醫(yī)院突發(fā)公共衛(wèi)生事件的檔案管理優(yōu)化路徑

王竹君

摘要： 隨著信息技術(shù)的發(fā)展和醫(yī)療體系的變化， 醫(yī)院檔案管理面臨著新的挑戰(zhàn)和機(jī)遇。傳統(tǒng)的檔案管理方式已難以滿足快速、 準(zhǔn)確處理大量信息的需求。因此， 探索醫(yī)院突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案管理的優(yōu)化路徑， 不僅有助于提升醫(yī)院應(yīng)對(duì)突發(fā)事件的效率， 也是提高醫(yī)院管理現(xiàn)代化水平的必然需求。本文將從醫(yī)院突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案管理的重要性出發(fā)， 分析當(dāng)前檔案管理工作存在的問題， 并在此基礎(chǔ)上提出優(yōu)化路徑， 包括加強(qiáng)檔案管理的制度建設(shè)、 技術(shù)支持、 人力資源保障和監(jiān)督評(píng)估， 旨在為檔案管理提供參考和指導(dǎo)， 以期進(jìn)一步提高檔案管理水平。

關(guān)鍵詞： 公共衛(wèi)生； 檔案； 標(biāo)準(zhǔn)化流程； 信息化； 應(yīng)急預(yù)案

DOI：10.12433/zgkjtz.20240534

在現(xiàn)代醫(yī)療衛(wèi)生體系中， 醫(yī)院作為公共衛(wèi)生安全的第一道防線， 承擔(dān)著重要的角色。突發(fā)公共衛(wèi)生事件不僅考驗(yàn)著醫(yī)院的應(yīng)急響應(yīng)機(jī)制， 也對(duì)檔案管理提出了更高的需求。檔案管理是醫(yī)院管理工作的重要組成部分， 對(duì)事件的記錄、 處理、 回顧及未來的預(yù)防工作均有不可替代的作用。優(yōu)化突發(fā)公共衛(wèi)生事件的檔案管理， 對(duì)于提高醫(yī)院應(yīng)對(duì)突發(fā)事件的能力、 保障醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量、 維護(hù)患者權(quán)益以及提升整體形象具有重要意義。

一、 醫(yī)院突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案管理的重要性

（一）檔案管理在事件應(yīng)對(duì)中的作用

突發(fā)公共衛(wèi)生事件的應(yīng)對(duì)過程中， 檔案管理起著至關(guān)重要的作用。檔案管理能夠幫助醫(yī)院快速、 準(zhǔn)確地獲取事件的相關(guān)信息， 為應(yīng)對(duì)決策提供依據(jù)。通過對(duì)事件過程的記錄， 有助于醫(yī)院對(duì)事件進(jìn)行全面、 深入的分析， 從而找出問題并 改進(jìn)。檔案管理還能為醫(yī)院提供歷史經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)， 為類似事件的應(yīng)對(duì)提供參考。因此， 優(yōu)化檔案管理， 有助于提高應(yīng)對(duì)突發(fā)公共衛(wèi)生事件的效率。

（二）檔案管理在法律責(zé)任界定中的價(jià)值

公共衛(wèi)生事件可能涉及醫(yī)療事故、 醫(yī)療糾紛等法律問題。在這些問題的處理過程中， 檔案管理起著關(guān)鍵的作用。一方面， 檔案管理可為法律責(zé)任的界定提供準(zhǔn)確、 完整的證據(jù)， 有助于公正、 公平地解決問題； 另一方面， 通過對(duì)事件的記錄和保存， 檔案管理還能幫助醫(yī)院防止法律風(fēng)險(xiǎn)， 保護(hù)醫(yī)院和醫(yī)務(wù)人員的合法權(quán)益。

