新醫(yī)改背景下檔案創(chuàng)新服務(wù)的思考

摘 要：隨著新時(shí)代醫(yī)療改革政策的不斷推進(jìn)以及人民對(duì)于醫(yī)院服務(wù)需求的不斷提升，醫(yī)院在民生事業(yè)中的角色越來越重要，檔案服務(wù)作為醫(yī)院管理工作的重要任務(wù)之一，為醫(yī)院未來改革發(fā)展與日常管理提供了良好的信息支撐，為醫(yī)院綜合水平的提升貢獻(xiàn)了較大力量。本文以新醫(yī)改背景下檔案創(chuàng)新服務(wù)的思考為題，從管理意識(shí)、干部隊(duì)伍建設(shè)、制度建設(shè)、信息化建設(shè)、服務(wù)模式優(yōu)化等方面探究新時(shí)代醫(yī)院檔案管理工作的發(fā)展對(duì)策，從而助力醫(yī)院實(shí)現(xiàn)檔案服務(wù)工作高質(zhì)量發(fā)展。

關(guān)鍵詞：新醫(yī)改；創(chuàng)新服務(wù)；高質(zhì)量發(fā)展

醫(yī)院檔案是在各項(xiàng)日常工作中生成的政策制度、干部人事、財(cái)政預(yù)算、患者病例、行政管理等方面信息記錄，對(duì)于醫(yī)院本身科研水平的提升、日常工作的運(yùn)轉(zhuǎn)以及滿足社會(huì)廣大群眾的服務(wù)需求有著較大的意義。在此前提下，隨著醫(yī)院檔案資源數(shù)據(jù)呈幾何倍數(shù)增長，復(fù)雜度、專業(yè)性不斷加深，傳統(tǒng)的管理模式已無法適應(yīng)時(shí)代發(fā)展需求，需要醫(yī)院進(jìn)一步深化檔案管理理念，秉持檔案服務(wù)創(chuàng)新意識(shí)，不斷促進(jìn)醫(yī)院檔案事業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型升級(jí)，實(shí)現(xiàn)信息化管理、智能化服務(wù)，做到與時(shí)俱進(jìn)，適應(yīng)社會(huì)需求，推動(dòng)穩(wěn)固可持續(xù)發(fā)展，使醫(yī)院檔案造福于人類，造福于社會(huì)。

1 新醫(yī)改背景下檔案管理工作的重要作用

在新形勢(shì)下檔案數(shù)據(jù)資源數(shù)字化轉(zhuǎn)型升級(jí)的關(guān)鍵階段，民生需求對(duì)檔案服務(wù)的需求日益強(qiáng)烈，建立各類醫(yī)院檔案數(shù)據(jù)資源數(shù)據(jù)庫，充分發(fā)揮檔案開發(fā)利用潛在價(jià)值，做到管理水平和質(zhì)量的雙向提升，不斷為社會(huì)工作提供便利醫(yī)療服務(wù)，進(jìn)而推動(dòng)醫(yī)院經(jīng)營性質(zhì)向著公益性的方向轉(zhuǎn)變。

1.1 新醫(yī)改背景下醫(yī)院檔案管理的重要性

一是政策制度及發(fā)展環(huán)境推動(dòng)醫(yī)院檔案管理工作水平的提升。2021年6月，國務(wù)院出臺(tái)的《關(guān)于推動(dòng)公立醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展的意見》中明確指出，要強(qiáng)化信息化支撐作用。推進(jìn)電子病歷、智慧服務(wù)、智慧管理“三位一體”的智慧醫(yī)院建設(shè)和醫(yī)院信息標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。同年9月出臺(tái)的《關(guān)于印發(fā)“十四五”全民醫(yī)療保障規(guī)劃的通知》，發(fā)展目標(biāo)中提出建設(shè)智慧醫(yī)保。目前，全國統(tǒng)一的醫(yī)療保障信息平臺(tái)已全面建成，醫(yī)療保障信息化水平顯著提高?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+醫(yī)療健康”醫(yī)保服務(wù)不斷完善，醫(yī)保大數(shù)據(jù)和智能監(jiān)控全面應(yīng)用，醫(yī)保電子憑證普遍推廣，就醫(yī)結(jié)算更加便捷，相當(dāng)部分醫(yī)院檔案實(shí)現(xiàn)“單套制”管理，為檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型營造了良好的發(fā)展環(huán)境。二是加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理是新醫(yī)改政策推進(jìn)的必然需求。傳統(tǒng)的管理模式無法適應(yīng)現(xiàn)代醫(yī)療政策的發(fā)展和先進(jìn)醫(yī)學(xué)技術(shù)的提升，需要通過融入信息化管理，實(shí)現(xiàn)信息化轉(zhuǎn)型來實(shí)現(xiàn)管理模式的創(chuàng)新，進(jìn)而促進(jìn)醫(yī)院各項(xiàng)工作有序發(fā)展[1]。

