檔案信息化建設(shè)在醫(yī)院檔案管理中的意義探究

摘 要：隨著醫(yī)療技術(shù)的不斷進(jìn)步和信息化時(shí)代的到來，醫(yī)院檔案管理正面臨著前所未有的挑戰(zhàn)和機(jī)遇。檔案信息化建設(shè)作為醫(yī)院檔案管理的重要組成部分，對(duì)于提高檔案管理效率、保障檔案安全、優(yōu)化醫(yī)療服務(wù)等方面具有重要意義。文章闡述了檔案信息化建設(shè)在醫(yī)院檔案管理中的必要性和作用，詳細(xì)介紹了檔案信息化建設(shè)的實(shí)施方法與技術(shù)手段，強(qiáng)調(diào)了檔案信息化建設(shè)中存在的問題與解決對(duì)策，以期為相關(guān)研究和實(shí)踐提供有益參考。

關(guān)鍵詞：檔案；信息化建設(shè)；醫(yī)院檔案管理；意義探究

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

醫(yī)院檔案作為記錄醫(yī)院歷史、服務(wù)患者的重要資料，管理質(zhì)量直接關(guān)系到醫(yī)療質(zhì)量和患者滿意度。然而，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)難以滿足現(xiàn)代醫(yī)療服務(wù)的需要，檔案管理面臨著效率低下、安全隱患等諸多問題。隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，檔案信息化建設(shè)成為醫(yī)院檔案管理的必然趨勢(shì)。通過信息化手段，可以實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的全面覆蓋、動(dòng)態(tài)管理、高效利用，從而提升醫(yī)院檔案管理水平和服務(wù)質(zhì)量。

一、檔案信息化建設(shè)在醫(yī)院檔案管理中的意義

1.提高檔案管理效率

傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理方式依賴于手工操作，效率低下，難以滿足快速發(fā)展的醫(yī)療業(yè)務(wù)需求。通過檔案信息化建設(shè)，可以將檔案信息數(shù)字化、電子化，實(shí)現(xiàn)檔案的快速檢索、查詢及利用，從而提高檔案管理效率，為醫(yī)院各項(xiàng)業(yè)務(wù)提供更好的支持。

2.保障檔案安全

檔案信息化建設(shè)采用了多種安全技術(shù)手段，如加密技術(shù)、權(quán)限控制等，可以有效保障檔案信息的安全。同時(shí)，電子檔案的存儲(chǔ)和使用也減少了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案因人為損壞、自然災(zāi)害等原因造成的檔案丟失或損壞的風(fēng)險(xiǎn)，確保了檔案的安全性和完整性。

3.優(yōu)化醫(yī)療服務(wù)

通過檔案信息化建設(shè)，可以實(shí)現(xiàn)患者信息的共享和整合，方便醫(yī)生快速了解患者的病史、診斷、治療等情況，提高醫(yī)療服務(wù)的質(zhì)量和效率。同時(shí)，醫(yī)生可以利用信息化手段對(duì)患者信息展開分析和挖掘，為臨床決策和治療提供更加科學(xué)和精準(zhǔn)的依據(jù)。

4.提高醫(yī)院管理決策水平

檔案信息化建設(shè)的核心是將醫(yī)院的各種檔案信息數(shù)字化、電子化管理，從而形成一個(gè)龐大的數(shù)據(jù)集。這些數(shù)據(jù)不僅包括患者的病歷、診斷、治療等信息，還包括醫(yī)院的運(yùn)營數(shù)據(jù)、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)等。通過對(duì)這些數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)收集、整理和分析，醫(yī)院管理層可以獲得全面、準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)支持，為決策提供科學(xué)依據(jù)。通過分析醫(yī)院的運(yùn)營數(shù)據(jù)，管理層可以了解到醫(yī)院的資源使用情況，包括人力資源、醫(yī)療設(shè)備、物資儲(chǔ)備等，有助于管理層更加合理地配置資源，優(yōu)化醫(yī)療服務(wù)的流程和效率，避免資源的浪費(fèi)或短缺。