（三）檔案管理在提升醫(yī)院公信力中的意義

公信力是醫(yī)院發(fā)展的重要基礎(chǔ)。優(yōu)秀的檔案管理能夠提升醫(yī)院的透明度， 增強(qiáng)公眾對(duì)醫(yī)院的信任感。一方面， 通過公開、 透明的檔案管理， 讓公眾了解醫(yī)院在突發(fā)公共衛(wèi)生事件中的應(yīng)對(duì)情況， 從而提升公眾對(duì)醫(yī)院的認(rèn)可度和信任度； 另一方面， 檔案管理還能幫助醫(yī)院展示其專業(yè)能力和責(zé)任意識(shí)， 進(jìn)一步提升醫(yī)院的公信力。

二、 醫(yī)院突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案管理中存在的問題

（一）檔案收集與整理的不規(guī)范性

盡管檔案管理起到了關(guān)鍵作用， 但在實(shí)際操作中， 檔案收集與整理的不規(guī)范性問題仍然突出。由于缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和流程， 收集檔案時(shí)可能會(huì)遺漏關(guān)鍵信息或收集到不準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)。 由于人為因素或技術(shù)限制， 會(huì)出現(xiàn)檔案丟失、 混淆或損壞的情況， 由于各部門之間的溝通不暢， 會(huì)出現(xiàn)檔案的重復(fù)收集或信息不一致的情況。這些問題不僅增加了醫(yī)院的工作負(fù)擔(dān)， 也可能影響對(duì)公共衛(wèi)生事件的應(yīng)對(duì)效果。

（二）檔案保存與保密的技術(shù)性問題

檔案的保存與保密是檔案管理的核心環(huán)節(jié)。然而， 目前許多醫(yī)院在這方面仍然存在技術(shù)性問題。例如： 存儲(chǔ)設(shè)備的老化或故障， 導(dǎo)致檔案的丟失或損壞。由于缺乏有效的加密和防護(hù)措施， 檔案面臨被非法訪問或泄露的風(fēng)險(xiǎn)。這不僅威脅著患者的隱私權(quán)， 也可能導(dǎo)致醫(yī)院面臨法律風(fēng)險(xiǎn)或聲譽(yù)損失。因此， 加強(qiáng)檔案的保存與保密技術(shù)， 對(duì)于保障醫(yī)院的利益和公眾的權(quán)益具有重要意義。

（三）檔案利用與信息共享的局限性

檔案的利用與信息共享是關(guān)鍵環(huán)節(jié)。然而， 由于技術(shù)、 制度或文化因素， 許多醫(yī)院在這方面仍然存在局限性。例如： 由于信息系統(tǒng)的不兼容或缺乏統(tǒng)一的數(shù)據(jù)交換標(biāo)準(zhǔn)， 醫(yī)院間的信息共享會(huì)受到限制。由于擔(dān)心信息安全， 醫(yī)院可能會(huì)過度限制檔案的訪問和使用， 從而出現(xiàn)“信息孤島”。這些問題不僅會(huì)影響醫(yī)院的工作效率， 也可能妨礙醫(yī)院對(duì)突發(fā)公共衛(wèi)生事件的有效應(yīng)對(duì)。因此， 優(yōu)化檔案利用與信息共享機(jī)制， 對(duì)于提高醫(yī)院的應(yīng)對(duì)能力具有重要作用。

三、 醫(yī)院突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案管理的優(yōu)化路徑

（一）建立標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理流程

為了解決檔案收集與整理不規(guī)范的問題， 醫(yī)院需要建立標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理流程。這個(gè)流程不僅涉及檔案的收集、 整理和歸檔， 還包括檔案的使用、 保管、 銷毀等環(huán)節(jié)， 旨在提高檔案管理的效率和質(zhì)量， 為醫(yī)院的各項(xiàng)工作提供強(qiáng)有力的支持。

制定統(tǒng)一的檔案收集標(biāo)準(zhǔn)和流程。包括明確檔案的種類、 格式、 內(nèi)容等， 確保收集到的信息準(zhǔn)確、 完整。醫(yī)院還應(yīng)設(shè)立專門的檔案收集部門， 負(fù)責(zé)檔案的收集、 接收和初步整理， 避免檔案的遺漏和混亂。

