體育院校檔案的信息化管理與開發(fā)利用策略研究

摘 要：體育院校檔案的信息化管理與開發(fā)利用，其重要意義在于降本減耗，提質(zhì)增效，同時為深化素質(zhì)教育改革提供重要參考。但是由于受到多種因素的影響，一些體育院校對于檔案信息化管理及開發(fā)利用仍然存在重視程度相對有限、局部性、片面化等問題。這些都對檔案信息化管理與開發(fā)利用造成了負面影響。新時期體育院校檔案的信息化管理與開發(fā)利用需要提高認識水平，強化源頭治理，還需要落實責(zé)任主體，細化管理標準，同時立足實際，提高個性特色以及密切溝通交流，保持彈性優(yōu)化。只有著眼于工作思想和管理模式的同步優(yōu)化，體育院校檔案管理信息化才能基于技術(shù)支持深化開發(fā)利用，進而推動檔案信息資源實現(xiàn)價值最大化。

關(guān)鍵詞：體育院校；檔案；信息化；管理；開發(fā)利用；策略

信息時代背景下，技術(shù)日益深刻地影響越來越多傳統(tǒng)行業(yè)的重要管理工作，包括體育院校在內(nèi)，教育領(lǐng)域檔案管理信息化正在成為大勢所趨。尤其是基于信息化管理加快檔案開發(fā)與利用也日漸成為體育院校管理工作的熱點。不過，受到傳統(tǒng)思想與管理模式的局限，一些院校在檔案管理信息化及開發(fā)利用層面仍有缺陷與弊端。這不僅制約體育院校檔案管理信息化與開發(fā)利用的品質(zhì)與成效，還不同程度地阻礙體育院校管理工作整體提質(zhì)增效。因此，新時期體育院校迫切需要深化檔案管理信息化發(fā)展程度，全面提升檔案開發(fā)利用的全面性、針對性與有效性。

1 體育院校檔案的信息化管理與開發(fā)利用的重要意義

1.1 降本減耗，提質(zhì)增效

信息技術(shù)自出現(xiàn)后便在短時間內(nèi)得到全面普及，尤其在企業(yè)中得到迅速推廣與應(yīng)用。究其原因，幫助企業(yè)節(jié)約成本、提高效率和效益是根本原因。同理，體育院校檔案信息化管理與開發(fā)利用的重要意義之一也在于降本減耗、提質(zhì)增效。一方面，檔案信息化管理極大減輕了人的勞動強度，使有限的管理人員能夠更加從容地應(yīng)對持續(xù)增加的檔案體量。無論是從節(jié)約人力資源成本還是縮減時間成本及隨機成本的角度講，信息技術(shù)在很大程度上減輕了體育院校在檔案管理領(lǐng)域的各項成本與費用支出。另一方面，強大的機器算力在提高檔案管理質(zhì)量與效率方面也具有難以比擬的顯著優(yōu)勢。首先，使用技術(shù)手段管理檔案及開發(fā)利用檔案數(shù)據(jù)幾乎不存在人為主觀疏忽造成的錯誤或缺失。只要在原始檔案的起步環(huán)節(jié)確保其真實、準確、全面、完善，其在信息系統(tǒng)的自動整理、計算、分析便可最大限度地避免人為因素的干擾或破壞。同時，信息技術(shù)具備光速傳輸與海量存貯的典型優(yōu)勢，可將絕大部分統(tǒng)計分析工作時限縮短至小時、分鐘乃至秒。這使體育院校檔案管理及開發(fā)利用實現(xiàn)了實時性、提升了時效性，也是傳統(tǒng)模式下人工作業(yè)完全無法達到的程度。

1.2 為深化素質(zhì)教育改革提供重要參考

檔案是記錄歷史信息的重要載體。這些歷史信息中既包括成績、成就、功勛，也不乏失誤、損失或事故。古人云“以史為鑒，可以知興替”，也就是可以從歷史資料中發(fā)現(xiàn)興衰起伏的變化狀態(tài)。同樣，體育院校檔案管理也能從中發(fā)現(xiàn)教學(xué)、科研、訓(xùn)練、競賽等各方面的成與敗、對與錯，并總結(jié)經(jīng)驗。而這些歷史資料及經(jīng)驗總結(jié)，顯然可以為當前及未來提供規(guī)避錯誤、防止風(fēng)險的數(shù)據(jù)參考或科學(xué)信息指導(dǎo)。尤其在持續(xù)深化素質(zhì)教育改革的時代背景下，更加有助于優(yōu)化改革措施，進而最大限度地確保教育改革沿著科學(xué)發(fā)展道路前進。