5.促進(jìn)醫(yī)療行業(yè)的交流與合作

傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理方式，由于受到物理限制，使得不同醫(yī)療機(jī)構(gòu)之間的信息交流變得困難。檔案信息化建設(shè)通過數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的手段，使得醫(yī)療信息可以在不同醫(yī)療機(jī)構(gòu)之間實(shí)時(shí)共享和交流，不僅方便了醫(yī)生對(duì)患者的診療，還促進(jìn)了醫(yī)療機(jī)構(gòu)之間的合作與協(xié)同。對(duì)于一些復(fù)雜病例或者需要多學(xué)科聯(lián)合治療的病例，通過檔案信息化建設(shè)，可以實(shí)現(xiàn)不同醫(yī)療機(jī)構(gòu)、不同科室之間的快速信息共享和交流，有助于醫(yī)生制定更加全面和精準(zhǔn)的治療方案，提高救治的成功率。

二、醫(yī)院信息化檔案管理的現(xiàn)狀

1.信息化水平參差不齊

首先，不同醫(yī)院在檔案管理信息化建設(shè)投入上存在顯著差異。一些大型綜合性醫(yī)院由于資金和技術(shù)優(yōu)勢(shì)，能夠投入大量資源實(shí)行信息化檔案管理體系的建設(shè)，包括硬件設(shè)備設(shè)施、軟件系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)等。而中小型醫(yī)院受到資金和技術(shù)的限制，往往在信息化投入上相對(duì)較少，導(dǎo)致信息化水平較低；其次，即使在開展檔案管理信息化建設(shè)的醫(yī)院，其技術(shù)應(yīng)用層次也存在差異。一些醫(yī)院能夠充分利用信息技術(shù)手段，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化、電子化管理，并具備良好的系統(tǒng)功能和用戶體驗(yàn)，有的醫(yī)院可能僅實(shí)現(xiàn)了簡單的電子化存儲(chǔ)，未能充分利用信息技術(shù)提升檔案管理效率和質(zhì)量。另外，醫(yī)院檔案管理信息化需要具備一定的信息技術(shù)知識(shí)和技能的檔案管理人員來操作和維護(hù)。然而，不同醫(yī)院的檔案管理人員在技能水平上存在差異，這也影響了醫(yī)院檔案管理信息化的推進(jìn)和發(fā)展。

2.信息安全問題突出

由于醫(yī)療檔案涉及大量患者的個(gè)人信息，如姓名、聯(lián)系方式、病歷等，這些信息一旦被非法獲取或?yàn)E用，將對(duì)患者的隱私造成嚴(yán)重侵害。隨著醫(yī)院信息化程度的提高，網(wǎng)絡(luò)攻擊和病毒傳播的風(fēng)險(xiǎn)也隨之增加。惡意攻擊者可能會(huì)利用系統(tǒng)漏洞，竊取或篡改檔案信息，導(dǎo)致信息的完整性和真實(shí)性受到威脅。另外，還存在硬件故障和數(shù)據(jù)丟失風(fēng)險(xiǎn)。醫(yī)院信息化檔案管理依賴于各種硬件設(shè)備設(shè)施，如服務(wù)器、存儲(chǔ)設(shè)備等。硬件故障可能導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失或系統(tǒng)癱瘓，影響檔案的正常管理和使用。部分醫(yī)院在檔案管理信息化過程中，由于管理不善，如權(quán)限設(shè)置不當(dāng)、操作不規(guī)范等，也可能導(dǎo)致信息被泄露或非法訪問。

3.缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范

目前，醫(yī)院檔案管理信息化缺乏統(tǒng)一的國家標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。首先，各個(gè)醫(yī)院根據(jù)自己的理解和實(shí)踐在實(shí)施管理，導(dǎo)致檔案管理的方式、流程和規(guī)范存在較大差異。這種不統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)使得不同醫(yī)院之間的信息交流和共享變得困難，制約了醫(yī)療行業(yè)的協(xié)同發(fā)展；其次，由于缺乏明確的檔案管理規(guī)范，醫(yī)院在信息化過程中可能存在操作不規(guī)范、信息不完整或信息質(zhì)量不高的問題，不僅影響了檔案管理的效率和準(zhǔn)確性，還可能導(dǎo)致醫(yī)療信息的失真或遺漏；最后，隨著醫(yī)療技術(shù)的不斷發(fā)展，新的醫(yī)療檔案不斷涌現(xiàn)。然而，缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，使得醫(yī)院在選擇和應(yīng)用新的技術(shù)手段開展檔案管理時(shí)缺乏明確的指導(dǎo)，可能導(dǎo)致技術(shù)應(yīng)用不當(dāng)或資源浪費(fèi)。

