大數(shù)據(jù)時(shí)代電子檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型創(chuàng)新的實(shí)踐與探索

摘 要：隨著信息時(shí)代的發(fā)展，各行各業(yè)檔案面臨數(shù)字化轉(zhuǎn)型，逐漸由過(guò)去紙質(zhì)文件管理、手動(dòng)查詢的被動(dòng)方式轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮游募w檔、在線利用的主動(dòng)服務(wù)方式。尤其是社會(huì)進(jìn)入大數(shù)據(jù)時(shí)代，更為電子檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型升級(jí)帶來(lái)了較大的優(yōu)勢(shì)及機(jī)遇。這就需要相關(guān)部門(mén)逐漸由文件管理者向數(shù)據(jù)管理者角色轉(zhuǎn)變，不斷推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，更好地融入數(shù)字生態(tài)。本文圍繞大數(shù)據(jù)時(shí)代電子檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型創(chuàng)新的實(shí)踐與探索進(jìn)行深入研究，針對(duì)思想建設(shè)、數(shù)字資源建設(shè)、信息化建設(shè)、安全建設(shè)等方面提出建議，以期為廣大檔案工作者提供決策參考。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)時(shí)代；電子檔案；數(shù)字化轉(zhuǎn)型

檔案作為機(jī)關(guān)單位、學(xué)校、企業(yè)、社會(huì)團(tuán)體各項(xiàng)工作的最直接、最原始的記錄，包含數(shù)據(jù)、資料、實(shí)物、照片、音視頻等類(lèi)型資源，具有較為重要的社會(huì)價(jià)值。在2021年6月國(guó)家檔案局發(fā)布的《“十四五”全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》中明確指出，要?jiǎng)?chuàng)新檔案工作理念、方法、模式，加快全面數(shù)字轉(zhuǎn)型和智能升級(jí)。這也意味著大數(shù)據(jù)時(shí)代實(shí)現(xiàn)電子檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型已成為大勢(shì)所趨，檔案工作者應(yīng)時(shí)刻牢牢把握當(dāng)今時(shí)代發(fā)展機(jī)遇，積極推動(dòng)檔案工作實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新性高質(zhì)量發(fā)展，切實(shí)解決轉(zhuǎn)型過(guò)程中遇到的難題難點(diǎn)，厘清現(xiàn)實(shí)困境，從而全面提升檔案管理現(xiàn)代化、規(guī)范化水平。

1 大數(shù)據(jù)時(shí)代電子檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型創(chuàng)新的發(fā)展現(xiàn)狀及重要性

在傳統(tǒng)檔案管理模式下，檔案管理以收集與存放為主，在海量的紙質(zhì)檔案庫(kù)中提取相關(guān)信息并加以利用，將消耗大量的人力物力，嚴(yán)重制約檔案事業(yè)發(fā)展。同時(shí)隨著時(shí)代的進(jìn)步，相當(dāng)數(shù)量的檔案正以數(shù)據(jù)的形式記錄和生成，加快電子檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型，是自身工作實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新發(fā)展的根本性處理，也是未來(lái)強(qiáng)化業(yè)務(wù)建設(shè)的唯一道路。

1.1 電子檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型發(fā)展背景及現(xiàn)狀

在信息數(shù)字化變革的時(shí)代，數(shù)字技術(shù)的深度應(yīng)用對(duì)于生產(chǎn)方式、管理模式影響頗深，檔案行業(yè)亦是如此。在競(jìng)爭(zhēng)激烈的背景下，數(shù)字化轉(zhuǎn)型工作任務(wù)迫在眉睫。一是檔案管理對(duì)象發(fā)生變化。目前無(wú)紙化辦公、“互聯(lián)網(wǎng)+政務(wù)服務(wù)”的工作環(huán)境，使得多數(shù)部門(mén)的檔案由傳統(tǒng)載體形式保存的格式轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮有畔?shù)據(jù)，數(shù)字化程度逐年提升。同時(shí)，隨著“單套制”歸檔模式的逐漸普及，使得檔案文件與數(shù)據(jù)信息的邊界越來(lái)越模糊，以電子文件格式保存的檔案數(shù)據(jù)已成為檔案部門(mén)未來(lái)最為主要的管理對(duì)象。二是自“十二五”以來(lái)，在大數(shù)據(jù)治理環(huán)境下，檔案的收集、整理、歸檔等大多存在“雙套制”“信息孤島”的問(wèn)題。檔案數(shù)字化管理工作嚴(yán)重滯后，數(shù)字技術(shù)賦能不夠突出，部門(mén)間協(xié)同合作力度不夠，使得當(dāng)前檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型、信息化管理實(shí)施路徑面臨嚴(yán)峻挑戰(zhàn)，急需朝著部門(mén)單位協(xié)同合作、檔案資源高度整合、管理方式快捷便利，利用范圍廣泛精準(zhǔn)等方向治理變革。

