6S精細化管理理念在人事檔案管理中的應用及啟示

摘 要：人事檔案是人事管理制度改革的重要成果，展示當事人思想政治、學歷文化、職業(yè)技能等全貌，是用人單位做好人才精細化管理的重要依據(jù)。6S精細化管理理念聚焦“效率、成本、質量”，與人事檔案管理目標和要求存在一致性。本文以人事檔案管理為例，分析了基于傳統(tǒng)人事檔案管理中的6S精細化管理理念，并分析了6S精細化管理理念在人事檔案管理中的具體內涵及措施，得出了應用啟示，為進一步推動人事檔案管理高質量發(fā)展提供有益參考。

關鍵詞：精細化；人事檔案；檔案管理；6S

概述

精細化管理是一種理念，是源于發(fā)達國家的一種企業(yè)管理理念。精細化管理是建立在常規(guī)管理基礎上，并將常規(guī)管理引向深入的基本思想和管理模式，其核心內涵就是以最低管理成本、最小資源投入實現(xiàn)最大程度管理目標，把浪費程度降到最低。精細化管理也是一種將管理責任具體化、明確化，要求每一名管理者到位、盡職，其本質意義在于對管理目標進行分解、細化和落實，將管理戰(zhàn)略規(guī)劃貫徹于每個環(huán)節(jié)并發(fā)揮作用的過程。6S管理包括整理（SEIRI）、整頓（SEITON）、清掃（SEISO）、清潔（SEIKETSU）、素養(yǎng)（SHITSUKE）、安全（SECURITY）六個項目，因前5個詞日文羅馬注音和第六個詞英文單詞均以“S”開頭，故簡稱6S聚焦“效率、成本、質量”，善于利用現(xiàn)有資源取得最好的改善效果[1]。后來，國內眾多行業(yè)根據(jù)適用性將6S標準的“清掃”改為“規(guī)范”，得到了廣泛應用和推廣[2]。6S之間彼此關聯(lián)，相互影響。

2021年《關于推動公立醫(yī)院高質量發(fā)展的意見》中明確提出要“改革人事管理制度”“建立動態(tài)核增機制”“落實公立醫(yī)院用人自主權”“落實崗位管理制度”。其中，人事檔案見證了人事管理制度改革，是人事管理制度改革的重要成果，也是精細化管理的重要組成部分。人事檔案包括履歷、考核鑒定、學歷學位、專業(yè)技術職務、黨團類、表彰獎勵等，將6S精細化管理理念引入到人事檔案管理具體實踐，其目的是通過高效的管理，提高管理質量，保證管理安全性[3]，顯著提升人事檔案管理質效，為人才崗位調配、職務職級晉升、繼續(xù)培訓提供重要參考，也是維護人才合法權益的重要依據(jù)。

1 基于傳統(tǒng)人事檔案管理精細化理念

根據(jù)《干部人事檔案工作條例》的相關規(guī)定，干部人事檔案是各級組織人事部門在黨的組織建設、干部人事管理、人才服務等工作中形成的，是反映個人政治品質、道德品行及社會關系等情況的歷史記錄材料。是用人單位在人才引進、使用、管理過程中的重要參考依據(jù)。傳統(tǒng)人事檔案管理流程為：人事檔案收集—鑒定—整理—保管—檢索—利用—轉遞—統(tǒng)計[4]。（見表1）

從表1可知，傳統(tǒng)人事檔案管理流程與檔案管理流程基本相同，只是人事檔案工作內容方面更加體現(xiàn)其人事這一門類的特征。6S理論與人事檔案管理存在著一定的關聯(lián)性，將6S理論引入人事檔案管理的收集、核對、轉遞、統(tǒng)計等，并持續(xù)推進，實現(xiàn)6S理論與人事檔案精細化管理的精準對接（表2），取得良好預期效果。但應用于人事檔案管理中還需要根據(jù)實際情況加以改進[5]。

2.1 整理（SEIRI）

剔除不應歸檔材料，滿足人事檔案真實、完整、有效。整理的原意是要區(qū)分要與不要的物品，收集人事檔案資料時做到應歸檔盡歸外，還要清楚不需要歸檔的材料，清除掉一切不要的資料。整理的目的在于使人事檔案管理范圍更加清晰，管理內容更加精準。（1）整理的目的。使人事檔案材料入卷更規(guī)范化、條理化、系統(tǒng)化。（2）整理的內容。要把《干部人事檔案工作條例》第19條中所規(guī)定的10項人事檔案管理內容及分類作為整理的主要內容。（3）整理的要求。精細化人事檔案整理應做到編排有序、目錄清楚、裝訂整齊。（4）整理的重點。分類和編排是人事檔案整理的關鍵，分類和編排（歸檔）堅持性質、內容和統(tǒng)一標準三個判斷為原則[6]。（5）整理的做法。首先是要根據(jù)人事檔案歸檔范圍廣泛收集，確保應歸盡歸；其次是圍繞“三個判斷”原則，剔除非必要歸檔內容。