4.人員素質(zhì)有待提高

第一，醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)需要工作人員具備檔案管理、信息技術(shù)等相關(guān)專業(yè)的知識(shí)。然而，目前部分醫(yī)院的檔案管理人員可能缺乏這些專業(yè)知識(shí)，導(dǎo)致在信息化過程中出現(xiàn)操作不規(guī)范、信息處理不當(dāng)?shù)葐栴}；第二，隨著信息技術(shù)的發(fā)展，醫(yī)院檔案管理信息化需要檔案管理人員具備一定的技術(shù)操作能力，如系統(tǒng)操作、數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)等。然而，部分醫(yī)院的檔案管理人員在技能水平上存在不足，難以勝任檔案管理信息化的要求；第三，部分醫(yī)院的檔案管理人員對(duì)檔案管理信息化的認(rèn)識(shí)不足，仍停滯在傳統(tǒng)的管理模式上。他們可能缺乏創(chuàng)新意識(shí)和學(xué)習(xí)動(dòng)力，對(duì)新的技術(shù)和理念持有抵觸態(tài)度，影響了檔案管理信息化的推進(jìn)和發(fā)展；第四，部分醫(yī)院可能缺乏對(duì)檔案管理人員開展培訓(xùn)和進(jìn)修的支持，使得他們難以獲得新的知識(shí)和技能，導(dǎo)致檔案管理人員的素質(zhì)無法得到有效提升，制約了醫(yī)院檔案管理信息化的進(jìn)步。

5.軟硬件設(shè)備設(shè)施不完善

首先，一些醫(yī)院的硬件設(shè)備設(shè)施，如計(jì)算機(jī)、服務(wù)器、存儲(chǔ)設(shè)備等可能過于陳舊，性能不足，無法滿足信息化檔案管理的需求，可能導(dǎo)致系統(tǒng)運(yùn)行緩慢、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)和處理能力受限等問題；其次，醫(yī)院檔案管理信息化需要相應(yīng)的軟件系統(tǒng)支持，如檔案管理軟件、操作系統(tǒng)等。然而，一些醫(yī)院的軟件系統(tǒng)可能過于老舊，功能不完善，無法滿足檔案管理的復(fù)雜需求，可能導(dǎo)致檔案管理效率低下、信息處理不準(zhǔn)確等問題。另外，醫(yī)院檔案管理信息化還需要良好的網(wǎng)絡(luò)通信環(huán)境，但一些醫(yī)院由于網(wǎng)絡(luò)設(shè)施不完善，通信帶寬不足，導(dǎo)致檔案信息傳輸速度慢、數(shù)據(jù)同步困難等問題，影響了檔案信息的及時(shí)共享和交流，降低了檔案管理效率。

三、提升醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的有效策略

1.制定完善的檔案管理制度

首先，醫(yī)院應(yīng)明確各個(gè)部門和人員的檔案管理職責(zé)，確保檔案的收集、整理、保管和利用等各環(huán)節(jié)都有明確的責(zé)任人，形成完整的檔案管理網(wǎng)絡(luò)；其次，可以根據(jù)醫(yī)院實(shí)際情況，制定科學(xué)、合理的檔案分類大綱。分類大綱應(yīng)涵蓋醫(yī)院各個(gè)方面的檔案，以便于對(duì)各類檔案分類管理。然后，針對(duì)不同類型的檔案，醫(yī)院應(yīng)建立相應(yīng)的保管制度。例如，對(duì)紙質(zhì)檔案應(yīng)定期檢查、除塵、防潮等；對(duì)電子檔案應(yīng)定期備份、病毒查殺、數(shù)據(jù)恢復(fù)等。另外，醫(yī)院應(yīng)完善檔案利用制度，規(guī)范檔案的借閱、復(fù)制、公開等行為。同時(shí)，應(yīng)加強(qiáng)檔案保密措施，確保檔案的安全；最后，醫(yī)院應(yīng)建立檔案管理考核制度，定期對(duì)各部門和人員的檔案管理情況考核。對(duì)于檔案管理不到位的部門和個(gè)人，應(yīng)實(shí)行相應(yīng)的整改和處罰。比如，一家醫(yī)院在完善檔案管理制度后，各科室都能按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范檔案管理工作。同時(shí)，醫(yī)院還建立了檔案管理考核制度，定期對(duì)各科室的檔案管理情況實(shí)施考核。例如，在一次考核中，發(fā)現(xiàn)某科室存在檔案分類混亂、整理不規(guī)范等嚴(yán)重問題，針對(duì)這些問題，醫(yī)院對(duì)該科室實(shí)行了相應(yīng)的整改和處罰，并加強(qiáng)了對(duì)該科室的檔案管理培訓(xùn)和指導(dǎo)。經(jīng)過一段時(shí)間的努力，該科室的檔案管理水平得到了顯著提高。由此可見，制定完善的檔案管理制度是提升醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的重要保障。

