自然資源數(shù)字檔案室建設(shè)策略

摘 要：在新時(shí)期背景下，依托信息技術(shù)打造現(xiàn)代化的檔案管理體系已受到多方關(guān)注，文章從數(shù)字檔案室建設(shè)的角度出發(fā)，圍繞自然資源管理領(lǐng)域的檔案室建立、信息采集、整理和儲存等多個(gè)領(lǐng)域，制定全面的管控方案，通過制度體系建設(shè)強(qiáng)化檔案室建設(shè)的規(guī)范性和標(biāo)準(zhǔn)性，結(jié)合自然資源檔案管理的具體需求展開功能分析，確保能夠?yàn)樽匀毁Y源檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型以及細(xì)節(jié)管控提供保障。

關(guān)鍵詞：自然資源；檔案管理；數(shù)字檔案室；建設(shè)策略

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

引言

數(shù)字檔案室主要是指機(jī)關(guān)在履行自身職能的過程中利用現(xiàn)代信息技術(shù)管理、儲存以及利用檔案的多功能信息化檔案管理平臺。目前，在大數(shù)據(jù)發(fā)展環(huán)境下，數(shù)字檔案室成為檔案管理的新型途徑，而自然資源管理的工作內(nèi)容較為復(fù)雜，加大力度落實(shí)好數(shù)字檔案室的建設(shè)，不僅有助于推動(dòng)自然資源檔案管理的轉(zhuǎn)型和升級，還可以為自然資源監(jiān)管以及保護(hù)等行業(yè)的發(fā)展奠定良好基礎(chǔ)。

一、我國自然資源檔案管理的發(fā)展歷程及現(xiàn)狀分析

自然資源檔案來源于自然資源規(guī)劃和發(fā)展領(lǐng)域，屬于現(xiàn)代化生態(tài)文明建設(shè)中的重要組成部分，其中的檔案管理以及建設(shè)與我國檔案信息化工作的整體發(fā)展進(jìn)程相吻合。數(shù)字檔案室在21世紀(jì)初期逐步興起，依托信息技術(shù)全面推動(dòng)傳統(tǒng)檔案工作的發(fā)展和轉(zhuǎn)型。計(jì)算機(jī)操作取代了傳統(tǒng)的手工作業(yè)，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案自動(dòng)編目、檢索以及標(biāo)引，在解放了勞動(dòng)力的同時(shí)，提升了檔案管理的效率和質(zhì)量。

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案也實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化轉(zhuǎn)型，并按照檔案信息的類型劃分，可以將其統(tǒng)計(jì)為土地調(diào)查、城鄉(xiāng)土地管理規(guī)劃、礦產(chǎn)資源調(diào)查、不動(dòng)產(chǎn)統(tǒng)一登記等細(xì)化項(xiàng)目。隨著我國生態(tài)文明建設(shè)的不斷推進(jìn)，自然資源管理行業(yè)的發(fā)展體系更為成熟，在檔案管理過程中往往需要按照“資源為先、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、整體推進(jìn)、確保安全”的原則展開創(chuàng)新，尤其數(shù)字檔案室的建設(shè)更需要遵循《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》《數(shù)字檔案室建設(shè)評價(jià)辦法》以及《國土資源信息化“十三五”規(guī)劃》的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)實(shí)現(xiàn)功能和細(xì)節(jié)的分析。目前，我國自然資源數(shù)字檔案室的建設(shè)已經(jīng)初見成效，并且打造了一批全國示范數(shù)字檔案室，如自然資源部數(shù)字檔案室、武漢市自然資源和規(guī)劃局?jǐn)?shù)字檔案室、廣東省自然資源廳數(shù)字檔案室。這些檔案室的高質(zhì)量發(fā)展象征著以信息技術(shù)為依托構(gòu)建的檔案管理體系，能夠?yàn)槲覈鴻n案工作的數(shù)字化發(fā)展和建設(shè)提供助力。

