數(shù)字化視域下高校學(xué)生檔案管理現(xiàn)狀及對(duì)策研究

陳萬(wàn)雷　容溶　郭桂枝　顧能霞　劉地

摘 要：隨著數(shù)字化時(shí)代的到來(lái)，高校學(xué)生檔案管理也逐漸走向數(shù)字化視域。文章通過(guò)對(duì)數(shù)字化視域下高校學(xué)生檔案管理現(xiàn)狀及對(duì)策的研究，分析學(xué)生檔案管理的重要性和作用，并探討數(shù)字化對(duì)學(xué)生檔案管理的影響。文章指出了傳統(tǒng)學(xué)生檔案管理模式存在的問(wèn)題，并探究數(shù)字化檔案管理的開(kāi)展現(xiàn)狀以及高校學(xué)生檔案管理中存在的挑戰(zhàn)和問(wèn)題。在對(duì)策研究方面，提出了優(yōu)化檔案數(shù)字化建設(shè)水平、加強(qiáng)信息安全保障、隱私保護(hù)以及優(yōu)化檔案管理流程與服務(wù)體驗(yàn)等對(duì)策，旨在提高學(xué)生檔案的數(shù)字化管理水平和效率。

關(guān)鍵詞：高校學(xué)生檔案管理；數(shù)字化視域；現(xiàn)狀分析；對(duì)策研究

中圖分類號(hào)：G27 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

引言

隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展和應(yīng)用，數(shù)字化已經(jīng)成為高校學(xué)生檔案管理的新趨勢(shì)。數(shù)字化視域下的學(xué)生檔案管理不僅可以提高檔案管理效率，還能夠更好地保護(hù)學(xué)生的隱私安全。因此，研究數(shù)字化視域下高校學(xué)生檔案管理的現(xiàn)狀及對(duì)策具有重要意義。

一、數(shù)字化視域下高校學(xué)生檔案管理概述

1.學(xué)生檔案管理的重要性和作用

學(xué)生檔案是高校教育管理的重要組成部分，記錄了學(xué)生的個(gè)人信息、學(xué)習(xí)成績(jī)以及獎(jiǎng)勵(lì)懲罰記錄等重要數(shù)據(jù)。學(xué)生檔案的管理對(duì)于高校教育教學(xué)和學(xué)生發(fā)展至關(guān)重要。

首先，學(xué)生檔案是高校教育管理的信息基礎(chǔ)，為學(xué)校提供了全面、準(zhǔn)確的學(xué)生數(shù)據(jù)，有助于教學(xué)研究和決策。

其次，學(xué)生檔案是評(píng)價(jià)學(xué)生表現(xiàn)和學(xué)業(yè)發(fā)展的參考依據(jù)，也是學(xué)生個(gè)體發(fā)展的重要記錄和證明。通過(guò)學(xué)生檔案，可以評(píng)估學(xué)生的學(xué)習(xí)成果、發(fā)展?jié)摿途C合素質(zhì)。

2.數(shù)字化對(duì)學(xué)生檔案管理的影響

數(shù)字化技術(shù)的廣泛應(yīng)用對(duì)高校學(xué)生檔案管理產(chǎn)生了深遠(yuǎn)的影響。數(shù)字化視域下的學(xué)生檔案管理通過(guò)將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，實(shí)現(xiàn)了檔案數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)、檢索和分享的便利性。

具體來(lái)說(shuō)，數(shù)字化可以提高檔案管理的效率和準(zhǔn)確性，減少了紙質(zhì)檔案的存儲(chǔ)和管理成本，節(jié)約了時(shí)間和空間。數(shù)字化檔案的在線查詢和共享功能，可以方便學(xué)校教育管理人員、教師、學(xué)生及其家長(zhǎng)隨時(shí)獲取需要的檔案信息。此外，數(shù)字化技術(shù)還能提供更加安全可靠的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)和保護(hù)機(jī)制，強(qiáng)化了學(xué)生檔案的信息安全性和隱私保護(hù)。