1.2 電子檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型發(fā)展的重要意義

一是順應(yīng)時(shí)代發(fā)展。檔案工作者肩負(fù)“為黨管檔、為國(guó)守史、為民服務(wù)”的神圣職責(zé)，在國(guó)家大數(shù)據(jù)戰(zhàn)略、數(shù)字中國(guó)等政策的推動(dòng)下，在新時(shí)代推動(dòng)電子檔案管理與服務(wù)走向科學(xué)化、規(guī)范化、合理化已成為主旋律。加快完善檔案數(shù)字資源建設(shè)，推進(jìn)海量檔案信息高度整合，促進(jìn)信息化技術(shù)與檔案工作高度融合，需要各部門(mén)將檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型工作融入數(shù)字社會(huì)，深入貫徹落實(shí)黨中央指示精神[1]。二是提升工作效率。在實(shí)際管理過(guò)程中，通過(guò)將最原始檔案文件進(jìn)行數(shù)字化加工，并存儲(chǔ)至服務(wù)器、存儲(chǔ)器中，利用管理系統(tǒng)平臺(tái)、計(jì)算機(jī)終端的方式加以利用，不僅將一線檔案管理人員從過(guò)去復(fù)雜、單一的工作模式中解脫出來(lái)，更是節(jié)省庫(kù)房利用空間和檔案管理利用時(shí)間等管理成本，并且保護(hù)檔案原始文件不會(huì)因?yàn)樽匀灰蛩?、人為因素而?duì)完整性和真實(shí)性產(chǎn)生影響，從而提高經(jīng)濟(jì)效益和環(huán)保效益。三是有助于檔案信息挖掘。通過(guò)大數(shù)據(jù)技術(shù)和計(jì)算進(jìn)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，使得電子檔案資源得以在更大更廣范圍內(nèi)利用，同時(shí)檔案資源的共建共享，在一定程度上滿足社會(huì)各界對(duì)檔案利用精準(zhǔn)性、實(shí)效性、便捷性的需求，讓檔案發(fā)揮更大社會(huì)價(jià)值，也為檔案部門(mén)樹(shù)立良好的社會(huì)形象。

2 大數(shù)據(jù)時(shí)代電子檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型創(chuàng)新存在問(wèn)題

2.1 電子檔案管理認(rèn)知存在偏差

主要體現(xiàn)在檔案部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)者及管理者檔案意識(shí)不夠?！爸亟ㄔO(shè)，輕管理”“重保存、輕開(kāi)發(fā)”思想嚴(yán)重，認(rèn)為檔案工作僅僅是將散落在各處的文件統(tǒng)一匯總到庫(kù)房即可，無(wú)需進(jìn)一步的開(kāi)發(fā)利用，導(dǎo)致工作仍然以傳統(tǒng)模式下的紙質(zhì)文件管理、人工查詢利用的方式開(kāi)展；在思想上對(duì)于現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)認(rèn)可度不夠，仍然存在“檔案工作邊緣化”思維意識(shí)，認(rèn)為檔案工作無(wú)法為單位及社會(huì)帶來(lái)巨大經(jīng)濟(jì)效益，而導(dǎo)致在宏觀層面對(duì)其支持力度不夠。與此同時(shí)，部分單位雖然已開(kāi)展檔案資源數(shù)字化加工、信息化管理等相關(guān)工作，但僅僅是將其作為數(shù)字檔案館（室）的落腳點(diǎn)，只是滿足于自身工作需求、電子文件的保存上，沒(méi)有在開(kāi)發(fā)利用、共建共享層面上多重發(fā)力，“信息孤島”問(wèn)題嚴(yán)重制約單位檔案工作未來(lái)的高效發(fā)展。

