新時(shí)代學(xué)校檔案管理與創(chuàng)新策略研究

摘 要：管好用好檔案資源是推進(jìn)國家治理體系和治理能力現(xiàn)代化的必然要求。教職工人事檔案、科研檔案、學(xué)校文書檔案、學(xué)生學(xué)籍檔案等各類檔案資料，匯聚了學(xué)校發(fā)展的全過程，對查考利用和學(xué)校發(fā)展具有重要意義。當(dāng)前，學(xué)校檔案管理面臨著新的發(fā)展形勢，存在著管理方式落后、能力不足、手段單一、服務(wù)水平不高的問題，迫切需要按照新時(shí)代檔案事業(yè)發(fā)展要求，不斷創(chuàng)新檔案管理的發(fā)展思路和方式，著力加強(qiáng)四個(gè)體系建設(shè)，推動學(xué)校檔案管理水平提升。

關(guān)鍵詞：學(xué)校；檔案管理；創(chuàng)新策略

基金項(xiàng)目：北海市教育科學(xué) 2022 年度立項(xiàng)一般課題：《創(chuàng)新師資隊(duì)伍發(fā)展需要加大中小學(xué)教師人事檔案管理開發(fā)的可行性研究》，課題編號：2022B27。

數(shù)字時(shí)代為檔案管理開拓了新的發(fā)展空間，提供了跨越性發(fā)展的歷史機(jī)遇，也是當(dāng)前和今后一個(gè)時(shí)期推進(jìn)檔案工作高質(zhì)量發(fā)展的戰(zhàn)略抓手。學(xué)校要立足實(shí)際，結(jié)合長期實(shí)踐積累的寶貴經(jīng)驗(yàn)，抓住機(jī)遇、應(yīng)對挑戰(zhàn)，推動檔案管理工作更好地發(fā)展。

1 學(xué)校檔案管理面臨的形勢和任務(wù)

信息技術(shù)已經(jīng)滲透到社會生活的各個(gè)領(lǐng)域，信息化正深刻影響著人們的生活方式。推動形成數(shù)字化生活成為未來發(fā)展的必然趨勢，學(xué)校檔案管理工作也面臨著新的發(fā)展環(huán)境。

1.1 信息化作用更加突出

信息技術(shù)發(fā)展快、滲透性強(qiáng)、影響面廣，引發(fā)新一輪技術(shù)革命。得益于檔案存儲資源、大數(shù)據(jù)積累、人工智能等方面的快速發(fā)展，信息技術(shù)與檔案工作加速融合發(fā)展，不斷從網(wǎng)絡(luò)空間向?qū)嶓w空間擴(kuò)展，驅(qū)使檔案新業(yè)態(tài)層出不窮，管理方式不斷升級換代。信息化在檔案事業(yè)發(fā)展中的戰(zhàn)略性、基礎(chǔ)性和先導(dǎo)性作用日益突出[1]，信息基礎(chǔ)設(shè)施不斷完善，以信息化驅(qū)動現(xiàn)代化，檔案工作面臨難得的機(jī)遇。

1.2 檔案服務(wù)更加高效

學(xué)校檔案數(shù)據(jù)共享和平臺建設(shè)方面進(jìn)行諸多探索和創(chuàng)新。全國教師管理系統(tǒng)、全國學(xué)生資助管理信息系統(tǒng)等，依托管理部門專網(wǎng)和檔案數(shù)據(jù)庫，使檔案資源實(shí)現(xiàn)了部門間的互聯(lián)互通，流動速度大幅加快、過程管控更加合理，部分學(xué)校檔案資源利用已率先進(jìn)入信息化新階段。

1.3 管理方式更加細(xì)化

檔案管理不再局限于傳統(tǒng)的收、管、用，檔案數(shù)據(jù)保全、跨行業(yè)共享利用、新媒體宣傳等領(lǐng)域需要更加多元的知識背景。學(xué)校檔案工作的從業(yè)門檻提高，需要具備復(fù)合型知識結(jié)構(gòu)。資源管理的規(guī)范化就包括檔案信息化建設(shè)、電子檔案管理與運(yùn)行、智能庫房安全管理等方面，涉及檔案學(xué)、計(jì)算機(jī)、信息技術(shù)等多重知識，檔案管理的專業(yè)化、職業(yè)化特征日趨明顯。