二、數(shù)字化視域下高校學(xué)生檔案管理的現(xiàn)狀分析

1.學(xué)生檔案管理的傳統(tǒng)模式與問(wèn)題

首先，紙質(zhì)檔案需要大量的物理空間來(lái)存儲(chǔ)，特別是對(duì)于規(guī)模龐大的高校而言，需要大量建設(shè)存儲(chǔ)室和文件柜，占據(jù)了寶貴的校園資源。其次，紙質(zhì)檔案具有容易遭受丟失、損壞或被篡改的風(fēng)險(xiǎn)。紙張容易受潮、燃燒等，一旦發(fā)生事故或意外，檔案的完整性可能無(wú)法得到保證。此外，由于人工操作的緣故，出錯(cuò)和數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確的可能性也較高。再次，紙質(zhì)檔案的檢索速度較慢。當(dāng)需要查詢具體的檔案信息時(shí)，需要逐個(gè)文件、頁(yè)碼查找，耗費(fèi)大量的時(shí)間和精力，不僅影響了教職工的工作效率，還給學(xué)生和家長(zhǎng)的服務(wù)體驗(yàn)帶來(lái)了不便。最后，紙質(zhì)檔案的共享和傳遞不便。當(dāng)需要將檔案信息傳遞給其他部門(mén)或?qū)W校時(shí)，需要復(fù)印、郵寄或交接等程序，過(guò)程復(fù)雜且易出現(xiàn)錯(cuò)誤，限制了信息的流動(dòng)和共享，不利于高校各部門(mén)之間的協(xié)同工作?？傊?，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式面臨著存儲(chǔ)空間、檔案安全性、檢索效率和檔案共享方面的問(wèn)題。為了提高學(xué)生檔案管理的效率和質(zhì)量，數(shù)字化視域下的檔案管理成為必要的發(fā)展趨勢(shì)。

2.數(shù)字化檔案管理的發(fā)展現(xiàn)狀

隨著信息技術(shù)的進(jìn)步，數(shù)字化檔案管理在高校得到廣泛應(yīng)用，取得一系列發(fā)展成果。

首先，采用先進(jìn)的信息技術(shù)手段，如電子數(shù)據(jù)庫(kù)、云存儲(chǔ)和數(shù)據(jù)同步等，實(shí)現(xiàn)了學(xué)生檔案數(shù)據(jù)的安全存儲(chǔ)和備份。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案容易遭受丟失、損壞或被篡改的風(fēng)險(xiǎn)，而數(shù)字化檔案的存儲(chǔ)方式可靠且易于維護(hù)。學(xué)生檔案信息能夠通過(guò)加密和備份等技術(shù)手段保護(hù)，確保其完整性和安全性。

其次，許多高校已經(jīng)建立了數(shù)字檔案管理系統(tǒng)。這些系統(tǒng)通過(guò)將學(xué)生檔案數(shù)字化，通過(guò)集中管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)了檔案信息的集成和共享。各個(gè)部門(mén)之間可以方便地共享檔案數(shù)據(jù)，從而提高了工作效率和信息流動(dòng)性。同時(shí)，學(xué)生和家長(zhǎng)也可以通過(guò)系統(tǒng)開(kāi)展檔案查詢，獲得所需的信息，提供了更加便捷和高效的服務(wù)體驗(yàn)；最后，數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)提供了快速、準(zhǔn)確的檔案檢索功能。通過(guò)基于關(guān)鍵詞的檢索、多條件篩選和自動(dòng)化分類等功能，教職工和學(xué)生可以快速找到所需檔案信息，節(jié)省了大量的時(shí)間和精力。同時(shí)，數(shù)字化檔案系統(tǒng)還可以記錄和跟蹤檔案訪問(wèn)歷史，方便維護(hù)和管理?？傊?，數(shù)字化檔案管理在高校取得了顯著的發(fā)展。采用先進(jìn)的信息技術(shù)手段實(shí)現(xiàn)了學(xué)生檔案數(shù)據(jù)的安全存儲(chǔ)和備份，建立了數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了檔案信息的集成和共享，提供了快速、準(zhǔn)確的檔案檢索功能。數(shù)字化檔案管理已經(jīng)成為高校管理的重要組成部分，為高校提供了更加高效、智能化的檔案管理解決方案。