二、自然資源數(shù)字檔案室建設(shè)的功能及方向

隨著我國生態(tài)文明發(fā)展水平的逐步提升，落實(shí)自然資源檔案管理成為社會發(fā)展中的重要一環(huán)，而數(shù)字檔案室的建設(shè)也需要具備時(shí)代性和規(guī)范性特點(diǎn)。從目前絕大部分?jǐn)?shù)字檔案室的建設(shè)成效及案例分析角度來看，可以從以下幾個(gè)層面提升自然資源數(shù)字檔案室的規(guī)范性，通過功能拓展來滿足自然資源規(guī)劃和管理的具體需求。

1.通過標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)，打造檔案管控標(biāo)準(zhǔn)化制度

完善標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系的建設(shè)，并結(jié)合檔案管理的具體需求，構(gòu)建科學(xué)的管控方案，對于自然資源檔案室的可持續(xù)發(fā)展具有極強(qiáng)的促進(jìn)作用。目前，眾多自然資源廳以及相關(guān)部門建立在信息技術(shù)的基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)針對性創(chuàng)新，構(gòu)建一系列的檔案管理系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫、數(shù)字化加工體系、數(shù)據(jù)共享以及整合系統(tǒng)，用于自然資源檔案數(shù)據(jù)信息的管理和使用，但這些系統(tǒng)的功能較為復(fù)雜，在實(shí)際應(yīng)用過程中存在較強(qiáng)的多樣性。

為了保證數(shù)字檔案室的建設(shè)符合自然資源管理的具體需求，還需要為其打造相關(guān)的制度體系以及規(guī)范化的檔案室管理模式，需要相關(guān)部門結(jié)合自身的實(shí)際情況，制定檔案管理系統(tǒng)建設(shè)規(guī)范，圍繞自然資源廳、各級自然資源行政部門、事業(yè)單位以及相關(guān)主體，制定針對性的管理規(guī)范，其中包含系統(tǒng)設(shè)計(jì)以及實(shí)施的實(shí)際要求、功能、所需技術(shù)體系、系統(tǒng)建設(shè)的規(guī)劃細(xì)則，適用于廳機(jī)關(guān)以及各級行政主管部門開展日常的檔案系統(tǒng)建設(shè)、評估、使用、升級和優(yōu)化。針對數(shù)字檔案室中的各項(xiàng)檔案信息，還需要制定明確的使用規(guī)范，如數(shù)據(jù)庫的建設(shè)是自然資源檔案管理的重點(diǎn)內(nèi)容，所制定的標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范往往圍繞著表、視圖、函數(shù)、字段和存儲過程等數(shù)據(jù)庫對象的命名、過程以及安全管理來劃分。由于檔案管控的細(xì)節(jié)眾多，為了提升數(shù)字檔案室的運(yùn)轉(zhuǎn)效率，還需要圍繞元數(shù)據(jù)制定標(biāo)準(zhǔn)使用規(guī)范，如結(jié)合電子文件的形成、歸檔、共享及交接等過程實(shí)施管理。在檔案數(shù)據(jù)信息加工的過程中，還需要針對紙質(zhì)檔案、錄音、錄像和照片等開展規(guī)范化管理，其中的檔案整理、圖像處理、檔案掃描、入庫、數(shù)字資源庫建設(shè)及數(shù)字化成果驗(yàn)收等多個(gè)環(huán)節(jié)，都需要有與之相對應(yīng)的管理規(guī)范。有了這些明確的規(guī)范，才可以使數(shù)字檔案庫的建設(shè)和使用具備更強(qiáng)的規(guī)范性和標(biāo)準(zhǔn)性，也可以使國家標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)一步擴(kuò)充，推動(dòng)自然資源數(shù)字檔案室的有序建設(shè)和標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展。

2.以宏觀視角為依托，提升檔案系統(tǒng)拓展范圍

自然資源管理與規(guī)劃工作的開展，往往需要結(jié)合我國自然資源的變化規(guī)律展開階段性調(diào)整，要求數(shù)字檔案室具備拓展性和兼容性的特點(diǎn)，能夠不斷適應(yīng)不同階段以及不同時(shí)期的發(fā)展要求。為了達(dá)到這樣的目的，目前各大自然資源廳以及相關(guān)機(jī)構(gòu)紛紛采取了模塊化的方式展開檔案室的設(shè)計(jì)，該種方式的基本思想為自上向下逐層分解、整體信息分而治之。

