報告等材料，上傳主管部門的結(jié)題報告或證書，經(jīng)職能部門批準后，推送至財務部門，在此期間相關項目將會被自動凍結(jié)，直至財務人員審核當前結(jié)題項目的預算執(zhí)行情況、暫付款等都符合規(guī)定后，方可解凍，通過結(jié)題審核并進行賬務處理。

第二，若項目通過結(jié)題或驗收，項目負責人向?qū)W校提出項目結(jié)賬及結(jié)余資金后續(xù)使用申請，可選擇科研管理財務共享平臺中嵌入的結(jié)余模塊，填寫科研項目結(jié)余經(jīng)費使用申請書，經(jīng)平臺推送至二級單位、科研管理部門審核后，推送至財務部門辦理結(jié)轉(zhuǎn)項目立項等相關手續(xù)。財務部門按原項目性質(zhì)，將科研項目結(jié)余經(jīng)費轉(zhuǎn)入“學校后續(xù)科研基金”項目，再將經(jīng)審核批準的經(jīng)費轉(zhuǎn)入課題組的后續(xù)研究項目，課題組即可按相關管理規(guī)定繼續(xù)使用科研經(jīng)費?？蒲泄芾碡攧展蚕砥脚_可讓項目負責人及時了解項目的實時使用情況，避免了經(jīng)費的浪費和隨意使用，同時解決了科研經(jīng)費“結(jié)題不結(jié)賬”問題。

3．3 運用系統(tǒng)智慧化

高校科研經(jīng)費管理工作要以信息化工作為抓手，引入科研管理財務共享平臺不斷提升服務效能，而平臺的構(gòu)建和順利運行離不開信息技術(shù)的不斷完善。只有讓“冷數(shù)據(jù)”變“熱數(shù)據(jù)”，才能更好地為學校決策提供數(shù)據(jù)支撐。目前，科研管理財務共享平臺的完善分為3個方面。第一是平臺信息技術(shù)的支持。期初對于信息化平臺的構(gòu)建需要投入大量的人力和資金，以保證平臺順利的投入使用。第二是平臺數(shù)據(jù)的信息安全保障[10]。數(shù)據(jù)共享意味著個人信息的開放和共享，為保證個人隱私的保密性，需要不斷提升破壞網(wǎng)絡信息技術(shù)的難度，確保信息傳輸?shù)牧鲿承约鞍踩?，同時規(guī)范人員的權(quán)限，定期維護排查異常狀況。第三是平臺運行的穩(wěn)定性。穩(wěn)定包括較低的故障率和較短的維修時長，需要高校配備專門的技術(shù)人員及時解決問題和定期維護檢測運行質(zhì)量[11]，通過安全穩(wěn)定的網(wǎng)絡技術(shù)支持為服務高校科研工作提供有利環(huán)境。

3．4 培養(yǎng)人員集約化

財務共享模式的廣泛應用離不開計算機等方面的技術(shù)人才，但信息化只是輔助工作高效進行并減少重復性工作流程的工具，財務人員更應是核心。財務人員具備職業(yè)素養(yǎng)、職業(yè)判斷和專業(yè)能力的同時，兼顧信息技術(shù)才是未來發(fā)展的趨勢，所以培養(yǎng)復合型財務人員的需求也與日俱增，只有不斷培養(yǎng)和引進具備財務專業(yè)知識和信息操作能力的人才才能保證整個財務共享模式最大程度的發(fā)揮作用。首先，定期為處于新舊系統(tǒng)過渡階段的財務人員進行培訓。由于這些人員在以往的工作中已經(jīng)對高校財務工作有了一定的經(jīng)驗，只要讓他們充分了解和熟練使用新的系統(tǒng)，就可以直接成為復合型財務人員。其次，直接引進具有相關財務知識和信息技術(shù)等相關專業(yè)技能的財務人員，只要經(jīng)過一段時間適應了各自高校的管理辦法，即可勝任工作。同時，與其他高校建立長期且良好的溝通渠道，促進相互交流訪問，學習開發(fā)與維護財務共享模式平臺建設的經(jīng)驗。最后，健全人才晉升機制，將績效與職責等掛鉤，通過完善考評指標體系激勵財務人員提高綜合素養(yǎng)。

5 結(jié)語

創(chuàng)建科研管理共享平臺，將經(jīng)費管理與財務共享模式融合，可在同一平臺上辦理立項審核、預算管理、報銷業(yè)務、經(jīng)費結(jié)余等流程，打破高校各部門的連接壁壘。科研管理財務共享平臺契合高?？蒲薪?jīng)費在財務管理的發(fā)展需要，有效整合了異地多校區(qū)辦學情況下的信息資源，為高校財務管理與服務的轉(zhuǎn)型升級提供路徑，助推高?？蒲惺聵I(yè)高質(zhì)量發(fā)展。

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收稿日期：2023-10-12

作者簡介：

陸賽鈺，女，1984年生，碩士研究生，會計師，主要研究方向：內(nèi)部控制、公司財務。

許雪嬌，女，1994年生，碩士研究生，會計師，主要研究方向：財務會計、管理會計。

劉凝，女，1993年生，碩士研究生，會計師，主要研究方向：財會信息化、財務會計。

*基金項目：2021年度江蘇高校哲學社會科學研究一般項目“共享服務模式下高校財務管理工作的優(yōu)化研究”（2021SJA0873）階段性研究成果。