3.高校學(xué)生檔案管理中存在的挑戰(zhàn)和問(wèn)題

盡管數(shù)字化檔案管理在高校取得了一定的進(jìn)展，但仍然面臨一些挑戰(zhàn)和問(wèn)題。

首先，某些高校在數(shù)字化檔案管理方面的投入和意識(shí)較低。由于數(shù)字化檔案管理需要大量的資源和技術(shù)支持，包括購(gòu)買(mǎi)設(shè)備設(shè)施、培訓(xùn)人員等，部分高?？赡軐?duì)數(shù)字化檔案管理的重要性和長(zhǎng)期價(jià)值認(rèn)知不足，導(dǎo)致數(shù)字化程度不高，影響了檔案管理的效率和質(zhì)量。

其次，信息安全和隱私保護(hù)是數(shù)字化檔案管理中的重要問(wèn)題。隨著檔案數(shù)據(jù)的數(shù)字化，信息安全風(fēng)險(xiǎn)也隨之增加。如何確保檔案數(shù)據(jù)的安全性、防止數(shù)據(jù)被泄露和濫用以及保護(hù)個(gè)人隱私成為亟待解決的問(wèn)題。高校需要增強(qiáng)信息安全和隱私保護(hù)的意識(shí)，采取相應(yīng)的技術(shù)和管理措施，保障檔案數(shù)據(jù)的機(jī)密性和完整性。

最后，數(shù)字化檔案管理涉及多個(gè)部門(mén)和多級(jí)權(quán)限的協(xié)調(diào)和管理問(wèn)題。高校內(nèi)部通常涉及多個(gè)部門(mén)的檔案管理，如教務(wù)、學(xué)工和人事等，各個(gè)部門(mén)之間需要協(xié)同工作，確保檔案信息的一致性和統(tǒng)一性。此外，不同層級(jí)的權(quán)限管理也是一個(gè)挑戰(zhàn)，如何合理劃分權(quán)限、提供合適的訪問(wèn)權(quán)限，既保證數(shù)據(jù)安全，又滿足各部門(mén)和個(gè)人的工作需求，需要建立科學(xué)、規(guī)范的管理機(jī)制。

三、數(shù)字化視域下高校學(xué)生檔案管理的對(duì)策研究

1.提高檔案數(shù)字化建設(shè)水平

在數(shù)字化視域下，高校學(xué)生檔案管理需要采取一系列對(duì)策來(lái)提高檔案的數(shù)字化建設(shè)水平。

首先，建立完善的數(shù)字檔案管理系統(tǒng)。數(shù)字檔案管理系統(tǒng)應(yīng)能夠集成各個(gè)部門(mén)的檔案管理需求，包括教務(wù)、學(xué)工和人事等，以實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享和統(tǒng)一管理。該系統(tǒng)應(yīng)具備全面、準(zhǔn)確、便捷的檔案存儲(chǔ)和檢索功能，可以快速響應(yīng)用戶的查詢請(qǐng)求，并保障檔案數(shù)據(jù)的安全性和可靠性。

其次，應(yīng)用先進(jìn)的數(shù)據(jù)采集與處理技術(shù)。采用掃描和光學(xué)字符識(shí)別（OCR）等技術(shù)，可以將紙質(zhì)檔案快速、準(zhǔn)確地轉(zhuǎn)換為電子格式。自動(dòng)分類和索引技術(shù)可以為檔案信息的組織和檢索提供支持。通過(guò)這些技術(shù)手段，可以提高檔案數(shù)字化過(guò)程的效率和準(zhǔn)確性。