2.2 整頓（SEITON）

整頓的原意就是將需要使用的物品按便于取用原則進行定位、調整，即做好標準化放置。人事檔案整頓就是要分類整理歸檔材料，使人事檔案規(guī)范、有序、科學。（1）整頓的目的。提高人事檔案工作效率，降低人事檔案管理成本。（2）整頓的內容。經(jīng)價值鑒定納入歸檔范疇的人事檔案資料。并根據(jù)人事信息變化，及時做好人事檔案資料添加、轉遞等。（3）整頓的要求。人事檔案資料根據(jù)其不同類型及特點，需要遵守具體的規(guī)范標準和要求。如電子文件要按照《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》、文書檔案要按照《文書檔案案卷格式》等進行整頓。（4）整頓的重點。重點要圍繞人事檔案中的“三齡兩歷一身份”進行整頓。（5）整頓的方法。首先是按照部門、職務或入職時間進行分類編號，編制統(tǒng)一目錄；定期檢查歸檔資料，發(fā)現(xiàn)破損等及時補救；根據(jù)轉正、考核、培訓等人事信息變化隨時更新；離職時要及時做好人事檔案轉遞；死亡5年后，應將人事檔案移交進館。

2.3 清掃（SEISO）

清掃的原意是清除工作、學習場所內的污漬，保持工作、學習場所整潔、明亮。根據(jù)《干部人事檔案工作條例》規(guī)定，在日常管理工作中，人事檔案通常交由組織人事部門及其人事檔案工作機構。（1）清掃的目的。清除人事檔案管理工作場所，并使人事檔案管理設備設施處于良好狀態(tài)。（2）清掃的內容。檔案室、計算機、密集架、檔案柜以及檢查存儲介質等等。（3）清掃的要求。遵守國家、檔案行業(yè)標準和技術規(guī)范。如《檔案館照明系統(tǒng)設計規(guī)范》《檔案數(shù)據(jù)存儲用LTO磁帶應用規(guī)范》《檔案庫房空氣質量檢測技術規(guī)范》《檔案蟲霉防治一般原則》。（4）清掃的重點。檔案室及存儲介質，如無關物品不得放置檔案室。（5）清掃的方法。首先是安排專人負責清掃；其次是要定期清掃；最后是清掃要有記錄，確保檔案場所滿足“八防”標準。

2.4 清潔（SEIKETSU）

6S理論中的清潔是在清掃基礎上的更高層次要求。人事檔案清潔是指徹底進行整理、整頓、清掃，并使之制度化、公開化和透明化。（1）清潔的目的。將整理、整頓和清掃內化為人事檔案工作者的自覺行為，并一以貫之，具體來說就是要落實人事檔案管理各項規(guī)章制度，并不斷完善。（2）清潔的內容。包括人事檔案收集、鑒定、整理、保管、檢索、利用、轉遞和統(tǒng)計等，均要依規(guī)依制度和標準要求落實。（3）清潔的要求。按照人事檔案規(guī)范標準維護。（4）清潔的重點。人事檔案收集、鑒定、整理、利用等清潔環(huán)節(jié)。（5）清潔的方法。首先要保證人事檔案清潔質量，由專人負責維護，確保人事檔案資料完整。其次要做好新增人事檔案資料收集、補充。最后是堅持“檔隨人走”原則，在人事變化的一定時間內，應將檔案及時轉遞至用人單位檔案管理部門。

2.5 素養(yǎng)（SHITSUKE）

素養(yǎng)的原意是人的文明禮貌，嚴守紀律，養(yǎng)成良好的學習工作生活習慣。人事檔案管理需要一支高素養(yǎng)人才隊伍，隊伍素養(yǎng)直接影響人事檔案管理質量、效率和效果。（1）素養(yǎng)培育的目的。打造一支勤學習、講文明、重奉獻、肯敬業(yè)的優(yōu)秀檔案人才隊伍。（2）素養(yǎng)培育的內容。較高政治素質、掌握人事檔案的專業(yè)知識、具備良好職業(yè)道德以及科學文化知識素養(yǎng)等。（3）素養(yǎng)培育的要求。政治素養(yǎng)過硬、業(yè)務素養(yǎng)精通、理念素養(yǎng)超前等。（4）素養(yǎng)培育的重點。政治、業(yè)務、思想等綜合素養(yǎng)。（5）素養(yǎng)培育的方法。認真學習，堅持黨對人事檔案工作的絕對領導，嚴格遵守《檔案法》《保密法》《干部人事檔案工作條例》等法律法規(guī)和條例。學習宣傳典型，培養(yǎng)良好職業(yè)道德。加強檔案業(yè)務知識培訓，掌握人事檔案管理最新規(guī)章制度和標準要求。

2.6 安全（SECURITY）

檔案安全重于泰山。人事檔案安全既要做到實體安全，也要確保信息內容安全。（1）安全的目的。確保人事檔案各項安全，始終處于良好的應用狀態(tài)。（2）安全的內容。人事檔案實體無缺損、發(fā)霉及存儲介質安全；信息內容安全，包括人事檔案信息不被篡改、刪除，也包括不出現(xiàn)泄密、惡意訪問，等等。（3）安全的要求。實體完整，信息真實、準確，電子檔案滿足“四性”要求。（4）安全的重點。人事檔案真實、完整。（5）安全的方法。首先要檢查、核實人事檔案文件材料，檢查其實體安全。其次是要確保人事檔案保管場所符合要求，配備防火防潮防磁等設備器材。最后是要加強人事檔案安全保密培訓，制定應急預案，并經(jīng)常開展應急演練。