1.4 管理對象更加多元

檔案管理對象呈現(xiàn)模擬態(tài)、數(shù)字態(tài)、數(shù)據(jù)態(tài)三種形式，模擬態(tài)主要是各種傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件、照片等，數(shù)字態(tài)則是電子文件、數(shù)碼照片等，數(shù)據(jù)態(tài)的管理對象是關(guān)系型數(shù)據(jù)庫文件、GIS數(shù)據(jù)、三維數(shù)據(jù)等。從發(fā)展的眼光看，未來檔案資源結(jié)構(gòu)中三態(tài)并存將是常態(tài)[2]。檔案管理者應(yīng)充分了解三種類型的結(jié)構(gòu)、邊界、特征和管理方式，提升駕馭能力。

1.5 保護(hù)技術(shù)更加豐富

檔案安全保管技術(shù)日益豐富，實(shí)現(xiàn)了全生命周期的安全保護(hù)。庫房管理實(shí)現(xiàn)人工智能無死角管理，保障庫房環(huán)境安全。各單位依托檔案數(shù)字化改革，探索實(shí)現(xiàn)對檔案業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)實(shí)行精細(xì)化管理，開展大批量電子檔案異質(zhì)備份，走出學(xué)校檔案安全保管的新路子，突破傳統(tǒng)檔案管理的弊端，實(shí)現(xiàn)重點(diǎn)檔案保護(hù)全程跟蹤與質(zhì)量監(jiān)控。

2 學(xué)校檔案管理的現(xiàn)實(shí)困境及變革要求

面對新形勢新任務(wù)，學(xué)校檔案管理治理轉(zhuǎn)型不夠及時(shí)，與數(shù)字時(shí)代檔案管理存在較大差距。

2.1 管理主體能力不足，需要強(qiáng)化治理體系建設(shè)

管理主體是確保檔案工作有效運(yùn)轉(zhuǎn)的基礎(chǔ)和前提，對檔案事業(yè)發(fā)展起著引領(lǐng)作用。在學(xué)校檔案管理日益細(xì)化的背景下，決策層對檔案管理部門層級設(shè)置偏低、人員編制不足的問題成為普遍現(xiàn)象，導(dǎo)致管理主體治理效果偏弱。一方面，檔案管理人員級別較低、無話語權(quán)，缺少參加重要會議和決策的機(jī)會，未能將檔案管理與教學(xué)工作有機(jī)融合，檔案管理兩張皮現(xiàn)象嚴(yán)重；另一方面，檔案管理人員雖然被賦予一定的權(quán)力，但是受制于層級低等原因，對學(xué)校檔案指導(dǎo)和督促作用難以發(fā)揮，使之具有較高價(jià)值的教學(xué)檔案未能及時(shí)收集。加之許多管理人員同時(shí)兼任多項(xiàng)工作，對檔案管理很難投入較多的精力，導(dǎo)致管理效率較低、資源利用和數(shù)字化工作標(biāo)準(zhǔn)不高等問題，檔案管理體制與管理標(biāo)準(zhǔn)的結(jié)構(gòu)性矛盾成為重要制約因素。在新時(shí)代，學(xué)校需要提升管理人員地位和層級，賦予相應(yīng)的指導(dǎo)、監(jiān)督權(quán)力，提升綜合治理能力，為檔案工作高質(zhì)量開展提供組織保障。

2.2 管理手段較為單一，需要強(qiáng)化治理方式轉(zhuǎn)型

學(xué)校管理方式已實(shí)現(xiàn)信息化轉(zhuǎn)型，電子檔案成為主要管理對象，管理效率得到大幅度提升，但是管理思維未能與時(shí)俱進(jìn)。主要表現(xiàn)在：一是流程再造優(yōu)化程度不夠。對電子檔案的操作要求、利用流程、歸檔管理等方面細(xì)化不夠，未能建立標(biāo)準(zhǔn)化文件管理規(guī)則，自動化工具應(yīng)用不充分，信息共享平臺未能充分發(fā)揮作用。二是檔案安全管理存在漏洞。數(shù)字化外包規(guī)定落實(shí)不到位，有的外包公司逐利行為嚴(yán)重，追求數(shù)量忽視質(zhì)量的問題較為普遍，未能將《檔案服務(wù)外包工作規(guī)范落實(shí)到位》。有的單位數(shù)字化加工人員未規(guī)范審核，檔案整理分件、目錄著錄、掃描處理等流程審核不嚴(yán)格。信息系統(tǒng)安全防護(hù)不到位，信息系統(tǒng)賬號管理不嚴(yán)格，數(shù)據(jù)共享權(quán)限開放過寬，有的檔案數(shù)據(jù)處于半開放狀態(tài)。學(xué)校要著眼于檔案工作長遠(yuǎn)，強(qiáng)化流程再造，引入數(shù)字化管理方式和行動策略，加強(qiáng)治理方式的綜合應(yīng)用，注重管理力量的培育。

