新時代事業(yè)單位檔案管理思考

文/山西省呂梁市汾陽市紀委監(jiān)委綜合服務保障中心 郭俊琴

事業(yè)單位檔案管理流程非常復雜，從業(yè)人員不僅要對檔案文件進行收集和儲存，還要對于相關資源進行開發(fā)利用。因此，在開展相關工作過程中，從業(yè)人員應不斷地提升自身專業(yè)素養(yǎng)，對于各項流程進行深入的研究和分析，在全面了解工作內(nèi)容和具體標準的前提下開展檔案管理工作，保障事業(yè)單位其他各項工作的順利開展。目前，相關工作受到一些限制，如技術和理念的落后，對事業(yè)單位檔案管理工作造成影響。因此，為了防止出現(xiàn)風險，事業(yè)單位管理者必須對相關工作進行規(guī)范，對工作模式進行系統(tǒng)變革，確保信息技術得到合理地應用，更好地保障檔案管理工作得到科學管控。

一、事業(yè)單位檔案管理工作的特征

（一）全面性。事業(yè)單位的檔案管理工作流程較為復雜，由于其涉及的檔案較多，信息繁雜，需要從業(yè)人員合理地收集和管控檔案信息，這樣才可以確保工作的順利開展。因此，檔案收集和儲存工作覆蓋面非常廣泛。從業(yè)人員在進行文件的收集和儲存時，要確保檔案管理工作覆蓋的范圍更加全面和細致，保證事業(yè)單位各部門的相關信息都可以被合理地收集和整合，確保檔案管理工作順利進行[1]。從業(yè)人員在管理這些信息時，也要對信息進行科學的分類和登記，確保相關檔案和信息得到更好的整合，幫助人們可以便捷地查找相關資料。因此，檔案儲存工作非常重要，從業(yè)人員只有合理地儲存和登記信息和檔案，才可確保檔案文件得到合理地管控。但在事業(yè)單位的檔案管理工作中，不同的檔案文件蘊含的價值也不同，所以，從業(yè)人員要對于檔案文件進行合理存儲和全面了解，確保檔案管理工作更好地進行。

（二）保密性。事業(yè)單位承擔了一部分公共服務，從這個角度來說，事業(yè)單位的檔案管理工作關系到很多人的信息和工作安排。因此，事業(yè)單位的檔案管理工作具有保密性，工作人員必須對相關信息進行合理安排和處置，確保檔案文件的安全性得到保障，使檔案文件發(fā)揮應有的價值和功能。所以，從業(yè)人員要不斷提高自己的綜合素養(yǎng)，對于檔案管理工作進行科學地安排，確保其保密性可以得到保障[2]。這要求工作人員嚴格按照規(guī)定和流程辦事，確保檔案管理工作中的儲存、收集和開發(fā)利用工作順利地進行。同時，只有對相關檔案信息進行科學的管理，做好保密工作，才可以更好地提高工作效率，為社會作出更大的貢獻。

二、事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)狀

（一）部分從業(yè)人員對檔案管理工作不夠重視。某些事業(yè)單位檔案管理工作模式陳舊，導致沒有辦法順利開展相關工作。部分從業(yè)人員認為檔案管理工作內(nèi)容單一，對于檔案管理工作重視不夠，導致檔案管理人才資源不足，對事業(yè)單位檔案管理工作地推進造成了很大障礙。

（二）部分工作人員專業(yè)能力不強。事業(yè)單位檔案管理工作流程復雜，對于檔案管理人員的要求非常高。從業(yè)人員必須有足夠好的專業(yè)能力，同時還要具備全局觀，對各方面的知識都有所了解，才可以確保做好相關檔案管理工作。目前，很多檔案管理工作人員專業(yè)能力不足，在對檔案文件進行專業(yè)性較強的管理工作時，往往沒辦法順利按照流程開展工作，不能高效地對檔案進行科學、合理地管理，更無法從事一些檔案文件的收集儲存和開發(fā)利用工作。從這個層面來看，管理人員需要科學管控工作人員的專業(yè)能力，確保相關工作得到順利開展。

（三）缺乏信息化建設。隨著時代的進步，信息技術逐漸在多個行業(yè)得到廣泛應用，幫助從業(yè)人員更加高效地完成管理工作。目前，一些事業(yè)單位的管理工作缺乏信息化建設，從業(yè)人員對信息化建設的重視程度不高。一些檔案管理項目的完成往往需要多個部門進行分工和合作，因此在具體實施時會涉及很多不同的人和部門，只有高度的信息化建設，才可以確保信息溝通和傳遞暢通，進而促進檔案管理工作有序進行[3]。目前，信息技術應用越來越廣泛，事業(yè)單位應加強信息化建設，不斷更新工作方法，確保檔案工作順利地開展。

（四）檔案管理制度缺少靈活性。隨著社會的發(fā)展，事業(yè)單位檔案管理工作規(guī)章制度也應不斷地完善，這樣才能更好地滿足社會的現(xiàn)實需要。如今，很多事業(yè)單位檔案管理工作制度缺乏靈活性，這導致有些工作無法順利開展。因此，必須結合實際情況對檔案管理制度進行科學的調整，不斷尋找富有創(chuàng)新性的管理模式，從而促進檔案管理工作的順利開展。隨著時代的發(fā)展，市場也在不斷地發(fā)生變化，檔案管理工作的內(nèi)容和需求也在不斷發(fā)生變化，檔案管理人員要緊跟社會發(fā)展，摒棄傳統(tǒng)的工作模式，使檔案管理工作順利開展。