1.2 新醫(yī)改對(duì)醫(yī)院檔案管理工作影響及重要意義

一是管理效率的提高。在新形勢(shì)下，檔案事業(yè)正式進(jìn)入電子檔案管理的信息化時(shí)代，徹底告別了過去紙質(zhì)檔案收集整理、人工翻閱查詢利用的傳統(tǒng)模式。通過“互聯(lián)網(wǎng)+大數(shù)據(jù)+檔案”，構(gòu)建現(xiàn)代化醫(yī)院檔案利用系統(tǒng)，全面完善檔案信息數(shù)據(jù)庫，使檔案管理人員通過可視化軟件、智能檢索等功能，將各類檔案整合細(xì)化，促進(jìn)醫(yī)院檔案高度集成化、信息多樣化、利用多元化，使其快速適應(yīng)快節(jié)奏醫(yī)院工作的檔案服務(wù)需求，進(jìn)而助力檔案管理工作朝著縱深方向發(fā)展。二是去中心化。通過建立在線歸檔共享平臺(tái)，使得檔案管理趨于扁平化發(fā)展，由自上而下轉(zhuǎn)變?yōu)樽韵露希沟脵n案形成者、整理者、利用者更具自主性和平等性，實(shí)現(xiàn)檔案管理部門與人事、紀(jì)檢、科教、財(cái)務(wù)等其他部門之間的協(xié)同發(fā)展、共同發(fā)力，構(gòu)建良好的檔案交流與服務(wù)環(huán)境，進(jìn)一步滿足利用者復(fù)雜檔案需求。三是保障檔案安全。傳統(tǒng)模式下檔案往往以紙質(zhì)文件、照片等形式保存，形式較為單一，容易受自然因素與人為因素影響其完整性。在現(xiàn)代化管理技術(shù)的支持下，信息存儲(chǔ)的載體包括音視頻、數(shù)據(jù)文件、電子圖片等類型，并可進(jìn)行移動(dòng)硬盤、存儲(chǔ)器、云存儲(chǔ)等方式進(jìn)行長時(shí)間存儲(chǔ)。不僅擴(kuò)大和延伸了檔案管理的邊界，更是為開發(fā)醫(yī)院各門類檔案的應(yīng)用價(jià)值奠定了安全基礎(chǔ)[2]。

2 新醫(yī)改背景下醫(yī)院檔案服務(wù)工作存在的問題

2.1 管理要素不完善

一是檔案管理意識(shí)不足。醫(yī)院的檔案管理工作一般從醫(yī)院成立就開始了，時(shí)間跨度較大，管理人員受傳統(tǒng)思想觀念影響較深，認(rèn)為檔案工作僅僅是將各類文件堆放在庫房，保證不會(huì)受到火災(zāi)、水澇等傷害即可，無需投入過多資金與人力資源開展工作，很大程度上限制了醫(yī)院檔案作為珍貴信息資源的利用與服務(wù)價(jià)值[3]。二是檔案管理人員能力不足。對(duì)醫(yī)院而言，檔案管理人員往往是新進(jìn)員工或者即將退休人員，人才引進(jìn)力度不大，人員結(jié)構(gòu)不完整、流動(dòng)性較大，且大多人員自身專業(yè)素質(zhì)水平不高，缺乏與時(shí)俱進(jìn)的意識(shí)和創(chuàng)新性思維，對(duì)新時(shí)期檔案信息化管理技術(shù)及現(xiàn)代化利用服務(wù)的手段理解應(yīng)用不足。加之醫(yī)院對(duì)檔案管理人員后期培訓(xùn)力度不夠，理論知識(shí)得不到及時(shí)更新，實(shí)踐管理能力得不到提升，使得醫(yī)院的檔案管理及對(duì)外服務(wù)水平長期處于較為基礎(chǔ)的階段。

2.2 制度體系不科學(xué)