從這一角度講，體育院校檔案信息化管理與開發(fā)利用的又一重要意義就是為深化素質(zhì)教育改革提供重要參考。換言之，利用信息技術(shù)改善檔案管理、開發(fā)利用，檔案數(shù)據(jù)如同為體育院校教育教學(xué)提供科學(xué)參照，以幫助當下及未來的教學(xué)、訓(xùn)練，比賽及科研等工作方向正確、路徑可靠、措施有效。而這對包括教學(xué)雙方在內(nèi)的各領(lǐng)域、各環(huán)節(jié)顯然具有毋庸置疑的積極意義與重大作用。

2 體育院校檔案的信息化管理與開發(fā)利用的常見問題

2.1 重視程度相對有限

在信息時代背景下，信息技術(shù)越來越廣泛地應(yīng)用于社會各行各業(yè)。不過，一些體育院校的信息化發(fā)展并不完全均衡。特別是對處于檔案管理來說，包括院校領(lǐng)導(dǎo)在內(nèi)的許多機構(gòu)及人員常常對其欠缺足夠重視，認為檔案管理僅僅是后端管理工作，對院校教育教學(xué)、訓(xùn)練、比賽或研究并不具有直接關(guān)系。這種工作理念上的忽視往往導(dǎo)致檔案信息化管理與開發(fā)利用遭遇諸多掣肘。包括對信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)缺乏投入、建設(shè)進度滯后、人員配置不到位、制度設(shè)計不完備等。

不僅如此，由于在管理思想的高度沒有形成對檔案資源開發(fā)利用的系統(tǒng)性要求，不少體育院校檔案信息化管理長期停留在以存貯保管為主、開發(fā)利用不足的初級階段。這種不利局面不僅嚴重制約了檔案信息化管理水平的提高，也使檔案開發(fā)利用流于口頭、表面，并未真正將檔案潛在的信息價值得到充分挖掘與使用。

2.2 局部性、片面化

思想上不重視給體育院校檔案管理造成的不良后果還包括信息化與開發(fā)利用出現(xiàn)局部性、片面化問題。即這些體育院校檔案信息化管理限于檔案管理部門里或后勤行政范圍內(nèi)，也就是未能形成覆蓋全局的整體框架，無法與包括教育教學(xué)等其他業(yè)務(wù)形成融合與聯(lián)通。由此產(chǎn)生的結(jié)果就是檔案信息化管理僅僅是小范圍的局域網(wǎng)，不僅無法將信息化管理實現(xiàn)全面覆蓋，也不能從根本上實現(xiàn)對信息技術(shù)的充分利用，更加無法針對檔案資料潛在的信息資源加以挖掘和利用。本質(zhì)上，局部與片面的信息化就是人為制造數(shù)據(jù)壁壘，這不僅是信息化管理的最大障礙，還是阻撓檔案資源開發(fā)利用的根源問題，是體育院校在信息時代迫切需要加以突破和超越的瓶頸之一。

3 體育院校檔案的信息化管理與開發(fā)利用的主要策略

3.1 提高認識水平，強化源頭治理

檔案管理信息化與開發(fā)利用是具有較高技術(shù)性要求的專業(yè)工作，不僅需要管理人員具備足夠全面的理論知識，還應(yīng)當掌握包括檔案管理及信息化技術(shù)在內(nèi)的多種實用技術(shù)。不僅如此，由于對管理及開發(fā)的系統(tǒng)性要求，其在頂層設(shè)計環(huán)節(jié)也需要形成高度規(guī)范化的體制機制?？偠灾贫瓤蚣艿耐晟菩詫⒃诤艽蟪潭壬献笥覚n案管理信息化及開發(fā)利用的有效性。因而體育院校檔案的信息化管理與開發(fā)利用格外需要完善頂層設(shè)計、強化制度供給。與此同時，檔案管理信息化與開發(fā)利用都是與人息息相關(guān)的管理活動管理者的思想意識與工作觀念也是決定管理品質(zhì)與效果的核心要素。一些體育院校檔案管理較長時期延續(xù)傳統(tǒng)工作模式，對于信息化發(fā)展及開發(fā)利用檔案缺乏應(yīng)有關(guān)注。這是制約檔案信息化管理與開發(fā)利用效果的重要誘因，也是新時期體育院校需要盡快突破的短板弱項。

