摘 要:隨著我國(guó)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展,不動(dòng)產(chǎn)的需求及買賣有了更廣闊的市場(chǎng),尤其是房產(chǎn)交易已是常態(tài)。國(guó)家為了切實(shí)保障物權(quán)人的利益,保持社會(huì)穩(wěn)定,規(guī)避不動(dòng)產(chǎn)市場(chǎng)的交易風(fēng)險(xiǎn),加強(qiáng)了對(duì)不動(dòng)產(chǎn)的管理,積極推進(jìn)不動(dòng)產(chǎn)登記工作。作為不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理者,要加強(qiáng)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的管理,緊隨時(shí)代發(fā)展,創(chuàng)新管理模式,不斷優(yōu)化管理流程,以此提高不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的管理效率和質(zhì)量,充分發(fā)揮不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的作用和價(jià)值。文章通過(guò)對(duì)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理的作用描述,分析了優(yōu)化不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理工作的措施和方法。
關(guān)鍵詞:不動(dòng)產(chǎn)登記;檔案管理;作用;管理措施
中圖分類號(hào):G271;F299.23 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A
不動(dòng)產(chǎn)登記檔案是記錄各類不動(dòng)產(chǎn)登記、建設(shè)、交易等活動(dòng)的資料和信息。國(guó)家出臺(tái)了相關(guān)的不動(dòng)產(chǎn)登記管理制度,以規(guī)范不動(dòng)產(chǎn)市場(chǎng)的秩序與安全。檔案內(nèi)容涉及范圍廣、數(shù)據(jù)量大是不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的特點(diǎn),容易出現(xiàn)收集、保存數(shù)據(jù)錯(cuò)誤或者遺失等情況,會(huì)對(duì)社會(huì)產(chǎn)生惡劣影響。不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理工作只有科學(xué)、規(guī)范地建立完善的管理制度,才能保障此項(xiàng)工作的順利開展。
新時(shí)期,由于我國(guó)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的管理內(nèi)容日益增多,流程較為復(fù)雜,并具有唯一性、實(shí)時(shí)性、公開性和法定性等諸多特點(diǎn)。因此,在不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理工作過(guò)程中,工作人員要充分結(jié)合以上特點(diǎn),合理、合法、合規(guī)地開展工作。
一、不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理的特點(diǎn)
1.復(fù)雜性
首先,不動(dòng)產(chǎn)包括了房屋、土地、山林以及礦產(chǎn)等,具有復(fù)雜性。其次,不動(dòng)產(chǎn)內(nèi)容中涉及的海量群體導(dǎo)致了登記的不動(dòng)產(chǎn)檔案數(shù)量龐大。不管是土地信息、房屋買賣還是常住人口的調(diào)查登記,都會(huì)產(chǎn)生海量的檔案資料??梢姴粍?dòng)產(chǎn)登記檔案管理有著復(fù)雜性的特點(diǎn)。
2.獨(dú)特性
與其他檔案相較而言,不動(dòng)產(chǎn)檔案有其獨(dú)特性。不動(dòng)產(chǎn)檔案詳細(xì)記錄不動(dòng)產(chǎn)物權(quán)歸屬及自然存在狀況等,是證明不動(dòng)產(chǎn)物權(quán)的重要資料。不動(dòng)產(chǎn)產(chǎn)權(quán)權(quán)屬和特定區(qū)域的獨(dú)特性,決定不動(dòng)產(chǎn)檔案管理工作的獨(dú)特性。
3.真實(shí)性和實(shí)時(shí)性
隨著我國(guó)房地產(chǎn)行業(yè)的興起和快速發(fā)展,房產(chǎn)交易已成為不動(dòng)產(chǎn)市場(chǎng)的主要交易內(nèi)容。頻繁的房屋產(chǎn)權(quán)交易、變更在無(wú)形中加大了不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理的工作量。只有真實(shí)記錄并實(shí)時(shí)更新不動(dòng)產(chǎn)產(chǎn)權(quán)變更情況,才能有效保障產(chǎn)權(quán)人的權(quán)益。
4.規(guī)范性