2.2 檔案數(shù)字化加工流程不明確

一是數(shù)字化轉(zhuǎn)型發(fā)展不平衡。在整體規(guī)劃上差距越來(lái)越大，部分單位沒(méi)有將自身數(shù)字化目標(biāo)規(guī)劃轉(zhuǎn)化為可執(zhí)行、操作的常態(tài)化發(fā)展機(jī)制，使得相關(guān)數(shù)字化戰(zhàn)略、數(shù)字化技術(shù)、數(shù)據(jù)安全能力難以落實(shí)落地。在全國(guó)國(guó)家級(jí)數(shù)字檔案館中，山東、江蘇、浙江三個(gè)省份占據(jù)百分之八十以上的比例，并且檔案開(kāi)發(fā)利用編研次數(shù)逐年降低，檔案資源建設(shè)、開(kāi)發(fā)利用存在嚴(yán)重不平衡、不充分的問(wèn)題，在一定程度上阻礙了國(guó)家轉(zhuǎn)型計(jì)劃的推進(jìn)。二是頂層設(shè)計(jì)上轉(zhuǎn)型戰(zhàn)略規(guī)劃尚未形成。雖然在《檔案法》《“十四五”全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》上強(qiáng)調(diào)檔案信息化建設(shè)的重要性與電子檔案的法律效力，但是對(duì)于具體部署、計(jì)劃安排、執(zhí)行方案、管理模式尚未作出具體規(guī)定，大多由地方檔案主管部門(mén)制定方案，形成多省份、多地區(qū)星羅棋布、多種多樣的點(diǎn)狀區(qū)域轉(zhuǎn)型政策，不利于檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型升級(jí)相關(guān)工作的建設(shè)。三是部分單位檔案數(shù)字化工作沒(méi)有借助第三方公司，僅由自身工作人員完成。由于大多管理者尚未接受過(guò)專(zhuān)業(yè)檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)培訓(xùn)，在具體工作實(shí)施過(guò)程中沒(méi)有嚴(yán)格參照標(biāo)準(zhǔn)制度，對(duì)于龐大數(shù)字化成果的質(zhì)量難以實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、精細(xì)化，在未來(lái)管理、開(kāi)發(fā)、利用上無(wú)法適用，返工問(wèn)題嚴(yán)重，不僅耗費(fèi)了大量人力物力，還對(duì)檔案數(shù)字資源建設(shè)帶來(lái)了較大影響。

2.3 信息化轉(zhuǎn)型要素供給不完善

部分單位在組織、制度、人才、資金、技術(shù)等方面尚未為檔案信息化工作提供足夠支持和準(zhǔn)備。在組織方面，非檔案主管部門(mén)的檔案工作大多是由辦公室人員代管，職能職責(zé)不夠明確，任務(wù)措施不夠細(xì)化；對(duì)于上級(jí)出臺(tái)的政策文件、指示精神執(zhí)行落實(shí)不夠及時(shí)；沒(méi)有設(shè)置專(zhuān)門(mén)的管理機(jī)構(gòu)或者領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)本單位檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型的發(fā)展規(guī)劃與日常監(jiān)督指導(dǎo)，使得整體工作較難推進(jìn)。在制度方面，沒(méi)有參照《中華人民共和國(guó)檔案法》及文書(shū)、會(huì)計(jì)、科技、民生等檔案數(shù)字化加工、信息化管理相關(guān)政策、制度、標(biāo)準(zhǔn)制定合理的檔案管理?xiàng)l例，使得工作流程、難點(diǎn)問(wèn)題無(wú)法通過(guò)專(zhuān)業(yè)制度文件規(guī)范處理，存在無(wú)章可循的問(wèn)題。在人員方面，開(kāi)展定向人才引進(jìn)、專(zhuān)題培訓(xùn)相關(guān)工作較少，干部隊(duì)伍長(zhǎng)期處于人員少、專(zhuān)業(yè)性差、存在感低的水平狀態(tài)；部分單位讓即將退休的老員工或者剛上班的新員工負(fù)責(zé)檔案整理工作，甚至沒(méi)有接受過(guò)檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)便直接上崗，使得電子檔案管理混亂，各單位水平參差不齊，對(duì)于后期開(kāi)發(fā)利用造成不利影響。在資金方面，沒(méi)有劃撥檔案數(shù)字化、信息化專(zhuān)項(xiàng)資金，在工作開(kāi)展過(guò)程中需要隨申請(qǐng)隨用；對(duì)于硬件設(shè)備采購(gòu)、先進(jìn)技術(shù)應(yīng)用、基礎(chǔ)網(wǎng)絡(luò)布置、后期運(yùn)行維護(hù)沒(méi)有提供足夠的資金保障；建設(shè)的系統(tǒng)平臺(tái)往往只是檔案文件介質(zhì)的轉(zhuǎn)變，大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、人工智能相關(guān)技術(shù)沒(méi)有應(yīng)用，使得檔案工作“巧婦難為無(wú)米之炊”，難以實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化整體推進(jìn)[2]。