加強(qiáng)檔案整理和歸檔的規(guī)范性。包括制定詳細(xì)的操作指南， 規(guī)定檔案的分類、 編號(hào)、 裝訂、 存放等操作步驟， 以提高檔案管理的效率和質(zhì)量。定期對(duì)檔案進(jìn)行清理和整理， 以保持檔案的清晰和完整。

建立有效的溝通機(jī)制， 加強(qiáng)部門間的協(xié)作。包括定期召開檔案管理會(huì)議， 交流檔案管理的經(jīng)驗(yàn)和問題， 協(xié)調(diào)檔案管理工作， 避免檔案的重復(fù)收集或信息不一致。

加強(qiáng)檔案管理的監(jiān)督和評(píng)估。包括設(shè)立專門的檔案管理監(jiān)督部門， 負(fù)責(zé)檔案管理的監(jiān)督和檢查， 確保檔案管理的規(guī)范和有效。通過定期的檔案管理評(píng)估， 及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決問題， 不斷優(yōu)化檔案管理流程。

建立檔案管理的激勵(lì)機(jī)制， 鼓勵(lì)醫(yī)務(wù)人員積極參與檔案管理。包括設(shè)立檔案管理獎(jiǎng)勵(lì)制度， 對(duì)在檔案管理工作中作出突出貢獻(xiàn)的醫(yī)務(wù)人員給予獎(jiǎng)勵(lì)， 以提高檔案管理的積極性和主動(dòng)性。

注重檔案管理的信息化和數(shù)字化， 利用現(xiàn)代信息技術(shù)提高檔案管理的效率和質(zhì)量。包括建立電子檔案管理系統(tǒng)， 實(shí)現(xiàn)檔案的電子化和網(wǎng)絡(luò)化， 以提高檔案的查詢和使用效率。

（二）加強(qiáng)檔案的數(shù)字化與信息化建設(shè)

隨著科技的發(fā)展， 檔案管理也面臨著從傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理向數(shù)字化、 信息化轉(zhuǎn)變的趨勢(shì)。為了更好地適應(yīng)這一變革， 醫(yī)院需要加強(qiáng)檔案的數(shù)字化與信息化建設(shè)。

醫(yī)院采用先進(jìn)的數(shù)字化技術(shù)， 將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案。這不僅可以提高檔案的保存效率， 延長(zhǎng)檔案的保存期限， 還可以大大降低檔案的存儲(chǔ)空間， 節(jié)約資源。相比紙質(zhì)檔案， 電子檔案的保存也更為安全， 可以有效防止檔案因各種原因出現(xiàn)損壞或遺失。同時(shí)， 加強(qiáng)信息安全技術(shù)的應(yīng)用， 采用有效的加密和防護(hù)措施， 確保電子檔案的內(nèi)容不被非法訪問或泄露， 從而保護(hù)患者隱私和醫(yī)院的敏感信息。

醫(yī)院建立統(tǒng)一的信息平臺(tái)， 實(shí)現(xiàn)檔案的集中管理和共享。無論是醫(yī)務(wù)人員還是管理層， 都可以通過這個(gè)平臺(tái)快速檢索所需的檔案， 大幅提高工作效率。通過信息共享， 各部門之間的溝通和協(xié)作也會(huì)更為順暢， 避免“信息孤島”， 提高信息的利用率。

為了確保信息技術(shù)的有效應(yīng)用， 醫(yī)院還應(yīng)加強(qiáng)信息技術(shù)的培訓(xùn)和推廣工作。這包括定期組織培訓(xùn)班， 教授醫(yī)務(wù)人員如何使用信息平臺(tái)， 如何進(jìn)行電子檔案的檢索、 存儲(chǔ)、 管理等。醫(yī)院還應(yīng)鼓勵(lì)醫(yī)務(wù)人員參與信息技術(shù)的研發(fā)和創(chuàng)新， 不斷優(yōu)化信息平臺(tái)， 提高其功能性和用戶友好性。