一是組織架構(gòu)問題。目前，極少數(shù)醫(yī)院在內(nèi)部設(shè)置檔案管理方面的專班，檔案工作往往全權(quán)交予檔案業(yè)務(wù)科室負(fù)責(zé)，對(duì)于檔案的精細(xì)化管理和廣泛化服務(wù)工作關(guān)注不大。檔案工作基本不會(huì)被醫(yī)院納入重點(diǎn)工作，宏觀上難以在制度建設(shè)、標(biāo)準(zhǔn)設(shè)立、作風(fēng)監(jiān)督、績效考核等方面完善檔案管理體系，使得檔案的各項(xiàng)業(yè)務(wù)推進(jìn)力度不大。二是制度建設(shè)問題。雖然智慧醫(yī)院建設(shè)較為普遍，部分已經(jīng)開展檔案信息化建設(shè)工作，軟硬件設(shè)備得到升級(jí)改造。但是，由于管理制度不健全、管理模式?jīng)]有得到優(yōu)化，醫(yī)院沒有根據(jù)快速發(fā)展的形勢(shì)和新醫(yī)改政策的需求修訂配套的管理制度。使得檔案管理與對(duì)外服務(wù)無據(jù)可依，科學(xué)性、規(guī)范性水平遠(yuǎn)遠(yuǎn)達(dá)不到時(shí)代發(fā)展要求，最終造成醫(yī)院無法開展特色化、個(gè)性化、全面化檔案社會(huì)服務(wù)，檔案利用價(jià)值難以彰顯。

2.3 技術(shù)應(yīng)用不全面

一是基礎(chǔ)建設(shè)力度不足。由于醫(yī)院檔案受重視程度及工作性質(zhì)等因素限制，部分醫(yī)院尚未設(shè)置檔案信息化管理與利用服務(wù)專項(xiàng)資金，不注重增加檔案轉(zhuǎn)型升級(jí)的預(yù)算，技術(shù)設(shè)備無法緊跟時(shí)代潮流實(shí)行升級(jí)，使得整體上醫(yī)院檔案基礎(chǔ)服務(wù)建設(shè)呈現(xiàn)薄弱局面。二是技術(shù)應(yīng)用力度不足。目前，較多醫(yī)院開發(fā)的管理系統(tǒng)較為基礎(chǔ)，檔案管理模塊操作性差、信息提取困難、查詢利用效率低，現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)應(yīng)用較少，不僅沒有發(fā)揮新時(shí)代技術(shù)優(yōu)勢(shì)，而且加劇了檔案管理的混亂問題。三是共享驅(qū)動(dòng)力度不足。醫(yī)院檔案種類紛繁復(fù)雜，內(nèi)部數(shù)據(jù)格式存在不匹配的問題，在宏觀上沒有進(jìn)行技術(shù)改進(jìn)和信息標(biāo)準(zhǔn)制定，使得檔案資源整合困難，共享數(shù)據(jù)庫不夠豐富，系統(tǒng)存在技術(shù)壁壘，制約了醫(yī)院各項(xiàng)業(yè)務(wù)的正常開展。

2.4 安全性能不健全

雖然在新醫(yī)改背景下現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)能夠?yàn)獒t(yī)院檔案服務(wù)提供較大便利，但是根源上互聯(lián)網(wǎng)對(duì)檔案行業(yè)而言是一把雙刃劍，隨之也帶來了較多檔案信息安全問題。一方面在于醫(yī)院在建設(shè)管理利用系統(tǒng)時(shí)沒有配套采購安全設(shè)備，殺毒軟件病毒庫長時(shí)間未更新；另一方面在于檔案對(duì)外查詢利用過程中沒有采取安全防護(hù)策略，極易導(dǎo)致社會(huì)不法分子造成醫(yī)院檔案信息被泄露、信息丟失、數(shù)據(jù)被篡改等風(fēng)險(xiǎn)，甚至?xí)斐舍t(yī)院網(wǎng)絡(luò)癱瘓，造成嚴(yán)重經(jīng)濟(jì)損失。與此同時(shí)，醫(yī)院尚未對(duì)檔案進(jìn)行全方位異地異質(zhì)備份，也會(huì)存在因重大自然災(zāi)害或者人為因素對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫造成巨大損害后而無法恢復(fù)的問題。

3 新醫(yī)改背景下醫(yī)院檔案服務(wù)工作創(chuàng)新措施

3.1 牢固樹立檔案意識(shí)，全面加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)