3 6S理論應用于人事檔案管理四點啟示

3.1 提高思想認識是重點

人事檔案管理有其系統(tǒng)特點和行業(yè)規(guī)律，有其自身要求。在人事檔案精細化管理中推行6S理論的應用，是提升人事檔案精細化管理水平、改善人事檔案管理整體質量和效率以及做好人事檔案服務工作的重要舉措。為此，首先是要求廣大檔案工作者，以及在思想上充分認識到6S精細化管理理念的重要性，這也是人事檔案精細化管理的重點所在。為此，可以通過檔案宣傳周、歸檔月等特殊時間節(jié)點，加強6S等在內的相關人事檔案管理知識宣傳，在科務會、院務會等場合組織學習，要讓每一位檔案工作者把6S精細化管理理念融入思想自覺、行為自覺中，讓精細化管理深入每一個人的內心深處，牢記人事檔案精細化6S管理標準、深刻內涵。

3.2 認真組織落實是關鍵

6S精細化管理具有極強的可執(zhí)行性。結合人事檔案管理的每個環(huán)節(jié)，6S精細化管理都有著與其相對應的標準和要求。因此，人事檔案精細化管理能否取得預期實效，關鍵在于落實。首先，成立人事檔案精細化管理領導小組。積極推進人事檔案精細化管理，把人事檔案精細化納入機關人事工作的重要組成部分。其次，制定人事檔案精細化管理工作方案。方案要明確6S人事檔案精細化管理的指導思想、管理目標、實施范圍、實施步驟、部門分工及保障措施等。最后是聯(lián)系到具體科室及人員，一體推進6S人事精細化管理工作。檔案管理部門與人事部門不定期對6S落實情況進行檢查，并根據(jù)檢查情況提出進一步優(yōu)化措施。

3.3 強化結果考核是保障

6S理論強調規(guī)范，強調要按照標準、要求進行規(guī)范行事。人事檔案精細化管理6S理論的落實，要把制度化、規(guī)范化、標準化落實到具體行動中，并將落實情況進行必要的考核，推動6S從理論落實到具體行動中。為此，首先是要制定科學的考核方案。把6S理論的落實標準、要求作為人事檔案考核的重要組成部分，從6S理論落實及效果作為考核的評價的重要依據(jù)。其次是注重考核結果的運用。人事檔案精細化管理是單位精細化管理的重要體現(xiàn)，也是現(xiàn)代化管理的突出表現(xiàn)之一。因此，在每一次考核結束后，應及時將考核結果反饋至部門或個人，根據(jù)考核結果評出先進部門，并督促后進部門加強整改，一體推進人事檔案精細化再上新臺階。注重將考核結果作為個人評優(yōu)評先和先進表彰的重要參考，增強精細化管理落實的剛性約束。

3.4 營造濃厚氛圍是基礎

人事檔案精細化管理需要檔案部門、人事部門及其他部門和個人的落實、配合和支持，是一項整體性、系統(tǒng)性工作。因此，要大力營造濃厚的人事檔案精細化管理氛圍，著力培育良好職業(yè)文化，將人事檔案精細化管理打造成為單位管理的重要品牌，并做好品牌選樹、培養(yǎng)和宣傳，擴大品牌的影響力和美譽度，在單位形成人人講精細、人人重視精細、人人落實精細的良好局面?？衫谩澳承拧⒛巢?、新聞客戶端”等新媒體平臺，將人事檔案6S精細化管理先進典型、事跡進行展播，持續(xù)做好氛圍營造，凝聚思想共識。

參考文獻

[1]汪寧寧，王紹娟，金奎東等.6S精益化管理在醫(yī)院文化建設中的運用[J].中國醫(yī)院管理，2019，39（5）：77-78.

[2]陸巧蔥，梁蒙娜，石濤.精益理念下6S管理在醫(yī)院質量文化建設中的應用——以佛山某醫(yī)院為例[J].現(xiàn)代醫(yī)院，2023（3）：391-394.

[3]劉青，張恒斌，鐘麗梅等.6S管理模式對消化內鏡中心內鏡清洗消毒質量的影響[J].現(xiàn)代醫(yī)院，2020，20（3）：347-349.

[4]劉潔.淺析高等院校人事檔案的精細化管理——以某職業(yè)學院為例[J].北京農(nóng)業(yè)職業(yè)學院學報，2018（6）：88-92.

[5]康翠.運用6S理論 增強人事檔案管理的實效性[J].機電兵船檔案，2018（3）：55-57.

[6]朱玉媛，周耀林.人事檔案管理原理與方法[M].武漢：武漢大學出版社，2011.

作者簡介：魏勝月（1982—），女，大學學歷，鄒城市疾病預防控制中心館員。主要從事檔案管理研究。