醫(yī)院與外部機(jī)構(gòu)合作， 引進(jìn)先進(jìn)的信息技術(shù)和管理經(jīng)驗(yàn)， 不斷提高檔案管理的科技水平。包括與IT公司合作， 定制適合醫(yī)院的信息管理系統(tǒng)； 與其他醫(yī)院和醫(yī)療機(jī)構(gòu)交流， 學(xué)習(xí)它們?cè)跈n案管理方面的成功經(jīng)驗(yàn)。

此外， 建立完善的檔案數(shù)字化與信息化建設(shè)的評(píng)估機(jī)制。通過定期評(píng)估， 及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決問題， 確保檔案管理的持續(xù)優(yōu)化和升級(jí)。

（三）提升檔案管理人員的專業(yè)能力

檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)和技能是確保醫(yī)院檔案管理質(zhì)量的關(guān)鍵。他們的能力、 水平直接關(guān)系到檔案的整理、 保存、 利用以及保密工作的有效執(zhí)行。因此， 系統(tǒng)地提升檔案管理人員的專業(yè)能力， 對(duì)于提高檔案管理能力至關(guān)重要。

醫(yī)院定期組織檔案管理人員參加專業(yè)培訓(xùn)， 培訓(xùn)涵蓋最新的檔案管理理論、 電子檔案處理技術(shù)、 信息化管理系統(tǒng)操作等內(nèi)容， 還應(yīng)包括檔案的法律法規(guī)培訓(xùn)， 確保檔案管理工作符合相關(guān)法律法規(guī)的要求。通過培訓(xùn)， 檔案管理人員可掌握先進(jìn)的檔案管理方法， 提高工作效率和質(zhì)量。

醫(yī)院為檔案管理人員提供持續(xù)的職業(yè)發(fā)展路徑， 包括晉升機(jī)會(huì)、 繼續(xù)教育和專業(yè)資格認(rèn)證。醫(yī)院設(shè)立檔案管理崗位的職級(jí)制度， 鼓勵(lì)人員通過提升個(gè)人能力來實(shí)現(xiàn)職業(yè)發(fā)展。醫(yī)院應(yīng)建立績(jī)效考核和激勵(lì)機(jī)制， 通過合理的薪酬體系和獎(jiǎng)勵(lì)政策， 激發(fā)人員的工作熱情和創(chuàng)新精神。

鼓勵(lì)檔案管理人員參與國(guó)內(nèi)外的檔案管理研討會(huì)和交流活動(dòng)， 使其了解行業(yè)最新動(dòng)態(tài)， 拓寬視野。通過與其他專業(yè)人員的交流， 促進(jìn)知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)的分享， 進(jìn)一步提升檔案管理人員的專業(yè)能力。

醫(yī)院應(yīng)重視檔案管理人員實(shí)踐能力的培養(yǎng)， 定期組織實(shí)戰(zhàn)演練， 如： 模擬突發(fā)事件的檔案快速收集、 整理和報(bào)送流程， 以提高人員在緊急情況下的應(yīng)變能力。醫(yī)院應(yīng)利用現(xiàn)代信息技術(shù)， 如建立檔案管理模擬系統(tǒng)， 讓人員在模擬環(huán)境中磨練技能， 提高實(shí)際操作能力。

醫(yī)院還應(yīng)建立全面的檔案管理知識(shí)體系， 包括檔案工作手冊(cè)、 操作流程指南等， 作為日常工作的參考和指導(dǎo)。通過文檔的不斷更新和完善， 檔案管理人員可以及時(shí)獲取最新的檔案管理知識(shí)和信息。