（五）服務理念落后。事業(yè)單位檔案管理人員必須具備一定的溝通能力，同時又要有較強的協(xié)調能力，這樣才能做好溝通工作，確保檔案管理工作更好地滿足人們的需要。目前，一些檔案管理工作人員的服務理念落后，這導致一些工作無法順利開展。因此，從業(yè)人員要不斷提升服務理念，創(chuàng)新工作模式，確保檔案管理工作得到合理地安排和管控。任何行業(yè)的進步，都要求行業(yè)工作人員具備良好的服務理念和意識，真正做到為人民服務，不斷完善工作，順應時代發(fā)展的步伐，為人們的美好生活構建基礎[4]。檔案管理人員服務理念的落后，會導致部分工作不能滿足人們需要，阻礙行業(yè)的發(fā)展。

三、事業(yè)單位檔案管理工作的改進策略

（一）加強專業(yè)人才的引進。任何行業(yè)都需要完善的人才創(chuàng)新工作模式，這樣才能確保順利開展工作。因此，要加強專業(yè)人才的引進，通過提升從業(yè)人員專業(yè)素質，確保檔案管理工作進一步完善。檔案管理工作涉及較多的人和信息，從業(yè)人員在管理過程中應不斷提升專業(yè)能力，根據(jù)實際情況開展工作，才能確保檔案文件得到合理地安排。在具體工作中，專業(yè)性較強的工作需要專業(yè)能力強的從業(yè)人員進行安排和處理。這就要求加強專業(yè)人才的引進，同時對于現(xiàn)有的人員進行培訓，通過開展一些講座或者培訓活動，幫助工作人員提升專業(yè)能力和綜合素質，促進檔案管理工作的有序進行[5]。

（二）促進檔案管理工作的信息化建設。信息化建設非常重要，在事業(yè)單位檔案管理工作中，工作人員只有結合信息技術，對工作進行高效地安排和處理，才能確保檔案得到科學地管控。只有通過信息化建設不斷完善相關工作制度，才能確保相關工作流程和環(huán)節(jié)得到科學管控，確保信息得到順利地傳遞。這就需要引進數(shù)字化設備，對設備進行更新?lián)Q代，使保障檔案管理工作高效化和信息化[6]。而在信息技術的融合背景下，檔案資源也可轉變成數(shù)字資源，便于保存和查閱。從業(yè)人員在管控數(shù)據(jù)資源的時候也更加科學、有效，節(jié)省很多人力資源。

（三）提高工作人員對于檔案管理工作的重視程度。檔案管理工作內(nèi)容復雜，從業(yè)人員須不斷創(chuàng)新工作理念，提升對事業(yè)單位檔案管理工作的重視程度，促進管理工作順利進行。只有提升對檔案管理工作的重視程度，才可以更好地開展相關工作，從而對各類檔案資源進行更加科學地管控。檔案管理工作不僅包含了收集和儲存工作，也包含了開發(fā)和利用工作。從業(yè)人員一定要了解和分析檔案工作的各項環(huán)節(jié)，全面提升自己的管理理念，在對各充分學習工作環(huán)節(jié)和內(nèi)容，采取合適的管理措施，更好地開展工作，確保檔案文件得到合理地安排。

（四）不斷地完善相關機制。在開展事業(yè)單位檔案管理工作時，要不斷地完善相關機制，確保每個環(huán)節(jié)和流程的工作都可以得到科學地管控。從業(yè)人員只有按照相關規(guī)定和標準工作，才能確保檔案管理工作得到有序地管控。因此，從業(yè)人員要不斷提高專業(yè)能力，結合實際情況，不斷地完善相關體制和規(guī)定，進而確保工作流程更加規(guī)范化[7]。這樣一來，檔案管理工作的每個環(huán)節(jié)都能得到科學地管控。而相關體制的完善不僅局限于形式，更重要的是在政策方針的指引之下，檔案管理工作可以得到全面地管控，每個細節(jié)的標準都能得到落實，確保檔案管理工作模式不斷創(chuàng)新，從業(yè)人員更加高效、科學地開展工作。除此之外，從業(yè)人員應深入分析相關政策，并落實到實際操作中，以此作為指導，完善相關機制，確保各環(huán)節(jié)得到管控。

四、結語

隨著時代的發(fā)展，事業(yè)單位檔案管理工作面臨著新的挑戰(zhàn)，從業(yè)人員要不斷更新工作模式和工作思維，才可以更好地滿足人們多樣化的需求。這就要求從業(yè)人員不斷提升自己的專業(yè)能力，結合實際情況對相關制度進行改革和創(chuàng)新，完善機制，加強信息化建設，進一步確保工作的順利開展。在此過程中，工作人員應該不斷創(chuàng)新工作模式和方法，滿足人們的個性化需求，更好地推動事業(yè)單位檔案管理工作的順利開展。而在具體工作中，從業(yè)人員應該確保檔案管理工作的每個環(huán)節(jié)都得到科學地管控，確保整體作流程有序推進。從業(yè)人員也只有不斷創(chuàng)新服務理念，跟上時代發(fā)展的步伐，才可以更好地促進行業(yè)發(fā)展。