2.加強(qiáng)軟硬件設(shè)備設(shè)施建設(shè)

通過加強(qiáng)硬件設(shè)備設(shè)施、軟件系統(tǒng)等方面的建設(shè)，提高醫(yī)院檔案管理的信息化水平，為檔案的收集、整理、保管和利用等各個(gè)環(huán)節(jié)提供更好的技術(shù)支持。第一，醫(yī)院及時(shí)應(yīng)對(duì)檔案管理所需的硬件設(shè)備設(shè)施升級(jí)和更新。包括計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀和存儲(chǔ)設(shè)備等，確保設(shè)備設(shè)施性能穩(wěn)定、功能齊全，能夠滿足檔案管理信息化的需求；第二，醫(yī)院應(yīng)引進(jìn)適合自身需求的檔案管理軟件系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理。軟件系統(tǒng)應(yīng)具備檔案分類、整理、保管、檢索、利用等功能，并能與其他醫(yī)療管理系統(tǒng)實(shí)行數(shù)據(jù)交換和共享；第三，通過數(shù)字化技術(shù)，將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案，建立數(shù)字檔案庫，以提高檔案的保存質(zhì)量和利用效率，減少檔案損壞和丟失的風(fēng)險(xiǎn)；第四，醫(yī)院應(yīng)定期對(duì)軟硬件設(shè)備設(shè)施檢查、維護(hù)和升級(jí)，確保設(shè)備設(shè)施的正常運(yùn)行和性能優(yōu)化。比如，醫(yī)院在加強(qiáng)軟硬件設(shè)備設(shè)施建設(shè)后，檔案管理信息化水平得到了顯著提高。醫(yī)院引進(jìn)了先進(jìn)的檔案管理軟件系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了檔案的電子化管理。同時(shí)，還建立了數(shù)字檔案庫，將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案數(shù)字化，提高了檔案的保存質(zhì)量和利用效率。在軟硬件設(shè)備設(shè)施建設(shè)中，醫(yī)院還加強(qiáng)了網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)措施，確保檔案信息的安全和保密。此外，醫(yī)院還定期檢查、維護(hù)和升級(jí)軟硬件設(shè)備設(shè)施，確保正常運(yùn)行和性能優(yōu)化，有力地推動(dòng)了醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)程。

3.加強(qiáng)人才培養(yǎng)和培訓(xùn)

通過加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)，提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和技能水平，為醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)提供有力的人才保障。第一，醫(yī)院在招聘檔案管理人員時(shí)，應(yīng)注重選拔具有相關(guān)專業(yè)背景和技能的人才，如檔案管理、計(jì)算機(jī)科學(xué)、醫(yī)學(xué)等專業(yè)；第二，醫(yī)院應(yīng)定期開展檔案管理相關(guān)的培訓(xùn)和交流活動(dòng)，包括檔案管理理論、信息技術(shù)、法律法規(guī)等方面的內(nèi)容。通過培訓(xùn)和交流，提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和技能水平；第三，在人才培養(yǎng)和培訓(xùn)中，應(yīng)加強(qiáng)檔案管理人員的職業(yè)道德教育，培養(yǎng)他們嚴(yán)謹(jǐn)、負(fù)責(zé)、保密的工作態(tài)度；第四，醫(yī)院應(yīng)建立相應(yīng)的激勵(lì)機(jī)制，如晉升機(jī)制、獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制等，鼓勵(lì)檔案管理人員積極投身于檔案管理信息化建設(shè)。比如醫(yī)院在加強(qiáng)人才培養(yǎng)和培訓(xùn)后，檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和技能水平得到了顯著提高。醫(yī)院應(yīng)定期開展檔案管理相關(guān)的培訓(xùn)和交流活動(dòng)，包括檔案管理理論、信息技術(shù)等方面的內(nèi)容。同時(shí)，醫(yī)院還加強(qiáng)了職業(yè)道德教育，培養(yǎng)檔案管理人員嚴(yán)謹(jǐn)、負(fù)責(zé)、保密的工作態(tài)度。此外，醫(yī)院還建立了激勵(lì)機(jī)制和人才儲(chǔ)備機(jī)制，鼓勵(lì)檔案管理人員積極投身于檔案管理信息化建設(shè)，并為醫(yī)院的檔案管理信息化建設(shè)提供持續(xù)的人才支持。