不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的復(fù)雜性及獨(dú)特性,決定了管理工作必須具備規(guī)范性,才能確保不動(dòng)產(chǎn)檔案內(nèi)容的真實(shí)性和完整性。尤其是檔案格式,必須遵循嚴(yán)格的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn),避免出現(xiàn)登記混亂的現(xiàn)象。
5.公開性與唯一性
不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的公開性,指的是在對(duì)某地特定不動(dòng)產(chǎn)的所屬權(quán)及保存的自然狀態(tài)展開真實(shí)、客觀的記錄,并以證明的形式公示物權(quán)。而不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的唯一性是對(duì)不動(dòng)產(chǎn)產(chǎn)權(quán)所屬的唯一指定,具有唯一排他性。不動(dòng)產(chǎn)登記檔案由國(guó)家專屬部門展開保管、應(yīng)用,是為了保證不動(dòng)產(chǎn)檔案的公開性和唯一性,從全方位保證產(chǎn)權(quán)所有人的正當(dāng)權(quán)益,避免市場(chǎng)買賣的風(fēng)險(xiǎn)。
6.法定性
國(guó)家授權(quán)機(jī)關(guān)部門以法律為依據(jù),管理與制作不動(dòng)產(chǎn)登記檔案,我國(guó)的《物權(quán)法》也在進(jìn)一步出臺(tái)完善中,專門針對(duì)不動(dòng)產(chǎn)檔案管理的相關(guān)法律也在進(jìn)一步完善中。由此可見,國(guó)家機(jī)關(guān)是不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的管理者,從法律角度賦予了不動(dòng)產(chǎn)檔案從形成到制作過(guò)程中的法律效應(yīng),具有法定性,在更好地發(fā)揮不動(dòng)產(chǎn)檔案的社會(huì)價(jià)值和經(jīng)濟(jì)價(jià)值的同時(shí),維護(hù)國(guó)家法律的嚴(yán)肅性。
二、不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的重要價(jià)值
1.不動(dòng)產(chǎn)檔案具有歷史價(jià)值
對(duì)不動(dòng)產(chǎn)檔案開展管理與整合,可以充分利用不動(dòng)產(chǎn)檔案的歷史價(jià)值。尤其是在房地產(chǎn)行業(yè)中,多年的不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理,可以為國(guó)家制定相關(guān)的房產(chǎn)制度提供信息依據(jù),在對(duì)歷史不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的分析過(guò)程中,吸取其中先進(jìn)的管理理念,并整改不合理的方案和措施,避免在以后工作中出現(xiàn)類似的錯(cuò)誤。長(zhǎng)期積累的不動(dòng)產(chǎn)檔案管理資料,具有很高的借鑒作用。
2.不動(dòng)產(chǎn)檔案具有經(jīng)濟(jì)價(jià)值
不動(dòng)產(chǎn)檔案的現(xiàn)實(shí)價(jià)值主要是為不動(dòng)產(chǎn)所有人提供不動(dòng)產(chǎn)產(chǎn)權(quán)證明,為個(gè)人不動(dòng)產(chǎn)的歸屬權(quán)提供資料證明,從而避免出現(xiàn)產(chǎn)權(quán)糾紛等問題,進(jìn)一步保證了物權(quán)所有人的合法權(quán)益。注重對(duì)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理與分析工作,是目前房地產(chǎn)開展統(tǒng)計(jì)和整合資料的重要目標(biāo)。通過(guò)對(duì)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的分析與整合,能夠讓國(guó)家直觀、清晰地了解到目前人民居住狀況以及購(gòu)房狀況,推斷人民生活水平,并對(duì)房地產(chǎn)行業(yè)展開合理調(diào)控等。因此,不動(dòng)產(chǎn)登記檔案具有很高的經(jīng)濟(jì)價(jià)值。
三、不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理的重要作用
1.有力保障了不動(dòng)產(chǎn)交易安全
我國(guó)經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展,促進(jìn)了不動(dòng)產(chǎn)交易市場(chǎng)的繁榮,隨之而來(lái)的是各類不動(dòng)產(chǎn)產(chǎn)權(quán)的交易與變更,由此也出現(xiàn)了在交易過(guò)程中的諸多不合法、不合規(guī)的交易行為,損害了產(chǎn)權(quán)所有人的利益,擾亂了不動(dòng)產(chǎn)交易市場(chǎng)的正常秩序,甚至影響社會(huì)的穩(wěn)定。不動(dòng)產(chǎn)登記檔案具有法定性,通過(guò)其具有的法律效力,以檔案的形式明確了不動(dòng)產(chǎn)產(chǎn)權(quán)的歸屬,加上具有的公示性和唯一性,確保了不動(dòng)產(chǎn)交易市場(chǎng)的有序交易,規(guī)避了行業(yè)風(fēng)險(xiǎn),減少了在交易中的經(jīng)濟(jì)糾紛,有力保障了產(chǎn)權(quán)人的切身權(quán)益。