2.3 服務(wù)水平較為落后，需要強(qiáng)化治理能力建設(shè)

受傳統(tǒng)慣性思維影響，檔案管理還未完全實(shí)現(xiàn)從“管”到“用”的轉(zhuǎn)變，對檔案工作的價(jià)值認(rèn)識不深刻，未能意識到檔案在服務(wù)教育和師生中的關(guān)鍵作用，檔案開發(fā)利用水平不夠。對教育改革和學(xué)生服務(wù)等重大問題關(guān)注不夠，對檔案結(jié)構(gòu)不了解，難以找到檔案工作與重點(diǎn)任務(wù)的結(jié)合點(diǎn)。檔案資政育人的手段方式較為落后，還囿于傳統(tǒng)的出版、展覽等，吸引力創(chuàng)新力不足，檔案價(jià)值無法實(shí)現(xiàn)最大化。查檔利用方式數(shù)據(jù)化應(yīng)用不足，數(shù)據(jù)賦能快捷查檔落實(shí)不到位，利用流程煩瑣，無法滿足師生線上利用需求。要深入貫徹落實(shí)好“四個(gè)好”“兩個(gè)服務(wù)”指示要求，著力強(qiáng)加檔案服務(wù)能力建設(shè)，提高服務(wù)精準(zhǔn)度和有效性，打造特色服務(wù)模范，展現(xiàn)檔案在現(xiàn)代化建設(shè)中的重要作用。

3 新時(shí)代學(xué)校檔案管理的創(chuàng)新路徑

在新征程上，學(xué)校檔案管理要按照《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》的要求，著力加強(qiáng)檔案“四個(gè)體系”建設(shè)，創(chuàng)新工作理念方法，全面做好檔案收集管理，強(qiáng)化風(fēng)險(xiǎn)管控，確保檔案實(shí)體和信息安全，記錄好、留存好中國式現(xiàn)代化的偉大實(shí)踐。

3.1 全面優(yōu)化檔案治理體系

3.1.1完善檔案管理機(jī)制。加強(qiáng)黨對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，全面落實(shí)檔案工作責(zé)任制，理順工作流程，把檔案工作列入單位議事日程。要緊盯檔案人員力量薄弱、管理混亂的治理難題，充實(shí)管理力量，夯實(shí)治理基礎(chǔ)。

3.1.2健全檔案標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。加強(qiáng)業(yè)務(wù)領(lǐng)域檔案標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)，加大電子檔案、教學(xué)檔案、檔案安全保護(hù)及風(fēng)險(xiǎn)防控、數(shù)字檔案室建設(shè)等重點(diǎn)領(lǐng)域檔案標(biāo)準(zhǔn)化實(shí)施，提升檔案管理的規(guī)范化。

3.1.3優(yōu)化供給要素建設(shè)。持續(xù)加強(qiáng)學(xué)校檔案人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)，特別是檔案數(shù)字化、大數(shù)據(jù)、人工智能等方面，著力培養(yǎng)檔案事業(yè)行家里手。要加大經(jīng)費(fèi)支持力度，在財(cái)政內(nèi)預(yù)算保證檔案經(jīng)費(fèi)，積極爭取上級財(cái)政支持，夯實(shí)學(xué)校檔案工作創(chuàng)新發(fā)展的基礎(chǔ)。

3.2 著力推動檔案資源提質(zhì)增效

資源建設(shè)是檔案事業(yè)發(fā)展的根基。要按照“四個(gè)好”“兩個(gè)服務(wù)”的目標(biāo)要求，扎實(shí)做好重大“記憶”資源收集整合。

3.2.1收集范圍的規(guī)范化。要制定方案，有序推進(jìn)“三合一”制度落實(shí)，明確歸集范圍和保管年限，圍繞辦好人民滿意教育的目標(biāo)，把重大教育改革、重要教學(xué)活動等作為收集重點(diǎn)，全面記錄好單位發(fā)展歷程。