2.4 電子檔案數(shù)據(jù)安全難以保證

一是安全設(shè)備軟硬件設(shè)施采購(gòu)不齊全。在檔案管理系統(tǒng)建設(shè)初期沒(méi)有配套相應(yīng)安全設(shè)備，對(duì)系統(tǒng)硬件設(shè)備的老化、運(yùn)維不夠全面，容易導(dǎo)致社會(huì)不法分子趁虛而入，對(duì)電子檔案資源數(shù)據(jù)庫(kù)造成破壞。二是安全制度制定不足。管理人員安全意識(shí)薄弱，對(duì)外利用、共建共享流程不夠安全可靠，沒(méi)有對(duì)外來(lái)用戶進(jìn)行技術(shù)與制度上的身份驗(yàn)證、路徑跟蹤、訪問(wèn)限制等安全手段，使得容易出現(xiàn)關(guān)鍵信息被泄露、重要信息丟失等問(wèn)題。三是對(duì)電子檔案的安全存儲(chǔ)、備份機(jī)制設(shè)定不夠完善。在實(shí)際工作中難以落實(shí)對(duì)數(shù)據(jù)的備份，尤其基于知識(shí)產(chǎn)權(quán)、安全防護(hù)及經(jīng)費(fèi)等因素，開(kāi)展異地備份工作較少，容易因數(shù)據(jù)庫(kù)損壞或者數(shù)據(jù)清空等重大安全事件造成不可逆轉(zhuǎn)的損失。

3 大數(shù)據(jù)時(shí)代電子檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型創(chuàng)新優(yōu)化路徑

檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型是一個(gè)長(zhǎng)期、常態(tài)的過(guò)程。為了解決當(dāng)前工作開(kāi)展面臨的困境及問(wèn)題，領(lǐng)導(dǎo)者要及時(shí)轉(zhuǎn)變思想觀念，堅(jiān)持改革理念，積極順應(yīng)時(shí)代發(fā)展，營(yíng)造檔案轉(zhuǎn)型濃厚氛圍，不斷滿足日益增長(zhǎng)的社會(huì)對(duì)于檔案工作的需求，制定本單位發(fā)展戰(zhàn)略規(guī)劃，強(qiáng)化轉(zhuǎn)型能力，持續(xù)做好數(shù)字館（室）建設(shè)，切實(shí)保障各項(xiàng)工作順利開(kāi)展[3]。

3.1 優(yōu)化加工流程，實(shí)現(xiàn)檔案加工流程再造

一是當(dāng)?shù)貦n案主管部門(mén)要切實(shí)發(fā)揮“領(lǐng)頭羊”的引領(lǐng)作用。搶抓機(jī)遇、扛牢責(zé)任，逐項(xiàng)梳理指標(biāo)任務(wù)，結(jié)合國(guó)家層面制定的關(guān)于數(shù)字中國(guó)、檔案信息化建設(shè)的宏觀政策文件以及當(dāng)?shù)爻雠_(tái)的推進(jìn)政府信息數(shù)字化轉(zhuǎn)型工作總體方案，制定本地區(qū)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型工作發(fā)展規(guī)劃，進(jìn)一步厘清工作思路，錨定發(fā)展方向。同時(shí)，各部門(mén)單位要堅(jiān)持目標(biāo)導(dǎo)向、問(wèn)題導(dǎo)向、結(jié)果導(dǎo)向，找準(zhǔn)工作重點(diǎn)，對(duì)檔案信息化建設(shè)重點(diǎn)任務(wù)、重點(diǎn)工作早謀劃、早部署、早行動(dòng)，確保順利推進(jìn)。二是在行業(yè)內(nèi)尋求口碑良好、專(zhuān)業(yè)性強(qiáng)且具有涉密資質(zhì)的第三方加工公司負(fù)責(zé)本單位檔案數(shù)字化加工工作。檔案部門(mén)管理人員要做好日常工作監(jiān)督及數(shù)字化成果質(zhì)檢工作，不斷健全完善館（室）藏電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。要明確工作流程，以檔案整理、著錄標(biāo)引、文件掃描、圖像處理、OCR識(shí)別、質(zhì)量檢查、系統(tǒng)掛接等規(guī)范化程序，確保圖像順序正確、質(zhì)量完美、可實(shí)現(xiàn)無(wú)障礙的全文檢索，進(jìn)而提高檔案數(shù)字化加工精細(xì)化、科學(xué)化、合理化水平。