針對自然資源檔案的接收、管理、儲存和使用等常規(guī)功能開發(fā)了擴(kuò)展性系統(tǒng)，系統(tǒng)中的“收集中心”主要負(fù)責(zé)將前端業(yè)務(wù)系統(tǒng)采集到的各項(xiàng)檔案數(shù)據(jù)信息歸檔，提升數(shù)據(jù)信息的收集和管控能力；系統(tǒng)具備開放性接口，可以直接和自然資源廳、企事業(yè)單位以及各地區(qū)的行政主管部門日常辦公系統(tǒng)對接，如OA政務(wù)系統(tǒng)、地籍資源管理系統(tǒng)和建設(shè)用地管理系統(tǒng)等，隨著業(yè)務(wù)的發(fā)展，能夠不斷實(shí)現(xiàn)信息的匯總；系統(tǒng)中設(shè)置的“管理中心”主要負(fù)責(zé)劃分檔案類別，如自然資源檔案、專業(yè)檔案是兩個(gè)最大的類別，在此基礎(chǔ)上又劃分出了文書類、建設(shè)用地類、不動(dòng)產(chǎn)登記類、地質(zhì)環(huán)境類、礦產(chǎn)類和執(zhí)法監(jiān)察類等多個(gè)子系統(tǒng)，方便實(shí)現(xiàn)多種類型檔案的統(tǒng)一管理、一體化建設(shè)和使用。

系統(tǒng)開發(fā)了“保存中心”，電子文件以及傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件都可以統(tǒng)一實(shí)現(xiàn)線上線下的歸檔，并且綜合分類結(jié)果為其自動(dòng)賦予檔號，結(jié)合系統(tǒng)中的檔案號，又可以打造逐級分類體系，建立在物聯(lián)網(wǎng)的基礎(chǔ)上，確保檔案數(shù)據(jù)信息的轉(zhuǎn)存、生成及使用都形成固化信息，能夠保證數(shù)據(jù)信息的安全性，也可以為檔案的續(xù)存、銷毀、移交等提供明確的數(shù)據(jù)支撐。

除此之外，還針對檔案編研工作的開展制定了相對應(yīng)的拓展性內(nèi)容，系統(tǒng)設(shè)置的權(quán)限審查機(jī)制，可以結(jié)合工作人員的工作職能變化、崗位調(diào)動(dòng)等實(shí)現(xiàn)權(quán)限信息的優(yōu)化，人員所持有的賬號在崗位職能信息變化之后會自動(dòng)變更權(quán)限，有助于提升檔案管理的安全性，也可以減少不必要的授權(quán)等復(fù)雜的操作流程。

3.提升檔案檢索的靈活性，提高資源利用效率

自然資源檔案類型繁多，數(shù)量極為龐大，在日常檔案管理的過程中，不僅需要完成常規(guī)的歸檔、儲存、分類、使用等工作，還需要針對檔案資源的價(jià)值挖掘和利用來創(chuàng)新。

例如，礦業(yè)權(quán)檔案是自然資源管理領(lǐng)域的重要信息，能夠?yàn)槲覈刭|(zhì)找礦以及國家編制礦產(chǎn)資源規(guī)劃等工作提供明確的參考。在土地資源管理的過程中，建設(shè)用地檔案又可以反映不同地區(qū)土地的利用情況，并為土地征收、使用、調(diào)換以及使用權(quán)出讓等工作提供依據(jù)。這些檔案數(shù)據(jù)信息的日常使用頻次高、細(xì)節(jié)內(nèi)容較多，為了進(jìn)一步提升檔案信息的利用效率和質(zhì)量，需要優(yōu)化原有的關(guān)鍵詞檢索系統(tǒng)，以提升檔案資源查找和共享的效率。