3.2.2收集方式的科學(xué)化。嚴(yán)格按照《檔案法》《教育法》等國家政策法規(guī)開展檔案收集，不斷加強(qiáng)學(xué)校教職工人事檔案、特色檔案、學(xué)生檔案、重大活動檔案等重點(diǎn)檔案收集，為學(xué)校發(fā)展奠定基礎(chǔ)。要廣泛開展檔案征集，對單位重大事件、人物開展定向征集，建立征集數(shù)據(jù)庫和口述檔案資料庫。對各類新媒體、新介質(zhì)等電子檔案加大收集力度，將照片、視頻、音頻資料納入范圍，構(gòu)建科學(xué)完備、形式多樣的資源建設(shè)網(wǎng)絡(luò)，更好地留存教育發(fā)展史。

3.2.3收集質(zhì)量的標(biāo)準(zhǔn)化。優(yōu)化管理工作流程，細(xì)化工作環(huán)節(jié)，做到檔案分類科學(xué)、排列合理、編目規(guī)范、歸檔質(zhì)量符合標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定[3]。要堅(jiān)持分類施策，對文書檔案，要及時(shí)對接，參照《歸檔文件整理規(guī)則》定向質(zhì)檢。對特殊載體檔案，靈活方式、跟蹤收集，參照《數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范》。對專項(xiàng)檔案，要整合資源、全鏈條收集，參照專業(yè)檔案整理標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行規(guī)范。

3.3 著力推動數(shù)字檔案室建設(shè)

3.3.1列入工作計(jì)劃。數(shù)字檔案室建設(shè)是提高檔案管理水平、滿足電子政務(wù)發(fā)展需要的必要舉措。要把數(shù)字檔案室建設(shè)作為提高檔案工作的重要保障，列入工作計(jì)劃，納入整體布局，穩(wěn)步推進(jìn)存量數(shù)字化。從人力、財(cái)力、物力上統(tǒng)籌安排，明確時(shí)間節(jié)點(diǎn)和推進(jìn)措施，確保數(shù)字檔案室建設(shè)有計(jì)劃、分步驟地推進(jìn)。將大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、元宇宙等技術(shù)融入數(shù)字檔案室建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案信息化向智能化邁進(jìn)，增強(qiáng)數(shù)據(jù)挖掘和增值服務(wù)。

3.3.2強(qiáng)化安全防范。圍繞電子檔案來源可靠、要素合規(guī)的要求，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全、系統(tǒng)安全和數(shù)據(jù)安全建設(shè)，解決好電子檔案長期安全保存問題。提升物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)應(yīng)用能力，拓展數(shù)字檔案室的感知力，發(fā)揮數(shù)字化在檔案實(shí)體和設(shè)施等安全要素上的管控能力，實(shí)現(xiàn)實(shí)體檔案管理高效便捷。有序推進(jìn)人工智能技術(shù)應(yīng)用，開發(fā)數(shù)字檔案系統(tǒng)新模塊，如智能開放審核、自主編研利用、圖文影像識別等，實(shí)現(xiàn)以人為中心的智能化提升，為檔案利用提供靈活多樣的服務(wù)。

3.4 深化開發(fā)利用體系建設(shè)

圍繞教育事業(yè)和師生關(guān)心的領(lǐng)域，多渠道、多形式、全方位地提供優(yōu)質(zhì)高效的檔案利用服務(wù)。

3.4.1提升編研質(zhì)量。創(chuàng)新編研選題，找準(zhǔn)檔案工作與中心任務(wù)、師生需求的最佳結(jié)合點(diǎn)，注意選題角度的多樣化和靈活性。在編研方式上要拓寬合作領(lǐng)域，加強(qiáng)社會團(tuán)體、高等院校的合作，積極向各地市檔案管理走在前列的學(xué)校學(xué)習(xí)交流，拓展編研的深度和廣度。檔案工作者要關(guān)注學(xué)術(shù)動態(tài)、跟蹤利用需求，加強(qiáng)調(diào)查研究，尋找適時(shí)選題。要加強(qiáng)新媒體應(yīng)用，主動參與檔案記憶傳播，拓寬和挖掘集體記憶再現(xiàn)的廣度和深度，通過拍攝專題片、檔案微視頻等形式，展示檔案資源豐富內(nèi)涵，充分利用某信、某音、某手等傳播平臺，讓檔案記憶更好地走進(jìn)師生視野。