因此，從主客觀雙重維度考慮，體育院校檔案的信息化管理與開發(fā)利用既要提高認識水平，又要強化源頭治理。一方面，院校領(lǐng)導(dǎo)及決策層當作出表率，應(yīng)利用一切機會與場合闡釋并強調(diào)檔案信息化及其開發(fā)利用的重要性、現(xiàn)實性、緊迫性。只有自上而下形成重視檔案信息化、關(guān)注檔案開發(fā)利用的良好氛圍，體育院校檔案管理才能形成更加有利于信息化及開發(fā)利用的整體格局。這是提高管理有效性與開發(fā)利用可靠性的先決條件。另一方面，制度剛性保障是促進檔案信息化管理與開發(fā)利用優(yōu)質(zhì)高效的重中之重。體育院校需針對檔案管理信息化及開發(fā)利用不斷完善制度設(shè)計。比如建立健全精細化管理標準，也就是確保檔案形成精細化、精確化的標準體系。首要的是制定統(tǒng)一標準，也就是形成一套具有強制性的通用標準。在實踐中，個別院校在原始檔案填制的起步階段就存在標準不一、模棱兩可等混亂狀態(tài)。一些機構(gòu)及人員填制檔案時隨心所欲，缺乏檔案管理基礎(chǔ)知識與最基本的責(zé)任意識。糾正此類問題的突破口就在于標準體系的唯一性與強制性。只有在制度設(shè)計的高度突出剛性約束力，檔案管理才能基于標準化源頭為信息化管理及開發(fā)利用奠定扎實基礎(chǔ)。

3.2 落實責(zé)任主體，嚴格監(jiān)督考核

檔案管理是與人的能力素質(zhì)密切相關(guān)的管理工作，檔案管理信息化與開發(fā)利用更加需要每個相關(guān)人員切實履行協(xié)同合作的職責(zé)義務(wù)。倘若其中任何一環(huán)存在差錯或漏洞，則最終開發(fā)利用的結(jié)果必然存在缺陷或錯誤。而這就需要體育院校落實責(zé)任主體，嚴格監(jiān)督考核，從而在檔案信息化管理與開發(fā)利用中確保有關(guān)各方履職盡責(zé)。一方面，落實責(zé)任主體的單一性，即便存在直接責(zé)任與間接責(zé)任的多重責(zé)任關(guān)系，直接責(zé)任方也需切實避免重疊或交叉問題。這是杜絕逃避、推卸責(zé)任的關(guān)鍵，也是在原始檔案形成階段保證品質(zhì)、防范風(fēng)險的重要措施與策略。另一方面，確定且落實責(zé)任追溯制度。責(zé)任追溯是大幅提升管理質(zhì)量、強化制度剛性約束的有效策略，也是幫助每個責(zé)任人時刻保有責(zé)任心、杜絕僥幸心理的有用手段。特別是在人員流動日益頻繁的時代背景下，責(zé)任追溯制度不僅有助于增強責(zé)任人履職盡責(zé)的主動性，也有利于優(yōu)化管理業(yè)態(tài)、構(gòu)建更加健康完善的管理環(huán)境。

在此基礎(chǔ)上，體育院校檔案信息化管理與開發(fā)利用需與績效考核緊密聯(lián)系，并保持常態(tài)化考核與評價。一方面，考核責(zé)任人在完成基礎(chǔ)性管理方面的準確性、完整性。另一方面，考核責(zé)任人在協(xié)同合作層面的主動性、及時性。前者主要包括填制原始檔案時對各項標準的執(zhí)行程度與完成質(zhì)量。這是考察責(zé)任人基本業(yè)務(wù)能力和工作意識的重要環(huán)節(jié)。后者則主要體現(xiàn)在檔案開發(fā)利用環(huán)節(jié)，也就是非檔案管理部門人員在主動配合進行檔案開發(fā)利用中的態(tài)度、意識與能力。只有結(jié)合兩方面、全過程深化監(jiān)督考核，體育院校檔案信息化管理與開發(fā)利用才能基于每個部門與成員的協(xié)同合作而有序推進、健全發(fā)展，才能從根本上確保各項管理工作切實有效、真實可靠。