（四）完善檔案應(yīng)急預(yù)案體系

醫(yī)院突發(fā)公共衛(wèi)生事件的應(yīng)對(duì)， 對(duì)于快速、 準(zhǔn)確的信息支持有著極高的需求， 而這正是檔案管理工作的核心職責(zé)。因此， 構(gòu)建和完善檔案應(yīng)急預(yù)案體系， 是提升檔案管理效能的關(guān)鍵途徑。

制定全面、 詳盡的檔案應(yīng)急預(yù)案。預(yù)案應(yīng)明確檔案管理的任務(wù)、 流程和責(zé)任， 其中包括檔案的收集、 整理、 保存、 利用等各個(gè)環(huán)節(jié)。預(yù)案還應(yīng)包含各種可能的突發(fā)事件， 以及檔案管理策略和行動(dòng)方案， 并明確檔案管理人員的角色和職責(zé)， 以及與其他部門的協(xié)作機(jī)制。通過詳盡的檔案應(yīng)急預(yù)案， 醫(yī)院迅速啟動(dòng)檔案管理工作， 提供及時(shí)、 準(zhǔn)確的信息支持。

定期進(jìn)行檔案應(yīng)急預(yù)案的演練， 檢驗(yàn)預(yù)案的有效性， 發(fā)現(xiàn)并解決其中存在的問題。演練應(yīng)模擬各種可能的突發(fā)事件， 以及在這些情況下的應(yīng)對(duì)措施。通過演練， 提高檔案管理的應(yīng)急能力， 確保能夠有效應(yīng)對(duì)。同時(shí)， 演練也可以幫助檔案管理人員熟悉預(yù)案， 提高他們的應(yīng)急反應(yīng)能力。

建立檔案應(yīng)急預(yù)案的定期評(píng)估和更新機(jī)制。隨著公共衛(wèi)生事件的變化， 檔案應(yīng)急預(yù)案可能需要調(diào)整和更新。醫(yī)院應(yīng)定期評(píng)估預(yù)案的適用性和有效性， 根據(jù)評(píng)估結(jié)果進(jìn)行必要的調(diào)整和更新。

加強(qiáng)檔案應(yīng)急預(yù)案的宣傳和培訓(xùn)工作。所有員工特別是檔案管理人員， 都應(yīng)了解檔案應(yīng)急預(yù)案內(nèi)容， 掌握如何執(zhí)行預(yù)案。醫(yī)院通過培訓(xùn)、 演示、 模擬演練等方式， 提高員工對(duì)檔案應(yīng)急預(yù)案的理解和執(zhí)行力。

醫(yī)院與其他醫(yī)療機(jī)構(gòu)、 衛(wèi)生部門、 疾病控制中心合作， 共享檔案應(yīng)急預(yù)案， 形成聯(lián)動(dòng)機(jī)制。這樣可以在突發(fā)公共衛(wèi)生事件時(shí)實(shí)現(xiàn)信息的快速共享， 提高應(yīng)對(duì)效率。

四、 結(jié)論與建議

醫(yī)院突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案管理的優(yōu)化路徑主要包括建立標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理流程、 加強(qiáng)檔案數(shù)字化與信息化建設(shè)、 提升檔案管理人員的專業(yè)能力和完善檔案應(yīng)急預(yù)案體系。

筆者還建議醫(yī)院從以下幾方面進(jìn)一步優(yōu)化檔案管理工作： 一是加強(qiáng)檔案管理的制度建設(shè)， 制定詳細(xì)的檔案管理規(guī)定和操作指南， 確保檔案管理的規(guī)范性和一致性； 二是加強(qiáng)檔案管理的技術(shù)支持， 引入先進(jìn)的檔案管理軟件和設(shè)備， 提高檔案管理的科技水平； 三是加強(qiáng)檔案管理的人力資源保障， 配備足夠的檔案管理人員， 確保檔案管理的人力支持； 四是加強(qiáng)檔案管理的監(jiān)督和評(píng)估， 通過定期開展檔案管理評(píng)估， 及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決問題， 不斷優(yōu)化檔案管理工作。

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