目前，眾多自然資源廳以及相關(guān)部門紛紛以權(quán)限管理作為依據(jù)，支持多角度以及多途徑的檔案數(shù)據(jù)信息檢索和利用模式，并滿足各方主體的檔案查找和歸檔需求。檢索系統(tǒng)中提供了檔案類型檢索、全文檢索、模糊關(guān)鍵詞查詢和跨檔案門類檢索等功能，可以結(jié)合用戶的實(shí)際需求輸入檢索字段、關(guān)鍵詞，系統(tǒng)會自動(dòng)判斷其中的邏輯關(guān)系，主要用于全文、業(yè)務(wù)過程、條目等層次的查找。這種多樣化的檢索方式有助于精準(zhǔn)地查找所需要的檔案，也可以滿足不同類型使用者對于檔案的檢索需求，能夠提升自然資源檔案管理的便捷化程度，有助于最大化提升檔案數(shù)據(jù)信息的價(jià)值。

4.落實(shí)數(shù)字資源建設(shè)，強(qiáng)化數(shù)字檔案室信息化程度

目前，數(shù)字資源建設(shè)是檔案資源數(shù)字化轉(zhuǎn)型的核心手段，結(jié)合數(shù)字檔案室建設(shè)的具體要求，應(yīng)該針對不同門類的電子檔案以及傳統(tǒng)檔案統(tǒng)一化管理，并將其全部納入數(shù)字檔案室。在這個(gè)過程中，涉及存量檔案數(shù)字化工作，尤其是紙質(zhì)檔案的目錄庫、原文庫和多媒體庫建設(shè)存在較多的挑戰(zhàn)，既要全面實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案資源的數(shù)字化轉(zhuǎn)型，又要確保檔案信息不缺漏，對于信息技術(shù)的應(yīng)用熟練程度以及完整性有較高要求。

目前，我國部分地區(qū)的自然資源廳已經(jīng)初步實(shí)現(xiàn)了數(shù)字資源建設(shè)的初級目標(biāo)，新增了文書檔案、特殊載體檔案以及專業(yè)檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)型工作，對不同門類的數(shù)字化成果以及電子數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)細(xì)節(jié)優(yōu)化，包含清理、規(guī)范和儲存。

比如，電子檔案分級存放規(guī)范命名的落實(shí)，能夠使電子檔案的使用和檢索更加清晰，文件名稱的命名合規(guī)性清理有助于提升檔案管理的規(guī)范性程度，在傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化成果轉(zhuǎn)換的過程中，增加了OCR識別技術(shù)處理之后的電子檔案，直接會生成相對應(yīng)的目錄。同時(shí)，也會保留原文數(shù)據(jù)、流媒體數(shù)據(jù)信息等。這種數(shù)字化轉(zhuǎn)型的方式，強(qiáng)化了各類業(yè)務(wù)的現(xiàn)代化水平，全面提升數(shù)字檔案室電子文件管理的水平和成熟度，有助于提高自然資源檔案管理的效率和質(zhì)量。

5.構(gòu)建檔案資源多樣化管理體系，豐富檔案室發(fā)展層次

自然資源管理檔案數(shù)據(jù)信息分為多種類別，而在自然資源庫建設(shè)的過程中也新增了文書、科技、專業(yè)和聲像等多種類型的檔案儲存模塊，可以作為不同門類電子檔案和實(shí)體檔案輔助管理的依據(jù)。這些模塊具備較強(qiáng)的可擴(kuò)展性，包含了門類擴(kuò)展、元數(shù)據(jù)管理擴(kuò)展、分類方案擴(kuò)展等，并與基層自然資源管理和規(guī)劃工作對接，結(jié)合用地預(yù)審、土地估價(jià)、總體規(guī)劃、礦業(yè)儲存量評估及行政訴訟等具體業(yè)務(wù)需求，提供與之相對應(yīng)的檔案資源管理渠道，能夠?qū)崿F(xiàn)多門類檔案管理。在此基礎(chǔ)上，還可以實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)信息的共享，通過數(shù)字檔案平臺能夠直接與不同部門、不同崗位的人員對接，建立在自身權(quán)限等級劃分的基礎(chǔ)上，能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)字化檔案的傳遞、借閱。該種方式是提高檔案資源利用效率的重要手段，也可以改變傳統(tǒng)自然資源管理和規(guī)劃的信息孤島問題，增強(qiáng)檔案信息的傳遞范圍，及時(shí)發(fā)現(xiàn)其中存在的問題，從而提升檔案管理的全面性和科學(xué)性。