3.2 多方提供支持，打造檔案管理嶄新格局

一是建立電子檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型升級(jí)工作領(lǐng)導(dǎo)小組。明確專(zhuān)人專(zhuān)班負(fù)責(zé)相關(guān)工作任務(wù)，全面加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，明確工作職責(zé)、夯實(shí)工作責(zé)任，全面推動(dòng)相關(guān)工作順利開(kāi)展。根據(jù)自身發(fā)展需求，制定切實(shí)可行的檔案信息化建設(shè)工作方案及未來(lái)發(fā)展規(guī)劃，要做到檔案事業(yè)的發(fā)展與單位職責(zé)職能高度契合。要積極爭(zhēng)取人才引進(jìn)政策支持，面向社會(huì)、高校、人力資源中心通過(guò)招聘、選調(diào)、借調(diào)等方式，引進(jìn)既懂得現(xiàn)代檔案管理知識(shí)又了解數(shù)字化、信息化管理技能的高精尖人才，不斷為干部隊(duì)伍注入新的活力[4]。二是要完善工作機(jī)制。（下接32頁(yè)）

（上接29頁(yè)）按照《檔案法》《保密法》《政府信息公開(kāi)條例》等法規(guī)文件，結(jié)合自身發(fā)展需求與當(dāng)前存在問(wèn)題，完善檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)、電子檔案管理、網(wǎng)絡(luò)及安全保密等方面的管理規(guī)定，逐漸梯次推進(jìn)，按照“科學(xué)規(guī)劃、分步實(shí)施、遞層推進(jìn)、常態(tài)發(fā)展”的方針，明確任務(wù)目標(biāo)，細(xì)化流程事項(xiàng)，實(shí)現(xiàn)規(guī)范化科學(xué)化管理，制定“電子檔案信息保密制度”“檔案信息化注意事項(xiàng)”“共建共享業(yè)務(wù)流程規(guī)范”等。三是檔案部門(mén)要定期向上級(jí)匯報(bào)當(dāng)前檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型工作進(jìn)展及面臨的難題，積極爭(zhēng)取財(cái)政資金支持。進(jìn)一步加強(qiáng)檔案信息化管理系統(tǒng)平臺(tái)建設(shè)，不斷引進(jìn)數(shù)據(jù)挖掘、云存儲(chǔ)、機(jī)器學(xué)習(xí)等先進(jìn)技術(shù)，進(jìn)而快速構(gòu)建檔案文件數(shù)字化、管理模式自動(dòng)化、對(duì)外利用智慧化的創(chuàng)新發(fā)展格局。

3.3 堅(jiān)持多點(diǎn)發(fā)力，構(gòu)建安全可靠發(fā)展環(huán)境

一是加強(qiáng)安全工作基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。在系統(tǒng)建設(shè)初期要配置安全網(wǎng)關(guān)、漏洞掃描等安全設(shè)備，也要在系統(tǒng)平臺(tái)開(kāi)發(fā)過(guò)程中加入密鑰管理、身份認(rèn)證、電子簽名等安全防護(hù)功能，同時(shí)保證全部的服務(wù)器、存儲(chǔ)器、計(jì)算機(jī)終端安裝殺毒軟件，并保證病毒庫(kù)實(shí)時(shí)更新，全方位、多角度筑牢電子檔案數(shù)據(jù)信息安全防線。二是加大檔案管理人員責(zé)任意識(shí)、保密意識(shí)的培養(yǎng)。重點(diǎn)從檔案數(shù)字化的重要性、常見(jiàn)的失泄密情形、保密管理要求等方面開(kāi)展教育，堅(jiān)決避免各類(lèi)安全保密事故的發(fā)生。三是做好電子檔案數(shù)據(jù)的異地異質(zhì)備份工作。利用網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)備份技術(shù)確保檔案資源庫(kù)實(shí)時(shí)形成副本備份。要與上級(jí)檔案主管部門(mén)明確本地檔案容災(zāi)備份中心位置及備份流程，扎實(shí)開(kāi)展異地備份工作。

在大數(shù)據(jù)背景下，檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型工作面臨著嶄新的機(jī)遇與挑戰(zhàn)，但是從宏觀角度來(lái)看，整體工作仍在向好發(fā)展，作為檔案管理從業(yè)者要及時(shí)發(fā)現(xiàn)數(shù)字化轉(zhuǎn)型存在的問(wèn)題與不足之處，及時(shí)采取可行性方案調(diào)整、改進(jìn)、優(yōu)化、升級(jí)，不斷進(jìn)行自我革新，為打造數(shù)字中國(guó)戰(zhàn)略新引擎貢獻(xiàn)檔案力量。

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作者簡(jiǎn)介：韋秋玲（1973—），大學(xué)學(xué)歷，南網(wǎng)超高壓輸電公司南寧局檔案管理專(zhuān)責(zé).主要從事檔案管理工作。