最后，數(shù)據(jù)挖掘和自然語(yǔ)言處理等技術(shù)的應(yīng)用也是提高檔案數(shù)字化建設(shè)水平的關(guān)鍵所在。這些技術(shù)可以對(duì)學(xué)生檔案中的結(jié)構(gòu)化和非結(jié)構(gòu)化信息分析、提取和利用。通過(guò)數(shù)據(jù)挖掘，可以發(fā)現(xiàn)學(xué)生檔案中的潛在信息和規(guī)律，為后續(xù)的學(xué)生數(shù)據(jù)分析和管理提供基礎(chǔ)。

2.加強(qiáng)信息安全保障與隱私保護(hù)

在數(shù)字化視域下的高校學(xué)生檔案管理中，加強(qiáng)信息安全保障與隱私保護(hù)是至關(guān)重要的。首先，建立完善的信息安全體系。高校需要構(gòu)建一個(gè)全面、多層次的信息安全體系來(lái)保護(hù)學(xué)生檔案數(shù)據(jù)，包括物理安全措施，如安全存儲(chǔ)設(shè)備、門(mén)禁系統(tǒng)等，以防止未經(jīng)授權(quán)的物理訪問(wèn)。網(wǎng)絡(luò)安全措施，如防火墻、入侵檢測(cè)系統(tǒng)等，可以防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和數(shù)據(jù)被泄露。管理安全措施，如權(quán)限管理、操作日志監(jiān)控等，可以確保只有授權(quán)人員能夠訪問(wèn)和處理檔案數(shù)據(jù)。

其次，制定隱私保護(hù)政策和措施。高校應(yīng)制定明確的隱私保護(hù)政策與規(guī)定，并確保全體教職員工嚴(yán)格遵守。在數(shù)字化檔案管理中，敏感個(gè)人信息的保護(hù)至關(guān)重要。高校需要做好學(xué)生個(gè)人隱私的保護(hù)工作，如不公開(kāi)學(xué)生的身份證號(hào)碼、家庭住址等敏感信息。高校還應(yīng)加強(qiáng)對(duì)學(xué)生信息的使用和共享管控，確保只在合法性和必要性的前提下獲取、使用和共享學(xué)生檔案信息。

最后，加強(qiáng)信息安全與隱私保護(hù)的培訓(xùn)和意識(shí)提升。高校應(yīng)定期組織信息安全與隱私保護(hù)培訓(xùn)，提高教職員工的安全意識(shí)和信息保護(hù)能力。學(xué)校要加強(qiáng)對(duì)學(xué)生和家長(zhǎng)的宣傳和教育，使他們了解學(xué)生檔案管理的原則和措施，并提供相應(yīng)的隱私保護(hù)渠道和機(jī)制。

總之，加強(qiáng)信息安全保障與隱私保護(hù)是高校學(xué)生檔案數(shù)字化管理的重要任務(wù)。通過(guò)建立完善的信息安全體系、制定隱私保護(hù)政策與措施，并加強(qiáng)培訓(xùn)和意識(shí)提升，可以有效保障學(xué)生檔案數(shù)據(jù)的安全性和合法性，增強(qiáng)學(xué)生和家長(zhǎng)對(duì)高校檔案管理工作的信任。

3.優(yōu)化檔案管理流程與服務(wù)體驗(yàn)