2.構(gòu)建健康的不動(dòng)產(chǎn)市場(chǎng)交易環(huán)境
不動(dòng)產(chǎn)登記和管理工作由國(guó)家專業(yè)部門負(fù)責(zé),有著較強(qiáng)的穩(wěn)定性,可以有效監(jiān)督不動(dòng)產(chǎn)交易過(guò)程,約束違法、違規(guī)不動(dòng)產(chǎn)交易行為的發(fā)生,降低不動(dòng)產(chǎn)交易風(fēng)險(xiǎn),為不動(dòng)產(chǎn)交易市場(chǎng)構(gòu)建健康的交易環(huán)境。
3.記錄了城市的發(fā)展和興衰
不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的歷史價(jià)值在于讓我們可以看到每座城市的規(guī)劃、建設(shè)、發(fā)展中土地、建筑的變化,體現(xiàn)了城市的發(fā)展與變遷。
4.有利于實(shí)現(xiàn)不動(dòng)產(chǎn)物權(quán)的公示原則,規(guī)避不動(dòng)產(chǎn)交易風(fēng)險(xiǎn)
對(duì)不動(dòng)產(chǎn)展開登記的目的就是要實(shí)現(xiàn)不動(dòng)產(chǎn)物權(quán)的公示原則。通過(guò)不動(dòng)產(chǎn)的登記檔案管理,可以對(duì)某個(gè)地區(qū)內(nèi)的不動(dòng)產(chǎn),其歸屬權(quán)利和交易變更的情況通過(guò)公開、公正、透明的方式展示,客觀、準(zhǔn)確地反映不動(dòng)產(chǎn)的詳細(xì)情況,并為不動(dòng)產(chǎn)所有人、相關(guān)機(jī)構(gòu)、單位等利益相關(guān)人的查詢提供了便利??梢姴粍?dòng)產(chǎn)登記檔案的公示原則,在提高社會(huì)公信力方面起到重要作用。而作為公示載體的不動(dòng)產(chǎn)登記檔案,只有經(jīng)過(guò)公示,方能真正發(fā)揮其真實(shí)作用。經(jīng)過(guò)公示后的不動(dòng)產(chǎn)登記檔案,是不動(dòng)產(chǎn)產(chǎn)權(quán)所有人避免交易風(fēng)險(xiǎn)的重要依據(jù)。
四、不動(dòng)產(chǎn)登記檔案信息化建設(shè)中存在的問題
1.缺乏統(tǒng)一的檔案管理體系
不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的復(fù)雜性特點(diǎn)是由管理內(nèi)容的多樣性造成的。在不動(dòng)產(chǎn)檔案中記錄了不同地域、不同存在形式的不動(dòng)產(chǎn)資源信息,包括水域、陸地、森林、山丘、農(nóng)田、城市住宅以及商業(yè)用地等。這些不動(dòng)產(chǎn)資源由國(guó)家規(guī)定不同的管理部門實(shí)施管理,導(dǎo)致在管理方式和內(nèi)容記錄形式都有著各自的特點(diǎn),區(qū)別明顯,造成不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的復(fù)雜性,不利于檔案的統(tǒng)一管理,在無(wú)形中提高了不動(dòng)產(chǎn)檔案的收集、歸類、保存的難度。進(jìn)入信息化時(shí)代,檔案管理信息化建設(shè)是不可逆轉(zhuǎn)的時(shí)代潮流,不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的復(fù)雜性為信息化建設(shè)增加了難度,缺乏統(tǒng)一的檔案管理,就無(wú)法建立完善、標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理體系,難以實(shí)現(xiàn)不動(dòng)產(chǎn)檔案信息的及時(shí)梳理和匯總。
2.難以實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)共享,檔案數(shù)據(jù)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)無(wú)法展開有效對(duì)接
在信息化時(shí)代,實(shí)現(xiàn)信息資源實(shí)時(shí)共享是時(shí)代特征之一。在不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理中,信息技術(shù)已經(jīng)逐步取代傳統(tǒng)的人工操作,本應(yīng)可以為檔案使用者提供方便、快捷的查詢、使用、共享資料服務(wù),但因檔案信息管理平臺(tái)沒有共享功能或沒有啟動(dòng)共享程序,導(dǎo)致服務(wù)質(zhì)量和效率大幅下降。
在不動(dòng)產(chǎn)登記檔案信息化建設(shè)過(guò)程中,還有一個(gè)較為突出的問題,就是不動(dòng)產(chǎn)登記檔案數(shù)據(jù)庫(kù)和實(shí)際不動(dòng)產(chǎn)交易業(yè)務(wù)系統(tǒng)無(wú)法實(shí)現(xiàn)有效對(duì)接,導(dǎo)致不動(dòng)產(chǎn)登記的檔案資料與具體業(yè)務(wù)之間無(wú)法實(shí)時(shí)同步,未形成統(tǒng)一性,甚至造成二者信息出現(xiàn)了一定的時(shí)間差,導(dǎo)致在不動(dòng)產(chǎn)交易過(guò)程中出現(xiàn)利用時(shí)間差、信息差、非法買賣、徇私舞弊等嚴(yán)重問題,危害了不動(dòng)產(chǎn)產(chǎn)權(quán)所有人的根本利益,擾亂了市場(chǎng)正常交易秩序。