3.1.1醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)者及管理層要充分認(rèn)識(shí)到檔案工作和信息化管理的重要性、必要性。管理人員要革新思想理念，加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)代化、智慧化檔案服務(wù)利用的重視程度。對(duì)于醫(yī)院檔案的制度建設(shè)、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、信息化建設(shè)、安全建設(shè)加以創(chuàng)新和完善。徹底摒棄傳統(tǒng)思想，將一線工作人員從繁重復(fù)雜、枯燥單一的工作環(huán)境中解脫出來，進(jìn)而高效開展工作。

3.1.2要優(yōu)化干部隊(duì)伍結(jié)構(gòu)，提高檔案管理人員綜合素質(zhì)。一方面加大人才引進(jìn)力度，通過考試、考核的方式提高崗位聘用門檻，進(jìn)一步彌補(bǔ)崗位漏洞，不斷為醫(yī)院的檔案工作引進(jìn)新的力量。另一方面要定期開展檔案專業(yè)知識(shí)與服務(wù)技能培訓(xùn)，在分類管理、開發(fā)利用、對(duì)外服務(wù)等方面找準(zhǔn)側(cè)重點(diǎn)，加強(qiáng)培訓(xùn)結(jié)果考核，可通過“引進(jìn)去+走出來”的方式，開展專家研討、專題會(huì)議、外出研學(xué)、行業(yè)考察等活動(dòng)，助力檔案管理人員了解新時(shí)代“互聯(lián)網(wǎng)+大數(shù)據(jù)+檔案”的內(nèi)涵及價(jià)值，使其檔案服務(wù)觀念及時(shí)更新，做到與時(shí)俱進(jìn)，最終成為復(fù)合型檔案管理人才[4]。

3.2 建立健全組織架構(gòu)，不斷出臺(tái)制度標(biāo)準(zhǔn)

3.2.1加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)。成立醫(yī)院檔案管理利用領(lǐng)導(dǎo)小組，下設(shè)檔案管理服務(wù)中心，負(fù)責(zé)貫徹落實(shí)上級(jí)部門關(guān)于檔案工作的決策部署，研究謀劃全院檔案重點(diǎn)工作、重點(diǎn)任務(wù)，牽頭制定管理制度、信息標(biāo)準(zhǔn)、服務(wù)流程等規(guī)范文件，協(xié)調(diào)解決制約檔案服務(wù)事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展的突出困難和問題，精心做好各項(xiàng)服務(wù)保障工作，在宏觀上進(jìn)一步明確工作職責(zé)，細(xì)化責(zé)任分工，全面提高醫(yī)院檔案規(guī)范化管理水平。

3.2.2健全管理制度。領(lǐng)導(dǎo)小組要貫徹落實(shí)國務(wù)院頒布的《“十四五”規(guī)劃和2035遠(yuǎn)景目標(biāo)綱要》中“積極推進(jìn)醫(yī)院信息化、公共衛(wèi)生信息化、醫(yī)療保障信息化、新興技術(shù)應(yīng)用和監(jiān)管等方面的建設(shè)”與國家衛(wèi)健委出臺(tái)的《關(guān)于加強(qiáng)公立醫(yī)院運(yùn)營管理的指導(dǎo)意見》中“充分利用現(xiàn)代化信息技術(shù)，加強(qiáng)醫(yī)院運(yùn)營管理信息集成平臺(tái)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)”的指示精神，結(jié)合《全國公共衛(wèi)生信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范（試行）》與《醫(yī)院綜合檔案數(shù)字化管理辦法》，針對(duì)數(shù)字化轉(zhuǎn)型過程中的檔案收集整理、分類著錄、開發(fā)利用、社會(huì)服務(wù)制定管理制度規(guī)范，對(duì)各項(xiàng)工作的任務(wù)進(jìn)行合理劃分，強(qiáng)化制度供給，推動(dòng)檔案管理職責(zé)的有效落地，全面彌補(bǔ)管理體系漏洞，為醫(yī)院檔案管理及檔案服務(wù)工作水平的提升奠定良好基礎(chǔ)[5]。

3.3 著力開發(fā)利用平臺(tái)，推動(dòng)實(shí)現(xiàn)共建共享

3.3.1加強(qiáng)資金投入。升級(jí)檔案信息化管理軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施，對(duì)于陳舊老化、存在故障的服務(wù)器、存儲(chǔ)器、計(jì)算機(jī)終端進(jìn)行及時(shí)更新更換。例如，采購光盤刻錄機(jī)、高速掃描儀、殺毒軟件、加密軟件等，為更好地管理利用檔案奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