首先，為了提高數(shù)字化視域下高校學(xué)生檔案管理的效率和用戶體驗(yàn)，應(yīng)建立科學(xué)的檔案管理流程。高校應(yīng)建立一套科學(xué)、規(guī)范的檔案管理流程，包括檔案的歸檔、整理、索引和更新等環(huán)節(jié)。通過(guò)明確不同部門(mén)或責(zé)任人的職責(zé)，并確立相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)和操作規(guī)范，可以有效協(xié)調(diào)和推動(dòng)檔案管理工作。合理運(yùn)用自動(dòng)化的數(shù)字化管理系統(tǒng)，可以簡(jiǎn)化流程并提高工作效率；其次，提供便捷、高效的檔案查詢與服務(wù)。高校應(yīng)為教職員工、學(xué)生及其家長(zhǎng)提供便捷、高效的檔案查詢與服務(wù)。通過(guò)建立在線查詢系統(tǒng)，用戶可隨時(shí)隨地訪問(wèn)所需檔案信息，并快速檢索。系統(tǒng)應(yīng)具備友好的用戶界面和直觀的操作流程，使用戶能夠輕松使用。建立快速響應(yīng)的服務(wù)機(jī)制，及時(shí)回應(yīng)用戶的咨詢和需求，提供個(gè)性化的服務(wù)體驗(yàn)。

最后，注重用戶體驗(yàn)和滿意度。高校應(yīng)注重用戶體驗(yàn)，在檔案管理過(guò)程中考慮用戶的需求和感受。了解用戶的期望和反饋，不斷改進(jìn)系統(tǒng)和服務(wù)，以提供更好的用戶體驗(yàn)。通過(guò)個(gè)性化的查詢結(jié)果、即時(shí)提醒和定制化的服務(wù)，滿足用戶的個(gè)性化需求，并提高用戶的滿意度。通過(guò)優(yōu)化檔案管理流程和提供便捷、高效的檔案查詢與服務(wù)，可以有效提升學(xué)生和教職員工的滿意度。同時(shí)，也能夠提高學(xué)校檔案管理工作的效率和質(zhì)量。通過(guò)科學(xué)的管理流程和貼近用戶需求的服務(wù)體驗(yàn)，高校能夠提供更加便捷、高效的檔案管理服務(wù)，從而為學(xué)校整體發(fā)展提供有力支持。

四、數(shù)字化視域下高校學(xué)生檔案管理的案例研究

1.某高校數(shù)字化檔案管理實(shí)踐與效果分析

某高校在數(shù)字化視域下開(kāi)展了學(xué)生檔案管理的實(shí)踐，取得了良好的效果。該高校建立了全面的數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，并將學(xué)生檔案從紙質(zhì)形式轉(zhuǎn)換成電子格式存儲(chǔ)和管理。經(jīng)過(guò)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)采集與處理技術(shù)應(yīng)用，大量的紙質(zhì)檔案被快速且準(zhǔn)確地轉(zhuǎn)化為電子檔案，避免了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理方式帶來(lái)的煩瑣和低效問(wèn)題。通過(guò)建立安全體系，該高校保障了學(xué)生檔案數(shù)據(jù)的安全性。采取物理安全措施，如安全存儲(chǔ)設(shè)備、門(mén)禁系統(tǒng)等防止了非法進(jìn)入和損壞紙質(zhì)檔案的風(fēng)險(xiǎn)；網(wǎng)絡(luò)安全措施，如防火墻、入侵檢測(cè)系統(tǒng)等確保檔案系統(tǒng)不受網(wǎng)絡(luò)攻擊的影響。此外，還有管理安全措施，如權(quán)限管理、操作日志監(jiān)控等加強(qiáng)了對(duì)檔案數(shù)據(jù)的訪問(wèn)和使用管控。隨著數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的推行，學(xué)校各部門(mén)之間實(shí)現(xiàn)了檔案共享和查詢的便利。教職工可以通過(guò)系統(tǒng)快速地查找和獲取需要的檔案信息，提高了工作效率。學(xué)生和家長(zhǎng)也可以方便地查詢并獲取學(xué)生檔案，提供了更加個(gè)性化和細(xì)致化的服務(wù)體驗(yàn)。