6.打造檔案管理安全保障機(jī)制

自然資源檔案管理對于自然資源管理和規(guī)劃工作的開展有著極強(qiáng)的促進(jìn)作用，而數(shù)字檔案室的建設(shè)也需要提供與之相對應(yīng)的安全管理規(guī)范，尤其要積極應(yīng)對目前信息技術(shù)發(fā)展漏洞和互聯(lián)網(wǎng)中存在的各項(xiàng)問題。安全保障體系的建設(shè)通常以備份管理為主，如絕大部分的數(shù)字檔案都會采取進(jìn)線備份以及離線備份兩種方式相結(jié)合的方法實(shí)施安全管控，針對所有以電子方式儲存的檔案數(shù)據(jù)信息，都設(shè)置了檔案數(shù)字副本、目錄數(shù)據(jù)庫、檔案室系統(tǒng)配置文件以及日志文件等備份系統(tǒng)。這些備份系統(tǒng)可以及時(shí)采集數(shù)字檔案室日常運(yùn)維、管理、發(fā)展過程中的各項(xiàng)數(shù)據(jù)信息，做到整體檔案信息全備份。備份的設(shè)備以光盤刻錄、藍(lán)光光盤檢測機(jī)、條碼打印機(jī)、條碼掃描機(jī)和藍(lán)光光盤等為主，統(tǒng)一備份和管理的模式，有效保障了實(shí)體檔案的安全。

另外，數(shù)據(jù)備份軟件也可以作為安全管控的重要工具，能夠?qū)⒅匾獢?shù)據(jù)源源不斷地備份到儲存設(shè)備上，一旦數(shù)字檔案室出現(xiàn)了系統(tǒng)宕機(jī)、網(wǎng)站崩潰等問題，管理員在短時(shí)間之內(nèi)可以快速修復(fù)，不需要重新安裝操作系統(tǒng)以及應(yīng)用程序，直接通過啟動(dòng)備用源來實(shí)現(xiàn)恢復(fù)。在系統(tǒng)中設(shè)置了數(shù)據(jù)庫備份以及恢復(fù)的功能，添加相關(guān)信息之后便可以自動(dòng)備份數(shù)據(jù)庫中的一系列信息，在出現(xiàn)數(shù)字檔案室被攻擊、系統(tǒng)損壞等情況之后，可以實(shí)現(xiàn)一鍵恢復(fù)。

三、結(jié)語

綜上所述，數(shù)字檔案室的建設(shè)是目前檔案管理工作高質(zhì)量發(fā)展的核心成果，而自然資源管理與規(guī)劃部門的日常工作內(nèi)容較為復(fù)雜，形成的檔案數(shù)據(jù)信息體量大且管理難度大，推動(dòng)數(shù)字化轉(zhuǎn)型是自然資源檔案管理的必然發(fā)展道路。數(shù)字檔案室的建設(shè)往往要結(jié)合具體的檔案使用需求、業(yè)務(wù)發(fā)展需求實(shí)現(xiàn)功能上的創(chuàng)新，而管理機(jī)制的落實(shí)則需要圍繞檔案數(shù)字化發(fā)展轉(zhuǎn)型的實(shí)際特點(diǎn)和問題，為其提供安全保障，有助于推進(jìn)自然資源檔案事業(yè)的健康發(fā)展，也可以為我國檔案管理行業(yè)的創(chuàng)新提供可持續(xù)性動(dòng)力。

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（作者單位：山西省呂梁市規(guī)劃和自然資源局）

作者簡介：高倩男（1988—），女，漢族，山西呂梁人，碩士研究生，館員，研究方向：檔案類管理。