3.3 立足本地實際，提高個性特色

檔案信息化管理與開發(fā)利用受到檔案類型、內(nèi)容及開發(fā)利用目的、形式等多方影響，大多數(shù)體育院校往往難以獲得可完全照搬的參照或模板。只有立足本地實際，提高個性特色，體育院校檔案信息化管理與開發(fā)利用才能恰如其分、恰到好處，才能在滿足要求的同時實現(xiàn)對檔案信息潛在價值挖掘的最大化。

比如，應(yīng)用大數(shù)據(jù)、云計算、人工智能技術(shù)為學(xué)生“畫像”，幫助學(xué)生在職業(yè)生涯規(guī)劃等領(lǐng)域提高針對性、準確性。在傳統(tǒng)模式下，不少體育院校對學(xué)生職業(yè)生涯規(guī)劃等較為主觀，往往以定性評估的方式確定一個相對模糊的方向或路徑。這不僅容易增加師生雙方對于未來發(fā)展的盲目性與不確定性，還不利于提升學(xué)生的自信心、自主性。而在信息化管理模式下，利用大數(shù)據(jù)分析等技術(shù)可在更大程度上實現(xiàn)全樣本統(tǒng)計的量化分析，從而使學(xué)業(yè)與職業(yè)發(fā)展等有據(jù)可循、真實理性。而減少盲目性則有助于學(xué)生增強確定性，進而以更加自信的狀態(tài)應(yīng)對繁重復(fù)雜的學(xué)業(yè)與求職就業(yè)。

又如利用信息技術(shù)手段將平面、靜態(tài)的檔案數(shù)據(jù)立體化、動態(tài)化演繹。綜合各類圖片、照片、影像、音視頻等檔案資料，借助圖像制作等技術(shù)手段，結(jié)合文字說明，將體育訓(xùn)練檔案進行動態(tài)轉(zhuǎn)換，使教師或運動員更加直觀地掌握訓(xùn)練方式手段。這種較長時間段的積累分析有利于各方形成整體觀念，使體育訓(xùn)練在更加宏觀、戰(zhàn)略的高度統(tǒng)籌規(guī)劃，進而幫助教學(xué)雙方更加有針對性地執(zhí)行訓(xùn)練項目或創(chuàng)新訓(xùn)練方式，達到理想的參賽成績。

結(jié)束語

體育院校檔案的信息化管理與開發(fā)利用首先需要在硬件基礎(chǔ)設(shè)施方面扎實基礎(chǔ)、鋪平道路。這是基于技術(shù)發(fā)展深入挖掘檔案數(shù)據(jù)潛在信息資源的先決條件與根本保障。然而，基于信息化技術(shù)開發(fā)利用檔案也不僅限于技術(shù)優(yōu)化與創(chuàng)新。唯有切實形成信息化管理思維，技術(shù)才能基于科學(xué)發(fā)展理念導(dǎo)向而充分發(fā)揮其內(nèi)在價值及作用。體育院校檔案信息化管理與開發(fā)利用始終需要堅持思維方式與行為模式的同步優(yōu)化。尤其在轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)工作意識方面，體育院校當充分認識到原地踏步、閉門造車思想的巨大危害。只有盡快擺脫習(xí)以為常的思維定勢、主動跳出舒適圈，體育院校檔案管理才能切實消除陳舊工作模式的短板弱項，才能最大限度地發(fā)揮出信息化管理的技術(shù)優(yōu)勢，進而在開發(fā)利用檔案數(shù)據(jù)資源時有的放矢、卓有成效。這既是新時期體育院校檔案信息化管理與開發(fā)利用的根本途徑，也是新形勢下基于信息化發(fā)展推動傳統(tǒng)行業(yè)管理加快轉(zhuǎn)型升級、提質(zhì)增效的重要措施與手段。

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作者簡介：于守娟（1972.07—），女，大學(xué)學(xué)歷，煙臺市水上運動學(xué)校（煙臺市水上運動訓(xùn)練中心）副研究館員。研究方向：檔案管理、開發(fā)利用研究等。