3.3.2構(gòu)建信息化管理系統(tǒng)。積極應(yīng)用大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、人工智能、區(qū)塊鏈等現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，不斷提高檔案數(shù)字資源的管理效率及利用率，對(duì)內(nèi)為開展各項(xiàng)工作提供經(jīng)驗(yàn)參考，對(duì)外為醫(yī)院查詢患者醫(yī)保、醫(yī)療信息提供便利條件。例如，運(yùn)用人工智能技術(shù)，社會(huì)利用者只需通過某信小程序向檔案管理平臺(tái)發(fā)送請(qǐng)求，后臺(tái)便會(huì)通過用戶身份證號(hào)、手機(jī)號(hào)自動(dòng)檢索，將不同形式的治療記錄、檢查證明傳送給利用者，滿足實(shí)時(shí)性與個(gè)性化檔案利用的服務(wù)需求。

3.3.3完善共享利用平臺(tái)。從信息化檔案技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)特征出發(fā)，統(tǒng)一各類醫(yī)院檔案資源的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，提升數(shù)據(jù)共享的精準(zhǔn)性與通暢性，同時(shí)要將平臺(tái)接口下放到醫(yī)院在醫(yī)療、人事、行政、財(cái)務(wù)的每一個(gè)業(yè)務(wù)科室，應(yīng)用去中心化、扁平式共建共享模式，切實(shí)加強(qiáng)醫(yī)院內(nèi)部信息流轉(zhuǎn)與業(yè)務(wù)溝通交流，全面帶動(dòng)一體化協(xié)同發(fā)展[6]。

3.4 持續(xù)優(yōu)化防護(hù)手段，深度調(diào)優(yōu)安全策略

3.4.1強(qiáng)化安全防范手段。醫(yī)院要在系統(tǒng)平臺(tái)建設(shè)過程中配套采購漏洞掃描、日志審計(jì)、安全網(wǎng)關(guān)等信息化安全設(shè)備，定期更新完善殺毒軟件病毒庫，同時(shí)在對(duì)內(nèi)對(duì)外利用過程中采用訪問限制、電子簽章、數(shù)據(jù)加密、隱私保護(hù)等安全手段，一方面避免社會(huì)不法分子及黑客通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)攻擊，另一方面避免內(nèi)部人為失誤出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失、信息被泄露等情況，真正保證醫(yī)院檔案數(shù)據(jù)庫的安全性、完整性，進(jìn)而為檔案利用服務(wù)提供保障。

3.4.2強(qiáng)化制度建設(shè)。醫(yī)院制定《醫(yī)院檔案信息化安全管理制度》《檔案管理人員保密條例》《檔案利用服務(wù)流程細(xì)則》等制度文件，保障各項(xiàng)管理工作、利用工作有章可循、有法可依，深度規(guī)范業(yè)務(wù)流程，進(jìn)而提升管理人員安全意識(shí)。

3.4.3做好異地異質(zhì)備份工作。在介質(zhì)上選擇光盤、移動(dòng)硬盤、存儲(chǔ)器、云存儲(chǔ)等方式，針對(duì)不同檔案類型選擇合適的存儲(chǔ)設(shè)備，同時(shí)要積極與當(dāng)?shù)貦n案主管部門溝通交流，定期前往省容災(zāi)備份中心開展異地備份工作，防止因特大安全事故對(duì)醫(yī)院檔案的數(shù)據(jù)庫造成不可逆的傷害與損失，使檔案的安全性得到最大的保障。

結(jié)語

綜上所述，在新醫(yī)改政策的廣泛推行下，各大醫(yī)院正式進(jìn)入“互聯(lián)網(wǎng)+檔案服務(wù)”的時(shí)代，在此背景下醫(yī)院要緊跟時(shí)代潮流，革新發(fā)展理念，進(jìn)一步提升醫(yī)院的管理水平、診斷水平及決策的科學(xué)性與有效性，充分發(fā)揮醫(yī)院檔案的社會(huì)效益及經(jīng)濟(jì)價(jià)值，全面促進(jìn)醫(yī)院的現(xiàn)代化、可持續(xù)發(fā)展。

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作者簡介：鄧紊（1983—），大學(xué)學(xué)歷，廣西南寧市第六人民醫(yī)院館員。主要從事醫(yī)院檔案管理研究等。