3.檔案信息化管理缺乏有效的法律保障
不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理信息化是滿足時(shí)代發(fā)展需求的必由之路,也是大勢(shì)所趨。盡管近年來(lái)我國(guó)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案信息化進(jìn)程不斷推進(jìn),但缺乏相應(yīng)的法律法規(guī)也是事實(shí)。沒有明文法律法規(guī)的保障,檔案信息化建設(shè)就缺乏規(guī)范、統(tǒng)一的基礎(chǔ),容易出現(xiàn)鉆法律漏洞、通過(guò)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)盜取不動(dòng)產(chǎn)登記檔案資料、信息,操控市場(chǎng)價(jià)格等惡性事件。
4.缺乏專業(yè)的管理人員
各項(xiàng)信息技術(shù)在不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理工作中的應(yīng)用,進(jìn)一步提高了對(duì)檔案管理工作者的要求。檔案管理工作者在新時(shí)代面臨著新的機(jī)遇和挑戰(zhàn),尤其是和傳統(tǒng)工作模式相比,信息技術(shù)有著無(wú)可比擬的優(yōu)勢(shì)。新技術(shù)的應(yīng)用,會(huì)讓不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理人員在學(xué)習(xí)應(yīng)用過(guò)程中產(chǎn)生的不適應(yīng),尤其是年紀(jì)較長(zhǎng)的老員工,無(wú)法改變傳統(tǒng)工作方式,對(duì)信息技術(shù)接受和運(yùn)用能力較差,由此產(chǎn)生了排斥思想,在工作中繼續(xù)沿用舊式方式,導(dǎo)致無(wú)法完全展示信息技術(shù)在檔案管理工作中的高效性、便捷性。由此可見,在不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理工作中,需要一批既具備檔案管理能力又精通互聯(lián)網(wǎng)等信息技術(shù)的專業(yè)管理人才。
五、加強(qiáng)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理的策略
1.建立不動(dòng)產(chǎn)檔案管理的信息化平臺(tái),完善信息化管理系統(tǒng)
不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理工作內(nèi)容繁雜,如果采用紙質(zhì)檔案,將給管理工作增添許多難度,為適當(dāng)減少工作量,提高檔案管理效率,相關(guān)部門必須將先進(jìn)的信息技術(shù)引入不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理中,在現(xiàn)行不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理模式的基礎(chǔ)上,利用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)建立信息化管理系統(tǒng),為不動(dòng)產(chǎn)產(chǎn)權(quán)信息登記配置專門獨(dú)立的數(shù)據(jù)庫(kù),將傳統(tǒng)管理形式與電子文件管理形式有機(jī)結(jié)合,確保各項(xiàng)不動(dòng)產(chǎn)產(chǎn)權(quán)信息能得到合理儲(chǔ)存、妥善管理,不會(huì)出現(xiàn)信息遺失或信息失真等情況。
2.建立完善、規(guī)范的管理制度
完善、規(guī)范的不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理制度是保證不動(dòng)產(chǎn)交易合理合規(guī)、順利開展的基礎(chǔ)和前提。通過(guò)制定合理、科學(xué)的檔案管理制度,規(guī)范不動(dòng)產(chǎn)檔案資料信息的收集、整理、歸類和保管等工作環(huán)節(jié),可以有效確保不動(dòng)產(chǎn)檔案的真實(shí)性、完整性。建立統(tǒng)一的管理模式,設(shè)立統(tǒng)一格式標(biāo)準(zhǔn),有利于用戶方便、快捷查找和使用,提高不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的使用率,充分發(fā)揮不動(dòng)產(chǎn)檔案的社會(huì)價(jià)值和經(jīng)濟(jì)價(jià)值。
3.加強(qiáng)檔案管理人員主動(dòng)服務(wù)意識(shí)