4.建立檔案信息共享平臺(tái)

通過建立檔案信息共享平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院各部門之間、醫(yī)院與外部機(jī)構(gòu)之間的檔案信息共享和交流，提高檔案的利用效率和使用價(jià)值。首先，明確檔案信息共享的范圍和對(duì)象，如醫(yī)院各科室、臨床醫(yī)生、患者以及外部機(jī)構(gòu)，如醫(yī)保部門、科研機(jī)構(gòu)等；其次，根據(jù)醫(yī)院實(shí)際情況，設(shè)計(jì)和建立檔案信息共享平臺(tái)的架構(gòu)，包括平臺(tái)的硬件和軟件環(huán)境、網(wǎng)絡(luò)連接、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)等方面。另外，根據(jù)檔案信息共享的需求，開發(fā)平臺(tái)的功能模塊，如檔案檢索、在線瀏覽、數(shù)據(jù)導(dǎo)出等，以滿足不同用戶的需求。此外，在建立檔案信息共享平臺(tái)時(shí)，應(yīng)加強(qiáng)檔案信息安全防護(hù)措施，如數(shù)據(jù)加密、權(quán)限控制、訪問日志等，確保檔案信息的安全和保密；最后，還要定期對(duì)檔案信息共享平臺(tái)評(píng)估和改進(jìn)，根據(jù)用戶反饋和使用情況，優(yōu)化平臺(tái)的功能和性能，提高檔案信息共享的效率和效果。比如醫(yī)院建立了檔案信息共享平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)了醫(yī)院各部門之間、醫(yī)院與外部機(jī)構(gòu)之間的檔案信息共享和交流。該平臺(tái)采用云計(jì)算技術(shù)，具有強(qiáng)大的數(shù)據(jù)處理能力和靈活的擴(kuò)展性。同時(shí)，該平臺(tái)還采用了身份認(rèn)證、數(shù)據(jù)加密等技術(shù)手段，確保檔案信息的安全和保密。通過該平臺(tái)，臨床醫(yī)生可以方便地查閱患者的病歷資料、影像資料等信息，各科室之間可以共享行政文檔、人事資料等。醫(yī)院與外部機(jī)構(gòu)可以開展科研合作、數(shù)據(jù)交換等，提高了醫(yī)院的醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量和科研水平，也提升了醫(yī)院與外部機(jī)構(gòu)的合作能力。

四、結(jié)語

檔案信息化建設(shè)在醫(yī)院檔案管理中具有深遠(yuǎn)的意義，不僅提高了檔案管理效率，還為醫(yī)療服務(wù)提供了有力支持。然而，在實(shí)際操作中仍存在諸多問題，如信息孤島、數(shù)據(jù)安全等。因此，需要進(jìn)一步加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)的理論研究和實(shí)踐探索，不斷完善檔案管理體制和運(yùn)行機(jī)制，為醫(yī)院檔案管理的發(fā)展和醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量的提升做出更大的貢獻(xiàn)。同時(shí)，也需要加強(qiáng)對(duì)檔案信息化建設(shè)相關(guān)人員的培訓(xùn)和教育，提高專業(yè)素養(yǎng)和技術(shù)水平，以更好地適應(yīng)和推動(dòng)檔案信息化建設(shè)的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]段艷麗.檔案信息化建設(shè)在醫(yī)院檔案管理中的價(jià)值及地位[J].辦公自動(dòng)化，2023，28（2）：53-55.

[2]宋志國，張厚玉.檔案信息化建設(shè)在醫(yī)院檔案管理中的實(shí)現(xiàn)策略[J].卷宗，2021（11）：126.

[3]宋燕妮.檔案信息化建設(shè)在醫(yī)院檔案管理中的運(yùn)用價(jià)值研究進(jìn)展[J].健康必讀，2021（2）：290+294.

[4]李 婷.檔案信息化建設(shè)在醫(yī)院檔案管理中的價(jià)值及地位[J].卷宗，2021（18）：147.

[5]王 薇.醫(yī)院檔案管理中檔案信息化建設(shè)的作用研究[J].中國衛(wèi)生產(chǎn)業(yè)，2020（30）：40.

（作者單位：臨沂市中醫(yī)醫(yī)院）

作者簡介：陳菁（1922—），女，漢族，山東臨沂人，碩士研究生，館員，研究方向：檔案管理。