該高校數(shù)字化檔案管理實(shí)踐的效果顯著。首先，檔案的存儲(chǔ)和檢索效率大幅提升，減少了紙質(zhì)檔案管理所需的時(shí)間和空間成本。其次，檔案共享和查詢的便捷性提高了各部門(mén)之間的工作協(xié)同和信息共享，增強(qiáng)了學(xué)校教育管理的整體效能。此外，數(shù)字化檔案管理也提高了學(xué)生、家長(zhǎng)的滿意度，提供了更加個(gè)性化和便捷的服務(wù)體驗(yàn)。總之，某高校在數(shù)字化視域下開(kāi)展的學(xué)生檔案管理實(shí)踐取得了較好的效果。該實(shí)踐通過(guò)建立數(shù)字檔案管理系統(tǒng)、加強(qiáng)信息安全保障與隱私保護(hù)以及優(yōu)化檔案管理流程與服務(wù)體驗(yàn)，提高了檔案管理效率和質(zhì)量，為其他高校在數(shù)字化檔案管理方面提供了借鑒和參考。

2.其他高校數(shù)字化檔案管理的典型案例研究

除了之前提到的案例，還有其他高校也開(kāi)展了數(shù)字化檔案管理，并取得了顯著成效。某大學(xué)建立了智能檔案管理系統(tǒng)，通過(guò)RFID技術(shù)實(shí)現(xiàn)對(duì)紙質(zhì)檔案的追蹤和管理。通過(guò)在檔案標(biāo)簽上安置RFID芯片，可以實(shí)時(shí)監(jiān)控和更新檔案的位置和狀態(tài)，大大減少了檔案的丟失和錯(cuò)放現(xiàn)象，并提高了檔案的查找和使用效率。另一所高校建立了綜合學(xué)生檔案管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)了學(xué)生檔案的全生命周期管理。該平臺(tái)整合了不同部門(mén)的學(xué)生信息，包括個(gè)人信息、學(xué)籍信息、成績(jī)信息等，并支持教師和學(xué)生自主訪問(wèn)和管理檔案，系統(tǒng)化的檔案管理方式使得學(xué)生個(gè)人檔案更加完整和準(zhǔn)確，方便了教學(xué)和評(píng)價(jià)。某綜合性大學(xué)采用了云計(jì)算技術(shù)，將學(xué)生檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)于云端，并提供云服務(wù)供教職員工和學(xué)生查詢和訪問(wèn)檔案，消除了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的空間限制和查詢不便，提供了高效、靈活的檔案存儲(chǔ)和管理方式。這些典型案例表明，數(shù)字化視域下高校學(xué)生檔案管理正日益得到廣泛應(yīng)用和推廣。各高校通過(guò)采用不同的技術(shù)手段和管理方法，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、管理和共享，提高了檔案管理的效率和質(zhì)量，為高校教育管理提供了強(qiáng)有力的支持。

五、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，數(shù)字化視域下的高校學(xué)生檔案管理面臨著重要的挑戰(zhàn)和機(jī)遇。通過(guò)提高檔案的數(shù)字化建設(shè)水平、加強(qiáng)信息安全保障與隱私保護(hù)以及優(yōu)化檔案管理流程與服務(wù)體驗(yàn)，可以有效應(yīng)對(duì)這些挑戰(zhàn)，并提高學(xué)生檔案管理的效率和質(zhì)量。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，未來(lái)還需要進(jìn)一步研究和探索更加先進(jìn)的數(shù)字化檔案管理方法和技術(shù)，以滿足高校學(xué)生檔案管理的需求，并為學(xué)生提供更好的服務(wù)和保障。

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（作者單位：南寧師范大學(xué)）

作者簡(jiǎn)介：陳萬(wàn)雷（1982—），男，漢族，廣西南寧人，本科，實(shí)驗(yàn)師，研究方向：檔案管理、檔案數(shù)字化。