在社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)繁榮發(fā)展的同時(shí),不動(dòng)產(chǎn)交易日漸興盛,越來(lái)越多的人對(duì)不動(dòng)產(chǎn)檔案的使用和查詢有了更多的需求。但不可否認(rèn)的是,其中相當(dāng)一部分人群,尤其是老年用戶對(duì)不動(dòng)產(chǎn)檔案的查詢和運(yùn)用還不能熟練操作,需要不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理人員主動(dòng)為其提供服務(wù)。除了在辦公現(xiàn)場(chǎng)提供服務(wù)外,還應(yīng)通過(guò)廣播、數(shù)字電視、電話咨詢和小區(qū)宣傳欄等不同方式,加強(qiáng)對(duì)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案重要性和重要價(jià)值的宣傳,讓人們充分了解相應(yīng)的法律法規(guī)及各環(huán)節(jié)流程,避免在不動(dòng)產(chǎn)交易中遭受經(jīng)濟(jì)損失,有效保障不動(dòng)產(chǎn)產(chǎn)權(quán)所有人的切身利益不受侵犯。
4.樹立保密意識(shí),確保不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的安全
在不動(dòng)產(chǎn)登記檔案中記載了大量的不動(dòng)產(chǎn)情況信息和產(chǎn)權(quán)人信息,具有一定的私密性和保密性。不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理人員要樹立安全保密意識(shí),認(rèn)真盡責(zé)地保管檔案資料,防止因人為原因造成檔案的破損、遺失等情況。此外,在信息技術(shù)盛行的今天,作為不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理部門的機(jī)關(guān)單位,在建立信息化數(shù)據(jù)庫(kù)的同時(shí),應(yīng)注意網(wǎng)絡(luò)安全工作,要通過(guò)設(shè)立訪問權(quán)限、設(shè)置防火墻,運(yùn)用安全網(wǎng)關(guān)軟件等行為,防范不法分子或網(wǎng)絡(luò)黑客盜取、挪用、被篡改不動(dòng)產(chǎn)登記檔案資料的不法行為,確保檔案數(shù)據(jù)安全。
5.加強(qiáng)檔案管理人員培訓(xùn),提升管理人員專業(yè)素養(yǎng)
不動(dòng)產(chǎn)登記檔案所具有的復(fù)雜性、真實(shí)性、實(shí)效性、規(guī)范性以及法定性等特點(diǎn),決定了檔案管理人員要具有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度、扎實(shí)的檔案管理專業(yè)知識(shí)、熟悉《檔案法》《保密法》等法律法規(guī)。在信息化時(shí)代,檔案管理人員還要熟練掌握互聯(lián)網(wǎng)、計(jì)算機(jī)等信息技術(shù),對(duì)管理人員的綜合素質(zhì)有著較高的要求。不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理部門,要重視工作人員綜合素質(zhì)的培養(yǎng),不僅要提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì),還要加強(qiáng)其對(duì)信息技術(shù)的熟練掌握程度。不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理部門要對(duì)檔案管理人員信息技術(shù)能力定期開展相關(guān)培訓(xùn),可以從外部聘請(qǐng)檔案、保密、互聯(lián)網(wǎng)等不同專業(yè)的專家開展培訓(xùn),全方位提升工作人員的綜合素養(yǎng),滿足不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理信息化建設(shè)的要求。
六、結(jié)束語(yǔ)
我國(guó)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展,帶動(dòng)了不動(dòng)產(chǎn)市場(chǎng)的繁榮,各類不動(dòng)產(chǎn)產(chǎn)權(quán)變更日益頻繁,對(duì)當(dāng)代不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理工作提出了全新的要求。進(jìn)入信息化時(shí)代,不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理部門要充分認(rèn)識(shí)不動(dòng)產(chǎn)檔案管理工作的重要性以及檔案的重要價(jià)值,通過(guò)建立完善、科學(xué)、規(guī)范的管理制度,搭建信息化管理平臺(tái),提高管理人員綜合素質(zhì)和服務(wù)意識(shí),加強(qiáng)對(duì)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的保密防范措施,保障不動(dòng)產(chǎn)檔案管理工作的效率和質(zhì)量,從而有效維護(hù)不動(dòng)產(chǎn)交易市場(chǎng)秩序,確保不動(dòng)產(chǎn)產(chǎn)權(quán)人的合法權(quán)益,為社會(huì)的繁榮穩(wěn)定發(fā)展做出貢獻(xiàn)。
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(作者單位:濱州市不動(dòng)產(chǎn)交易登記中心)
作者簡(jiǎn)介:藺江勇(1978—),男,漢族,山東濱州人,本科,副研究館員,研究方向:檔案管理。