3.4.2提升服務(wù)質(zhì)量。要樹立良好的服務(wù)意識，想利用者所想，急利用者所急，把主動為教師服務(wù)、為學(xué)生服務(wù)的意識滲透到學(xué)校檔案工作的各個(gè)環(huán)節(jié)[4]。做好保密與利用的結(jié)合文章，積極開展檔案利用需求調(diào)查，進(jìn)一步加大檔案開放力度，簡化利用流程，不斷加大“一網(wǎng)通辦”力度，讓數(shù)據(jù)多跑路，提高檔案利用效率。

3.4.3有序開展檔案宣傳。利用國際檔案日、教師節(jié)等節(jié)點(diǎn)，以檔案為載體，充分利用現(xiàn)代化手段，多渠道、全方位地開展廣泛、持久的檔案宣傳，提升單位的影響力和美譽(yù)度。

3.5 持續(xù)加強(qiáng)安全體系建設(shè)

3.5.1提高安全管理意識。信息安全是學(xué)校檔案管理面臨的首要問題。伴隨共享利用程度的提升，黑客攻擊、安全漏洞等嚴(yán)重威脅了信息安全，將安全管理納入誰主管、誰負(fù)責(zé)、誰利用的管理體制中，夯實(shí)責(zé)任追究體系。

3.5.2加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)防控。要將網(wǎng)絡(luò)隔離、用戶認(rèn)證、訪問控制、數(shù)據(jù)加密、病毒木馬防范、非法入侵檢測和網(wǎng)絡(luò)安全態(tài)勢感知等安全措施與檔案信息化工作同步規(guī)劃、同步建設(shè)，加強(qiáng)數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)安全保護(hù)，防范信息被泄露與損毀。要練就過硬的網(wǎng)絡(luò)安全防范技術(shù)，嚴(yán)格執(zhí)行信息系統(tǒng)安全策略審核流程，強(qiáng)化訪問控制，加強(qiáng)監(jiān)測預(yù)警通報(bào)，定期開展風(fēng)險(xiǎn)漏洞排查、病毒查殺等網(wǎng)絡(luò)安全專項(xiàng)檢查[5]。

3.5.3加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)處置。學(xué)校要與綜合檔案館數(shù)據(jù)備份中心建立本地、同城和異地?cái)?shù)據(jù)備份設(shè)施，重要信息應(yīng)每季度至少對數(shù)據(jù)備份進(jìn)行一次有效性驗(yàn)證。同時(shí)，要建立檔案信息系統(tǒng)的故障備份設(shè)施和災(zāi)難備份設(shè)施，實(shí)施分級管理，根據(jù)檔案分級類型，確定恢復(fù)目標(biāo)，保障關(guān)鍵數(shù)據(jù)安全。

3.5.4加強(qiáng)新技術(shù)應(yīng)用。積極探索應(yīng)用人工智能、大數(shù)據(jù)等新一代信息技術(shù)推進(jìn)檔案管理模式變革的新方法和新途徑，整合包括智慧檔案管理和利用在內(nèi)的各大功能，推動智能化、智慧化管理方式落地生效。

結(jié)語

學(xué)校檔案管理關(guān)系經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展和民生需求，處理好兩者的關(guān)系，關(guān)鍵在于創(chuàng)新檔案管理方式，以規(guī)范化、精細(xì)化、標(biāo)準(zhǔn)化重塑檔案治理流程，著力加強(qiáng)檔案“四個(gè)體系”建設(shè)，把信息化建設(shè)擺在更加重要的位置，為檔案服務(wù)社會和師生提供更廣闊的空間。要正確處理好檔案安全與共享利用的關(guān)系，及時(shí)有效化解各類風(fēng)險(xiǎn)，為檔案工作高質(zhì)量發(fā)展創(chuàng)造安全環(huán)境。

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作者簡介：馬萍（1988—），大學(xué)學(xué)歷，廣西北海市學(xué)生資助管理中心館員.主要從事教育系統(tǒng)干部人事檔案管理，中小學(xué)學(xué)生資助檔案管理，學(xué)校教師教育科研檔案管理等相關(guān)工作。